SAMARBEIDSMODELL MELLOM HELSEPLATTFORMEN OG NASJONALT ARBEID MED «ÉN INNBYGGER - ÉN JOURNAL» 1
ENDRINGSHISTORIKK Versjon Dato Endring Produsent Godkjent 0.1 30.8 Første utkast oversendt Helseplattformen TH 0.2 20.10 Oppdatert utkast for behandling i Helseplattformens AM programstyre 0.3 27.10 Innarbeidet innspill fra Direktoratet for e-helse AM 0.4 1.11 Innarbeidet innspill fra Helseplattformen AM 0.5 1.11 Versjon til Nasjonalt e-helsestyre (møte 10.-11-2016) AM 2
1. Bakgrunn...4 2. Mål for samarbeidet...4 2.1. Overordnede mål... 4 2.2. Effektmål... 4 2.3. Resultatmål... 4 3. Prinsipper for samarbeidet...5 4. Helseplattformens tidsplan...6 5. Områder og oppgaver for samarbeid...6 6. Styringsstruktur...8 3
1. BAKGRUNN Samarbeidet mellom Helseplattformen og nasjonalt prosjekt for «Én journal» er basert på Helse- og omsorgsdepartementets oppdrag til Helse Midt-Norge RHF (jf. foretaksmøte 22. juni 2016) og Direktoratet for e-helse (jf. oppdragsbrev datert 22. juni 2016). Regjeringen har besluttet at Helseplattformen skal gjennomføres som et regionalt utprøvingsprogram for det anbefalte nasjonale målbildet i «Én innbygger én journal» og et mulig startpunkt for en felles nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste. Oppdraget til Helseplattformen fordrer nasjonal representasjon i Helseplattformens programstyre og nasjonal deltakelse og innflytelse i planlegging, gjennomføring og i faglige vurderinger av tema som kan være av nasjonal betydning. Det nasjonale planarbeidet skal på selvstendig grunnlag vurdere behov og realiseringsmuligheter av en felles nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste i tråd med anbefalingene i utredning av «Én innbygger én journal» og basert på erfaringer fra arbeidet med Helseplattformen. 2. MÅL FOR SAMARBEIDET 2.1. Overordnede mål Det overordnede målet med samarbeidet er å bidra til at Helseplattformen blir et sentralt steg i den nasjonale utviklingsretningen mot «Én innbygger én journal». Helseplattformen kan gi en tidligere verifisering av det nasjonale målbildet anbefalt i utredning av «Én innbygger én journal» og legge til rette for gjenbruk i en senere nasjonal anskaffelse. 2.2. Effektmål Samarbeidet mellom Helseplattformen og det nasjonale prosjektet skal bidra til realisering av følgende effektmål: Mer helhetlig, nasjonal utvikling innen EPJ/PAS Størst mulig gjenbruk i videre nasjonal realisering Modning og mobilisering i virksomheter utenfor Midt-Norge Nasjonale beslutninger og føringer innen tema som er av nasjonal betydning Forutsigbarhet for kommuner i Midt-Norge mht. konsekvenser ved å utløse opsjon på Helseplattformens løsning parallelt med planlegging av nasjonal løsning for kommunal helseog omsorgstjeneste 2.3. Resultatmål Direktoratet for e-helse har fått i oppdrag å (jf. oppdragsbrev fra Helse- og omsorgsdepartementet, 22. juni 2016): Etablere en samarbeidsmodell mellom det nasjonale planarbeidet og Helseplattformen. Bistå programmet Helseplattformen. Helse Midt-Norge er bedt om å (jf. protokoll fra foretaksmøte i Helse Midt-Norge RHF, 22. juni 2016): Gjennomføre programmet Helseplattformen som et regionalt utprøvingsprogram for det anbefalte nasjonale målbildet i «Én innbygger én journal» og et mulig startpunkt for en felles nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste. Sikre nasjonal representasjon i programstyret for og i arbeidet med Helseplattformen. Sikre samarbeid med og innflytelse fra det nasjonale utredningsarbeidet i regi av Direktoratet for e-helse. 4
