NEC Infrontia Nordic Produktinformasjon Revisjon A Side 1
Side 2
Aspire Produktinformasjon: Innholdsfortegnelse Side 1 Aspire, den nye generasjon IP telefoni...4 2 Innkommende anrop. Du velger alternativene selv....7 3 Svar-løsninger...8 4 Ikke tilstede? Her er løsningene!...11 5 Talepost et alternativt svar...12 6 Utgående anrop...15 7 MySystem: Kundepleie over telefon...17 8 Aspire telefoner...18 9 Kontaktsenter (ACD: automatisk kø-og fordeling av anrop). Ikke 36 porter...26 10 Annen datastøttet telefoni/crm...29 11 Andre funksjoner...30 12 Nett tilknyttinger (flere lokasjoner)...32 13 Løsninger tilpasset den enkelte bransje...33 14 Aspire oppgraderinger fra Venus...36 15 Et lite utvalg Aspire system-funksjoner...37 16 Aspire kabinetter og CPU (-er)...39 17 Aspire kapasiteter...40 Side 3
1 Aspire, den nye generasjon IP telefoni. Kvalitetsprodukt til å stole på fra NEC. Også kalt Venus-etterfølgeren. 1.1 I hvilken retning har utviklingen for telefoni gått de siste årene? Produktinformasjon Historisk sett har tale- og datakommunikasjon vært svært forskjellig, med to nett til to formål. Etter telenettenes lansering av ISDN i Norge 1995, har sammensmelting av tale og data ikke hatt den farten alle trodde den skulle få. Først de senere år har dette blitt realisert med såkalt IP-telefoni, dvs. tale over Internett Protokollen TCP/IP. I flere år ble dette forsøkt utviklet av amerikanske bedrifter med bakgrunn i dataapplikasjoner og datakommunikasjon. Uten tilstrekkelig kunnskap om telefoni og brukernes behov for god telefoni-funksjonalitet. IP-telefoni ble lansert i USA i 1997. I USA var fjerntrafikk dyrt, prisene mellom operatørene uoversiktlige, og utnyttelse av eksiterende datalinjer, eller sågar Internett, skulle gi gratis telefoni. Slik startet det hele. Etter liberaliseringen av telefonoperatørene i Europa la mange teleoperatørene om sin prispolitikk til å ha en (i Norden) svært rimelig pris for nasjonale anrop. Dette ga billige telefonsamtaler, ikke lenger dyrt fjernvalg. Grunnlaget for innføring av IP telefoni er altså ikke likt i USA og f. eks. Norge. Etter hvert fikk dessverre IP-telefoni et rykte om dårlig kvalitet i Europa. Alle internasjonale produsenter for datastyrte telefoniprodukter, og som har stor kunnskap om brukernes behov, satset på IP telefoni i datanett, da med høy kvalitet. Gjerne som en videreutvikling av eksisterende plattform, av frykt for å miste det Amerikanske markedet. Teknologien ble introdusert i Europa for at brukerne skulle spare penger på å utnytte datalinjene (ringe gratis?). I dag er IP-telefoni modent og har høy kvalitet. Fordi produsentene av telefoniprodukter har tatt med seg all sin brukererfaring gjennom 25 år inn i IP-telefoniens verden. Datakommunikasjon, Internett og mange nye media er nå blitt bærere for talekommunikasjon. Dette har generert ny funksjonalitet og nye muligheter, i tillegg til å styrke erfaringsgrunnlaget. Og er mye mer fleksibelt. Før og under utviklingen av Aspire ville NEC sikre at man beholdt Japansk nøyaktighet, sikkerhet og kvalitet. Derfor brukte vi i NEC litt tid på å finne en framtidssikker plattform, riktig utviklingsfilosofi og beste teknologi. Som verdens største leverandør av satellitt-teknologi vet NEC at kvalitet skapes under planlegging og utvikling, ikke ved å teste og rette opp svakheter i ettertid. NEC har derfor ikke benyttet vanlige operativsystemer og prosessorer. Vi valgte RISC teknologi og Nucleas flertrinns sanntidsoperativsystem. Det samme som benyttes i flyindustrien og i høyteknologisk produksjon. Riktignok litt dyrere, men det tar vi igjen med høyere kvalitet. Borger for god kvalitet, også med tale over IP. Side 4
