Instruks for toktledelse 1. Hensikt Hensikten med denne prosedyren er å sikre at tokt blir planlagt, gjennomført og avsluttet på beste måte i henhold til målsettingen for toktet. 2. Omfang/virkeområde Denne prosedyren gjelder tokt på fartøyer som eies av Universitetet i Bergen (UiB) og/eller Havforskningsinstituttet (HI) og fartøyer HI leier eller driver/disponerer (jfr. Prosedyre for tokt med leiefartøyer). Den omhandler planlegging, forarbeid, gjennomføring og arbeid etter toktets avslutning. 3. Definisjoner Toktkoordinator - Den som er oppført som Toktkoordinator i toktprogrammet for HI og UiB, og som derved har fått et spesielt ansvar planlegging og gjennomføring av tokt som innbefatter flere prosjekter og/eller flere fartøyer samtidig. Toktkoordinator kan utpeke e som nødvendig. Toktdeltagere Gjester - Ansvarlig vitenskapelig arbeidsleder ombord. - Forskere, teknisk personell og studenter som deltar på toktet. - Personell som deltar på toktet og som ikke er ansatt ved HI eller UiB. Arbeidstager på skip - Alle som utfører arbeid om bord som bidrar til oppfyllelse av formålet med toktet Passasjer - Personer som kun er om bord som medreisende, dvs ikke utfører noe form for arbeid om bord, men kun observerer aktiviteter om bord og/eller deltar i møter med toktdeltagere og/eller mannskap mens fartøyet er underveis. 4. Kritiske faktorer 4.1 Planlegging og forberedelse Tokttid er en begrenset ressurs som også er meget kostbar, både med hensyn på fartøystid og arbeidstid for toktpersonellet. God planlegging er derfor en meget vesentlig faktor for at toktene skal bli gjennomført på en så effektiv og produktiv måte som mulig. Stadig flere tokt er også en innsamlingsplattform for data til flere prosjekter (fra både HI og UiB). I tillegg vil det være undersøkelser hvor flere fartøyer skal operere sammen, for eksempel vintertoktet i Barentshavet, økosystemtoktet i Barentshavet på sensommeren og kysttoktet med opptil tre fartøyer om høsten. For multiprosjekt- og multifartøy-undersøkelsene er det uhyre viktig å ha en grundig planlegging slik at tokttiden blir utnyttet mest mulig effektivt. På tokt hvor det skal utføres oppgaver for flere prosjekter, for eksempel på felles tokt mellom UiB og HI, er det viktig at toktkoordinatoren allerede tidlig i planleggingsfasen fordeler oppgaver og delegerer myndighet. Side 1 av 7
4.2 Samarbeid Hovedhensikten med fartøyer som brukes av HI og/eller UiB er å samle inn data til både rutinemessig overvåking av fisk og miljø, og til mer spesifikke forskningsformål. I tillegg har UiB rene undervisningstokt, og kombinerte forsknings- og undervisningstokt. En vellykket gjennomføring av et tokt krever godt samarbeid mellom skipets besetning og toktdeltagere. og har derfor et særlig ansvar for å samarbeide slik at toktets oppgaver blir utført på beste måte. har ikke bare et faglig ansvar, men også ansvar for blant annet å løse personalkonflikter, eventuelt i samarbeid med skipsføreren, dersom konflikten er mellom mannskap og toktdeltagere. 4.3 Sikkerhet er ansvarlig for sikkerheten for fartøyet, alt personell og utstyr om bord, i tillegg til å beskytte miljøet mot forurensing. s ansvar er bestemt i sjømannsloven, Skipskontrollens regler og Rederiavdelingens sertifiserte Sikkerhet Styring System (SMS) i henhold til International Safety Managament (ISM) koden. og øvrige toktdeltagere må respektere skipsførers ansvar på dette området. 4.4 Risiko analyse Alle operasjoner som ikke er av rutinemessig art og som kan medføre risiko for skade på personell eller det marine miljøet og skade på eller tap av utstyr, skal analyseres på forhånd for å avdekke mulige hendelser og identifisere hvilke tiltak som skal iverksettes for å minimere faren for slike skader eller tap. Analysen bør være skriftlig for å kunne brukes som en del av underlagsmaterialet dersom det blir nødvendig med en undersøkelse etter at en skade faktisk har oppstått, eller utstyr er tapt, og for å kunne brukes som et hjelpemiddel neste gang en tilsvarende operasjon skal gjennomføres. er ansvarlig for at risikoanalyser gjennomføres som nødvendig. 