Sikre en fremdriftsplan for Helseplattformen som ivaretar disse hensynene. 3. PRINSIPPER FOR SAMARBEIDET Tabellen under beskriver prinsippene som legges til grunn for samarbeidet. 1. Samarbeidsmodellen endrer ikke de til enhver tid etablerte formelle styringslinjene fra Storting, regjering og departement til kommuner, spesialisthelsetjeneste og andre virksomheter. Spesialisthelsetjenesten ved de regionale helseforetakene mottar styringssignaler direkte fra Helse- og omsorgsdepartementet gjennom oppdragsdokument og foretaksmøter. Kommunene er selvstendige enheter som innenfor sine rammer og gjeldende lover og forskrifter prioriterer egnet virkemiddelbruk. Fastlegene opererer som selvstendige næringsdrivende innenfor de hjemler og de avtaler de har etablert med kommune og innenfor gjeldende lover og forskrifter. Avtalespesialister opererer som selvstendige næringsdrivende innenfor de hjemler og de avtaler de har etablert med regionale helseforetak og innenfor gjeldende lover og forskrifter. Andre private aktører med avtale med kommuner eller regionale helseforetak opererer innenfor de hjemler og de avtaler de har etablert og innenfor gjeldende lover og forskrifter. 2. Programmet Helseplattformen i region Midt-Norge finansieres, styres og gjennomføres i henhold til avtaler og fullmakter inngått mellom selvstendige virksomheter i Midt-Norge. 3. Helseplattformen skal inkludere nasjonal representasjon i programstyret og i utvalgte referansegrupper. 4. Nasjonal deltakelse skal innrettes slik at Helseplattformens fremdrift ikke forsinkes. Helseplattformens tidsplan for anskaffelsen og forpliktelser mot tilbyderne er førende. 5. Helseplattformen skal sikre nasjonal deltakelse i planlegging, gjennomføring og i faglige vurderinger av tema som kan være av nasjonal betydning for realisering av «Én innbygger én journal» og som kan ha konsekvenser for nasjonale fellesløsninger som for eksempel E-resept, Kjernejournal, Helsenorge.no, Grunndata og løsninger for meldingsutveksling. 6. I arbeidet med Helseplattformens kravspesifikasjon og behandling av tema eller problemstillinger som er sentrale for den nasjonale utviklingen mot å realisere «Én innbygger én journal» kan det oppstå behov for nasjonale beslutninger, føringer eller retningslinjer. Nasjonale beslutningsprosesser og beslutningsprosesser i virksomheter utenfor Midt-Norge følger gjeldende styrings- og organiseringsmodell og forholder seg til gjeldende økonomiske rammer og prioriteringer, jf. prinsipp 1. Dette kan medføre at nasjonale beslutninger eller føringer ikke kan tas innenfor Helseplattformens tidsplan. 7. Begge parter har et ansvar for å identifisere og behandle temaer eller problemstillinger som kan være av betydning for nasjonal utviklingsretning og som kan ha konsekvenser for virksomheter utenfor Midt-Norge. 8. Helseplattformen og det nasjonale prosjektet skal koordinere planer om felles aktiviteter og holde hverandre løpende oppdatert om vesentlige endringer i programmets/prosjektets planer og fremdrift. 9. Helseplattformen og det nasjonale programmet skal dele informasjon og dokumentasjon vedrørende forhold av nasjonal interesse, som er relevant for samarbeidet og Helseplattformens oppgave om å være et mulig startpunkt for nasjonal realisering. Begge parter skal forholde seg til de krav som respektivt stilles til informasjonssikkerhet og konfidensialitet. Hensynet til likebehandling av leverandører/tilbydere og sikring av tilstrekkelig konkurranse skal veie tungt. 10. Prinsipper for finansiering: Nasjonale representanters deltakelse i Helseplattformens programstyre, referansegrupper, eventuelle arbeidsgrupper og i anskaffelsens dialogprosess dekkes av virksomheten som deltar. Det nasjonale prosjektet finansierer administrasjon av avtalte nasjonale prosesser knyttet til forankring og innhenting av faglige og nasjonale innspill til Helseplattformens anskaffelse. 5
