Vedlegg 1 EIENDOMS- OG BYFORNYELSESETATEN KRAVSSPESIFIKASJON Rammeavtale brannverntiltak herunder kontroll, ettersyn, vedlikehold (service og serviceavtale) for brannalarmanlegg, nødlysanlegg, brannskiller og slukkeutstyr til Eiendoms- og byfornyelsesetaten Oslo kommune Sak 15/1823
Innhold 1 Innledning... 3 2 Beskrivelse av målsetning... 3 2.1 Hovedmål... 3 2.2 Delmål... 3 3 Omfanget av avtalen... 3 4 Krav til firmaet, organisasjonen og til kontaktperson... 4 5 Generell orientering... 4 6 Bestilling/ gjennomføring... 5 6.1 Mindre tilleggsarbeider/ bestillinger... 5 7 Fremdrift... 5 7.1 Responstid ved avrop/ bestilling... 5 7.2 Honorarbudsjett... 6 8 Serviceavtaler... 6 8.1 Sprinkler-/ vanntåkeanlegg... 7 8.2 Nødlysanlegg... 7 8.3 Brannalarmanlegg... 8 8.4 Opsjon: Brannceller... 8 8.5 Håndslukkere... 9 8.6 Senkning av O 2 nivå/ gasslukkere... 9 8.7 Røykluker... 9 8.8 Brannslanger... 9 Rutine for kontroll, vedlikehold og ettersyn av aktive og passive... 10 2
1 Innledning Eiendoms- og byfornyelsesetaten er Oslo kommunes grunneier, og forvalter en bygningsmasse på ca. 140 000 m2 BTA. Bygningene er av svært variert karakter, blant annet kontorer, kafeer, gardsbruk, lager, hangarer, bygarder, boligblokker, bolighus, grendehus, museer, kulturhus, barnehager osv. Bygningsmassen leies i hovedsak ut til private på korte kontrakter. Eiendoms- og byfornyelsesetaten driver også med kjøp, salg og overføringer av eiendom og det medfører at eiendommer skal kunne tas inn i portefølje og ut etter som kommunens behov endrer seg. 2 Beskrivelse av målsetning 2.1 Hovedmål Det skal ikke forekomme brann i bygningene til EBY, av en slik karakter at det er fare for liv og helse, tap av større materielle verdier eller skade på miljøet. Ingen liv skal gå tapt, ingen varige helseskader (definert som mer enn 2 år). Ingen varige skader på ytre miljø (definert som mer enn 2 år). Hovedstrategi: Prioritere brannforebyggende arbeid og tiltak. 2.2 Delmål Branntekniske sikringstiltak og organisering skal minimum tilfredsstille myndighetenes minstekrav, bedre der det er nødvendig for å ivareta EBYs målsetning. Organiseringen av brannvernarbeidet i EBY og hos våre leietakere skal være så god at avvik oppdages umiddelbart, og rapporteres til rette vedkommende og utbedres uten unødvendig opphold. Oppgavefordelingen skal være tydelig og dokumentert. Hele eiendomsmassen som leies ut, skal være i forskriftsmessig stand hva angår branntekniske anlegg, innretninger og utstyr. Det skal ikke inntreffe personskader som følge av brann i våre bygg. Etter brann eller branntilløp skal EBY og leietaker i fellesskap snarest sørge for tiltak som forhindrer eller reduserer risikoen for gjentagelse. EBY skal delta i alle branntilsyn som gjennomføres av Brann- og redningsetaten. Leietaker skal også delta. 3 Omfanget av avtalen EBY har et behov for en rammeavtale om brannvernstiltak, herunder kontroll, ettersyn, vedlikehold (service og serviceavtale) for brannlarmanlegg, nødlysanlegg, brannskiller og slukkeutstyr. Nødvendige hjelpearbeider skal være en del av de inngitte priser, tømrer, elektriker, rørlegger etc. Rammeavtalen skal også omfatte levering av servicedeler og brannslukkeutstyr. Rammeavtalen omhandler serviceavtaler med faste intervaller. Det er også en kontraktstype som gir oppdragsgiver frihet til å gjøre bestillinger innenfor rammen av avtalen, men oppdragsgiver er ikke forpliktet til å kjøpe en bestemt mengde. Omfanget av denne avtalen 3
