Kom m u n ikasjon sstrategi 201 6-2020 Buskerud fylkeskommune Kommunikasjonsavdeling en august 2016
Kommunikasjonsstrategi 2016-2020 Innhold 1. INNLEDNING... 3 1.1 Kommunikasjonsutfordringer... 3 1.2 Målgrupper... 3 2. ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR... 4 3. KOMMUNIKASJONSMÅL... 5 1. Synliggjøre rollen som regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver... 5 2. Styrke demokratiet og involvere innbyggerne i den offentlige debatten... 5 3. Tilrettelegge for god dialog med innbyggere og samarbeidspartnere... 6 4. God og effektiv intern kommunikasjon... 6 4. KOMMUNIKASJONSKANALER... 7 4.1 Ansattportal... 7 4.2 Nettsider... 7 4.3 Sosiale medier... 7 4.4 Visuell kommunikasjon... 7 4.5 Media... 7 4.6 Krisekommunikasjon... 7 Side 2 av 7
1. Innledning Kommunikasjon skal vær e et s trategisk virkemiddel for å nå fylkeskommunens mål på kort og lang sikt. Strategien skal være et overordnet dokument som gir føringer og tydeliggjør ansvar og roller for kommunikasjon i vår organisasjon i perioden 2016-2020. Kommunikasjonsstrategien gjelder for ansatte og politikere i Buskerud fylkeskommune, og er førende for de enkelte avdelinger og enhetenes egne kommunikasjonsplaner. Kommunikasjonsarbeidet i Buskerud fylkeskommune skal være tydelig, målrettet og gjennomtenkt. Fylkeskommunens vi sjon og verdier ligger til grunn for vår kommunikasjon intern t og eksternt. Kommunikasjonsutfordringer Mange av i nnbyggerne har manglende kunnskap om fylkeskomm unens ansvarsområder og roller. Prosessene rundt regionreform kan forsterke utydeligheten, samtidig som den gir et mulighetsrom for å synliggjøre roller og ansvar på en bedre måte. Regionreform og interne omorga niseringsprosesser kan skape u sikkerhet internt. God og åpen intern kommunikasjon skal bidra til å se muligheter i nye strukturer, gi ef fektivitet og skape engasjement og medvirkning. Målgrupper Buskerud fylkeskommune har ulike relasjoner til en rekke målgrupper i samfunnet både enkeltpersoner, grupper, private og of fentlige institusjoner og virksomheter, statlige, regionale, fylkesko mmunale og kommunale myndigheter og medier. Flere er viktige samarbeidspartnere, mange har vi daglig kontakt med gjennom vårt tjenestetilbud og utviklingsarbeid, mens andre igjen er mer sporadisk i kontakt med oss. Ulike målgrupper krever forskjellig tilnærming. Derfor er det viktig og helt sentralt i alt kommunikasjonsarbeid å identifisere målgruppene og velge kanaler, verktøy og metoder tilpasset både kommunikasjonsmålet og mottakeren. Side 3 av 7
Kommunikasjonsstrategi 2016-2020 2. Organisering, roller og ansvar God rolleforståelse og en klar ansvarsdeling er en forutsetning for godt kommunikasjonsarbeid. Alle som arbeider i Buskerud fylkeskommune skal bidra til at fylkeskommunen kommuniserer på en helhetlig og tillitsvekkende måte. Lederes ansvar Kommunikasjon er et lederansvar. Kommunikasjon skal være et av flere elementer i utarbeidelse av prosjekt - og strategiplaner. Ledere har ansvar for strategisk formidling fra eget ansvarsområde, og skal bidra til å øke kommunikasjonskompetanse og motivasjon på området hos medarbeidere. Ledere skal ha kunnskap, forståelse og brukererfaring om våre interne og eksterne kommunikasjonskanaler - det gjelder også bruk og kunnskap om sosiale medier Ansattes ansvar Alle ansatte har ansvar for formidling fra eget fagområde. Det bør utarbeides kommunikasjonsplaner som følger prosjekt- og strategiarbeid. Alle skal oppdatere seg på tilgjengelig informasjon om organisasjon, på eget fagområde og bidra til kunnskapsdeling. Politikeres ansvar Fylkestingstinget, under ledelse av fylkesordfører, utgjør fylkeskommunens øverste organ. Kommunikasjonsarbeidet skal støtte opp under politikerne som synlige ambassadører for fylkeskommunen, og synliggjøre politiske vedtak og prosesser. Politikerne har ansvar for å formidle fylkeskommunens rolle, politiske vedtak og bidra til debatt gjennom egen kommunikasjon. Kommunikasjonsavdelingens ansvar Kommunikasjonsavdelingen skal være en faglig ressurs, og er ansvarlig for å bistå ledere og ansatte på virksomheter og fagavdelinger ved utforming, gjennomføring og evaluering av kommunikasjonsplaner og tiltak. Kommunikasjonsavdelingen skal gi kommunikasjonsfaglige råd til ledere og ansatte, og styrke deres kompetanse i møte med mediene. Kommunikasjonsavdelingen har ansvar for oppdatering og utvikling av nettsider og ansattportalen. Avdelingen skal følge med på utviklingen av sosiale medier og oppdatere de mediene som benyttes, samt bistå organisasjonen i bruk av sosiale medier. Side 4 av 7
