Møte i Universitetsbibliotekets styre 16. februar 2017, kl Møtested: møterom 150, 1. etg. Haakon Sheteligs plass 7

UNIVERSITETET I BERGEN UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivsak nr. 2017/2472 Møte i Universitetsbibliotekets styre 16. februar 2017, kl. 13.00-15.00 Møtested: møterom 150, 1. etg. Haakon Sheteligs plass 7 Sakliste I Godkjenning av sakliste II Referat fra møte i UBs styre 9. september 2016 Vedtakssaker 1 Regnskapsrapport 2016 mediekjøp 2 Regnskapsrapport 2016 Skeivt Arkiv 3 Mediebudsjett 2017 4 Budsjett 2017 Skeivt Arkiv 5 Årsmelding 2017 Drøftingssak 6 Utvikling av skrivestøttetjenester ved UiB UBs bidrag 7 Orienteringssaker a) Tiltaksplan 2017 b) Organisasjonsutviklingsprosjekt ved UB c) Regnskapsrapport 2016 (drift og andre øremerkede midler) d) Budsjett 2017 (drift og andre øremerkede midler) 8 Eventuelt Eventuell forfall bes meldt snarest til Universitetsbiblioteket, post@ub.uib.no 10.02.2017/SK/MCT

UNIVERSITETET I BERGEN UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Sak nr. 2016/1375 REFERAT fra møte i Universitetsbibliotekets styre 9. september 2016, kl. 09:30 11:30. Møtested: Møterom 150, Haakon Sheteligs plass 7, 1.etasje Til stede fra styret: Styreleder: Oddrun Samdal Representant for fast ansatte i forsknings- og undervisningsstilling: Margareth Hagen (nestleder), Reidar M. Veland Representant for midlertidig tilsatte i utdannings- og forskningsstillinger: Sigrun Margrethe Hjelle Representanter for de tilsatte ved UB: Studentrepresentant: Pål Steiner, Irene Eikefjord Gudrun Kringlebotn Fra UBs administrasjon: Karin Cecilia Rydving Maria-Carme Torras, Marie Morken, Svitlana Kolesnyk, I Godkjenning av sakliste Saken 16c ble foreslått behandlet i begynnelsen av møtet. Saklisten ble godkjent. II Referat fra møte i UBs styre 14. juni 2016 Referatet fra møte i UBs styre 14. juni 2016 ble godkjent. 16c) Språksamlingene

Fungerende avdelingsleder for spesialsamlingene Karin Cecilia Rydving orienterte om flyttingen av språksamlingene fra Universitetsbiblioteket i Oslo til Universitetsbiblioteket i Bergen, status og planer for prosessen. 14 Mediebudsjett 2017 Administrasjonssjefen presenterte budsjettframlegg 2017 for mediekjøp. Vedtak: Styret vedtar å foreslå en økning på 6% for 2017 på mediebudsjettet. 15 Økonomirapport 2. tertial Administrasjonssjefen presenterte økonomirapport for UB i 2. tertial 2016 mediekjøp og Skeivt arkiv. Vedtak: Styret tar regnskapet for UB i andre tertial 2016 til orientering. 16 Orienteringssaker a) Driftsbudsjett 2017 Administrasjonssjefen presenterte budsjettframlegg 2017 driftsbudsjett, samt langtidsbudsjett for UB. Det ble påpekt feil begrepsbruk i teksten «Budsjettframlegg 2017 Driftsbudsjett». - Digitale litteraturlister (side 1) erstattes med digital pensumlitteratur. - Digitalt litteratursystem (side 4) erstattes med digital litteratur. b) Evalueringsprosjekt oppfølging av UiBs styrevedtak 25.08.16 Bibliotekdirektøren orienterte om status for oppfølgingen av UiBs styrevedtak av 25.08.16 vedrørende evalueringsprosjekt for UB. d) Virksomhetsoverdragelse for KHIB UBs rolle. Bibliotekdirektøren orienterte om planer vedrørende integrering av KHIBs bibliotek inn i UB. e) Økonomirapport drift 2. tertial Administrasjonssjefen presenterte økonomirapport for UBs drift i 2. tertial 2016. 17 Møteplan våren 2017

UBs administrasjon sender innkalling til neste styremøte. 09.09. 2016 Oddrun Samdal Styreleder

Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: 113.2 Styresak: 1 /2017 Sak nr.: 2017/2472 Møtedato: 16.02.2017 Regnskapsrapport for 2016 for Universitetsbiblioteket mediekjøp Det vises til tabell 1 for detaljer i regnskapet. Regnskapet viser et merforbruk på kr. 3.490.768. Det skyldes både valutaeffekt og prisstigning utover lønns- og prisstigning som er kompensert på budsjettet. Inntekter var omtrent som budsjettert, en ørliten reduksjon. Avtaler der UB faktureres for abonnement som inkluderer andre institusjoner er opphørt og dermed tilsvarende inntekter. Eksterne inntekter i 2016 er fakturerte erstatningskostnader i 2015 som er kreditert i 2016. Interne inntekter er tilskudd fra Juridisk fakultet, Det matematisk-naturvit. fakultet, Matematisk institutt, Det psykologiske fakultet og Institutt for global helse. Abonnementer Et abonnement på ca. 0,5mill. har tidligere blitt budsjettert på abonnement elektroniske bøker, også i 2016, men har, etter ny gjennomgang av innholdet, blitt regnskapsført under abonnement elektroniske tidsskrift og databaser. Med denne korrigeringen er det ikke avvik på disse postene på regnskapet. Det er heller ikke avvik på abonnement på trykte tidsskrift. Enkeltkjøp Det var satt av 2,2 mill. til enkeltkjøp av bøker og andre media. Det var et betydelig lavere beløp enn tidligere år grunnet stramt budsjett. Universitetsdirektøren ga UB mulighet til å overskride dette beløpet. Det ble regnskapsført ca. 0,5 mill. mer enn budsjettert. Juridisk fakultet ga kr 300.000 i støtte til kjøp av bøker innen juridisk fagområde. Disse midlene er brukt. Elektronisk arkivtilgang Det var ikke budsjettert med kjøp av elektronisk arkivtilgang i 2016. Det er regnskapsført kr 379.251 på denne posten. Øvrige utgifter Det er et merforbruk på ca. 30 % i forhold til budsjettert. Både referansehåndteringsverktøy og medlemskap i Biomed Central hadde litt høyere kostnader enn budsjettert. Forslag til vedtak: Styret tar regnskapsrapport 2016 for Universitetsbiblioteket mediekjøp til orientering.

Tabell 1 Regnskapsrapport 2016 for Universitetsbiblioteket - mediekjøp Mediekjøp, 720083 Budsjett 2015 Regnskap 2015 Budsjett 2016 Rekneskap 2016 Bevilgning 42 444 240 42 444 000 44 148 000 44 147 000 100,00 % Ekstra tildeling, tidsskriftabonnem. 255 000 255 000 Uni Research 3 238 126 3 277 436 3 322 317 3 253 043 97,91 % Helse Bergen 1 958 866 2 023 911 2 773 900 2 773 913 100,00 % Andre eksterne innt. 250 000 279 359 250 000-34 800-13,92 % Interne tilskudd 620 640 658 200 480 000 727 577 151,58 % Sum inntekter 2015 48 766 872 48 937 906 50 974 217 50 866 733 99,79 % Elektroniske abonnement, tidsskrift og databaser 45 500 000 46 010 292 47 269 200 47 733 768 100,98 % Elektroniske bøker, abonnement 2 249 800 1 748 975 77,74 % Trykte tidsskrifter 1 628 975 1 509 322 1 050 000 1 044 377 99,46 % Enkeltkjøp bøker, trykt og elektr. 3 000 000 3 384 599 2 200 000 2 761 737 125,53 % Bøker øremerket juridiske fag 300 000 300 000 300 000 300 000 100,00 % Elektronisk arkivtilgang 77 362 379 251 Øvrige utgifter til mediekjøp 550 000 730 442 300 000 389 385 129,80 % Sum kostnader 50 978 975 52 012 017 53 369 000 54 357 493 101,85 % Driftsresultat -2 212 103-3 074 111-2 394 783-3 490 760 145,77 % Overført fra i fjor -1 477 897-1 477 897-3 052 008-3 052 008 100,00 % Inndekket merforbruk 1 500 000 1 500 000 3 052 008 3 052 000 100,00 % Overført til neste år -2 190 000-3 052 008-2 394 783-3 490 768 10.02.2017/MM

