Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Til: Fakultetsstyret Sak: 3 Møtedato: 8. desember 2016 Tilgang: Åpen Organisering og finansiering av virksomheten ved seksjon for forskningsog formidlingsstøtte (FFS) Det vises til vedlagte notat med vedlegg datert 30. november 2016. Saken oversendes fakultetsstyret: Til behandling: X Til orientering: Forslag til vedtak: 1. Fakultetsstyret viser til notat i saken datert 30.11.2016 og beslutter at den tekniske fellestjenesten («EngageLab») skal videreføres med 3 årsverk og være organisert under fakultetsdirektøren. 2. Fakultetsstyret gir sin tilslutning til den finansieringsmodellen som er foreslått for tjenesteleveranser til hhv fakultetsinterne/basisfinansierte prosjekter, fakultetets egne EFV-prosjekter og leveranser til prosjekter/aktiviteter utenfor fakultetet. 3. Fakultetet gir sin tilslutning til de foreslåtte prinsipper for prioritering av tjenesteleveranser. 4. De to stillingene som overføres til IPED kompenseres iht. fakultetsdirektørens forslag, med hhv 50 % og 100 % av brutto lønnskostnader på overføringstidspunktet. Det legges til 10 % overhead samt midler til husleie for de arealer som overføres. Forside
Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: Fra: Fakultetsstyret Fakultetsdirektøren Sakstype: Vedtakssak Tilgang: Åpen Notatdato: 30. november 2016 Møtedato: 8. desember 2016 Arkivsak nr.: 2015/14727 Saksbehandler: Bård Kjos Organisering og finansiering av virksomheten ved seksjon for forsknings- og formidlingsstøtte (FFS) Det vises til fakultetsstyrets tidligere behandling og vedtak (vedlagt). Hovedproblemstillinger som gjenstår å avklare er disse: 1. For EngageLab (de stillinger som ikke ble overført IPED i forrige møte): a. Finansieringsmodell b. Omfang/antall stillinger c. Organisatorisk plassering 2. Finansiering av de to stillingene som ble overført til IPED Valgene som gjøres mht. finansieringsmodell og omfang av tjenesten utløser spørsmål med hensyn til EngageLabs prioriteringer (når etterspørselen overstiger leveringskapasiteten). Dette spørsmålet er derfor også behandlet i notatet. Finansieringsmodell Finansieringsmodellen må ta høyde for bidrag til både interne (basisfinansierte) prosjekter og eksternt finansierte prosjekter. Fakultetsstyrets vedtak i september fastsatte et overordnet «gratisprinsipp», men var utydelig med hensyn til hvordan dette prinsippet skal forstås innenfor rammen av eksternt finansiert virksomhet. Alternativene er: Fritt tilgjengelige for alle Forskere vil under dette regimet oppleve lik tilgang til tjenestene uavhengig av prosjektkontekst. Fakultetet vil bidra med en egenandel som trekkes fra fellesmidler, og vil kunne bli av betydelig omfang. Ordningen innebærer en særbehandling av teknologitunge Det utdanningsvitenskapelige fakultet Kontoradr.: Sem Sælands vei 7 Helga Engs hus, 3. etasje Telefon: 22 85 82 76 Telefaks: 22 85 82 41 postmottak@uv.uio.no www.uv.uio.no
2 prosjekter, siden fakultetsnivået normalt ikke går inn med egenandel i andre prosjekter (der egenandeler i all hovedsak utgjøres av grunnenhetenes stipendiat- og postdoktorstillinger, samt de faste ansattes bruk av egen forskningstid). Det er likevel ikke gitt at særbehandling er negativt; det vil snarere være et spørsmål om faglig prioritering av teknologitung forskning. Ordningen kan potensielt gi store budsjetteringsutfordringer. Tjenester som leveres til EFV-prosjekter mot kompensasjon/betaling Timepris vil i dette tilfellet fastsettes som brutto lønnskostnader med alt fra 0 % til 40 % dekningsbidrag. Ordningen gir større grad av økonomisk forutsigbarhet og likebehandling mht. fakultær egenandel i EFV-prosjekter. Behov for ekstern finansiering blir imidlertid større, og dersom man tenker seg at EFV-prosjekter i realiteten må forholde seg til øvre rammer vil en forholdsmessig mye større andel av slike prosjekter gå til kjøp av teknologi og mindre vil gå til forskningsarbeid (stillinger). Dersom man selger tjenester vil også spørsmålet om en eventuell disponering av «overskudd» melde seg (i realiteten: håndtering av et redusert behov for basisfinansiering). 