1.2 Hvordan realiserer man IP telefoni? I dag er det besparelser som teller. Derfor ser også IT ansvarlige nøye på telefonkostnadene. En omlegging av telefontrafikken mellom flere lokasjoner (kontorer e.l.) fra for eksempel VIP-nett, med mange løse abonnement, til IP nettverk over eksisterende infrastruktur for data viser seg å være lønnsomt. Man kan i dag bruke fast oppkoblet samband, IP-VPN eller Internett/Intranett. Med ett felles svarsted for flere lokale enheter, har man nå en sikker løsning som gir de ønskede besparelsene og bedre service. Tilknytting av flere Aspire i datanettet, og/eller IP-telefoner, fungerer som en enhetlig løsning. Er det rart mange bedrifter ser på innføring av IP-telefoni? Avdelingskontor Barnehage Skole Hjemmekontor Kunder Hovedkontor Kommune o.l. Offentlig nett Aspire IP telefoner Kun IP gir alle funksjoner i hele nettet. Datanett IP telefoni som utskutt enhet i bedriften Aspire (Fast offentlig IP adresse) Når man kommuniserer over TCP/IP, kan en IP-telefon adresseres som enhver annen dataenhet. Dessuten kan man spare kabling. Dersom man benytter IP-VPN, SHDSL, eller ADSL bør man vite om datalinjene har tilstrekkelig båndbredde for tale (f. eks.18kbps/samtale). Man kan sikre tilgang til telefoni over Internett via VPN-rutere (tunnellering). På andre datanett (WAN) er rutere med sikring av talekvalitet (QoS) en fordel. Dette gir stabil talekvalitet. En IP-telefon kan da enkelt flyttes fra en datastikkontakt til en annen. Det tar 30 sek. å være på lufta igjen. Systemavhengige IP-telefoner fungerer akkurat som andre systemtelefoner. Alle telefonens funksjoner kan benyttes over LAN/WAN/Internett. Nesten som om det ikke var linje i mellom. Du kan selv velge talekompresjon og kvalitet, avhengig av tilgjengelig båndbredde og overføringmedium. Telefontype Tradisjonell IP telefon Avdeling med egen Aspire Hovedkontor Off. telenett WAN Andre avdelinger/kontor Hjemmekontor Avdeling kun tale over IP IP telefoni mellom flere lokale Aspire systemer med egne, eller felles linjer og sentralbord. Side 5
1.3 Aspire er ikke bare IP telefoni. Aspire er dine behov for løsninger! Det er ikke teknologien som skaffer bedriftens vediøkning. Det er løsningene som verdiøker bedriften du skal evaluere. Du vil tjene på å tenke nytt om kundepleie over telefon. Lønnsomhet er det viktigste, enten man realiserer bedre og mer effektive løsninger, eller man bedrer kundepleien og servicen, og derved kanskje også tjener mer penger. Jo bedre service du kan yte, jo mer fornøyde kunder får du. Aspire gir deg begge muligheter. Dersom du definerer dine egne behov, vil du kunne skreddersy Aspire til dine behov. Aspire er full av funksjonalitet, og er svært fleksibel. NECs hensikt er at bedriftene skal yte mer uten at det koster mer. Dersom du selv foretar en liten behovsanalyse før du vurderer lønnsomhet ved å gå over på et IP telefonsystem, er det lettere for deg å stille krav til telefonsystemet i bedriften. Legger du vekt på sentralbordfunksjon, brukervennlighet, talte responser og menyvalg, svarsenterløsninger, tale over datanett, eller har andre behov, - er vi trygge på at du bør velge Aspire! Du vil i denne produktinformasjonen finne de fleste svar relatert til dine behov. F.eks. finne løsninger som sparer store telefonregninger og abonnementutgifter, uten at du ringer mindre. PC- Sentralbord? Gammelt utstyr tilkobles? Vekt på kvalitet/stabilitet? Vil du ha gratis Calling? Svar fra talte meldinger? Innbygget telefonsvarer? Tilkoble mobiltelefonen? Se hvem som har ringt? Kontaktsenter (ACD)? --eller topp ordrekontor? IP telefoni (WAN/Internett)? Drifte anlegget selv?? Nettverk flere steder? Ett nummer i hele Norge? En IP telefon i USA/Italia? Felles Sentralbord? Forbedre kundeservicen? Bruke trådløse telefoner? Benytte datastøttet telefoni? Kvalitet teller mest! 1.4 Hvordan kan en slik kommunikasjonsserver utnyttes? Meldingsystemer Talepost Meldingsystemer Konferanse Komplettér