Saknr. 17/7353-1 Saksbehandler: Kari Louise Hovland Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune Kontrollutvalgets innstilling til vedtak: Kontrollutvalget legger saken fram for fylkestinget med følgende INNSTILLING Fylkestinget tar oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten "Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune" til orientering og merker seg at anbefalingene er fulgt opp i form av dialog med fagavdelingen og igangsatte prosesser. Vedlegg: Saksprotokoll sak 28/17 fra møte i Kontrollutvalget 31.10.2017 Brev datert 29.9.2017 fra Hedmark fylkeskommune - Tilbakemelding til kontrollutvalget på forvaltningsrevisjonsrapporten "Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune" Hamar, 09.11.2017 Dette dokumentet er elektronisk godkjent.
Saksutredning Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune Innledning og bakgrunn Kontrollutvalget i forrige valgperiode vedtok den 18.11.2014 å bestille en orientering samt foranalyse om temaet «Hvordan jobber fylkeskommunen som næringsutviklingsaktør?». Den 24.3.2015 ble det gitt en bred orientering fra administrasjonen. Hedmark Revisjon IKS la fram en foranalyse den 5.5.2015 og prosjektplan den 9.6.2015. Tittel på prosjektet ble satt til «Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune». Det var et omfattende prosjekt, noe som ses på tidsbruk og at kontrollutvalget ble mye involvert i prosessen. Kontrollutvalget behandlet den endelige rapporten 31.1.2017 og fylkestinget i Hedmark den 27.- 28.3.2017. Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget følgende: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune" til orientering, og merker seg at fylkeskommunen i det alt vesentligste lever opp til rollen i henhold til fylkeskommunens målsetninger. 2. Fylkestinget merker seg spesielt følgende anbefalinger fra revisor: a. Fylkeskommunen kan bli bedre til å tydeliggjøre hva fylkeskommunen bidrar med og hva tiltakene fører til. Et årshjul for avdeling for Næring og nyskaping kunne vært en fordel i denne sammenheng. b. Fylkeskommunen kan vurdere om fylkeskommunens målsetninger bør tydeliggjøres i tildelingsbrevet til kommunene samt vurdere dette med hensyn til oppdraget til Innovasjon Norge, og evt. legge dette inn i tilsagnsbrev til tilskuddsmottakere. c. Fylkeskommunen kan drive noe tettere oppfølging med hensyn til sluttrapportering ved prosjektavslutninger. d. Fylkeskommunen bør vurdere å evaluere bredere hva tiltakene og virkemidlene fører fram til, da de sitter på store mengder data, men lite ressurser til å omgjøre dataene til analyser av virkemiddelbruken. 3. Fylkestinget ber fylkesrådet om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging av anbefalingene i revisjonsrapporten innen den 1.10.2017. Fylkesrådet har gitt en skriftlig tilbakemelding på de gitte anbefalingene som er vedlagt saken. Saksopplysninger og fakta Hovedformålet til prosjektet var å vurdere om Hedmark fylkeskommune lever opp til den rollen som fylkeskommunen har som mål i næringsutviklingsarbeidet. Formålet ble belyst gjennom et eget bakgrunnsavsnitt som beskrev de tiltak fylkeskommunen foretar i næringsutvikling, samt følgende overordnede problemstillinger: 1. Kontroll med samarbeidspartene a. Hvordan sikrer Hedmark fylkeskommune, ved Næring og Nyskaping, at deres samarbeidspartnere jobber i forhold til oppdraget fra fylkeskommunen og de fylkeskommunale målsettinger? b. I hvilken grad følger fylkeskommunen, ved Næring og Nyskaping, opp at fylkeskommunale strategier, mål og planer blir satt i verk?
