REFERAT INFORMASJONS- OG DRØFTINGSMØTE 27.04.2015 FAKULTET TKD KL. 14:00-15:00 MØTEROM PS739 Til stede: Fra organisasjonene: Kirsten Klæbo (FF) Boning Feng (Akademikerne) Rune Orderløkken (NTL) Øystein Andersen (NITO) Fra administrasjonen: Kari Kjenndalen Petter Øyan Lin Ullern (referent) Fakultetsverneombud Astrid Oust Janbu 1. Innkalling og dagsorden ble godkjent. 2. Informasjon a) Informasjon fra ledelsen: Status arbeidsmiljøtiltak; Det er avholdt tre allmøter for administrasjonen. Petter og Kari holder på å etablere en arbeidsgruppe som skal følge opp at Staminas anbefalinger bli gjennomført. Det vil bli tatt initiativ til kursing om LAMU, IDF, organisasjonsstruktur mv som vil omfatte alle tilsatte ved fakultetet. Det satses på at kursingen vil skje i begynnelsen av høstsemesteret. Evaluering av arbeidsmiljøprosessen i regi av PWC er kommet, men ennå ikke offentliggjort. Seminarer for oppfølging av Staminas anbefalinger mht involvering og medvirkning er i gang for STU med to halvdags økter. ØK/HR vil ha felles seminar 11.-12. juni. Temaer er arbeidsoppgaver, arbeidsdeling, rolleavklaring, rutiner, involvering, rutiner mv. Velferdsutvalgets hadde sitt første møte 20.mars, med brainstorming og fokus på hvordan utvalget skulle jobbe. Deltagerne var enige om at det hadde vært en god start. Foreløpig har utvalget startet med å kartlegge eksisterende arrangementer ved alle enheter på fakultetet og det vil bli foreslått nye. Nytt møte skal avholdes 11. mai. EST ansvar for fakultetets årlige Personaldag 18. juni. Sommeravslutning for administrasjonen blir 8. juni på Ekeberg-restauranten, med guiding i Ekeberg-parken. Instituttene har sine egne avslutningsopplegg. Pensjonistene vil bli invitert de respektive instituttene instituttlederne har ansvaret for det. Status rekrutteringsprosess for dekan, institutt- og studieledere. Det skal avholdes siste intervju av dekan i møte 28. april, prosessen er i rute. For rekruttering av instituttledere er det satt søknadsfrist 4. mai. Førstegangsintervjuer er berammet til 7., 8. og 11. mai, annengangsintervjuer til 21., 26. og 27. mai. Innstillingene skal være klare 2. juni for tilsettingsmøte 10. juni. Ved institutt IU og BE ledere slutter lederne 1. juni. Ved BE vil professor Gro Markeset fungere som instituttleder inntil ny tiltrer sammen med overgangskoordinatorer. Ved IU vil tre overgangskoordinatorer med utvidede fullmakter sikrer den videre driften til ny leder er på plass.
Studielederstillinger vil bli lyst ut, ved EST foreligger en kunngjøring og IT er i ferd med å avklare behovet. Studieledere ansettes etter instituttenes behov og faglige forhold/utvikling ved fakultetet. Det foreligger ingen planer om å skille ut lab- og verkstedstilsatte på instituttene med egen leder. Ivaretakelse av informasjon om ansettelser/fratredelser det er planer om å ta ut lister over tiltredelser sentralt (HR-FA) og sende foreningene - sentralt. Annet. Mer om rekruttering; Cecilia Novas begynner i rådgiverstillingen i staben 1. mai. Infosenterstilling vil nå legges inn i seksjon STU. For FoU-rådgiverstillingen i administrasjonen er den nå sendt ut tilbud for en fast stilling samt til en 3-årig prosjektstilling (godkjent av dekan). Det er behov forøkt kapasitet til FoU-administrasjon generelt samt arbeidet med PhD planer. HiOA forutsetter at fakultetene selv har kompetanse til å søke eksterne midler (FA-FoU skal primært hjelpe med EU-søknader). b) Informasjon fra organisasjonene Fra FF Klæbo. Tilsatt skadet på seminar. Diskusjon pågått i mange år for å kunne få skaden godkjent som yrkesskade ift. Folketrygdloven. FF skal nå ha samtale med jurist. Det er viktig å være klar over at det må være opplyst hva som er obligatorisk deltagelse i seminarprogram ved arrangementer utenfor HiOAs område. FF vil sende beskjed om juridiske avklaring. Tekna skal velge nytt styre etter 1. august. 3. Valg av verneombud for administrasjonen. Fagforeningene må bestemme hvordan man finner VO, enten ved å arrangere valg eller utpeke. Naturlig at nytt verneombud for administrasjonen velges fra 1. august etter reglementet er funksjonstiden to år. Retningslinjer for HiOA foreligger nå. NTL kaller inn til møte hvor foreningene blir enige om opplegg for og gjennomføring av fremskaffelse av nytt administrasjonsverneombud. 4. Supplering av (vara)representanter til; Intervjugruppe for UF-tilsettinger - ved Kjeller. Med lite miljø og mange deltidstilsatte vil det være mest hensiktsmessig om at de oppnevnte tjenestemannsrepresentantene reiser til Kjeller. 5. Veiledende retningslinjer for råd og utvalg ble delt ut i møte. Prosessene er allerede forsinket. Dagens studie- og FoU-utvalg prolongeres inntil de er valgt. Spørsmål fra FF om hvert institutt kan ha en representant i fakultetsrådet. Dekanen vil ta det inn som spørsmål under mandat og retningslinjer for fakultetsrådet. Nytt valgreglement for høgskolestyret og studentorgan ved HiOA ble gjennomgått. 6. Tidspunkt for neste IDF-møte, forslag: mandag 1. juni kl. 09:00-10:00 7. Eventuelt. Ingen punkter tatt opp under eventuelt.
