Trondheim kommunerevisjon. Rapport 9/2013-F Etterlevelse av etiske retningslinjer

Trondheim kommunerevisjon Rapport 9/2013-F Etterlevelse av etiske retningslinjer

Sammendrag Bestilling og problemstilling Kontrollkomiteen i Trondheim bestilte 14. mars 2013 en forvaltningsrevisjon av etterlevelse av de etiske retningslinjene, og hvorvidt de etiske retningslinjene var blitt brutt i de såkalte helsereisen. I denne rapporten oppsummerer revisjonen sine funn. Vi har hatt følgende tre problemstillinger: I hvilken grad etterleves de etiske retningslinjene i Trondheim kommune? I hvilken grad er kommunens etiske retningslinjer brutt i saken om utenlandsreisene? Hvilken kjennskap har rådmannen hatt til forumet og utenlandsreisene, og hvordan har rådmannen vurdert og håndtert dette? Disse problemstillingene er videre konkretisert og diskutert med kontrollkomiteens arbeidsutvalg. Metode Revisjonen har benyttet intervju, spørreskjemaundersøkelser, dokumentanalyse, revisjonshandlinger knyttet til regnskapet og øvrige kontroller for å belyse problemstillingene i prosjektet. Undersøkelsen bygger også på vår forvaltningsrevisjonsrapport fra 2007 om etterlevelse av kommunens etiske retningslinjer. Den samlede svarresponsen i årets undersøkelse er 65,5 prosent. Revisjonen konkluderer med at undersøkelsen er representativ for kommunen som helhet, de ulike tjenesteområdene og ulike funksjoner. Det er i tillegg gjennomført en omfattende dokumentanalyse, en rekke revisjonshandlinger og øvrige kontroller for å belyse problemstillingene i prosjektet. I forbindelse med prosjektet har revisjonen anmodet om innsyn i Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum (STPO) sine regnskaper. Styret i STPO valgte i sakens anledning å engasjere en advokat. Et samlet styre besluttet at revisjonen ikke skulle få innsyn i STPO sitt regnskap. Dette har ført til at det ikke har vært mulig å gi et fullt og helt bilde av økonomien i forumet og dermed hva Trondheim kommunes utbetalinger har blitt brukt til. Kunnskap om de etiske retningslinjene Undersøkelsen viser at det er gjennomført tiltak for å gjøre de etiske retningslinjene kjent for de ansatte, men at det er variasjoner mellom tjenesteområdene og enhetene i hvilken grad det er iverksatt tiltak. Revisjonen mener dette viser at det er nødvendig å arbeide videre med tiltak for å gjøre retningslinjene kjent. Revisjonen er tilfreds med at kjennskapen til de etiske retningslinjene har økt blant enhetsledere og sentrale medarbeidere siden 2007, og at det er få i denne gruppen som oppgir at de har dårlig kjennskap til retningslinjene. Revisjonen mener øvrige ansatte har for liten kunnskap om de etiske retningslinjene. Dette begrunner vi med at kun 56 prosent har lest de etiske retningslinjene og at en stor del av ansatte i kommunen opplever at de ikke har fått god informasjon og opplæring om de etiske retningslinjene. I undersøkelsen blant de ansatte opplyser halvparten av medarbeiderne at enheten ikke har gjennomført interne drøftinger av hva retningslinjene betyr for dem. Etter revisjonens vurdering viser