UNIVERSITETET I BERGEN UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: 113.2 Styresak: 3 /2017 Sak nr.: 2017/2472 Møtedato: 16.02.2016 Budsjett 2017 for UB mediekjøp 1. Den økonomiske rammen i 2017 Tildelingen til mediekjøp 2016 er spesifisert i tildelingsbrev fra universitetsdirektøren av 03.11.2016, se tabell 8. Kunnskapsdepartementet har i 2016 lagt til grunn i sin tildeling til universitetet lønns- og priskompensasjon (LPK) på 2,8 %. Effekten av at premien til pensjonsinnskudd på lønn går ned med 0,8 % er beregnet til 2,6 % og UiB har derfor satt LKP til 2,2 %. Fra budsjettet som Styret ved UiB vedtok i oktober 2016 er et av punktene som er presisert under de viktigste økonomiske virkemidlene for 2017: Sikre stabil vekst i UBs mediebudsjett gjennom å dempe effekter av valutasvingninger og ved å bevilge en fast realvekst. Styret har på denne bakgrunn vedtatt en økning på 2 % utover lønns- og priskompensasjon på 2,2 %. Det er også utarbeidet et forslag til valutamodell for å dempe valutasvingninger. Fra 2017 er Bibliotek for kunst og design organisert under Universitetsbiblioteket (UB). UB har ansvaret for mediekjøp til biblioteket. Midler til mediekjøp er foreløpig ikke lagt inn i rammen for 2017. Tilskudd fra Helse Bergen AS og UNI Research AS Tilskuddet til drift av bibliotektjenester fra Helse Bergen AS fordeles mellom mediekjøp og driftsbudsjett. For 2017 styrkes mediebudsjettet med NOK 500 000 ekstra fra det samlede tilskuddet fra Helse Bergen og driftsbudsjettet får tilsvarende i reduksjon. Grunnen til dette er at UB-BOTT forhandlet fram en avtale om viktige tidsskrifter hvor vi oppnådde gunstig pris og vilkår. Dette innebærer en merkostnad for UB fra 2016 på USD 131 000 eks mva, hvorav ca USD 100 000 dekker lisens for Helse Bergen. En høyere andel av tilskuddet fra Helse Bergen plasseres derfor i 2017 på mediebudsjettet. Tilskuddet fra Helse Bergen er økt med LPK som er lagt til grunn i budsjettet fra Kunnskapsdepartementet. Med UNI Research har UB en avtale om leveranse av bibliotektjenester, der tilskuddet beregnes i forhold til antall årsverk ved UNI Research AS. Antall årsverk har de siste årene hatt en liten nedgang. Det budsjetteres derfor med samme beløp som i 2016 med lønns- og priskompensasjon som er lagt til grunn i budsjettet fra Kunnskapsdepartementet. Interne inntekter, tilskudd fra fakultet ved UiB Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet viderefører i 2017 tilskudd på NOK 180 000 til å dekke abonnementer på elektroniske tidsskrifter. Det Juridiske fakultet har også i 2017 gitt tilskudd på NOK 300 000 til kjøp av bøker innen juridiske fag. I tillegg er det stipulert et tilskudd på ca. NOK 80 000 fra Matematisk institutt. Andre eksterne inntekter Det forventes ikke inntekter på denne posten i 2017.

2. Kostnader Generelt I 2017 er det ingen nevneverdige endringer i fordelingen av kostnadene mellom de enkelte budsjettpostene. Faglitteratur er gjenstand for en høyere prisstigning enn den generelle. Dette gjør arbeidet med å utvikle samlingene særlig krevende. UB samarbeider med CERES og de andre UBene i BOTT for å oppnå bedre konsortieavtaler. UB har per dags dato inngått avtaler som gjelder abonnement på informasjonsressurser for 2017 på til sammen ca. 51 mill. kr, basert på dagens valutakurs. 97 % av disse avtalene er i utenlandsk valuta. Kostnadene holdes uendret, men porteføljen er gjenstand for revisjon. Det som er relativt uendret er forholdet mellom anskaffelsesformene (abonnement, databaser osv.) Kostnadene til mediekjøp øker med ca. NOK 500 000 til Bibliotek for kunst og design (KhiB). Totalt viser budsjettet et merforbruk på ca NOK 800 000. Med en forventet økning av rammen til å dekke mediekjøp til KhiB vil budsjettet være tilnærmet i balanse. Elektroniske abonnement, databaser Elektroniske abonnement står for omtrent 90 % av kostnadene på mediebudsjettet. Av disse kostnadene går ca 72 % til konsortieavtaler fremforhandlet av CERES. UB-BOTT arbeider tett med CERES om forhandlinger, og vi ser i snitt at disse avtalene har lavere prisstigning enn våre øvrige elektroniske abonnement. En sentral samling tidsskrift innen medisin og helsefag som det tidligere var nasjonal lisens på gjennom Helsebiblioteket, ble avsluttet ved inngangen til 2016. UB-BOTT forhandlet fram en avtale om disse tidsskriftene hvor vi oppnådde gunstig pris og vilkår. Dette innebærer en merkostnad for UB fra 2016 på USD 131 000 eks mva, hvorav ca USD 100 000 dekker lisens for Helse Bergen. En høyere andel av tilskuddet fra Helse Bergen plasseres derfor i 2017 på mediebudsjettet. UB har overtatt abonnement i forbindelse med opprettingen av Fakultet for kunst, musikk og design. Dette innebærer for elektroniske abonnement en merkostnad på ca. NOK 350 000. Den norske kronen har styrket seg mot euro, dollar og britiske pund i løpet av 2016 fram til dags dato, så den lave nominelle økningen i budsjettet skjuler noe av effekten av prisstigningen på abonnementene. Bøker I 2016 ble det budsjettert med NOK 2 200 000, men regnskapsførte kostnader er ca. NOK 2 800 000. Det er satt av NOK 3 000 000 til enkeltkjøp av bøker på budsjettet for 2017. Trykte tidsskrifter I 2016 var kostnaden for abonnement på trykte tidsskrift ca. NOK 1 000 000. UB har overtatt omtrent 120 abonnement på trykte tidsskrift i forbindelse med opprettingen av Fakultet for kunst, musikk og design. Dette innebærer en merkostnad på ca. NOK 150 000. Over halvparten av kostnadene til abonnement på trykte tidsskrift betales i euro (33 %) og britiske pund (30 %). Begge disse valutaene har blitt billigere mot den norske kronen i løpet av 2016 mot dags dato. Vi har budsjettert med NOK 900 000 i abonnement på trykte tidsskrift for 2017. 2

