Vedtekter for EMIL Sist endret 28.10.2014 1 Formål 1-1 Linjeforeningen EMIL er Energi og miljø-ingeniørenes linjeforening. Linjeforeningen EMIL ble stiftet 28. september 1998. 1-2 Hensikt EMIL søker å styrke de sosiale forbindelsene mellom de forskjellige fakulteter, linjer og linjeforeninger, og gjennom dette forbedre forholdene for studentene. EMIL er først og fremst en sosial organisasjon. 1-3 Politisk ståsted EMIL skal være politisk nøytral og skal ikke brukes som forum til å fremme politiske saker eller holdninger. Komiteer under EMIL har ingen slike begrensninger når disse arbeider under eget navn og logo. 1-4 Kjerneområder EMIL har tre kjerneområder: Sosial trivsel innad i hvert kull og mellom kullene Faglig kvalitetssikring av studiet Dialog/kontakt med næringslivet 1-5 Mål EMIL har som sitt mål å få flest mulig av energi og miljø-studentene inn som aktive medlemmer i linjeforeningen være den første instansen nye studenter møter når de kommer til Gløshaugen best mulig favne mangfoldet av medlemmenes interesser jobbe aktivt for at utdannelsen best mulig tilpasses en framtidig arbeidssituasjon ha god kontakt med næringslivet med hovedfokus på framtidige og potensielle arbeidsgivere 2 Medlemskap 2-1 Medlemmene Studenter ved studieretningen energi og miljø på Gløshaugen kan bli medlemmer. Søknader fra andre studenter skal behandles av styret. Medlemskap i EMIL er livsvarig ved betalt medlemsavgift. Ikke-rensede EMILere er medlemmer på lik linje med alle andre medlemmer ved betalt medlemsavgift. Medlemsavgiften settes av styret i henhold til foreningens økonomi. 2-2 Utestengelse fra linjeforeningens arrangementer Ved upassende oppførsel kan styret beslutte å utestenge vedkommende fra linjeforeningens arrangementer, avhengig av alvorlighetsgrad. Medlemmer har klagerett på styrets avgjørelser. Det skal da kalles inn til stormøte for komitélederne og De Eldres Råd der disse evaluerer saken og fatter en endelig beslutning. 2-3 Utmerkelser Tittelen "Æresmedlem av EMIL" belønnes den som styret finner fortjent til tittelen, etter innsats utover det vanlige i linjeforeningens komiteer og/eller for å fremme linjeforeningens eller linjens profil utad. Kandidater til tittelen kan foreslås av alle medlemmer. Medlemmer som mottar utmerkelsen, slås inn i De Eldres Råd. EMILs fortjenestemedalje tildeles medlemmer som har arbeidet aktivt i og for linjeforeningen. Kandidater til utmerkelsen kan foreslås av alle medlemmer.
3 Generalforsamling 3-1 Generalforsamlingen Det skal arrangeres en generalforsamling hver høst, hvor alle foreningens medlemmer har stemmerett. Ved generalforsamling er forsamlingen beslutningsdyktig når minst 45 av EMILs medlemmer er tilstede. 3-2 Vedtektsendringer Nye vedtekter eller vedtektsendringer skal være offentliggjort på EMILs tavle i Elektrobygget og på linjeforeningens hjemmesider minst én uke før møtet forslagene skal behandles. Forslag til vedtektsendringer skal være sendt inn til styret senest to uker før generalforsamling. Regnskap, budsjett og vedtektsendringer legges ut på EMILs hjemmeside (se også 6). Vedtekter trenger 2/3 flertall av oppmøtte medlemmer for å godkjennes. Vedtekter trenger 2/3 flertall av oppmøtte medlemmer for å godkjennes. 3-3 Opprettelse av ny komité Søknad om opprettelse av ny komité skal være sendt styret senest to uker før generalforsamlingen. Nye komiteer godkjennes med simpelt flertall på generalforsamlingen. 3-3 Valg av nytt styre Styret velges på generalforsamling for en periode på hele følgende kalenderår, hvor perioden mellom generalforsamling og 1. januar blir brukt til erfaringsoverføring. Kongsknekt skal velges før resten av styret. Styret konstituerer seg selv. 4 Styret 4-1 Om styret Styret er linjeforeningens øverste organ og er ansvarlige for den daglige driften av EMIL og at EMILs formål oppfylles i best mulig grad. Overfor komiteene har styret en service-, koordinerings-, og tilretteleggingsfunksjon, og skal i minst mulig grad styre direkte. Endringer av EMILs tradisjoner og ritualer skal informeres om til komitéledere og De Eldres Råd. Når et styre går av, skal det tilstrebes god kompetanseoverføring til påtroppende styre. Avtroppende styre slås inn i De Eldres Råd under generalforsamlingen. De Eldres Råd har en rådgivende funksjon overfor EMIL-styret og linjeforeningens medlemmer. 4-2 Styrevervene Styrevervene har følgende navn: Kongsknekt (leder) Viseknekt (nestleder) Fut (økonomiansvarlig) Skald (sekretær) Trubadur (PR-ansvarlig) Hyrd (fadderansvarlig) Gjøgler (komitéansvarlig) Alle i styret har én enkelt stemme i ordinære saker, hvor flertallet får gjennomslag. 4-3 Mistillit til styret Ved eventuell gjennomgående misnøye med styrets arbeid eller ved grov uaktsomhet, kan det stilles mistillit til styret. Da må det samles minst 50 medlemsunderskrifter for å initiere en ekstraordinær generalforsamling hvor styret kan kastes ved 2/3 flertall. På samme ekstraordinære generalforsamling må det velges et nytt styre.
