Velferdstingets samlehefte

Velferdstingets samlehefte Velferdstingets samlehefte er en samling av Velferdstingets viktigste dokumenter både politisk og organisatorisk. Samledokumentet skal kunne brukes som et oppslagsverk og bidra til at det blir færre papirutskrevne mandater o.l. i tilknytning til Velferdstingets møter. Dokumentet skal føres som en kontinuitetsbærer og kontrolleres av «revisjonslogg for Velferdstingets samlehefte» etter vedtatte endringer i heftets dokumenter. Side 1 av 74

Innholdsfortegnelse Innhold Innholdsfortegnelse... 2 Mandat for Velferdstinget... 3 Mandat for Velferdsutvalget i Gjøvik... 5 Mandat for Velferdsutvalget i Ålesund... 7 Samarbeidsavtale mellom Velferdstinget og Sit... 9 Reglement for Velferdstinget... 15 Økonomiinstruks... 23 Forretningsorden... 31 Instruks for Arbeidsutvalget... 33 Prinsipprogram for Velferdstinget 2016-2018... 43 Instruks for Kontrollkomiteen... 45 Instruks for Ledelsen i kulturstyret... 47 Mandat for Ankerådet... 51 Paraplymandat for velferds -, idretts og boligrådet... 53 Mandat for Kjellerrådet... 55 Mandat for Helserefusjonsutvalget... 57 Reglement for Kulturstyret... 59 Retningslinjer for Helserefusjon... 63 Retningslinjer for Tannhelserefusjon... 65 Styringsdokument for støtteordning til studentfrivilligheten og studentvirksomheter i Trondheim... 67 Vedtak gjort ism Retningslinjer for og organisering av støtte og sponsing i Sit og VT... 69 Tildelingsreglement Sit Bolig... 71 Side 2 av 74

Mandat for Velferdstinget Vedtatt: februar 2016 Mandat for VELFERDSTINGET Velferdstinget (VT) skal ha følgende sammensetning: 12 representanter valgt fra Studenttinget NTNU 1 representant valgt fra Studentparlamentet DMMH 1 representant valgt fra Trondheim Juridiske Studenters Forening FU 1 representant valgt fra BI Studentersamfunn 1 representant valgt fra Studentunionen HK 1 representant valgt av Velferdsutvalget i Ålesund 1 representant valgt av Velferdsutvalget i Gjøvik Velferdstinget konstituerer seg selv. Eierorganene forbeholder seg retten til å ha hver sin observatør til stede ved arbeidsutvalgets møter. Velferdstingets møter skal være åpne for alle, men kan i særskilte tilfeller lukkes. Eierorganene forbeholder seg i slike tilfeller retten til å ha en representant til stede under forhandlingene om møtet skal lukkes. Velferdstinget er i alle saker selvstendig og politisk uavhengig av eierorganene, og er ansvarlig for å forvalte de ressurser som er tilgjengelig. Velferdstinget vedtar selv sine vedtekter og er ansvarlig for tilstrekkelig bekjentgjøring og rekruttering til valg. Dette arbeidet kan skje i samarbeid med eierorganene. Ansvarsområde Velferdstinget har det overordnede ansvaret for å forvalte studentenes innflytelse over studentvelferden i Trondheim, Gjøvik og Ålesund. Førsteprioritet skal alltid være saker som omhandler Studentsamskipnaden i Trondheim, Gjøvik og Ålesund (Sit) sin studentrettede virksomhet. Side 3 av 74

Velferdstinget er delegert retten til å velge og tilbakekalle representanter og vararepresentanter til konsernstyret i Sit i tråd med "Lov om studentsamskipnader". I saker som ikke kan kobles direkte opp mot Sits virksomhet, eller i saker der det er uklart om saken tilfaller Velferdstinget eller eierorganene, skal Velferdstingets deltagelse gjøres i samråd med eierorganene. Eierorganene har rett til å delegere andre ansvarsområder til Velferdstinget dersom det er hensiktsmessig. Eierorganene skal ta Velferdstingets synspunkter i betraktning før en slik beslutning fattes. Side 4 av 74

Mandat for Velferdsutvalget i Gjøvik Vedtatt: 24.11.15 Sist revidert: 20.10.16 Mandat for VELFERDSUTVALGET I GJØVIK Formål Velferdsutvalget i Gjøvik skal sørge for at Gjøvikstudentene blir representert i saker som er tilknyttet studentsamskipnaden (Sit) virke i Gjøvik. Sammensetning 1 leder, Stedlig AU 1 nestleder 4 representanter Velferdsutvalget består av 6 representanter valgt av lokalt studentdemokrati. Velferdsutvalget konstituerer seg selv og velger leder og nestleder innad. Vervene har en funksjonstid på 1 år. Fagskolen innlandet skal være representert med minst en person og NTNU Gjøvik med minst 4 personer. Utvalget skal ha valgt stedlig AU innen 15.april. Oppgaver Velferdsutvalget er et rådgivende organ i saker som omhandler studentvelferd i Gjøvik. Utvalget skal fungere som et organ underordnet Velferdstinget. Velferdsutvalget skal ivareta studentenes interesser ovenfor Sit. Velferdsutvalget skal i samarbeid med Velferdstinget påvirke institusjoner, organisasjoner, og andre instanser som har betydning for velferdssituasjonen til studentene i Gjøvik. I saker som omhandler studentvelferden i Gjøvik skal Velferdstinget ha fått mulighet til å uttale seg om saken før endelig vedtak fattes i Velferdstinget. VT og AU kan delegere enkeltsaker, og råd og utvalg til Velferdsutvalget Velferdsutvalget skal velger stedlig AU som har stemmerett i Velferdstinget og er Gjøvikstudentenes stemme i valget til konsernstyret. Nestleder har møterett på Au-møter, ved frafall fra stedlig AU-medlem. Da uten stemmerett Side 5 av 74

Struktur Velferdsutvalgets leder er en del av Velferdstingets AU. Denne følger instruks for Velferdstingets arbeidsutvalg, i tillegg til dette mandatet. Velferdstingets møter Velferdsutvalgets møter skal være åpen for alle, men kan i særskilte tilfeller lukkes. Det gjennomføres møter i samspill med møteplan for Velferdstinget. Alle studenter tilknyttet Studentsamskipnaden har rett til å melde saker. Velferdsutvalgets leder kaller inn til møter. Innkallingen skal være sendt medlemmene i Velferdsutvalget senest 4 dager før møtedato. Velferdsutvalget er vedtaksdyktig når minst 50 % av medlemmene er til stede. Formelle styringslinjer Samarbeidsavtalen mellom Konsernstyret og Velferdstinget ligger i bunn. Velferdsutvalget følger Velferdstingets førende dokumenter. Leder i Velferdsutvalget følger instruks for arbeidsutvalget. Endring Mandat for Velferdsutvalget i Gjøvik vedtas og endres av Velferdstinget med kvalifisert flertall. Endringer trer i kraft etter at møtet der de blir vedtatt er hevet. Trondheim, 24. november 2015 Side 6 av 74