Elektronisk arkivtilgang (backfiles) Det er ikke planlagt innkjøp av elektronisk arkivtilgang i 2017. Tabell 1, Budsjett 2017 mediekjøp Mediebudsjett, 720083 Budsjett 2016 Regnskap 2016 Forslag til budsjett 2017 Endring ift budsjett 2016 Endring i % Bevilgning 44 148 000 44 147 000 46 123 000 1 975 000 4 % Tilskudd fra UNI Research 3 322 317 3 253 043 3 344 128 21 811 1 % Tilskudd fra Helse Bergen 2 773 900 2 773 913 3 351 582 577 682 21 % Interne inntekter 480 000 727 577 560 000 80 000 17 % Andre eksterne inntekter 250 000-34 800 - Sum inntekter 50 974 217 50 866 733 53 378 710 2 654 493 5 % Elektroniske abonnement, tidsskrift og databaser 47 269 200 47 733 768 47 900 000 630 800 1 % Elektroniske abonnement, bøker 2 249 800 1 506 784 1 870 000 Bøker (trykte og elektroniske) 2 200 000 2 761 737 3 000 000 800 000 36 % Bøker øremerket juridiske fag 300 000 300 000 300 000-0 % Trykte tidsskrifter 1 050 000 1 286 568 850 000-200 000-19 % Elektronisk arkivtilgang 379 251 Øvrige utgifter 300 000 389 385 300 000 Sum kostnader 53 369 000 54 357 493 54 220 000 1 230 800 2 % Overført fra forrige år -1 477 897-1 477 897-3 490 768 Overføring til neste år -3 872 680-4 968 657-4 332 058 Forslag til vedtak: Styret vedtar budsjett for kostnader i 2017 for mediekjøp som vist i tabell 1, totalt NOK 54 220 000. 10.02.2016 MCT/MM/PSV 3

Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: 113.2 Styresak: 2/2017 Sak nr.: 2017/2472 Møtedato: 16.02.2017 Regnskapsrapport 2016 for Universitetsbiblioteket Skeivt Arkiv Det vises til tabell 1 for detaljer i regnskapet. Regnskapet viser et mindreforbruk på kr. 2.721.270. Det var budsjettert med et mindreforbruk på kr 531.045. Inntekter var som budsjettert. Mindreforbruket skyldes i hovedsak følgende - at utlyste stillinger ikke ble besatt før på slutten av året - at planlagt kjøp av utstyr ikke blir fakturert før i 2017 - at ombygging av lokaler ble billigere enn budsjettert - at det ble brukt mindre på reiser og andre aktiviteter enn budsjettert bl.a. på grunn av at stillinger som skulle arbeide med livsminneprosjektet ikke ble besatt før i 2017. Regnskapsrapport 2016 for Universitetsbiblioteket - skeivt arkiv Skeivt arkiv - 760034 Budsjett 2016 Rekneskap 2016 Forbruk i % Bevilgning 6 205 000 6 205 000 100,0 % Sum inntekter 6 205 000 6 205 000 100,0 % Lønnsutgifter 3 188 955 2 554 381 80,1 % Reise 725 000 425 744 58,7 % Utstyr 550 000 38 747 7,0 % Ombygging av lokaler 300 000 133 075 44,4 % Bøker/media 125 000 41 865 33,5 % Konferanse, arr. UB, Bergen 200 000 120 817 60,4 % Andre driftsutgifter 585 000 169 101 28,9 % Sum kostnader 5 673 955 3 483 730 61,4 % Driftsresultat 531 045 2 721 270 Overført fra i fjor Overført til neste år 531 045 2 721 270 Forslag til vedtak: Styret tar regnskapsrapport 2016 for Universitetsbiblioteket Skeivt Arkiv til orientering. 10.02.2017/MM

Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: 113.2 Styresak:2 /2017 Sak nr.: 2017/2472 Dato: 16.02.2017 Budsjett 2017 for Universitetsbiblioteket - Skeivt Arkiv Det vises til tabell 1 for inntekter og kostnader. 1. Inntekter Bevilgning fra Kulturdepartementet Øremerket bevilgning fra Kulturdepartementet er lagt inn i rammen til Universitetsbiblioteket. Dette er å forstå som en årlig bevilgning som legges inn i Universitetet sin årlige grunnbevilgning. 2. Kostnader Lønn Det budsjetteres med fire faste 100 % stillinger og to engasjement i 100% stillinger som skal arbeide med livsminneprosjektet i 2-3 år. Stillingene er besatt med unntak av en stilling der tiltredelse skjer 1. april. I tillegg er det budsjettert med bruk av andre faste ansatte på UB i deltidsstilling og lønn for ca. 2 månedsverk i 2016 som ved en feil er blitt belastet driftsbudsjettet til UB. Det er samlet satt av kr. 4.290.000 til dette formål. Reiser/arrangement Det budsjetteres med utgifter til seminar med UB som arrangør, reiser til konferanser, møter og andre arrangementer samt reiseutgifter i forbindelse med livsminneprosjektet. Det er samlet satt av kr. 704.970 til dette formål. Utstyr Det budsjetteres bl.a. med kjøp av skanner som opprinnelig var planlagt i 2016 og kamera- og redigeringsutstyr til livsminneprosjektet. Det er satt av kr. 600.000 til dette formål. Ombygging av lokale Det er behov for ombygging og innredning av lokale og arkiv til samlingene til skeivt arkiv. Det er satt av kr 850.000 til dette formål. Formidling Utstillingen Skeivt uteliv skal arrangeres i samarbeid med Kulturhistorisk museum i Oslo. I tillegg er det planlagt deltakelse på Pride-arrangementer. Det er satt av kr 895.300 til dette formål. Innkjøp bøker/media Aktiviteten med innkjøp vil øke i 2017 i forhold til regnskapsført i 2016 og det settes av kr. 100.000 til dette formål. 1

Andre driftsutgifter Denne posten dekker bl.a. serverplass til. livsminneprosjektet, programvare, frakt av arkivmateriale, masterstipend til to studenter, programvare, Det er satt av kr. 281.000 til dette formål. For 2017 er husleie og administrasjonskostnader dekket av UBs driftsbudsjett. Tabell 1 Forslag til budsjett 2017 Universitetsbiblioteket skeivt arkiv Skeivt arkiv 760034 Budsjett 2016 Regnskap 2016 Budsjett 2017 Endring ift budsjett 2016 Endring i % Bevilgning fra departementet 5 000 000 5 000 000 5 000 000-0 % Bevilgning fra UiB 1 205 000 1 205 000 Sum inntekter 6 205 000 6 205 000 5 000 000 - -19 % Lønn 3 188 955 2 554 381 4 290 000 1 101 045 35 % Reiser, faglige konferanser m.m. 925 000 546 561 704 970-220 030-24 % Utstyr 550 000 38 747 600 000 50 000 9 % Ombygging av lokaler 300 000 133 075 850 000 550 000 183 % Utstilling/formidling 895 300 895 300 Innkjøp bøker/media 125 000 41 865 100 000-25 000-20 % Andre driftsutgifter 585 000 169 101 281 000-304 000-52 % Sum kostnader 5 673 955 3 483 730 7 721 270 2 351 315 41 % Overført fra forrige år - 0 2 721 270 Overføring til neste år 531 045 2 721 270 - Forslag til vedtak: Styret vedtar budsjett for kostnader i 2017 for skeivt arkiv som vist i tabell 1, totalt kr. 7.721.270. 10.02.2017/MM 2

Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: 046 Styresak: 5/2017 Sak nr.: 2017/2472 Møtedato: 16.02.2017 Årsmelding 2016 for Universitetsbiblioteket Forslaget til Årsmelding 2016 for UB legges med dette fram for UBs styre. Forslag til vedtak: Styret godkjenner forslaget til årsmelding 2016 for Universitetsbiblioteket. 10.02.2017/SK/MM/MCT

Årsmelding 2016 Universitetsbiblioteket i Bergen

Året som er gått 2016 byrja med ein ny strategi. Den gjev oss rammer for korleis Universitetsbiblioteket skal støtte opp om Universitet sine strategiske mål fram til 2022. Konsolidering av forskingsstøttetenester i BOA-teamet og vidareutvikling av digital utdannings- og forskingsinfrastruktur var viktige satsingar. Arbeidet med UiB sine spesialsamlingar og faghistoriske arkiv vart intensivert. Det var spesielt gledeleg at Skeivt Arkiv kom inn på statsbudsjettet med ei fast løyving, og at Språksamlingane kom til oss frå Oslo.

