INNKALLING TIL MØTE I RÅDMANNSKOLLEGIET I SØR-TROMS

Sør-Troms regionråds rådmenn Harstad, 28. november 2013 INNKALLING TIL MØTE I RÅDMANNSKOLLEGIET I SØR-TROMS Tid: Torsdag 05. desember 2013 kl 14.00 18.00. Sted: Rica Hotel Harstad Saksliste: Sak 06/13 Godkjenning av innkalling, saksliste og referat fra møtet 15.05.13 Sak 07/13 Forsøpling i Sør-Troms erfaringer og veien videre Sak 08/13 Dekning av reisetid på kurs og møter Sak 09/13 Tjenestetilbud til eierkommunene HRS Sak 10/13 Plan- og GIS-kompetanse Sak 11/13 Aktuelle diskusjons- og informasjonssaker Sak 12/13 Åpen post Forfall meldes snarest til Trine-Lise på telefon 77 02 60 08 / 95 09 10 60 eller pr mail til trine-lise@sortroms-regionraad.no. Følgende har meldt forfall: Brynjulf Hansen Mvh Sør-Troms regionråd Trine-Lise W. Fossland daglig leder

Sak nr 06/13 Godkjenning av innkalling, saksliste og referat fra møtet 15.05.13 Referatet er vedlagt. Innkalling og dagens saksliste, samt referat fra møtet 15.05.2013 godkjennes Sak nr 07/13 Forsøpling i Sør-Troms Innsamlingen av metallskrot i vår ga følgende resultat: Kommune Tonn levert Salangen 226,60 Skånland 99,52 Ibestad 62,84 Gratangen 40,86 Lavangen 21,98 Kvæfjord 70,26 Harstad 90,34 Totalt 612,30 Nina deltar for å informere om arbeidet og diskutere framtidig samarbeid på området. Informasjonen tas til orientering. Kommunene viderefører samarbeidet, og legger opp til en årlig innsamling av metallskrot, samt et koordinert samarbeid i prosesser mot skrotnisser. Sak nr 08/13 Dekning av reisetid på kurs og møter Viser til diskusjon i forrige møte. Helge Høve har samlet inn informasjon om hvilke regler som gjelder i noen av kommunene. Oversikten ligger ved som vedlegg. Det legges opp til diskusjon på møtet. Informasjonen tas til orientering. Sak nr 09/13 Tjenestetilbud til eierkommunene HRS Viser til vedlagt brev fra Hålogaland ressursselskap IKS. Saken legges fram til diskusjon. Informasjonen tas til orientering. Møteinnkalling og saksdokumenter for rådmannskollegiet 05.12.2013 Side: 2

Sak nr 10/13 Plan og GIS-kompetanse Det har ved flere anledninger vært ytret at det er vanskelig å få tak i plan- og GIS-kompetanse til kommunene. Det bør diskuteres om man bør sette i gang fellestiltak på dette området. I Troms fylkeskommunes LUK-satsing heter det bl.a.: I samarbeid med kommunene etablere interkommunale plankontor i Nord- Troms og Sør-Troms http://www.tromsfylke.no/tjenester/stabssjef/planavdelinga/luk/tabid/2762/default.aspx Nord-Troms har etablert et interkommunalt plansamarbeid og har mottatt ca. 4,3 mill til dette fra LUK-satsingen. Høgskolen i Narvik har fagkompetanse som kan benyttes til å utvikle studietilbud innen plan og kart. Det kan være etterutdanninger, kurs eller studier. Informasjonen tas til orientering. Sak nr 11/13 Aktuelle diskusjons- og informasjonssaker Elin orienterer om fellesprosjektet Beredskap i Sør-Troms Kystsoneplanlegging Masterstipend Møter med kommunene. Ønsker et møte i den enkelte kommune der vi kan gjennomgå samarbeidsområder/prosjekt og ellers diskutere hva kommunen mener det er viktig at regionrådet involverer seg i fremover. Aktuelle møtedatoer / arrangementdatoer framover 06.12 Regionrådsmøte Harstad (Julelunsj) 07.12 Markering IMELLA, Isbaderstranda 10.12 Fylkesting Troms 08.01 Møte Midtre Hålogaland regionforum og næringsforeningene 13.01 Regionrådsmøte i Tromsø (i forkant av Januarmøtet) 13.-15.01 Fylkesmannens Januarmøte 20.01 Interkommunalt planutvalg Kystplan Midt- og Sør-Troms 24.01 Harstadkonferansen 30.01 Styringsgruppemøte Kystplan Midt- og Sør-Troms på Finnsnes 05.02 Rådmannskollegiet Tjeldsundkroa 11.-12.02 KS strategikonferanse Informasjonen tas til orientering. (evt. videre handlinger tas med som følge av diskusjon.) Møteinnkalling og saksdokumenter for rådmannskollegiet 05.12.2013 Side: 3