resultatene at det er behov for mer informasjon, opplæring og interne drøftinger om de etiske retningslinjene. Revisjonen mener det har vært fokus på etiske problemstillinger i kommunen siden 2007, men at det må arbeides videre for å sikre et kontinuerlig fokus på dette i enhetene. Undersøkelsen viser videre at under halvparten av enhetslederne informerer om de etiske retningslinjene ved ansettelser. Bystyret vedtok i 2007 at etiske retningslinjer skal deles ut ved ansettelser. Etter revisjonens vurdering må rådmannen sørge for at dette følges opp og at dette innarbeides som en rutine for enhetslederne. Revisjonen mener det er viktig at rådmannen sørger for god informasjon til medarbeiderne om hvilke sanksjoner som kan benyttes ved brudd på retningslinjene. Revisjonen mener rådmannen må sikre at det gjennomføres tiltak på enhetsnivå, slik at de etiske retningslinjene blir implementert. Kontrollrutiner Undersøkelsen viser at det er gjennomført etiske risikovurderinger jevnlig siden 2007. Revisjonen understreker betydningen av at rådmannen har jevnlig fokus på gjennomføring av risikovurderinger og at etikk settes på dagsorden i ulike sammenhenger. Vi har fått opplyst at det er etablert kontrollrutiner etter 2007 for å sikre etterlevelse av de etiske retningslinjene. Kommunaldirektøren uttaler at informasjon er en forebyggende kontrollaktivitet, og at refleksjon og dilemmatrening er viktige tiltak. Medarbeiderundersøkelsen nevnes som et kontrolltiltak, men revisjonen stiller spørsmål ved om informasjonen fra undersøkelsen er fulgt opp i tilstrekkelig grad. Revisjonen mener at sjekklisten for internkontroll kan være et godt kontrolltiltak. Det er ikke registrert brudd på de etiske retningslinjene i det elektroniske avvikssystemet. Undersøkelsen viser imidlertid at brudd har forekommet. Revisjonen mener dette viser at avvikssystemet ikke har blitt benyttet som et verktøy i kommunens forbedringsarbeid når det gjelder etiske retningslinjer og at dette dermed ikke har fungert som kontrollrutine. Revisjonen ser det som en svakhet at få enheter opplyser at de har etablert kontrollrutiner på enheten. Vi mener rådmannen bør sørge for at kontrollrutiner blir etablert og fulgt opp i enhetene. Undersøkelsen viser at enhetene som har innført kontrollrutiner i liten grad har evaluert disse. Her har det ikke har vært noen endring siden 2007. Under halvparten av enhetslederne og de sentrale medarbeiderne mener dagens kontrollrutiner er gode nok til å avdekke eventuelle brudd på de etiske retningslinjene. Revisjonen er kritisk til at bystyrets vedtak fra mai 2007 om jevnlig evaluering og forbedring av kontrollrutinene ikke er fulgt opp. Etterlevelse av de etiske retningslinjene De fleste enhetsledere og sentrale medarbeidere mener at de etiske retningslinjene i stor grad blir etterlevd på deres arbeidsplass. Revisjonen bemerker imidlertid at 15 prosent i denne gruppen mener at de etiske retningslinjene etterleves i noen grad og to prosent i liten grad. Dette kan tyde på at kommunen har utfordringer med etterlevelse av etiske retningslinjer. På spørsmål om brudd oppgir åtte prosent av enhetslederne og de sentrale medarbeiderne at brudd på de etiske retningslinjene er avdekt på egen arbeidsplass. Revisjonen vil understreke at vi ikke kjenner til når bruddene har forekommet og omfanget av disse. Dette kan bety at flere kan henvise til de samme forholdene. Spørreundersøkelsen gir heller ikke tilstrekkelig informasjon til å fastslå