Mandat for Velferdsutvalget i Ålesund Vedtatt: 24.11.15 Sist revidert: 20.10.16 Sammensetning 1 leder, Stedlig AU 1 nestleder 4 representanter Velferdsutvalget består av 6 representanter valgt av lokalt studentdemokrati. Velferdsutvalget konstituerer seg selv og velger leder og nestleder innad. Vervene har en funksjonstid på 1 år. Utvalget skal ha valgt stedlig AU innen 15.april. Oppgaver Velferdsutvalget er et rådgivende organ i saker som omhandler studentvelferd i Gjøvik. Utvalget skal fungere som et organ underordnet Velferdstinget. Velferdsutvalget skal ivareta studentenes interesser ovenfor Sit. Velferdsutvalget skal i samarbeid med Velferdstinget påvirke institusjoner, organisasjoner, og andre instanser som har betydning for velferdssituasjonen til studentene i Ålesund. I saker som omhandler studentvelferden i Ålesund skal Velferdstinget ha fått mulighet til å uttale seg om saken før endelig vedtak fattes i Velferdstinget. VT og AU kan delegere enkeltsaker, og råd og utvalg til Velferdsutvalget Velferdsutvalget skal velger stedlig AU som har stemmerett i Velferdstinget og er Ålesundstudentenes stemme i valget til konsernstyret. Nestleder har møterett på Au-møter, ved frafall fra stedlig AU-medlem. Da uten stemmerett Struktur Velferdsutvalgets leder er en del av Velferdstingets AU. Denne følger instruks for Velferdstingets arbeidsutvalg, i tillegg til dette mandatet. Velferdstingets møter Velferdsutvalgets møter skal være åpen for alle, men kan i særskilte tilfeller lukkes. Det gjennomføres møter i samspill med møteplan for Velferdstinget. Alle studenter tilknyttet Studentsamskipnaden har rett til å melde saker. Velferdsutvalgets leder kaller inn til møter. Innkallingen skal være sendt medlemmene i Velferdsutvalget senest 4 dager før møtedato. Velferdsutvalget er vedtaksdyktig når minst 50 % av medlemmene er til stede. Formelle styringslinjer Samarbeidsavtalen mellom Konsernstyret og Velferdstinget ligger i bunn. Velferdsutvalget følger Velferdstingets førende dokumenter. Leder i Velferdsutvalget følger instruks for arbeidsutvalget. Side 7 av 74

Endring Mandat for Velferdsutvalget i Ålesund vedtas og endres av Velferdstinget med kvalifisert flertall. Endringer trer i kraft etter at møtet der de blir vedtatt er hevet. Trondheim, 24. november 2015 Side 8 av 74

Samarbeidsavtale mellom Velferdstinget og Sit Vedtatt: 2007 Sist revidert: 07.09.16 Samarbeidsavtale mellom Velferdstinget og konsernstyret i Studentsamskipnaden i Gjøvik, Ålesund og Trondheim (Sit) 1. Bakgrunn Ifølge "Lov om studentsamskipnader" har studentene rett til å velge et flertall av styret i en studentsamskipnad. De øverste studentorganene ved utdanningsinstitusjonene i Gjøvik, Ålesund og Trondheim har for å ivareta dette, samt sikre studentenes innflytelse i Sit og velferdstilbudet til studentene, opprettet Velferdstinget. Konsernstyret i Sit vil på bakgrunn av dette forholde seg til Velferdstinget som Sits referanseorgan, jfr pkt 5. 2. Formål Forholdet mellom Velferdstinget og konsernstyret er regulert gjennom denne samarbeidsavtalen. Samarbeidsavtalen bygger på gjensidig tillit partene imellom og har som formål å fremme et godt samarbeid mellom Velferdstinget og Sit til beste for studenter tilknyttet Sit. Samarbeidsavtalen regulerer oppgave- og myndighetsfordeling mellom Velferdstinget og konsernstyret. 3. Rammebetingelser Samarbeidsavtalen bygger på Lov om studentsamskipnader, forskrift fastsatt med hjemmel i denne lov, Vedtekter for og Måldokument for Sit. I henhold til Lov om Studentsamskipnader har styret den øverste myndighet i studentsamskipnaden. Konsernstyret har ansvaret for at Sit og Sits forvaltningsområder blir tilfredsstillende drevet. De bestemmelser og prosedyrer som ligger i denne avtalen er underordnet dette hovedprinsippet. Avtalepartene er kjent med og aksepterer lovens bestemmelse om utdanningsinstitusjonenes ansvar og rolle med hensyn til studentvelferd og til Sit. Velferdstingets formelle myndighet ligger i retten til å velge et flertall i konsernstyret. 4. Valg og innstilling til styrer Velferdstinget velger fire representanter til konsernstyret, samt to vararepresentanter. Velferdstinget har én fast plass i valgkomiteen til Studentmediene i Trondheim AS. Velferdstinget bør som egen valgkrets oppfylle prinsippene i likestillingsloven (LOV-2013-06-21-59, 13) ved valg og innstillinger til Sits styrer. 5. Myndighetsfordeling Side 9 av 74

Studentene har gjennom Velferdstinget innflytelse på vedtak som fattes i konsernstyret. Velferdstinget utøver sin myndighet i forholdet til Sit gjennom bestemmende vedtak, innstillinger til konsernstyret eller uttalelser. For at samarbeidet mellom Velferdstinget og konsernstyret skal fungere godt, er det viktig med åpenhet, tillit og god informasjonsflyt. 6. Velferdstingets bestemmende myndighet Konsernstyret har delegert bestemmende myndighet til Velferdstinget i visse saker. I de saker dette gjelder, skal konsernstyret ta opp til godkjenning de vedtak Velferdstinget fatter. Dette gjelder imidlertid ikke saker under pkt 6b. Dersom konsernstyret mener Velferdstinget har fattet vedtak på et feilaktig eller ufullstendig grunnlag, skal konsernstyret be Velferdstinget om fornyet behandling i saken. Velferdstinget har bestemmende myndighet i følgende saker: a) Semesteravgiftens størrelse og omfang av de tiltak som helt eller delvis finansieres av semesteravgiften b) Fordeling av midler stilt til rådighet for Velferdstinget c) Prioriteringsregler for fordeling av de velferdsgoder Sit tilbyr Velferdstinget vil sørge for at det over tid er overensstemmelse mellom semesteravgiftsinntekten og omfanget av de tiltak som helt eller delvis skal finansieres av denne. 7. Innstillinger fra Velferdstinget Velferdstinget skal innen rimelig tid innstille i følgende saker: a) Prinsipielle retningslinjer for Sit b) Prinsipielle retningslinjer for budsjettering og drift c) Prinsipielle retningslinjer for årsoppgjørsdisposisjoner d) Iverksetting av nye velferdstiltak Dersom konsernstyret ikke kan akseptere Velferdstingets innstilling, skal saken sendes tilbake til Velferdstinget for ny behandling. Konsernstyrets begrunnelse skal vedlegges. Konsernstyret og Arbeidsutvalget (AU)/ Velferdstinget skal i forbindelse med Velferdstingets andre behandling klargjøre og diskutere saken, før konsernstyret fatter endelig avgjørelse. For punkt d) vil konsernstyret følge Velferdstingets innstilling under forutsetning av at Velferdstinget anviser hvordan den nye virksomheten skal finansieres. Velferdstinget skal uttale seg om: a) Måldokument for Sit b) Budsjetter for Sit på overordnet nivå. 8. Uttalelser fra Velferdstinget c) Årsregnskap og årsoppgjørsdisposisjoner for Sit d) Saker som forelegges av konsernstyret Side 10 av 74

