1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Johnny Deisz (leder), Elisabeth Stølen (nestleder), Richard Ivar Buch (forfall), Martin Reinertsen, Randi Eik (forfall) Thales Torkildsen innkalles for Buch Osmund Viken innkalles for Eik INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Onsdag 9. november 2016 kl. 13.00 15.00 i Grønne Salong. SAKSLISTE ORIENTERINGER Generell presentasjon av Oppvekstsektoren kl. 14.00. Stikkord: Generell presentasjon av sektoren, organisering, planverk, måloppnåelse, resultater, psykososialt miljø etc., forskjell elever Farsund/Lista, utfordringer + tema som administrasjonen selv ønsker å orientere om. SAK 15/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 21.09.16 SAK 16/16 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON/SELSKAPSKONTROLL SAK 17/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2017 Nytt fra revisor: Planlegging Nytt fra sekretær: Kontrollutvalgskonferansen EVENTUELT REFERATER Vanse, den 31. oktober 2016 Johnny Deisz Leder Willy Gill Utvalgssekretær Kopi er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor. Forfall/inhabilitet bes meldt til: Willy Gill, tlf. 90 95 62 46 /epost willy.gill@asekretariat.no Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: 97 51 02 98 Epost: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon 90 95 62 46 Epost: willy.gill@asekretariat.no 1
2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 15/16 Møtedato: 09.11.16 Saksbehandler: Willy Gill SAK 15/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 21.09.16 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 21.09.16 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 21.09.16 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 21.09.16 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2
3 Møte nr. 04/16 Dato: 21.09.16 kl. 13.00 15.15 Sted: Rådhuset, Grønne salong FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Johnny Deisz, leder Elisabeth Stølen, nestleder Richard Ivar Buch, medlem Martin Reinertsen, medlem Randi Eik, medlem Andre til stede (hele eller deler av møtet): Administrasjonen v/ Vidar Torsøe, Anne Margrethe Tjøtta Johnsen Kommunerevisjonen Vest v/ Irene Loka, Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkallingen/sakslisten. Ref. 13 ble godkjent satt opp på sakslisten. SAKSLISTE ORIENTERINGER 1. Oppfølgingsorientering vedr. interkommunal tilsynsordning for byggesaker. Kontrollutvalget ber rådmannen komme med en kort tilbakemelding om de konklusjoner som trekkes etter vurdering av den interkommunale tilsynsordningen for byggesaker, jf. orientering i forrige møte. 2. Generell presentasjon av Helse og omsorgssektoren + info og status vedr. samhandlingsreformen Stikkord: Organisering, planverk, måloppnåelse, utfordringer etc. SAK 12/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 08.06.16 SAK 13/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016 2019 SAK 14/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 12/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet 27.09.16 Ref. 13/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Underskrift Johnny Deisz Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1 3
4 Møtebok 21.09.16 Farsund kontrollutvalg ORIENTERINGER v/ rådmannen: 1. Oppfølgingsorientering vedr. interkommunal tilsynsordning for byggesaker. Rådmannen orienterte om målsettingen for antall tilsyn, samt om antall faktisk gjennomførte tilsyn i 2014 og 2015. Målsettingen i 2015 var 120 tilsyn i Lister, mens det ble gjennomført 65 tilsyn. 12 av disse tilsynene gjaldt Farsund. Det var ingen avvik i de kontrollerte sakene fra Farsund. Farsund kommune kompenserer med å foreta egne tilsyn i tillegg. Rådmannen er ikke tilfreds med at nivået på tilsyn er lavere enn målsettingen. Dette følges opp videre i Listersamarbeidet for å få tilsynet til å fungere best mulig. Konklusjon: Kontrollutvalget tok orienteringen til etterretning. 