Konkurransegrunnlag for Rammeavtale(r) Strategiprosess i Arkivverket Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av konsulentbistand til strategiprosess Saksnr. 2015/5897 Tilbudsfrist: 07.04.2015 kl. 12:00 Konkurransegrunnlag 2015-02-12 Side 1 av 8
Innhold 1 Generell beskrivelse... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Ytelse som skal anskaffes... 3 1.4 Kontraktsperiode... 3 1.5 Kunngjøring... 3 1.6 Presentasjon av tilbud... 4 1.7 Deltilbud... 4 1.8 Tilleggsopplysninger... 4 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 1.10 Tilbudsfrist... 4 1.11 Framdriftsplan... 4 2 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.2 Kontraktsbetingelser... 5 2.3 Taushetsplikt... 5 2.4 Forbehold og avvik... 5 2.5 Vedståelsesfrist... 5 3 Kvalifikasjonskrav... 6 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 6 4.1 Tilbudsåpning... 6 4.2 Avvisning av leverandører... 7 4.3 Avvisning av tilbud... 7 5 Avslutning av konkurransen... 7 5.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 7 6 Tildelingskriterier... 7 6.1 Kriterier for valg av tilbud... 7 6.2 Nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene... 7 6.2.1 Pris... 7 6.2.2 Kvalitet... 7 7 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 8 7.1 Innlevering av tilbud... 8 7.2 Tilbudets utforming... 8 Konkurransegrunnlag 2015-02-12 Side 2 av 8
1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Arkivverket (org. nr. 961181399). Arkivverkets årsmeldinger siste år beskriver viktige sider av virksomheten og finnes på internett under http://www.arkivverket.no/arkivverket/arkivverket/om-oss/riksarkivaren/aarsmelding. Oppdragsgivers kontaktperson er: Lene E. Walle Postboks 4013 Ullevål stadion 0806 Oslo e-post: lenwal@arkivverket.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Anskaffelsens formål er å skaffe kvalifisert bistand til Arkivverkets arbeid med utvikling, operasjonalisering og implementering av ny virksomhetsstrategi. Arkivverkets mål er å fremstå mer relevant og tydelig og vi ser at vi må ta grep både faglig, teknologisk og organisatorisk for å komme dit vi vil. Omfanget av arbeidet er ikke entydig definert, og det vil kunne bli behov for ulik type kompetanse i de ulike faser i arbeidet. Inngåelse av rammeavtale med en eller flere leverandører skal sikre oss tilgang til slik kompetanse under hele perioden dette arbeidet skal foregå. 1.3 Ytelse som skal anskaffes Arkivverket skal gjennom en større endringsprosess frem mot 2020. Dette innebærer blant annet å utvikle ny virksomhetsstrategi. Arbeidet med dette blir organisert som et prosjekt, med prosjektgruppe, arbeidsgruppe og en ekstern referansegruppe. Prosjektet bemannes og ledes av interne prosjektdeltakere, men vi trenger tilførsel av kompetanse innenfor strategifeltet. Leveransene fra prosjektet er å etablere fremtidsbilde for Arkivverket 2020, strategikart som følger balansert målstyring, strategiske tiltak og opplegg for integrering i virksomhetsstyringen. I tillegg til arbeidet med strategi søker vi generell bistand i strategiimplementering, organisasjonsutvikling, endringsledelse, kommunikasjon og lederrådgivning. Som grunnlag for dette skal det utføres ulike eksterne og interne analyser, samt en vurdering av dagens organisasjonsstruktur. Det vil også være en prosessgjennomgang for å sikre mer helhetlig og god bruk av ressursene i Arkivverket. Det legges stor vekt på involverende prosesser, kommunikasjon og sikring av eierskap gjennom prosjektets ulike faser. Arkivverket anser det som svært viktig at prosjektet lykkes med implementeringen og at eksterne konsulenter bidrar i dette arbeidet. Arbeidet tar utgangspunkt i nåværende strategi og analyser. 1.4 Kontraktsperiode Rammeavtalen vil ha en varighet på inntil 4 år. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen. Se www.doffin.no Konkurransegrunnlag 2015-02-12 Side 3 av 8
1.6 Presentasjon av tilbud Etter tilbudsfristens utløp forbeholder oppdragsgiver seg retten til å invitere aktuelle tilbydere til å presentere sitt tilbud. 1.7 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Fristen for å fremsette spørsmål er 10 dager før tilbudsfristen. Innsendte spørsmål med besvarelser blir publisert på Doffin. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: "Strategiprosess Arkivverket". Henvendelsen sendes til: Lene E. Walle - lenwal@arkivverket.no Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbud vil ikke bli refundert. Oppmøtested for arbeidet er i Arkivverkets lokaler i Oslo. Dersom leverandøren pålegges reisevirksomhet ut over dette, vil disse utgiftene dekkes av oppdragsgiver. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN/TED. 1.10 Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er 07.04.2015 kl. 12:00 1.11 Framdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED: 17.02.2015 Frist for å levere tilbud: 07.04.2015 kl. 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist: Tilbudsfrist + 90 dager Tilbudsåpning: Tilbudsfrist + 5 arbeidsdager Evaluering: Tilbudsfrist + 30 dager Meddelelse om tildeling: Tilbudsfrist + 45 dager Klagefrist leverandører: Meddelelse + 15 dager Kontraktsinngåelse: Tilbudsfrist + 90 dager Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene er veiledende og kan endres. 2 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren "Åpen anbudskonkurranse", jfr. FOA 14-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Konkurransegrunnlag 2015-02-12 Side 4 av 8
