Årsmelding 2014 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS SAK 2015/40-6 Side 1 av 18
Innhold 1. Innledning... 4 Generelt... 4 Styrets sammensetning... 4 Ansatte... 5 Eksterne administrative tjenester... 5 Økonomi... 5 2. Årsplan... 7 3. Arkivdanning, arkivplanlegging... 7 Generelle henvendelser... 7 Kassasjon... 7 Skanning av byggesaksarkiver... 8 Arkivplan... 8 Elektroniske arkiver... 8 4. Kurs... 10 Grunnkurs... 10 Elevarkivkurs... 10 Kurs i offentlighetslov og forvaltningslov... 10 5. Informasjonsvirksomhet og formidling... 11 Kontaktkonferanse... 11 Arkheion... 11 Utstillinger... 11 Artikler i aviser... 12 Norges dokumentarv... 12 Internett... 13 Arkivportalen.no... 13 Digitale Bilder i Agder (DBA)... 13 Arkivdagen... 13 Arkivsenter sør vår og høstprogram... 13 Omvisninger og veiledning for skoleklasser... 14 Den kulturelle skolesekken... 14 6. Sensitive arkiver... 14 7. Arkivlokaler... 14 Side 2 av 18
8. Eldre og avsluttede arkiver... 15 Skanning av protokoller... 15 9. Etablering og drift av arkivdepot... 16 Forespørsler om eldre arkivmateriale... 16 Depot for elektroniske arkiver... 16 Intern drift... 17 10. Personal og organisasjonsutvikling... 17 HMS og sykefravær... 17 Ekstern deltagelse på kurs, konferanser etc.... 18 Medlemskap... 18 Samarbeid med Statsarkivet i Kristiansand... 18 Samarbeid med andre relevante institusjoner... 18 Side 3 av 18
1. Innledning Generelt Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS ble stiftet i 1990. Selskapet eies av alle kommunene i fylket og Vest-Agder fylkeskommune. Formålet med selskapet er å arbeide for at verdifullt kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for bruk. Kjerneoppgavene til IKAVA er rådgivning innenfor arkivdanning og arkivplanlegging, dessuten kurs og informasjonsvirksomhet, ordning og tilgjengeliggjøring og formidling av eldre og avsluttede arkiver og drift av arkivdepot, herunder også bevaring av elektroniske arkiver. IKAVA har 4,6 faste stillinger. IKAVA leier kontorer og depotplass i Arkivsenter sør på Presteheia i Kristiansand og er samlokalisert med Statsarkivet i Kristiansand. I tillegg leier IKAVA depotlokaler i Sørlandsparken. Et styre på fem medlemmer er ansvarlige for driften av selskapet. Styret for IKAVA har fortsatt fokusert på selskapets kjerneoppgaver rådgivning og veiledning i arkivdanning, samt drift av depot og formidling. I 2012 tok IKAVA i bruk nye leide depotlokaler, slik at IKAVA nå har tilstrekkelig kapasitet til eiernes arkivmateriale som skal oppbevares i godkjente depotlokaler. I 2014 har IKAVA arbeidet mye med sikker overføring av arkivmateriale fra eierne til depotet. IKAVA har bistått flere av eierne i oppfølging av tilsyn fra Statsarkivet både når det gjelder oppdatering av arkivplan, overføring av eldre og avsluttede arkiver og elektroniske arkiver til depot. Selskapet har hatt god måloppnåelse for selskapets langtidsplan og for arbeidsplanene for den enkelte eierkommune. Representantskapet er selskapets øverste styringsorgan, årets representantskapsmøte ble avholdt 25. mars 2014. Styrets sammensetning Styret i 2014: Rådmann Hans Stusvik, Marnardal kommune, styreleder Leder dokumentsenter Grete Gavelstad, Kristiansand kommune, nestleder Leder servicekontor Sindy Herstøl, Lindenes kommune (fram til 25. mars 2014) Rådmann Ivan Sagebakken, Hægebostad kommune Arkivleder Olaug Aase Sindland, Kvinesdal kommune (fra 25. mars 2014) Arkivar Oddleif Lian, Statsarkivet i Kristiansand Ansattes representant Tormod Engebu Sekretær arkivsjef Turid Holen Varamedlemmer: Organisasjonssjef Monica Nordnes, Søgne kommune Formannskapssekretær Birger Øyulvstad, Åseral kommune Arkivleder Olaug Sindland, Kvinesdal kommune (fram til 25. mars 2014) Rådmann August Salvesen, Farsund kommune (fra 25. mars 2014) Styret har avholdt 6 styremøter. Ett av styremøtene var lagt til Archon, IKA Kongsberg sitt nye arkivbygg på Kongsberg. Styret fikk orientering om prosessen fram mot bygging og omvisning i Side 4 av 18