Konsernstyret ved administrasjonen forelegger Velferdstinget nødvendig underlagsmateriale i rimelig tid (jfr pkt 11.2) før uttalelsene skal foreligge. Underlagsmateriale inkludert styresakene fra Sit skal behandles internt, jfr pkt 11.5. I budsjettsaker skal administrasjonen legge til rette for at Velferdstinget skal kunne behandle budsjettene på et overordnet nivå. Konsernstyret skal legge vekt på uttalelser fra Velferdstinget, men er ikke forpliktet til å sende saker tilbake for ny behandling om konsernstyret ikke finner å kunne følge Velferdstingets vedtak. Velferdstinget kan uttale seg i andre saker konsernstyret tar opp. 9. Årlig temamøte Det skal årlig holdes et temamøte. Konsernstyret og Velferdstingets ledelse velger tema og er vertskap for møtet. Alle tilknyttede utdanningsinstitusjoner samt andre aktuelle parter inviteres. 10. Nye funksjonsområder og nye marked Dersom Sit ønsker å engasjere seg i nye funksjonsområder eller utvide eksisterende virksomhet til å omfatte nye marked, skal Velferdstinget rådføres før vedtak fattes. I tråd med intensjonen i denne avtalen, vil Velferdstingets grad av innflytelse på de beslutninger konsernstyret i Sit tar, være avhengig av hvilken type virksomhet det dreier seg om. a) Sit som velferdsorganisasjon for studentene Sit har det operative ansvaret for studentvelferden. Der tilbud helt eller delvis finansieres gjennom semesteravgiften, eller gjennom andre midler Sit har stilt til rådighet for Velferdstinget, skal konsernstyret legge avgjørende vekt på Velferdstingets vedtak, jfr pkt 6a og 7d. b) Sits forvaltningsoppgaver Gjennom lovpålegg og forskrifter er Sit tildelt forvaltningsoppgaver. Sit vil legge behørig vekt på Velferdstingets uttalelser angående utforming, gjennomføring og tilrettelegging av forvaltningsoppgaver. c) Sits forretningsmessige virksomhet Sit kan drive forretningsmessig virksomhet der Sit utnytter sin særlige kompetanse til å tjene penger som kan brukes til studentvelferd, jfr studentsamskipnadsloven (LOV-2007-12-14-116, 3,2.ledd.) Velferdstinget vil respektere at denne typen virksomhet må forholde seg til de spilleregler som gjelder for konkurranseutsatt forretning. Velferdstinget kan uttale seg om hvorvidt Sit skal engasjere seg i slik virksomhet eller ikke. Dersom Sit vurderer å gå inn på nye forretningsmessige områder eller i stor grad utvide eksisterende forretningsmessige områder, skal saken alltid forelegges Velferdstinget til vurdering før konsernstyret fatter bindende vedtak. d) Eventuell avvikling av forretningsmessig virksomhet I spørsmål om eventuell avvikling av eksisterende forretningsmessig virksomhet vil konsernstyret stå fritt til å velge tid og måte for dette. Konsernstyret informerer Velferdstinget om saken så tidlig i prosessen at Velferdstinget har mulighet til å ta et prinsipielt standpunkt til saken. Velferdstinget vil på sin side kunne ta eget initiativ overfor konsernstyret Side 11 av 74

vedrørende opprettelse av virksomhet eller nedleggelse av eksisterende. Konsernstyret vil tillegge slike initiativ stor vekt, men vil fatte beslutning ut fra en helhetsvurdering. 11. Rutiner for saksbehandling 11.1 Informasjon Konsernstyret vil påse at Velferdstinget holdes tilstrekkelig informert gjennom skriftlig og muntlig informasjon. Som ledd i Velferdstingets egen saksbehandling vil all tilgjengelig informasjon bli stilt til disposisjon. Konsernstyret vil gi Velferdstinget skriftlig informasjon i saker som forelegges konsernstyret. Innsyn i personalsaker og følsomme opplysninger i andre saker der særlige hensyn taler for det, er unntatt. Dersom ledelse/au i Velferdstinget skriver under taushetserklæring for Sit, kan konfidensielle saker oversendes på forespørsel, med unntak for personalsaker, jfr pkt 11.6, siste avsnitt. Velferdstinget skal i forkant av sine møter informere konsernstyrets medlemmer om det sakskart som foreligger. Dette gjøres ved at det gis tilgang til sakspapirer. Velferdstingets møter er åpne og Sits styremedlemmer og ansatte har talerett og kan innvilges forslagsrett i alle saker. 11.2 Saker fra konsernstyret til Velferdstinget Administrasjonen har ansvaret for å presentere alle styresaker som Velferdstinget skal ha til behandling, innenfor en tidsfrist som muliggjør en forsvarlig behandling i Velferdstinget. Normalt skal Velferdstinget få sakspapirene minst 14 dager før formell behandling. Dersom konsernstyret eller administrasjonen ber om det, unntar Velferdstinget en sak fra offentligheten. Dette må avklares før Velferdstinget sender ut sine sakspapirer. Alle saksdokumenter skal da behandles fortrolig, og Velferdstinget skal lukke møtet under behandlingen av saken. 11.3 Saker fra Velferdstinget til konsernstyret Velferdstinget kan på eget initiativ forberede saker for behandling i konsernstyret. Slike saker skal sendes administrerende direktør som på vanlig måte forbereder saken. Administrerende direktør skal være behjelpelig med informasjon til saksbehandler i Velferdstinget. I de saker som i henhold til pkt. 6, 7 og 8 går fra Velferdstinget til konsernstyret, skal Velferdstinget sende sine vedtak og uttalelser til administrerende direktør. I saker Velferdstinget har behandlet, skal Velferdstingets vedtak legges ved styredokumentene. 11.4 Saksbehandling under tidspress Dersom en sak etter denne avtalen skal behandles i Velferdstinget, men dette ikke er mulig p.g.a. tidspress, skal AU i Velferdstinget kontaktes for å uttale seg på vegne av Velferdstinget. Dersom Velferdstinget eller AU i Velferdstinget ikke treffer noen beslutning innen rimelig tid, kan styret fatte vedtak etter samråd med Velferdstingets leder. Slike henvendelser og svar på disse skal foreligge skriftlig. 11.5 Saksbehandling av interne saker Underlagsmateriale skal ikke offentliggjøres, men kan gjøres kjent til Velferdstingets medlemmer. Side 12 av 74

11.6 Saksbehandling av konfidensielle saker I konfidensielle saker er Velferdstingets ledelse og AU forpliktet til ikke å videreformidle denne informasjonen. All videreformidling av informasjon i slike saker skal skje i samråd med Sit. Velferdstinget plikter, i henhold til pkt 11.2, å behandle saksfremlegg i konfidensielle og fortrolige saker på en betryggende måte. Velferdstingets ledelse og AU kan avstå fra innsyn i konfidensielle saker. Sit skal i forkant av overlevering av slik informasjon klarere dette. 12. Bruk av avtalen Konsernstyret og Velferdstinget plikter å informere nye medlemmer om avtalen. I saker som omfattes av avtalen, kan det henvises til punkter i denne. I løpet av mai-juni hvert år skal samarbeidsavtalen gjennomgås og eventuelt revideres av en gruppe sammensatt av konsernstyreleder, et ansattevalgt konsernstyremedlem, avtroppende og påtroppende leder for Velferdstinget og en fra administrasjonen. 13. Endringer Avtalen gjelder inntil den blir sagt opp av en av partene med 12 - tolv - måneders varsel. Oppsigelse vedtas med 2/3 flertall av Velferdstinget eller konsernstyret. Avtalen kan endres, erstattes eller sies opp uten oppsigelsestid dersom dette godkjennes av 2/3 flertall i både Velferdstinget og konsernstyret. Trondheim, 2016 Leder Velferdstinget Ida M. Jodanovic Styreleder Sit.. Kaja B. W. Istad Side 13 av 74