alvorlighetsgraden av bruddene. Med bakgrunn i spørreundersøkelsen registrerer vi at det er rapportert en rekke hendelser som gir etiske utfordringer ved mange enheter innenfor ulike tjenesteområder. I undersøkelsen har vi også mottatt enkelte tips om brudd på de etiske retningslinjene eller tilfeller som ligger i gråsonen for de etiske retningslinjene. Flere nevner bruk av kommunens utstyr, materiell og biler i privat sammenheng. Revisjonen mener det er viktig at brudd på dette området blir avdekket og sanksjonert. Revisjonen registrerer at det gjennomføres sanksjoner når brudd på de etiske retningslinjene oppstår. 91 prosent av enhetslederne og de sentrale medarbeiderne som har opplevd brudd på retningslinjene oppgir at ulike former for sanksjoner er gjennomført. Oppfølging av brudd på retningslinjene er et lederansvar og skal følges opp. Revisjonen understreker at kontrollrutiner er av stor betydning for å kunne avdekke brudd på retningslinjer. Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum (STPO) Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum (STPO) er, ifølge egen statutter, et samarbeidsorgan for ledere innenfor pleie- og omsorgstjenestene i Sør-Trøndelag. Det ble stiftet i 1980, og har arrangert vår- og høstmøter for ledere siden den tid. Forumet har i tillegg arrangert åtte utenlandsreiser, som en del av deltakerne på vår- og høstmøtene har vært med på. Trondheim kommune har siden 2001 bidratt med litt over tre millioner kroner til STPO. Revisjonen har ikke har fått innsyn i STPO sitt regnskap, og vi kan derfor ikke vurdere hvordan disse midlene er blitt benyttet. Revisjonen er kritisk til at overskuddet fra vår- og høstmøtene, som blant annet er generert av kommunenes innbetalinger, er blitt brukt til å finansiere utenlandsreiser for noen av møtedeltakerne. De siste ti årene har STPO arrangert utenlandsreiser til Cuba, San Francisco, Kina, Malmø/København og Australia. Turene har vært på 15-20 dager, med unntak av turen til Malmø/København som varte i fire dager. Reisene er en kombinasjon av fagreise og feriereise. Styreleder i STPO har uttalt at egenandelen som kommunene har betalt (med unntak av Australia-turen) dekker feriedelen av turen. Det vil si at kommunen har betalt for feriereisen for deltakerne. Revisjonen anser dette som svært uheldig. STPO har finansiert resten av turen for deltakerne. Revisjonen understreker at eventuell skatteplikt er under vurdering hos skatteetaten. Det faglige omfanget av disse turene har vært på om lag en arbeidsuke, med unntak av turen til Malmø/København som hadde tre dager med fag og en dag fri. Revisjonen er kritisk til turenes lengde sett i forhold til det faglige omfanget. Kommunen har betalt en egenandel for alle utenlandsreisene, med unntak av turen til Australia. Resten, mellom 60 og 74 prosent av turen, har blitt betalt av STPO. De fleste av utenlandsreisene i regi av STPO har hatt en betydelig andel ferietid. Revisjonen mener denne ordningen er i strid med kommunens etiske retningslinjer, som sier at ansatte ikke skal akseptere fritidsreiser betalt av bedrifter, organisasjoner eller lignende som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med. Vi mener det er svært uheldig at deltakerne gjennom dette har opptrådt slik at de har skadet kommunens omdømme. Deltakerne fra kommunen har på de lengre turene tatt én uke permisjon med lønn, og resten ferie eller avspasering, med unntak av Australia-turen, hvor hele reisen måtte tas ut i ferie. Deltakerne på utenlandsreisene har søkt om skriftlig permisjon med lønn for én av reisene, med studiereise som begrunnelse. Ved resten av reisene, unntatt Australia, har permisjon blitt avklart muntlig med kommunaldirektøren. Revisjonen mener at slike permisjoner bør dokumenteres skriftlig.

