28. august 2009 ingerju/- SENTER FOR IBSEN-STUDIER LOKALISERING OG ORGANISERING Sakssammendrag Kollegiet vedtok i 1999 at Senter for Ibsenstudier (IS) med prosjektet Henrik Ibsens skrifter i 10 år skulle disponere Observatoriebygningen og at UiO innen 2010 forpliktet seg til å skaffe passende lokaler som senteret kan flytte inn i ved fraflytting fra Observatoriebygningen (møte 5/99 V-sak 13). Universitetsledelsen har delegert til HF å finne lokaler til senteret. I forbindelse med forberedelsene til senterets fraflytting fra Observatoriebygningen, har dekanen bedt forrige og nåværende instituttledelse ved Institutt for lingvistiske og nordiske studier (ILN) og senterledelsen ved IS drøfte muligheten for en samorganisering og lokalisering. Fakultetsledelsens begrunnelse for å legge senteret til et institutt, er den samme som ble vist til ved overføringen av Enhet for digital dokumentasjon til ILN, at fakultetsledelsen ikke ønsker at små enheter og prosjekter skal være organisert rett under fakultetet. Dette bla. fordi: det er instituttene som har den faglige aktiviteten. Fakultetet er primært et administrativt og strategisk nivå det er et mål å bygge sterkere faglige enheter og motvirke fragmentering. IS har i dag viktig kompetanse som kan virke faglig befruktende på andre miljøer ved en nærmere tilknytning den administrative kompetansen ift. oppfølging av prosjekter ligger på instituttnivået informasjonslinjen går gjennom instituttene det er på instituttnivået oppfølgingen av de faglige prioriteringene finner sted, og beslutninger bør fattes så nær den faglige aktiviteten som mulig et tilleggsargument når det gjelder IS er at tverrfaglige sentre nå er utbredt ved UiO og behandles mer som regulær aktivitet, bl.a. ved at sentre følger den normale organisatoriske linjen. Drøftingene mellom ILN og IS har resultert i styrevedtak ved ILN som åpner for en organisering av senteret under ILN. Fakultetsstyret fatter selv vedtak om fakultetets interne organisering i avdelinger, programmer, permanente utvalg eller tilsvarende, innenfor de rammer universitetsstyret har gitt. Spørsmålet om å organisere Senter for Ibsen-studier som et senter under Institutt for lingvistiske og nordiske studier legges derfor her frem for fakultetsstyret. Tidligere behandling av saken På grunnlag av referat etter møte mellom instituttledelsen ved ILN og senterleder m.fl. fra IS i juni 2008, behandlet ILNs styre 27.4.09 Ibsen-senteret og ILN. Referatet fra 2008 konkluderte med at senteret bør legges inn i ILN som en autonom enhet innenfor instituttet. Det ble skissert en femårig prøveordning med budsjettmessig autonomi, men organisatorisk integrering (administrasjon og leders rapporteringslinje) etterfulgt av evaluering. Referatet følger vedlagt. ILNs styre vedtok følgende 27.4.09: 1
Styret stiller seg positivt til at Ibsen-senteret legges til ILN, og at HF frigjør lokaler i Henrik Wergelands hus til dette, uten at det går på bekostning av ILNs rombehov. Styret ønsker at ledelsen ved ILN utreder den organisatoriske modellen nærmere, med sikte på et endelig vedtak på styremøtet 18. mai. Man ønsker særlig at det fokuseres på mulige synergi-effekter av et tettere faglig og administrativt samarbeid. Eventuelle ressursbehov i forbindelse med sammenslåingen forutsettes dekket av fakultetet. Saken ble behandlet igjen i ILNs styre 22. juni. Styret fattet følgende vedtak: Før ytterligere vedtak i saken ønsker styret ved ILN en redegjørelse fra fakultetet om gjennomføringen av og konsekvenser/synergieffekter ved flytting og innlemmelse av Ibsensenteret i ILN. Styret etterlyser en tydeliggjøring av