2. Generell presentasjon av Helse og omsorgssektoren + info og status vedr. samhandlingsreformen Kommunalsjef og rådmann presenterte sektoren med utgangspunkt i følgende stikkord: Organisering, planverk, måloppnåelse, utfordringer etc. Helse og omsorgsplanen er det sentrale styringsverktøyet for virksomheten og kommunalsjef gjennomgikk et utvalg av de 9 satsingsområdene i planen (Samhandlingsreformen, Lengre hjemme samt Velferds og omsorgsteknologi), samt de 42 skisserte tiltakene. Nær sagt alle tiltak er implementert eller under implementering. Hovedutfordringer for tjenesten er nye brukergrupper, aldrende befolkning og fremtidig knapphet på pleiepersonell. Dette betyr at det må arbeides annerledes. Den siste tiden har det vært et økt behov for heldøgnstjenester og administrasjonen orienterte om hvordan denne utfordringen er håndtert, med blant annet økt tilrettelegging i brukeres hjem, bruk av korttidsopphold, kjøp av plasser i nabokommuner og midlertidig bruk av 4 rom på Listaheimen. Administrasjonen opplyser at det arbeides med å bli enda bedre mht. dokumentasjon og kommunikasjon med brukere og pårørende. Samarbeidet med sykehusene ble drøftet etter spørsmål fra kontrollutvalget. Helse og omsorgsplanen skal revideres og det arbeides med dette. Konklusjon: Kontrollutvalget tok orienteringen til etterretning. 2 4
5 Møtebok 21.09.16 Farsund kontrollutvalg SAK 12/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 08.06.16 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 08.06.16 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 08.06.16 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 08.06.16 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 08.06.16 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 13/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016 2019 Kontrollutvalget drøftet analysen og prioriterte prosjekter, 3 hentet fra analysen og 2 andre prosjektområder foreslått i møtet. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Farsund kommune 20162019» der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjekt Tema/sektor Aktuelt for forvaltningsrevisjon 1. 19 Oppvekst Psykososialt miljø i ungdomsskolen 2. 17 Helse Kommunikasjon og informasjon til alvorlig syke 3. 9 Konflikthåndtering Se på hvordan konflikter håndteres i utvalgte enheter 4. NAV Får klienter de tjenestene de har krav på i forhold økonomisk sosialhjelp m.m. (kommunal del av NAV). 5. Rusforebygging Rusforebygging ungdom 3 5
6 Møtebok 21.09.16 Farsund kontrollutvalg Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for Farsund kommune 20162019 Overordnet analyse Farsund kommune Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens sin virksomhet ut fra en vurdering av risiko og hva som er vesentlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Formelt grunnlag: Forvaltningsrevisjon er definert i Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 hvor det heter: Kontrollutvalget skal påse at kommunens og fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget ba i sitt møte den 8. september 2015 Kommunerevisjonen Vest, VestAgder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I sitt møte den 11. april 2016 ga kontrollutvalget revisjonen innspill på områder som de mente var viktig å arbeide videre med i analysen. Revisjonen har nå gjennomført den overordnede analysen og denne peker på xx ulike områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon. Tanken er at kontrollutvalget skal prioritere de mest aktuelle av disse områdene i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget kan også prioritere andre områder som man mener er aktuelle. Områder som ikke prioriteres i planen, kan følges opp på andre måter, f.eks. ved orienteringer fra administrasjonen til kontrollutvalget. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon 20162019 for Farsund kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon: 4 6