Sak nr 12/13 Åpen post Informasjonen tas til orientering. Vedlegg: Sak 6/13: Referat fra møtet 15.05.2013 Sak 8/13: Dekning av reisetid på kurs og møter Sak 9/13: Brev fra HRS om tjenestetilbud til eierkommunene Møteinnkalling og saksdokumenter for rådmannskollegiet 05.12.2013 Side: 4

MØTEREFERAT Møte i rådmannskollegiet i Sør-Troms Dato 15.05.13 Møte nr. Vår ref. Antall sider Kl 10.15-14.45 01/13 Trine-Lise W. Fossland 3 + vedlegg Sted Rica Hotell, Harstad Til stede: Adm.sjef Elisabeth Nutti, Salangen kommune Administrasjonssjef Birger Bjørnstad, Kvæfjord kommune Rådmann Helge Høve, Ibestad kommune Rådmann Merete Hessen, Skånland kommune Rådmann Erling Hanssen, Lavangen kommune Rådmann Elin Wilsgård, Gratangen kommune Daglig leder Trine-Lise W. Fossland, Sør-Troms regionråd I tillegg møtte: Evy Jørgensen, Fylkesmannen (sak 1/13) Prosjektgruppen forsøpling (sak 1/13) Malin Ek, Sør-Troms regionråd (sak 3/13) Forfall: Rådmann Hugo T. Hansen, Harstad kommune Ass rådmann Brynjulf Hansen Referat sendes til: Regionrådets medlemmer SAKSLISTE: Sak 01/13 Bilvrak og metallskrot (Skrotnisser) Fylkesmannen v/ Evy Jørgensen Sak 02/13 Godkjenning av innkalling, saksliste og referat fra møtet 12.12.12 Sak 03/13 Prosjekt Kystsoneplanlegging. Saksframlegg delegering. Sak 04/13 Åpen post - Samfunnssikkerhet og beredskap i Sør-Troms Sak 05/13 Eventuelt 01/13 Bilvrak og metallskrot (Skrotnisser) Fylkesmannen v/ Evy Jørgensen Felles orientering sammen med prosjektgruppen for prosjektet «Regional innsamlingsaksjon av bilvrak og metallskrot». Evy Jørgensen fra Fylkesmannen i Troms orienterte om kommunens plikter, muligheter og prosesser som kan følges. Presentasjonen legges ved referatet. Noen punkter: Normalt avfall fra husholdningen skal være gratis å levere for husstandene Kommunene har ansvar for alt som defineres som defineres som førsøpling, men kun for private når det gjelder forurensning. Fylkesmannen har ansvaret for forurensning hos bedrifter. Kommunene har myndighet til å gripe inn der det finnes forsøpling som er skjemmende eller til skade for miljøet (også potensiell skade) ihht Forurensningsloven Kan gripe inn også på privat grunn nok at det defineres som skjemmende Der man ikke kjenner eier er det grunneier som har ansvaret. Grunneier har plikt til å følge med / etterse. Forurensning er enten gass, væske eller lukt Befaring og dokumentasjon ved hjelp av bilder er grunnleggende for den videre prosessen.