forventninger, konsekvenser, ansvar og forpliktelser for ILN i de fem nærmeste årene og en klargjøring av hvilken status man tenker at Ibsensenteret skal ha etter 2015. Styre ber om at redegjørelsen er konkret med hensyn til følgende punkter: Styringsstruktur Organisatorisk plan for samarbeidet mellom ILN og Ibsensenteret; herunder fakultetets ønsker om mulige synergier og effekter av samlokalisering og innlemmelse med hensyn til forskning, undervisning og formidling. Budsjett, inkl. eventuelle øremerkinger og økonomiske rammer for innflytting og drift før og etter 2015. Tidsplan for eventuell ombygging og flytting av Ibsensenteret Rådet ved IS diskuterte lokaliseringsspørsmålet 18. august 2008 og 11. februar 2009 og konkluderte bl.a. med å definere kriterier for valg av lokaler, deriblant fortsatt organisatorisk og faglig autonomi, herunder et selvstendig budsjett. Representanter for tjenestemannsorganisasjonene ble 17.02.09 informert om at fakultetet skulle igangsette flytting av senteret innen 2010. Det vises også til referat fra drøftingsmøtet 07.09.09 som deles ut i styremøtet 11.9. for evt. merknader fra de tillitsvalgte. Senterleder og ILNs instituttleder ILN har 24.6.09 og 18.8.09 fått tilsendt utkast til notatet til fakultetsstyret til kommentar. Det har også vært et møte mellom fakultetet og instituttleder 18.08.09 der det ble orientert om saken. Innkomne kommentarer fra ILNs ledergruppe og senterleder, de siste basert på diskusjon i møte for senterets ansatte om utkastet, er søkt besvart i notatet. Tidsramme ILN og IS har i sine drøftinger lagt til grunn et femårsperspektiv for en organisasjonsmodell der Ibsen-senteret beholder sin budsjettmessige autonomi, med ramme tilsvarende dagens overført fra HF, at senterleder rapporterer til ILN men at administrasjonen ved senteret integreres i ILNs administrasjon. Iht referatet fra møtet 18.6.08 ønskes femårsperspektivet lagt inn i et flyttingsvedtak. Fakultetsledelsen ser det ikke som hensiktsmessig at fakultetsstyret vedtar en tidsbegrensning med hensyn til organisering eller lokalisering. Skulle endrede rammebetingelser tilsi endringer vil det kunne fremmes sak om dette på det aktuelle tidspunktet. Synergieffekter med hensyn til forskning, undervisning og formidling Instituttstyret og ledelsen ved ILN har etterlyst en klargjøring av fakultetets ønsker om synergier og effekter. Bakgrunnen for at dekanatet henvendte seg til ILN ang en overføring av senteret var at den faglige kompetansen om senterets fagområde ved fakultetet i hovedsak ligger ved ILN. 2
Dekanatet ba derfor instituttet vurdere synergieffekter. Mer generelt mener dekanatet at det er et mål å bygge sterkere faglige enheter og motvirke fragmentering, og at IS i dag har en viktig kompetanse, særlig med hensyn til tverrfaglighet, som kan virke faglig befruktende på andre miljøer ved en nærmere tilknytning. Budsjett Den økonomiske situasjonen fremover ved ILN er usikker. Instituttets langtidsbudsjett for perioden 2009-2013 viser et underskudd på 3,5 mill. kr. Det er derfor viktig for instituttet at overføringen av senteret til instituttet ikke i seg selv vil belaste instituttets økonomi. Fakultetsledelsen forstår ILNs bekymring. Ibsen-senteret vil derfor ha et øremerket budsjett. IS og ILNs forslag om budsjettmessig autonomi for senteret, må m.a.o. forstås som øremerkede midler. Det vil fortsatt være fakultetet som øremerker senterets budsjett, og fakultetsstyret vil fortsatt bestemme rammene for senterets budsjett etter en strategisk diskusjon på fakultetsnivå. En øremerking av bevilgningen til senteret fra fakultetet vil i tråd med den nylig vedtatte