RUTINEBESKRIVELSE FOR UNIVERSITETET I STAVANGER BEGRUNNELSE FOR OG KLAGE OVER KARAKTERSETTING Våren 2014
Side 2 av 12
Innhold Innledning... 4 Eksamensforskriften ved UiS... 5 Bildet Begrunnelse og klage i FS... 7 Registrere klage / søknad om begrunnelse i FS... 8 Generere klagesak/begrunnelse... 8 Begrunnelse... 9 Klage på sensur... 9 Klage over formell feil ved eksamen... 10 Rapporter knyttet til begrunnelse/klagesak... 11 FS566.001 Vurderingsprotokoll - klagesaker... 11 FS579.001 Klage og begrunnelse... 12 FS579.002 Klage og begrunnelse - fordeling... 12 Side 3 av 12
Innledning Studenter har en lovfestet rett til å både be om begrunnelse for det resultatet de har fått etter en vurdering, samt klage på dette resultatet. I tillegg til å klage på sensur, kan studenter også klage på formelle feil ved gjennomføringen av vurderingen. Slike saker skal behandles etter bestemte rutiner, etter både sentrale og lokale forskrifter. Vi vil her vise hvordan vi skal behandle disse oppgavene i FS ved UiS, og ser på rapporter som det er mulig å ta ut i forbindelse med disse. Beskrivelsen er tilpasset versjon 7.4 av FS Mars 2014 Tor Erga Side 4 av 12
Eksamensforskriften ved UiS I henhold til forskrift om eksamen ved UiS av 7. mars 2013 så står det følgende om begrunnelse for og klage over karaktersetting: 15.Begrunnelse for og klage over karakterfastsetting 1. Begrunnelse a) Studenten har rett til å få en begrunnelse for karakterfastsettingen av sine prestasjoner. Ved muntlig eksamen/prøve eller bedømmelse av praktiske ferdigheter må krav om slik begrunnelse framsettes umiddelbart etter at karakteren er meddelt. Ved annen bedømmelse må krav om begrunnelse fremsettes innen en uke fra kandidaten fikk kjennskap til karakteren, likevel aldri mer enn tre uker etter at karakteren ble kunngjort. b) Begrunnelsen skal normalt være gitt innen to uker etter at kandidaten har bedt om dette. I begrunnelsen skal det gjøres rede for de generelle prinsipper som er lagt til grunn for bedømmelsen og for bedømmelsen av kandidatens prestasjon. Begrunnelse gis muntlig eller skriftlig etter sensors valg. c) Hvis det er gitt skriftlige retningslinjer for bedømmelsen, skal disse være tilgjengelige for studentene etter at karakter er fastsatt. 2. Klage a) En student kan klage skriftlig over karakteren for sine egne prestasjoner innen tre uker etter at eksamensresultatet er kunngjort. Ny sensurering skal da foretas. Er krav om begrunnelse for karakterfastsetting eller klage over formelle feil ved oppgavegivning, eksamensavvikling eller gjennomføring av sensurering fremsatt, løper klagefristen etter denne paragraf fra studenten har fått begrunnelsen, eller endelig avgjørelse av klagen foreligger. Dersom endelig karakter fastsettes på bakgrunn av flere prøver/delprøver/løpende vurdering, kan klage først fremsettes når endelig resultat for emne, emnegruppe eller fag er kunngjort. Studenter kan klage individuelt på karakteren ved gruppeeksamen. Eventuell endring i karakter etter klagesensur får bare virkning for studenter som har underskrevet skriftlig klage. b) Bedømmelse av muntlig prestasjon og vurdering av praksisopplæring eller lignende som etter sin art ikke lar seg etterprøve, kan ikke påklages. Forprøver kan bare påklages når prøven ikke er bestått. c) Karakterfastsetting ved ny sensurering etter denne paragraf er endelig gjeldende, og kan ikke påklages. d) Ved ny sensurering etter denne bestemmelse skal det benyttes minst to nye sensorer, hvorav minst en ekstern. e) Sensurfristen ved klage er i samsvar med fristene som er fastsatt i 12 nr. 8 og 12 nr. 11. 