Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref: 2015/542 IBA004 Dato: 26.01.2015 Sak M 2/15 SAK M 2/15 Til: Museumsstyret Møtedato: 10. februar 2015 Referatsaker 1. Referat fra møte i museumsstyret avholdt 4. desember 2014, arkivref.: 2014/486-23 Godkjent av møtedeltakerne på sirkulasjon. 2. Referat fra møte i universitetsstyret avholdt 11. desember 2014. 3. Referat fra møte i Ottar-redaksjonen avholdt 2. oktober 2014 Elisabet Aase e.f. konstituert kontorsjef Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Referatsak 1, arkivref.: 2014/486 Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref: 2014/486 IBA004 Dato: 10.12.2014 MØTEREFERAT/-PROTOKOLL Utvalg/møte i: Møteleder/referent: Museumsstyret Morten Ruud/Elisabet Aase Møtedato: 4. desember 2014 Til stede: Forfall: Morten Ruud, Mai Britt Utsi, Bjørn Eirik Olsen, Charlotte Damm, Eiliv Lund, Monica Kristin Hansen, Rob Barrett, Daniel Hermansen, Marit Anne Hauan og Elisabet Aase Peder G. Landsverk Det var ingen merknader til innkallingen. Saksnr. M 31/14 Referatsaker (arkivref.: 2014/486) 1. Referat fra møte i museumsstyret avholdt 26. august 2014, arkivref.: 2014/486-18. 2. Referat fra møte i universitetsstyret avholdt 19. juni 2014. 3. Referat fra møte i universitetsstyret avholdt 25. september 2014. 4. Referat fra møte i universitetsstyret avholdet 16. oktober 2014. Saksnr. M 32/14 Orienteringssaker (arkivref.: 2014/486) 1. Status midlertidig tilsatte ved Tromsø Museum Universitetsmuseet, arkivref.: 2014/470-3. 2. Status Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse ved Tromsø Museum Universitetsmuseet, arkivref.: 2014/5531-1. 3. Billettpriser ved Tromsø Museum Universitetsmuseet fra og med 1. januar 2015, arkivref.: 2014/1712-2. Merknad: Styret oppfordrer administrasjonen til å undersøke mulighetene for å ha en dag i måneden med gratis inngang for alle besøkende. 4 Utlysning av stipendiatstilling i paleontologi, arkivref.: 2014/4246-4. 5. Strategi for MUSIT høringsuttalelse fra museumsdirektøren, arkivref.: 2009/3932 Saksnr. M 33/14 Forslag til budsjettfordeling 2015 for Tromsø Museum Universitetsmuseet (arkivref.: 2014/5687) Forslag til vedtak: 1. Museumsstyret slutter seg til forslaget om fordeling av bevilgningen for 2015. 2. Museumsstyret slutter seg til forslaget om disponering av avsetninger til fremtidige lønnsutgifter og forskningsmidler på 3,379 mill. kr. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Avstemming: Enstemmig vedtatt Endelig vedtak: 1. Museumsstyret slutter seg til forslaget om fordeling av bevilgningen for 2015. 2. Museumsstyret slutter seg til forslaget om disponering av avsetninger til fremtidige lønnsutgifter og forskningsmidler på 3,379 mill. kr. Merknad: Styret ber administrasjonen legge inn en ekstra kolonne i budsjettet som til sammenligning kan vise oversikt over budsjettet for 2014. Dette bes tatt med i behandlingen av revidert budsjett for 2015. Saksnr. M 34/14 Bedømmelseskomiteens innstilling til stilling som professor/ førsteamanuensis i arkeologi Unntatt offentlighet (arkivref.: 2013/5635) Forslag til vedtak: Museumsstyret tar bedømmelseskomiteens innstilling til etterretning. Avstemming: Enstemmig vedtatt Endelig vedtak: Museumsstyret tar bedømmelseskomiteens innstilling til etterretning. Saksnr. M 35/14 Bedømmelseskomiteens innstilling til stilling som professor/ førsteamanuensis i samisk kulturvitenskap Unntatt offentlighet (arkivref.: 2013/5606) Forslag til vedtak: Museumsstyret tar bedømmelseskomiteens innstilling til etterretning. Avstemming: Enstemmig vedtatt Endelig vedtak: Museumsstyret tar bedømmelseskomiteens innstilling til etterretning. Merknad: I etterkant av møtet er det kommet inn en merknad fra ett styremedlem til saken. Dette er unntatt offentlighet og er vedlagt referatet. Saksnr. M 36/14 Forslag til møteplan våren 2015 (arkivref.: 2014/486) Museumsstyret godkjenner foreslåtte forslag til møteplan for våren 2015. Forslag til endringer: Møteplan for våren 2015: Tirsdag 10. februar kl. 12.30 Tirsdag 7. april kl. 12.30. Dette styremøtet utvides med styreseminar og middag. Mandag 8. juni kl. 12.30 Avstemming: Enstemmig vedtatt Endelig vedtak: Museumsstyret godkjenner følgende møteplan for våren 2015: Tirsdag 10. februar kl. 12.30 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