bygget. Styret har i løpet av året blant annet behandlet årsmelding, regnskap med revisjonsberetning, budsjett og virksomhetsrapporter og medlemskap for IKAVA i KDRS, Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter. Ett styremedlem og daglig leder deltok på et kurs for interkommunale arkiver organisert som IKS. Kurset var arrangert av KS. Ansatte Turid Holen, arkivsjef Bård Raustøl, rådgiver Tormod Engebu, rådgiver Merethe M. Johansen, rådgiver Betty D. Stensgård, sekretær 60 % Engasjementer, i hovedsak i ekstraordinære ordnings- og skanningsprosjekter: Betty D. Stensgård Linn Edvartsen Alen Maglic Torgrim Olsen Heidi Korvald Eksterne administrative tjenester Regnskap og lønn er ivaretatt av Vest-Agder fylkekommune. Revisjon er ivaretatt av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Økonomi IKAVA finansieres av et årlig tilskudd fra eierkommunene basert på folketallet, med et minimums- og maksimumsbeløp og et eget beløp fra fylkeskommunen. I tillegg til fellestjenester, får eierne individuelle tjenester tilpasset størrelsen på tilskuddet. Tilskuddet indeksreguleres i henhold til lønnsog prisnivå for øvrig. For 2014 var tilskuddet kroner 37,60 per innbygger og utgjorde totalt 4,8 millioner. Representantskapet vedtok i 2008 en fast økning i eiertilskuddet for å dekke kostnader til tilstrekkelig depotlokaler som dekker eierkommunenes behov. Denne økningen dekker leieutgiftene for depotlokaler. IKAVA tok i bruk nye depotlokaler i 2012, økningen av eiertilskuddet øremerket depot ble satt av til oppbygging av et eget fond i perioden 2009-2011. Dette fondet holdes adskilt fra IKAVAs disposisjonsfond som er bygd opp gjennom avsetning av midler fra tidligere års regnskapsoverskudd. Disposisjonsfondet var ved inngangen av 2014 på 1 306 329,- og disposisjonsfondet for redusert husleie på 1 244 892,- Merforbruket innenfor lønn og sosiale tjenester skyldes ordningsoppdrag for eierkommunene som kommer i tillegg til IKAVAs ordinære drift. Prosjektene er selvfinansierte og dekkes inn av overføringer med krav til motytelser. Dette er flere småprosjekter som ikke var avtalt når budsjettet for 2014 ble vedtatt. Videre har det blitt innarbeidet pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser i regnskapet. Dette har ved en feil ikke blitt gjort tidligere og er rettet opp i forbindelse med revisjon av regnskapet for 2014. Side 5 av 18
IKAVA har per 31.12.14 pensjonsmidler på kr 2,2 mill og en pensjonsforpliktelse på 2,9 mill. I årets regnskap er tidligere års feil blitt rettet opp. Det er innarbeidet midler/ forpliktelse per 1.1.14, selskapet hadde da en netto underdekning, dvs at midler er mindre enn forpliktelser, med kr 0,6 mill. Underdekning tillagt arbeidsgiveravgift er ført mot kapitalkonto. I 2014 er det gjort følgende korrigeringer i driftsregnskapet: Premieavvik er kostnadsført. Premieavvik er differansen mellom innbetalt premie og den pensjonskostnad som aktuaren har beregnet. Denne kostnadsføring skal reverseres neste år, men en får da et nytt premieavvik for 2015 som skal tas i driftsregnskapet dette året. Samlet utgift i 2014 blir kr 174 786,-, se note 1, beregnet premieavvik. Egenkapitalinnskudd i KLP, kr 4.909, er ført i investeringsregnskapet. I balansen er store deler av posten Annen kortsiktig gjeld innbetalt av eierkommuner for påbegynte ordningsprosjekter. Disse midlene er bundet opp til ordningsprosjekter i 2015, eventuelt senere. Renteinntektene for 2014 beløper seg til kr. 69 744,-. Driftsregnskapet er gjort opp med et overforbruk på kr. 59 315. Egenkapitalinnskudd i KLP på 4.909,- kommer i tillegg og gir et samlet overforbruk på kr. 64 224,-. Overforbruket er disponert mot disposisjonsfondet. Ved årsskiftet er disposisjonsfondet på kr. 1 243 105,- kroner. Disposisjonsfondet for redusert husleie er på kr. 1 243 892,-. Se note 3 i regnskapet. Innestående i bank stod det ved årsskiftet henholdsvis kr. 3 553 211,59,-, herav bundet i skattetrekksmidler kr. 158 024,73,-. Representantskapet vedtok i 2005 at møtegodtgjørelsen for IKAVAs styre skal følge fylkeskommunes satser for styreleder og medlemmer. Det vil si for tiden kr. 1 514,- pr. møte og et tillegg på kr. 1000,- til leder pr. møte. Styret anser IKAVAs økonomi for tilfredsstillende for nåværende aktivitetsnivå. Side 6 av 18