UB-BOTT vart konsolidert som ein viktig samarbeidsplattform for å handtere felles utfordringar og dra nytte av utviklingsmoglegheiter. Det vart jobba spesielt med finansiering av informasjonsressursar, der etablering av BOTT sitt forhandlingsutval og tydelegare samarbeidsformer med CRIStin var eit avgjerande utgangspunkt for å kunne få til betre lisensavtalar. Universitetet sin nye strategi gjer at me vurderer tenester, ressursar og arbeidsprosessar. Evalueringsprosjektet som vart gjennomført peika på innsatsområde i vidareutviklinga av Universitetsbiblioteket. Evalueringa vart fylgt opp med eit nytt prosjekt som skal sjå på organisering med omsyn til mål, struktur, funksjonsinndeling og leiing, og der også god integrasjon av biblioteket for kunst og design er eit mål. Prosjektet skal avsluttast i mai 2017. Det gjer oss eit unikt høve til å rigge ein organisasjon som evnar å realisere visjonen vår om å vere eit framifrå, ope og nyskapande universitetsbibliotek for forsking, utdanning, formidling og innovasjon. Maria Carme Torras Avdelingsdirektør, Universitetsbiblioteket

Forsking

Bibliometriske analysar Ved bibliotek verda over vert analysar basert på bibliografiske data brukt i stadig aukande grad. UB har sett i gang eit internt kompetansehevingsprogram for å møte dette auka tenestebehovet. Ved sida av å utarbeide ein årleg rapport om den vitskapelege publiseringa ved UiB, svarte UB på førespurnadar om publikasjonslister ved søknadsskriving, digitale forskarprofilar, systematiske faglege oversiktar og liknande.

Bergen Open Access Publishing (BOAP) Universitetsbiblioteket tilbyr ei teneste som støttar etablering og teknisk drift av opne elektroniske tidsskrift. I 2016 drifta BOAP 10 tidsskrift som til saman publiserte 109 bidrag.

Budsjettpost for open publisering I april vedtok Universitetsstyret å vidareføre budsjettpost for støtte til open publisering, men med nye retningslinjer frå 1. oktober. Etter dei nye retningslinjene vert det framleis gjeve full støtte til «rein» open publisering, medan støtta til hybrid publisering vert redusert. Budsjettposten vil framleis verte administrert av Universitetsbiblioteket.

Open Access-veka 2016 UB markerte den internasjonale Open Access-veka med eit seminar om open tilgang lokalt, nasjonalt og globalt. Professor emeritus Rune Nilsen var ein av føredragshaldarane, og vart takka for sitt langvarige engasjement for open tilgang. Han vart i 2016 kåra til ein av Europa sine Open Access Champions av SPARC Europe.

Open tilgang og forskingsdokumentasjon UB har ei forskingstøtteteneste for open tilgang og CRIStin-systemet. I løpet av 2016 er det halde mange kurs, føredrag og undervisningstimar om open tilgang, CRIStin og opphavsrett til ph.d.-kandidatar, fagmiljø og leiing ved UiB. UB sin ekspertise har vorte brukt i utgreiingar og innspel, mellom anna til Nasjonale retningslinjer for åpen tilgang.

Utdanning og læring

Akademisk skrivesenter Akademisk skrivesenter hadde aukande aktivitet i pilotperioden, med totalt 479 individuelle konsultasjonar og 77 kurs. Evalueringa etter piloten stadfester at tenestene vart høgt verdsette av mange brukarar både i fagmiljøa og blant studentane, og at skriverettleiing og kurs har bidrege til å forbetre studiekvaliteten. I tråd med oppfølgingsplanen for strategien til UiB er neste steg å vurdere korleis skrivestøttetenester kan verte tilbydd på alle fakultet.

Akademisk skriving og dialogisk rettleiing i høgare utdanning I samarbeid med Skrivesenteret ved Høgskolen i Bergen skipa skrivesenteret ved UiB til ein konferanse om "Akademisk skriving og dialogisk rettleiing i høgare utdanning". Over 90 deltakarar frå heile Norden samt Estland hadde to inspirerande dagar med både teoretiske innlegg og diskusjonar rundt skriving i akademiske læringsprosessar og praktiske erfaringsrapportar frå ulike skrivesenter i Norden. Etter konferansen vart UiBs skrivesenter også med i Nordplus Network of Nordic and Baltic Writing Centers.

Læringssentre Universitetsbiblioteket har eit stadig fokus på korleis biblioteklokala fungerer som læringsmiljø for studentar. Vidareutvikling av dei fysiske biblioteka skal sikre studentane trygge, gode og varierte arbeidsplassar. Ombygging på Bibliotek for medisinske og odontologiske fag hadde særleg merksemd, det same hadde utforming av nytt bibliotek i Realfagbygget og ominnreiing av mesaninen på Bibliotek for humaniora.

Digitale læringsressursar Arbeidet med digitale læringsressursar vart styrka gjennom to nye prosjekt. Pilotprosjektet Viz One har som mål å etablere ei arkivteneste for langtidslagring, preservering og gjenfinning av lyd og audiovisuelt materiale. Dette er eit samarbeidsprosjekt mellom IT-avdelinga, Kommunikasjonsavdelinga, Universitetsbiblioteket og utvalde fagmiljø. Det digitale universitetsbibliotek som videnskabende ressource og pædagogisk aktør i nordisk universitetsuddanelse er eit NORDPLUS-samarbeidsprosjekt mellom Universitetsbiblioteka i Århus, Lund og Bergen. Målet er å styrkje universitetsbiblioteka i møte med institusjonen sitt virtuelle læringsmiljø og i samarbeid med fagmiljø og studentar. Det skal utvikles fagspesifikke e-læringsobjekt som støtter studentane sitt akademiske handverk (inkludert informasjonskompetanse) og digital vitskapleg praksis.

Arkiv og samlingar

Språksamlingane UiB overtok språksamlingane frå Universitetet i Oslo. Språksamlingane dokumenterer kunnskapen om norsk språk og norske namn. UB fekk ansvar for å ta imot dei fysiske samlingane. 16 lastebilar med seddelarkiv, administrative arkiv og boksamlingar kom over fjellet. Samstundes vart elektroniske databasar overført, innanfor ramma av det same prosjektet. Ein viktig del av prosjektet er drift og vedlikehald av dei elektroniske ordbøkene Nynorskordboka og Bokmålsordboka. I samarbeid med Universitetet i Oslo etablerte UiBs IT-avdeling den tekniske drifta, og leksikografisk kompetanse vart knytt til Universitetsbiblioteket for innhaldsoppdatering av ordbøkene. Det var stor interesse for samlingane, både frå forskarar og frå publikum elles. Fleire seminar og arrangement vart halde.

Skeivt arkiv er no inne i statsbudsjettet med ei fast løyving, og er ein del av våre spesialsamlingar. Som det nasjonale dokumentasjonssenteret for skeiv historie er oppdraget å dokumentere og formidle i brei forstand gjennom arkiv, tidsskrift, livsminneintervju, foredrag, mediebidrag, nettsider, sosiale medium og utstillingar. Det var mange formidlingsopplegg om arkivet i 2016, mellom anna ein konferanse for norske LHBTorganisasjonar for å skape medvit og kunnskap om arkiv og historie.

Kartlegging av konserveringsbehov Med ny konservator i staben vart det iverksett arbeid for å kartlegge og førebygge nedbrytande prosessar i våre store museale samlingar. Ei kartlegging og revidering av eksisterande rutinar for materialhandsaming ble også initiert.