1. Tjenestene skal være fritt tilgjengelig for forskernes internt finansierte prosjekter, jfr. fakultetsstyrets vedtak i september. Tjenestene skal som hovedregel tilbys EFV-prosjekter mot betaling/kompensasjon. Tjenester kan likevel leveres fritt i perioder der kapasiteten ved EngageLab ikke er fullt utnyttet. 2. Ved salg av tjenester til fakultært eide EFV-prosjekter faktureres brutto lønnskostnader med samme beregning av dekningsbidrag som for de øvrige egenandelene i prosjektet. 3. Tjenesteleveranser til andre UiO-fakulteters og -museers forskningsprosjekter, samt til prosjekter som er eiet utenfor UiO, skal skje med påslag av 40 % dekningsbidrag uavhengig av disse prosjektenes finansieringskilder. 4. Ubrukte basismidler herunder midler som frigjøres som følge av at man selger tjenester iht. punktene 2 og 3 over tilfaller fakultetet i sin helhet og inngår i etterfølgende års beregning av finansieringsbehov for fakultetsnivået under ett, jfr. prinsippene også for øvrige fakultære tjenester. Omfang av tjenestene Teknologi synes å inngå i økende omfang i fakultetets forskningsportefølje. Det kan dermed forventes at etterspørselen etter tjenestene vil øke. Spørsmålet om tjenestens omfang over tid må altså være gjenstand for vurdering. Dette aksentueres ytterligere av «gratisprinsippet». To hovedalternativer eksisterer: Dynamisk modell Ett prinsipp er å la etterspørselen fullt og helt styre omfanget, uten et øvre tak. Dette prinsippet imøtekommer forskningens behov fullt ut, og impliserer dermed også en intern
3 «rettferdighet» blant behovshaverne (på bekostning av forholdet til forskere uten spesielle behov for teknologisk støtte). En helt dynamisk modell er imidlertid vanskelig å budsjettere, og det er lett å se for seg at bruken av tjenesten vil bli mer ukritisk dersom den både er «gratis» og ubegrenset. Denne typen tjenester får dermed en særstilling sammenliknet med f.eks. kommunikasjons- eller designtjenester som også ytes direkte overfor prosjekter. Begrenset tjeneste Denne modellen innebærer dels at det vil bli behov for å prioritere blant behovshavere, og dels at forskere som ikke når fram må «gå på byen» og kjøpe tjenester selv. Modellen innebærer at disse tjenestene behandles som andre fellestjenester, og gir muligheter for forutsigbar budsjettering. Ulempen er at forskere som henvender seg på et tidspunkt da kapasiteten er sprengt, vil oppleve at fakultetet ikke tilbyr den tjenesten man er lovet. Tjenester som kjøpes vil være både dyrere og dårligere til dels så dyre at de i realiteten ikke er tilgjengelig for forskere/prosjekter med begrensede midler. Tjenesten begrenses på det nåværende tidspunkt til 3 stillinger (2 eksisterende + 1 vakans). Det etableres tydelige prinsipper for prioritering av tjenesteleveranser mellom enheter og i forhold til EFV-virksomhet, og krav om at forskere forholder seg til krav om tilstrekkelig tidlig innmelding av behov slik at man har en viss planleggingshorisont å forholde seg til. Justering av antall årsverk skjer på bakgrunn av erfaringer etter 1-2 års drift. Plassering av tjenesten Fakultetsstyrets behandling i september løftet fram spørsmålet om hvorvidt alle stillinger ved EngageLab burde overføres samlet til IPED for å unngå fragmentering av miljøet. Alternativene som har vært gjenstand for en ekstra vurdering er: Beholde stillingene på fakultetsnivået Den viktigste begrunnelsen for denne løsningen som også frem til nå har vært anbefalt er at den i størst grad både tydeliggjør at dette er fellestjenester og legger til rette for at de kan forvaltes som sådanne. Overføre alle stillingene til IPED Denne løsningen plasserer tjenesten tydelig i et forskningsmiljø, og samlokalisert med de to øvrige stillingene som har utgjort EngageLab. Tjenesten kan imidlertid bli (oppfattet som) mindre tilgjengelig for resten av fakultetet med en slik løsning, både fordi de blir mindre synlige innenfor IPED og fordi de ikke lenger vil være under fakultetets direkte ledelse. Stillingene som ikke ble vedtatt flyttet til IPED i forrige styremøte forblir organisert ved fakultetet.