4.5 Vitenskapelig arbeid er ansvarlig for det vitenskapelige arbeidet ombord, og tar avgjørelser vedrørende kursnett, innsamling og bearbeiding av data. er ansvarlig for at nødvendig vitenskapelig utstyr blir brakt ombord, og må i god tid før toktet undersøke at alt nødvendig utstyr (feks. trålutstyr, CTD, håver, nett, EDB-utstyr og programvare) er på plass ombord og klar til bruk. 4.6 Oppbevaring og bruk av kjemikalier og andre helseskadelige stoffer Den som skal bringe kjemikalier eller andre helseskadelige stoffer ombord må sørge for at skipsfører og er orientert om gjeldende forskrifter for transport, lagring og bruk av kjemikaliene, samt sørge for at nødvendige datablad følger med. 4.7 Sertifisering og kontroll av vitenskapelig utstyr som skal håndteres med kran og/eller vinsj Alt utstyr som ønsker å bringe om bord for bruk på toktet, og som skal håndteres med kran og/eller vinsj, skal være sertifisert med hensyn på løfting og/eller sleping. Sertifikatene skal forevises skipsfører eller overstyrmann før utstyret blir håndtert med fartøyets kraner eller vinsjer. Dersom slike sertifikater ikke kan fremlegges skal skipsfører foreta en egen vurdering og eventuell kontrollert utprøving av utstyrets løfteanordninger for å forvisse seg om at løfte- og/eller slepeanordningene ikke kan ryke under løft/slep på en slik måte at det kan oppstå fare for personell, materiell eller forurensing av det marine miljøet. Dersom sertifikater for løfteanordninger ikke kan fremlegges og skipsfører ikke er sikker på at utstyret er forsvarlig å håndtere med kran og/eller vinsj skal ikke utstyret bringes om bord. Side 2 av 7
4.8 Arbeidstidsbestemmelser I henhold til International Labour Organisation (ILO) Convention 180 Seafarers hours of work and the manning of ships convention, 1996 er det ikke tillatt for arbeidstagere på skip å arbeide mer enn 14 timer pr dag og maksimum 77 timer i løpet av en 7 døgns periode. Hvileperiodene skal ikke være delt inn i mer enn to perioder i løpet av døgnet, hvorav en av hvileperiodene skal ha en varighet på minst 6 timer og intervallet mellom to påfølgende hvileperioder ikke overstiger 14 timer. 4.9 Diplomatisk klarering for operasjoner i andre lands økonomiske sone Det er s ansvar å søke om tillatelse til å operere i andre lands økonomiske sone. Detaljert fremgangsmåte for dette finnes beskrevet i Prosedyre for søknad om tokt i utenlandsk sone. Vær spesielt oppmerksom på søknadsfrister! 4.10 Sikkerhetsopplæring for toktdeltagere Alle toktdeltagere skal ha som et minimum ha gjennomført en-dags sikkerhetsopplæring ( Draktkurs ) i løpet av de siste fem årene. Dokumentasjon på at alle toktdeltagere har slik opplæring skal levere til skipsføreren før toktet starter. 4.11 Helseattest for toktdeltagere Alle toktdeltagere, unntatt dem som bare er med som passasjer i kortere tidsrom og ikke skal utføre noe form for arbeid om bord som involverer bruk av utstyr og fasiliteter, skal ha gyldig helseattest fra godkjent sjømannslege. Dokumentasjon på at alle toktdeltagere har gyldig helseattest skal levere til skipsføreren før toktet starter. 4.12 Next of Kin informasjon for toktdeltagere Alle toktdeltagere, gjester og passasjerer skal opplyse om navn, adresse, telefonnummer og familierelasjon til den som de vil ha oppført som nærmeste pårørende ( Next of Kin ). Dersom en situasjon oppstår hvor skipsfører og/eller rederiet har behov for å ta kontakt med en toktdeltagers/gjests/passssjers familie, vil den som er oppført som nærmeste pårørende være den personen som skipsfører/rederi forholder seg til som representant for vedkommende familie. Liste over nærmeste pårørende for toktdeltagere skal levere til skipsføreren før toktet starter. 