Depotprosjekt Føremålet med depotprosjektet er å reindyrke det museale og bibliofile innhaldet i samlingane i UBs Depot, og å dokumentere samlingane ved Bergen Museum i tida fram til opprettinga av Universitetet i Bergen. UBs Depot inneheld over 8000 hyllemeter med tidsskrift, bøker og anna materiale. Depotprosjektet starta opp i februar. 54 pallar med bøker og tidsskrift vart flytta ut, og areal omdisponert til musealt og bibliofilt innhald.

Formidling

UBs unike samlingar i sosiale medium Aktiv bruk av sosiale medium er ein viktig del av formidlingsverksemda ved Avdeling for Spesialsamlinger ved UB. Gjennom formidlingskanalar som Facebook og Instagram vert det presentert eit breitt spekter av UB sine unike samlingar av manuskript, arkivmateriale, antikvariske bøker, bokbind, fotografi, kart og illustrasjonar. Pr. desember 2016 har Billedsamlingen sin Facebook-konto 2600 følgjarar, Skeivt Arkiv har 2050 følgjarar på sin Facebook-konto, mens @uib_ubbspes er den største Instagram-kontoen ved Universitetet i Bergen, med over 4300 nasjonale og internasjonale følgjarar.

Bindings Biblioteket vart ein formidlingsarena for digital kunst og litteratur med utstillinga Bindings, som var ein lekk i samarbeidet med fagmiljøet ved digital kultur. Verka, laga av kunstnarane Jason Nelson og Alinta Krauth, vart vist på glasveggen over kafeen på Bibliotek for humaniora 9. november-2. desember.

Utstillinga Opp fra asken - Bybrannen 1916 I 2016 markerte vi at det var 100 år sidan den store bybrannen som gav oss Bergen sentrum slik vi kjenner det. Avdeling for Spesialsamlinger samarbeidde med Bymuseet i Bergen om prosjektet Opp fra asken Bybrannen 1916. Resultatet vart ei storstilt utstilling basert på fotografi frå Billedsamlingene ved UB, vist i vindaugsgalleriet i Nygårdsgaten 5 og på Bryggens Museum. Opp fra asken fekk god dekning i avis, radio og TV og vart UBs hittil største publikumssuksess med over 41.000 betalande besøkande.

Organisasjon

Evalueringsprosjektet Universitetsbiblioteket gjennomførte ei evaluering av organiseringa av tenester og leveransar i høve til måla formulerte i strategien til UiB 2016-2022. Universitetsstyret tok føre seg evalueringa og vedtok å setje i verk eit organisasjonsutviklingsprosjekt. Prosjektet starta hausten 2016 og skal avsluttast mai 2017. Målet med prosjektet er å kome fram til ei føremålstenleg organisering av Universitetsbiblioteket med omsyn til mål, struktur, funksjonsinndeling og leiing. Evne til å støtte opp om UiBs strategi, høg kvalitet på leveransar, effektiv utføring av arbeidet og nyskapande tenesteutvikling vert lagt vekt på.

Utvikling

Vår chatteteneste Universitetsbiblioteket arbeider stendig med å kvalitetssikre og forbetre dei grunnleggande tenestene, som til dømes dokumentlevering og rettleiing i bruk av informasjonsressursar. Vår chatteteneste har utvikla seg til ein særs populær, verdsatt og stadig meir brukt kommunikasjonskanal for våre brukarar. I løpet av året svara vi på heile 1114 førespurnadar gjennom denne tenesta, ei auke på nærare 30% frå året før. Gledeleg er det og at delen chatter som vi mistar grunna lang responstid har gått kraftig ned og var i 2016 på 3,86% mens den var på 6,86 % av dei som vende seg til oss. Vi vil ha eit fortsatt fokus på å forbetre dette ytterlegare. At tenesta er verdsatt vitnar ein "kundetilfredsheit" på godt 95% om, og det er bibliotekfaglege og relevante spørsmål som kjem inn gjennom chatten. 10.02.2017 SIDE 27 UNIVERSITETET I BERGEN

Utvikling av nye bibliotektjenester I samarbeid med fagmiljø og andre forskningsbibliotek har Universitetsbiblioteket arbeidd med fire pågåande utviklingsprosjekt støtta av Nasjonalbiblioteket. PhDPortal skal utvikle ei elektronisk løysing for innlevering, arkivering og pliktavlevering av doktorgradsavhandlingar frå Universitetet i Bergen. Node til node, skulder mot skulder vil oppnå eit tettare fagleg samarbeid mellom institusjonar med spesialsamlinger og anbefale teknisk infrastruktur for digitalisering og formidling av digital innhald. Grieg Research Guide skal levere ein nettbasert guide med kommentert vitskapleg bibliografi over litteratur og forsking om Griegs liv og kunst. Forskningskommunikasjon i endring har som mål å visualisere bibliografiske koblingar ved hjelp av nettverksanalyser.

Modernisering av bibliotektenester i Moldova I Moldova, eit av dei fattigaste landa i Europa, finansierer UD eit prosjekt der UB Bergen er prosjektleiar og koordinerer den bibliotekfaglege utviklinga i fagbiblioteka i republikken. Prosjektet tek sikte på å styrke biblioteka si rolle som støtte for forsking og høgare utdanning i Moldova. Prosjektet inneheld mellom anna opplæringstiltak som workshops, studietur og sommarskular.

På Tvers III På Tvers III er eit UH-NettVest-prosjekt med føremål om å utforme lisensmodellar tilpassa randsona til universitet og høgskular. Til dømes har nokre forskingsinstitutt ikkje dei tilgangane på elektronisk faglitteratur som er naudsynte for å driva forsking, og ynskjer difor å knytte seg til universitet og høgskular sine lisensavtaler på elektronisk faglitteratur. Slikt samarbeid kan vere krevjande å inngå då det ikkje er nokon standard lisensmodell for slike høve. Prosjektet vert avslutta desember 2018.

Statistikk

2015 2016 Endring Endring 2015-2016 i % Tidsskrift (unike titler) 29 196 - Trykte 3 284 - Elektroniske 25 912 25 724-188 0 % Fysisk lån (ekskl. fornyelser) 78 919 75 490-3 429-4 % Nedlastinger av elektroniske fulltekstdokument* 1 625 708 - Publikumsbesøk 704 734 606 068-98 666-14 % Regnskap (i 1 000 kr.) 149 967 151 811 1844 1 % Årsverk 94,8 101,6 6,8 7 % Besøk på hjemmesidene 347 894 584 776 236 882 68 % Arbeids- og leseplasser på bibliotekene 1 001 1 024 23 2 % Antall kurs 261 263 2 1 % Antall deltakere på kurs 3844 4343 499 13 % Antall veiledningstimer 418 412-418 -100 % Antall formidlingsbidrag og vitenskapelige publikasjoner* 81 - * tall for 2016 blir tilgjengelige 1. april 2017 Universitetsbiblioteket i tal

3 % 6 % 2 % Lønn Internhusleie 30 % 59 % Datatjenester/BIBSYSdrift Øvrig drift Investeringer Universitetsbiblioteket driftsutgifter 2016

60 000 50 000 1000 kr 40 000 30 000 20 000 Lønn Mediekjøp Internhusleie Utstyr/øvrige utgifter 10 000 0 Bruk av budsjettmidlar 2007-2016

60 000 50 000 40 000 1000 kr 30 000 Trykt materiale Elektroniske ressurser 20 000 10 000 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Bruk av mediebudsjett 2007-2016

Oppdatert statistikk kommer 30 000 25 000 Antall 20 000 15 000 10 000 Ikke-boklig materiale Periodika Bøker 5 000 0 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Tilvekst trykte bøker og periodika 2005-2015

Oppdatert statistikk kommer 160 000 140 000 120 000 100 000 Antall 80 000 60 000 Innlån Samlet lånevolum 40 000 20 000 0 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Innlånsandel av samla lånevolum 2005-2015 (trykt materiale)

Oppdatert statistikk kommer 1 800 000 1 600 000 1 400 000 1 200 000 1 000 000 800 000 600 000 400 000 200 000 0 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Nedlastingar av fulltekstdokument 2005-2015

Oppdatert statistikk kommer Tidsskrift VisningerPDF2015 NordicJournalofInformationLiteracyinHigherEducation(NORIL) 1665 Voices-Aworldforumformusicteraphy 348747(inkl.html) BergenJournalofCriminalLaw&CriminalJustice 2403 SPISS 1254 NordicJournalofSocialResearch 4225 JournalofPrisonEducationandReentry 5560(inkl.html) BergenLanguageandLinguisticsStudies(BeLLS) 6505 OrnisNorvegica 6871 SMH-nytt 3247 Totalt,alletidsskrift/serier 380477 Bergen Open Access Publishing Universitetsbiblioteket tilbyr ei teneste som støttar etablering og teknisk drift av opne, elektroniske tidsskrift.