3. Kommunikasjonsmål Kommunikasjonsstrategien er forankret i Buskerud fylkeskommunes overordnede mål, visjon og verdier. Kommunikasjonsmål for neste fireårs periode er: Synliggjøre rollen som regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver Innbyggere som har g od kunnskap om regional samfu nnsutvikling og planlegging I nnbyggere som har god forståelse om regionre formen og dens konsekvenser Våre t jeneste r er kjent og oppleves som viktige for de aktuelle målgruppene Helhetlig kommunikasjon Enkel og tydelig muntlig og skriftlig kommunikasjon H vordan? Vår kommunikasjon er nær og personlig Utarb eide kom munikasjonsplaner og andre kommunikasjonsverktøy Bruke et k lart og godt språk Vår kommunikasjon skal i form og stil vise modernitet og nytenkning S e vår kommunikasjon i sammenheng med eksterne a ktører for å tydeliggjøre roller og ansvar Styrke demokratiet og involvere innbyggerne i den offentlige debatten Mer åpenhet Legge til rette for mer medvirkning og dialog Øke kunnskapen om fylkestings poltikken Synliggjøre politiske p rosesser og vedtak Økt valgdeltakelse Hvordan? Kommunikasjon som fremmer og belyser politiske prosesser Akt ive politikere som viser mangfoldet i politikken Benytte flere arenaer til formidling av demokrati og valg Synliggjøre innbyggernes mulighet for på virkning i politiske prosesser Side 5 av 7
Tilrettelegge for god dialog med innbyggere og samarbeidspartnere Bli m er tilgjengelig for innbyggerne gjennom god digital dialog Engasjerte innbyggere som bidrar i videreutvikling av samfunnet Våre tjenester og planer skal dekke innbyggernes behov Hvordan? Få kunnskap om innbyggernes behov Utvikle g ode og oppdaterte digitale løsninger med utgangspunkt i innbyggernes behov Bruke riktige og egnede kanaler for dialog med ulike målgrupper Lett tilgjeng elig og riktig info rmasjon Klart språk God og effektiv i ntern kommunikasjon Åpen og tydelig kommunikasjon generelt og i endringsprosesser spesielt Gode systemer og arenaer for in formasjonsdeling og samhandling Delingskultur på tvers av enheter og avdelinger A nsatte som oppleve r at de får god og tilstrekkelig informasjon i sin arbeids hverdag Hvordan? Videooverfør ing av interne møter Videreutvikl e ansattportalen til en moderne kommunikasjons - og delingskanal Bevisst gjøre medarbeidere som omdømmebyggere Dele de gode historiene internt Allmøter og felles konferanser Side 6 av 7
4. Kommunikasjonskanaler Buskerud fylkeskommune har mange målgrupper å forholde seg til, og det krever en bevissthet rundt valg av riktige og egnede kanaler. Uavhengig av kanal skal kommunikasjonen være faktabasert, brukervennlig, ha gjenkjennelig profil og et godt språk. Ansattportal Ansattportalen skal være den prioriterte hovedkanalen for intern kommunikasjon og deling sentralt og på de enkelte enheter. Den skal være et eff ektivt oppslagsverk for ansatte, og legge til rette for god samhandling og kunnskapsdeling, og legger til rette for effektive arbeidsprosesser gjennom moderne verktøy på tvers i organisasjonen. Nettsider Vår nettside www.b fk.no er vår vik tigste og prioriterte eksterne kanal. Den skal være oppdatert, brukervennlig og gi lett tilgang til alle våre tjenesteområder, fagområder og politiske saker. Nettsiden skal kontinuerlig utvikles til å gi bedre digitale løsninger og tilgjeng elighet for innbyggerne. Skolenes nettsider skal være oppdatert e, brukervennlige og gi god informasjon til elever og lærlinger, foresatte og andre samarbeidspartnere. Sosiale medier Fagavdelinger og enheter skal bruke sosiale medier som en av flere kanale r i sin kommunikasjon. Ansatte kan bruke sosiale medier b å de som privatpersoner, og som representanter for en offisiell konto opprettet p å vegne av fylkeskommunen. Alle har rett til å ytre seg p å egne vegne og gi uttrykk for egne oppfatninger, med mindre opplysningene er taushetsbelagte eller i strid med lojalitetsplikt som gjelde r arbeidsforhold. (Se etiske retningslinjer punkt 1.3.) Visuell kommunikasjon Fylkeskommunens grafiske profil er beskrevet i en egen designmanual. Den gir retningslinjer for profilering på alle områder for enheter og fagområder. Media Forholdet til pressen er viktig for å sikre en god dekning av fylkeskommunens aktiviteter. Kommunikasj onsavdelingen har ansvar for å legge til rette for god og effektiv mediehåndtering gjennom daglig medieovervåkning, presseberedskap, medierådgiving og utarbeidelse av medieplaner. Media skal oppfatte oss som å pen, tilgjen gelig, profesjonell og synlig. Krisekommunikasjon Riktig kommunikasjonshåndtering i krisesituasjoner er avgjørende. Ved kom munikasjon i kriser gjelder fylkeskommunens overordnede beredskapsplan med tiltakskort. Det samme gjelder for skolene. Side 7 av 7