Hospiterende skolers brukermanual. Hospitering. - et administrasjonsverktøy for utprøvingsperiodene i faget utdanningsvalg

Hospiterende skolers brukermanual Hospitering - et administrasjonsverktøy for utprøvingsperiodene i faget utdanningsvalg Oppdatert august 2017

Innholdsfortegnelse INNLEDNING... 3 1 FØRSTE FASE: FORBEREDELSE AV ELEVEN... 3 1.1 DERSOM DERE HAR SKOLETEST... 3 1.2 DERSOM DERE HAR KARRIEREPERMEN... 3 2 ANDRE FASE: OPPSETT AV SYSTEMET... 4 2.1 PÅLOGGING... 4 2.2 TOPPMENYEN... 4 2.3 HOVEDMENYEN... 4 2.4 REGISTRERE/OPPDATERE KLASSER OG EVT. IMPORTERE ELEVER... 4 2.4.1 Dersom dere har brukt YOU-portalen tidligere... 5 2.4.2 Dersom dere ikke har brukt YOU-portalen tidligere... 5 2.5 LEGGE UT INFORMASJON TIL ELEVENE OG STILLE INN SYSTEMET... 5 2.5.1 Informasjon til elevene... 5 2.5.2 Systeminnstillinger... 5 2.5.3 Planleggeren... 6 2.6 PRIORITERING AV DE VIDEREGÅENDE SKOLENE... 6 3 TREDJE FASE: TID FOR PÅMELDING, ENDRING OG PURRING... 7 3.1 VISE PÅMELDINGER... 7 3.2 PURRING AV IKKE-PÅMELDTE ELEVER... 7 3.2.1 Dersom dere har forhåndsimporterte/-registrerte elever... 7 3.2.2 Dersom dere ikke har forhåndsimporterte/-registrerte elever... 7 3.3 PÅMELDINGSOVERSIKTEN... 8 3.3.1 Liste over enkeltpåmeldinger... 8 3.3.2 Redigere eller slette påmelding... 8 4 FJERDE FASE: PÅMELDING STENGT KVALITETSSIKRE PÅMELDINGER... 8 4.1 UNDERSØKE OG FJERNE DOBBELTPÅMELDINGER/DUBLETTER... 9 4.1.1 Dersom dere har forhåndsregistrert/-importert elevene... 9 4.1.2 Dersom dere ikke har forhåndsregistrert/-importert elevene... 9 4.1.3 Gjøres så i begge tilfeller... 9 4.2 BYTTE AV ELEVERS VALGTE KURS... 9 4.3 MELDE PÅ NYE ELEVER... 10 5 FEMTE FASE: FORMIDLE FORDELING TIL ELEVENE OG PLANLEGGE LOGISTIKK... 10 5.1 TILSTREB AT ALLE ELEVER FÅR MINST ETT HOVEDVALG INNFRIDD... 10 5.2 FORMIDLE FORDELINGSRESULTATET TIL ELEVENE... 10 5.3 BYTTE AV ELEVERS VALGTE KURS... 10 5.4 PLANLEGGE LOGISTIKK... 10 6 BRUK AV EXCEL OG ANDRE REGNEARKVERKTØY... 10 Side 2 av 11