16.Klage over formelle feil ved eksamen 1. Den som har vært oppe til prøving, kan klage over formelle feil innen tre uker etter at han eller hun er eller burde være kjent med det forhold som begrunner klagen. Slik klage avgjøres av styret selv eller av styrets klagenemnd. 2. Hvis det er begått feil som kan ha hatt betydning for studentens prestasjon eller bedømmelsen av denne, skal sensurvedtaket oppheves. Hvis feilen kan rettes opp ved ny sensur av innleverte arbeider, foretas ny sensurering. Ved ny sensurering etter denne bestemmelse skal det benyttes minst to nye sensorer, hvorav minst en ekstern. I motsatt fall holdes ny eksamen eller prøve med nye sensorer. Karakterfastsetting ved ny sensurering etter denne paragraf kan påklages etter reglene i 15. Side 5 av 12
3. Er krav om begrunnelse for eller klage over karakterfastsettingen fremsatt, løper klagefristen etter denne paragraf fra studenten har fått begrunnelsen eller endelig avgjørelse av klagen foreligger. 4. Finner styret eller styrets klagenemnd at det er begått formelle feil, og det er rimelig å anta at dette kan ha hatt betydning for en eller flere kandidaters prestasjon eller bedømmelse av denne, kan det bestemmes at det skal foretas ny sensurering eller holdes ny eksamen eller prøve. 5. Klager over formelle feil leveres eller sendes til styrets klagenemnd. Side 6 av 12
Bildet Begrunnelse og klage i FS Bildet benyttes til behandling av klagesaker og begrunnelser. Begrunnelsen/klagen registreres for en student og en vurderingsenhet, med tid og saksløpenummer. Klage kan registreres for helheter eller deler, men det er som regel det nivået hvor det enkelte resultat blitt fastsatt som påklages. Klagesaken klassifiseres etter følgende typer: BEGRUNN - om studenten har bedt om begrunnelse for sensurvedtak. FORMELL - hvis studenten mener å være utsatt for formelle feil under eksamen. SENSUR - hvis klagen gjelder selve bedømmelsen. Underveis i saksgangen oppdateres datoverdiene for mottak, begrunnelse, bekreftelse, vedtak og klagefrist o.l. Dersom klagekommisjon er opprettet, registreres nummeret på denne kommisjonen i feltet Ny kommisjon. Sensorene vises i merknadstekst under feltet. Det kan være lurt å benytte Klagekommisjon eller lignende i kommisjonsnavnet, slik at det er lett å identifisere sensorhandlinger som omfatter klagesaker. Utfallet av klagebehandlingen (Avvist/Til gunst/til ugunst/uendret/) angis i feltet Vedtak, og forklarende tekst kan legges inn i Merknad-feltene. En egen ramme i bildet, merket Opprinnelig, inneholder data fra den opprinnelige bedømmelsen - med karakter- og kommisjonsopplysninger. I bildet er det tre overgangsknapper; FS566.001 Vurderingsprotokoll - Klagesaker, FS579.001 Klage og begrunnelse og FS579.002 Klage og begrunnelse - fordeling. Side 7 av 12
Registrere klage / søknad om begrunnelse i FS Ved klage på sensur skal besvarelsen som oftest sendes til ny vurdering hos en egen opprettet klagekommisjon. Dette blir altså en ny vurderingsprosess, hvor det opprettes sensorer og kommisjon, lages protokoll-lister, registreres sensur og hvor eventuelt nytt resultat overføres til protokollen. Forskjellen er at utgangspunktet er en klagesak, og at det allerede ligger et resultat i vurderingsprotokollen som kanskje må oppdateres etter at klagesaken er ferdig behandlet. Generere klagesak/begrunnelse Den enkleste måten å registrere en ny klagesak eller ønske om begrunnelse