Side 14 av 74

Reglement for Velferdstinget Vedtatt: 13.11.97 Sist revidert: 14.04.16 0 Definisjoner Simpelt flertall: Det er flere stemmer for enn mot. Avholdende teller ikke Kvalifisert flertall: Mer enn 50 % av de tilstedeværende representanter stemmer for Absolutt flertall: Mer enn 50 % av representantene må stemme for Kvalifisert 2/3 flertall: Mer enn 2/3 av de tilstedeværende representantene stemmer for Absolutt 2/3flertall: Mer enn 2/3 av representantene må stemme for VT-medlemmer: Representantene som sitter rundt bordet og har stemmerett Stedlig AU: AU-representanter i Gjøvik og Ålesund, Medlemmer av velferdsutvalgene: De representantene som sitter i velferdsutvalget i henholdsvis Gjøvik og Ålesund VT-ledelse: Leder, organisatorisk nestleder, politisk nestleder 1 Myndighet og oppgaver 1.1 Myndighet Velferdstinget (VT) er det representative organ for studentene tilknyttet Studentsamskipnaden i Gjøvik, Ålesund og Trondheim (Sit). 1.2 Oppgaver 1. Velferdstingets mandat og myndighet reguleres av Mandat for Velferdstinget som er vedtatt av Velferdstingets eierorgan: o Studenttinget NTNU o Studentrådet DMMH o Trondheim juridiske studenters forening o BI Studentsamfunn Trondheim o Studentunionen Høyskolen Kristiania o Studentrådet Fagskolen Innlandet 2. Velferdstinget skal ivareta studentenes interesser ovenfor Sit. 3. Velferdstinget skal søke å påvirke institusjoner, organisasjoner og andre instanser som har betydning for velferdssituasjonen til studentene i Trondheim, Gjøvik og Ålesund. Side 15 av 74

4. Oppgave og myndighetsfordeling mellom Velferdstinget og Sit reguleres i egen avtale mellom Velferdstinget og konsernstyret Sit. 2 Sammensetning av Velferdstinget 2.1 Valgkretser Alle studentene ved utdanningsinstitusjonene tilknyttet Sit skal være representert i Velferdstinget. Velferdstingets representanter velges av eierorganene. Eierorganene fungerer som separate valgkretser. Velferdstingets eierorganer bestemmer i felleskap antallet representanter fra hver valgkrets. Hver valgkrets har ansvaret for at den til enhver tid er fullt representert i Velferdstinget. Representantene i Velferdstinget er uavhengige av sine respektive valgkretser. 2.2 Valgmåte og valgperiode Velferdstingets representanter velges av det øverste studentorganet ved hver utdanningsinstitusjon for en periode på ett år. Perioden går fra og med 01.07 til 01.07. Velferdstingets og velferdsutvalgenes representanter skal utnevnes innen 15. april det året de skal tiltre, med mindre Velferdstinget skriftlig informerer eierorganene om en annen frist. Dette må gjøres minst 2 uker før den nye fristen. 3 Velferdstingets møter 3.1 Rett til å melde saker Alle studenter tilknyttet Sit har rett til å melde saker. 3.2 Innleveringsfrist Sakspapir til fremmet sak med forslag til vedtak skal være levert til arbeidsutvalget(au) senest 8 dager før møtet saken skal behandles på. 3.3 Innkalling Velferdstingets arbeidsutvalg kaller inn til møter. Innkallingen med innstilling fra AU skal være sendt til medlemmene av Velferdstinget senest 4 dager før møtedato. 3.4 Vedtaksdyktighet Velferdstinget er vedtaksdyktig ved valg og vedtak når minst 50 % av VT-medlemmene og minst en representant fra kontrollkomiteen er til stede. Side 16 av 74

3.5 Stemmerett VTs medlemmer eller vara som møter for faste medlemmer har stemmerett i alle saker. Stedlig AU har stemmerett. Representanter som ikke er til stede når en sak åpnes har ikke stemmerett i den saken, med mindre VT innvilger representanten stemmerett med kvalifisert flertall. 3.6 Tale- og forslagsrett Alle har talerett på VTs møter. Alle studenter tilknyttet Sit og faste observatører har forslagsrett på VTs møter. Andre kan innvilges forslagsrett med simpelt flertall. 3.7 Vedtak Alle vedtak blir gjort med simpelt flertall, med mindre noe annet er blitt spesifisert. Votering skjer normalt ved håndsopprekning, men hvis en representant krever det, så skal voteringen skje skriftlig. Det kan stemmes for, mot og avholdende. 3.8 Stemmelikhet Ved tilfeller av stemmelikhet vedtas det forslaget som ligger til grunn. 3.9 Protokolltilførsel og stemmeforklaring VT-medlemmer, VT-ledelse og kontrollkomiteen kan for å kommentere ett vedtak, eller forklare årsaken til en bestemt stemmegivning, levere henholdsvis protokolltilførsel eller stemmeforklaring til møteleder, disse må meldes og refereres fra ordstyrerbordet før møtet heves. 3.10 Møte for lukkede dører I utgangspunktet er det kun VTs medlemmer som har møterett på lukkede møter. Leder, nestledere, kontrollkomiteen, ordstyrer og referent og en observatør fra hvert eierorgan vil også ha møterett, såfremt ikke Velferdstinget aktivt fjerner den med kvalifisert flertall. Velferdstinget kan også innvilge andre møterett med kvalifisert flertall. Debatten om hvorvidt møtet skal lukkes holdes for lukkede dører. 3.11 Faste Observatører 1. Kontrollkomiteen for Velferdstinget 2. Studentrepresentantene i Konsernstyret Sit 3. Studentrepresentantene i Styret i Studentmediene i Trondheim AS 4. Studentrepresentanten i Driftstyret for Idrettsbyggene 5. Kulturstyret 6. En representant fra hvert eierorgan Side 17 av 74