Innledning Tjenesten Hospitering støtter hospiteringsperiodene i faget utdanningsvalg, og er en del av YOU-portalen. Tjenesten sørger for at elevene får melde seg på tilgjengelige kurs i skolens samarbeidsområde, og fordeler elevene til de videregående skolene som leverer valgte kurs, og har ledig kapasitet. Når elevene har meldt seg på, og påmeldingsfristen har gått ut, gjøres valg av vgs iht. den prioriteringsrekkefølgen som gjelder for den hospiterende skolen (som regel etter nærskoleprinsippet), innen eventuelle datobegrensninger skolen måtte ha gjeldende. Elevene fordeles med vekt på at flest mulig elever skal få dra sammen til samme vgs samme dag, og det tilstrebes at færrest mulig dager skal bindes opp mot hospiteringen ved hver skole. Dere vil få beskjed fra skoleeier når fordelingen er fullført, og dere kan da hente ut en oversiktlig rapport over fordelingsresultatet. Rapporten kan hentes ut for enkeltklasser eller for hele skolen. Manualen du har foran deg leder deg gjennom hospiteringsperioden, fase for fase, steg for steg. Bruk om mulig nettleserne Firefox eller Chrome, vi har best erfaring med disse. Vi ønsker deg og dine elever en riktig god hospitering! 1 Første fase: Forberedelse av eleven 1.1 Dersom dere har Skoletest Vi anbefaler at elevene gjennomfører interessetesten Skoletest i forkant av rådgivning og valg av hospitering. Dersom dere også har Karrierepermen bør testen gjennomføres via ett av følgende aktivitetsark, da dette gir elevene refleksjonsmulighet og historikk direkte i sin perm: «SØT - Forberedelse til YOU-veiledning» «Skoletest og refleksjon» «Skoletest» Generelt anbefales elevene å utforske de tre-fire høyeste søylene i interesseprofilen (aller siste side i testen). En lenke til elevens profil blir sendt til vedkommendes e-post, dersom adressen er registrert. Gjøres testen via Karrierepermen vil profilen være tilgjengelig i gjennomført aktivitetsark. Profilsiden inneholder lenker for valg av utdanningsprogram for hospitering. 1.2 Dersom dere har Karrierepermen Vi anbefaler at dere gjør følgende aktivitetsark tilgjengelige for elevene: 1) «Forberedelse til utprøving», som gjennomføres i forkant av elevenes valg (kan evt. erstattes av ett av arkene i pkt. 1.1 hvis dere har Skoletest) 2) «Hospitering Besøk VGS», som brukes under selve valget. Via dette kan eleven velge hospiteringer, se på tidligere valgte hospiteringer, og reflektere rundt sine valg og forventninger. 3) «Logg og evaluering av utprøving», som gjøres etter hospiteringen. Side 3 av 11

2 Andre fase: Oppsett av systemet 2.1 Pålogging Logg på ved å gå til you-portalen.no, klikk Hospitering, fyll inn skolens brukernavn og passord, og klikk «Logg inn» (evt. slå enter i passordfeltet). Klikk «Glemt brukernavn eller passord» nedenfor passordfeltet hvis du har glemt dette. 2.2 Toppmenyen Valgene i den røde og gule sirkelen er tilgjengelig uansett hvor du er i systemet. I den røde sirkelen kan du klikke «Hjem» for å komme til hovedmenyen, «Tilbake» for å gå en side tilbake, «Hjelp» for å få frem denne brukermanualen, «Begreper» for forklaring på forskjellige begreper og «Logg ut» for å avslutte økten. I den gule sirkelen kan du utforske videregående og høyere utdanning, yrker og gå til Vigo. Abonnerer dere på filmserien «I riktig retning» har dere også tilgang til en rekke filmer under «Yrker» og «Utforsk vgs». Abonnerer dere på Skoletest eller Karrierepermen, kan du gå til disse via knappene til høyre på siden. Ofte finner du også en knapp det står på, som bringer deg tilbake til forrige sted/side. 2.3 Hovedmenyen Fra hovedmenyen har du tilgang til alt du trenger: aktivere/deaktivere påmelding for elevene, endre informasjon til elevene og innstillinger, legge inn klasselister og prioritere vgs ene i samarbeidsområdet ditt. Sørg for at påmelding er deaktivert inntil du har gått gjennom de øvrige punktene i dette kapittelet: Klikk «Deaktiver påmelding» hvis lampa over knappen lyser grønt. Når påmelding er deaktivert, kan ingen elever melde seg på. 2.4 Registrere/oppdatere klasser og evt. importere elever Klikk «Klasser og elever». Side 4 av 11

