KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse leasing av Hjullaster 1
INNHOLD INNHOLD... 2 1. GENERELL BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN OG OPPDRAGSGIVER... 3 2. ADMINISTRASJON AV KONKURRANSEN... 3 3. NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN, MINSTEKRAV M.M.... 3 3.1. INNLEDNING... 3 3.2. NÆRMERE OM ANSKAFFELSENS OMFANG... 3 3.3. VARIGHET... 4 4. KONKURRANSEBESTEMMELSER... 4 4.1. ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 4 4.2. LEVERANDØRENE SOM BLIR TILDELT OPPDRAGET ER FORPLIKTET TIL Å BETALE KR. 30.000 EKS. MVA TIL INNKJØPSSERVICE AS... 5 4.3. KONKURRANSEDOKUMENTENE... 5 4.4. DET ER IKKE TILLATT Å INNGI TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 5 4.5. ALTERNATIVE TILBUD... 5 4.6. TILBYDER KAN STILLE SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEDOKUMENTENE OG ANSKAFFELSEN... 5 4.7. SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 6 4.8. TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD... 6 4.9. INNLEVERING AV TILBUD... 7 4.10. TILBUDSFRIST... 7 4.11. TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER... 8 4.12. VEDSTÅELSESFRIST... 8 4.13. TILBUDSÅPNING... 8 4.14. TILBUDSDOKUMENTENE OG OFFENTLIGHET... 8 4.15. SPRÅKKRAV... 8 4.16. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING... 8 4.17. FORBEHOLD/AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET... 9 4.18. MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE... 10 5. KVALIFIKASJONSKRAV... 10 5.1. GENERELT... 10 5.2. ATTEST FOR SKATT OG MERVERDIAVGIFT... 10 5.3. FIRMAATTEST... 10 5.4. HMS-EGENERKLÆRING... 10 5.5. TEKNISKE KVALIFIKASJONER... 10 5.6. FINANSIELL OG ØKONOMISK STILLING... 11 6. TILDELINGSKRITERIER... 11 Vedlegg: Vedlegg 1: HMS- egenerklæring Vedlegg 2: Prisskjema 2
1. GENERELL BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN OG OPPDRAGSGIVER Ballangen Kommune (heretter også betegnet som oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse om leasing av hjullaster. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Det tilbud som inngis kan således ikke endres etter tilbudsfristens utløp og tilbyderne må gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp. For mer informasjon om anskaffelsen, se punkt 3 nedenfor. 2. ADMINISTRASJON AV KONKURRANSEN Denne konkurransen administreres og gjennomføres av Innkjøpsservice Advokatfirma AS. Eventuelle spørsmål knyttet til konkurransen kan rettes til e- post rolf.berg@innkjopsservice.no 3. NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN, MINSTEKRAV M.M. 3.1. Innledning Oppdragsgiver skal lease hjullaster med diverse utstyr. Det skal være en operasjonell leasing dvs. leien som vanlig driftskostnad og ingen balanseføring av objektet 3.2. Nærmere om anskaffelsens omfang 3.2.1. Beskrivelse av anskaffelsen Ballangen Kommune skal anskaffe hjullaster ca 11 14 tonn Hjullasteren skal ha følgende utstyr: ROPS-godkjent førerhytte Luftavfjæret førerstol m/varme Spakstyring Sikkerhetsbelte Aircondition / automatisk klimakontroll Elektrisk motorvarmer Bakrute m/pusser og spyler 3
Arbeidslys, min. 2 stk. fram- og bakover på tak Radio og CD spiller Ryggekamera El. Oppvarmede utvendige speil Varsellys på tak Sentralsmøring Lastarmfjæring Hydraulisk opplegg for bruk av klappvingskjær, sandstrøskuff, kost, etc. (3. hydraul.funksjon) El. Opplegg for klappvingeskjær Hurtigkoblingsfeste m/hydr. Låsing Heldekkende skjermer Vinterdekk (snødekk/knastehjul) U-plog(klappvinge) 4600mm til 5000mm bredde Lettmatrialskuffe (snøskuffe) tilpasset maskinen Parallellføring på lasteapparat 3.2.2. Annet utstyr Annet utstyr som inngår i anskaffelsen er: Instruksjonsbok / CD-rom (norsk /nordisk) Reservedelskatalog / CD-rom (norsk /nordisk) Verkstedhåndbok / CD-rom (norsk /nordisk) 3.2.3. Årlig serviceavtale Det skal inngås en årlig serviceavtale, det vil bli lagt vekt på tilgjengelighet av kvalifisert servicepersonell og deler. Ved driftsstopp utover 12 timer skal erstatningsmaskin stilles til disposisjon. Tilbyder beskriver dette og dokumenterer nærhet til servicepersonell i eget vedlegg. 3.2.4. Garantiforhold Tilbyder bes å beskrive hva garantiforholdet dekker på eget vedlegg. 3.2.5. Leveringstid Tilbyder bes å oppgi leveringstid fra bestilling til levering av hjullasteren. 3.3. Varighet Avtalen skal ha en varighet på 4 år. 4. KONKURRANSEBESTEMMELSER 4.1. Anskaffelsesprosedyre 4
Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 del II. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. 4.2. Leverandørene som blir tildelt oppdraget er forpliktet til å betale kr. 30.000 eks. mva til Innkjøpsservice AS For å sikre at regelverket om offentlige anskaffelser overholdes ved gjennomføring av konkurransen, har oppdragsgiver inngått en avtale med Innkjøpsservice Advokatfirma AS (IS). IS har ansvar for gjennomføring av konkurransen til en fast pris. Utgiftene ved gjennomføring av konkurransen skal dekkes av den leverandøren som vinner konkurransen. Leverandøren må derfor innkalkulere disse kostnadene i sitt pristilbud. Kostnadene er kr. 30.000 eks. mva og forfaller til betaling når kontrakt er inngått. Beløpet vil bli fakturert leverandøren direkte av IS. Aksept av disse betalingsbetingelsene er en forutsetning for å delta i konkurransen og forbehold mot dette vil således innebære at tilbudet blir avvist. 4.3. Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. 4.4. Det er ikke tillatt å inngi tilbud på deler av oppdraget Det er ikke tillatt å inngi tilbud på deler av oppdraget. 4.5. Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. 4.6. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen 5
Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6 dager før tilbudsfristens utløp klokken 12.00 Spørsmål skal stilles skriftlig på e-post til Rolf Willy Berg mailadr rolf.berg@innkjopsservice.no Henvendelsene skal merkes med Konkurranse leasing av Hjullaster. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og alle spørsmål og svar vil bli lagt ut på doffin.no. Det vil således ikke bli sendt noen spørsmål og svar til den enkelte tilbyder, men kun til de som har meldt sin interesse for konkurransen på doffin.no. 4.7. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Mener noen av tilbyderne at eventuelle endringer bør medføre at tilbudsfristen forlenges, skal de gi oppdragsgiver beskjed om dette. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli meddelt samtlige tilbydere ved at det legges ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 4.8. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres, før utløp av tilbudsfristen. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 6
4.9. Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Ørnflogveien 13 Bursi 8230 Sulitjelma Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Ørnflogveien 13 Bursi 8230 Sulitjelma Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud leasing av Hjullaster Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. 4.10. Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 20. januar 2011 klokken 12.00. Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være overlevert til den i punkt 4.9 nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli returnert uåpnet til avsender. 7
4.11. Taushetsbelagte opplysninger Det bes om at tilbyder presiserer om det er noen deler av tilbudet som anses å være forretningshemmeligheter som det av konkurransemessige hensyn vil være viktig å hemmeligholde. 4.12. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse. 4.13. Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. 4.14. Tilbudsdokumentene og offentlighet Alle dokumenter som er knyttet til konkurransen, unntas fra offentlighet. 4.15. Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. 4.16. Tilbudets innhold disponering Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av 8
andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder med e-postadresse Tilbudsbrevet skal også inneholde en bekreftelse på at leverandøren kan oppfylle alle minstekrav. I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis på eget vedlegg. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Under skilleark 2: Dokumentasjon av knyttet til tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene. 4.17. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 9
4.18. Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Kontrakt anses inngått når avtaledokumentet er undertegnet av begge parter. 5. KVALIFIKASJONSKRAV 5.1. Generelt Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene vil medføre avvisning fra konkurransen. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt. 5.2. Attest for skatt og merverdiavgift Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Eventuelle utenlandske tilbydere skal fremlegge tilsvarende attester fra myndigheter i sitt hjemland. Slike attester fra utenlandske tilbydere skal være oversatt til norsk. Viser attesten for skatt og merverdiavgift at det er utestående beløp, vil tilbyder bli avvist fra konkurransen. 5.3. Firmaattest Tilbyder skal ha et lovlig etablert foretak, og være registrert i et foretaksregister eller lignende. Som dokumentasjon på dette skal det vedlegges firmaattest. 5.4. HMS-egenerklæring Tilbyder skal vedlegge utfylt HMS-egenerklæring jfr. vedlegg 1. 5.5. Tekniske kvalifikasjoner 5.5.1. Erfaring og referanser Tilbyder må oppgi 1 referanse på tidligere like leveranse som oppdragsgiver kan kontakte. 10
5.5.2. Kompetanse og leveringssikkerhet Tilbyder skal ha god kompetanse og leveringssikkerhet. Det skal inngis en oversikt over firmaets totale bemanning. 5.6. Finansiell og økonomisk stilling Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontrakten. Som dokumentasjon skal levere kredittvurdering av fra Creditinform eller tilsvarende. Vurderingen skal ikke være eldre enn 6 måneder. Leverandøren må minimum oppnå en vurdering som kredittverdig. 6. TILDELINGSKRITERIER Tildeling av oppdraget vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver. Ved evalueringen vil det bli lagt vekt på følgende kriterier: Pris. 55% Service/tilgjengelighet 20% Funksjon og førermiljø 25% Ved vurderingen av tildelingskriteriet pris legges det til grunn de priser som er oppgitt i prisskjemaet jfr. vedlegg 2. 11