Dok.id.: 1.2.2.1.10.0 Feriefritid og ferieoppgjør Utgave: 0.06 Skrevet av: Bente A. Reinnøk/ Hanne Augustinussen Gjelder fra: 01.09.2014 Godkjent av: <ikke styrt> Dok.type: Informasjon Sidenr: 1 av 6 Nedenfor følger en oversikt over regler og administrative rutiner knyttet til 1. Ferieavvikling ikke pedagogisk personell 2. Ferieavvikling pedagogisk personell 3. Sykdom/permisjon og ferieavvikling 4. Feriepenger / ferieutbetaling juni måned Oversiktene er ikke uttømmende, men har tatt for seg de mest vanlige spørsmålstillingene knyttet til feriefritid og feriepenger. Se også Ferieloven og Hovedtariffavtalens bestemmelser. Ferieåret følger kalenderåret og opptjeningsåret for feriepenger er forutgående kalenderår. Feriepenger og feriedager må derfor sees adskilt. Hovedregel for ferieavvikling: Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for at arbeidstaker gis feriefritid på 25 feriedager hvert år (30 dager for ansatte over 60 år). Unntak fra hovedregel krever egne oppfølgingsrutiner og dokumentasjon. Det er viktig at leder har samtale med arbeidstaker og at årsak til unntak dokumenteres. Dokumentasjon som har innvirkning på avlønning skal sendes til PO-senteret innen angitte frister. Spørsmål kan stilles til PO-senteret ved fagansvarlig Bente Anita Reinnøk eller til lønnsansvarlig for din enhet.
1. FERIEAVVIKLING IKKE PEDAGOGISK PERSONELL Side : 2 av 6 Ferieavvikling/trekk Beskrivelse Rutine/dokumentasjon Hovedregel: Arbeidsgiver har plikt til å påse at ferie blir avviklet i ferieåret. Arbeidstaker har både en rett og en plikt til å avvikle ferie i ferieåret. Ferieåret følger kalenderåret. Arbeidstaker skal ta ut 25 feriedager, arbeidstaker over 60 år skal ta ut 30 feriedager. All ferie skal registreres og godkjennes i Visma Web (gjelder ikke ansatte i vgs.) Se egen brukerveiledning. Forskuddsferie og overføring av feriedager Arbeidstaker som ikke har full opptjening av feriepenger fra forutgående år kan motsette seg å ta ut full ferie For deltidsansatte skal det telles feriedager også de dagene de ikke jobber (slik at ferie blir sammenhengende). Det kan inngås skriftlig avtale om -avvikling av forskuddsferie forutgående år (maks 10 feriedager) eller -overføring av ferie til påfølgende ferieår (maks 10 feriedager ifølge Ferieloven + 4 avtalefestede feriedager) Årsak til ferieavkortning skal vurderes og eventuelt dokumenteres før avkortning godkjennes. Antall feriedager og ferietrekk reduseres. Vær oppmerksom på arbeidstakere som slutter før 1.6, og som har avviklet ferie i ferieåret. Leder må anføre på sluttmelding hvor mange feriedager som skal trekkes. Arbeidstaker må dokumentere feriepengeopptjening forutgående år fra tidligere arbeidsgiver(e) for sin nærmeste leder. Leder må sende et anvist lønnsbilag/bekreftelse som viser antall feriedager som skal avvikles i ferieåret. Sendes POsenteret innen 25.mai. Arbeidstaker tiltrer i ferieåret og ønsker ikke å ta ut ferie / full ferie da årets ferie er tatt ut hos tidligere arbeidsgiver Arbeidstaker tiltrer etter 30.9 i ferieåret Antall feriedager og ferietrekk reduseres. Arbeidstaker har rett til 5 dager ferie såfremt full ferie ikke allerede er avviklet hos tidligere arbeidsgiver i ferieåret. Lønnstrekk for avholdt ferie. Arbeidstaker må dokumentere at årets ferie er tatt ut hos tidligere arbeidsgiver. Leder må sende et anvist lønnsbilag/bekreftelse som viser antall feriedager som skal avvikles i ferieåret. Sendes POsenteret innen 25.mai. Leder må sende et anvist lønnsbilag/bekreftelse som viser antall feriedager som skal trekkes til PO-senteret.