7 Møtebok 21.09.16 Farsund kontrollutvalg Med de ressurser som er tilgjengelig for kontrollutvalget til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (om lag 360 timer pr. år), er det realistisk å få gjennomført årlige prosjekter i løpet av perioden. Dersom nabokommuner prioriterer ett eller flere prosjekter med tilsvarende områder/tema som Farsund kommune, vil det være aktuelt å samordne gjennomføringen av prosjektene for en mest mulig effektiv ressursutnyttelse. Hensikten med forvaltningsrevisjon er å bidra til forbedringer i kommunen. Det er viktig med et godt samarbeid mellom administrasjonen, revisor og kontrollutvalget for å lykkes med dette. Forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Farsund kommune 20162019» der følgende områder/prosjekter prioriteres: Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. SAK 14/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 Sekretariatet fremmet forslag om å øke budsjettposten «kontrollutvalgets utgifter» med kr. 5.000 til dekning av kursavgifter til den årlige kontrollutvalgskonferansen. Opprinnelig forslag til vedtak med tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 på kr. 1.066.000, under forutsetning av at representantskapet vedtar styrets budsjettforslag for Kommunerevisjonen Vest. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 5 7
8 Møtebok 21.09.16 Farsund kontrollutvalg Tabell: Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Budsjettforslag 2017 Vedtatt budsjett 2016 Vedtatt budsjett 2015 Tilskudd til Kr. 923.000 Kr. 892.000 Kr. 863.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 123.000 Kr. 120.000 Kr. 117.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets utgifter Kr. 20.000 Kr. 15.000 Kr. 15.000 Totalbudsjett Kr. 1.066.000 Kr. 1.027.000 Kr. 995.000 Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, styrebehandlet budsjettforslag for 2017 2. Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2017 Saksopplysninger: Kontrollutvalgssekretariatet. Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 01.09.16 og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr. 120.000 i 2016 til kr. 123.000 i 2017, en økning på 2,5%. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen. Budsjettet er behandlet av styret. Representantskapet skal vedta budsjettet 27.09.16. Budsjettforslaget innebærer 520 timer til regnskapsrevisjon og 360 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m. Farsund kommunes tilskudd til revisjonen foreslås økt fra kr. 892.000 i 2016 til kr. 923.000 i 2017, en økning på 3,5%. For ytterligere informasjon om budsjettet vises til saksdokumentene til representantskapet 27.09.16. Kontrollutvalgets utgifter. Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget. Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på forrige års budsjettramme samt vedtatte budsjett for Agder Sekretariat og styrebehandlet budsjett for Kommunerevisjonen Vest. Representantskapet fatter endelig budsjettvedtak for Kommunerevisjonen Vest. 6 8
9 Møtebok 21.09.16 Farsund kontrollutvalg Tabell: Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Budsjettforslag 2017 Vedtatt budsjett 2016 Vedtatt budsjett 2015 Tilskudd til Kr. 923.000 Kr. 892.000 Kr. 863.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 123.000 Kr. 120.000 Kr. 117.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets utgifter Kr. 15.000 Kr. 15.000 Kr. 15.000 Totalbudsjett Kr. 1.061.000 Kr. 1.027.000 Kr. 995.000 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 på kr. 1.061.000, under forutsetning av at representantskapet vedtar styrets budsjettforslag for Kommunerevisjonen Vest. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging. Revisor orienterte om planleggingsfasen av revisjonsarbeidet, herunder om oppstartsmøte, risikoområder, vesentlighetsgrenser etc. Nytt fra sekretær: Neste møte. Planlagt møte 2. november er utsatt til 9. november. Foreløpig agenda er: Presentasjon/orientering av Oppvekst, bestilling FR/SK, oppfølging Regnskapsmerknader, planlegging av 2017/årsplan, informasjon fra revisor om planlegging/interim. EVENTUELT REFERATER Ref. 12/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet 27.09.16 Ref. 13/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Konklusjon: Referatene ble tatt til orientering. 7 9