7. Nordens Beste Studieby, VT-valgt 8. Representant fra styret i Samfundet 4 Arbeidsutvalget (AU) 4.1 Arbeidsutvalgets ansvar og myndighet AU utgjør VTs daglige ledelse, og representerer Velferdstinget mellom VTs møter. AU innstiller i alle vedtakssaker som blir lagt frem for Velferdstinget, AUs innstilling blir lagt til grunn på møtet. AU kan vedta hastesaker, saker som er delegert gjennom tidligere vedtak i Velferdstinget og saker de mener det ikke er nødvendig å ta opp med ett fulltallig Velferdsting. Fjorårets leder fremlegger, på vegne av fjorårets arbeidsutvalg, regnskapet fra forrige kalenderår i avsluttet og revidert stand, med innstilling fra sittende arbeidsutvalg, revisor og kontrollkomiteen for Velferdstinget til godkjenning. 4.2 Sammensetning av arbeidsutvalget AU består av leder, organisatorisk nestleder, politisk nestleder og fem AU-medlemmer, hvorav to sitter i henholdsvis Gjøvik og Ålesund. Tre blir valgt blant medlemmene av Velferdstinget. De to som sitter i Gjøvik og Ålesund blir valgt fra de lokale valgkretsene der. 4.3 Valg til arbeidsutvalget 4.3.1 Funksjonstid Arbeidsutvalgets representanter har en funksjonstid på 1 år fra og med 01.07 til 01.07 4.3.2 Gjennomføring av valget Valg av representanter til arbeidsutvalget skjer på konstituerende velferdstingsmøte, med unntak av stedlig AU som velges samtidig som VT-representantene for å kunne være til stede og ha stemmerett på konstituerende møte. Leder og nestledere velges ved separate valg. De tre AU medlemmene, som velges blant Velferdstingets medlemmer, velges samlet. Stedlig AU velges lokalt av stedlig organ innen 15.april. 4.3.3 Blanke stemmer Ved et kvalifisert flertall av blanke stemmer i valgsaker skal talelisten åpnes, før det holdes et omvalg. Om det fremdeles er et kvalifisert flertall av blanke stemmer også denne gangen skal det holdes nytt valg ved neste møte. Side 18 av 74

4.3.4 Nyvalg i perioden Dersom leder, nestledere, eller AU-medlemmer trekker seg eller får vedtatt mistillit mot seg i henhold til 6, skal nyvalg foretas på førstkommende møte, men tidligst 14 dager etter at vervet ble ledig. 4.4 Arbeidsinstruks AUs medlemmer skal ha en spesifikk arbeidsinstruks for deres arbeidsområde. 4.5 Stemmelikhet Ved tilfeller av stemmelikhet i velferdstingets arbeidsutvalgs møter avgjør leders stemme. 4.6 Faste Observatører Konsernstyreleder i Sit Kontrollkomiteen En representant fra hvert eierorgan 5 Valg i Velferdstinget 5.1 Valgbarhet Så langt noe annet ikke er spesifisert er alle valgbare til verv Velferdstinget velger til. 1. Leder, nestleder og medlemmer av Velferdstinget kan ikke sitte som medlemmer av konsernstyret, eller som vara til dette. Representanter for studentene i konsernstyret Sit bør: i. ha minst 3 semester, inkludert inneværende semester, igjen av studietiden. ii. være student og betalt semesteravgift til Sit. iii. Ha studieadresse i omegn til et studiested tilknyttet Sit 2. Blant studentene i konsernstyret skal det tilstrebes en bred representasjon med hensyn på de tilknyttende utdanningsinstitusjonene. 5.2 Valgmåte Ved valg, hvor det er flere kandidater enn antall plasser benyttes et enkelt flertallsvalg. Stemmene vektes på følgende måte: 1. prioritet: 1/1 stemme 2. prioritet: 1/2 stemme 3. prioritet: 1/3 stemme Osv. Side 19 av 74

Man kan stemme på inntil det antall kandidater som skal velges. Ved valg der det er færre eller likt antall kandidater som plasser kan kandidatene velges ved akklamasjon. Det skal gjennomføres skriftlig votering hvis et VT-medlem krever det. 5.3 Kjønnsbalanse Til verv og utvalg hvor to eller flere representanter skal velges, skal det tilstrebes en jevn kjønnsfordeling. 5.4 Stemmelikhet Ved stemmelikhet holdes omvalg mellom de representantene som fikk like mange stemmer. Resulterer også dette i stemmelikhet åpnes talelisten igjen før det igjen holdes omvalg. Ved stemmelikhet også denne gangen avgjøres valget med loddtrekning mellom de kandidatene som fikk like mange stemmer. 5.5 Funksjonstid Så langt noe annet ikke er spesifisert trer representanter valgt av Velferdstinget inn i sine verv når møtet de er valgt på heves og sitter ut den perioden de er valgt for. 5.6 Velferdstinget som valgkrets for Sit Ved alle valg og innstillinger der Velferdstinget fungerer som en valgkrets for Studentsamskipnaden i Trondheim, skal VT oppfylle prinsippene i likestillingsloven. 6 Mistillit 6.1 Leder og nestledere Velferdstinget kan med kvalifisert flertall på to etterfølgende møter vedta mistillit til leder og nestledere av Velferdstinget. 6.2 Andre Velferdstinget kan med absolutt flertall vedta mistillit mot andre tillitsvalgte som Velferdstinget har valgt inn i et styre, råd eller utvalg. 6.3 Offentliggjøring og ikrafttredelse Forslag om mistillit skal være bekjentgjort i møteinnkallingen. Den som får vedtatt en mistillit mot seg fratrer umiddelbart som tillitsvalgt for Velferdstinget. Personer i heltidsverv som må fratre sin stilling skal, med mindre Velferdstinget vedtar noe annet i forbindelse med mistillitssaken, avlønnes ut inneværende semester. Side 20 av 74

7 Kontrollkomiteen 7.1 Myndighetsområde Kontrollkomiteen er Velferdstingets kontrollorgan, og skal rapportere til Velferdstinget. Kontrollkomiteen er selvkonstituerende. 7.2 Valgbarhet Disse er ikke valgbare til velferdstingets kontrollkomité: 1. Representanter valgt/innstilt av Velferdstinget til andre styrer, råd og utvalg. 2. Velferdstingets eierorgans ledere. 7.3 Oppgaver 1. Påtale vedtak gjort i arbeidsutvalg og VT dersom de strider mot vedtekter, retningslinjer og arbeidsprogrammet til VT. 2. Kontrollere at rammene og vedtektene fastsatt av VT blir fulgt. 3. Uttale seg om fortolkning av reglementer, forretningsorden, instrukser o.l. etter forespørsel. 4. Følge aktivt opp arbeidet i arbeidsutvalget og VT slik at de også kan ha en støttefunksjon for organet og arbeidsutvalget. 7.4 Sette-kontrollkomité Velferdstinget kan velge en Sette-kontrollkomité ved behov. Sette-kontrollkomiteen skal bestå av 3 personer som er valgbare til den ordinære kontrollkomiteen, og kan kun velges av et vedtaksdyktig velferdsting. Sette-kontollkomiteen velges for en eller flere spesifiserte saker som skal behandles, og avgår senest når møtet de er valgt på heves. 8 Utfyllende retningslinjer 8.1 Forretningsorden Velferdstinget vedtar en forretningsorden som gir retningslinjer for gjennomføringen av velferdstingets møter. 8.2 Økonomireglement Velferdstinget vedtar ett økonomireglement som gir retningslinjer for den økonomiske driften. 8.3Arbeidsinstruks for arbeidsutvalget Velferdstinget vedtar en instruks som gir retningslinjer for arbeidsutvalgets oppgaver, myndighet og ansvar 8.4 Stedlig organ i Gjøvik og Ålesund Side 21 av 74

