Referat fra styremøte i Kurland Fotballklubb Dato: Onsdag 10.03.10 Tid: Kl 18.30 21.00 Sted: Klubbhuset Til:, Ole, Oddrun, Wenche og Forfall: Einar, Nina 20/10 Innkalling, saksliste Godkjent uten merknader. 21/10 Referat fra siste møte Godkjent uten merknader. 22/10 Orienteringssaker Fordele post Regnskapsrapport. På følgende konti i balansen er beløpende identiske fra regnskapsavslutningen i 2009: 1905, 1910, 1940, 1945 1950. Styret ønsker at bilagene på disse postene føres fortløpende og at regnskapet også inneholder VinterCup 2010. Kaus Det ligger an til vesentlig overforbruk på drift anlegg og propan. Bingo første halvår var lavere enn budsjett. Det tyder på et driftsunderskudd for 2010. Styret vil foreløpig ikke gjøre endringer i planlagt aktivitet. Organisering av økonomi og inntektsbringende tiltak Wenche tar initiativ til å gjennomføre møtet. VinterCup Godt gjennomført arrangement. Forventet overskudd kr. 140 000,-. Grasrotandelen Wenche Nina Wenche Side 1 av 8
gir flayere til Wenche. Påmelding lag 17 lag påmeldt. FIKS Spillerregistrering sjekker når systemet åpner 15. mars 2010. Status årsplaner og spillerlister Mangler mange. purrer. Send med mal. publiserer i dokumentarkiv. Status på lagene, spillere, trenere og ledere Bra på alle lag med unntak av 00 (5 stk), 02 og 03. Kretsting Udramatisk. Tøffere å være 2. lag. Dyrere å trekke lag, samt ikke å møte til kamp. Forbundsting Spennende, mange saker og mye folk. Ny president. Ikke KFK sin kandidat. Ole Ny serieordning menn senior. Antall 3. div. halveres til 12 stk. Sesongen 2011 vil bli overgangssesong. Mye nedrykk fra 4. div. og ned. Individuell lisens erstattet med lagslisens. Kasserer fakturerer lagene som kan velge å kreve disse kostnadene refundert fra spillerne. Nye rutiner ved skader er innført. Lørenskog idrettsråd Årsmøte stiller. Sakspapirene er ennå ikke kommet. Kretsen - Vårmøte Onsdag 24. mars. stiller. Prøver å få med flest mulig lagledere. Barnas dag 12 eller 13. juni. Oddrun søker om kommunalt tilskudd. Utstyr til lagene Alt utstyr til lagene skal være ute i løpet av neste uke. Vi bør vurdere å ta i bruk vinterballer. Inntekstbringende tiltak Oddrun Oddrun Wenche Side 2 av 8
Wenche tilbyr lagene å delta på salg av Boliglogg. Inntektene går til lagene. Mailinglista lag oppdaterer listene og sender styret. 23/10 Status vinterdrift av Parken Ole Vi har hatt en del skader på bane og utstyr også i 2010. Styret må gjøre opp en status og ta valg ift planlagte aktiviteter. Videre bør styret ta stilling til om vi på nytt skal reklamere på anlegget i forhold kommunen (driftsavtalen) og om vi skal oppfordre kommunen til å reklamere ift totalentreprenør Syntec. Vi har mottatt følgende melding fra Rørlegger Rognstad: Etter flere påfyllinger nå bør vi gjøre en ny vurdering om det er lekkasje Det er nå etterfylt 6000 l etter trykkprøving 23,1,09 av vanntapsanalyse. Vi synes det er mistenkelig mye. Vi har tenkt at etterfylling pga luft i anlegget, det har vært stor usikkerhet i hvor mye væske som ble borte sist. På vegen av KFK har Ole svart følgende: Vi ber nå vanntapsanalyse om en ny vurdering av Deres rapport. I første omgang er det fint om du kan få Vanntapsanalyse til å sende deg en eller annen form for skriftlig rapport om resultatet av trykktesten. Det er ett dokument vi gjerne vil ha en kopi av. Hva vi skal gjøre videre, er jeg vel litt usikker på, men lekkasjen må selvsagt finnes og utbedres. Siden det nå (forhåpentlig vis) går mot slutten av fyringssessongen, forsøker vi å drifte anlegget ut vinteren. Etter planen skal vi stenge ned undervarmen 31. mars. I mellomtiden må vi bare fortsette å etterfylle veske, for å motvirke trykkfallet i anlegget. Jeg har ukentlig kontakt med Ivar om dette, og rapporterer status på trykket til han via SMS. Strengt tatt er det faktisk Lørenskog Kommune som "eier" Side 3 av 8