10 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 16/16 Møtedato: 09.11.16 Saksbehandler: Willy Gill SAK 16/16 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL OG FORVALTNINGSREVISJON 2016/2017 Vedlegg: Vedtatt plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 Saksopplysninger: Selskapskontroll. Kommunestyret behandlet Plan for selskapskontroll 2016 2019 i møte den 08.09.16 og fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Farsund kommune 2016 2019 der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: DDV Drift DDV Strategi 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2019 ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 21.09.16, sak 13 og utvalget vedtok følgende innstilling: «Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Farsund kommune 20162019» der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjekt Tema/sektor Aktuelt for forvaltningsrevisjon 1. 19 Oppvekst Psykososialt miljø i ungdomsskolen 2. 17 Helse Kommunikasjon og informasjon til alvorlig syke 3. 9 Konflikthåndtering Se på hvordan konflikter håndteres i utvalgte enheter 4. NAV Får klienter de tjenestene de har krav på i forhold økonomisk sosialhjelp m.m. (kommunal del av NAV). 5. Rusforebygging Rusforebygging ungdom 10
11 Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det.» Kommunestyret behandlet saken i møte den 20.10.16 og vedtok kontrollutvalgets innstilling med tillegg av prosjekt nr.16. Pleie og omsorg Samhandlingsreformen som prioritet nr. 6. Kommunestyrets vedtak lyder da som følger: «Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Farsund kommune 20162019» der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjekt Tema/sektor Aktuelt for forvaltningsrevisjon 1. 19 Oppvekst Psykososialt miljø i ungdomsskolen 2. 17 Helse Kommunikasjon og informasjon til alvorlig syke 3. 9 Konflikthåndtering Se på hvordan konflikter håndteres i utvalgte enheter 4. NAV Får klienter de tjenestene de har krav på i forhold økonomisk sosialhjelp m.m. (kommunal del av NAV). 5. Rusforebygging Rusforebygging ungdom 6. 16 Pleie og omsorg Samhandlingsreformen Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det.» Gjennomføring av prosjekter. Når det gjelder selskapskontroll er de foreslåtte selskaper eid sammen med øvrige kommuner. Selskapene er også relativt nyetablerte. Det antas at kontroll av disse selskapene vil være fornuftig å gjennomføre i samarbeid med øvrige eierkommuner tidligst høsten 2017. Når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon, er det prosjektet «Psykososialt miljø i ungdomsskolen» som er øverst på prioriteringslisten. Dette prosjektet vil sannsynligvis kreve endel ressurser å gjennomføre. Vurderinger: Det foreslås ikke bestilling av selskapskontroller på nåværende tidspunkt. Kontroll av de foreslåtte selskapene bør skje i samarbeid med øvrige eierkommuner. Selskapene er også relativt nyetablerte og bør gis litt tid til å «gå seg til». Det foreslås bestilling av prosjektet «Psykososialt miljø i ungdomsskolen». I første omgang må det bestilles en prosjektplan for gjennomføring av prosjektet der problemstillinger (hvilke spørsmål som ønskes besvart), revisjonskriterier, ressurser, tidsplan etc. er sentrale elementer. Kontrollutvalget bør allerede nå gi signaler til revisjonen om hva som kan være aktuelle problemstillinger/hva som ønskes undersøkt i prosjektet. Revisjonen vil være tilstede i møtet. 11
12 Prosjektplanen skal godkjennes av kontrollutvalget før selve prosjektet kan påbegynnes. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Psykososialt miljø i ungdomsskolen» i 2017. 2. Forslag til prosjektplan for prosjektet fremlegges for kontrollutvalget til godkjenning. 3. Det bestilles ikke gjennomføring av selskapskontroll på nåværende tidspunkt. 12
13 Agder Sekretariat PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Vedtatt av kommunestyret 20.10.16 FARSUND KOMMUNE 2016 2019 Oktober 2016 13