Oppdatert statistikk kommer 2014 2015 2016 Utlån uten fornyelser 88 635 78 919 75 490 Nedlastinger fra artikkeldatabaser* 1 315 667 1 437 106 * tall for 2016 blir tilgjengelig 1. april 2017 Fysisk utlån og nedlastingar

UNIVERSITETSBIBLIOTEKET I BERGEN

Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: 022 Styresak: 7a/2017 Sak nr.: 2017/2472 Møtedato: 16.02.2017 Årsplan 2017 for Universitetsbiblioteket UBs styre vedtok i møtet 8. september 2015 en strategisk plan med hovedmål for UBs virksomhet i perioden 2016-2022. For å sikre at strategiplanen følges opp i praksis er det utarbeidet en årsplan for 2017 med konkrete tiltak som bør gjennomføres for å oppfylle strategiplanen. Forslaget til årsplan er basert på innkomne kommentarer fra avdelinger. Forslaget ble drøftet i Informasjons- og drøftingsutvalget og innspill til planen er innarbeidet i forslaget. Forslaget til årsplan 2017 for UB legges med dette fram for UBs styre. Forslag til vedtak: Styret vedtar Årsplan 2017 for Universitetsbiblioteket. 10.02.2017SK/MM/MCT 1

2

Tiltaksplan 2017 Universitetsbiblioteket Strategisk målområde Delmål Tiltak Ansvarlig Frist Forskning 1 Effektiv tilgang a Videreutvikle rutiner for økonomistyring av mediebudsjettet Seksjonssjef Tilvekst, Administrasjonssjefen våren b Utarbeide kravspesifikasjon for anskaffelse av tidsskriftsagent (samarbeid UB_BOTT*)*BOTT=BergenOsloTrondh eimtromsø Seksjonssjef Tilvekst, Administrasjonssjefen våren c Utarbeide UB_BOTT kravspesifikasjon for rammeavtale for bokkjøp Seksjonssjef Tilvekst, Administrasjonssjefen våren 2 Undervisning og veiledning a Integrere PhD-undervisningen vår i opplæringsdelen i forskerutdanningen Bibliotekdirektøren høsten 3 Forskningsdata a Utarbeide forslag til arbeidsgruppe ved UiB om åpen forskningsdata. Bibliotekdirektøren høsten b Forankre UBs forskningstjenester i BOAteamet, spesielt arbeidet med data management plans Seksjonssjef DST våren c Arbeide for åpen tilgjengelighet og åpen gjenbruk av arkiv, forskningsdata og forskingsresultater Bibliotekdirektøren høsten d Gjennomføre prosjektet for etablering av Språksamlingene Bibliotekdirektøren juli

4 Forskningsstøtte a Gjennomgå rettighetsspørsmål for tilgjengelighet av UBs spesialsamlinger (jmf. Åndsverksloven). Avdelingsleder SPES høsten Strategisk målområde Delmål Tiltak Ansvarlig Frist b c d e f 5 Publiseringsstøtte a b Utdanning og læring 6 Digitale læringsressurser a b Delta i eksterne prosjektsøknader med andre enheter ved UiB Etablere MARCUS-infrastruktur som mottaker av instituttarkiver og språksamlingsbaser Identifisere behov for bibliotektjenester for forskningsklyngene Nasjonalbibliotek- og SIU utviklingsprosjekt Evaluere første del av forskningsstøtteprosjektet Evaluere publiseringstjeneste BOAP: Fra støttetjeneste til utgiver Arbeide for å få OA-element inn i konsortieavtalene Utvikle og teste digitale læringsobjekt i informasjonskompetanse (NORPLUSprosjektet) Anskaffe og implementere litteraturlistesystem Bibliotekdirektøren Seksjonssjef DST, Avdelingsleder SPES Bibliotekdirektøren Seksjonssjef DST Avdelingsleder SHJ/MRP Bibliotekdirektøren Seksjonssjef DST Seksjonssjef DST, Seksjonssjef Tilvekst NORPLUS-prosjekt Seksjonssjef DST løpende høsten høsten høsten våren høsten høsten høsten høsten

7 Læringssenter og akademisk skriving a Integrere undervisning/veiledning i informasjonskompetanse og akademisk skriving i et helhetlig tjenestetilbud til alle fakultet Bibliotekdirektøren våren b Ferdigstille Bibliotek for medisinske og odontologiske fag etter ombygging Avd.leder/stedlig leder februar Strategisk målområde Delmål Tiltak Ansvarlig Frist c Flytte og ferdigstille Bibliotek for realfag Bibliotekdirektøren/stedlig leder desember d Flytte og ferdigstille Bibliotek for kunst og design Avd.leder/stedlig leder mai e Avklare romsituasjonen for Bibliotek for psykologi, utdanning og helse Bibliotekdirektøren våren f Installere utlånsautomater med mer avd.leder/stedlig leder våren g Revidere læringsutbyttebeskrivelser vedr informasjonskompetanse i studieprogrammene i samarbeid med fakultetene Bibliotekdirektøren mai 8 Digital lagring og tilgjengeliggjøring av hovedfags- og masteroppgaver a Digitalisering av eldre, trykte hovedfagsog masteroppgaver Avdelingsleder SHJ/MRP våren

b Ta initiativ til å revidere UiB sin policy for tilgjengeliggjøring av nye masteroppgaver i BORA; strengere krav (evt obligatorisk) om tilgjengeliggjøring; åpen lisens på oppgavene Bibliotekdirektøren høsten c Gjennomføre VizOne-prosjektet for å implementere system for MediaAssetManagement Seksjonssjef DST høsten Strategisk målområde Delmål Tiltak Ansvarlig Frist Formidling 10 9 Deltagelse i formelle fakultetsutvalg Formidle egne samlinger og prosjekt a a Følge opp UBs representasjon i relevante utvalg på fakultetene Bruke UB-forum aktivt til å diskutere og formidle prosjekt, trender og utviklingsarbeid Bibliotekdirektøren/avd.leder SHJ/MRP Avdelingsledere høsten løpende b Tilby kurs i presentasjonsteknikk Avd.ledere våren c Formidle aktuell dokumentasjon om rettigheter og bruk av UBs elektroniske informasjonsressurser Seksjonssjef Tilvekst våren d Utvikle arbeidsprosess for å samordne digitale og analoge ustillinger Avdelingsledere høsten e Planlegge seminar rundt MARCUS Avdelingsleder SPES høsten f Gjøre minst 10 % mer spesialsamlingsmateriale digitalt tilgjengelig Avdelingsleder SPES i 2017 enn i 2016 høsten g Forbedre forside for UB på web Seksjonssjef DST høsten