2.4.1 Dersom dere har brukt YOU-portalen tidligere Har dere brukt den tidligere år, eller f.eks. gjennom Karrierepermen i år, vil dere her se klassene dere har registrert (YOU-portalen har én felles klasseliste som deles mellom alle tjenestene). I disse vil det muligens ligge elever klikk «Vis elever» for å undersøke. Ligger elevene i sin fjorårsklasse, klikk «Flytt opp elever». Opprett så klassene på nederste trinn igjen. Ligger elevene inne i klasser fra i forfjor eller tidligere, slett klassene ved å klikke «Slett» (klikk «Vis slettede» for å finne dem igjen). 2.4.2 Klasseliste, import og FEIDE-pålogging Hvis elevene har FEIDE-bruker, kan de logge på via denne. Dette kan også kreves, ref. pkt. 2.5.2. I tillegg kan dere vurdere å importere elevene, evt. kun registrere klassene. Mangler elevene FEIDE-bruker, anbefaler vi import for å sikre korrekt skrevet navn, e-post og for å hindre dobbeltpåmeldinger/dubletter (dubletter oppstår når en elev logger på flere ganger for å melde seg på, og skriver navnet sitt forskjellig hver gang). Elever som ligger inne med e-post får tilsendt en kvittering når de har valgt hospitering, og dersom skolen sletter eller endrer påmeldingene. For å importere, klikk «Importer elever». Følg veiledningen, og du vil motta en kvittering når importen er ferdig. Dersom du vil opprette klassene manuelt, klikker du «Ny gruppe/klasse» og oppretter så de klassene som skal være med i hospiteringen og som ikke ligger inne allerede. 2.5 Legge ut informasjon til elevene og stille inn systemet Klikk «Elevinformasjon/-innstillinger» i hovedmenyen, endre informasjon til elevene og systeminnstillinger, og klikk «Lagre» (nederst på siden) til slutt. 2.5.1 Informasjon til elevene I den øverste rubrikken ser du teksten som elevene møter på når de logger på for å gjøre sine valg. Denne kan du tilpasse slik du ønsker den. Klikk «Hent mal» nedenfor boksen for å hente anbefalt tekst fra skoleeier/skoledata. 2.5.2 Systeminnstillinger I den røde rammen nederst gjør du innstillingene dine. Dersom skoleeier har gitt skolene lov til å bestemme antall hospiteringer hver elev skal gjennomføre, kan dere endre minimums- og maksimumsantall for dette. Her settes også påmeldingsfrist, hvorvidt elevene skal oppfordres til å signere og levere inn påmeldingen, og om eleven skal logge inn via Karrierepermen (ref. pkt. 1.2) eller FEIDE, hvis dere har en av disse. Side 5 av 11

2.5.3 Planleggeren I de nederste tre feltene kan du skrive hvordan skolen arbeider med faget utdanningsvalg på de forskjellige trinnene, og legge ved et dokument som beskriver organiseringen. Denne informasjonen fremkommer hos elevene under lenken «Mer informasjon» når de har logget på. 2.6 Prioritering av de videregående skolene Her angir du rekkefølgen på de videregående skolene, noe som har betydning når elevene skal fordeles til kursene som tilbys ved de ulike vgs ene. Skoleeier eller tidligere lærere/rådgivere kan ha lagt inn prioriteringer allerede. Har du ikke angitt noen, vil elevene fordeles til tilfeldig valgte vgs er i ditt nettverk/samarbeidsområde. Ligger det inne prioriteringer, vil vgs en øverst i lista bli benyttet (dersom den leverer ønsket kurs, og har ledig kapasitet i innen din skoles hospiteringsdager). Første vgs i lista med ønsket kurs og ledig kapasitet blir valgt i hvert tilfelle. Tast inn skolen du vil prioritere, eller klikk pila for å se alle skolene i ditt nettverk. Når søket er ferdig, velger du skole i lista og klikker «Legg til». Gjenta dette til prioriteringslista er fullstendig, og klikk eventuelt pilene i høyre side av lista for å endre rekkefølge. Merk at det har ingen hensikt å velge en skole som er utenfor ditt nettverk (de med svakt farget tekst i søkeresultatlista). Ta kontakt med skoleeier dersom du mener at noen av disse burde ha vært med. Side 6 av 11

3 Tredje fase: Tid for påmelding, endring og purring Når klasser og eventuelt også elever er lagt inn, informasjonen til elevene er oppdatert og innstillinger gjort, kan du åpne for påmelding. Klikk i hovedmenyen, og gi elevene beskjed om at de kan logge seg inn og melde seg på. Elevene kan korrigere sine valg frem til påmeldingsfristen. Alle elever som skal meldes på via systemet må være påmeldt innen fristen etter denne må dere kontakte vgs ene direkte for å avtale plass til eventuelle ikkepåmeldte. Vent i så fall til dere har fått beskjed om at fordelingen er gjort, slik at vgs ene har fått oversikt over hvor det fins ledig plass. 3.1 Vise påmeldinger Etter hvert som elevene melder seg på, vil du få opp en status på hovedmenysiden. Hvis du klikker på denne lenka, får du se en påmeldingsoversikt (se pkt. 3.2.2). Det viktigste du gjør i denne fasen er å følge opp elever som ikke har meldt seg på, samt hjelpe elevene med påmelding. Nye påmeldinger må alltid registreres ved å logge på som elev, mens endring kan skje både fra denne påmeldingsoversikten og ved å logge på som elev. 3.2 Purring av ikke-påmeldte elever Klikk «Klasser og elever» i hovedmenyen for en klassevis oversikt over påmeldingene. 3.2.1 Dersom dere har forhåndsimporterte/-registrerte elever Hvis du har forhåndsimporterte/-registrerte elever i klassene, kan det i kolonna «Påm.» (antall påmeldte) iblant forekomme to tall, hvorav ett av dem i parentes. Det av de to som står i parentes sier hvor mange av påmeldingene som kommer fra registrerte elever, og betyr at du enten har fått påmeldinger fra elever som ikke er registrert, eller at eleven ved påmelding har skrevet navnet sitt annerledes enn oppføringen i klasselista. Klikk «Vis påm.» for å se og evt. korrigere påmeldingene. Se så pkt. 3.3.1. Klikk «Returner» for å komme tilbake hit igjen, og fortsett med avsnittet under. Purring Klikker du «Vis elever» får du opp elevene i klassen, og hvor mange påmeldinger hver av dem har gjort. Klikk tittelen «Påm.» for å sortere på antall, og raskt få en oversikt over hvem som har meldt seg på nok ganger, og hvem som bør purres. 3.2.2 Dersom dere ikke har forhåndsimporterte/-registrerte elever Har du ikke forhåndsimportert elevene, vil systemet kunne gi antall påmeldinger per klasse, men ikke kunne si noe om hvilke elever som mangler, og bør purres. Du bør da ta for deg klasse for klasse, klikke «Vis påmeldte», og så identifisere disse elevene i påmeldingslista (se pkt. 3.3.1). Du kan i samme omgang korrigere eventuelle navn som er feil skrevet, samt klasse hvis denne er feil. Side 7 av 11