14 Plan for forvaltningsrevisjon 20162019 Farsund kommune Bakgrunn Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner bestemmer at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko og vesentlighetsvurderinger. På denne bakgrunn har kontrollutvalget i Farsund kommune bestilt en overordnet analyse fra Kommunerevisjonen Vest, VestAgder IKS som grunnlag for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Innholdet i plan for forvaltningsrevisjon Hjemmelen for forvaltningsrevisjon følger av kommuneloven (koml.) 77 nr. 4, som fastsetter at kontrollutvalget skal se til at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).., jf. tilsvarende formulering i 9 første ledd i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Etter 10 skal det minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Det er videre fastsatt at kommunestyret vedtar planen. Formålet med forvaltningsrevisjon Hensikten med forvaltningsrevisjon er blant annet å bidra til en bedre og mer effektiv kommunal forvaltning. Når det utføres forvaltningsrevisjon, settes fokus på økonomi og måloppnåelse. Behovet for forvaltningsrevisjon er stort. Kommunen står overfor betydelige utfordringer. Innbyggerne stiller større krav til kvalitet, sentrale myndigheter stiller krav til økonomisk effektivitet, men også innhold i tjenester, markedet skaper økt konkurranse, og det er ofte manglende samsvar mellom mål og tilgjengelige ressurser. Dette medfører at kommunene som oftest må rette større fokus på ressursbruk, styring og ledelse. Det må styres etter flere variabler enn økonomiske data, med evaluering av måloppnåelsen og det blir stilt større krav til ledelse. Ved utøvelse av forvaltningsrevisjon bidrar kontrollutvalget bl.a. til: o å påvise forbedringsområder som bidrar til økt produktivitet og måloppnåelse i forhold til politiske vedtak og forutsetninger o å bidra med informasjon til kommunens beslutningstakere som er til nytte for å styrke kommunestyrets grunnlag for styring kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen ledelsens vurdering av muligheter for mer sparsom/økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet og bedre måloppnåelse rasjonell, målrettet og kostnadseffektiv drift Statlig tilsyn med kommunesektoren er omtalt i koml. kap. 10A, og det er også gjennom Meld. St. 12 (20112012) oppfordret til samordning av tilsyn, også i forhold til kommunens egenkontroll. Kontrollutvalget vil bidra til samordning mellom statlig tilsyn og kommunens egenkontroll. Agder Sekretariat 2 14
15 Plan for forvaltningsrevisjon 20162019 Farsund kommune Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjonen Gjennomføring Etter at kommunestyret har vedtatt plan for forvaltningsrevisjon, vil kontrollutvalget sørge for å bestille forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget vedtar problemstillinger, prosjektplan og ressurser, og om det i så fall skal gjennomføres foranalyse. Kommunerevisjonen gjennomfører prosjektet og sender rapporten til kontrollutvalget. Rapporten med kontrollutvalgets innstilling sendes til kommunestyret for endelig behandling. Rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget pålagt ansvar for å rapportere til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtar spesielle bestemmelser for når og hvordan denne rapporteringen skal foregå, er det opp til kontrollutvalget å finne en hensiktsmessig form og frekvens på dette. Rapport og resultater fra det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt legges fortløpende frem for kommunestyret. Prioriteringer i denne planperioden Generelt Overordnet analyse er basert på innsamlet skriftlig informasjon og statistikk for den enkelte kommune dessuten samtaler med administrativ ledelse og ordfører. Vi viser til den overordnede analysen for nærmere opplysninger. På bakgrunn av denne analysen legges det opp til en utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter basert på risiko og vesentlighetsvurderinger (jf. vedlegg). Et prosjekt blir bl.a. iverksatt for å bidra til å redusere en mulig trussel. I tillegg vil dette være prosjekter som skal fokusere på en målrettet, rasjonell og kostnadseffektiv drift. Ved en konkret utvelgelse av prosjekter bør nytteverdien vurderes i forhold til forventet ressursbruk