rørene i banen. Det er jo også ett spørsmål om dett er en reklamasjonssak mellom Lørenskog Kommune / Kurland FK og Syntec. Det har sikkert Øystein og Syntec synspunkter på? Fra Kurland FK sin side er vi opptatt av å finne og rette opp feilen. Men dette har jo også en økonomisk side. Kurland FK har alt hatt betydelige utgifter knyttet til problematikken med trykkfall i anlegget, og vi har ikke ubegreset med midler til å bruke på dette. Det er derfor viktig for oss å få frem ett estimat på hva det vil koste å finne og utbedre feilen, samt få klarhet i hvem som skal betale. Vårt utgangspunkt vil uansett være å finne og få utbedret feilen i løpet av våren/sommeren, slik at vi kan starte fyringssesongen 2010/2011 med ett anlegg uten lekkasje, som fungerer optimalt. Virksomhetsplanen 5.1.7.3 Drift og vedlikehold baner Mål: Drifte undervarmet kunstgressbane på Kurlandsparken forsvarlig og kostnadseffektivt Delmål: Kurlandsparken skal fremstå som en av de best vedlikeholdte kunstgressbanene i vårt distrikt I sommerhalvåret skal Parken sloddes ukentlig, asfalten rundt banen skal feies etter behov, og spilleflaten skal holdes fri for søppel og «bøss». 2 stk. 7 er baner, og 4 stk. 5 er-baner skal merkes opp med «vei maling», og merkingen skal være godt synlig gjennom hele sommersesongen Ved vinterdrift skal spillerflaten til enhver tid være myk, og såfremt værforholdene gjør det mulig, fri for snø før første økt mandag fredag, og før 12.00 lørdag og søndag. Klubben skal jobbe for at Lørenskog kommune fremdeles sørger for nødvendig vedlikehold av TIFløkka, slik at denne kan brukes som avlastningsbane ved behov Budsjett: Inntektspost Sum Driftsavtale Lørenskog kommune 88 000 Støtte fra kretsen (egen søknad) 3 000 Sum 91 000 Utgiftspost Sum Side 4 av 8
Gass undervarme 292 500 Etterfylling glykol 30 000 Service undervarmeanlegget 10 000 Leasing traktor med utstyr 105 600 Forsikring traktor 3 200 Diesel og service traktor 20 000 Banemannskap 20 000 Vedlikehold lys Parken 0 Strøm flomlys Parken 5 000 Strøm flomlys Torshov 14 000 Dyprens bane, inkludert etterfylling av 50 000 gummigranulat Målnett 10 000 Matjord/sand/dekkbark 8 000 Sum 568 300 Styret støtter forslaget om å kjøre anlegget ut mars og deretter gjennomføre en ny trykktest og eventuelt søk etter lekkasje. Ole varsler kommunen om reklamasjon og ber kommunen reklamere i forhold til Syntec. 24/10 Kiosk - Organisering Oddrun Vi må få på plass en driftsorganisasjon og gode rutiner for regnskapsføring og kontroll. Videre må vi fordele ukene på lagene, Vi trenger å rekruttere minst to nye medlemmer til kioskgruppa. lager rekrutteringsmail. Wenche og Oddrun lager rutiner. Vaktoppsettet kommer på Ledermøte 2/10. Lagene med flest spillere får to uker. 25/10 Prinsipper treningstider Fordelingen av treningstid for perioden 05.04.10 31.10.10 skal i gang. Nedenfor er prinsippene anleggskoordinator Finn Heggelund Side 5 av 8