4.13 Verne- og miljøutvalg Det er etablert et Verne- og Miljø Utvalg (VMU) for hvert mannskapsskift på alle fartøyene iht Sjømannslovens 40. Dette utvalget skal bestå av skipsfører, overstyrmann, maskinsjef, trålbas, verneombud og vara verneombud for besetningen, samt og verneombud for toktdeltagerne. Det skal avholdes minst et VMU-møte i løpet av hvert 4/6 ukers skift for besetningen. VMU har de samme oppgaver, ansvar og myndighet som Arbeidsmiljøutvalget (AMU) har i land. Avviks- og forbedringsforslag fra VMU sendes til Designated Person Ashore (DPA) ved Rederiavdelingen/Seksjon Fartøydrift for oppfølging og eventuell iverksetting av tiltak. 4.14 Bruk av ledig tokttid Før hvert tokt skal gjøre seg kjent med eventuelle oppgaver som kan gjennomføres dersom det oppstår ledig tid på toktet. Dette kan omfatte arbeid som skulle vært utført på andre tokt, vedlikehold på fartøyet eller mulighet for at påfølgende tokt kan starte tidligere. plikter, i samarbeid med skipsfører, å sørge for at fartøystiden utnyttes på beste måte. Side 3 av 7
4.15 Informasjon til media Faglig informasjon fra fartøyet i løpet av toktet til presse, etc. skal bare gis av eller etter avtale med, og fortrinnsvis for HI-e i samråd med ansvarlig forskningsdirektør og/eller forskningsgruppeleder, samt HI/Informasjonen. Tilsvarende gjelder for UiB-e i samråd med ansvarlig instituttstyrer og UiB/Formidlingsavdelingen. 5. Beskrivelse 5.1 Før toktet Ansvar Toktkoordinator Toktkoordinator Toktkoordinator Forskningsdirektør (HI)/Instituttstyrer (UiB) Handling/aktivitet For multiprosjekt og eller multifartøy tokt iverksette planleggingsprosessen tidligst mulig etter at det godkjente toktprogrammet foreligger, normalt i desember året før, ved å kontakte alle som har ansvar for prosjekter som skal inngå i toktet (toktene). Finne fram til e ved multifartøy undersøkelser. Søke om adgang til å foreta undersøkelser i andre lands økonomiske soner dersom det er aktuelt. Sørge for at toktet/toktene blir bemannet med relevant vitenskapelig personell. Holde planleggings- og orienteringsmøter hvor toktdeltagere og representanter for prosjektene som skal ha utført oppgaver på toktet deltar, og hvor oppgaver fordeles og myndighet delegeres. Sette opp et kurs- og stasjonsnett som resulterer i en mest mulig effektiv prøvetaking, både i forhold til involverte prosjekter og avgangs-, anløpsog avslutningshavn. Utarbeide liste over oppgaver på toktet i prioritert rekkefølge. Hvis toktet kommer i tidsnød pga dårlig vær eller andre forhold, skal kutting av oppgaver skje fra bunnen av listen i den grad det er mulig. Prioriteringene skal fremgå av toktplanen. Dersom toktet planlegges gjennomført med høyere fart enn økonomifart under survey og/eller transitt skal det avtales på forhånd med Rederiavdelingen. Kontrollere om de oppsatte mannskapsskiftehavnene er hensiktsmessige i forhold til planlagt gjennomføring av undersøkelsene. Dersom det skal utføres endringer, må det så snart som mulig, og senest en måned før toktet skal starte, kontakte HI/Rederiavdeling om eventuelle forslag til endringer av skiftehavn. Vær oppmerksom på at rederiet bestiller og betaler flybillettene for mannskapet lang tid i forveien for å oppnå lavest mulige priser. For multiprosjekt-tokt, prosentfordele toktet i forhold til formål slik at kostnadene blir fordelt på de rette prosjektene. (Toktkoordinator er undersøkelsens kontaktperson ovenfor administrasjonen). Utarbeide toktplan som sendes forskningsdirektør (HI) eller instituttstyrer (UiB), eller den som er bemyndiget for godkjenning av toktplanen, senest to uker før toktstart. Kontrollere at toktplanen stemmer med virksomhetsplanen. Godkjenner og signerer toktplanen, og sender den til HI/Arkiv. Side 4 av 7
