Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Jan-Åge Sneve Gundersen 73 19 91 78 06.01.2015 2014/2352-352.1 Beredskapsenheten Deres dato Deres ref. Åfjord kommune Foreløpig rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt Åfjord kommune 5.12.2014 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte tilsyn med kommunenes arbeid med kommunal beredskapsplikt 5.desember 2014. Vedlagt følger Fylkesmannens foreløpige rapport fra tilsynet. Det er i rapporten ikke angitt noen avvik, men to merknader. Kommentarer til foreløpig rapport må være Fylkesmannen i hende innen 20.februar 2015. Vi takker for et åpent og konstruktivt samarbeid under tilsynet. Med hilsen Dag Otto Skar (e.f.) fylkesberedskapssjef Jan-Åge Sneve Gundersen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. vedlegg Kopi: Embetsledelse og Kommunal og Justis- og Landbruk og Miljøvern- Oppvekst- og Sosial- og administrasjonsstab samordningsstab beredskapsavdeling bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks 73 19 93 01 E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 974764350
2 FYLKESMANNEN I SØR TRØNDELAG Beredskapsenheten, Justis- og beredskapsavdelingen Foreløpig rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i ÅFJORD KOMMUNE 5. desember 2014
3 1. Hovedkonklusjon Arbeidet med samfunnssikkerhet i Åfjord kommune er godt forankret i ledelsen og i organisasjonen for øvrig, men har et potensiale for å kunne videreutvikles ytterligere i planverket. Kommunen har et stort fokus og høy bevissthet på prosesser og utvikling som styrker arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunen har en ROS-analyse som tilfredsstiller sivilbeskyttelsesloven 14. Kommunens beredskapsplan dekker sivilbeskyttelsesloven 15 2. Tilsynsgruppe Tilsynsgruppen bestod av: fylkesberedskapssjef Dag Otto Skar, tilsynsleder seniorrådgiver Jan-Åge Sneve Gundersen, sekretær 3. Innledning Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) 29 og forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10. Formålet med tilsynet var å: Fastslå om kommunen har kartlagt hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen ( 14) Fastslå om kommunen har utarbeidet en egen beredskapsplan ( 15) 4. Dokumentunderlag Generelle dokumenter: o Kommuneloven o Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvar o Lov om helsemessig og sosial beredskap med forskrifter o Plan og bygningsloven med forskrifter o Forskrift om vannforsyning og drikkevann Sentrale styringsdokumenter: St. meld 22 (2007 08) Samfunnssikkerhet Samvirke og Samordning St. meld 29 (2011 12) Samfunnssikkerhet
4 Kommunespesifikke dokumenter: - Kriseplan revidert 24.11.2014 - Risiko- og sårbarhetsanalyse fra 2010, revidert 2014 Andre relevante dokumenter: - Tilsynsrapport fra tilsyn 8.6.2010 - Fylkesmannens kommunebesøk september 2010 Utdelt dokumentasjon under tilsynet: - Plan for krisekommunikasjon 5. Gjennomføring av tilsynet Varsel om tilsyn i brev av 7.november 2014. Plan for gjennomføring av tilsynet var vedlagt. Fylkesmannen startet med en orientering om hensikten ved tilsynet, samt de punkter som skulle undersøkes og på hvilken måte tilsynet var tenkt gjennomført. Kommunen påpekte under den generelle gjennomgangen at det har vært et år preget med mange utskiftninger i ledelsen, øvelser i kommunen samt ny rådmann. Kommunen påpeker at det er høy grad av involvering fra innbyggere, frivillige organisasjoner, sivilforsvaret og heimevernet når dette behøves og at det fra kommunens side oppleves som en høy grad av innsatsvilje fra lokalbefolkningen for å avhjelpe når situasjoner krever dette. Det ble også løftet tema fra kommunens side bruk av ROS-analyser i planverk som reguleringsplaner og bruken av kommunal helhetlig ROS-analyse. Kommunen orientering videre om informasjonsplan som er laget og er fersk i kommunen. Denne skal nærmere belyse fysiske plasseringer og ansvar. Det ble gjennomført separate intervju med varaordfører, rådmann og beredskapsansvarlig. Selve intervjuene ble gjennomført med spørsmål relatert til
5 oversendt planverk i forkant av tilsynet, samt om egne betraktninger rundt beredskapsarbeidet i kommunen. Det ble spesielt lagt vekt på arbeid og prosesser rundt kommunens risiko- og sårbarhetsanalyse og beredskapsplan med tilhørende planverk. Etter avsluttet intervjuer ble det avholdt et oppsummeringsmøte hvor tilsynsgruppen presenterte sine konklusjoner av dagen og hvor kommunen da ble gitt anledning til å komme med umiddelbare kommentarer. 5.1 Deltakere Fra kommunen: - Varaordfører Jon Husdal - Rådmann Per O. Johansen - Beredskapskontakt Sverre Fjellheim - Sektorsjef helse og velferd Eli Bratseth - Personalsjef Ogne Undertun - Sektorsjef landbruk og teknisk Lars-Helge Kolmannskog - Økonomisjef Jon Kristian Lomundal 6. Bemerkninger og avvik 6.1 Fastslå om kommunen har kartlagt hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen ( 14) Kommunen har en helhetlig ROS analyse som er revidert i 2010 og 2014 og forankret i Kommunestyret i 2010. Konklusjon: Kommunen har en ROS-analyse som dekker sivilbeskyttelsesloven 14 Merknad: ROS-analysen må oppdateres på metodebruk og settes i system for rullering iht. kommunens øvrige plansystem. 6.2 Fastslå om kommunen har utarbeidet en egen beredskapsplan ( 15) Kommunen har en beredskapsplan som oppfyller lovens og forskriftens krav. Konklusjon: Planen dekker sivilbeskyttelsesloven 15. Merknad: Plan for evakuering, opprettelse av pårørendesenter og befolkningsvarsling må inn i den overordnede planen.