Kontrollutvalet i Stord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Formannskapssalen, Stord rådhus Dato: 29.09.2014 Tidspunkt: 12:00 14:45 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Johan Inge Særsten Jens Arne Stautland Peggy Husevik Bærøy Leiar Medlem Medlem FRP KRF V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Wilhelm Engelsen Nestleiar Ap Kristin Ankervold Bergo Medlem Ap Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Gaute Straume Epland (Ap) Wilhelm Engelsen AP Merknader Ingen vara kunne møta for Kristin Ankervold Bergo (Ap). Andre som møtte: Navn Liv Kari Eskeland Gunnar Husabø Elin Molven Wilhelmsen Stilling Ordførar Deloitte AS, revisor forvaltningsrevisjon Spesialrådgjevar Hordaland Fylkeskommune Johan Inge Særsten utvalsleiar Elin Molven Wilhelmsen utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.
Saksliste Utvalgssaksnr PS 31/14 PS 32/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 33/14 Rapport etter forvaltningsrevisjon av organisering og måloppnåing i kommunale føretak - Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF 2014/331 PS 34/14 Rekneskap for kontroll og tilsynsarbeidet Stord kommune - Status 2014/293 PS 35/14 Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2015 i Stord kommune 2014/293 PS 36/14 Revisjonsavtale og vurdering av opsjon 2014/302 PS 37/14 RS 12/14 RS 13/14 Meldingar Helsetilsynet - Rapport frå tilsyn med Sunnhordland Interkommunale Barnevern 2014 Vedtak i KST PS 24/14 - Kontrollrapport vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord kommune 2014/391 2014/299 RS 14/14 Vedtak i KST PS 31/14 - Ådland studentheim - sal 2014/332 RS 15/14 Vedtak i KST PS 39/14 - Budsjettrevisjon 1. tertial 2914 Stord kommune 2014/331 RS 16/14 Pressemelding SIM - Tradisjonsrik verksemd kjøper SIM 2014/357 RS 17/14 Nytt styrevervregister 2014/304 RS 18/14 Selskapskontroll BRB - Status pr. august 2014. 2014/346 PS 38/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/296 PS 39/14 Eventuelt PS 31/14 Godkjenning av innkalling og sakliste Sak 36/14 vart flytta til slutten av møtet. Det kom ikkje fram andre merknader til innkalling eller saksliste. Innkallinga og sakslista vart samrøystes godkjent.
PS 32/14 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ikkje fram merknader til protokoll frå møtet 19.5.2014. Protokollen frå møtet 19.5.2014 vart samrøystes godkjent. PS 33/14 Rapport etter forvaltningsrevisjon av organisering og måloppnåing i kommunale føretak - Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF Forslag til innstilling Forslag til tilrådingar i forvaltningsrevisjonsrapporten kapittel 9. vert følgt opp, i vurderingar av organisasjonsform for Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale føretak KF. Uavhengig av organisasjonsform bør det utarbeidast årlege strategiplanar med tydelege mål, milepålar og tiltak, i samsvar med vedtektene. Deloitte AS ved Gunnar Husabø presenterte rapporten og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet ynskjer at Deloitte AS skal presentera rapporten for kommunestyret den 16. oktober 2014. Sekretariatet tek kontakt med ordførar for å få avklart i høve ein slik presentasjon. Kontrollutalet ber om at, uansett vidare organisasjonsform av føretaka, bør arbeidet med ein betre dialog mellom kommunen og føretaka prioriterast og vektleggjast. Kontrollutvalet diskuterte saka og fatta samrøystes vedtak. Innstilling: Forslag til tilrådingar i forvaltningsrevisjonsrapporten kapittel 9. vert følgt opp, i vurderingar av organisasjonsform for Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale føretak KF. Uavhengig av organisasjonsform bør det utarbeidast årlege strategiplanar med tydelege mål, milepålar og tiltak, i samsvar med vedtektene. PS 34/14 Rekneskap for kontroll og tilsynsarbeidet Stord kommune - Status Forslag til vedtak Saka er lagt fram utan forslag til vedtak.