for å gjennomføre prosjektet. Ved utformingen av et prosjekt vil kontrollutvalget avgrense temaet slik at prosjektet blir konkret og gir kontrollutvalget de nødvendige opplysninger for deres kontroll med kommunen. Prioritering av forvaltningsrevisjoner I oversikten nedenfor er det foreslått forvaltningsrevisjoner ut fra de opplysningene som foreligger. Generelt ut fra de ressursene som er tilgjengelig, er det mest realistisk å forvente at det kan gjennomføres ett prosjekt i Farsund kommune hvert år. Etter en helhetlig vurdering vedtok kommunestyret Plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2019 med følgende prioriterte prosjekter: Prioritet Prosjekt Tema/sektor Aktuelt for forvaltningsrevisjon 1. 19 Oppvekst Psykososialt miljø i ungdomsskolen 2. 17 Helse Kommunikasjon og informasjon til alvorlig syke 3. 9 Konflikthåndtering Se på hvordan konflikter håndteres i utvalgte enheter 4. NAV Får klienter de tjenestene de har krav på i forhold økonomisk sosialhjelp m.m. (kommunal del av NAV). 5. Rusforebygging Rusforebygging ungdom 6. 16 Pleie og omsorg Samhandlingsreformen Agder Sekretariat 3 15
16 Plan for forvaltningsrevisjon 20162019 Farsund kommune Kommunestyret gav kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. En nærmere begrunnelse for valg av disse prosjektene, ligger i vedlegget (Overordnet analyse). Agder Sekretariat 4 16
17 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 17/16 Møtedato: 09.11.16 Saksbehandler: Willy Gill SAK 17/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2017 Vedlegg: Bakgrunn for saken: Normalt sett er det behov for rundt 5 møter i kontrollutvalget årlig. Min anbefaling er at det settes opp 3 møter våren 2017 og to møter høsten 2017. Ved behov kan det selvfølgelig avholdes flere møter. Tidspunkt for behandling av årsregnskapet 2016 er ennå ikke avklart. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet skal foreligge før formannskapets behandling. Det vil kunne bli behov for å endre på kontrollutvalgets møte i mai for å få det til å passe med formannskapets og kommunestyrets behandling av årsregnskapet. Årsplanen angir planlagt aktivitet i kontrollutvalget med saker og orienteringer gjennom året. Det er tanken at årsplanen skal være et arbeidsdokument som endres etter behov. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på møtene. Den overordnede analysen kan brukes som grunnlag for å velge tema for orienteringer. Øvrige temaer som kontrollutvalget er opptatt av kan selvfølgelig også settes opp. Basert på tidligere erfaringer foreslås følgende som kontrollutvalgets årsplan for 2017: Dag/tidspunkt Saker Orienteringer Onsdag Interimrevisjon, Prosjektplan FR, Interimrevisjon Onsdag Årsmelding KU Onsdag Årsregnskap 2016 Årsmelding/årsregnskap Onsdag Budsjett 2018 Planlegging av revisjonen Onsdag Oppfølging årsregnskap 2016, årsplan KU 2018, Forvaltningsrevisjon Forslag til vedtak: Forslag til årsplan 2017 for kontrollutvalget vedtas. 17
18 Dato: 20.10.2016 MØTEPLAN 1. HALVÅR 2017 Uke Nr. 1 2 Kommune styre Kommunestyre, formannskap og hovedutvalg Formannskap Utvalg for landbruk Utvalg for helse og omsorg Utvalg for oppvekst og kultur Utvalg for teknisk 3 17.1 18.1 18.1 19.1 19.1 4 5 6 9.2 7 8 Vinterferie 9 Adm. utvalget 10 7.3 8.3 8.3 9.3 9.3 7.3 11 12 23.3 13 14 4.4 5.4 5.4 6.4 6.4 15 Påskeuka 16 17 18 4.5 19 20 21 22 30.5 31.5 31.5 1.6 1.6 23 24 15.6 25 22.6 18
19 Dato: 20.10.2016 MØTEPLAN 1. HALVÅR 2017 Kommunestyre, formannskap og hovedutvalg Møtested og tid: Kommunestyret : Kommunestyresalen torsdager kl. 17:00 Formannskapet : Formannskapssalen tirsdager kl. 09:00 Utvalg for landbruk : Formannskapssalen onsdager kl. 12:00 Utvalg for helse og omsorg : Kantina onsdager kl. 09:00 Utvalg for teknisk : Formannskapssalen torsdager kl. 08:30 Utvalg for oppvekst og kultur : Kantina torsdager kl. 12:00 Administrasjonsutvalget : Formannskapssalen tirsdager kl. 09:00 Havnestyret har møter etter behov når formannskapet har møter. OBS: Endringer kan forekomme i møtested/tidspunkt, dette vil i så fall fremgå av møteinnkallingen. 19