finansieringsmodell, også medføre at senterets ramme reduseres hvis fakultetets ramme reduseres, men ikke kan reduseres ved interne kutt ved ILN. Styret ved ILN vil imidlertid stå ansvarlig for senterets budsjett. I denne sammenheng er det derfor også av betydning om senteret fortsatt skal ha et eget råd som skal diskutere senterets budsjett, eller om det er ILNs styre som skal vedta senterets budsjett uten forutgående diskusjon i senterrådet. Senterets råd Rådet ved Senter for Ibsen-studier skal i hht fakultetets normalregler uttale seg om de saker som ellers ville ha vært gjenstand for vedtak i et styre, dvs. langtidsplan, årsplan og budsjett, intern organisering, samt regnskap og årsrapport. Rådet kan drøfte andre saker som senterleder eller øvrige medlemmer ønsker å ta opp. Rådets drøftinger er rådgivende overfor senterleder. Med overføring til et institutt, er ikke IS lenger et senter etter fakultetets normalregler fordi det ikke lenger er en grunnenhet. Rådet vil derfor ikke ha en reglementsfestet funksjon. Det er likevel argumenter for å beholde rådet. Senterleder ønsker at rådet beholdes. Han viser i kommentarer til utkast til saksfremlegget, til at rådet har en nyttig strategisk og faglig rådgivningsfunksjon, som det er viktig å ivareta. Rådet ivaretar hensynet til sentrale samarbeidsparter, først og fremst Nasjonalbiblioteket, som skal være representert i rådet, men også Nationaltheatret. Dette sikrer bredden og hensynet til den mer utadvendte formidlingsfunksjonen til senteret. Med representasjon fra ulike fagmiljøer bidrar også rådet til å ivareta senterets tverrfaglige profil. Videre viser senterleder til at senteret har oppgaver som ikke er typiske for et institutt (IS samarbeider for eksempel tett med kulturinstitusjoner og ambassader i inn- og utland, samt med UD). Innspill om faglige arrangementer og internasjonale kontakter bør behandles i rådet. Det kan også argumenteres mot at rådet beholdes ved organisering av senteret ved ILN. Det vil være ILN som er grunnenheten med økonomisk ansvar. For at instituttet skal ha en reell mulighet til å ivareta dette ansvaret og at det ikke lages uklare ansvarslinjer, kan det tilsi at saker som årsplan, budsjett, intern organisering, samt regnskap og årsrapport, bare bør behandles bare i ett organ, instituttstyret. Dette ville medføre at rådet bør avvikles eller erstattes av et faglig råd. 3
Det er etter dekanens vurdering viktig å ikke legge hindringer i veien for at ILNs styre skal kunne ivareta det økonomiske ansvaret for senteret. På den annen side vil rådets rolle med hensyn til diskusjoner om faglig aktivitet og profil ha betydning for senterets budsjett. Dekanen viser også her til rådets rolle for å opprettholde en tverrfaglig profil på senteret. Det taler for at rådet bør bevares og på samme måte som i dag skal uttale seg om de saker som ellers ville ha vært gjenstand for vedtak i et styre, dvs. langtidsplan, årsplan og budsjett, intern organisering, samt regnskap og årsrapport. Rådets drøftinger vil da fortsatt være rådgivende overfor senterleder som rapporterer til ILNs styre via instituttleder. Denne modellen vil også videreføre dagens plassering av IS i fakultetets ordinære organisasjonslinje ved at budsjettansvaret som nå ligger hos fakultetet delegeres til instituttet, se følgende skjematiske fremstilling. T.o.m. 31.12.09 F.o.m. 01.01.10 HF Budsjettansvar HF Budsjettansvar ILN Budsjettansvar Senter for Ibsen-studier Senter for Ibsen-studier Senterleder Senterrådet Senterleder Senterrådet For å legge best mulig til rette for at instituttet kan ivareta sitt økonomiske ansvar, kan instituttet utforme et