Utvalsleiar informerte utvalet om at han no har fått lovnad frå ordførar om at kontrollutvalet skal få tilført kr. 319.000,- til budsjettramma. Summen er lagt inn i revidert budsjett som skal handsamast i formannskapet 1.10.2014 og kommunestyret 16.10.2014. Denne summen skal dekka resten av utgiftene for gjennomført forvaltningsrevisjon av organisering og måloppnåing i kommunale føretak SVA KF SKE KF. Forvaltningsrevisjonen var ei bestilling frå kommunestyret. KST sitt endeleg vedtak i saka vert lagt fram for kontrollutvalet i møtet den 9.12.2014. Kontrollutvalet gjekk gjennom saka og fatta samrøystes vedtak. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. PS 35/14 Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2015 i Stord kommune Forslag til vedtak Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2015. Kontrollutvalet gjekk gjennom saka. Framlegg til vedtak var samrøystes. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2015. PS 36/14 Revisjonsavtale og vurdering av opsjon Forslag til innstilling 1. Stord kommune vel å nytta opsjon på kjøp av revisjonstenester, slik at Deloitte AS også er revisor for heile 2015, heile 2016 og første halvår i 2017. Det vert følgjeleg lagt til grunn at Deloitte AS er kommunen sin revisor tom. 30.6.2017. 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den
som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom. 1.7.2017. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. b. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. c. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. Kontrollutvalet gjekk gjennom saka. Framlegg til innstilling var samrøystes. Innstilling: 1. Stord kommune vel å nytta opsjon på kjøp av revisjonstenester, slik at Deloitte AS også er revisor for heile 2015, heile 2016 og første halvår i 2017. Det vert følgjeleg lagt til grunn at Deloitte AS er kommunen sin revisor tom. 30.6.2017. 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom. 1.7.2017. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. b. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. c. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. PS 37/14 Meldingar Melding 12/14 Helsetilsynet Rapport frå tilsyn med SIB 2014: Kontrollutalet er uroa over avviket som vart avdekka ved Fylkesmannen i Hordaland sitt tilsyn i mai 2014 ved Sunnhordland Interkommunale Barnevern. På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet om ei attendemelding frå rådmannen i høve dagens status på avvika som vart avdekka i rapporten. Kontrollutvalet gjekk gjennom alle meldingane og fatta samrøystes vedtak. Kontrollutvalet ber om ei attendemelding frå rådmannen i høve dagens status på avvika som vart avdekka i rapport frå Fylkesmannen i Hordaland sitt tilsyn ved Sunnhordland Interkommunale Barnevern. Dei andre referatsakene vart tekne til orientering.
RS 12/14 Helsetilsynet - Rapport frå tilsyn med Sunnhordland Interkommunale Barnevern 2014 RS 13/14 Vedtak i KST PS 24/14 - Kontrollrapport vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord kommune RS 14/14 Vedkak i KST PS 31/14 - Ådland studentheim - sal RS 15/14 Vedtak i KST PS 39/14 - Budsjettrevisjon 1. tertial 2914 Stord kommune RS 16/14 Pressemelding SIM - Tradisjonsrik verksemd kjøper SIM RS 17/14 Nytt styrevervregister RS 18/14 Selskapskontroll BRB - Status pr. august 2014. PS 38/14 Gjennomgang av møteprotokollar Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet gjekk gjennom møteprotokollane. Framlegg til vedtak var samrøystes. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. PS 39/14 Eventuelt