Velferdstinget vedtar en instruks som gir retningslinjer for stedlig organs oppgaver, myndighet og ansvar. 8.5 Kontrollkomiteen Velferdstinget vedtar en instruks som gir retningslinjer for kontrollkomiteens oppgaver, myndighet og ansvar 8.6 Kulturstyret Velferdstinget vedtar en instruks som gir retningslinjer for kulturstyrets oppgaver, myndighet og ansvar 8.7 Kulturstyrets leder Velferdstinget vedtar en instruks som gir retningslinjer for kulturstyrets leders oppgaver, myndighet og ansvar 8.8 Valgkomiteen Velferdstinget vedtar en instruks som gir retningslinjer for valgkomiteens oppgaver, myndighet og ansvar. 8.9 Endring av utfyllende retningslinjer Endringer av de utfyllende retningslinjene skal vedtas ved absolutt flertall. Forslag til endringer til de utfyllende retningslinjene skal gjøres kjent for AU senest 2 uker før møtet de skal vedtas. Innstilling fra AU og uttalelse fra kontrollkomiteen skal sendes med innkallingen. 9 Endring av reglementet 9.1 Ikrafttredelse Endringer i reglementet skal vedtas med 2/3 absolutt flertall på to etterfølgende møter. Endringene trer i kraft etter at det andre møtet er hevet. 9.2 Innlevering av endringsforslag Forslag til endringer av reglementet skal gjøres kjent for AU senest 2 uker før det første møte de skal behandles. Innstilling fra AU og uttalelse fra kontrollkomiteen skal sendes med innkallingen. Side 22 av 74

Økonomiinstruks Vedtatt: 03.11.10 Sist revidert: 25.09.14 Velferdstingets ØKONOMIINSTRUKS 0 Innledning 0.1 Mål Holde Velferdstingets tillitsvalgte og ansatte orientert om den til enhver tid gjeldende økonomiinstruks. 0.2 Informasjon Alle nyvalgte AU-medlemmer og eventuelt nytilsatte Konsulent skal bli informert om disse reglene og underskrive et eksemplar av dem, som blir oppbevart i personalarkivet. Når nytt AU tiltrer tas økonomirutinene opp som sak på første AU-møte og skal signeres av ledelsen og AU. 0.3 Endringer Endringer i disse rutinene reguleres av Velferdstingets reglement. Kontrollkomiteens tilråding skal på forhånd innhentes. 0.4 Gyldighet Side 23 av 74

Økonomiinstruks er underlagt "Reglement for Velferdstinget ". Endringsforslag må meldes som sak på saklisten, og kan ikke stemmes inn på dagsorden. Økonomiinstruks ble vedtatt på Velferdstingets møte den 12.05.09. 1 Om organisasjonens økonomi 1.1 Definisjoner/forkortelser VT AU KK Kons. Velferdstinget Velferdstingets arbeidsutvalg Velferdstingets kontrollkomité Velferdstingets Konsulent 1.2 Ansvarsforhold VT: KK: Disponerer over Velferdstingets midler gjennom å vedta budsjett og godkjenne regnskap. Vedtak med økonomiske konsekvenser for organisasjonen skal vise til hvordan kostnadene skal dekkes inn innenfor gjeldene budsjett. Dersom vedtak gjort av Velferdstinget strider mot Velferdstingets budsjett, går budsjettet foran. Skal kontrollere organisasjonens bruk av midler. KK skal se til at økonomiske disposisjoner er i samsvar med lovlige vedtak i organisasjonen. KK skal ha tilsendt regnskapsrapporter som blir lagt frem for AU. KK gir innstilling til Velferdstinget om godkjenning av regnskap, og skal følge opp AU og sekretariatets disposisjoner. Revisor: Den som skal se til at regnskapet er ført i samsvar med eksterne lover og forskrifter, og at plikter overfor det offentlige blir fulgt. Revisor ser også til at regnskapet blir ført i samsvar med god regnskapsskikk. Revisor gir innstilling om regnskapet. Regnskapet revideres en gang om året. AU: Leder: Velferdstingets utøvende organ. AU disponerer Velferdstingets midler etter retningslinjer (budsjett). AU-vedtak som har økonomiske konsekvenser skal ha med henvisning til hvordan dette kan dekkes inn innenfor gjeldene budsjett. AU har ansvaret for å se til at vedtak som er gjort i organet blir fulgt opp. Økonomiansvarlig i AU. Har altså overordnet ansvar for å holde de økonomiske disposisjoner innenfor vedtak fattet av Velferdstinget. Har ansvaret for å anvise alle bilag i regnskapet og godkjenne alle fakturaene for utbetaling. Kons: Konsulenten kan ikke på egen hånd binde organisasjonen på noen måte uten etter særskilt fullmakt fra AU. - ansvarlig for føring av regnskap og levere rapporter til AU Side 24 av 74

- Ansvarlig for klargjøring av bilag for utbetaling av lønn. - Ordner/lager utbetalingsanvisninger. Det vises til økonomiske avtaler eller enkeltvedtak. Bakgrunnsdokumentasjon må alltid ligge ved. - Foreta budsjettkontroll i henhold til god regnskapsskikk og gjeldene lovgivning. - Gjøre innkjøp til daglig drift. - Viderefakturere Studenttinget NTNU. Datadr. Datadrifters oppgaver og ansvar er å ta seg av den daglige drift av datamaskiner og nettverk. Oppgaver og ansvar skal beskrives i engasjementsavtalen. 2 Regnskapsførsel 2.1 Regnskapsførsel 2.1.1 Regnskapsår Regnskapet følger kalenderåret. Per 30.06 skal ikke mer enn 55 % av postene i budsjette være brukt. 2.1.2 Valg av revisor Velferdstinget kan velge revisor hvert år. Hvis ikke særskilte forhold tilsier noe annet bruker Velferdstinget samme revisor som SiT 2.1.3 Fullmakter: Leder: Nestleder: Kons.: Fullmakt til å godkjenne fakturaer/ regninger for utbetaling. Fullmakt til å godkjenne og signere refusjonsbilag for utlegg foretatt av leder: Konsulenten har etter fullmakt rett til å bestille varer eller tjenester på Velferdstingets vegne som angår den ordinære driften. Denne fullmakten gis ved særskilt vedtak i AU hver gang man skifter personale i sekretariatet, og hver gang et nytt AU tiltrer. Dersom denne tilvisningsretten skal endres eller midlertidig overføres til noen annen i AU, skal dette gjøres i egne vedtak. Konsulent som har fullmakt til å foreta disposisjoner på vegne av Velferdstinget, kan ikke overføre denne retten uten etter vedtak i AU. Side 25 av 74

innsyn. Velferdstingets bankkonto disponeres av Konsulent, leder har muligheter for 2.1.4 Ansettelser: AU ansetter ekstra/ midlertidig personalhjelp. AU gir disse fullmakt i samsvar med instruks og disse regler. 2.1.5 Tilsetting og lønning av ekstra personalhjelp: Tilsetting av ekstra og midlertidig personalhjelp skal gjøres etter vedtak i AU. Det skal i hvert enkelt tilfelle der tilsetting finner sted, settes opp arbeidskontrakt jfr. Arbeidsmiljøloven. Arbeidsoppgavene skal også defineres gjennom en stillingsinstruks. Kontrakten skal signeres av den tilsatte og leder. Ved større utrednings- og oppdragsarbeid lønnes dette under ett, vurdert ut fra arbeidsmengde. Datadrifter: Datadrifter er lønnet etter lønnsnivå for student assistenter ved NTNU. Arbeidstimer føres av datadrifteren selv. 2.1.6 Lønning av AU, ansatte, leder og nestleder av Kulturstyret: Lønn og honorar utbetales pr. 20. i måneden, lønn utbetales med 10 dagers forskudd. Konsulent: Velferdstinget har en konsulent ansatt i full stilling. Konsulent lønnes ihht. egen arbeidsavtale med SiT AU-medlemmer: Kulturstyret: AU-medlemmene kompenseres med 20 % av ledelsens lønn. Honorar utbetales for antall måneder vedkommende sitter aktivt i vervet (10 mnd). Kulturstyrets leder og nedstleder kompenseres med 5 % hver av laveste årslønn på minstelønnstabellen til SiT. Honorar utbetales for antall måneder ledelsen sitter aktivt i vervet (10 mnd). Honoraret fordeles på to utbetalinger i året. 2.1.7 Lønning av leder og nestleder: Hensikt Dette punktets (2.1.7) hensikt er å regulere utbetaling av lønn til ledelsen i løpet av året de er valgt for. Utbetaling av lønn Side 26 av 74