eget sett vedtekter for senteret (i tråd med normalreglementets 2.1. om at instituttstyret vedtar instituttets interne organisering i avdelinger, faggrupper eller lignende, innenfor de rammer som er gitt av overordnet organ), der en beskrivelse av rådets funksjon inngår. Innplassering av ansatte ved senteret i ILN Det er i alt 7 faste stillinger ved IS, hvorav senterlederstillingen, som er en åremålsstilling. Foruten senterleder er det tre vitenskapelige, to bibliotekarer og tre administrative stillinger. I tillegg er det to midlertidige professor II-stillinger. Senterleder har personalansvar for de ansatte ved senteret. Når senteret organiseres ved ILN vil instituttleder ha personalansvar for senterleder. Dekanen anbefaler at senterleder inntil videre har personalansvar delegert fra instituttleder for senterets vitenskapelige medarbeidere og bibliotekarene. Delegering og evt omgjøring gjøres ikke gjenstand for vedtak i styret men ligger til arbeidsgivers styringsrett. Når det gjelder personalansvar for administrasjonen vil dekanen anbefale at det ses i sammenheng med hvordan instituttets og senterets administrative bemanningsplan ser ut etter at senteret legges til ILN. 4
Personalansvaret bør overføres til administrativ leder ved ILN slik at administrasjonen ved instituttet og senteret kan ses best mulig i sammenheng. Ingen av de faste stillingene vil bli overtallige eller få vesentlig endrete arbeidsoppgaver ved overflyttingen av senteret til ILN. De tre faste vitenskapelige stillingene, senterleder og professor II-enes fagområder er litteraturvitenskap og teatervitenskap. De to bibliotekarenes oppgaver vil fortsatt være knyttet til boksamlingen som senteret har opparbeidet (se nedenfor), samt Ibsen-databasen. Den ene av bibliotekarstillingene er finansiert av UiO sentralt. Det er for tidlig å ta stilling til videre finansiering av denne stillingen etter at dagens innehaver går av. Det foreligger en eldre funksjons- og bemanningsplan for senteret. Fakultetet vil drøfte ny funksjons- og bemanningsplan med organisasjonene etter at instituttet og senteret har kommet frem til forslag en hensiktsmessig integrering av senterets administrasjon i instituttadministrasjonen. Ny funksjons- og bemanningsplan bør foreligge innen utgangen av 2009. Endelig fordeling av arbeidsoppgaver hos administrasjonens ansatte etter fastsatt funksjons- og bemanningsplan ligger til arbeidsgivers styringsrett. Senterets administrasjon består i dag av en avdelingsleder i 100 % stilling, to 50 % konsulentstillinger og inntil august i år en førstekonsulent i 50 % stilling. Avdelingslederstillingen er inntil utgangen av 2009 50 % knyttet til og finansiert av Henrik Ibsens skrifter. Det ble ved stillingskunngjøringen informert om at det måtte påregnes endrede arbeidsoppgaver for denne delen av stillingen. Den ene konsulentstillingen finansieres av senteret og har arbeidsoppgaver for prosjektet Henrik Ibsens skrifter (ut 2009). Midlene for stillingen skal tilbakeføres IS etter prosjektets avslutning. Det er derfor ikke behov for å øke senterets ramme for å dekke lønnskostnader slik de er i dag, selv om noe finansiering bortfaller ved avslutning av prosjektet Henrik Ibsens skrifter. Senterets administrasjon dekkes av den øremerkede bevilgningen til senteret. Det skal ikke være til hinder for at instituttadministrasjonen inkl. de ansatte i senterets administrasjon, utfører oppgaver på tvers av senter og institutt slik instituttet finner det mest hensiktsmessig i ny funksjons- og bemanningsplan. Samarbeidsavtale med Nasjonalbiblioteket og boksamling Det ble i 2001 sist reforhandlet en avtale mellom