Aspire Nettverks funksjoner Felles talepost Felles ekspedient Nett-tilknytting WAN Backup Lokalnett (LAN) Telenett IP-Nett / Telenett Hva kan verdiøke bedriftene? Hot Desking Sentralbordet Hjemmekontor Virtuelt kontor Nettverkfleksibilitet QoS (prioritet) Tale kvalitet Trådløst Kundeservice Måleverktøy Statistikker ACD Tradisjonell telefoni Aspire telefoner IP telefoner Venus telefoner DECT trådløse telefoner IP telefoni Sikkerhet Fleksibilitet Datastøttet telefoni Databaseverktøy CTI Aspire er meget fleksibel med sine ISDN og IP løsninger. Spesielt utviklet og tilpasset mulighetene i ditt datanettverk og det norske telenettet. Aspire betyr sparte kostnader på tilknytninger og maksimal trafikkutnyttelse av linjene både for tale og data. Eksempler er: direkte innvalg, medflytting til mobilen, hjemmekontor, dataløsninger- og overføring, vakttelefon med samme nummer på kveld som på dagtid, videokonferanser, full calling, m.m. for alle brukere! 1.5 Hva med framtiden? Dersom du investerer i Aspire, skal du vite at du kan leve med den i mange år, og at den vil kunne integreres i de fremtidige IP-nett. NEC henter erfaringer med Aspire fra hele verden med et stort utvalg kundeløsninger du kan velge å dra nytte av. Det er brukerne som bestemmer NECs utvikling. Side 6
2 Innkommende anrop. Du velger alternativene selv. Du kan med ISDN ha direkte innvalg (ett eller flere steder i et AspireNet) til alle arbeidsplasser, samtidig som anrop til hovednummeret går til sentralbordet. Ekspedienten kan da benytte tiden til å betjene de kundene som ringer sentralbordet på en bedre måte, gi dem mer tid, eller påta seg andre oppgaver i tillegg. Aspire kan om ønskelig deles mellom flere bedrifter med felles, eller hvert sitt sentralbord. Lang svartid gir misfornøyde innringere. Derfor bør du tenke over hvordan kundene dine opplever svarløsningene i din bedrift. Aspire har forbedringsverktøy for god kundepleie. 2.1 Direkte innvalg Ditt svarsted/svarløsning kan variere avhengig av tid på døgnet. Etter arbeidstid kan innkommende anrop konverteres til utgående anrop med svarsted på andre telefonnummere i offentlig nett (f.eks. mobiltelefon). Du får da samme nummer på kveldstid som på dagtid. Et utvalg viderekoplingstyper kan velges manuelt eller automatisk i Aspire. Aspire er likevel sikret mot telehacking. Direkte innvalg gir eksterne brukere anledning til å nå deg direkte på din telefon. Da vil dine faste kontakter nå deg raskest mulig. Er du ikke tilstede, kan du viderekoble til mobiltelefonen din, til sentralbordet, til talt fraværbeskjed, til Talepost (telefonsvarefunksjon), eller til kolleger. Du sikrer god kundebehandling, og kan spare sentralbordet for unødig betjening. Dette kan også styres automatisk på klokkeslett og fordeles mellom flere avdelinger i bedriften og IP hjemmekontor. 23287 261 260 23287260 Datanett 23287 401 23287 362 23287 363 Off. telenett operatør. 23287 261 971 49648 Velg innvalgs-terminering på tid på døgnet. 2.2 Menystyrt innvalg Velg gjerne å presentere deg med menystyrt innvalg overfor alle anrop, eller bare for kunder som benytter et bestemt innvalgsnummer til formålet. Menystyringen kan foregå i flere trinn. Hvert trinn har 10 valg. Du taler selv inn meldingen. 201: salgsavdelingen NEC, god dag. Med vårt menystyrte innvalg kan du slå: 201 til salgsavdelingen 202 til serviceavdelingen. 9 hvis du trenger hjelp fra sentralbordet. 202:serviceavdelingen. Telenor Off. telenett. 2. 9 :sentralbordet 1. NEC, Serviceavdeling. Slå 1 for Aspire support Slå 2 for datasupport Innv. nr. 23666566 med meny: NEC, god dag. Med vårt menystyrte innvalg kan du slå: 201 til salgsavdelingen 202 til serviceavdelingen. 9 hvis du trenger hjelp fra sentralbordet. NEC, god dag. Vi har dessverre stengt mellom 16 og 8. Hvis du kjenner internnummeret kan du slå dette nå. Kombinert med bruk av Talepost er dette en yppelig informasjonstelefon på dag-/kveldstid for dine kunder, for eksempel om åpningstider, rutetider, og for bakenforliggende svartjenester. Side 7