3.3 Påmeldingsoversikten Dersom du kommer hit fra hovedmenyen, vil du se en oversikt med tre tabeller: Tabellen til venstre viser påmeldinger per klasse, mens den i midten viser en inndeling per utdanningsprogram. Til høyre finner du en oversikt per kurs/programområde. Klikk «Vis» ved siden av ønsket forekomst, eller «vis alle» over tabellene for å vise alle påmeldinger ved skolen. 3.3.1 Liste over enkeltpåmeldinger Klikker du «Vis alle» eller «Vis» ved en klasse i påmeldingsoversikten, kommer du hit: 3.3.2 Redigere eller slette påmelding Klikk «Rediger» til venstre i lista for å redigere navn, klasse, kurs/andrevalg/tredjevalg og tilleggsinfo, og klikk så «Lagre». Dersom deres samarbeidsområde tilbyr tredje- og/eller andrevalg, kan du raskt erstatte førstevalget til en elev med ett av disse ved å klikke «Flytt til andrevalg» eller «Flytt til tredjevalg» (du kan også flytte tilbake igjen). Påmeldingen slettes om du klikker «Slett». Dersom eleven er registrert med e-post adresse (grønt lys i lampa) vil eleven motta kvittering når du endrer kurs/bytter valg eller sletter en påmelding. Hvis ikke må du sørge for at eleven får en kvittering, f.eks. ved å klikke «Kvittering» til høyre i lista, og skrive ut. 4 Fjerde fase: Påmelding stengt kvalitetssikre påmeldinger Når påmeldingen er stengt, vil ikke elevene ha anledning til å komme inn på systemet lenger. Nå vil skoleeier igangsette arbeidet med å få kabalen til å gå opp, dvs. avklare kapasitet og tilgjengelige dager med vgs ene. Skolenes jobb i denne fasen er å sørge for at påmeldingene er Side 8 av 11

korrekte før endelig fordeling skjer. Ryddearbeidet må være ferdig innen skoleeier foretar endelig fordeling. Merk at det kan forekomme prøvefordelinger i denne fasen, som gjør at det ser ut for at elever har blitt tildelt plasser ved vgs ene. Merk at denne tildelingen kan endre seg. Informer derfor elevene først når du får beskjed fra skoleeier om at endelig fordeling har skjedd. 4.1 Undersøke og fjerne dobbeltpåmeldinger/dubletter Dubletter kan forekomme dersom elever har meldt seg på flere ganger, og skrevet navnet sitt forskjellig for hver gang. Disse må undersøkes, og dubletter fjernes. 4.1.1 Dersom dere har forhåndsregistrert/- importert elevene Klikk «Klasser og elever» i hovedmenyen. Hvis elevene er forhåndsregistrert i klasselista, holder det at du undersøker de klassene hvor det fins påmeldinger fra uregistrerte elever. Disse identifiserer du ved at du ser et antall i parentes i kolonna med antall påmeldinger. Se figuren under pkt. 3.2.1, hvor totalt antall er 24, mens antall påmeldinger fra forhåndsregistrerte elever er 20. Differansen forteller at 4 påmeldinger har kommet fra uregistrerte elever, og blant disse kan det potensielt være dubletter. Klikk «Vis påm.» for å undersøke påmeldingene fra klassen, gjør pkt. 4.1.3, og klikk så «Returner» for å gå tilbake til klasselista og velge neste klasse. 4.1.2 Dersom dere ikke har forhåndsregistrert/- importert elevene Har du ikke forhåndsimportert, undersøkes alle påmeldingene. Gå til påmeldingsoversikten (se pkt. 0) klikk «Vis alle» eller klikk «Vis» ved ønsket klasse. 4.1.3 Gjøres så i begge tilfeller Sorter lista på navn ved å klikke tittelen «Navn». Dersom du finner dubletter, sletter du normalt de eldste (se påmeldt-tidspunkter orange ramme i figur), siden det er mest sannsynlig at det er de siste påmeldingen(e) eleven vil ha. Slett dubletter, og rediger eventuelle navn som er feilskrevet (se pkt. 3.3.2). 4.2 Bytte av elevers valgte kurs Se pkt. 3.3.2. Side 9 av 11