Tirsdag 7. april kl. 12.30. Dette styremøtet utvides med styreseminar og middag. Mandag 8. juni kl. 12.30 Elisabet Aase e.f. konstituert kontorsjef elisabet.aase@uit.no UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3
Referatsak 2 MØTEPROTOKOLL - offentlig Utvalg: Universitetsstyret Møtested: Styrerommet, Administrasjonsbygget, Breivika Møtedato: 11.12.2014 Tidspunkt: 10:30 15:30 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Anne Husebekk Leder Rektor Markus Halftan Akselbo Johansen Medlem Studentrepresentant Marianne Haukland Medlem Studentrepresentant Steffen Eriksen Haneboe Medlem Studentrepresentant Herbjørg Valvåg Medlem Ekstern representant Arvid Jensen Medlem Ekstern representant Anita Andersen Stenhaug Medlem Ekstern representant Curt Rice Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Tove Størdal Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Bjørn Hersoug Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Kjersti Dahle Medlem Teknisk-administrativ ansattrepresentant Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Jan-Frode Janson Medlem Ekstern representant Audun Hetland Medlem Midlertidig vitenskapelig ansattrepr. Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Geir Johnsen Jan-Frode Janson Ekstern representant Ruben Moi Audun Hetland Midlertidig vitenskapelig ansattrepr. Fra rektoratet møtte: Navn Wenche Jakobsen Kenneth Ruud Sveinung Eikeland Stilling Prorektor utdanning Prorektor forskning Viserektor Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Fra administrasjonen møtte: Navn Lasse Lønnum Stilling Universitetsdirektør Britt Elin Steinveg Ass. universitetsdirektør Asbjørn Ivar Bartnes Kommunikasjonsdirektør Heidi Adolfsen Studiedirektør Sakene S51, 52 og 53-14 Eli Margrethe Pedersen Økonomidirektør Sakene S55 og 56-14 og O2 Pål Vegar Storeheier FoU-direktør Sakene S54-14 og O23-14 Odd Arne Paulsen Personal og org.direktør Sakene S58 og 59-14 + O24 Merknader Innkallingen ble godkjent Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. S 50/14 S 51/14 S 52/14 Referatsaker til universitetsstyrets møte 11. desember 2014 Søknad om oppretting av nye studieprogram for studieåret 2015/2016 - samlesak Studieprogramporteføljen 2015/2016 og fastsetting av opptaksrammer, adgangsregulering og måltall for studiepoengproduksjon 2014/142 2014/4426 2014/4426 S 53/14 Gjennomgang av studieprogramporteføljen 2014/2015 2014/5753 S 54/14 S 55/14 S 56/14 S 57/14 S 58/14 S 59/14 Prinsipper for omgjøring av stipendiatstillinger og fordeling av fem postdoktorstillinger Fordeling av midler tildelt i revidert nasjonalbudsjett 2014 - kap. 260 post 50 Instruks for økonomiforvaltningen ved UiT Norges arktiske universitet Tildeling av midler til formidling fra Tromsøundersøkelsen 7 Innstilling til tilsetting som direktør ved Universitetsbiblioteket Retningslinjer for sidegjøremål ved UiT Norges arktiske universitet 2013/5156 2013/1777 2014/5075 2012/1603 X 2014/2949 2014/2235 S-61/14 Orientering om konkurs i Swets - konsekvenser for UiT Saken er omgjort til S-sak fra O-sak 25/14 2014/5202 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 2