MØTEREFERAT side 2 Møtedato 15.05.13 Loven gir kommunene rett til tilgang til alt. Ved befaring skal man dokumentere og spørre, ikke ta stilling eller pålegge. Det gjøres evt. i ettertid. Viktig at delegeringen av ansvar for oppfølging av forsøpling er avklart i delegasjonsreglementet. Harstad, Skånland og Ibestad har forskrift for åpen brenning. Ta problemet på alvor! Sett av midler til rydding i årsbudsjettene. Veiviser i kommunal planlegging og miljøforvaltning: http://www.miljokommune.no/ Åpen brenning og brenning av avfall i småovner: http://www.regelhjelp.no/etatenes-sider/klima--og-forurensningsdirektoratet-/emner/apenbrenning-og-brenning-av-avfall-i-smaovner/ Vedtak: Informasjonen tas til orientering 02/13 Godkjenning av innkalling, saksliste og referat fra møtet 12. desember 2012 Vedtak: Innkalling og dagens saksliste, samt referat fra møtet 12. desember 2012, godkjennes. 03/13 Prosjekt Kystsoneplanlegging. Saksframlegg delegering. Prosjektleder Malin Ek orienterte om prosjektet «Kystplan Troms» og delprosjektet «Kystplan Midt- og Sør-Troms». Orienteringen var knyttet opp til utsendt forslag til saksframlegg for «Delegering av myndighet og valg av representant med vara til interkommunalt kystsoneplanutvalg». Saken må behandles i kommunene innen utgangen av juni 2013. Orienteringen legges ved referatet. Vedtak: Informasjonen tas til orientering 04/13 Åpen post Prosjekt «Samfunnssikkerhet og beredskap i Sør-Troms» Prosjektleder Sturla Bangstad orienterte fra det første arbeidsseminaret og danningen av Beredskapsnettverket Sør-Troms. Målet er at alle kommunene i løpet av 2013 skal ha gjennomført en helhetlig ROS-analyse. Neste møte i gruppen er 12. september. Til da skal hver kommune ha gjennomført minst to sårbarhetsanalyser. Det er svært viktig at rådmennene bidrar aktivt til å forankre prosessen i den enkelte kommune, og gi den ansvarlige støtte i prosessen. Alle analysene skal være ferdig innen november 2013. Referat fra rådmannskollegiet 15. mai 2013 Side: 2

MØTEREFERAT side 3 Møtedato 15.05.13 Delegeringsreglement Verktøy og prosess ble diskutert. Avregning reisetid ved tjenestereiser Reglene i kommunene ble diskutert. Helge Høve samordner innspill fra alle. Vedtak: Informasjonen tas til orientering. Den enkelte rådmann sender sitt reglement for fleksitid til Helse Høve som gir en samlet oversikt. 05/13 Eventuelt Møter i rådmannskollegiet høsten 2013 Etter møteplanen skal det være møte 18. september og 27. november. Møtet 27. november flyttes til 05. desember kl. 14.00 som er dagen før regionrådsmøtet i Harstad. Her må man påregne overnatting. Neste møte blir onsdag 18. september (kl. 10.00 14.00) på Tjeldsundkroa. Harstad 15.05.13. Referent Trine-Lise W. Fossland Vedlegg: Forsøpling v/ Evy Jørgensen, Fylkesmannen Kystplan Midt- og Sør-Troms, Delegasjon av planmyndighet v/ Malin Ek Referat fra rådmannskollegiet 15. mai 2013 Side: 3

Dekning av reisetid på kurs og møter Oversikt fra Helge Høve: På siste rådmannsmøte lovte jeg å lage en oversikt over hvordan kommunene i regionen praktiserer dette basert på tilbakemeldinger fra kommunene. Ibestad kommune Ingen dekning av reisetid til kurs og møter. Salangen kommune Her er det en tvist med Fagforbundet om dette. Her følger referat fra ledermøte om saken: Hege orienterte om gjennomførte tvisteforhandlinger med Fagforbundet: Informasjonsmøter med hovedtillitsvalgte Forståelsen av AML 6-5, 3.ledd - Verneombud Forståelsen av HTA kap 6 pkt 6.1.12 lærlinger Forståelsen av HTA kap 1 4 pkt 4.7 Tjenestereiser o Fagforbundet har fremmet krav om tvisteforhandlinger når det gjelder kompensasjon for reisetid. De hevder at i de tilfeller arbeidstakere blir bedt om/oppfordret til å reise på kurs, skal arbeidstaker ha kompensasjon for reisetiden. Fagforbundet hevder at det skal svært gode grunner til for å si at ansatte ikke "pålegges å reise", så lenge deltagelse på kurset er initiert av og betalt av arbeidsgiver. o Arbeidsgiver mener: Det er i svært få tilfeller arbeidstakere får et direkte pålegg om å reise på kurs utenom ordinær arbeidstid. Eks på tilfeller som er pålagt er tjenestereiser i barnevernet (besøke fosterheim). I de aller fleste tilfeller er det snakk om kurstilbud/ kompetanseheving som den ansatte frivillig har ønsker å delta på, og som vi ikke definerer som tjenestereiser under bestemmelsen i HTA 4, pkt 4.7. Kommunens eget reglement for kompensasjon for tjenestereiser gjelder tjenestereiser der arbeidstakere er pålagt å reise Rett til permisjon i forbindelse med fylkeskonferanse Kvæfjord kommune I kommunens reglement for fleksitid står det: 8. Tjenestereiser arbeidstid på reiser a) Reisetid i ordinær arbeidstid regnes fullt ut som arbeidstid. b) Reisetid utenom ordinær arbeidstid på hverdager regnes som time mot time. c) Reisetid på lørdager, søndager, påskeaften, helge og høytidsdager samt etter kl. 1300 på pinse-, jul- og nyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag, regnes som time mot time. 8.1 Arbeidstakere som pålegges reiser som er nevnt i pkt. 8 b og c, gis fri et tilsvarende antall timer en annen virkedag. Dersom beregnet reisetid etter pkt. 8b ikke kan gis som fritid, utbetales vanlig timelønn for beregnet reisetid. Dersom beregnet reisetid etter pkt. 8 c, ikke kan gis som fritid, utbetales vanlig timelønn tillagt 50% for beregnet reisetid.