2. Hvordan ivaretar Hedmark fylkeskommune, ved avdeling for Næring og Nyskaping, sin rolle som tilrettelegger og koordinator for den regionale næringsutvikling? 3. I hvor stor grad kan det sies at Hedmark fylkeskommune, ved avdeling Næring og nyskaping, har etablert et system for å evaluere resultat- og måloppnåelse og effekter/nytteverdi, av de ressurser som fylkeskommunen bruker på næringsutvikling? a. Hva slags oppfølging har Næring og Nyskaping av tilskuddsmottakere? b. I hvor stor grad klarer man å luke ut de søknadene som ikke er gode nok? Undersøkelsen ble gjennomført via dokumentstudier, intervjuer, observasjon og spørreundersøkelse. Spørreundersøkelse ble gjennomført i samarbeid med AButvikling as som rapporterer til fylkeskommunen om måloppnåelse. AButvikling er ansvarlige for etablererkurs på vegne av fylkeskommunen. Spørreundersøkelsen handlet i stor grad om å kartlegge hvem som deltar på etablererkursene, hvorfor de er med, og hva slags utbytte deltakerne føler at de får. I tillegg til denne spørreundersøkelsen gjennomførte revisjonen en egen undersøkelse rettet mot rådmenn i kommunene for å kartlegge organiseringen av næringsutviklingsarbeidet i kommunene. Forvaltningsrevisjonen viste at fylkeskommunen i all hovedsak jobber godt med næringsutvikling ut fra de målene som er satt for arbeidet. Revisor viste ikke til betydelige avvik, men ga 6 relativt omfattende anbefalinger: Næringsutviklingsarbeidet synes veldig omfattende og fremstår som uoversiktlig. Revisjonen er av den oppfatning at fylkeskommunen kan bli bedre til å jobbe med å tydeliggjøre hva fylkeskommunen bidrar med og hva tiltakene fører til. Dette gjelder for eksempel arbeidsplassrapporteringen fra Innovasjon Norge, som revisjonen bare fant i verbalrapporteringen til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Revisjonens vurdering er at mye av informasjonen i verbalrapporteringen også kunne ha vært interessant å innarbeide i fylkeskommunens årsberetning. Tematikken er svært teoretisk, noe som fører til at det fort utvikler seg et «stammespråk» hvor alle som «er i det» umiddelbart forstår hva man snakker om. Imidlertid, vil den uinnvidde ha store utfordringer med å sette seg inn i hvordan det hele henger sammen og fungerer som følge av terminologien. Dette punktet henger til dels sammen med det forrige. Det skal for øvrig legges til at det hjelper noe med den ordlisten som Næring og Nyskaping har lagt ut på fylkeskommunens hjemmeside, men det bør kunne la seg gjøre å skrive planer og strategier uten å måtte ha en fagspesifikk ordbok/ordliste. Oppdragsbrevet til Innovasjon Norge og tildelingsbrevene til kommunene er forholdsvis greie, men revisjonen opplevde at mottakerne anså de som forholdsvis «diffuse» i hva det skal leveres på. Revisjonen er av det inntrykk at fylkeskommunen kan skape større bevissthet, og derav forankring, i kommunene ved å tydeliggjøre fylkeskommunens målsetning(er) i tildelingsbrevet. Dette er noe fylkeskommunen kanskje også bør vurdere med hensyn til oppdraget til Innovasjon Norge, og eventuelt legge dette inn i tilsagnsbrev til tilskuddsmottakere. Revisjonen opplever at det er få sanksjoneringsmuligheter overfor både Innovasjon Norge, kommunene og tilsagnsmottakere. Fylkeskommunen er strengere på rapporteringsfrister overfor Innovasjon Norge og kommunene enn den er overfor tilsagnsmottakerne. Revisjonen mener dette likevel er belagt med liten risiko for fylkeskommunen, men synes at det faller seg naturlig at man driver noe tettere oppfølging med hensyn til sluttrapportering ved prosjektavslutninger, i og med at tilsagnsmottakerne har underskrevet på kriterier for tilsagnet som inkluderer at mottaker skal overholde avtalte frister.