Utbetaling av lønn til ledelsen skjer til faste tider hver måned (pt den 20.) Lønn utbetales forskuddsvis av SiT, men belastes driftsbudsjettet til VT. Første utbetaling for nyvalgt ledelse skjer den måneden de tiltrer vervet. Siste utbetaling skjer siste måned i valgperioden. Lønn fordeles over vervets 12 måneder, med lik utbetaling hver måned ved mindre annet er regulert i lover eller forskrifter. Satser Lønnen utbetales etter Lånekassens inntektsgrenser ved rentefritak. 2.1.8 Utbetalinger: Innkjøp og andre disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for Velferdstinget må være hjemlet i vedtak gjort av Velferdstinget eller AU. Dette er enten en fullmakt til Konsulent, et spesifikt vedtak om å foreta en slik disposisjon eller som en del av et større hele. (Eksempel på dette siste er vedtak om å sette i gang en kampanje med et budsjett. Konsulent har da anledning til å handle innenfor dette budsjettet.) Leder: Har fullmakt til å godkjenne alle fakturaer/regninger for utbetaling. Når det gjelder utbetalingsanvisninger, dvs. utbetalinger der bilaget er ordnet av Konsulent, skal både leder og Konsulent underskrive. (Eksempel på dette er f.eks. utbetaling av lønn og utbetalinger ihht. Faste økonomiske avtaler.) 2.1.9 Reisekostnader: Alle reiser og reisemåte må på forhånd godkjennes av leder i hvert enkelt tilfelle. Ved reiser dekker Velferdstinget normalt kostnader til fornuftig reisemåte. Dette gjelder for: AU, Konsulent og de studenter som sendes på Velferdstingets regning. For AU og konsulent gis kjøregodtgjørelse som følger statens sats ved kilometergodtgjørelse ved bruk av egen bil, som per dags dato er 4,05 kr pr. km, samt passasjertilleg som er på 1,00 kr pr km. For bom dekkes utgifter etter godkjenning av leder, mens for leder godkjenner nestleder. Ved parkering må kvittering vedlegges for å motta refusjon. Når Velferdstinget avholder møter på kveldstid som avslutter etter siste bussavgang, kan utgifter til taxi innen rimelige grenser dekkes av Velferdstinget. Det forutsettes en fornuftig planlegging der møtedeltakere som bor i nærheten av hverandre deler taxi. Dekning av utgifter til taxi må på forhånd klareres med leder. Leder må klarere med nestleder på forhånd ved utgifter til taxi. Reiseutgifter refunderes etterskuddsvis, og når nødvendig dokumentasjon og gyldig bilag forelegges Konsulent. I skoleårets varighet dekkes månedskort for leder og nestleder. Side 27 av 74

2.1.10 Utgifter til barnepass: I forbindelse med møter i Velferdstinget dekkes utgifter til barnepass med inntil kr. 50,- pr time. Det gis dekning for en time før møtet starter og inntil en time etter møtet er avsluttet. Dekning av utgifter til barnepass gjelder kun for Velferdstingets representanter og personer som har møteplikt etter instruks gitt av VT. Utgifter til barnepass refunderes etterskuddsvis, og når nødvendig dokumentasjon (refusjonsbilag) forelegges Konsulent. 2.1.11 Utgifter til mat: Ved reiser av minimum 1 døgns varighet for AU/Konsulent dekkes utgifter til mat med inntil kr 400,- pr. døgn, mot kvittering. Utgifter til mat dekkes kun ved reiser i forbindelse med Velferdstingets virksomhet. Utgifter til mat dekkes ikke ved møter/kurs/arrangementer dersom dette dekkes av arrangøren eller er inkludert i en evt. deltakeravgift. På arrangementer i Velferdstingets regi hvor det er felles bespisning på restaurant eller liknende vurderer AU hvorvidt utgiftene skal dekkes av Velferdstinget. Utgiftene følger statens satser for kostgodtgjørelse, spesifikt måltidstrekk reise med overnatting, middag. Denne satsen er per dags dato 345 kr pr person. Utgifter til alkoholholdige drikkevarer dekkes ikke av Velferdstinget. Ved pålagt sammenhengende arbeidstid utover 10 timer dekker Velferdstinget utgifter til mat for AU/Konsulent. Utgiftene for mat følger NSOs diettsats for middag, denne er per dags dato 180 kr per person.. Utgifter dekkes mot kvittering, og gis ikke som diett. Med pålagt arbeidstid menes faste møter som AU har besluttet å delta på samt perioder med særlig stort arbeidspress hvor leder har besluttet at arbeidstid utover 10 timer er nødvendig. 2.1.12 Bestilling av billetter over konto: Leder og Konsulent kan bestille billetter over Velferdstingets konto. Det gis ikke reiseforskudd. 2.1.13 Mobiltelefon Leder og nestleder får dekket hver sin arbeidstelefon, disse telefonene følger vervene. Velferdstinget dekker ikke utgifter på disse arbeidstelefonene som ikke er jobbrelatert. 2.2 Driftsmidler Side 28 av 74

SiT: I henhold til avtale mellom Velferdstinget og styret i SiT bestemmer Velferdstinget deler av budsjettet til SiT Velferd. Velferdstinget får tilskudd ved behov fra SiT. 2.3 Budsjett Et budsjett er et plandokument der en setter opp forventede inntekter og utgifter over en gitt tidsramme. Det settes opp for organisasjonen som helhet, og for større enkeltarrangementer. 2.3.1 Budsjett Velferdstinget Budsjett for Velferdstinget kommende år vedtas i høstsemesteret. Budsjettet skal gå i balanse, og eventuelt avvik fra budsjettert resultat belastes/godskrives reguleringsfond for semesteravgiften. 2.4 Regnskap Settes opp som en oversikt over utgifter og inntekter som reelt har forekommet i en periode. 2.4.1 Regnskap Velferdstinget Regnskapet føres av VTs Konsulent. Velferdstingets årsresultat skal gå i 0,-. Alt overskudd/underskudd skal tilbakeføres/overføres til/fra reguleringsfond for semesteravgiften. 2.5 Økonomiinstruks Økonomiinstruks er regler for hvordan en skal holde kontroll med økonomien. 2.5.1 Regnskapsrapporter For at de tillitsvalgte skal klare å følge med på utviklingen i økonomien, skal arbeidsutvalget holdes løpende orientert om tilstanden. Minst en gang per semester skal regnskapsfører legge fram regnskapsrapport for arbeidsutvalget. 2.5.2 Økonomirutiner Velferdstinget Side 29 av 74