Utkast REFERAT INFORMASJONS- OG DRØFTINGSMØTE 01.06.2015 FAKULTET TKD KL. 09:00-10:00 MØTEROM PS739 Til stede: Fra organisasjonene: Kirsten Klæbo (FF) Boning Feng (Akademikerne) Rune Orderløkken (NTL) Nebojsa Rijic (NITO) (vara for Ø. Andersen) Fra administrasjonen: Kari Kjenndalen Petter Øyan Lin Ullern (referent) Fakultetsverneombud Astrid Oust Janbu 1. Innkalling og dagsorden ble godkjent. 2. Informasjon a) Informasjon fra ledelsen: Fakultetsstyresaker (ble delt ut i møtet), dekan og fakultetsdirektør orienterte. Prodekanene blir prolongert til mars 2016, da ny organisasjonsdesign for fakultetene er planlagt vedtatt i høyskolestyret i desember. Stort mindreforbruk følger (fortsatt) fakultetet, forsinkelser i prosjekter samt tilsettinger og bruk av strategimidler generelt. Endring av ordning med automatisk overføring av over/underskudd ble kommentert. Spørsmål om manglende tilsetting av ledige ingeniørstillinger tatt opp av NITO. Dette skal sees på ifm bemanning, sammen med ny instituttleder. Status arbeidsmiljøtiltak; Referatet fra IDF-møtet 27. april ble supplert; Evaluering av arbeidsmiljøprosessen høsten 2014 i regi av PWC er offentliggjort. Seminarer for oppfølging av Staminas anbefalinger mht involvering og medvirkning er i gang for STU med to halvdags økter i samarbeid med OU programmet er gjennomført og arbeides med videre. ØK/HR vil ha felles seminar 11.-12. juni. Temaer er arbeidsoppgaver, arbeidsdeling, rolleavklaring, rutiner, involvering, rutiner mv. Staminas arbeidsmiljøkartlegging ved IU presenteres i neste LAMU 8.juni Velferdsutvalget hadde møte 11. mai og arbeidet er godt i gjenge. Status rekrutteringsprosess for dekan, institutt- og studieledere; Ny dekan, Egil Trømborg, tiltrer 1. august. Tilsettingsprosess av instituttledere er i samsvar med fremdriftsplan og tilsetting vil skje i møte 10. juni. Fungeringer er på plass for å sikre driften til nye ledere tiltrer. Valg av fakultetsråd vil skje elektronisk 8.-10.juni. Det kom ikke forslag på kandidat til institutt PD etter forlenget frist. Rådet vil ha tre studentrepresentanter. Det er lagt ut informasjon med presentasjon av kandidatene på nettet.
b) Informasjon fra organisasjonene FF Klæbo, har ikke hatt møte med medlemmene siden sist. NITO har fått nytt styremedlem, Nebojsa Rijic. Tekna tok opp behandling av rapport etter arbeidsmiljøkartleggingen ved institutt IU. Jf sak 2a) NTL hadde intet spesielt. 3. Årlig evalueringsmøte; Ifølge Hovedavtalens 1 punkt 12 skal arbeidet mellom partene evalueres i et årlig møte. Det ble enighet om at evalueringen gjennomføres på IDFs møte 7. september. 4. Status for valg av verneombud for administrasjonen; Fagforeningene har vedtatt at det skal foretas demokratisk valg jf forskrift om Organisering, ledelse og medvirkning. LAMU skal oppnevne et valgstyre på førstkommende møte 8. juni. Det er et sterkt ønske om at valget skal skje før sommerferien. 5. Tidspunkt for neste IDF-møte ble fastsatt til mandag 7. september kl. 09:00-10:00. 6. Eventuelt. Den nye dekanen har ytret ønske om å treffe IDF-medlemmene mer uformelt før dette. Alle tillitsvalgte hadde anledning i uke 32 (3.-7. august) og det vil bli satt opp møte. Oslo 2. juni 2015 Petter Øyan (sign.)