4.3 Melde på nye elever Vent til dere har fått beskjed om at endelig fordeling er gjort kontakt så aktuell vgs. 5 Femte fase: Formidle fordeling til elevene og planlegge logistikk Når du får melding fra skoleeier om at endelig fordeling har skjedd, gjenstår det å formidle fordelingsresultatet til elevene, og planlegge logistikken for hospiteringen. 5.1 Tilstreb at alle elever får minst ett hovedvalg innfridd Dersom deres samarbeidsområde tilbyr tredje- og/eller andrevalg, og skolen din tilbyr mer enn én hospiteringsdag, kan det være greit å forsikre seg om at alle elevene har fått minst ett hovedvalg innfridd. Dette gjør du ved å klikke «Vis påm.» i hovedmenyen, deretter «Vis alle», og sortere lista på navn ved å klikke tittel «Navn». Elever med innfridde sekundærvalg vil ha sitt «fordelt til»-kurs med gul bakgrunnsfarge, som i figuren til høyre. Dersom elever ved skoler som tilbyr mer enn én hospiteringsdag får kun sekundærvalg innfridd, er dette ekstraordinært. I så fall kan det være lurt å undersøke alternative muligheter med skoleeier. 5.2 Formidle fordelingsresultatet til elevene Logg inn, og klikk lenka «Vis fordelingsrapport» i hovedmenyen. Datomatrisen (lenka nedenfor) er velegnet for å få rask oversikt over hvilke dager elevene hospiterer, og hvor. 5.3 Bytte av elevers valgte kurs Dersom en elev vil endre valg etter at endelig fordeling har skjedd, gjøres dette normalt ved å kontakte aktuell vgs. Hvis skoleeier har kommunisert at det er greit å gjøre endringen i systemet, kan dette gjøres ved å gå til påmeldingsoversikten (klikk «Vis påm.» i hovedmenyen, deretter «Vis alle»), og redigere aktuell påmelding (se pkt. 3.3.2). Etterpå går du til «Kurs, påmeldinger og fordeling» i hovedmenyen, og klikker «Autofordel elever». 5.4 Planlegge logistikk Du kan ta utgangspunkt i lista du produserte i pkt. 5.2, eller hente ut ei klassedelt liste ved å klikke «Klasser og elever», og dernest «Vis fordelte» eller «Vis datomatrise» per klasse. Hvis du ønsker en annen organisering og er komfortabel med regneark, kan du gå til påmeldingsoversikten (klikk «Vis påm.» i hovedmenyen, og deretter «Vis alle»), og klikke Excel-symbolet ute til høyre. Dette overfører påmeldingslista til Excel eller tilsvarende. 6 Bruk av Excel og andre regnearkverktøy Med et regnearkverktøy kan du gjøre ganske mye med lite teknisk kunnskap. Klikker du på Excel-symbolet i høyre kant over påmeldingslista, åpnes denne i Excel eller tilsvarende. Mangler du Office, men bruker f.eks. OpenOffice, må du velge «Lagre» og ikke «Åpne», finne fila du har lagret, og åpne den i ønsket program. I Excel kan du klikke fanen «Data», og deretter Side 10 av 11

på trakt-symbolet «Filtrer», for å få frem pilsymboler ved titlene. Klikk på disse for å sortere eller filtrere/begrense innhold. Her kan du f.eks. filtrere slik at du kun ser elever fordelt til idrettsfag 10. november, eller kun elever som har søkt elektro i klasse 10A eller 10C. Dette gir en unik mulighet for å skape nøyaktig den oversikten du ønsker. Side 11 av 11