2. Årsplan Arbeidsplanen for 2014-2017 ble vedtatt av representantskapsmøtet 25.03. 2013. Mange av arbeidsmålene har et fireårsperspektiv, fordi arbeidsoppgaver som oppdatering av arkivplaner, kursvirksomhet, drift av depot og ordning av arkiver er kontinuerlige arbeidsoppgaver. Arbeidsmålene for 2014 er i hovedsak oppnådd. Enkelte av arbeidsmålene er blitt vektlagt forskjellig ut fra behovet hos den enkelte eierkommune. IKAVA arbeider etter den generelle arbeidsplanen som suppleres av arbeidsplaner for den enkelte eierkommune. En del av tjenestene går til tjenester som er felles oppgaver for alle eierne. En del er presisert i en årlig arbeidsplan for den enkelte kommune, og går til den enkelte eier og består av et bestemt antall dagsverk beregnet ut fra den enkelte eiers innskudd. Administrasjonen rapporterer arbeidet med arbeidsplanene til styret. I 2014 ble 95 % av de planlagte arbeidsoppgavene utført. Dette vurderes som et akseptabelt resultat. I tillegg til oppgaver som er fastsatt i arbeidsplanen 2014-2017, har IKAVA i 2014 gjennomført flere prosjekter med arkivordning for eierkommunene. Prosjektene er selvfinansiert og utføres i tillegg til IKAVAs ordinære drift. 3. Arkivdanning, arkivplanlegging Arkivdanning og arkivplanlegging inngår i IKAVAs tjenester for eierne. Planlegging og organisering av dokumentasjonen på de ulike fagområdene i kommunene skal sikre at lovverk overholdes, og dessuten fremme effektiv dokumentforvaltning og sikker bevaring av arkivene. Generelle henvendelser Mye av IKAVAs tid går med til å besvare generelle henvendelser. Dette gjelder hvordan arkivene skal håndteres ved omorganiseringer, eller spørsmål om kassasjon og offentlighetsvurdering for å nevne noen eksempler. Dette er nyttig og utfordrende for IKAVA. Statistikk for 2014 viser at IKAVA har besvart 134 henvendelser om arkivdanning. I mange tilfeller er det kommunespesifikke utfordringer vi bistår med, mens en del problemstillinger gjelder alle kommunene samtidig. Henvendelsene kan utvikle seg til saker som må Antall bøker innbundet: 104 Eksterne oppdrag: Steinerskolen Kristiansand, rådgivningsoppdrag elevdokumentasjon Returkraft AS, rådgivningsoppdrag arkivdanning Betalte ekstraoppgaver for eiere: Fylkeskommunen, arkivplan Fylkesrevisjonen behandles mer inngående og spørsmålene løftes ut av egen organisasjon før klare retningslinjer foreligger. IKAVA ser behov for å sette søkelyset på at kommunene i stor grad må benytte seg av eksterne statlige fagsystem og applikasjoner i sin saksbehandling. Dette skaper utfordringer for kommunen, og skaper problemer med å overholde journalføringsplikten blant annet. Denne problemstillingen har IKAVA spilt inn til Arkivverkets satsningsprogram SAMDOK. IKAVA har også vært representert i SAMDOK-prosjektet Dokumentfangst fra e-post. Kassasjon I året som gikk har IKAVA blant annet bedt om uttalelse fra Riksarkivaren i spørsmål om bevaring og kassasjon. Ny forskrift trådte i kraft 1. februar 2014 og arbeidet med nasjonal veileder til forskriften Side 7 av 18
er ennå ikke ferdigstilt. IKAVA har, i samarbeid med eierkommunene, startet arbeidet med utarbeidelse av lokale bevarings og kassasjonsplaner i henhold til ny forskrift. Prosjektet vil fortsette i 2015. IKAVAs IKT-rådgiver deltar i Arkivverkets arbeidsgruppe som arbeider med en veileder til de nye bevarings- og kassasjonsbestemmelsene, arbeidet ferdigstilles i 2015. Skanning av byggesaksarkiver Flere av våre eierkommuner har skannet sine eldre byggesaksarkiver. Dette er arkiver som er i kontinuerlig bruk og som kan ta stor plass i kommunenes arkivlokaler. Gevinsten ved skanning av disse arkivene er bedre gjenfinning og mer effektiv og digital saksbehandling. Dessuten kan papirarkivet avleveres til depot hos IKAVA slik at plass i kommunenes lokaler frigjøres. I 2014 har IKAVA bistått Lyngdal kommune i skanningsprosjekt av byggesaksarkiver. IKAVA bidro i arbeidet med utarbeiding av kravspesifikasjon og ga innspill til vurderingen av leverandørenes tilbud til kommunen. IKAVA har også bistått Mandal kommune i tilsvarende prosjekt. Arkivplan Kommunens arkivplan er et viktig arbeidsverktøy og grunnlagsdokument for god dokumenthåndtering og bevaring. En arkivplan skal være en oppdatert plan som til en hver tid beskriver hvilke arkiv kommunen har, hvordan arkivene dannes og hvordan kommunene håndterer dokumentasjon fra opprettelse til bortsetting. Alle offentlige organer er pålagt å ha en oppdatert arkivplan i henhold til arkivforskriften (1999). IKAVAs eiere bruker det web-baserte verktøyet