Referat fra LAMU-møte TKD Møte 2 2015 2. mars 2015 Tilstede: Tilstede uten stemmerett: Fakultetsverneombud Astrid Oust Janbu (P35) (leder) Dekan Petter Øyan Høgskolelektor Sigrid Haugen Fungerende fakultetsdirektør Kari Kjenndalen Instituttleder Bjørn Wangensteen Sekretær for LAMU-TKD Lin Ullern HMS-koordinator Mette J. Bjørtomt HMS-koordinator Gerd S. Hansen Forfall: Praktisk informasjon: Førsteamanuensis Marit Aakerø PP33 Sted: Møterom PS739, kl. 09:45-11:45 Høgskolelektor Kari Saasen Strand, vara for Aakerø Referent: Gerd S. Hansen Sak 04-2015 Godkjenning av dagsorden Dagsorden ble godkjent. Ingen meldte saker til eventuelt. Sak 05-2015 Orienteringssaker Status tiltak etter medarbeiderundersøkelsen 2014 (oppsummering for fakultetet på utvidet ledermøte tirsdag 3. mars) Saken utsettes til neste møte, 8. juni. De fleste er ferdige, med unntak av PD og STU, de trenger lengre tid. Saken skal opp i ledermøtet og saken følges opp videre. Status arbeidsmiljøsaken Stamina har lyttet til mange av de tilsatte i fakultetsadministrasjonen og har på denne bakgrunnen utarbeidet en anbefaling som er på 6 overordnede temaer/ hovedsøyler og med flere undertemaer. Denne er i en tidlig fase og de anbefaler oss å arbeide videre med den selv. Det som blir synlig er at saken er fremkommet via en bekymringsmelding i administrasjonen og denne må knyttes videre til hele fakultetet. Dette er ikke en enkeltsak, den har flere aspekter. Både faglig del og adm. må samarbeide for å få til en forbedring. LAMU etterlyser en plan for videre arbeid. De overordnede temaene er forhold som kulturbygging og rolleavklaringer, dette vil ta tid og det vil kreve forankring. Det er også temaer som vil kunne sees på som mer ordinære tiltak de er trukket frem av Stamina og disse bør være prioritet. Trenger vi ny, ekstern hjelp?
Slik anbefalingene leses, så kan vi klare mye på egen hånd med egne krefter. Det kan være i konkrete forhold at det passer å involvere andre. Viktig å involvere flest mulig internt for å komme videre. Anbefalingen fra Stamina vil bli lagt frem i allmøte for hele TKD onsdag 4.3.15. HMS-revisjon 2015 vedlegg 1 Det skal være møte med HMS-enheten 21. april. De ber om diverse dokumentasjon innen 15.3.15. Seminar for AMU- og LAMU-medlemmer september 2015 vedlegg 2 Hensikten er å se på hvordan man kan gjøre disse organene effektive, få avklart likheter og ulikheter mellom AMU/LAMU og IDF samt å diskutere hvordan man kan få spilt de ulike organer gode. Det er kommet forslag til flytting av datoer LAMU vil bli oppdatert. Oppdatert handlingsplan for fakultetet legges frem i møte Dette er HMS-koordinatorene sitt arbeidsdokument som oppdateres etter vernerunder og HMS-revisjon. Handlingsplanen holdes løpende oppdatert, og det legges frem ny versjon i hvert møte. Innmeldte ulykker/ nestenulykker Ingen nyinnmeldte ulykker Sykefraværsrapport 2014 vedlegg 3 Det var enighet om at vedlagte oppsummering av trendene i sykefraværet er bra og at det gir større mening enn kun å få tallene i tabellform. Kontorflytting P35 Kontorflyttingen for å samle studieseksjonen i 6. etasje i P35 er beregnet ferdig i løpet av uke 11. Økonomiseksjonen er nå samlet i 8. etasje og HR-seksjonen i 7. etasje. IT har fått tildelt ledige kontorer i 8. etasje da de har et prekært plassbehov. Instituttleder har meldt tilbake at de ønsker å holde sine fagfolk samlet, og ingen flytter opp. Kontorene vil bli benyttet av grupper som stipendiater etc. Kurs for etasjeansvarlige, oppdatert oversikt vedlegg 4 Behov for å oppdatere listene da noen slutter, i tillegg til at mange flytter til nye korridorer. Ny liste legges frem på neste møte. Alle etasjeansvarlige er innkalt på kurs i uke 9 og 10. Det må også avklares hva som skjer dersom alarmen går når etasjeansvarlige ikke er tilstede, for eksempel etter ordinær arbeidstid både på Kjeller, PP33 og P35. Hvilket ansvar har studentassistenter på verksteder og labber dersom brannalarmen/ branntilløp går etter ordinær arbeidstid? Konklusjon: Sekretariatet undersøker saken og legger dette frem på neste møte. Oppfølging av sak 20-2014 Oppfriskningskurs verneombud, sak 23.2014 Skilting av verksteder/ laber mv samt forespørsel om ventilasjon til SFR vedlegg 5 Oppfriskningskurs for verneombud Oppfriskningskurs for verneombud er nylig avholdt. Sekretariatet er i dialog med enhet for HMS om egne kurs for tilsatte ved TKD som jobber ved verksteder og labber. Skilting av verksteder/ labber