4 Prinsipper for prioritering Tjenesten etableres med et «gratisprinsipp» i bunnen, og skal være en fellestjeneste. Dette betyr etter fakultetsdirektørens vurdering at det er naturlig at alle grunnenheter sikres et minimum av tilgang på tjenester, og at basisfinansierte prosjekter må ha forrang foran EFV-prosjekter og prosjekter som er forankret utenfor UV-fakultetet. Fakultetsdirektøren anbefaler at følgende prinsipper legges til grunn: 1. Utgangspunktet er «førstemann til mølla» - jfr. tilgang til eksempelvis grafiske designtjenester og kommunikasjonsfaglige tjenester, som fakultetet også tilbyr «kostnadsfritt» (i realiteten: forhåndsbetalt av fellesmidler). 2. Internt finansierte prosjekter skal ved ellers likeverdige betingelser ha forrang foran eksterne prosjekter. Rasjonalet er at man ved behov i mange tilfeller vil kunne kompensere for underkapasitet med midlertidig oppbemanning (som de eksterne prosjektene da vil finansiere). 3. Alle institutter har krav på 25 % av enhetens samlede kapasitet når dette sees over tid. 4. For å kunne gjøre gjeldende krav om å bli behandlet iht. prioriteringsprinsippene må behov meldes inn senest 3 måneder før tjenesten skal leveres, slik at det er mulig å gjøre kontrollerte justeringer av tidsplaner og evt. foreta midlertidige tilsettinger. Finansiering av 2 stillinger overført til IPED Finansiering av stillingene berører alle enheter, på den måten at pengene tas fra et «spleiselag» og tildeles en enkelt enhet. Det er nødvendig med en rimelig balanse mellom hensynet til (med)finansiører og hensynet til mottakende enhet. I den forutgående prosessen der ulike løsninger har det vært antydet en modell der vitenskapelige stillinger overføres med 50 % dekning, basert på en forutsetning om at halve stillingen vil finansieres av den undervisningen det er naturlig å legge til kombinerte stillinger. For teknisk/administrative stilinger har det vært lagt til grunn at disse finansieres fullt ut. Smørdal overføres med 50 % finansiering (forskningstid), og det legges til grunn at den andre halvdelen av stillingen vil finansieres ved at han deltar aktivt i undervisning. Dolonen overføres med 100 % finansiering, basert på en vurdering som tar utgangspunkt i at det bare er de vitenskapelig tilsatte som formelt kan stå som ansvarlig for inntektsbringende virksomhet (undervisning, forskningsprosjekter). I begge tilfeller legges det til 10 % «overhead» til dekning av generelle driftsutgifter, samt midler til dekning av husleie som tilsvarer kostnadene for de overførte arealene.
5 Forslag til vedtak: 1. Fakultetsstyret viser til notat i saken datert 30.11.2016 og beslutter at den tekniske fellestjenesten («EngageLab») skal videreføres med 3 årsverk og være organisert under fakultetsdirektøren. 2. Fakultetsstyret gir sin tilslutning til den finansieringsmodellen som er foreslått for tjenesteleveranser til hhv fakultetsinterne/basisfinansierte prosjekter, fakultetets egne EFV-prosjekter og leveranser til prosjekter/aktiviteter utenfor fakultetet. 3. Fakultetet gir sin tilslutning til de foreslåtte prinsipper for prioritering av tjenesteleveranser. 4. De to stillingene som overføres til IPED kompenseres iht. fakultetsdirektørens forslag, med hhv 50 % og 100 % av brutto lønnskostnader på overføringstidspunktet. Det legges til 10 % overhead samt midler til husleie for de arealer som overføres. Bård Kjos fakultetsdirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Saksbehandler: Bård Kjos +4722858240, bard.kjos@uv.uio.no