avhenger til enhver tid av bevilgninger og behov. Derfor må leverandør påregne store variasjoner i forbrukt materiell og antall timer. Rammeavtalen gjelder følgende serviceavtaler: - Serviceavtale for sprinkler-/ vanntåkeanlegg - Serviceavtale for nødlysanlegg - Serviceavtale for håndslukkere - Serviceavtale for senking av O2 nivå/ gasslukkere - Serviceavtale for brannalarmanlegg - Serviceavtale for brannceller - Serviceavtale for røykluker - Serviceavtale for brannslanger 4 Krav til firmaet, organisasjonen og til kontaktperson Eiendoms- og byfornyelsesetaten vil inngå en kontrakt med et firma som dekker alle fagområdene i denne kontrakten. Vi tillater at det blir benyttes maksimalt to ledd underleverandører. Alle underleverandører skal godkjennes av Eiendoms- og byfornyelsesetaten. Leverandøren skal selv sørge for at han har de nødvendige godkjenninger for å utføre de arbeider han påtar seg. Dette være seg sentrale eller lokale godkjenninger. Han skal også vurdere om han har tilstrekkelig kapasitet til å fullføre de arbeidet han igangsetter uten ugrunnet opphold. Kravet gjelder også for underleverandører. Rammeavtaleleverandøren skal oppgi en fast kontaktperson som mottar bestillinger og følger opp kontrakten vis a vis oppdragsgiver. 5 Generell orientering Eiendommene som er en del av rammeavtalen ligger i Oslo kommune eller nabokommuner inkl. Asker kommune. Det er barnehager, boligbygg, næringsbygg, tekniske bygg, fjellanlegg, militæranlegg, hytter, og kontorbygg, samt tilsvarende bygg. Byggene er i bruk, så servicen og reperasjonene må i størst mulig grad utføres på en slik måte at det ikke hindrer/vanskeliggjør den daglige driften av byggene. Leverandør er ansvarlig for nødvendig rydding og renhold for sin virksomhet på anleggsområdene. Generelt skal byggeplassen holdes så ryddig som mulig ut fra arbeidenes art. Det skal spesielt påses at det ikke er mulig for eldre og svaksynte å snuble/ skli på verktøy, utstyr eller avfall. Oppdragsgiver er ansvarlig for å fremskaffe nøkler etc. slik at arbeidsstedet er tilgjengelig når arbeidet skal besiktiges/utføres. Leverandøren skal kvittere for mottak av nøkler og senest to dager etter ferdigstillelse av oppdraget returnere disse. Arbeidene betraktes som så små at en frakter med seg det en til enhver tid trenger. 4
Er det nødvendig å etablere riggområde, legges standard NS3420 til grunn ved anvendelse av denne avtalen. Leverandøren kan ikke lagre utstyr i noen av byggene som omfattes av denne avtalen, med mindre det foreligger særskilt tillatelse fra oppdragsgiver. Utførende entreprenør, som ser uakseptable eller ureglementerte forhold på Oslo kommunes eiendommer under besøk på våre eiendommer, skal si ifra om dette i rapporten under punktet generelt. All varsling og rapportering skal sendes til postmottak@eby.oslo.kommune.no. Gjennomføring av denne rammeavtalen skal skje med norsk språk. Dette omfatter alle forhold, herunder tegninger, beskrivelser, rapportering, HMS, kvalitet, avvik, anvisninger på arbeidssted m.m. Det skal til enhver tid være minst en representant fra leverandør på arbeidsstedet som behersker norsk, og vedkommende må kunne kommunisere med leverandørens øvrige ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers leietakere på arbeidsstedet. 6 Bestilling/ gjennomføring Gjennomføring av serviceavtaler skal skje etter avtalt intervall. Det vil ikke bli gjort egne avrop/ bestillinger for disse arbeidene. Før kontroll gjennomføres, kontaktes stedlig leder (forvalter) på eiendommen for å avtale tidspunkt og omfang for besøket, samt forhøre seg om eventuelle endringer i bygget eller endrede behov. For utbedringer og tilleggsarbeider, som er omfattet av avtalen, skal det utarbeides et kostnadsoverslag og en fremdriftsplan. Disse skal formelt godkjennes av en i EBY med avropsfullmakt før arbeidene igangsettes. 