Side : 3 av 6 2. FERIEAVVIKLING PEDAGOGISK PERSONELL Ferieavvikling/trekk Beskrivelse Rutine/dokumentasjon Hovedregel pedagogisk personell Pedagogisk personell avvikler hele ferien (5 uker) sammenhengende i juli med avslutning siste virkedag i måneden. Pedagogisk personell over 60 år har rett til å avvikle ekstra ferieuke i perioder med arbeidsplikt. Kan avvikles samlet eller deles opp i enkeltdager etter avtale med arbeidsgiver. Ferietrekk som for øvrige arbeidstakere i juni. Lønn for juli utbetales 12.7. Krever ikke spesiell dokumentasjon. Ikke-pedagogisk personell som følger skoleruta Ikke-pedagogisk personell som følger skoleruta har ikke definert plassering av ferie, men avvikler i praksis ferie samtidig som pedagogisk personell. Det er viktig at det er klart og entydig definert: -Hvilke 5 uker som formelt er ferie -Hvilke uker som er arbeidsfrie perioder Unntak Overføring av ekstra ferieuke for pedagogisk personell > 60 år Det kan inngås skriftlig avtale om overføring av ekstra ferieuke til påfølgende ferieår
Side : 4 av 6 3. SYKDOM/PERMISJON OG FERIEAVVIKLING (ALLE) Sykdom/permisjon Beskrivelse Rutine/dokumentasjon Arbeidstaker er/blir arbeidsufør i planlagt ferieavviklingsperiode Arbeidstaker blir helt arbeidsufør før ferien Arbeidstaker kan ikke avvikle ferie i ferieåret på grunn av sykdom Arbeidstaker kan kreve å avvikle lovbestemt ferie i permisjonstid Foreldrepermisjon og ferie kan avvikles parallelt Arbeidstaker som er eller blir arbeidsufør i avtalt ferieavviklingsperiode kan kreve å få utsatt feriedager for sykdomsperioden. Dette gjelder også for pedagogisk personell. Merk at man ikke da kan kreve tre ukers sammenhengende ferie utenfor ordinær ferieperiode (1.6-30.9) Arbeidstaker som blir helt arbeidsufør før ferien, kan kreve at ferien utsettes til senere i ferieåret. Medfører arbeidsuførheten at feriefritid ikke blir avviklet innen ferieårets utløp, kan arbeidstaker få overført 10 feriedager til det påfølgende ferieår. Medfører arbeidsuførheten at det ikke har vært mulig å avvikle ferie innen ferieårets utløp kan ferietrekk tilbakebetales. Dette gjelder kun ved lang tids sykdom med 100 % sykemeldingsgrad og hvor arbeidstaker fortsatt er sykemeldt pr 31.12. Kan kreves i permisjonstid der det ytes foreldrepenger etter folketrygdloven Permisjonstid blir da forlenget tilsvarende. Arbeidstaker må gi dokumentasjon i form av sykemelding eller legeerklæring uten ugrunnet opphold. Egenmelding godkjennes ikke. Arbeidstaker må legge fram legeerklæring, må fremsettes senest siste arbeidsdag før arbeidstaker skulle hatt ferie. Arbeidstaker må sende krav om overføring av ferie innen ferieårets utløp. Leder må sende PO-senteret et anvist lønnsbilag/ bekreftelse som viser antall feriedager som skal tilbakebetales. Arbeidstaker må i god tid avtale feriefravær med nærmeste leder, og melde fra om ferieuttak til NAV. Pedagogisk personell iberegner ferien i permisjonsperioden. Ferie må registreres og godkjennes som normalt i Visma Web/SATS. Leder må sende PO-senteret et anvist lønnsbilag/ bekreftelse på at ferietrekk ikke skal utføres.
4. FERIEPENGER / FERIEUTBETALING JUNI MÅNED Side : 5 av 6 Feriepenger / ferieutbetaling juni mnd Hovedregel (alle) Utbetaling 12.juni Det foretas trekk i fast lønn for feriefravær. Ferietrekket erstattes av en feriepenger som beregnes i % av grunnlag forutgående år. Feriepengesats er 12 %, 2,3 % ekstra for arbeidstakere over 60 år. Feriepengegrunnlag finnes på lønns- og trekkoppgaven for forutgående år. Beskrivelse Lønnsberegning for juni måned: + Feriepenger opptj.forutgående år + Månedslønn juni - Ferietrekk tilsvarende 25 feriedager (månedslønn*30/26), 30 feriedager for arbeidstakere over 60 år (månedslønn*36/26) Redusert ferieopptjening i Troms fylkeskommune kan medføre redusert netto lønn i juni, i noen tilfeller negativ lønn. Negativ saldo blir trukket på juli-lønn. Rutine/dokumentasjon Standard rutine som ikke krever spesiell dokumentasjon. Unntak Reduksjon ferietrekk Se kriterier for reduksjon under Pkt. 1 "Ferieavvikling ikke pedagogisk personell" og pkt 3 "sykdom/permisjon..." Se krav til dokumentasjon og frist under pkt. 1 og pkt 3. Unntak (kun pedagogisk pers.) Lærers første yrkesår: Ferielønn tilsvarende fast månedslønn pga. manglende feriepengeopptjening Se definisjon av første yrkesår i HTA kap 1, pkt. 7.3, 5.ledd. Lærers studiepermisjon uten lønn/delvis lønn: Ferielønn tilsvarende fast månedslønn pga. manglende feriepengeopptjening HTA kap 1, pkt 7.3, 6.ledd. Kryssreferanser Eksterne referanser Lærer har krav på utbetaling av ferielønn tilsvarende en fast månedslønn. Opptjent feriegrunnlag fra annen arbeidsgiver skal medregnes i totalt grunnlag før avregning foretas. Arbeidstaker må levere lønnsog trekkoppgave fra tidligere arbeidsgivere som dokumenterer feriepengeopptjening til nærmeste leder. Leder må innen 25.mai sende en anvist bekreftelse på at lærer har krav på ferielønn tilsvarende fast månedslønn med begrunnelse kopi av mottatte lønns- og trekkoppgaver Korrigert ferieutbetaling kan beregnes av lønnsansvarlig på PO-senteret.
Side : 6 av 6