5 Komiteer 5-1 Komiteene Følgende komiteer er i dag underlagt linjeforeningen: KjellerKom IdrettsKom KrigsKom KomPåTur RevyKom EMIL-Link BarneKom MusikKom(P) Mannekom Kvinnekom GourmetKom KomKom X-Kom ØlKom FestKom MediaKom InterKom Høystemt Energi FK Klovneløpet LydKom Pikestrøm HytteKom PL-Kom Årekom 5-2 Opprettelse av komiteer Nye komiteer dannes der det er interesse. Søknad for å opprette komité må inneholde budsjett og beskrivelse av aktivitet. 5-3 Komiteens virke Komiteene er selv ansvarlige for den daglige driften, men skal holde styret underrettet om løpende aktiviteter. Den enkelte komité bør tilstrebe å ivareta årlige tradisjoner og videreføre disse på en best mulig måte. Komiteene oppfordres til å ha noen faste, årlige arrangementer. Komiteen skal lage statutter som beskriver, definerer og avgrenser komiteenes virksomhet. 5-4 Komiteens styre Komiteen skal ha en leder som er ansvarlig for at de øvrige punktene i 5 ivaretas, og som skal fungere som en kontaktperson som styret kan forholde seg til. Den enkelte komitéleder har ansvaret for å regulere antall medlemmer i sin komité. For å oppnå kontinuitet og nyskapning i linjeforeningen, oppfordres det til at enkelte komitémedlemmer sitter over flere perioder samt at nye studenter tas opp i komiteen. 5-5 Komiteens økonomi Komiteen skal velge en økonomiansvarlig som plikter å følge styrets økonomiske retningslinjer og til enhver tid ha orden og kontroll på komiteens økonomi. Fut i styret skal til enhver tid være informert om hvem som er økonomiansvarlig i komiteen slik at godt økonomisk samarbeid mellom komiteen og styret sikres. Alle komiteer er berettiget til å søke styret om økonomisk støtte fra linjeforeningen. Komiteene skal levere regnskap og budsjett til styret i henhold til frist satt av styret i god tid før generalforsamling.
5-6 Kontakt Av EMILs komiteer og medlemmer skal kun EMIL-Link ha kontakt med Energikontaktens medlemsbedrifter angående sponsormidler til linjeforeningen. Komiteene kan ikke sende ut e-post direkte til fakultetets mailinglister uten styrets godkjennelse. 5-7 Nedleggelse av komiteer Nedleggelse av komiteer skjer etter anbefaling fra styret ved simpelt flertall på generalforsamlingen. 6 Økonomi 6-1 Økonomiansvarlig Fut er linjeforeningens økonomiansvarlig og disponerer styrets konti. I Futs fravær disponerer Kongsknekt styrets konti. Fut fører budsjett og regnskap og holder styret løpende orientert om EMILs økonomiske situasjon minst hver annen måned. Fut er pliktig til å være tilgjengelig for spørsmål og fungerer som en seniorkonsulent et halvt år etter endt styreverv. 6-2 Ansvarsforhold Fut og komitéledere/økonomiansvarlige er bare personlig økonomiske ansvarlige hvis de har vist grov uforsvarlig disponering av midler, eller har handlet til egen personlig økonomisk vinning på bekostning av EMIL. 6-3 Økonomisk støtte For at enkeltarrangementer skal motta økonomisk støtte fra linjeforeningen må det være annonsert ved oppslag på tavla eller på hjemmesiden til linjeforeningen minst en uke på forhånd. Styret tar stilling til om støtte skal gis, på grunnlag av innlevert søknad minst to uker før arrangementsdato. 6-4 Sponsing Hvis en komité ønsker å inngå en finansavtale med bedrifter eller andre eksterne samarbeidspartnere, skal EMIL-Link kontaktes i så god tid i forveien at Link kan komme med en anbefaling. 