6.1 Mindre tilleggsarbeider/ bestillinger For mindre tilleggsarbeider begrenset oppad til 5000,- kan forvalter godkjenne direkte på e- post til entreprenøren. For større oppdrag skal tilbud sendes og aksepteres av oppdragsgiver før arbeidene kan iverksettes. 7 Fremdrift Rammeavtalen har en varighet på 1 år, fra dato for kontraktssignering, med opsjon på 1+1+1 på uendrede vilkår. 7.1 Responstid ved avrop/ bestilling Avropte oppdrag skal utføres innenfor de tidsfrister som blir avtalt for det enkelte oppdrag. Når det foretas avrop skal oppdrag kunne påbegynnes senest innen fire virkedager fra skriftlig bestilling sendes fra oppdragsgiver 5
7.2 Honorarbudsjett Ved oppdrag som gjelder avrop som går på medgått tid utføres og belastes dette etter medgått tid innenfor et avtalt honorarbudsjett. Leverandøren har en særskilt plikt til å sørge for at avtalt ramme ikke overskride, og har herunder umiddelbar varslingsplikt dersom de får kjennskap til forhold som kan gi risiko for at kostnadsrammen ikke kan overholdes. Dersom utviklingen viser at rammen ikke kan overholdes plikter leverandøren på et tidlig tidspunkt å fremlegge forslag til innsparinger og eventuelle omprioriteringer. Ved avvik skal konsulenten revidere honorarbudsjettet og sende revidert versjon til godkjenning hos oppdragsgiver. Avviket skal være godkjent av oppdragsgiver før fakturering. Honorarendringer ved utsettelser, forsinkelser eller andre endringer som kan tilbakeføres til forhold ved EBY, skal påberopes og avtales særskilt for hvert enkelt tilfelle. EBY kan kreve at tilleggsarbeider faktureres separat for å kunne oppnå bedre kostnadskontroll. 8 Serviceavtaler Rammeavtalen omfatter serviceavtaler for sprinkler-/ vanntåkeanlegg, nødlysanlegg, håndslukkere, senkning av O 2 nivå/ gasslukkere, brannalarmanlegg, røykluker, brannslanger og kontroll/utbedring av brannceller. Det skal gjennomføres en årlig service for hvert av områdene på alle relevante eiendommer. Enkelte eiendommer er oppdelt i flere bygg. Pris for serviceavtaler skal inkludere alle arbeider, herunder blant annet bytte av batterier og lyskilder. Kostnader for deler skal ikke være inkludert. Nye bygg som tilkommer i avtaleperiodene skal prises med de samme enhetspriser. Hver service skal ledsages av en rapport om hva som er gjort og eventuelt hva som bør gjøres. Foreslåtte tiltak skal ledsages av et kostnadsoverslag. Alle rapporter og dokumentasjon på utførte arbeider, kontroll av anlegg, skal dokumenteres i IK bygg (elektronisk registrering). Og i Papirformat (PDF format) dette skal sendes til postmottak@eby.oslo.kommune.no. Alle anlegg skal registreres med relevante data. Informasjonen og tegninger, i den grad oppdragsgiver har tegninger, skal settes inn i en eller flere ringpermer. Informasjonen skal også leveres elektronisk. Følgende data skal som et minimum registreres pr. bygg/adresser og vedlikeholdes ved arbeider på byggene. Fabrikat, type, betjeningstyper, plassering, styringer. Kompressorer mv. For brannalarmanlegg skal følgende registreres pr. bygg/adresser og vedlikeholdes ved arbeider på byggene. Fabrikat, type, betjeningstyper, adresserbar eller sløyfebasert, antall detektorer, plassering, klokker, styringer, nøkkelsafer, overføringsenheter og orienteringstablå. 6