Revisjonen registrerer for øvrig at styret har en representant fra Trondheim kommune som ikke er enhetsleder, og dermed, ifølge statuttene, verken er valgbar eller har stemmerett. STPO har finansiert en del av utenlandsreisene med overskudd fra utstillere på vår- og høstmøtene. Revisjonen mener dette er uheldig, fordi dette kan oppfattes som om leverandørene har sponset deler av turen. Kjennskap til STPO Nåværende og tidligere kommunaldirektør for helse og velferd har hatt ulik kunnskap om STPO og forumets virksomhet. Tidligere direktør har vært kjent med forumets faglige virksomhet og utenlandsreisene. Han har vurdert det faglige innholdet i reisene, og gitt permisjon med lønn for den faglige delen. Nåværende kommunaldirektør har i mindre grad har hatt kjennskap til forumet. Han godkjente ikke Australia-turen som en fagreise, og vurderte det dit hen at enhetslederne måtte ta ut ferie for hele reisen, samt betale egenandelen selv. Tidligere kommunaldirektør har hatt kjennskap til STPOs finansiering. Han opplyser imidlertid at han ikke har hatt kjennskap til at forumet har skaffet seg overskudd gjennom å arrangere vår- og høstmøter. Tidligere kommunaldirektør uttaler at han føler seg ført bak lyset dersom det viser seg at kursavgiftene har vært satt kunstig høye for å bidra til et kunstig overskudd. Revisjonen er kritisk til at ingen hos rådmannen har hatt kjennskap til hvordan utenlandsreisene er finansiert. Vi mener rådmannen burde ha skaffet seg innsikt i dette. Det er positivt at nåværende kommunaldirektør vurderte Australia-turen opp mot retningslinjene for tjenestereiser til utlandet. Enkelte i rådmannens fagstab har vært kritisk til utenlandsreisene, og revisjonen stiller spørsmål ved om denne kritikken burde vært formidlet tydeligere. Vi stiller oss undrende til at kritikken som ble reist i Trondhjems hospitals styre i 2005 ikke ble kjent for noen i kommunen, siden kritikken kom fra kommunens representant i styret. Innholdet i kritikken som ble reist den gangen, omhandlet nettopp at utstillere var med på å finansiere utenlandsreisene. Noen enhetsledere har hatt deltakelse på STPOs vår- og høstmøter som en del av sine lederavtaler. Dette har blitt godkjent av kommunaldirektøren. I forkant av utenlandsreisene har en styrerepresentant tatt kontakt med tidligere kommunaldirektør for å avklare spørsmål om permisjon. Vi registrerer at styrerepresentant i STPO og tidligere kommunaldirektør er uenig om i hvilken grad kritiske kommentarer knyttet til for eksempel omdømme er diskutert i forbindelse med dette. Enhetslederne opplyser at de har tatt ut ferie for den delen av turen som ikke inneholder fag. Undersøkelsen viser at de fleste av enhetslederne har mangelfull registrering av ferie i NLP. Revisjonen finner det uheldig at ferieregistreringen er mangelfull. Dette gjør det vanskelig å etterprøve om enhetsledere faktisk har tatt ut feriedager på utenlandsreisene. Revisjonen mener at rådmannen må sørge for et bedre kontrollapparat på dette området. Revisjonen registrerer at rådmannen har iverksatt oppfølging av deltakerne i etterkant av reisene. Gjennomførte kontrollhandlinger Det er avdekket at enhetsledere har anvist egne utgifter. Dette er funnet både i STPO-saken samt i en bredere kartlegging rådmannen har gjennomført. Dn bredere gjennomgangen ble det avdekket at