3 Svar-løsninger Aspire er mest fleksibel som kommunikasjonsserver i sin størrelse, og full av tilpasningsdyktige taleog dataløsninger. Det er kundens behov for verdiøkning som er avgjørende for hvilke løsninger som skal skreddersys for bedriften. De mulighetene som her er definert, er kun noen få av hundrevis. Det er bedriftens behov som avgjør. Les hele heftet for å få forståelsen av hva vi mener. 3.1 Sentralbord løsning Aspire Sentralbord er enten et PC Sentralbord, eller Eksklusiv telefon med konsoll som ekspedientbord. Eller du kan ha et mini sentralbord med Display og sekretærkonsoll. Dette er med på å gjøre sentralbordet til bedriftens hyggelige ansikt utad. Aspire telefonene Eksklusiv, Display og Økonomi kan alle benytte begge typer ekspedient-/ sekretærkonsoll. Aspire kan ha opptil 32 sentralbord, eventuelt med køsvar om ønskelig. Det viktigste for deg er at Aspire er enkelt å bruke. Kun ett trykk og du har satt over anropet. Aspire sentralbordløsninger. Om du skal ha ett felles eller flere svarsteder, for alle i en bygning eller spredt over flere steder/byer velger du selv. Bruker du Aspire IP-telefoner, er alle funksjoner i fjern ende identisk med de som har lokal tilknytting. Sentralbordløsningen kan gjerne være felles for flere bedrifter, og det kan ha oversikt over alle tilknyttede telefoner i sitt nett. PC Sentralbordets oversikt, avhenger av netttilknyttingen for Aspire. Det er mulig å knytte flere datanett sammen i et PC sentralbord. 3.2 Felles Sentralbord for flere Aspire i Nett Har du AspireNet med IP-løsning, vil hver Aspire ha alle sine funksjoner og fysisk tilknytting lokalt, med unntak av nettverkfunksjoner som dekker behovene mellom to Aspire, for at det skal oppfattes som ett felles telefonsystem. Aspire IP telefoner har samme oversikt selv om du snakker over datalinjen til ditt hjemmekontor. Du kan altså se om telefonene i fjern ende er opptatt selv om du har sentralbordet plassert sentralt i et slikt nettverk. Felles svarsted gir lavere lønnskostnader og bedre kundeservice. Sentralbordet bør være bedriftens hyggelige stemme ut til kundene. Felles sentralbord for hele bedriften. Aspire-Nett har følgende felles hovedfunksjoner: Sentralbordfunksjoner Se hvem som ringer Tilbakeringing / Vent på Talepost (IP telefoner) Overføring Høyttalersøk hos alle Telefonkonferanser Trådløse DECT Viderekoblinger Parkeringssoner Debitering Meldinger Menystyrt innvalg Tekstmeldinger Flere Aspire i AspireNet har de fleste funksjoner, mens Aspire IP telefoner har alle. Side 8 Telefontype Tradisjonell Hovedkontor IP telefon Off. telenett WAN Avdeling med egen Aspire Andre avdelinger/kontor Hjemmekontor Avdeling kun tale over IP
3.3 Apparatsystem løsning (med systemavhengige apparater). Med apparatsystem-løsning vil alle, eller grupper av telefoner, være representert med ett telefonnummer og kan som oftest svare anrop utenfra (eller internt) likt på alle apparatene. Bruk av linjer og tjenester innenfor en slik gruppe, kan tilpasses gruppens/den enkeltes behov. De bedriftene som ikke har fast betjening på sentralbordet, kan la det ringe i alle telefonene så alle kan svare. Hver avdeling kan ha sine egne køsvar/nattsvar m.m. Apparatsystem løsning for små bedrifter eller som svargupper i store bedrifter. 