Kravet om to tilstede ved bruk av farlig utstyr må knyttes til spesifikt utstyr og ikke til hele rommet hvor dette utstyret står. I tillegg må man skille mellom studenter og tilsatte. Studenter er i en opplæringssituasjon og det må være strengere krav til disse enn for tilsatte. Risikovurderinger og utstyrskrav ble diskutert. Alt utstyr på labber og verksteder bør risikovurderes med tanke på om man skal kreve at det er to tilstede ved bruk av utstyret. Konklusjon: LAMU ber sekretariatet om å initiere en risikovurdering av alt utstyr. Ny rutine for risikovurdering av nyanskaffelser er vedtatt i LAMU, er den gjort kjent for de tilsatte? - Samordningsavtaler og ansvar. Det skal utarbeides avtaler med alle eksterne institusjoner og bedrifter hvor vi har bachelorprosjektstudenter. Hva innebærer dette? - Hvilket ansvar har HiOA dersom tilsatte bruker utstyr på verksteder og labber til privat bruk? Skal man også utarbeide samordningsavtaler i disse tilfellene? Konklusjon: LAMU ønsker mer informasjon om samordningsavtaler. Ventilasjon og SFR (Studentenes fakultetsråd) Studentene må selv ta ansvaret for å bestille ekstra ventilasjonskjøring i eksamensperioden. Vi (dvs. STU) gir beskjed til drift om eksamensperiode. Studentene får uttale seg om hvilke rom og tidspunkt det gjelder. Sekretariatet sender informasjon til SFR studentenes fakultetsråd. Nytt elektronisk avvikssystem vedlegg 6 Nytt elektronisk avvikssystem er på plass, men plan for informasjon til HiOA-tilsatte mangler. Foreløpig informasjon sendes ut via Nyhetsbrevet ved TKD. Konklusjon: LAMU ber sekretariatet om å formidle informasjon til ansvarlige for Nyhetsbrevet. Fungering for andre verneombud ved fravær LAMU diskuterte hva man gjør i en situasjon hvor et verneombud er fraværende i en lengre periode. Med lengre periode menes fravær ut over en måned. Vi har 3 alternativ: - Annet verneombud fungerer - Fakultetsverneombudet fungerer - Vara oppnevnes for a) hver enkelt b) en felles reserve Enhet for HMS anbefaler ikke løsningen med vara for verneombud siden dette vil kreve opplæring også av alle varaene. Verneombud skal helst ha geografisk nærhet til et verneområde, noe som kan være en utfordring for TKD (Pilestredet vs. Kjeller). Konklusjoner: - LAMU vedtok at dersom et verneombud er fraværende i mer enn en måned, skal leder i det aktuelle verneområdet gi beskjed om dette til fakultetsverneombudet. Fakultetsverneombudet har så ansvar for å finne et stedfortredende verneombud i samråd med de andre verneombudene ved TKD. - Dekan informerer ledergruppen om denne konklusjonen. - Fakultetsverneombud tar kontakt med LUI for å undersøke muligheten for å samarbeide om stedfortredende verneombud på Kjeller.
Tydeliggjøring av LAMU-representantenes rolle Temaet vil i stor grad bli dekket gjennom et seminar som skal være til høsten. Er det spesielle tema eller spørsmål vi ønsker å melde inn til kurset? Vi går opp grenseområdene i møter og saker. Det handler om å håndtere riktige saker på riktig måte. LAMU ber sekretariatet legge ved lisen over arbeidsoppgavene til LAMU samt oversikten over LAMUs rolle til innkallingen til neste møte. Sakene ble tatt til orientering og kommentarer/bestillinger til de enkelte sakene er gjengitt. Sak 06-2015 Eventuelt Ingen saker er meldt. Neste møte er mandag 8. juni 09:45-11:45, deretter blir møtene i høstsemesteret 2015.