fire prosent av enhetslederes utgifter var anvist at enhetsleder. Dette er ikke i tråd med kommunens reglement på området. Enhetslederne forvalter store midler og har stor myndighet til å disponere sitt budsjett. Det er viktig å kunne ha tillit til at enhetsledernes egne utgifter blir kontrollert. Revisjonen mener det er viktig at rådmannen følger opp disse funnene med tiltak. Vi understreker viktigheten av at merkantilt ansatte har god kunnskap om reglementet. En gjennomgang av anskaffelser på byutviklingsområder viser at en kontrakt med antatt verdi over 50 millioner kroner ikke har vært utlyst på TED-databasen. Revisjonen er kritisk til dette bruddet på regelverket om offentlige anskaffelser. En megleravtale med et kraftmeglerfirma har gått utover kontraktstiden. Revisjonen er kritisk til at Innkjøpstjenesten har forlenget avtalen i flere omganger på grunn av kapasitetsproblemer. Enkelte serviceavtaler er inngått med leverandørene som de har kjøpt utstyret av, uten at serviceavtalen er lagt ut for konkurranse. Noen av disse avtalene kan begrunnes i unntaksbestemmelser, mens andre skal være gjenstand for konkurranse. Revisjonen mener det bør innføres en rutine om at klausuler om vedlikehold og service inngår i kjøpsavtalene. Avtalen som gjelder reparasjon av småmaskiner må etter vår mening også legges ut på anbud. Undersøkelsen viser at det på helse- og velferdsområdet er behov for avklaring når det gjelder hvordan ansatte og enhetene skal forholde seg til gaver fra pårørende. Revisjonen mener rådmannen må sørge for klare og tydelige retningslinjer for mottak av gaver. Rådmannen har gjennomført en kartlegging av såkalte organisasjoner som kommunen samhandler med. Det ble ikke funnet såkalte STPO-ligende organisasjoner, men rådmannen har funnet grunn til å se nærmere på bestemte problemstillinger knyttet til enkelte av de organisasjonene som er kartlagt. Revisjonen mener det er viktig at dette blir gjennomført. Rapporten viser at kommunale biler er blitt brukt privat. Dette mener revisjonen svært kritikkverdig. Enheten har nå kjøpt bilen fra et leasingselskap og fjernet kommunens logo, noe som etter vår vurdering forsterker alvoret i saken. Fri bil ikke er innberettet til fordelsbeskatning. Undersøkelsen har vist at kommunens innkjøpsansvarlige har deltatt på turer som har vært arrangert og forskuddbetalt av eksterne aktører. Dette er ikke i tråd med kommunens reglement om at alle reiser skal bestilles via reisebyrå som kommunen har avtale med. I forbindelse med eksterne kurs og konferanser kan det i henhold til retningslinjene aksepteres å benytte seg av tilbudet om overnatting som er ordnet av arrangøren. I praksis vil dette si at retningslinjene ikke er til hinder for at overnatting kan skje på det hotellet levandøren har inngått avtale med. Men det er etter revisjonens vurdering ikke innenfor reglementets intensjon at leverandøren bestiller og forskutterer reisene. Dette burde vært ordnet av kommunen selv. Av hensyn til uheldige bindinger til leverandørene er revisjonens vurdering at kommunen selv burde bestilt reisene. Det har også variert hvilke utgifter som kommunen er blitt fakturert i ettertid. Revisjonen mener det er kritikkverdig at rådmannens internkontroll ikke har fanget opp denne praksisen tidligere. Slike turer skal bestilles og betales direkte av kommunen. Rapporten viser at ansatte i kommunen har vært med leverandører på Stockholmsturen og Kinnarpsmessen samtidig som den samme leverandøren har deltatt i anbudsprosesser i Trondheim kommune. Dette er i strid med kommunens retningslinjer for opprettelse av anbudsgrupper. Ifølge disse, er likhet i behandling av leverandør viktig, det skal være åpenhet og rettferdig konkurranse, og det er oppfordret til særlig varsomhet i omgang med leverandør i en anbudsprosess før valget er tatt. Selv om kommunens representanter i de nevnte tilfellene har valgt å unngå produktene som inngikk i anbudskonkurransene, kan dette medvirke til at øvrige konkurrenter stiller spørsmål ved likebehandlingen og åpenheten i prosessen. En av konkurrentene har gitt skriftlig klage til Innkjøpstjenesten i forbindelse med en av disse reisene, noe som medførte at anbudskonkurransen ble avlyst.