11. Partene har ansvar for kommunikasjon om eget program/prosjekt. Partene skal samarbeide om felles kommunikasjon. 4. HELSEPLATTFORMENS TIDSPLAN Samarbeidet utføres med utgangspunkt i Helseplattformens tidsplan. Kunngjøring av anskaffelse og pre-kvalifisering av tilbydere Aug.-des. 2016 Utsendelse av konkurransegrunnlag Feb. 2017 Dialogprosess 2017- ca. medio 2018 Endelig tilbudsprosess 2. halvår 2018 Innstilling av leverandør Des. 2018 Kontraktsinngåelse 1. kvartal 2019 5. OMRÅDER OG OPPGAVER FOR SAMARBEID Tabellen under beskriver rammen for nasjonalt bidrag i Helseplattformen. For spesifikke oppgaver vil bidraget avtales nærmere. Det nasjonale bidraget i Helseplattformens programstyre og referansegrupper revurderes etter gjennomført anskaffelsesprosess. Områder Beskrivelse Tidsperiode Styring av Helseplattformen Styring av det nasjonale arbeidet med «Én innbygger én journal» Fire nasjonale representanter inngår i Helseplattformens programstyre, ett medlem og tre observatører. Representantene skal være ledere fra følgende virksomheter: Direktoratet for e-helse (medlem) Spesialisthelsetjenesten KS Stor kommune To nasjonale representanter inngår i Helseplattformens helsefaglig referansegruppe. Én representant fra Helsedirektoratet Én representant fra Direktoratet for e-helse Helseplattformen vil etablere en regional IKT referansegruppe (uten nasjonal representasjon). Helseplattformen og det nasjonale prosjektet skal sammen med øvrig spesialisthelsetjeneste og kommunesektoren vurdere etablering av en nasjonal IKT referansegruppe. Direktoratet for e-helse er eier av det nasjonale arbeidet og skal i henhold til oppdrag samarbeide med sektor. Nasjonalt e-helsestyre, med eksisterende representasjon, er programstyre for det nasjonale arbeidet. Det vil bli etablert et prosjektstyre som skal følge det nasjonale arbeidet tettere og som vil gi sine innstillinger til Nasjonalt e-helsestyre. Okt. 2016-2019 Høsten 2016-2019 Høsten 2016-2019 Høsten 2016-2018 6
Helseplattformens kunngjøring av konkurranse Helseplattformens konkurransegrunnlag Helseplattformens anskaffelsesprosess dialogfasen Spesialisthelsetjenesten er invitert til å nominere 3-5 representanter til gruppen, hvor én av representantene foreslås å komme fra Helseplattformen. Styringsmodellen og representasjon i prosjektstyre for nasjonalt prosjekt behandles av Nasjonalt e-helsestyre 10.-11. november 2016. Direktoratet for e-helse gir innspill på Helseplattformens kunngjøringsdokument. Ytterligere behov for nasjonal forankring av kunngjøringsdokumentet besluttes av Helseplattformen. Det nasjonale prosjektet fasiliterer en nasjonal prosess for å gi innspill på første versjon av Helseplattformens konkurransegrunnlag. Helseplattformen bistår med ressurser som har deltatt i utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget og skal etter nærmere avtale arrangere en gjennomgang av relevante deler av konkurransegrunnlaget. Helseplattformen skal gi tilbakemelding på hvordan de nasjonale innspillene hensyntas. Ytterligere behov for nasjonal forankring av konkurransegrunnlaget besluttes av Helseplattformen. Det nasjonale prosjektet skal konsulteres og gi innspill ved oppdatering av konkurransegrunnlaget i løpet av dialogfasen. Helseplattformen skal legge til rette for at nasjonale representanter kan delta som tilhørere i tilbyderpresentasjoner og eventuelt som tilhørere i dialogprosessen. Deltakelsen i første presentasjons- og dialogrunde skal være avtalt innen januar 2017. Juni-aug. 2016 Frist for innspill: 17. aug. 2016 Sep.