arkivplan.no til utarbeiding av arkivplan. Verktøyet er utviklet av kommunearkivinstitusjonene i landet i fellesskap. Flere kommuner har i 2014 fått godkjent sin arkivplan, og IKAVA vil også i kommende år bistå eierkommunene med å ferdigstille og periodisere arkivplanen til den enkelte kommune. Arbeidet med oppdateringer pågår kontinuerlig slik at informasjon om organisatoriske endringer, rutinebeskrivelser og ikke minst tilvekst i oversikten over arkiv og elektroniske system er oppdatert i den enkelte kommunes arkivplan. Elektroniske arkiver Løsninger som tilfredsstiller Noark-5- standarden leveres nå både av leverandører av tradisjonelle sak/arkivsystemer, og leverandører av fagsystemer med mulighet for bruk av Noark-5-kjerne. IKAVA bistår gjerne kommunene ved oppgraderinger og endringer av sak/arkivsystemer. Vi understreker også at vi som depot for kommunene må involveres ved endringer og oppgraderinger. Integrasjon mellom fagsystem og sak/ arkivsystem kan være en løsning for å sikre et godt arkivsystem. En del kommuner har enheter som ønsker og planlegger overgang fra papir til fullelektronisk arkiv. IKAVA bistår med råd og veiledning for å finne de beste løsningene. IKAVA har gjennom prosjektdeltakelse i kommunene erfaring med integrasjonsløsninger som vi kan overføre til våre andre eierkommuner. I 2014 har vi bistått Vest-Agder fylkekommune med rutiner i forbindelse med utrulling av sak/arkivsystem til de videregående skolene og integrasjon fra flere fagsystem i skolesektoren til sak/arkivsystemet. Noen fagsystemer leveres nå med støtte for bruk av Noark-5-kjerne. Denne kjernen skal kunne sikre at arkiveringsfunksjonene i systemet legger til rette for uttrekk og langtidsbevaring av arkivverdig informasjon. Vi arbeider for at kommunene skal ta i bruk slike systemer på riktig måte og under riktige forutsetninger. En Noark-5-kjerne er ikke et vidundermiddel for å sikre fullelektronisk arkivering. Det trengs fremdeles en grundig gjennomgang av dokumentproduksjon, oppsett og rutiner. Dette er et område vi forsøker å få kommunene til å benytte og utnytte IKAVAs Side 8 av 18
fagkompetanse på. I 2014 har IKAVA blant annet bistått Farsund og Vennesla kommuner med overgang til fullelektronisk fagsystem for barnevern. Økt bevissthet om fordelene ved et godt drevet arkiv bidrar til at andre enn eierkommunene våre også ønsker IKAVAs kompetanse velkommen. Flere ulike typer offentlige virksomheter tar arkivansvaret på alvor og ber om arkivfagligbistand fra IKAVA. Side 9 av 18
4. Kurs IKAVA tilbyr hvert år felleskurs for eierne for å bistå med kompetanseheving. I 2014 ble det avviklet følgende kurs: Grunnkurs Kurs i grunnleggende arkivkunnskap for saksbehandlere, ledere og nyansatt arkivpersonale. Det ble avviklet 1 kurs med 16 deltagere. Elevarkivkurs Kurs i grunnleggende arkivkunnskap med vekt på dokumentproduksjon og arkiv i grunnskole og videregående skole. Det ble avviklet 1 kurs med 16 deltagere. Kurs i offentlighetslov og forvaltningslov Todelt kurs, første del av kurset er kort gjennomgang av forvaltningsloven om bl.a. partsinnsyn, habilitet og saksbehandlingsregler. Andre del av kurset innføring i innsyn i offentlig dokumentasjon og gjennomgang av offentlighetsloven med forskrifter. Det ble avviklet 2 kurs med til sammen 40 deltagere. Øvrig kurstilbud: Grunnleggende kurs i arkiv og klient/pasientarkiv Spesialkurs i ordning av eldre arkiver NOARK-5 kurs Grunnkurs i arkiv og dokumentasjon for PPT-kontor Dokumentasjon i interkommunale løsninger Fagsystemer oppgraderinger, nyanskaffelser Periodisering av NOARK-4/NOARK-5 systemer Dokumentasjon og arkiv i barnevern Dokumentasjon og arkiv i NAV Seminar for arkivpersonale Kurs for kommunestyre i offentleglov og forvaltningslov I alt deltok 95 personer på IKAVAs kurs og seminarer. Dette er en nedgang fra fjorårets 173 deltagere. To oppsatte kurs ble avlyst på grunn av for få påmeldte deltagere. Side 10 av 18