UiO v/hf og Nasjonalbiblioteket angående Senter for Ibsen-studier. Avtalen regulerer samarbeid mellom institusjonene vedrørende driften av senteret, med vekt på samlinger, databaser, faglig samarbeid, kopieringstjenester, personale, representasjon og informasjon. Avtalen fastslår, til tross for at den er inngått etter vedtaket om at senteret skulle være i Observatoriebygningen i 10 år, at senteret lokaliseres i Observatoriebygningen, nær NB, uten nærmere tidsangivelse. Senteret ønsker å fortsette samarbeidet med NB også ved flytting til Blindern, først og fremst om Ibsen-bibliografien, men også om videre dokumentasjon og formidling. Fakultetsledelsen har derfor foreslått overfor NB at avtalen reforhandles, med mål om at mest mulig av det som er NBs eiendom men oppstilt i IS skal kunne tas med til Blindern. 5
Senterets boksamling omfatter bl.a. Ibsen-litteratur som er innkjøpt av Nasjonalbiblioteket men som i henhold til samarbeidsavtalen stilles opp i ett eller to eksemplarer (ett til bibliotek, ett til lesesal), bøker innkjøpt av senteret selv, samt kopisamling av artikler som anmeldelser osv, og DVDer. Også Universitetsbiblioteket har vært forespurt om vurdering av at senteret opprettholder en boksamling ved flytting til Blindern. Svaret derfra har vært positivt (jf. referat fra rådets møte 11.2.09). Lokalisering Plassering av avdelinger er i følge hovedavtalen et drøftingsspørsmål. Organisasjonene er informert om flytting og evt organisering under ILN i informasjonsmøte 17.2.09. Saken drøftes 07.09.09, se referat utdelt i styremøtet for merknader fra organisasjonene. Fakultetsledelsen har vurdert tre alternative plasseringer: 1. Senteret flytter til 2.et. Henrik Wergelands hus (HW) fra 1.1.2010 mens IT-seksjonen flytter midlertidig til 2. et. PAM. 2. Senteret flytter til 2.et. HW fra 1.1.2010 mens IT-seksjonen flytter midlertidig til 11. et. NHA. 3. Senteret flytter midlertidig til 11. et. NHA fra 1.1.2010, og resten av studieadministrasjonen til PAM. Fakultetsledelsen er innstilt på alternativ 1. Også senterleder og instituttleder er positive til at senteret kan flytte rett til ILN. I tillegg til bruk av kontorplasser for de 9 ansatte i 2. et. HW har IS behov for forskerplasser. I Observatoriebygningen er det 8 lesesalsplasser og 8 forskerplasser. Plassene er iflg senterleder alltid i bruk, og senteret har kø for å få plass - mange av de som bruker plassene er utenlandske forskere. Studentrepresentantene og studieleder ved ILN har overfor ILNs ledelse advart mot å reservere for mange plasser på lesesalen i 1. et. HW uten å tilby studentene alternativer. Det kan derfor være nødvendig å se på innredning av gjesteplasser i 2. et. HW, evt finne alternative plasser til studentene ved ILN. IS ønsker i tillegg at boksamlingen skjermes på lesesalen i 1. et., evt. ved å sette opp en lettvegg og en dør. Fakultetsledelsen mener at disse hensynene ikke medfører vesentlige hindringer for at senteret flytter til HW. Fakultetsledelsen vil gå i dialog med Teknisk avdeling om å finne tilfredsstillende løsninger på innflyttingen. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret vedtar at Senter for Ibsen-studier fra og med 1. januar 2010 organiseres under og lokaliseres ved Institutt for lingvistiske og nordiske studier. Fra samme tidspunkt opphører Senter for Ibsen-studier å eksistere som egen grunnenhet ved Det humanistiske fakultet. Senterets tverrfaglige profil med hovedoppgavene forskning, formidling og dokumentasjon videreføres. Senterets budsjett øremerkes fra fakultetet. Fakultetsstyret vedtar at senterets råd videreføres som rådgivende organ for senterleder. 6