Alle tegninger som produseres og eller overleveres fra tredjepart er oppdragsgivers eiendom og skal overleveres oppdragsgiver kostnadsfritt ved utløp av denne kontrakten. Dersom det ikke er tegninger over anleggene, skal oppdragsgiver informeres og ta stilling til eventuell opptegning. Opptegning skal gjøres etter medgått tid og fastsatt timepris. Tegningene skal tegnes på dwg-format på elektroniske arkitekttegninger utlevert fra oppdragsgiver. I tillegg til papirtegninger, skal det produseres pdf-tegninger. 8.1 Sprinkler-/ vanntåkeanlegg EBY har, som eier av eiendommene, ansvaret for å utføre ettersyn og vedlikeholde de branntekniske installasjonene. Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn 2-4. Ettersyn og vedlikehold av installasjoner, utstyr, bygningsdeler, fyringsanlegg mv. Eier av ethvert brannobjekt skal, der det er nødvendig, sørge for at kvalifisert personell foretar jevnlig kontroll, ettersyn og vedlikehold av installasjoner, utstyr, konstruksjoner m.m. for å forhindre teknisk forfall som kan redusere brannsikkerheten. Eier må sørge for at røyk- og branncellebegrensende bygningsdeler er intakte og ikke svekket av hull, samt at konstruksjoner hvor det er krav om brannmotstand virker som forutsatt. Kanaler, rør og lignende som krysser røyk- og branncellebegrensende bygningsdeler, og gjennomføringer for disse, skal være utført slikt at brannmotstanden ikke reduseres. Eier skal melde fra til kommunen når det har vært installert nytt ildsted eller foretatt andre vesentlige endringer ved fyringsanlegget. Eier må sørge for at skorstein og øvrig fyringsanlegg er intakt og virker som forutsatt. Blir det oppdaget feil eller mangler som åpenbart kan øke risikoen for brann må fyringsanlegget ikke brukes. EBY benytter denne avtalen til å utføre lovpålagte kontroller på sprinkleranlegg/vanntåkeanlegg. Servicen skal gjennomføres av et firma igjennom hele kontraktsperioden. Firmaet skal administrere servicen på alle de forskjellige fabrikat og typer sprinkleranlegg som oppdragsgiver har. Avtalen omfatter fem bygg med sprinkleranlegg og to bygg med vanntåkeanlegg, se vedlegg 2D. 8.2 Nødlysanlegg Det skal tilbys en serviceavtale for årlig kontroll som dekker kravene fra myndigheter og leverandør, herunder gjeldende rett, krav fra renovasjonesetaten og publikasjonen fra Norsk lyskultur: «Nødlys og ledesystemer, bok 7". 7
Servicen skal gjennomføres av et firma igjennom hele kontraktsperioden. Firmaet skal administrere servicen på alle de forskjellige fabrikat og typer nødlysanlegg som oppdragsgiver har. Det forutsettes at den årlige service på nødlysanleggene blir utført samtidig med servicen på brannalarmanlegget, jfr. pkt. 9.3. Avtalen omfatter 12 bygg, se vedlegg 2C. 8.3 Brannalarmanlegg Det skal tilbys en serviceavtale som tilbyder mener er hensiktsmessig i henhold til de respektive anleggstypene, men som dekker krav fra leverandør og myndighetskravene, eksempelvis HO2/98, FOBTOT og FG.. Inneholdet i servicen skal tilfredsstille ovennevnte krav. Firmaet, som skal utføre servicen, må være autorisert av de respektive brannalarmleverandørene. Dette må dokumenteres. Dersom leverandøren velger å benytte underleverandør på et eller flere brannalarmanlegg må dette dokumenters ved å vedlegge underleverandørens sertifisering samt en samarbeidsavtale mellom leverandør og underleverandør. Dokumentasjonen vedlegges tilbudet. I dag har kommunen brannalarmanlegg av type Autronica, Eltek, Siemens (Cerberus), og Esmi. Servicen gjelder også alarmoverføringsenhet fra Safetel, inkl. batteriskift. Batteri byttes samtidig med batteri i