5. Informasjonsvirksomhet og formidling Kontaktkonferanse Årets kontaktkonferanse for arkivlederne ble arrangert på Ernst Clarion hotell i Kristiansand. Flere aktuelle tema var på dagsorden. IKAVA presenterte arbeidet med kommunale bevarings og kassasjonsplaner. Riksarkivet var invitert for å presentere av SAMDOK prosjekter. IKAVA presenterte også innføringen av skoleprotokoller fra Vest-Agder i Norges dokumentarv. Figur 1 - Innlegg i Arkheion Arkheion IKAVA er deleier i bladet Arkheion. Arkheion er et landsdekkende fagmagasin for kommunale arkivinstitusjoner og bladet kommer ut to ganger i året. Bård Raustøl fra IKAVA har vært redaktør av Arkheion siden 2009. Han avsluttet redaktørjobben høsten 2014. Utstillinger Utstillingen Historiske flyfoto fra Kristiansand sto utstilt på Kristiansand folkebibliotek vinteren 2014. Side 11 av 18
Utstillingsserien i foajeen på Arkivsenter sør Månedens dokument fortsatte i 2014. IKAVA har blant annet stilt ut en kommunestyreprotokoll fra Marnardal, en understøttelsesprotokoll fra Kristiansand fattigvesen og en skoleprotokoll fra Konsmo. Figur 2 Synspunkt i Fædrelandsvennen 22. desember 2014 Figur 3 - Skannet utsnitt av omtale i Lindesnes avis. Artikler i aviser I desember 2014 skrev Bård Raustøl en kronikk i Fædrelandsvennen, om skoleprotokoller som ble tatt opp i Norges dokumentarv. Skoleprotokollene ble også omtalt i Lindesnes Avis og Avisen Agder. Norges dokumentarv I 2014 ble det tatt opp nye innføringer i Norges dokumentarv. Dette er et register over noen av de viktigste historiske dokumentene i Norge. IKAVA søkte om opptak av 20 skoleprotokoller fra indre deler av Vest-Agder. Disse protokollene inneholder bl.a. unik dokumentasjon om fenomenet barnevandring. Protokollene ble tatt opp i Norges dokumentarv 2. desember, under oppføringen Skoleprotokollar frå 1800-tallet. Her står de oppført sammen med skoleprotokoller fra Målselv i Troms. Protokollene fra Vest-Agder kommer fra dagens Kvinesdal, Hægebostad, Lyngdal, Lindesnes, Audnedal, Marnardal og Åseral kommune, men blir oppbevart hos IKAVA. Protokollene er digitalisert og lagt ut på nett, og er foreløpig de eneste arkivene fra Vest-Agder som er tatt opp i Norges dokumentarv. Side 12 av 18
Internett IKAVAs nettsider blir jevnlig oppdatert med nyheter, smakebiter fra arkivene, og arkivfaglig stoff. Dette blir også lagt ut på facebook. Antallet tilhengere på IKAVAs facebookside har økt til 240 tilhengere av siden ved utgangen av 2014. IKAVA har i 2014 fortsatt å legge ut skannede protokoller på nettsiden http://protokoller.ikava.no. Nettsiden inneholder i dag totalt 146 protokoller. Dette er protokoller som ikke er underlagt klausul, og nettløsningen er utbygd for visning og enkel indeksering for lettere navigering for brukeren. I 2014 var det totalt 9610 sidevisninger på siden. I 2013 ble en større andel av artiklene på Wikipedia som omhandler IKAVAs eiere, og deres enheter og utvalg, oppdatert med informasjon om arkiver oppbevarte i depot hos IKAVA. Dette arbeidet fortsatte i 2014, og flere lokalhistoriske artikler på Wikipedia er nå knyttet opp til IKAVAs sider på arkivportalen.no. Arkivportalen.no IKAVA tilgjengeliggjør arkivlister for arkiver i depotet som er ferdig ordnet, på det nasjonale nettstedet arkivportalen.no. Portalen har søkbare register over private, kommunale og statlige arkiver som oppbevares ved arkivinstitusjoner i hele landet. Via portalen kan publikum bestille arkiver for innsyn på lesesal eller komme med forespørsel om skanning. I tillegg kan publikum lese i protokoller som allerede er skannet via portalen. Digitale Bilder i Agder (DBA) IKAVA deltar i samarbeidet Digitale Bilder i Agder sammen med Vest-Agder Museet, Statsarkivet i Kristiansand, flere kommuner og ulike foreninger. Det samarbeides blant annet om en felles nettside som formidler digitaliserte kulturhistoriske foto fra Agder med god dokumentasjon (metadata). Det arbeides med å gjøre de kulturhistoriske fotoene på nettstedet tilgjengelig også via Flickr Arkivdagen Arkivdagen 2014 ble arrangert på Arkivsenter sør. Det var omvisninger i magasinene, åpen lesesal og foredrag om landmåler Michael Rosing. Forskningsdagene IKAVA deltok sammen med Statsarkivet på Forskningstorget i Kristiansand i september 2014. Vi informerte om våre virksomheter og hadde lokalhistorisk quiz for store og små. Forskningstorget er en del av den årlige nasjonale festivalen Forskningsdagene. Arkivsenter sør vår og høstprogram Sammen med Statsarkivet har IKAVA hatt ett omfattende formidlingsprogram både våren og høsten 2014. Arrangementene arrangeres i våre felles lokaler på Arkivsenter sør. Formålet med arrangementene er å skape interesse rundt arkivene og hva de inneholder og å utvikle Arkivsenter sør som møteplass for publikum. IKAVA har bl.a. bidratt på temadager om slektsforskning, skolearkiver, fattigvesenets arkiver og arkiver om bygninger og eiendommer. Arrangementene har gått på lørdager eller på tirsdagskvelder og har vært godt besøkt. Noen av arrangementene har vært i samarbeid med DIS Vest-Agder (slektsforskere). Side 13 av 18