I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Kontraktsbetingelser Anskaffelsen vil bli regulert i egen kontrakt i henhold til statens avtale: Generelle vilkår for kjøp av tjenester - rammeavtale (Kontrakt for kjøp av tjenester - rammeavtale http://www.anskaffelser.no/verktoy/kontrakt-kjop-av-tenester-rammeavtale). Kontrakten anses som akseptert av tilbyderne, med mindre det tas eksplisitte og tydelig forbehold. Arkivverket forbeholder seg retten til å avvise tilbud som ikke baserer seg på vedlagte kontrakt. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av dette konkurransegrunnlaget, kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.10 Framdriftsplan. Konkurransegrunnlag 2015-02-12 Side 5 av 8
3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgifts attest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS egenerklæring Leverandøren skal vise økonomisk soliditet Årsberetning og regnskap siste 2 år. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Bekreftelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha konsulenter med erfaring fra minimum 3 oppdrag innenfor hvert fagområde de ønsker å levere tilbud på, hvorav minst 2 statlige. Bemanningen for dette oppdraget skal ha den nødvendige kompetanse for å gjennomføre oppdraget. Aktuelle konsulenter må beherske norsk skriftlig og muntlig. Oppdraget skal løses uten bruk av underleverandører. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de 3 viktigste relevante leveransene siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, varighet og mottaker. Legg ved oversikt over aktuell bemanning som er tiltenkt dette oppdraget. 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minst to representanter fra oppdragsgiver. Konkurransegrunnlag 2015-02-12 Side 6 av 8
4.2 Avvisning av leverandører Tilbud skal/kan avvises pga. forhold ved leverandøren. 4.3 Avvisning av tilbud Tilbud skal/kan avvises pga. forhold ved tilbudet. 5 Avslutning av konkurransen 5.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. Som saklig grunn anses blant annet: at oppdragsgiver ikke har tilstrekkelig budsjett til å gjennomføre prosjektet Det tas forbehold om formell beslutning i Arkivverkets øverste ledelse om kontraktsinngåelse. 6 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. 6.1 Kriterier for valg av tilbud Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Pris: Vekt 30 % Kvalitet: Vekt 70 % 6.2 Nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene 6.2.1 Pris Vi skal ha timepris for de 3 ulike kategoriene av tilbudt personell: 1. juniorkonsulent (mindre enn tre år relevant erfaring innenfor fagområdet) 2. seniorkonsulent (tre til åtte års erfaring innenfor fagområdet) 3. ekspert (mer enn åtte års erfaring innenfor fagområdet) 6.2.2 Kvalitet Kvalitet vurderes mot ytelsene som skal anskaffes(jfr. pkt 1.3) innenfor hvert av områdene 1. Strategiimplementering 2. Organisasjonsutvikling 3. Endringsledelse 4. Kommunikasjon 5. Lederrådgivning basert på følgende (vekting i parentes): 1. Gjennomførte prosjekter (20%) Det skal leveres beskrivelse av tilsvarende gjennomførte prosjekter innenfor disse fagområdene. Max en halv side pr beskrivelse og maks tre referanseprosjekter pr fagområde. Prosjektene skal være gjennomført i løpet av de siste fire år. Hvert referanseprosjekt kan dekke flere fagområder. 2. Kompetanse (30%) Det skal legges ved beskrivelse av kompetanse innenfor hvert av områdene for Konkurransegrunnlag 2015-02-12 Side 7 av 8
relevant nøkkelpersonell (maks en halv side pr person). Utfyllende CV for nøkkelpersonell og øvrige ressurser kan legges ved. 3. Løsningsskisse (20%) Det skal leveres en skisse (maks 7 sider) på hvordan tilbyder ser for seg at oppdraget kan løses hos Arkivverket. Denne skal bestå av én side med beskrivelse på hvert fagområde, samt to sider oppsummerende beskrivelse av hele prosjektet. 7 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 7.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til Arkivverket, og være mottatt innen 07.04.2015 kl. 12:00. Adresse: Arkivverket v/lene E. Walle Postboks 4013 Ullevål stadion 0806 Oslo Besøksadresse: Sognsveien 221, 0862 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merket med: Tilbud- Strategiprosess Arkivverket Tilbudet skal leveres i et skriftlig eksemplar, i tillegg skal tilbudet i sin helhet leveres elektronisk som PDF-fil(er) på minnepenn. Ved ulikhet mellom papirversjon og elektronisk versjon, gjelder papirversjonen. 7.2 Tilbudets utforming Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Brevet skal forøvrig inneholde: 1. Referanse til saksnummer / konkurransegrunnlagsnummer 2. Leverandørens adresse, telefon, organisasjonsnummer 3. Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse 4. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist 5. Bekreftelse på at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumentene og i konkurransegrunnlaget er akseptert, og gi opplysninger om eventuelle ikke vesentlige avvik eller presiseringer til konkurransegrunnlaget 6. Eventuelle forbehold Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Tilbudet skal være på norsk. Konkurransegrunnlag 2015-02-12 Side 8 av 8