brannalarmsentralen. Batteri byttes i henhold til leverandørs spesifikasjoner. I forbindelse med den årlige servicen skal rapporten inneholde vurderinger som går på behov for oppgradering med hensyn til egnethet, alder og hyppighet av feil på anlegget. Avtalen omfatter ca. 10 bygg, se vedlegg 1B. 8.4 Opsjon: Brannceller Eiendoms- og byfornyelsesetaten ønsker å ivareta lovverkets krav til internkontroll vedrørende opprettholdelse av brannceller. Dette være seg boliger eller næringsbygg. Vi ønsker kontroll og oversikt over brannveggenes tilstand, Hull, mangler og svakheter. (kabelføringer, dører ventilasjon mv). Eventuelle feil og mangler markeres i en rapport og skisseres på tegning. Branntegninger utarbeides der det ikke finnes. Leverandøren skal kunne branntette åpninger i brannceller i henhold til gjeldende regelverk. Eiendomsliste følger ikke, men totalt forvalter etaten ca 300 bygninger. Kun et fåtall av disse er delt opp i flere brannceller. 8
Posten avropes på enkeltbygninger ved behov. Kartlegging skal prises etter medgått tid. Tetting av brannceller skal prises etter vedlagte prisskjema. 8.5 Håndslukkere Det skal tilbys en serviceavtale for årlig kontroll som dekker kravene fra leverandør og myndighetskravene. Avtalen gjelder for alle etatens bygninger hvor det kreves brannslukkere. Oppdragsgiver skal ha oppdatert dokumentasjon over håndslukker i de forskjellige byggene. 8.6 Senkning av O 2 nivå/ gasslukkere Det skal tilbys en serviceavtale for årlig kontroll som dekker kravene fra leverandør og myndighetskravene. Firmaet skal administrere servicen på alle de forskjellige fabrikat og typer gasslukkeanlegg som oppdragsgiver har. Avtalen gjelder for 2 bygg, se vedlegg 2E. 8.7 Røykluker Det skal tilbys en serviceavtale for årlig kontroll som dekker kravene fra leverandør og myndighetskravene. Firmaet skal administrere servicen på flere fabrikat av røykluker. Per i dag har ikke EBY røykluker på noen av sine bygg, men kan forekomme ved erverv av ny eiendomsmasse. 8.8 Brannslanger Det skal tilbys en serviceavtale for årlig kontroll som dekker kravene fra leverandør og myndighetskravene. Firmaet skal administrere servicen på alle de forskjellige fabrikat og typer brannslanger som oppdragsgiver har. Avtalen gjelder for 17 bygg, se vedlegg 2A. 9
Rutine for kontroll, vedlikehold og ettersyn av aktive og passive brannverntiltak i brannobjekter/særskilte brannobjekter Dersom intet annet er angitt skal drift og vedlikehold av branntekniske anlegg utføres etter følgende intervaller. Denne avtale gjelder for de arbeider som krever *Brannalarmanlegg: -- HO melding 2/98 (FG/ESS og EN 54) Hva Hvem Intervall *Sprinkleranlegg/vanntåke: -- HO melding 1/99 (FG/ESS og NS EN 12845) *Ledesystem: -- Ihht NEK EN 50 172 pkt 7 og lyskultur nr 7 pkt 6 *Røykventilasjon: -- HO melding 3/2000 Brannslanger: -- Ihht NS EN 671-3 Håndslokkeapparater (pulver): Service alle typer apparater -- Ihht NS 3910 Brannskillende konstruksjoner: Rømningsveier: Tilgjengelighet. Merking, ryddige, ikke brennbare elementer Propananlegg/gass (kjøkken og fyringsanlegg): Kontroll/vedlikehold Ettersyn Kvalifisert firma/person Nødvendig kompetanse Hver måned Hver måned Ved avvik/leverandørens veiledning Hver måned Ved avvik/leverandørens veiledning Måned/kvartal / Trykktesting hvert 5.år Hver 6 måned Ved avvik/leverandørens veiledning / hvert 5 år i bolig Hvert 10 år Hver 3 måned Ved behov (skader mv) Etter utført arbeid Daglig/ukentlig/månedlig/hver 3 måned (etter virksomhet/risiko) /ved endringer Etter leverandørens veiledning 10