skal jobbe etter, slik årsmøtet har vedtatt de. Er det grunn til å gjøre endringer? Vi stiller kun 17 lag i seriespill. Vår andel av tidene på Torshov fastsettes på grunnlaget av påmeldte lag. Dersom Fjellhamar melder på 72 lag, skal KFK disponere 18% og FFK 72% av tidene. KFK krymper og FFK vokser. Blir nok nærmere en 75 25 fordeling i 2010. Kan gi Finn noen utfordringer. Fra Virksomhetsplanen 5.1.7.2 Disponering av anlegg: I vinterhalvåret blir kunstgressbanen tilbudt eksterne lag, primært i tider som er etterspurt (kl. 18 21 man fre), for å dekke hoveddelen av kostnadene for vintervedlikehold og oppvarming av bane. Egne lag i barne/ungdoms-fotballen tildeles normalt treningstid utenom denne tiden og i gymsal på Kurland skole. Junior/Seniorlag tildeles normalt treningstid etter kl. 18.00 og må påregne en økt med start kl. 21.00. Egne lag kan leie ekstra økt på Parken vintertid. Ekstra økt (maks. 1/2 bane) som legges i utleietid man -fre betales med 1/2 timepris av ekstern utleiepris. Leies full bane i utleietid, betales den ene halvparten av bane med 1/2 pris og resten med full ekstern timepris. Timepriser for baneleie fastsettes av styret for hvert år. Eksterne lag betaler normalt 90 % av leiepris som forskudd, resten så snart leieperiode er avsluttet. Interne lag betaler for vinterleie med 50 % pr. 1. februar og resten innen 15. april. I sommerhalvåret skal alle lag ha minst 1 treningsøkt på Parken. Banestørrelse bestemmes utifra antall spillere, aldersgruppe og banekapasitet. Banekapasitet på andre baner (Torshov) fordeles primært til aldersbestemte lag, seniorlag og eksterne leietakere. I sommerhalvåret legges kampøkter mellom kl. 18.30 og 20.00 man tor. En av dagene vil ha ekstra kampøkt kl. 20 21.30. Lag som trener før kampøkt, skal avslutte og gi plass til oppvarming senest 15 minutter før kampstart. Sportslig utvalg gis myndighet til å fordele treningstid vår og høst i 2010, etter de prinsippene som er beskrevet ovenfor. Side 6 av 8
26/10 Vårdugnad Ole Lørdag 17. april kl. 11.00 16.00 møter representanter for alle lag på Parken for å utføre Vårdugnad på anlegget. Styret slutter seg til forslaget fra Ole på forslag til oppgaver, fordeling på lag og kostnader på tiltakene som skal utføres. Eventuelle merknader fra de som ikke var tilstede sendes Ole på mail i løpet av uken. 27/10 Ledermøte 2/10 Styret og utvalg møter representanter for alle lag for å informere om praktiske forhold knyttet til gjennomføringen av kampsesongen. Dato: Torsdag 25. mars Tid: kl. 18.30 21.00 Sted: Klubbhuset Styret møter kl. 18.00 for å gjøre klart lokalet. Oddrun ordner servering. Forfall: og Einar. Forslag til dagsorden og fordeling av oppgaver 18.30 Velkommen ved møteleder 18.40 Regelnytt etter vårens ting 19.00 Lederboka (utvalgte emner) - Gjennomføring av kamp rutine - Flytte mål ut av sikkerhetssone, utenfor asfaltkanten - Dommere - Rydding i garderober - FIKS spillerregistrering og forsikring 19.20 Vårdugnad Ole 19.30 Pause 19.45 Kioskvakter Oddrun 20.00 Marked, grasrotandel og lodd Wenche/Nina 20.15 Kontingentrutiner Nina 20.30 Treningstider Finn 21.00 Utdeling av utstyr Alle 28/10 Eventuelt Ingen saker Alle Side 7 av 8
Aktuelle saker til neste møte tirsdag 13. april kl.18.30 på Klubbhuset: Fastsette møter resten av sesongen Økonomistyring og kontroll Informasjonsstrategi - Web / oppdateringer fra lagene Markedsplan Kommende møter Ikke fastsatt Referent klaus Wike Side 8 av 8