8.2 Reisetid mellom kl. 2200 og kl. 0600 blir ikke regnet som arbeidstid når arbeidstakeren har rett til nattillegg eller nytter soveplass. 8.3 Arbeidet tid ut over ordinær arbeidstid regnes som overtid. Dette gjelder også nødvendig for- og etterarbeid som må tas under reisefraværet og som har tilknytning til reiseoppdraget. Slik overtid forutsettes som ellers avklart med nærmeste leder. 8.4 Reisetid er den tid som medgår på reisen mellom arbeidssted/bosted og oppdragssted, inkludert nødvendig venting underveis. Dersom reisen omfatter flere oppdragssteder, regnes tid for reise mellom oppdragstedene som reisetid. Tid som tilbringes på hotell og lignende regnes ikke som reisetid. 8.5 Bestemmelsene om reisetid gjelder for alle tjenestereiser pålagt og/eller godkjent av arbeidsgiver. Med tjenestereise menes både reiser i forbindelse med arbeidsoppdrag, møter, seminarer og kurs som er nødvendig for utøvelsen av den ansattes arbeid. Bestemmelsene ovenfor gjelder ikke for arbeidstakere som får sin lønn fastsatt etter hovedtariffavtalens kapittel 3.4.1. og/eller er innvilget særskilt fast fridagskompensasjon etter hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 6.3 Skånland kommune I reglement for fleksibel arbeidstid står det: 8. Tjenestereiser og tjenesteoppdrag a. Det vises til Hovedtariffavtalens kapitel 1 4.7 b. Tjenestereiser På tjenesteoppdrag og tjenestereiser (innenfor egne kommunegrenser, i nabokommunene, andre tjenestereiser) er det anledning til å opptjene pluss-tid som på tjenestestedet (innenfor grensen av vedtatt reglement for fleksitid). Dette registreres vanlig i fleksitidssystemet. Arbeidstidens slutt fastsettes til det tidspunkt arbeidstakeren ville ha vært tilbake på tjenestestedet etter endt oppdrag. Endret av kst. sak 0066/06 (Endringen i reglementet iverksettes fra 01.02.2007) I det samme reglement gjelder følgende for fleksitid: Ordningen med fleksibel arbeidstid gjennomføres slik: 1. Det skal være kjernetid der alle skal være i tjeneste, fra kl. 09.00 til kl. 15.00 i tiden l. oktober - 31.mars og fra kl. 09.00 til kl. 14.00 i tiden 1.april - 30.september. 2. Den ytre arbeidstiden skal være fra kl. 07.00 til kl. 09.00 og fra kl. 15.00 til kl. 18.00 hele året; dog fra kl. 14.00 til kl. 18.00 i tiden 1.april - 30.september. 3. Før og etter kjernetiden kan den enkelte arbeidstaker selv bestemme når han/hun vil komme og gå - begrenset av den ytre arbeidstiden. Gratangen kommune: Elin skriver: Som du ser så har vi godtgjørelse for de som pålegges å reise utenom ordinær arbeidstid. Dvs. at dette avtales i hvert enkelt tilfelle. Ikke mye brukt. 8. Arbeidstid for tjenestereiser for arbeidstakere med fleksitid Arbeidstakere som pålegges å reise utenom ordinær arbeidstid, inngår avtale med arbeidsgiver om godtgjørelse/avspasering av denne reisetiden (HTA 4.7). For tjenesteoppdrag innenfor egne kommunegrenser eller i nabokommuner er det anledning til å opptjene plusstid som på tjenestestedet. Arbeidstidens slutt fastsettes til det tidspunkt arbeidstakeren ville ha vært tilbake på tjenestestedet etter endt oppdrag.