Omvisninger og veiledning for skoleklasser og studenter Også i 2014 hadde IKAVA og Statsarkivet omvisninger for studenter fra UiA. Arkivsenter sør har også hatt flere omvisninger fra skoleklasser på forskjellige trinn, både fra barneskole og videregående skole. Omvisningene for videregående skole hadde fokus på veiledning i slektsgranskning. Arkivsenter sør har også i fellesskap laget et opplegg for studenter i pedagogikk med fokus på kildekritikk. Den kulturelle skolesekken IKAVA har deltatt i Den kulturelle skolesekken i regi av fylkeskommunen. Vårt opplegg Fra fjærpenn til SMS ble holdt for 5. og 6. klasse ved skoler i Kristiansand vinteren 2014. Opplegget har pågått gjennom flere år og har nå vært innom samtlige kommuner i Vest-Agder. 6. Sensitive arkiver IKAVA prioriterer fortsatt sikker oppbevaring av eierkommunenes sensitive personarkiver og henter inn sensitive arkiver 10 år etter at saksbehandlingen er avsluttet. IKAVA tilbyr ordning av sensitive arkiver ordnet på dagsverk for kommunene eller som betalte ekstraoppdrag. I 2014 har vi besvart til sammen 188 henvendelser om innsyn i personsensitive arkiver fra eierkommunene. Dette er en økning på 21 henvendelser fra året før. Det ble brukt 62 dagsverk på betjening og innhenting av sensitive arkiver for kommunene. 7. Arkivlokaler Det er fortsatt behov for forskriftsmessige arkivlokaler i kommunene selv om utviklingen går mot mer elektronisk arkivdanning. Det må være forskriftmessige lokaler til både avsluttede papirarkiver og papirarkiver som fortsatt blir produsert. Det kreves også forskriftmessige lokaler til de elektroniske arkivene. IKAVA kan nå tilby godkjente lokaler til eldre og avsluttede arkiver fram til 1980-85. Fokuset i kommunene blir å ha tilfredsstillende lokaler til dagligarkiver og bortsatte arkiver (inntil arkivene er 25-30 år). IKAVA bistår fortsatt med vurdering av arkivlokaler for daglig- og bortsettingsarkiv for eierne. Kommunene ble med arkivforskriften pålagt å utbedre sine arkivlokaler slik at kravene i arkivforskriften er overholdt med en frist innen utgangen av 2011. For å kunne flytte eldre arkiver til godkjent depot, har flere kommuner har inngått avtaler med IKAVA om betalt forsering av arkivordning for å få arkiver plassert i IKAVAs godkjente lokaler. Side 14 av 18
8. Eldre og avsluttede arkiver Ordning av eldre arkiver er en høyt prioritert oppgave for IKAVA. Behovet for ordning er fremdeles stort og det er fortsatt mange årsverk med ordningsarbeid som står og venter i kommunene. Ordningsarbeidet innebærer systematisering av arkivmaterialet, rensing, pakking i godkjente mapper og arkivbokser og etikettering, samt registrering av bokser og protokoller i depotstyringssystemet Asta. Arkivkatalogene blir søkbare på nett gjennom www.arkivportalen.no og tilgjengeliggjort på IKAVAs nettside. I 2014 har vi ordnet arkiver både på dager i arbeidsplanene og som egne prosjekt. I henhold til arbeidsdagene for den enkelte kommune har IKAVA ordnet ca. 55 hm med arkiver fra forskjellige organer. I tillegg er det gjort en del arbeid med arkiver som IKAVA har mottatt ferdig ordnet, bl.a. mottak og innføring av arkiver i arkivsystemet ASTA. Selvfinansierte ordningsprosjekter som videreføres/ startes opp i 2015: Søgne kommune Marnardal kommune Kristiansand kommune, bl.a. flere ulike skoler Mandal kommune Audnedal kommune Vest-Agder fylkeskommune, Vågsbygd vgs Vest-Agder fylkeskommune, tannhelsetjenesten Sirdal kommune Farsund kommune Vennesla kommune En rekke kommuner har bevilget penger til forsering av ordning av arkiv i egne prosjekt. Det ble blant annet ordnet ferdig prosjekter fra Søgne, Songdalen og noen prosjekter fra Kristiansand. Flere prosjekter ble påbegynt i 2014 og nye vil starte opp i 2015. I forbindelse med ordningsprosjektene har det gått med en del tid til administrering av prosjektene og veiledning av ansatte. Skanning av protokoller I 2012 gikk IKAVA til innkjøp av en bokskanner i tilknytning til et større betalt skanningsprosjekt for Farsund kommune. Denne blir brukt til skanning av eldre arkivprotokoller i ulike formater. I 2014 er det ikke utført betalte oppdrag med skanning for eierkommunene eller andre. Skanneren blir brukt til å skanne protokoller på forespørsel fra publikum og etter IKAVAs eget behov i forbindelse med formidling og formidlingsprosjekter. Figur 2 - IKAVAs egenutviklede presentasjonsløsning for skannede protokoller http://protokoller.ikava.no. Side 15 av 18