Konklusjon Med bakgrunn i prosjektets problemstillinger trekker revisjonen følgende konklusjon: I hvilken grad etterleves de etiske retningslinjene i Trondheim kommune? Kommunens etiske retningslinjer er kjent for de fleste ansatte, men mange har for dårlig kunnskap om retningslinjene. Det er behov for mer informasjon, opplæring og interne drøftinger om de etiske retningslinjene i enhetene. Det er iverksatt en rekke tiltak for å øke kunnskapen om retningslinjene på ledernivå, men arbeidet med å gjøre retningslinjene kjent blant ansatte har ikke vært tilstrekkelig. Etisk refleksjon er viktig, men ikke nok til å forhindre brudd på de etiske retningslinjene. De fleste ansatte mener at de etiske retningslinjene etterleves i kommunen, men brudd på de etiske retningslinjene forekommer. Medarbeidere innenfor alle tjenesteområdene rapporterer om kjennskap til brudd på de etiske retningslinjene eller etisk utfordrende situasjoner. Undersøkelsen har vist at det har vært gjennomført risikovurderinger, men kommunens kontrollrutiner og iverksatte tiltak har ikke hatt tilfredsstillende effekt. Kontrolltiltakene har ikke blitt evaluert i tråd med bystyrets vedtak. I hvilken grad er kommunens etiske retningslinjer brutt i saken om utenlandsreisene? De etiske retningslinjene er brutt i STPO-saken ved at kommunen og STPO har betalt kombinerte fagog fritidsreiser for deltakerne. Saken vakte stor oppmerksomhet og har skadet kommunens omdømme. Årsaken til at utenlandsreisene i STPOs regi har kunnet pågå over tid, er manglende etisk refleksjon og en kultur som har levd innenfor organisasjonen i lang tid. Flere har visst om hvordan forumet var finansiert, men kun noen få har stilt kritiske spørsmål. Hvilken kjennskap har rådmannen hatt til forumet og utenlandsreisene, og hvordan har rådmannen vurdert og håndtert dette? Kommunaldirektør for helse og velferd har hatt begrenset kjennskap til forumet og utenlandsreisene. Han har ikke hatt kjennskap til finansieringen. Basert på forelagt informasjon valgte han å si nei til spørsmål om permisjon med lønn og å dekke egenandelen for å delta på Australia-turen. Etter at han fikk kjennskap til finansieringen av Australia-turen har han gjennomført individuelle samtaler med deltakerne. Tidligere kommunaldirektør kjente til forumet og godkjente deltakelse på utenlandsreisene. Han gjorde en vurdering av eventuelt omdømmetap ved å la ansatte delta på turene.

Innhold Bakgrunn og problemstilling Bestilling 1 Bakgrunn og problemstilling... 11 1.1 Bestilling... 11 1.2 Bakgrunn... 11 1.3 Problemstillinger... 12 1.4 Metode... 12 2 Revisjonskriterier... 15 2.1 Etiske retningslinjer for Trondheim kommune... 15 2.2 Aktuelle retningslinjer i Trondheim kommune... 16 2.3 Sør-Trøndelag Pleie- og omsorgsforum statutter... 17 2.4 Skattepliktig vurdering... 17 2.5 Kommuneloven... 17 3 Kunnskap om de etiske retningslinjene... 18 3.1 Rådmannens tiltak for å gjøre retningslinjene kjent... 18 3.2 Er retningslinjene kjent?... 19 3.3 Revisjonens vurderinger... 24 4 Kontrollrutiner... 26 4.1 Rådmannens risikovurderinger... 26 4.2 Nærmere om rådmannens kontrollrutiner... 26 4.3 Etablering av kontrollrutiner... 28 4.4 Evaluering og kvalitet på kontrollrutinene... 29 4.5 Revisjonens vurderinger... 30 5 Etterlevelse av de etiske retningslinjene... 31 5.1 Etterlevelse av retningslinjene... 31 5.2 Brudd på de etiske retningslinjene... 31 5.3 Kjennskap til hendelser på egen enhet... 