3.4 Enkle anropsgrupper/ordrekontor-løsninger Firma Fix. A.S. Værsågod. Fix ordrekontor er desverre opptatt. Vennligst vent. Du blir besvart så snart en linje blir ledig. Telenor Offentlige nett Anropsgruppe består av flere telefoner som anropes med samme telefonnummer. Dette er en typisk løsning for salg/support og enkle ordrekontor-løsninger. Kan gi meget god kundeservice. I en slik gruppe kan anrop ha forskjellige typer distribusjonsflyt, for eksempel: Svargruppe: - Anropene ringer i flere/alle telefoner samtidig (eller i sentralbordet). Anropsgruppe: - Anropet søker etter ledig telefon i en gruppe av apparater med samme innvalgsnummer. Antall deltakere i gruppen bestemmer du selv. - Anropsforsøket går til det medlem i gruppen som står i tur etter siste anrop - Anropet går alltid i fast rekkefølge. En slik anropsgruppe kan ha talt køannonsering og andre tilleggsmuligheter, så som: Køsvar: Det er firma FIX. Alle linjer er opptatt. Vi svarer så snart en av oss er ledige. Eksternt tilkoplet musikk (CD e.l.) mens kunden venter. Opptil to forskjellige køsvar mulig. Viderekopling til annen apparatgruppe ved ikke svar (tidsstyrt) Meld deg ut som medlem av anropsgruppen. Som utlogget har du ditt private telefonnummer. 3.5 Køsvar Selvfølgelig er det ideelt hvis du kan svare alle kundene dine i løpet av 10 sekunder, men dette er ikke alltid mulig. Dersom du har stor telefontrafikk til sentralbordet eller til andre svargrupper, venter kundene dine dobbelt så lenge på svar dersom de vet at de har kommet riktig fram, - og mottar en hyggelig stemme som ber om at de venter et øyeblikk. Om nødvendig også gjentatt køsvar dersom du sitter opptatt for lenge. Du kan også ha automatisk viderekobling til kollega hvis du er for lenge opptatt. Opptatt anropsgruppe Opptatt anropsgruppe Opptatt sentalbord (alene i anropsgruppe) Salgsavd. er opptatt. Vennligst vent. Du blir besvart så snart en linje blir ledig. Vi er dessverre Fortsatt opptatt.. Vi vil svare deg straks. Seviceavd. er...... Vi har stor trafikk.... Tal inn ditt eget køsvar pr. svargruppe. Side 9
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 6 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 55 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 ALT NIGHT DAY BREAK NITE2 PAGE GROUP DOOR EXT 1 EXT 2 Produktinformasjon 3.6 Se hvem som ringer (ringte). Du kan se hvem som ringer før du svarer, selv når du sitter opptatt. Du kan svare den du måtte ønske, eller sende anropet videre. Når du sitter opptatt og ser hvem som ringer, kan du velge å svare (evt. parkere eksisterende samtale), og/eller omrute anropet til en kollega/talepost (automatisk, eller manuelt). Du kan også se hvem det var som ringte deg mens du var ute en tur. Opptil 16 navn eller telefonnumre er mulig å lagre i listen. Aspire telefonen loggfører hvem som har ringt deg. 13:59 FRE 17 OKT 261 Arild LOGG Asøk INT Prog LOGG-MENY UTG. REP.01 23287260 SLT INNK. 01: 23287260 * 10-27 15:35 Lagre SLT 16 i hver av de Aspire loggfører både innkommende og utgående anrop i din Aspire-/Aspire IP-telefon. 3.7 Benytt samme telefonnummer på dag- og kveldstid. Eller - sentralbordet kan sette over til et eksternt telefonnummer på lik linje med et internnummer. Kjekt når du er ute og reiser eller mye på farten. (Den som setter over betaler for det utgående anropet, også etter overføring.) Dette gjelder også for andre systemtelefoner. Medflytting, eller automatisk omruting til mobiltelefonen er en selvfølge, og er sikret mot hacking. NEC gjør det enkelt for deg og kundene dine. Serviceavd./Sentralbord Hei du har kommet til Svein. Jeg er ikke tilstede, men hvis du venter litt, svarer jeg deg på mobil en min. ISDN 22632300 97149648 Eller service-telefon (på kveldstid) Benytt samme telefonnummer på dag- og kveld. Du velger fritt om de som ringer deg skal havne på sentralbordet, hos en gruppe telefoner, få en personlig talt beskjed fra deg, eller om det viderekobles til Taleposten din. Dersom du ønsker det kan slik viderekobling ha talt beskjed. For eksempel Hei du har kommet til Firma Fix vakt-telefon. Jeg er på farten nå, men vent et øyeblikk så svarer jeg på mobiltelefonen min. Er sentralbordet, eller du personlig ikke tilgjengelig akkurat nå, kan altså andre eller Taleposten svare for deg. Når du er tilbake svarer du meldingen og ringer tilbake. 