Turid Fredriksen Kvalitetsarbeid i medisinske laboratorier Nettverkstreff 2017 13. november Disposisjon Generelt om prosesser og prosessorientering Nytteverdi og bruksområder i laboratoriet Utforming av prosesskart Eksempler på prosesskart i laboratoriet Oppsummering 1
Prosesser En samling av beslektede aktiviteter som bidrar til å omforme grunnlaget (input, råvare) til resultatet (output, produkt). Grunnlag for en prosess er ofte resultat fra en annen prosess. Prosesstankegang Prosessorientering Prosessledelse Prosesskart Prosessdiagram Prosessbeskrivelser Prosessdesign Nytteverdi Visuell, lettfattelig beskrivelse av kompliserte prosesser Synliggjør f.eks Aktiviteter Sammenhenger Kompleksitet Kritiske punkter Ressurser / involverte 2
Bruksområder Skape felles forståelse av prosessene Ledelse og styringsverktøy Grunnlag ved forbedringsarbeid (f.eks. GAP, LEAN) Beskrive sammenhenger i kvalitetsstyringssystemet (økt prosessfokus i ISO standarder) Hva kan beskrives i prosesskart? Hovedprosesser Prøvetaking Prøvemottak Prøvebehandling Analyser Prøvesvar vurdering Svarrapportering Intervju av Blodgivning Komponent produksjon Utlevering av blodkomponenter med mere, avhengig av fagområde Støtteprosesser Drift Opplæring Utstyr Validering/verifisering Kalibrering og kontroll Service og vedlikehold Varelager Analyse/ metodeprosedyrer Validering/verifisering Referanseområder Måleusikkerhet Kvalitetskontroll SLP Informasjon til brukere Støtteprosesser Ledelse Strategi og mål Økonomistyring Kvalitetsstyring Dokumentstyring Brukeroppfølging Avvik og klagehåndtering Endringskontroll Interne revisjoner Risikostyring Kvalitetsindikatorer Personalledelse Kommunikasjonsplaner Kompetanseplaner Ledelsens gjennomgang 3
Noen symboler i prosesskart Start / slutt Forhåndsdefinert prosess Aktivitet Delprosess Dokument Dataregistrering Beslutningspunkt Datalagring Flytpil Database Utforming av prosesskart Prosessgrenser (start/slutt) Aktiviteter Rekkefølge Ressurser Prosessbeskrivelse / prosedyrer Prosessindikator Prestasjon Resultat Kvalitet Prosesseier Prosesslæring 4
Eksempel 1 Trombocyttaferese Karantenelager Blodposesentrifugering Bestråling Blodtyping Blodgivning kontroll Fullblodstapping Blodbank Antistoffidentifisering Utlevering Infeksjonsscreening Innkalling Avpressing Oppbevaring Transfusjonsmedisin Prøvetaking Antistoffscreening Komponentproduksjon Plasmaferese Fenotyping Plasmainnfrysing Dataforlik Filtrering Intervju Frigivelse Erytrocyttaferese Utvelgelse av blodprodukt Utvidet forlik Identifisering Blodbank Eksempel 1 Blodgivning Komponentproduksjon Transfusjonsmedisin 5
Nye e Eksempel 1 Tappeklar Blodlager vs behov Blodgivning Sekretærer Bioingeniør Innkalling Prosedyrer Virusscreen. Kvalitetsindikator: Ventetid Møter opp? Identifisering Informasjon Blodtyping Bioingeniører ProSang Blod til komponentproduksjon Opplæring Med.ktr / intervju Usikker Tappeklar? Registrering Karantene? Avreg? Avregistrert Komp. Produksjon KP Registering og merking Prøvetaking Prøver til Avslutte og registrere Varerlager SAP Utstyr Medusa Fullblod Avviksmelding Trombocyttaferese Plasmaferese Observere Syk? Uhell? Avbrutt tapping Hemovigilans? Vakthavende lege Faglig bistand på forespørsel 6
Nye e Tappeklar Eksempel 1 Blodgivning Sekretærer Bioingeniør Innkalling Møter opp? Identifisering Informasjon Bioingeniører Med.ktr / intervju Usikker Tappeklar? Registrering Karantene? Avreg? Avregistrert Komp. Produksjon Blod til komponentproduksjon Registering og merking Avslutte og registrere Fullblod Syk? Uhell? Trombocyttaferese Observere Avbrutt tapping Plasmaferese Vakthavende lege Faglig bistand på forespørsel Pre Bioingeniører Godkjent prøvemateriale Eksempel 2 Analyse, Immunologi Klargjøring til SLP Kontrollogg RoS, NSL Svarrapport Prosedyrer Dynex DS2 Bioplex 2000 Kontroll Ok ANP, AMS, NSL Kvalitetsindikator: Svartid Analysesvar godkjent Opplæring KP CARIS Phadia 250 Analyseres på nytt? Flere r? Ø-hjelp Phadia 1000 Usikker Avvik/ Fravik Varerlager SAP IIF Besvart Verifiser Manuell Elisa Utstyr Arbeidslister vurdering? Medusa Etterrekvirering Vakthavende lege vurdering kommentar 7
Bioingeniører Godkjent prøvemateriale Eksempel 2 Analyse, Immunologi Klargjøring til RoS, NSL Pre Svarrapport Prosedyrer Dynex DS2 Bioplex 2000 Kontroll Ok Kvalitetsindikator: Svartid Analysesvar godkjent CARIS Phadia 250 Analyseres på nytt? Flere r? Ø-hjelp Phadia 1000 Usikker Avvik/ Fravik IIF Besvart Verifiser Manuell Elisa Arbeidslister vurdering? Etterrekvirering Vakthavende lege vurdering kommentar 8
Uønsket hendelse / Klage Alle ansatte Iverksette strakstiltak E-læring avviksmeldinger Prosedyrer Eksempel 3 Avvik og klage, behandling Registrere avviksmelding Hemovigilans Celler og vev Avdelingssjef Leserrettighet til avviksmelding Kvalitetskoordinator Internt avvik? Kun trend? Overføre til ekstern Behandle og lukke avvik med fastkommentar Beh. og lukking. eksternt Ledelsens gjennomgang Tertial rapport til klinikksjef HMS/ kvalitetsmøte Statistikk og trender Vurdere og delegere for behandling Vurdere behandling og tiltak Vurdere oppfølging og lukke avvik Uønsket hendelse korrigert Følge opp tiltak Aktuelle ansatte Leserrettighet til avviksmelding Kvalitetsindikator: Behandlingstid Behandlingsansvarlig* Årsak Konsekvens Tiltak Iverksette tiltak Skriftlig svar ved klage Informasjon i seksjonene * fagansvarlig bioingeniør, seksjonsleder, lege, avdelingssjef Oppummering Generelt om prosesser og prosessorientering Nytteverdi og bruksområder i laboratoriet Utforming av prosesskart Eksempler på prosesskart i laboratoriet Prosesskart er det nyttig i laboratoriet? 9
Foreleser Forelesning gjennomført Deltaker Prosesskart er det nyttig i laboratoriet? Tar i bruk prosesskart Mer informasjon? Øke kompetansen? Mission completed Takk for oppmerksomheten! God arbeidslyst! 10