32 5.4 Avdekking og håndtering av brudd på retningslinjene... 34 5.5 Årsaker til at brudd på retningslinjene ikke er avdekt... 35 5.6 Tips... 35 5.7 Revisjonens vurderinger... 36 6 Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum... 38 6.1 Forhistorie... 38 6.2 Styret... 38 6.3 Vår- og høstmøter... 39 6.4 Finansiering... 41 6.5 Utenlandsreiser... 42 6.6 Trondheim kommunes deltakelse i STPO... 43 6.7 Revisjonens vurderinger... 44 7 Kjennskap til STPO... 46 7.1 Kommunaldirektørs kjennskap... 46 7.2 Vurderinger av faglig innhold... 48 7.3 Håndtering av søknader... 48 7.4 Registrering av ferie... 49 7.5 Rådmannens håndtering etter Australia-turen... 50 7.6 Revisjonens vurderinger... 50 8 Gjennomførte kontrollhandlinger... 52 8.1 Kontroll av enhetslederes anvisning av egne utgifter... 52 8.2 Anskaffelser og etiske utfordringer på utvalgte tjenesteområder... 53 8.3 Privat bruk av kommunale biler... 56 8.4 Innkjøp av inventar... 56 9

10 Bakgrunn og problemstilling Bestilling 8.5 Organisasjoner kommunen samhandler med... 59 8.6 Videre oppfølging av tips fra spørreundersøkelsen... 59 8.7 Revisjonens vurderinger... 59 9 Konklusjon... 61 10 Rådmannens høringssvar... 62 11 Revisjonens kommentar til rådmannens høringssvar... 66 12 Vedlegg... 67 12.1 Metode... 67 12.2 Tabeller og figurer... 72 12.3 Interne retningslinjer... 82 12.4 Statutter for Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum, STPO... 96 12.5 Notat fra revisjonen til kontrollkomiteen... 97

1 Bakgrunn og problemstilling Bakgrunn og problemstilling Bestilling 11 1.1 Bestilling Kontrollkomiteen i Trondheim fattet 14. mars 2013 følgende vedtak: 1. Kontrollkomiteen bestiller en forvaltningsrevisjon hvor det gjennomgås hvorvidt de etiske retningslinjene for Trondheim kommune etterleves, og om det er innført tilfredsstillende kontrollrutiner for å sikre dette. 2. Kontrollkomiteen ber i tillegg revisjonen om å gå spesifikt inn i de såkalte helsereisene som er omtalt i media den siste tiden. I denne saken ber også kontrollkomiteen om at rådmannens kunnskap om saken, og vurderinger på bakgrunn av dette gjennomgås. 3. Kontrollkomiteen ber Trondheim kommunerevisjon foreta nødvendige omprioriteringer av sine ressurser i henhold til endringen. 1.2 Bakgrunn Bestillingen må ses i sammenheng med oppslag i media om de såkalte helsereisene. Saken går i korte trekk ut på at Adresseavisen den 5. mars 2013 avslørte at 15 ledere/ansatte i Trondheim kommune var på utenlandsreise i Australia i regi av Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum (STPO). Det kom fram at turen delvis er betalt med penger fra utstillere og at av de 20 dagene reisen varte, var det 27 timer med faglig program. Samme dag orienterte kommunaldirektør for helse og velferd formannskapet om at han hadde bedt varslingssekretariatet se på forhold knyttet til finansiering av forumets møter/fagseminarer og utenlandsreiser sett opp mot kommunens ulike retningslinjer som for eksempel økonomireglement, etiske regler m.v. Varslingssekretariatet la fram sin rapport 18. mars 2013. I mellomtiden hadde Adresseavisen kommet med ytterligere opplysninger og kommunaldirektøren hadde orientert formannskapet i til sammen tre notater. Torsdag 21. mars brakte Adresseavisen nye opplysninger. En kommuneansatt som var i anbudsgruppen hadde midt i en anbudskonkurranse som ble gjennomført våren 2002 bedt om sponsormidler fra tilbydere i anbudskonkurransen. Vi har hatt møte med leder for Innkjøpstjenesten og rådgivere i rådmannens fagstab å få utdypende opplysinger om denne saken. 