6-5 Godkjenning av EMILs skyggeregnskap EMILs (både styret og komiteenes) skyggeregnskap for inneværende år skal i sin helhet gjøres tilgjengelig på EMILs hjemmeside for alle EMILs medlemmer i god tid før generalforsamling. Skyggeregnskap godkjennes ved akklamasjon på generalforsamling. Medlemmer som føler det er uoverensstemmelser i skyggeregnskapet skal omgående ta kontakt med styret for å få avklart forholdet. Oppdages mislighold eller lignende skal styret holde ekstraordinær forsamling før generalforsamlingen hvor forholdet diskuteres og forskjellige løsninger legges frem. Forholdet avklares deretter ved simpelt flertall på generalforsamlingen. Fut fører regnskap fra 1. januar til 31. desember, og foreløpig skyggeregnskap godkjennes ved generalforsamling. 6-6 Oppsett av budsjett Futen setter opp budsjett for kommende år på grunnlag av søknader fra komiteene og styrets vurdering. Budsjettet godkjennes ved simpelt flertall på generalforsamling. For å unngå diskusjon rundt budsjettet på generalforsamling oppfordres styret til å arrangere åpent stormøte kort tid før generalforsamlingen. Budsjettet gjøres kjent via EMILs hjemmesider senest 2 uker før generalforsamlingen. Forslag til endringer i budsjettet må sendes futen senest 1 uke før generalforsamlingen. 6-7 EMILs Blomsterpott Linjeforeningen skal hvert år tilstrebe å budsjettere med et overskudd på minst 30 000 NOK. Dette overskuddet settes på EMILs sparekonto, Blomsterpotten. Blomsterpottens retningslinjer er et vedlegg til EMILs vedtekter. Eventuelle endringer er derfor å behandle som vedtektsendringer og skal godkjennes på generalforsamling. 6-8 Godkjenning av komitéregnskaper Samtlige komitéregnskaper må godkjennes av sittende Fut. Ved mangelfullt eller fraværende budsjett og/eller regnskap kan styret avslå søknad om støtte for påfølgende budsjettår.
6-9 Sosiale midler til komiteene Styret kommer med forslag til fordeling av sosiale midler til komiteene, endelig beslutning vedtas på første stormøte etter generalforsamling. 6-10 Årlig startkapital på brukskonto EMIL skal ha 70 000 NOK på brukskontoen 1. januar hvert år, hvor et eventuelt overskudd settes inn på Blomsterpotten. Hvis EMIL har gått i underskudd dette året, og brukskontoen har mindre enn 70 000 NOK 1. januar det respektive året, skal det overføres midler til brukskontoen slik at den ender på 70 000 NOK. 7 EMIL-kontoret Kontoret heter Snikkerbua. Alle som arbeider med noen av EMILs kjerneområder (se 1) for EMIL medlemmer har rett til å benytte EMIL-kontoret til dette, for korte og lengre perioder. Skalden er kontoransvarlig og administrerer kontortilgang. Komitéledere og administratorer kan reservere bruk av kontoret gjennom linjeforeningens hjemmeside på ledige tidspunkter. For at kontorets mange brukere skal kunne jobbe effektivt skal alle brukere av kontoret holde orden. Gjentatt overtredelse av kontorreglement vil føre til at vedkommende mister tilgang til kontoret. 8 EMILs eiendeler Større gjenstander innkjøpt av EMIL skal administreres i henhold til egne retningslinjer skrevet for hver spesifikke gjenstand. Komiteene under EMIL administrerer selv sine egne eiendeler. 9 EMILs logo EMILs logo er den som ble valgt på ekstraordinær generalforsamling 23.04.2013. Logoen skal brukes i forbindelse med EMILs aktiviteter og til å promotere linjeforeningen utad. Bruk av logo skal ikke stride mot EMILs formål, jf. 1. Ved ønske om endring av logo skal det bli gjennomført en omstendelig utredning av behov i forkant av et eventuelt bytte. Ny logo må vedtas på generalforsamling med 2/3 flertall. 10 Skadeverk Foreningen er ikke ansvarlig for skader av ekstraordinær art gjort av medlemmene ved foreningens tilstelninger. 11 Oppbevaring/tilgjengelighet Vedtektene skal oppbevares på styrets gruppesider. Oppdaterte vedtekter skal til enhver tid være tilgjengelige på EMILs hjemmeside. 12 Vedlegg Retningslinjer for EMILs Blomsterpott er å betrakte som en fullverdig del av disse vedtektene, jf. 6-7.
13 Ratifisering Disse vedtektene trer i kraft fra 31.10.14