3.8 Nattstilling I nattstilling kan du bestemme at anropene skal rutes til et forutbestemt internnummer/ klokke/telefonsvarer/ talepostkasse/dørtelefon/menystyrt innvalg, eller benytte andre løsninger. Hvert innvalgsnummer kan ha sin egen ruting på kvelden. Du kan på forhånd bestemme flere dagsrytmer Åpen? timer Sperring kan følge konsoll-knapper: Natt Dag Pause Midnatt (nattstillinger), som kan aktiveres automatisk av systemklokken, slik at ekspedienten eller andre ikke glemmer å sette i nattstilling. Alle Aspire dagsrytmer kan dessuten ha forskjellige restriksjoner for fjernvalg, slik at man unngår at det ringes utlandet på kvelden selv om dette kanskje er tillatt på dagtid. Felles kortnummer til faste forbindelser kan unntas fra slik restriksjon. Dette medvirker til at flere bedrifter som deler hussentralen kan ha hver sin nattstilling, fjernvalgsperring og hver sine tjenester, uavhengig av hverandres behov. Nattstilling kan altså henge sammen med fjernvalgsperring. Side 10
4 Ikke tilstede? Her er løsningene! 4.1 Calling Sørg for at sentralbordet utnytter mulighetene, og ikke er en flaskehals. Arild, Telefon! Arild, ja. Ett øyeblikk skal jeg rope på ham. Du kan foreta et felles callinganrop til alle med Aspire systemtelefoner og/eller eksterne høyttalere, eller man kan velge å gruppere dette slik at anropet bare kommer til lageret, salgshallen, verkstedet eller lignende. Svar gjerne fra tilfeldig telefon. Alle Aspire telefonene har mange calling muligheter. For å unngå at intern telefonene bare ringer og ringer, kan de som vil ha tak i ham/henne i stedet slå 9 og rope på vedkommende i hans telefon ( Calling ). Som mottaker av internsamtaler, kan du velge å sette telefonen din som ringende telefon, eller i Calling posisjon. Internt har du da calling. Anrop fra sentralbordet eller direkte innvalg vil fremdeles ringe. Arild, Telefon! Arild, Telefon! Arild, Telefon! Sentralbordet kan fort bli en flaskehals. Aspire har felles calling i telefoner og høyttalere. Arild, Telefon! Arild, ja. Ett øyeblikk skal jeg rope på ham. Calling til brukere, enkeltvis eller i grupper. 4.2 Fraværmelding (visuell/talt) Aspire har verdens enkleste fraværssystem. Du kan gi en muntlig utgående beskjed når du ikke er tilstede. Denne taler du inn fra gang til gang ved kun å trykke på en knapp. Hei det er Dag. Jeg er ikke tilstede nå. Derfor er telefonen min medflyttet til Trine. Hei det er Dag. Jeg er ikke tilstede nå. Derfor er telefonen min medflyttet til Trine. Du velger selv om innringeren bare skal få din personlig inntalte melding, eller om meldingen forteller at han blir viderekoblet. Aspire svarer da med: Hei, det er Ola. Jeg er i møte, men er tilbake kl. 12. Eller; Hei det er Ola. Jeg er ikke inne, så Dag svarer for meg. Et øyeblikk. Både innvalgsanrop, kolleger og sentralbordet mottar beskjeden. Enkelt, hva? Send ut talt fraværmelding til de som ringer deg. Serviceavd./Sentralbord ISDN 22632300 Eller hva med å si at du er å treffe på din mobil, og så svare direkte uansett hvor du er? Hei det er Dag. Jeg er ute av kontoret, men ett øyeblikk så svarer jeg på mobil en min. Funksjonen benytter Talekort. Hei du har kommet til Svein. Jeg er ikke tilstede, men hvis du venter litt, svarer jeg deg på mobil en min. 97149648 Eller service-telefon (på kveldstid) Viderekobling til-, eller sett over til mobil en. Forøvrig finnes både funksjoner som: Ikke forstyrr -knapp, 20 predefinerte tekstmeldinger for fraværsmelding i systemtelefonenes display, Telefonsvarefunksjoner, Melding Venter -lampe, - og du kan benytte Outlooks kalender som fravær; det kan vises på PC Sentralbordet dersom de har tilgang til din kalender. Aspire har mange muligheter også dersom du ikke er på kontoret. Side 11