Det vart teke opp to saker under «eventuelt». 1. Vurdering av habilitetsspørsmålet under handsaming av leiarlønningane i Stord kommune: Ordførar Liv Kari Eskeland orienterte og svarte på spørsmål i høve saka. Ordføraren orienterte om at det hadde oppstått fleire uheldige tilhøve i løpet av prosessen, både i forkant og rundt leiarlønsforhandlingane 2014. Ordførar orienterte spesielt om tre uheldige hendingar: Når driftsstyret valte vara for vara, som skulle sitja i forhandlingsutvalet for løn, vart dette ikkje protokollert i møtet. Ankervold som vart kjent inhabil i forkant av møtet i forhandlingsutvalet, skulle likevel vore kalla inn til dette møtet. Ankervold skulle fått muligheit til å informera møtedeltakarane i forhandlingsutvalet i høve sin habilitet. Deretter skulle medlemmene ha diskutert hennar habilitet og så teke ei kollegial avgjerd i saka. Ordførar orienterte om at ho hadde vore i dialog med KS i høve spørsmålet om habilitet. KS hadde gitt henne attendemelding på at habilitetsvurderinga ikkje var noko enkel eller opplagt sak. Om KS skulle ta ein full gjennomgang av saka, må det nyttast ein del timar på dette. Ordførar gjekk på dette tidspunktet ikkje vidare med saka, då saka skulle handsamast i kontrollutvalet. Kontrollutvalet meiner det var svært uheldig at driftsstyret i sitt møte ikkje hadde sekretariat som skreiv referat. Ein ville då fått notert kva som faktisk skjedde i saka om habilitet og at vara for vara blei protokollert. Kontrollutvalet er samd med ordføraren at spørsmålet om habilitet skal takst opp i det aktuelle møtet av den personen som ville ha habiliteten vurdert, i dette tilfelle Ankervold. I denne saka kan det sjå ut som om ein har føreteke ei vurdering der grunnlaget kan vera feil, til dømes samanblanding mellom ulike fagforeiningar. Ein kan også hevda at ut frå saka sin karakter ville det ha vore ein openbar styrke om det hadde vore eit fulltallig møte. Deloitte AS v/gunnar Husabø informerte om at revisor ville nytta om lag 30 timar for å ta ein gjennomgang på habilitetsprosessen i denne saka. Kontrollutvalet meinte at ein slik gjennomgang ikkje ville vera rett måte å nytta kommunale midlar på. Etter kontrollutvalet si oppfatning er det ikkje råd å endra vedtaket som allereie er fatta av forhandlingsutvalet, då det igjen kan vera til ugunst for nokon om det vert endra. Difor vil det ikkje vera aktuelt å handsama saka på nytt. Kontrollutvalet vurderer saka slik at heile prosessen burde vore handtert smidigare og på ein korrekt måte. Med tanke på seinare lønsforhandlingar, må kommunen syta for at korrekt prosedyre, lovar og reglar må fylgjast. 2. Kommunen si sakshandsaming i høve bygging av høghus i Stord kommune: Utvalsleiar orienterte i høve saka og svarte på spørsmål. Etter kontrollutvalet sitt møte 19.5.2014 vart det sendt partsbrev til rådmannen med såleis vedtak: 1. «Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. 2. Kontrollutvalet ber RBO om å klargjera skriftleg om pågåande byggeprosess i Holeveien vert utført i henhold til gjeldande planar og vedtak i Stord kommune.» Sekretariatet har minna rådmannen (e-post 25.9.2014) om at kontrollutvalet framleis ventar på eit svar frå rådmannen i saka. Saka vert teken opp i neste kontrollutvalsmøte som er sett til den 9.12.2014. Utvalsleiar og sekretariatet får fullmakt til å fullføra protokoll og vedtak i «eventuelt» saka. Møtedeltakarane i kontrollutvalet skal så få tilsendt saksprotokollen på e-post. Om nokon i utvalet har noko merknad til saksprotokollen, skal dette vidaresendast til sekretariatet snarast. Vedtaket var samrøystes. 1. Vurdering av habilitetsspørsmålet under handsaming av leiarlønn i Stord kommune:
a) Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. b) Kommunen må syta for at rett prosedyre, lovar og reglar må fylgjast i seinare lønsforhandlingar. 2. Kommunen si sakshandsaming i høve bygging av høghus i Stord kommune: a) Kontrollutvalet ber RBO på nytt om å klargjera skriftleg om pågåande byggeprosess i Holeveien vert utført i henhold til gjeldande planar og vedtak i Stord kommune. b) Kontrollutvalet kjem attende til saka i møtet 9.12.2014.