Orienteringssaker OS 23/14 Utenlandsstipend og overgangsstipend til stipendiater 2014/5752 OS 24/14 OS 25/14 OS 26/14 Orientering om bruk av midlertidighet ved UiT Norges arktiske universitet Orientering om konkurs i Swets - konsekvenser for UiT (Saken er omgjort til S-sak 61/14 i styremøtet) Orientering - Foreløpig status og funn i arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen (ARK) ved UiT Norges arktiske universitet 2010/6534 2014/5202 2013/5035 S 50/14 Referatsaker til universitetsstyrets møte 11. desember 2014 2014/142 Referatsakene tas til orientering. Møteprotokoll for sak som var avgjort på sirk av styret sak 60 Utnevning av æresdoktor (doktor honoris causa) var sendt ut dagen før til styret. Protokollen ble godkjent. Møtereferat fra IDF-møte 9.12. og brev fra KD «Betaling for konsortieavtaler» var sendt ut dagen før møtet S 51/14 Søknad om oppretting av nye studieprogram for studieåret 2015/2016 - samlesak 2014/4426 1. Universitetsstyret godkjenner oppretting av toårig Mastergradsprogram i fagdidaktikk for lærere 5.-10. trinn med oppstart høsten 2015. Programmet adgangsreguleres til 30 studenter hvert år. Studieprogrammet finansieres innenfor Fakultet for samfunnsfag, humaniora og lærerutdanning sin egen budsjettramme. Fakultetet må ferdigstille studieplanen i henhold til universitetsdirektørens merknader og i god tid før studietilbudet lyses ut. 2. Universitetsstyret godkjenner oppretting av toårig Mastergradsprogram i sosialt arbeid med oppstart høsten 2015. Programmet lyses ut i to varianter, et heltidsstudium og et deltidsstudium, og adgangsreguleres til 15 studenter per kull heltid og deltid hvert opptak. Studieprogrammet finansieres innenfor Finnmarksfakultetet sin egen budsjettramme. Fakultetet må ferdigstille studieplanen i henhold til universitetsdirektørens merknader og i god tid før studietilbudene lyses ut. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 3
S 52/14 Studieprogramporteføljen 2015/2016 og fastsetting av opptaksrammer, adgangsregulering og måltall for studiepoengproduksjon 2014/4426 1. UiT lyser ut studietilbud for opptak til studieåret 2015/2016 som det framgår av vedleggene, og universitetsstyret slutter seg til de foreslåtte opptaksrammene og adgangsreguleringene. 2. Universitetsstyret slutter seg til de foreslåtte måltallene for studiepoengproduksjonen for studieåret 2015/2016 slik det fremgår av vedleggene. S 53/14 Gjennomgang av studieprogramporteføljen 2014/2015 2014/5753 1. Universitetsstyret ber om at universitetsdirektøren innhenter erfaringer og resultater fra tidligere gjennomganger av studieporteføljen, og igangsetter prosess med å utarbeide forslag til målsetninger og prosess for ny gjennomgang av studieporteføljen i samarbeid med fakultetene. 2. Universitetsstyret fastsetter målsetninger og prosess for ny gjennomgang av studieporteføljen i egen sak våren 2015. S 54/14 Prinsipper for omgjøring av stipendiatstillinger og fordeling av fem postdoktorstillinger 2013/5156 1. om omgjøring av stipendiatstillinger til postdoktorstillinger skal begrunnes med utgangspunkt i strategien for UiT. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 4
2. Omgjøringsvedtak fattes normalt i forbindelse med den ordinære, årlige refordelingen av rekrutteringsstillinger. 3. Mellom det årlige styremøtet der rekrutteringsstillingene fordeles får Rektor fullmakt til å omgjøre stipendiatstillinger til postdoktorstillinger i særskilte tilfeller, for eksempel når UiTforskere vinner fram i konkurransen om strategisk viktige midler på nasjonale og internasjonale arenaer. Direktøren trakk innstilling til vedtak, og fremmet Ny innstilling: 1. om omgjøring av stipendiatstillinger til postdoktorstillinger skal begrunnes med utgangspunkt i strategien for UiT og fattes av styret. 2. I særskilte tilfeller gis rektor fullmakt til å gjøre om rekrutteringsstillinger. Votering: Pkt 1: enstemmig vedtatt Pkt 2: vedtatt mot en stemme 1. om omgjøring av stipendiatstillinger til postdoktorstillinger skal begrunnes med utgangspunkt i strategien for UiT og fattes av styret. 2. I særskilte tilfeller gis rektor fullmakt til å gjøre om rekrutteringsstillinger. S 55/14 Fordeling av midler tildelt i revidert nasjonalbudsjett 2014 - kap. 260 post 50 2013/1777 1. De tildelte midlene på 3,948 mill kroner i revidert nasjonalbudsjett 2014 fordeles i samsvar med saksfremlegget. 2. I 2015 budsjettet legges midlene på 4,078 mill kroner til styrking av styrets strategisk ramme. Innstillingen ble enstemmig vedtatt S 56/14 Instruks for økonomiforvaltningen ved UiT Norges arktiske universitet 2014/5075 Instruks for økonomiforvaltning ved UiT Norges arktiske universitet fastsettes i samsvar med universitetsdirektørens forslag, og trer i kraft fra vedtaksdato. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 5