Utbetalingsanvisninger og anvisninger av regninger: Konsulent: Bilagene påføres kontonummer, tekst. Ordner/lager utbetalingsanvisninger. Det vises til økonomiske avtaler eller enkeltvedtak. Bakgrunnsdokumentasjon må alltid ligge ved. Utbetalingsanvisningene signeres av både leder og Konsulent. Leder: Nestleder: Har ansvaret for å godkjenne alle faktura/ utbetalingsanvisninger i regnskapet før utbetaling. Signerer refusjonsbilag som gjelder utlegg foretatt av leder. Side 30 av 74

Forretningsorden Vedtatt: 06.03.97 Sist revidert: 27.04.06 1 Innledning Velferdstingets FORRETNINGSORDEN Velferdstinget (VT) kan fravike denne forretningsorden med simpelt flertall. 2 Gjennomføring av møte 2.1 Formalia Møteledelse: Velferdstinget velger møteleder før dagsorden vedtas Dagsorden: Dagsorden vedtas som første sak Faste punkter på dagsorden Referat fra møter i Velferdstinget og AU Referat fra AU-medlemmene Referat fra konsernstyret SiT Referat fra datterselskapene i SiT Referat fra Studentparlamentet HiST, Studentrådet DMMH og Studenttinget NTNU, Trondheim juridiske studenters forening og BI Studentersamfunn Trondheim Referat fra styrer, råd og utvalg VT velger til Eventuelt Kritikk av møtet 2.2 Debatten 1. Under debatten kan møteleder begrense taletiden. Taletiden kan ikke begrenses til mindre enn 2 minutters innlegg, og replikk og svarreplikk til 1 minutt hver. Dersom det tillates mer enn en replikk, økes svarreplikkens lengde tilsvarende. 2. Møteleder og/eller referent fører taleliste og setter strek. Strek kan ikke settes før alle forslag er fremmet, og det skal opplyses før strek settes. 3. Forslag og endringsforslag skal fremsettes skriftlig og leveres møteleder. 4. Saksopplysninger og innlegg til forretningsorden, dagsorden og voteringsorden gis 1 minutts taletid, det åpnes for en kort replikkveksling etter innlegg til forretningsorden, dagsorden og voteringsorden. Deretter fortsetter en på talelisten. Side 31 av 74

5. Ved forslag om å gå til votering skal eventuelle vedtaksforslag leses opp før en stemmer over forslaget om å gå til votering. 6. Ved forslag om å gå til utsette en sak skal eventuelle vedtaksforslag leses opp før en stemmer over forslaget om å utsette saken. 7. For å begrense lengden på Velferdstingets møter, påbegynnes ingen vedtakssaker etter 23.00. Gjenværende punkter på dagsordenen utsettes. 2.3 Votering Voteringsorden fastsettes av møteleder, med følgende retningslinjer lagt til grunn: 1. Det mest ytterliggående forslaget settes opp mot de resterende. 2. Forslag som ikke lenger er relevante som en konsekvens av voteringen faller automatisk bort. 3. Strykningsforslag behandles generelt før endringsforslag som behandles før tilleggsforslag. Side 32 av 74

Instruks for Arbeidsutvalget Vedtatt: 19.01.11 Sist revidert: 17.03.16 1. Generelt Instruks for arbeidsutvalget Fravikelighet Denne instruks viker for «Reglement for Velferdstinget», «Forretningsorden for Velferdstinget», og «Økonomiinstruks for Velferdstinget». Definisjoner VT Velferdstinget AU Arbeidsutvalget KK Kontrollkomiteen SLUT Studentlederutvalget i Trondheim ISFiT Internasjonale Studentfestivalen i Trondheim 2. Sammensetning Sammensetning Arbeidsutvalget består av: Leder Organisatorisk nestleder Politisk nestleder 3 faste AU-medlemmer 1 Fast AU-medlem Gjøvik 1 Fast AU-medlem Ålesund 3. Arbeidsutvalgets oppgaver Kompetanse og ansvar Arbeidsutvalget utgjør Velferdstingets daglige ledelse, og har ansvar for å kalle inn til VTmøter. Arbeidsutvalget har ansvar for at det utarbeides sakspapirer og innstillinger, og for at VTs vedtak blir formidlet og fulgt opp. Innstillinger til Velferdstinget Arbeidsutvalget innstiller i alle saker som skal behandles i Velferdstinget, også der hvor en sak har blitt behandlet i en interngruppe eller enkeltperson og det foreligger en innstilling fra denne. AU innstiller ikke til personvalg i Velferdstinget, men kan innstille på oppnevninger der posisjoner følger et verv. AU-vedtak AU skal fatte vedtak i interne og organisatoriske saker. AU kan også fatte vedtak i andre saker der det ikke er formålstjenlig å samle hele VT. I hastesaker som normalt skal behandles av Side 33 av 74

Velferdstinget kan arbeidsutvalget fatte vedtak på vegne av Velferdstinget, men bare dersom det ikke er mulig å samle Velferdstinget innen rimelig tid. Økonomiske disposisjoner Arbeidsutvalget kan ved særlige vedtak bevilge et beløp begrenset oppad til kroner 6.000,- En bevilgning kan ikke deles opp i flere enkeltvedtak for å unngå reglene i denne paragraf. Kontakt med VT AU-medlemmene har ansvar for å kalle inn til og avholde møter med representantene i Velferdstinget. Møtene kan brukes til å gjennomgå sakspapirer, diskutere saker, komme med forslag til ny saker og som formøter med styrerepresentantene. 4. Arbeidsutvalgets møter Møtehyppighet Møter i Arbeidsutvalget avholdes en gang per uke dersom arbeidsmengden ikke tilsier annet. Innkalling og sakspapirer Normalt kaller leder inn til møter i arbeidsutvalget. Dersom tre av Aus medlemmer krever det skal det avholdes ekstraordinært møte. Innkalling og sakspapirer til arbeidsutvalgets møter bør så langt det er mulig være tilgjengelige én dag før møtet. Vedtaksdyktighet Arbeidsutvalget er vedtaksdyktige dersom minst 4 av medlemmene er til stede ved votering, inkludert leder og/eller nestleder. Vedtak fattes ved simpelt flertall. Møterett Arbeidsutvalgets faste medlemmer har møteplikt, Stedlig AU skal kunne være med på møtene ved hjelp av tekniske løsninger og trenger med det ikke å være til stede på alle AUs møter i person. Konsernstyreleder i Sit har møteplikt så fremt arbeidsutvalget ikke vedtar annet. Dersom konsernstyreleder ikke har anledning til å møte, skal denne sende vara. Kontoransvarlig kan med simpelt flertall innvilge andre møterett. Alle møtende har tale- og forslagsrett. Arbeidsutvalget kan lukke et møte med simpelt flertall. Faste punkter på dagsorden Disse punktene skal være på dagsorden på alle ordinære møter i arbeidsutvalget. Godkjenning av innkalling til arbeidsutvalgsmøtet. Redegjørelse for arbeidet arbeidsutvalgets medlemmer, KK og kontoransvarlig har gjort siden siste møte. Orientering fra konsernstyreleder i Sit. Protokoll Arbeidsutvalget velger selv referent. Referater Referater skal godkjennes av arbeidsutvalget på neste ordinære arbeidsutvalgsmøte, og legges frem for VT på neste VT-møte. 5. Oppgaver Side 34 av 74