HI/Arkiv Leder Seksjon Fartøydrift / toktdeltager Toktdeltager / Skanner signert toktplan og sender elektronisk versjon til Rederi/Seksjon Fartøydrift. Original arkiveres hos HI/Arkiv. Legger ut toktplan på toktplanen blir lagt ut på Rederiavdelingens hjemmeområde på HIs intranettsider ( Hinnsiden ) under ressurs/tokt/toktplaner. Kontrollere at alle toktdeltagerne har gjennomgått sikkerhetskurs godkjent av HI og har gyldig helseattest fra godkjent sjømannslege. Sørge for at liste over nærmeste pårørende for toktdeltagerne utarbeides. Sørge for at det blir laget lister over nødvendig utstyr og at dette blir klargjort og brakt ombord. Status for fast utstyr ombord må kontrolleres. Dersom det trengs assistanse fra personell på Rederiavdelingen, som lagerpersonell, mannskap, instrumentpersonell og/eller teknisk inspektør til installasjon/klargjøring av utstyr, skal dette avklares med de involverte i god tid på forhånd. Sette seg inn i de av UiB- og/eller HI-prosedyrer som er relevante,feks. Prosedyre for tokt med leiefartøyer, Prosedyre for håndtering av fiskedata osv. Sørge for at løfteanordninger for vitenskapelig utstyr som skal tas om bord i forbindelse med toktet og som skal håndteres med kran og/eller vinsj har nødvendige sertifikater for løfting og eventuelt sleping. Den som skal bringe kjemikalier ombord må sørge for at skipsfører og er orientert om gjeldende forskrifter for transport, lagring og bruk av kjemikaliene, samt sørge for at nødvendig datablad følger med. Alle toktdeltagere som skal nytte eller som kan komme i befatning med ett eller flere kjemikalier (feks formalin), plikter å sette seg inn i angjeldende datablad. Gjennomgå fartøyets forskningsfasiliteter før toktets start, notere eventuelle mangler/uregelmessigheter og om mulig få manglene utbedret. Gjennomgangen skal dokumenteres på Skjema for gjennomgang av forskningsutstyr, arbeids- og oppholdsforhold ombord på egne fartøy ved start og avslutning av tokt. Sjekke og ajourføre inventarlister i laboratorier som skal benyttes. Utarbeide vaktliste (m/vaktsjefer). Utføre risikoanalyse av de operasjoner som planlegger å gjennomføre og sørge for at nødvendige tiltak for å minimere risiko for skade på personell, materiell og det marine miljøet blir planlagt. Kontrollere at vitenskapelig utstyr som skal bringes om bord og som skal håndteres med kran og/eller vinsj har nødvendige sertifikater for løfting og/eller sleping. Dersom slike sertifikater ikke kan fremvises, foreta en egen vurdering og eventuell kontrollert utprøving av utstyrets løfteanordninger for å forvisse seg om at løfte- eller slepeanordningene ikke kan ryke under løft/slep på en slik måte at det kan oppstå fare for personell, materiell eller forurensing av det marine miljøet. Dersom sertifikater for løfteanordninger ikke kan fremlegges og skipsfører ikke er sikker på at utstyret er forsvarlig å håndtere med kran og/eller vinsj skal ikke utstyret bringes om bord. Side 5 av 7
5.2 Ved toktets begynnelse / toktdeltager Orientere toktdeltagere og mannskap om toktets formål og datainnsamlings- og bearbeidingsrutiner/prosedyrer. Orientere om og gjøre toktdeltagerne kjent med krav til HMS (systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid) ombord. Den som har brakt kjemikalier ombord må: Sjekke om det allerede finnes aktuelle kjemikalier i nødvendig mengde om bord før toktet for å unngå oppbevaring av unødig mengde kjemikalier om bord under toktet. Sjekke om skipsfører og er orientert om gjeldende forskrifter for transport, lagring og bruk av kjemikaliene. Sjekke at nødvendig datablad er med. Sørge for at kjemikaliet blir forsvarlig merket og oppbevart, også under slingring. Påse at toktdeltagere får nødvendig informasjon om sikkerhetsrutiner, daglige rutiner om bord osv iht instrukser og rutiner gitt i fartøyets skipsoperasjonsmanual i tillegg til å delta på sikkerhetsøvelser som gjennomføres før og under toktet. 