på, er å bruke overgangsknappen Registrer klagesak i bildet Student vurdering samlebilde. Knappen vises når underbildet Protokoll er aktivert. FS vil da automatisk generere en klagesak for den vurderingsenheten hvor markøren er plassert i protokollvinduet. Ved opprettelse av klagesak vil FS først spørre om du ønsker å få generert en klagesak for denne vurderingskombinasjonen. Her må det trykkes Ja (Yes) for å fortsette med opprettelsen. Deretter blir du spurt om du ønsker å opprette en klagesak av type SENSUR. Hvis du angir Nei (No), vil den i stedet registrere en klagesak av type BEGRUNN (begrunnelse). Side 8 av 12
Begrunnelse Dersom det gjelder et ønske om begrunnelse så er det kun noen felter som det er mulig å registrere data i. Klagetype står med kode BEGRUNN, og det er å fylle inn dato for når ønske om begrunnelse er bedt om og når begrunnelse blir formidlet. Det er også mulig å sette på frist for når klage på vedtak må være mottatt for at det skal være gyldig (normalt 3 uker etter begrunnelse er formidlet). Klage på sensur Klagesaker kan registreres direkte i bildet. Hvis klagesaken er generert gjennom rutine, kan du fortsette saksbehandlingen i dette bildet ved å legge til nye og relevante opplysninger. Side 9 av 12
Dersom resultatet av en klage medfører endring av sensur, så legges det inn en tekst i feltet Merknad vedtak: Eksempelvis «Ny karakter etter klage E». Deretter sendes det en epost til kontaktpersonen på fakultetet eller til fs-hjelp@uis.no som sier: Etter klagebehandling har det blitt en endring i sensur i emne xxx for student xxx semester xxx. Vennligst oppdater dette i vurderingsprotokollen. Avsender xxx Når sensur er endret sender saksbehandler som har utført endringen en kvitteringsepost tilbake som sier at sensuren nå er endret. Dersom klagen ikke medfører endret karakter (dvs. karakteren er uendret) trenger ikke varsel sendes. Klage over formell feil ved eksamen Dersom saken gjelder klage over formell feil ved eksamen så registreres klagetype «FORMELL» og merknader for klage kan registreres i merknadsfeltet. Side 10 av 12
Rapporter knyttet til begrunnelse/klagesak FS566.001 Vurderingsprotokoll - klagesaker Når rapporten åpnes via knappen FS566.001 Protokoll, er det automatisk haket av for Klagesaker. Den henter opp den aktuelle vurderingsenheten som det klages på, med informasjon om klagekommisjon. Ettersom klagesaker gjerne behandles individuelt, bør du markere for sideskift mellom hver kandidat. Knappen, Student vurdering åpner bildet Student vurdering samlebilde. Dersom resultat på klagen resulterer i endring av karakter, må denne endres i dette bildet og underbildet Protokoll. Ny karakter og eventuelt resultatstatus registreres i protokollen, slik beskrevet i dokumentasjonen for det bildet. Den nye kommisjonens nr. bør legges inn i feltet Kommisjon. Side 11 av 12
FS579.001 Klage og begrunnelse Rapporten lister ut klagesaker. Rapporten bestilles for emne eller sted, og en vurderingsperiode. Den skriver ut klagesaker med data fra bildet Begrunnelse og klage, med opprinnelig resultat og resultatet som finnes i vurderingsprotokollen. Rapporten kan kjøres ut for en bestemt klagetype (begrunnelse, formell feil, sensur) eller for alle. FS579.002 Klage og begrunnelse - fordeling Dette er en alternativ rapport, som gir oversikt over eksamensklager i en periode sortert etter klagetype og vedtaksstatus. Rapporten kan kjøres ut for en bestemt klagetype (begrunnelse, formell feil, sensur) eller for alle. Side 12 av 12