Revisjonen opplever at det vil være en fordel om Næring og Nyskaping har et årshjul i planleggingen av møter og med oversikt over datoer for når man skal gjøre hva. Dette faller også innenfor det å synliggjøre den aktiviteten som man holder på med. Revisjonen synes det virker naturlig at fylkeskommunen får gjennomført en bredere evaluering av hva tiltakene og virkemidlene fører frem til. Vår vurdering er at avdelingen sitter på store mengder data, men lite ressurser til å omgjøre dataene til analyser av hva som kommer ut av virkemiddelbruken. Dette kunne i større grad ha underbygget det erfaringsgrunnlaget som fylkeskommunen er blitt bedt om å bruke i prioriteringer av søknader og prosjekter. Dette må ikke forstås som at fylkeskommunen ikke bruker sine erfaringer i vurderingen av søknader og prosjekter, men føyer seg til de øvrige oppfordringene om å synliggjøre sine aktiviteter og resultatene av dem. Anbefalingene ble adskillig forkortet i vedtaket som ble oversendt fylkestinget og er referert innledningsvis. Vurderinger Det ble gitt anbefalinger som gikk på konkrete forbedringspunkter for fylkeskommunens arbeid. Tilbakemeldingen fra fylkesrådet gir vurderinger på hver av de gitte anbefalingene i vedtaket. Arbeidet med revisjonen forgikk over en viss tidsperiode. I løpet av denne perioden var det mye og god dialog mellom revisor og fagavdeling. I løpet av denne prosessen ble det gjort enkelte justeringer og utbedringer som er i tråd med de anbefalingene som ble gitt. Dette er som fylkesrådet sier i sin tilbakemelding "en naturlig del av de kontinuerlige forbedringer man til enhver tid gjennomfører i organisasjonen". Når det gjelder anbefalingen om å synliggjøre bidrag fra fylkeskommunen, svarer fylkesrådet at de har hatt mer fokus på å være offensive og synlige ovenfor media og befolkning på hva fylkeskommunen bidrar med innen næringsutvikling. De har styrket innsatsen til færre og større prosjekter, noe som har gjort det lettere å synliggjøre fylkeskommunens innsats. Det opplyses også om at det arbeides med et årshjul som skal være grunnlag for planlegging av avdelingens arbeid. Det presiseres for øvrig at "det vil være en avveining i hvilken grad en kan tilpasse et slikt verktøy til eksterne så vel som interne behov". Et annet forbedringspunkt omhandlet tydeliggjøringen av fylkeskommunens målsettinger i tildelingsbrev til kommunene. Fylkesrådets tilbakemelding viser at det jobbes kontinuerlig for å tydeliggjøre dette i tildelingsbrevet. Revisor anbefalte at fylkeskommunen hadde noe tettere oppfølging mht. sluttrapportering ved prosjektavslutninger. Fylkesrådet uttrykker enighet om dette. Det at man gradvis har gått over til færre og større prosjekt, har gjort det lettere å følge opp hvert prosjekt. Graden av oppfølging er også et kapasitetsspørsmål, selv om fagavdelingen har hatt fokus de siste år på prosjektoppfølging og internkontroll. Et viktig punkt var anbefalingen om en bredere evaluering på hvilken effekt virkemidlene førte til. Fylkesrådet er enig i dette og er også opptatt av å styrke kunnskapen om hva virkemiddelbruken fører til. Evalueringer er for øvrig komplisert, og ingen har et klart bilde av hvilke resultatindikatorer som gir et riktig og godt bilde. I etterkant av revisjonen er kapasiteten økt med en stilling de kommende tre år for å kunne analysere virkningene bedre.
Oppsummert mener sekretariatet at fylkesrådet har svart opp de anbefalingene som ble gitt på en god måte. Det er et omfattende tema, og det er viktig at man har fokus på de forbedringspunktene som kom fram. Det er ikke alltid kun en løsning på forbedringspunkter, men tilbakemeldingen viser at alle punkt er diskutert og evaluert sammen med aktuell fagavdeling.