9. Etablering og drift av arkivdepot IKAVA har nå tilstrekkelig kapasitet for å ta imot kommunenes avsluttede og eldre arkiver. Vi leier lokaler av statsarkivet i Kristiansand, og har driftet interkommunalt arkivdepot siden 2006. I 2012 tok vi i bruk ti tusen nye hyllemeter i oppgraderte og godkjente leide lokaler i Sørlandsparken. IKAVA kan nå motta eiernes arkiver fram til ca 1985. Leieutgiftene dekkes av økningen i eierbidrag som ble vedtatt i representantskapet i 2008. IKAVA har en leiekontrakt fram til 2021 på de nye lokalene og vil arbeide videre for permanente arkivlokaler. IKAVA har lesesal sammen med Statsarkivet i Kristiansand. IKAVA tar 10 % av vaktene på lesesalen basert på andelen utlånt materiale. Dette innebærer et tidsforbruk på 26 dagsverk. Samarbeidet med Statsarkivet innebærer at lesesalen er betjent alle virkedager. I tillegg er det langåpent to dager i uken store deler av året. Samarbeidsordningen fører til gode tjenester til publikum og har liten kostnad for IKAVA. Forespørsler om eldre arkivmateriale Lesesalsbesøket varierer fra måned til måned. I 2014 var det 1304 gjester på lesesalen (mot 1498 i 2013). Det ble lånt ut 722 kommunale arkivstykker (mot 320 i 2012). Dette er en økning på over 100 % sammenlignet med utlånet i 2013. Noe av den store økningen skyldes et par lesesalsgjester som lånte store mengder arkivstykker. IKAVAs utlån utgjør 24 % av det totale utlånet på Arkivsenter sør (mot 9 % i 2013). I tillegg til utlån på lesesal saksbehandler IKAVA partsinnsyn i sensitive arkiver og fremfinning av historisk materiale. Det er ulik arbeidsbelastning på de ulike forespørslene. I 2014 var det 223 forespørsler etter historisk materiale, dette er en økning på 67 fra året før. Depot for elektroniske arkiver I løpet av året er det mottatt hele 11 nye systemer. Mye av dette er på grunn av tilsyn utført av Statsarkivet i Kristiansand, med påfølgende avleveringer av eldre systemer. I tillegg er det blitt foretatt en massiv opprydding i tidligere deponeringer for å luke ut duplikater og forbedre datakvaliteten. Dette har resultert i et lavere antall GB i depotet enn forrige år. Elektronisk depot pr. 31.12.2014 i tall: Antall deponerte systemer: 64 Antall nye i 2014: 11 Totalt antall GB: 528 Totalt antall filer i depot: 3 000 000 Det er i løpet av året produsert flere nye moduler for behandling av forskjellige fagsystemer og sak/arkivsystemer ved IKAVA. Deriblant uttrekk av data fra barnevernsystemet BV-PRO, og videreutvikling av de andre modulene i systemet. Kildekoden er gjort tilgjengelig via en nettside for samarbeide rundt åpen kildekode (Bitbucket) og foreløpig er en annen bidragsyter (fra IKA Møre og Romsdal) med i videreutviklingen. Daglig drift av elektronisk depot krever backup og sikringslager av de deponerte systemene. For å sikre eierkommunenes digitale arkiver ble det i 2014 besluttet medlemsskap i KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter). Side 16 av 18
Intern drift I 2014 har det blitt gjort flere oppgraderinger internt, både på rådgivernes maskiner og vår egen serverpark. 1 stasjonær maskin er byttet ut, og det er kjøpt inn 2 nye bærbare maskiner. Flere av maskinene vil bli oppgrader i 2015. Det er også videreført et arbeide for å se på muligheten for oppgradering/utskifting av dagens ephorte-installasjon. Dette arbeidet fortsetter i 2015, IKAVA undersøker også muligheten for alternative løsninger. 