5.3 Under toktet Den som arbeider med kjemikalier ombord Holde toktdeltagere og mannskap orientert om de pågående aktiviteter, fremdrift og eventuelle endringer i løpet av toktet. Registrere og rapportere utstyr som går tapt eller skades, samt årsaker til dette og fylle ut Skjema for gjennomgang av forskningsutstyr, arbeids- og oppholdsforhold ombord på egne fartøy ved start og avslutning av tokt som nødvendig. Rapportere jevnlig til HI og/eller UiB i løpet av toktet om toktets gang, etter avtale med ansvarlig forskningsdirektør, forskningsgruppeleder og/eller instituttstyrer. Organisere jevnlig vask av utstyr og laboratorier som benyttes av toktdeltagerne. Påse at laboratorier som brukes under toktet holdes ryddige og at kjemikalier brukes og oppbevares på en forsvarlig måte. Sørge for at utstyr, prøver og data blir forsvarlig oppbevart ombord. Sørge for at kjemikaliene blir forsvarlig merket og oppbevart, også under slingring. Sørge for at kjemikaliene blir benyttet på en forsvarlig måte og at forbruk blir registrert. Påse at alle toktdeltagere opptrer i henhold til Retningslinjer for oppbevaring og bruk av alkohol Iverksette nødvendige tiltak for å minimerer risiko for skade på personell, materiell og det marine miljø under de respektive operasjoner som gjennomføres i løpet av toktet. Side 6 av 7
5.4 Ved toktets avslutning Prosjektansvarlig/den som arbeider med kjemikalier ombord Orientere alle ombord om resultater oppnådd under toktet. Registrere og rapportere utstyr som er gått tapt eller er skadet, samt årsaker til dette og ferdigstille Skjema for gjennomgang av forskningsutstyr, arbeids- og oppholdsforhold ombord på egne fartøy ved start og avslutning av tokt., skipsfører og instrumentsjef skal signere skjemaet. Skjemaet sendes Rederiavdelingen for oppfølging. Organisere grundig vask av utstyr og laboratorier som er benyttet under toktet før toktdeltagerne forlater fartøyet ved toktavslutning. Sørge for at utstyr, prøver og data blir sendt/tatt med i land eller forsvarlig oppbevart om bord for senere levering i land. Prøver og data skal være kvalitetssikret i henhold til gjeldende prosedyrer før de blir avlevert til ansvarlig mottaker i land. Den som brakte kjemikalier ombord må sørge for at ubrukte kjemikalier blir tatt på land på en forskriftsmessig måte. og skipsfører skal underrettes om når og hvordan kjemikalier skal tas i land. Fylle ut ROSCOP-skjema med kart eller datafil med stasjonsnett (Cruise Summary Report) og levere dette til Norsk Marint Datasenter (NMD) Fylle ut og levere inn toktoppgjørsskjema snarest mulig etter toktavslutning. Kopi av utfylt oppgjørsskjema sendes toktdeltagerne. Toktrapport leveres til ansvarlig forskningsgruppeleder (HI) og/eller forskningsdirektør (HI) eller instituttstyrer (UiB) senest en uke etter toktets avslutning. Distribueres også til de samme adressatene som mottok toktplan. 6. Referanser/Skjema/Vedlegg Forskrift om helseundersøkelse av arbeidstakere på skip. http://www.lovdata.no/for/sf/nh/nh-20011019-1309.html Forskrift om arbeidsmiljø, sikkerhet og helse for arbeidstakere på skip http://www.lovdata.no/for/sf/nh/nh-20000804-0808.html Forskrift om vern av arbeidstakere på skip mot eksponering for kjemikalier. http://www.lovdata.no/for/sf/nh/nh-20010111-0021.html Forskrift om vern av arbeidstakere på skip mot eksponering for biologiske faktorer http://www.lovdata.no/for/sf/nh/nh-20010111-0020.html Prosedyre for søknad om tokt i utenlandsk sone http://hinnsiden.imr.no/ data/page/860/prosedyre_soknad_om_tokt2.doc Retningslinjer for oppbevaring og bruk av alkohol http://hinnsiden.imr.no/ data/page/860/bestemmelser_alkohol_p_fartyene2.doc Skjema for gjennomgang av forskningsutstyr, arbeids- og oppholdsforhold ombord på egne fartøy ved start og avslutning av tokt. Forskrift om toll- og avgiftsfri innførsel og forenklet fortolling av reisegods. http://www.lovdata.no/for/sf/fd/fd-20030110-0032.html ROSCOP skjema http://www.ices.dk/ocean/roscop/ros-doc.pdf Side 7 av 7