4.3 Medflytting og viderekoplinger. Medflytting Selvfølgelig kan du medflytte din telefon til en kollega slik at vedkommende kan svare i ditt fravær. Det vil da ringe i kollegaens telefon i stedet for i din. Du kan også medflytte til et eksternt telefonnummer (via kortnummerlisten), f. eks. til mobilen din. Ved ekstern medflytting må telefonnummeret du medflytter til være lagret i kortnummerlisten. Denne må benyttes for at Aspire skal ta vare på ditt firmas telefonsikkerhet, slik at ikke hackere kan ringe på din regning. Viderekopling Du må gjerne aktivere automatisk viderekopling slik at andre kan svare for deg. Men du kan også viderekople slik at både din stasjonære telefon og din trådløse telefon ringer samtidig. Du blir da tilgjengelig uansett hvor i bedriften du befinner deg. Aspire Talekort gir uansett talt beskjed om at anropet er viderekoplet. Du kan velge betingelser for viderekoplingen: viderekopling ved opptatt, viderekopling ved ikke svar, og viderekopling ved opptatt / ikke svar. 5 Talepost et alternativt svar Aspire Talepost er mer enn en intelligent telefonsvarefunksjon. Den gjør deg lett tilgjengelig for dine kontaktpersoner/innringere. For, hvor tilgjengelige er vi? Uavhengige undersøkelser har vist at når du først har kommet fram til sentralbordet, har de vansker med å nå fram til riktig person ved første forsøk (kun 35%). Opplevelsene er at: Ansatte i de fleste handelsbedrifter med folk på farten er tilgjengelig ved telefonen bare i 35% av arbeidstiden. Med 65% telefonfravær er kollegaene ikke lett tilgjengelig. Det betyr at du er tilstede på telefonen bare i 7% av årets timer. Er det rart ekspedienten sliter med å få tak i de ansatte? 5.1 Lagre personlig svar, og motta beskjed Du kan viderekople dine anrop til din egen Talepostkasse, med personlig svarbeskjed. Både dersom: 1) du ikke svarer, 2) sitter opptatt i telefonen, 3) i begge de foregående tilfellene, 4) for alle anrop. Som svarbeskjed kan du lage en standard melding eller legge en ny, og evt. endre denne hver gang du ønsker for å gi beskjed om hvor du er, og når du er tilbake. Du kan benytte deg av 3 ulike velkomsthilsener som du selv har snakket inn og lagret. Aspire Talepost: Ta i mot beskjed i din personlige postkasse Hei. Det er Svein. Jeg er i møte Legg beskjed i postkassen min etter pipetonen. Viderekoplet til talepost Offentl Telenett Hei. Det er Svein. Jeg er ikke tilstede nå. Legg beskjed i postkassen min etter pipetonen....eller slå 51# og kom til min mobiltelefon Hei. Det er Svein. Jeg er ikke tilstede nå. Legg beskjed i postkassen min etter pipetonen. Da vil jeg svare deg så snart jeg er tilbake. Viderekoplet til? Til kollega eller til sentralbordet 51# Hei. Det er Svein. Jeg Er opptatt akkurat nåi.du havner i taleposten min. Jeg ringer deg tilbake. Talepost Du lagrer 3 valgfrie Velkomstmeldinger. Viderekoplet til? Viderekoplet til? Viderekoplet til? Velkommen til Aspire Talepost.Slå passord... (Melding...) Ingen flere meldinger! Offentl Telenett Til menystyrt innvalg (m/talekort) Hjem Ved ei svar kan det gå tilbake til sentralbordet Til mobiltelefon Det er mange muligheter for at Taleposten skal ta beskjeder fra de som ringer direkte til deg. Side 12