11 Tilby møteplasser for faglig formidling med ulike fag- og forskningsmiljø innad og utenfor UiB a Lage langsiktig plan for formidlingsarrangement med årshjul Avdelingsledere høsten b Lage en plan for å identifisere og komme i kontakt med nyansatte ved UiB Avdelingsledere våren Strategisk målområde Delmål Tiltak Ansvarlig Frist Organisasjonsutvikling 12 Organisasjonen a b Gjennomføre organisasjonsutviklingsprosjektet, Bibliotekdirektøren inkludert integrasjon av Bibliotek for kunst og design Revidere tiltaksplanen etter at ny organisering av UB er vedtatt Bibliotekdirektøren mai høsten c Implementere vedtatt organisasjonsmodell Bibliotekdirektøren høsten d Gjennomføre mulighetsstudie med EIA og UM for samlokalisering av UiBs spesialsamlinger, kompetanse og infrastruktur Bibliotekdirektøren våren e f g Kvalitetssikre rutinebeskrivelse for avvik og lage oversikt i wikien Kvalitetsikre innkjøpsrutiner i tråd med UiBs reglement Redusere midlertidighet sammenlignet med 2015-2016 Avdelingsledere Administrasjonssjefen Bibliotekdirektøren våren våren høsten

13 Kompetanseutvikling a h i Gjennomføre tilstandsrapport for Spes inkl. forslag til kritiske tiltak Kartlegge behov for å ta i bruk arkivstandarder i spesialsamlinger (inkl. språksamlinger) Klargjøre retningslinjer og muligheter for bruk av arbeidstid til forskningstid ("15 %- en") Avdelingsleder SPES Avdelingsleder SPES Bibliotekdirektøren høsten høsten våren Strategisk målområde Delmål Tiltak Ansvarlig Frist b Revidere rutiner for fysisk behandling av spesialsamlinger Avdelingsleder SPES høsten 14 Bibliotek som fysisk arena a Utarbeide arealplaner og rutiner for drift av UBs lukkede magasin Avdelingsledere høsten b Evaluere lørdagsåpne bibliotek Avdelingsleder SHJ/MRP våren c Gjennomføre brukertelling i bibliotekene Avdelingsleder SHJ/MRP våren d 15 Biblioteksystem a b c d Undersøke brukeropplevelse av bibliotektjenestene Forberede og ta i bruk ny versjon av ORIA Integrere Bibliotek for kunst og design (KUTT:s beholdningsdata) i ALMA Skape tettere BOTT- og regionalt samarbeid om bruk av biblioteksystem Evaluere organisering av Alma Avdelingsleder SHJ/MRP Seksjonssjef DST Seksjonssjef DST våren høsten høsten Bib.direktøren/Avdelingsledere høsten Bibliotekdirektøren/ Avdelingsledere høsten

16 Miljøfyrtårn a Gjennomgå papirbruk i prosesser i Alma/Oria Avdelingsleder SHJ/MRP våren b Revidere kasseringsrutiner med tanke på miljø Avdelingsleder SHJ/MRP våren

Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: 113.2 Sak nr i IDU: 11/2017 Sak nr.: 2017/ Møtedato: 08.02.2017 Regnskapsrapport 2016 for UB - driftsdel, faghistorisk dokumentasjon, Open Access publisering, realfagtermer på nynorsk og språksamlingene Det vises til tabell 1 for detaljer i regnskapet. Driftsdel Regnskapet viser et underforbruk på kr. 1.871.154. Det skyldes i hovedsak at innkjøp av bibliotekutstyr først blir fakturert i 2017. Samlet kostnad for bibliotekutstyr vil beløpe seg til ca. 2,2 mill. Det er ikke noe avvik av betydning på regnskapsførte inntekter i forhold til budsjett med unntak av eksterne og interne inntekter. Regnskapsført er 50% høyere enn budsjettert. Inntekter her er bl.a. formidling av kopier fra samlingene, refusjon for utgifter til utstyr og arbeid med digitale litteraturlister, refusjon for arbeid med DigUiB, inntekter fra eksterne prosjekt, refusjon av utgifter i forbindelse med vannlekkasje på billedsamlingen og refusjon av utgifter til utvidet åpningstid på bibliotek for psykologi, helse og utdanning. Lønnsutgifter er regnskapsført med 99,5 % av budsjettert. Arbeid med digitale litteraturlister er inkludert i utgiftene. Refusjon for dette, ca 560.000 er inntektsført under interne inntekter. Budsjetterte lønnsutgifter skal ta høyde både for stipulert lønnsøkning i forbindelse med sentrale og lokale lønnsforhandlinger og stipulert refusjon av lønn for fødselspermisjon og sykepenger. Av posten til investeringer er det bare regnskapsført 15 %. Dette skyldes at faktura for bibliotekutstyr blir regnskapsført i 2017. Det var satt av ca. 1,6 mill. til dette formål. Høyere inntekter enn budsjettert gjorde det mulig å kjøpe mer enn budsjettert vedrørende utstyr/inventar både til kontorplasser og til brukerne og til bevaring av samlingene. Bl.a. fikk Bibliotek for juridiske fag montert lamper til leseplasser for brukerne. Det var også rom for å innvilge flere reiser til kurs, seminar m.m. enn budsjettert. I tillegg er det brukt mer enn budsjettert på transport fra depot, kunngjøringer, datautstyr/lisenser, gaver, sosiale arrangement, arbeidstøy o.l. Faghistorisk dokumentasjon Tildeling av midler til arbeidet med faghistorisk dokumentasjon har gått til lønnsutgifter. Regnskapet viser et forbruk på 98,2 % av budsjettert. Mindreforbruket utgjør kr. 25.374. Open Access Publisering Det er gitt støtte for i alt kr. 8.529.737, 64,5 % mer enn budsjettert. Nye regler for støtte fra 2017 vil sannsynligvis redusere utgiftene til denne posten. Språksamlingene Samlede utgifter for UB, i hovedsak lønn, er refundert fra budsjettpost som ligger sentralt på UiB. Realfagtermer på nynorsk Prosjektet er avsluttet og ubrukte midler, kr 63.050, er tilbakebetalt til departementet.

Tabell 1 Regnskapsrapport 2016 for Universitetsbiblioteket inkl. øremerkede midler Budsjett 2015 Regnskap 2015 Budsjett 2016 Regnskap 2016 Forbruk 2016 % Drift Bevilgning 86 551 000 86 551 000 87 936 000 87 936 000 100,0 % Inntekter fra dekningsbidrag 4 000 000 4 140 000 4 104 000 4 247 640 103,5 % Tilskudd Helse Bergen 653 000 674 637 925 000 924 638 100,0 % Tilskudd Uni Research 1 080 000 1 092 478 1 124 000 1 084 348 96,5 % Andre interne og eksterne 500 000 2 362 901 1 200 000 1 857 857 154,8 % Sum inntekter 92 784 000 94 821 016 95 289 000 96 050 483 100,8 % Lønn 56 500 000 56 812 185 57 000 000 56 702 396 99,5 % Internhusleie 28 924 000 28 924 300 30 509 000 30 510 600 100,0 % Biblioteksystem (BIBSYS) 2 500 000 2 496 000 2 400 000 2 397 895 99,9 % Øvrig drift 4 117 733 5 404 197 3 500 000 4 290 806 122,6 % Investeringer 1 700 000 2 341 647 1 880 000 284 631 15,1 % Sum kostnader 93 741 733 95 978 329 95 289 000 94 186 328 98,8 % Driftsresultat -957 733-1 157 313 0 1 864 155 Overført fra året før 957 733 957 733 6999* 6 999 Overføring til neste år - -199 580 6 999 1 871 154 *Refusjon av lønn vedr. arbeid med dig. litt.lister ble ført på regnskapet for 2015 etter at regnskapsrapporten og budsjettet for UB ble godkjent. Overføring fra 2015 er derfor 6.999. Faghistorisk dokumentasjon Sum inntekter 1 066 000 1 066 000 1 094 000 1 094 000 100,0 % Sum kostnader 1 085 000 1 065 874 1 114 198 1 088 824 97,7 % Driftsresultat -19 000 126-20 198 5 176 Overført fra året før 20 072 20 072 20 198 20 198 Overføring til neste år 1 072 20 198 0 25 374 Open Access Publisering Sum inntekter 3 854 000 3 854 000 5 454 000 5 454 000 100,0 % Støtte fra NFR 445 000 445 000 Sum inntekter 4 299 000 4 299 000 5 454 000 5 454 000 100,0 % Sum kostnader 4 299 000 7 073 236 5 454 000 8 529 737 156,4 % Driftsresultat 0-2 774 236 0-3 075 737 Overført fra året før -1 515 079-1 515 079-2 774 315-2 774 315 Inndekket merforbruk fra året før 1 515 000 1 515 000 2 774 000 2 774 000 Overføring til neste år -79-2 774 315-315 -3 076 052 Språksamlingene Sum inntekter 614 291 Sum kostnader 621 239 Driftsresultat 0 0-6 948 Overført fra året før Overføring til neste år 0 0-6 948 Realfagtermer på nynorsk Sum inntekter 120 000 120 000 0 0 Sum kostnader 120 000 43 448 76 552 13 502 Driftsresultat 0 76 552-76 552-13 502 Overført fra året før 76 552 76 552 Rest midler 0 76 552 63 050 Tilbakebetalt til departementet -63 050

Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: 113.2 Sak nr i IDU 12/2017 Sak 7d/2017 Sak nr.: 2017/2472 Møtedato: 08.02.2017 Budsjett 2017 for Universitetsbiblioteket 1. De økonomiske rammene i 2017 Basis Kunnskapsdepartementet har lagt til grunn lønns- og priskompensasjon (LPK) på 2,8%. I statsbudsjettet er det også lagt til grunn lavere sats for pensjonsinnskudd. Dette reduserer effekten av LPK med 0,6 %. Det er derfor innarbeidet 2,2 % LPK i 2017-fordelingen. Inntektene er ytterligere redusert med et strategikutt på 0,65 % (0,5 % i 2016) og et effektiviseringskutt på 0,56 % (0,5 % i 2016) og reduksjon i husleietilskudd på 123.000. Strategikuttet finansierer nye tiltak innenfor UiBs totalbudsjett og fungerer som omstilling fra tidligere til ny aktivitet. Kuttet er halvparten av det fakultetene er pålagt. Dette er for å ta hensyn til UBs store areal og følgelig UBs mulighet til å dekke inn slike kutt. Effektiviseringskuttet er et pålegg fra regjeringen og gjelder hele statlig sektor. UB har dermed fått 0,9 % økning på sitt basisbudsjett. Det utgjør kr. 768.000, se tabell 1. Rammen er økt med 1.600.00 for 2 faste stillinger inkl. driftsutgifter til Bibliotek for kunst og design. UB skal også få økt rammen med kostnader til 1 fast stilling som arbeider med digitale litteraturlister, men UB har ikke mottatt tildelingsbrevet enda. UB har også fått ansvar for de fysiske språksamlingene og arbeid knyttet til dette samt en fast stilling som leksikograf for bokmåls- og nynorskordboka på nettet. I tillegg skal det lyses ut en fast stilling som skal lede arbeidet med språksamlingene. Denne stillingen skal være organisert under UB. Finansiering av alt arbeidet med språksamlingene håndteres sentralt på UiB. Inntekter fra dekningsbidrag Styrking av UBs budsjett fra dekningsbidragsinntekter er videreført i 2017, justert med LPK på 2,8 %. Tilskudd fra Helse Bergen og UNI Research AS Driftsbudsjettet har tidligere fått tildelt 25 % av tilskuddet fra Helse Bergen. På grunn av økte kostnader på mediebudsjettet overføres 500.000 av tilskuddet som normalt tilføres driftsbudsjettet til mediebudsjettet og det settes av kr. 450.500 for 2017 til drift. Med UNI Research har universitetsbiblioteket en avtale der tilskuddet beregnes i forhold til antall årsverk. Universitetsbiblioteket har for budsjettåret 2017 estimert et tilskudd basert på tilskuddet som ble gitt i 2016. 25% av tilskuddet, kr. 1.085.000, er satt av på driftsbudsjettet. Øvrige inntekter Eksterne inntekter, bl.a. kopier og inntekter/refusjoner fra andre institusjoner er stipulert til 400.000. 1

Øremerkede bevilgninger UB har fått kr. 1.118.000 til faghistorisk dokumentasjon, kr 1.232.000 til administrasjon av arkiv og kr. 4.574.000 til Open Access Publisering. Midlene til forvaltning av arkiv går inn i driftsrammen og kan bl.a. nyttes til fast stilling som arkivar. Tabell 1: Budsjettramme 2016 2017 Tildelt basisbudsjett 86 551 000 87 936 000 Tildeling for Bibliotek for kunst og design 1 600 000 Lønns- og priskompensasjon, effektiv.kutt og strategikutt 1 385 000 768 000 Tildelt basisbudsjett 87 936 000 90 304 000 Tilskudd fra dekningsbidragsinntekter 4 104 000 4 366 573 Tilskudd fra UNI Research 1 124 000 1 085 000 Tilskudd fra Helse Bergen 925 000 450 527 Øvrige eksterne inntekter 500 000 500 000 Sum 94 589 000 96 706 100 Øremerket bevilgning, faghistorisk dokumentasjon 1 094 000 1 118 000 Øremerket bevilgning, arkiv 1 232 000 Øremerket bevilgning, Open Access Publisering 5 454 000 4 574 000 Sum budsjett 101 137 000 103 630 100 Samlet disponibel budsjettramme for UBs driftsbudsjett og øremerkede bevilgninger for 2017 ekskl. mediebudsjett og budsjett for skeivt arkiv blir dermed kr 103.630.100, slik det fremgår av tabell 1. Utenom grunnbevilgning er det budsjettert med ca. 2,3 mill. kr i inntekter fra eksternt finansiert bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved UB (BOA) i 2017. 2. Hovedfordeling av budsjett 2016 Tabell 2: Forslag til fordeling på hovedposter Budsjett 2016 Forslag til budsjett 2017 Endring i forhold til budsjett 2016 Endring i % Bevilgning 87 936 000 90 304 000 2 368 000 2,7 % Tilskudd fra dekningsbidragsinntekter 4 104 000 4 366 570 262 570 6,4 % Uni Research 1 124 000 1 085 000-39 000-3,5 % Helse Bergen 925 000 450 500-474 500-51,3 % Forvaltning av arkiv 1 232 000 1 232 000 100,0 % Øvrige inntekter 1 200 000 800 000-400 000-33,3 % Overført fra året før 0 1 871 154 1 871 154 100,0 % Sum inntekter 95 289 000 100 109 224 4 820 224 Øremerkede midler 6 548 000 5 692 000-856 000-13,1 % Overført fra året før -2 754 116-3 076 052-321 936 11,7 % Sum inntekter 99 082 884 102 725 172 Lønn 57 000 000 58 500 000 1 500 000 2,6 % Husleie 30 509 000 31 302 965 793 965 2,6 % Digitale systemer (BIBSYS mv.) 2 400 000 2 512 000 112 000 4,7 % Øvrige driftsutgifter 3 500 000 4 594 259 1 094 259 31,3 % Investeringer 1 880 000 3 200 000 1 320 000 70,2 % Sum kostnader 95 289 000 100 109 224 4 820 224 5,1 % Øremerkede midler 3 793 884 2 615 948-1 177 936-31,0 % Sum til disposisjon 99 082 884 102 725 172 3 642 288 3,7 % 2