10. Personal- og organisasjonsutvikling IKAVA er en kompetansebedrift og selskapets vesentligste verdi ligger i de ansattes kompetanse. Dette gjenspeiles også i at den største enkeltutgiften på budsjettet er personalutgifter. Styret og administrasjonen er derfor opptatt av å vedlikeholde og videreutvikle kompetansen, og bevare den i selskapet. Dette er nødvendig forfortsatt å kunne tilby eierkommunene den best mulige bistanden innen vårt fagfelt og for å bidra til at kommunene produserer og sikrer den dokumentasjonen de trenger og er pålagt å ha. HMS og sykefravær IKAVAs internkontrollsystem er samordnet med systemet til Statsarkivet i Kristiansand. IKAVA har en HMS-plan som skal oppdateres fortløpende. I 2014 undertegnet IKAVA avtale om å bli IA-bedrift. Det ble gjennomført et kurs i løfteteknikk i regi av fysioterapeut og installert hev- og senkebord for 2 av IKAVAs ansatte. I 2014 hadde IKAVA 4,8 % sykefravær, dette er samme sykefraværsprosent som i 2013, men en markant økning sammenlignet med tidligere års gjennomgående svært lave sykefravær. Fravær på grunn av syke barn var på 1,4 %. Likestilling/mangfold IKAVAs styre har til en hver tid minimum 40% representasjon av hvert kjønn. IKAVAs faste stab består av 2 menn og 3 kvinner. Det er ingen lønnsforskjeller basert på kjønn. Selskapet søker bevisst å oppnå en jevn fordeling mellom kvinner og menn, kulturell bakgrunn og alder. Selskapet søker å tilrettlegge for ansatte i alle livsfaser. Arbeidet for et godt arbeidsmiljø er en kontinuerlig prosess. IKAVA s virksomhet har en ubetydelig virkning på det ytre miljø. Side 17 av 18
Ekstern deltagelse på kurs, konferanser etc. KAI (Kommunearkivinstitusjonenes) konferanse i Bodø, 3 dager, 4 deltagere KDRS-seminar (Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter) Trondheim, 2 stk 1 deltager Agderseminaret, 2 dager, 1 deltager KAI (Kommunearkivinstitusjonenes) ledermøte, 2 dager, 1 deltager Samdok-konferanse, Gardermoen, 2 dager, arrangør Arkivverket, 1 deltager Deltatt på lansering av nye oppføringer til Norges dokumentarv, Oslo. 1 dag, 1 deltager Formidlingskonferanse, Oslo, 2 dager Oslo, 1 deltager Studietur til København med Arkivsenter sør, 3 dager, 3 deltagere KS kurs/samling for styrer i interkommunale arkiv, 2 deltagere fra IKAVAs styre Fagdag KDRS, Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter,trondheim, 1 deltager Digitalarkiv 2014, kurs Geomatikk Trondheim, 1 deltager Medlemskap Norsk Arkivråd Landslaget for Lokal og Privatarkiv (LLP) KS Bedrift Forskernettverk Agder Samarbeid med Statsarkivet i Kristiansand Samarbeidet med Statsarkivet i Kristiansand er løpende, og vi vurderer stadig flere samarbeidsprosjekter og -områder. Statsarkivet og IKAVA har i flere år brukt det felles navnet Arkivsenter sør om bygningen og samarbeidet. Dette arbeider vi videre for å bevisstgjøre befolkningen om. Det samarbeides innenfor et vidt spekter: Utstillinger (se s. 11), formidlingsprosjekter som formidlingsserien Vår- og høstprogram (s. 12), Arkivdagen og Forskningsdagene, samt omvisninger på Arkivsenter sør (se s. 13), betjening av felles lesesal (s. 16) og internkontrollsystem (s. 17.) Dessuten har vi også i 2014 hatt flere felles faglige forum for å lære av hverandre. Både Statsarkivets og IKAVAs ansatte har deltatt med innlegg. Alle de fast ansatte deltok på kurs i forvaltningsrett i våre lokaler arrangert av Arkivverket. Ansatte på Statsarkivet har også tilgang til å delta på kursene IKAVA arrangerer på Arkivsenter sør som er åpne for eksterne deltagere. Samarbeid med andre relevante institusjoner Vi ser også på samarbeidet med andre lignende arkivinstitusjoner som nyttige og fortsetter å engasjere oss i dette. Slik kan IKAVA være med å bidra og selv trekke veksler på de nettverk av kunnskapsinstitusjoner vi bygger opp. Eksempler på dette er arkivplan.no, langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale og tidsskriftet Arkheion. Arkivsenter sør samarbeider også med Universitetet i Agder om tilgjengeliggjøring av våre kilder til bruk for historiestudenter og til bruk i skoleverket. IKAVA har også deltatt i flere nasjonale prosjekter. I Arkivverkets samdok-satsing har IKAVA vært deltatt i Digitalisering av kommunalt og privat materiale felles retningsliner, ved Engebu. Holen har deltatt i prosjektet dokumentfangst av e-post. Engebu deltar også i Arkivverkets arbeidsgruppe som arbeider med en veileder til de nye bevaringsog kassasjonsbestemmelsene, arbeidet ferdigstilles i 2015. Side 18 av 18