-des. 2016 Frist for vesentlige innspill: 1.11.2016 Endelig frist for innspill på første konkurransegrunnlag: 9.12.2016. Frister for etterfølgende versjoner av konkurransegrunnlaget avtales nærmere. Apr. 2017-2018 Håndtering av tema og problemstillinger som kan være av nasjonal betydning Med formål om mer helhetlig nasjonal utvikling innen EPJ/PAS, størst mulig gjenbruk av Helseplattformen i nasjonal realisering, samt å redusere behovet for tilleggsinvesteringer skal Helseplattformen og det nasjonale prosjektet samarbeide om behandling av fagtema og problemstillinger som kan være av betydning for nasjonal utviklingsretning. Dette omfatter avklaring av krav på områder hvor det ikke finnes tilstrekkelige nasjonale retningslinjer. Foreløpig identifiserte temaområder kan være: Helsefaglig standardisering og arbeidsprosesser Standarder, helsefaglig kodeverk og terminologi Kommunal saksbehandling og avgrensning mot øvrige kommunale tjenester Legemiddelhåndtering Medisinske kvalitetsregistre og helseregistre Beslutningsstøtte Informasjonssikkerhet og tilgangsstyring Personvern Helseanalyse, helseovervåking og beredskap Datakonvertering Velferdsteknologi og personlig helseteknologi Nasjonal infrastruktur og felleskomponenter Leverandørfunksjon for forvaltning og drift Begge parter har et ansvar for å identifisere temaer og problemstillinger. Helseplattformens konkurransegrunnlag og underliggende analyse av særtema er utgangspunkt for vurdering av hvilke tema eller Til vurdering 7
Kommunikasjon problemstillinger det bør samarbeides om. Innen 20. desember 2016 skal Helseplattformen og det nasjonale prosjektet være enige om hvilke særtema eller problemstillinger det skal samarbeides om, samt roller og ansvar i samarbeidet. Partene har ansvar for kommunikasjon om eget program/prosjekt. Dersom den ene parten skal kommunisere noe om det andre programmet/prosjektet som ikke er offentlig kjent, skal det innhentes godkjenning. Det skal utarbeides en felles kommunikasjonsplan og begge parter skal løpende oppdatere hverandre med oppdatert budskap og materiell. Til vurdering Representasjon i Helseplattformens programstyre Rolle Navn, tittel Virksomhet Medlem Roar Olsen, divisjonsdirektør strategi Direktoratet for e-helse Observatør med talerett Thomas Bagley, IKT direktør Helse Sør-Øst RHF Observatør med talerett Inger Østensjø, Direktør forskning, innovasjon og digitalisering Observatør med talerett Wenche P. Dehli, Helse- og sosialdirektør Kristiansand kommune KS Representasjon i Helseplattformens helsefaglige referansegruppe Rolle Navn, tittel Virksomhet Medlem Kristin Mehre, avdelingsdirektør omsorgstjenester Helsedirektoratet Medlem Pia Braathen Schønfeldt, Seniorrådgiver Direktoratet for e-helse Deltagelse i Helseplattformens anskaffelsesprosess (dialogfasen) Rolle Navn, tittel Virksomhet tbd tbd tbd 6. STYRINGSSTRUKTUR Tabellen under angir de ulike rollene knyttet til en beslutning. H Hovedansvarlig Beslutningstaker U Utførende Ansvarlig for beslutningsprosessen K Konsulteres Må rådspørres før beslutningen tas og skal ha mulighet til å gi innspill, tilbakemeldinger og bidrag i beslutningsprosessen. I Informeres Må informeres i forbindelse med beslutning. 8
Nasjonalt prosjekt Helseplattformen Tabellen under viser styringsstruktur for vesentlige beslutninger knyttet til samarbeidet mellom Helseplattformen og det nasjonale prosjektet. Ved konsultasjon vil ikke manglende tilbakemelding innenfor de tidsrammer som gjelder for at planlagt fremdriftsplan kan holdes innebære noen plikt for å utsette beslutninger eller endre fremdriften for Helseplattformen. Beslutningsområde Kunngjøring av konkurranse K H/U Prekvalifisering av tilbydere I H/U Konkurransegrunnlag (1. konkurransegrunnlag og alle oppdateringer gjennom dialogprosessen) Nedvalg av tilbydere (gjennom dialogprosessen) I H/U Innstilling av leverandør I H/U Gjennomføringsstrategi (innføringsplan) I H/U Fremtidig drifts- og forvaltningsmodell (IKT og helsefaglig forvaltning) K H/U K H/U 9