5.2 Send beskjed til valgt postkasse Hvis du har mottatt en melding kan du videresende den til andre postkasser. Dette kan være et alternativ til gule lapper. Send gjerne over hele samtalen til rett internnummer. 5.3 Anrop postkassen fra ekstern telefon Dersom du har telefon med * og #, kan du ringe opp postkassen din fra hvor som helst, f.eks. fra mobiltelefonen for å hente meldinger. Du lagrer Talepostknappen som navn i din mobiltelefon slik at du bare har ett-trykks funksjon. Alternativt kan du på forhånd be postkassen anrope deg på mobiltelefonen og avlevere mottatte meldinger. Talepost vil da presentere seg med: Talepost. Slå passord. Slå passordet ditt, og du vil kunne motta meldingene i din Talepostkasse. Hei. Tove. Jeg skulle Gjerne vite om hvordan du har tenkt avtalen vår skal se ut. Jeg lover at.. Talepost Velkommen til Taleposten. Slå passord. Hei. Tove. Jeg skulle gjerne vite om. Du ringer Postkassen, eller den ringer deg opp og avleverer beskjed. 5.4 Samtaleopptak Du kan ta opp eksterne samtaler. Da vil telefonen din kunne virke akkurat som en telefonsvarer/båndopptaker, hvor opptaket har pausemulighet, slettemulighet, spole m.m. Dessuten kan beskjeder du tar i mot for en kollega, tas opp og videresendes ham direkte slik at det ikke faller ut opplysninger. Et alternativ til gule lapper. Husk å si i fra at du tar opp samtalen. 5.5 Benytt Talepost som nattstillingsvar, opplysningstelefon, eller automatisk ordretelefon På kveldstid kan man ha en felles postkasse (eller individuell postkasse) som svarer anrop med at åpningstiden er fra 8-17, eller hvem som har vakt på mobiltelefonen sin akkurat nå. En annen anvendelser er for eksempel Opplysingstelefon. Du kombinerer da Menystyrt innvalg med Talepost. Eksempelvis: Slå 1 for rutetider for bussrutene 311-312-313, slå 2 for bussrutene 316-316-317 osv.. Taleposten kan lagre lange fortellinger om alle rutetider under hvert valg. Skisenteret kan ha sin egen Opplysningstelefon med: Hei det er Skisenteret. I dag onsdag 22. Mars, er det pent vær og fine forhold. Løypa er full av snø og godt preparert. Åpningstidene er: 10-17 alle dager. På hverdager har vi kveldskjøring fra kl. 17,00-20,30. Da har vi lys i løypa. Ønsker du å leie ski eller snowboard, slå 1 (du bestiller ski til dagen etter i skibua). Rutetider for bil og båt. På skisenteret. Ønskes ordretelefon-løsning, kan dette realiseres på flere måter. En av disse er: Anropende kunder slår et eget ordretelefon-nummer. Kunden får et automatisk talesvar om at han/hun oppgir kundenummer, varenummer og antall. Etter slik beskjed kan kunden snakke inn sin bestilling. Bestillingen (ankommet på kveldstid) kan effektueres senere eller dagen etter. Hei. Det er Svein. Jeg er ikke tilstede nå. Legg beskjed i postkassen min etter pipetonen....eller slå 51# og kom til min mobiltelefon Ordretelefonen. Side 13
5.6 Andre funksjoner for Talepost Taleposten kan benyttes som en diktafon, og betjenes som en kassettspiller fra din telefon (med dedikerte knapper). Bestem rekkefølge for avspilling, hurtigspoling og pause ved avspilling, og om du ønsker; automatisk sletting av talemeldinger (1-180 dager). Taleposten har 8 talekanaler (dersom alle er opptatt får du ringetone inntil kanal blir ledig) 1t. og 20 min. eller alternativt 10t. timers lagringstid (utvidet minne) 300 postkasser (felles eller individuelle) Ca. 4000 meldinger (velg minimum/maksimum lagringstid). Talepost er en integrert opsjonsenhet. Aspire IP telefoner benytter samme enhet for Talekort/Talepost selv om de er kilometervis unna. TCP/IP kommuniserer med disse som om telefonen var plassert i rommet ved siden av. Flere Aspire i IP-nett har hver sin lille Talepost. 5.7 Velg bare en av løsningene, ikke alle på en gang Dersom du er ute av kontoret finnes altså likevel et stort utvalg svarmuligheter. Du kan viderekoble til: Ekstern telefon (mobil en), Til Talepostkasse (ta i mot beskjed) Til intern trådløs telefon (DECT) Til Talt (utgående) melding Til Sentralbordet. Til kollega For at dine kontakter skal ha en fast oppfatning av dine svar når du ikke er tilstede, er det smart å benytte seg av samme svartjeneste hver gang. DIREKTE INNVALG Tale Sentralbord Fraværsmelding Hei. Det er Per. Jeg er tilbake etter kl. 12. Ring meg. Velg din meste praktiske viderekobling. Side 14