SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Vikene Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/2857 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget 06.09.2017 REFERATLISTEN - ADMINISTRASJONSUTVALGET 06.09.2017 1. Rundskriv besøk/befaringer i kommunens virksomheter - presisering 2. Omorganisering av Vågen læringssenter status august 2017
Notat til orientering Til: Fra Hovedutvalg oppvekst og kultur Administrasjonsutvalget : Etatsjef oppvekst og kultur Arkivkode Arkivsaknr./løpenr. Dato A25 &20 15/4859 44946/17 22.08.2017 OMORGANISERING AV VÅGEN LÆRINGSSENTER - STATUS AUGUST 2017 Arbeidsgruppe Arbeidsgruppa for omorganiseringen av Vågen læringssenter ble etablert i januar 2017 på bakgrunn av politiske vedtak i Administrasjonsutvalget (saksnr. 23/16) og Hovedutvalg oppvekst og kultur (saksnr. 39/16). Arbeidsgruppa fikk sitt mandat fra etatsjef for oppvekst og kultur. Første møte i arbeidsgruppa ble holdt 18.1.17 og det har vært 7 møter i løpet av vinteren og våren. I tillegg ble det arrangert et informasjonsmøte for de ansatte ved Vågen læringssenter 19. januar. Gruppa har bestått av tre representanter fra de ansatte, en fra PPT, en hovedtillitsvalgt og to representanter fra stab i oppvekst og kulturetaten. Mandatet til gruppa var å arbeide med tre områder: Identifisere og sett i gang risikoreduserende tiltak. Foreta en ny risikovurdering når risikoreduserende tiltak har fått tid til å virke. Starte arbeidet med å beskrive innholdet og organiseringen av læringssenteret slik det skal fremstå etter omorganiseringen. Risikoreduserende tiltak En forutsetning for gjennomføring av de risikoreduserende tiltakene er stabilitet i personalsituasjonen. Etatsjef vurderer ikke at stabiliteten i personalgruppa på det nåværende tidspunkt er stabil nok til at det er mulig å sette i verk risikoreduserende tiltak. Det har vært lyst ut to pedagogstillinger ved senteret i vinter, men det har vært utfordrende å få søkere som oppfyller de kompetansebehovene man har ved læringssenteret. Stillingen som avdelingsleder ved Vågen læringssenter er også lyst ut. Denne hadde søknadsfrist 29. mai. Arbeidsgruppa har imidlertid arbeidet med å identifisere risikoreduserende tiltak. Arbeidet har vært ledet av bedriftshelsetjenesten i kommunen. Rapporten etter dette arbeidet er utarbeidet og tiltak identifisert her vil nå kunne settes i verk.
Vågen læringssenter - innhold og organisering Arbeidsgruppa har satt i gang et arbeid med å beskrive hvordan innholdet og organiseringen av læringssenteret skal være etter omorganiseringen. Dette er et dokument der nåværende ansatte ved læringssenteret, PPT og de ansatte i stab har bidratt. Dokumentet er ment som et utgangspunkt å arbeide videre med for ny avdelingsleder når denne er på plass. Referansegruppe Det er også opprettet en referansegruppe for omorganiseringsarbeidet. Det har vært berammet et møte i denne gruppa. Møtet ble imidlertid avlyst da arbeidsgruppa avgjorde at det ikke ville være hensiktsmessig med et møte i referansegruppa på det stadiet i arbeidet man har vært denne vinteren/ våren. Dersom arbeidsgruppa finner det hensiktsmessig vil det bli innkalt til møte i referansegruppa i løpet av august/ september. Status ved skolestart Det er tilsatt ny avdelingsleder ved Holmen/Tårnet. Den nye avdelingslederen startet i stillingen 1.august 2017. 14.august hadde skolesjef og ny avdelingsleder et oppstartsmøte med personalet ved Holmen/Tårnet. I møtet ble det informert om, og drøftet veien videre for utforming av opplæringstilbud, avdelingens rolle relatert til de ordinære skolene og prosessen med sammenslåing av de to avdelingene. I og med at det har vært utfordrende å få kvalifiserte søkere til pedagogstillingene som har vært lyst ut, har oppvekst- og kultursjefen valgt å avvente ytterligere tilsettinger inntil videre. Personalkapasiteten er god i forhold til antall elever ved oppstart, og en ønsker derfor å prioritere å etablere en stabil plattform for omorganiseringen ved å fokusere på de som allerede jobber ved avdelingen. Avdelingslederen vil ha en sentral rolle i det videre arbeidet med å sette rammene for innhold og organisering i forbindelse med omorganiseringen av senteret. Dette arbeidet vil foregå i dialog og samarbeid med oppvekst- og kultursjefen slik at intensjoner og mål for omorganiseringen oppfylles. Oppsummert Oppvekst- og kultursjefen vurderer nå bemanningssituasjonen som tilstrekkelig stabil til at arbeidet med å redusere risikoen til et akseptabelt nivå kan igangsettes, i nært samarbeid med bedriftshelsetjenesten, ledelse, ansatte, hovedtillitsvalgte og verneombud ved Holmen/Tårnet og administrasjonen i kommunen. Etter at tiltak for å få ned risikoen ved de uønskede hendelsene har virket tilstrekkelig lenge, fortas det en ny risikoanalyse, og resultatet vil bli lagt frem som en sak for administrasjonsutvalget, ihht. vedtak i administrasjonsutvalget 26.10.16 (saksnr 23/16).
SAKSPROTOKOLL - REFERATLISTEN - ADMINISTRASJONSUTVALGET 06.09.2017 Administrasjonsutvalget behandlet saken den 06.09.2017, saksnr. 25/17 Behandling: Sakene tatt til etterretning. Vedtak: 1. Rundskriv besøk/befaringer i kommunens virksomheter presisering Til etterretning. 2. Omorganisering av Vågen læringssenter status august 2017 Behandlet etter sak 21/17. Til etterretning.