S 57/14 Tildeling av midler til formidling fra Tromsøundersøkelsen 7 2012/1603 Universitetsstyret tildeler kr. 1.000.000 av styrets strategiske midler til formidlingsaktivitet i Tromsøundersøkelsen 7, i tråd med føringene i saksdokumentet. S 58/14 Innstilling til tilsetting som direktør ved Universitetsbiblioteket 2014/2949 : Johanne Raade tilsettes som direktør, kode 1060 avdelingsdirektør ved Universitetsbiblioteket for en periode på fire år, med mulighet for tilsetting i ytterligere to fireårsperioder. Dersom hun takker nei til stillingen tilbys den til Rolf Gaasland på samme vilkår. Takker begge nei til stillingen går saken tilbake til universitetsdirektøren for ny kunngjøring. S 59/14 Retningslinjer for sidegjøremål ved UiT Norges arktiske universitet 2014/2235 Innstilling til vedtak 1. Universitetsstyret vedtar vedlagte forslag til Retningslinjer for sidegjøremål 2. UiT innfører registrering av sidegjøremål i personalsystemet med virkning fra 1.1.2015 Sak S 6014 finnes i egen protkoll, etter behandling på sirk. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 6
S 61/14 Orientering om konkurs i Swets - konsekvenser for UiT 2014/5202 Denne saken ble gjort om til S-sak fra O-sak 25/14 i styremøtet. Curt Rice forlot møtet under behandlingen av denne saken. Representant Bjørn Hersoug fremmet følgende forslag til vedtak: 1. Styret finner pålegget fra departementet helt urimelig, hvis dette innebærer at UiT blir sittende med regningen på 15 mill kroner. 2. Styret avventer en eventuell behandling av saken hos Riksrevisjonen og etterlyser en juridisk vurdering av ansvarsforholdet. 3. Styret ber departementet ta initiativ til at formidling av tidsfrister skjer samordnet og med redusert risiko for den enkelte brukerinstitusjon. Hersougs forslag ble enstemmig vedtatt. Orienteringssaker OS 23/14 Utenlandsstipend og overgangsstipend til stipendiater 2014/5752 OS 24/14 Orientering om bruk av midlertidighet ved UiT Norges arktiske universitet 2010/6534 OS 25/14 Orientering om konkurs i Swets - konsekvenser for UiT 2014/5202 (Gjort om til Sak S 61-14 i styremøtet) OS 26/14 Orientering - Foreløpig status og funn i arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen (ARK) ved UiT Norges arktiske universitet 2013/5035 NESTE MØTE I UNIVERSITETSSTYRET ER 12.2.2015 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 7
Referatsak 3 Referat fra redaksjonsmøte i OTTAR 02.10.2014 Til stede: Marit Anne Hauan, Rob Barrett, Rossella Ragazzi og Elisabeth J. Nilsen. SAKER Orienteringssaker: - Ottar 4/2014: Varangerhalvøya et lite stykke Arktis er levert til trykkeriet og blir på 100 sider, det største Ottar som er blitt laget og heftet skal lanseres på Vin og Viten 4. November 2014. - Marit Anne Hauan er ansvarlig redaktør for Ottar og vil delta på redaksjonsmøtene frem til ny teamleder blir ansatt. Den nye teamlederen vil bli en del av redaksjonen. Sak 4/2014: Søknad - Søknad fra Kongsberg Satellite Services AS om å lage et Ottar hefte : Redaksjonen besluttet å takke nei. Elisabeth J. Nilsen og Marit Anne Hauan gir tilbakemelding til dem. Sak 5/2014: Trykkeplan 2015 Ottar 1/2015: Havforskningsinstituttet (Rob Barrett) Ottar 2/2015: Vikinger (Marit Hauan/Rossella Ragazzi) Ottar 3/2015: Tellus (Linn K. Novis/Rob Barrett) Ottar 4/2015: Reiseutvikling (Anniken Førde/Rossella Ragazzi) Ottar 5/2015: Isbjørn (Norsk Polarinstitutt/Rob Barrett) Sak 6/2014: Foreløpige hefter 2016: - Miljø, klima, dyr.(nina v/hanssen/rob Barett) - Hva betyr det å være same? (Ivar Bjørklund/Rossella Ragazzi) - Asymmetrisk naboskap (Rossella Ragazzi) Elisabeth J. Nilsen (ref).