1.2.1 Revisjonens gjennomgang av etiske retningslinjer i 2007 Revisjonen leverte i mars 2007 en forvaltningsrevisjonsrapport om kommunens håndtering av de etiske retningslinjene. Undersøkelsen viste at de tre største risikoområdene for brudd på de etiske retningslinjene var bruk av kommunens eiendeler til private formål, tilbud om deltakelse på lunsj/middag og tilbud om gaver av et omfang som gikk ut over kommunens retningslinjer. Rapporten konkluderte med at kunnskapen om de etiske retningslinjene i kommunen var for dårlig, men at etterlevelsen var god. Videre ble det pekt på at arbeidet med retningslinjene i større grad måtte bli en kontinuerlig aktivitet, og at det måtte etableres varslings- og kontrollrutiner. Revisjonen mente videre at det måtte informeres mer om sanksjoner ved brudd på de etiske retningslinjene. I rapporten påpekte revisjonen ulike tiltak som burde innføres i organisasjonen: Informasjon om de etiske retningslinjene i ansettelsesprosesser, skriftliggjøring av virksomhetsspesifikke rutiner, etablering av skriftlige kontrollrutiner, dokumentasjon av forhold som gjelder etiske vurderinger og

12 Bakgrunn og problemstilling Problemstillinger beslutninger, evaluering og forbedring av rutiner, jevnlig vurdering av risikoforhold, løpende evaluering av innførte kontrollrutiner, mer fokus på etablering av varslingsrutiner og informasjon om sanksjonsformer. Undersøkelsen ble foretatt på et tidspunkt der organisasjonen ventet på et politisk vedtak om reviderte etiske retningslinjer. Bystyret vedtok disse i januar 2007, like før revisjonens rapport ble lagt frem. I høringsuttalelsen til revisjonsrapporten skrev rådmannen at han var enig i at de etiske retningslinjene burde gjøres mer kjent, og at det var viktig å arbeide med holdninger og skjønnsutøvelse. Rådmannen opplyste at det ble arbeidet med informasjonsmateriell, og at kontrollrutinene skulle gjennomgås. Videre viste rådmannen til at sanksjoner ved brudd på retningslinjene fremkommer av arbeidsmiljøloven og kommunens personalhåndbok. Rådmannen uttalte videre at det var viktig å informere om at brudd på retningslinjene vil medføre sanksjoner. Rådmannen viste også til et internkontrollprosjekt innenfor tre virksomhetsområder og en bystyresak om varsling. 1 1.3 Problemstillinger I denne forvaltningsrevisjonen har vi hatt følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad etterleves de etiske retningslinjene i Trondheim kommune? 2. I hvilken grad er kommunens etiske retningslinjer brutt i saken om utenlandsreisene? 3. Hvilken kjennskap har rådmannen hatt til forumet og utenlandsreisene, og hvordan har rådmannen vurdert og håndtert dette? Problemstillingene er videre konkretisert og diskutert med kontrollkomiteens arbeidsutvalg. 1.4 Metode Revisjonen har benyttet intervju, spørreskjemaundersøkelser, dokumentanalyse, revisjonshandlinger knyttet til regnskapet og øvrige kontroller for å belyse problemstillingene i prosjektet. Undersøkelsen bygger også på vår forvaltningsrevisjonsrapport fra 2007 om etterlevelse av kommunens etiske retningslinjer. 2 1.4.1 Intervju Det er i alt gjennomført 49 intervju i prosjektet: Rådmannen Styreleder og tre styremedlemmer fra STPO som er ansatt i Trondheim kommune Kommunaldirektør for helse og velferd Tidligere kommunaldirektør for helse og velferd Kommunaldirektør for organisasjon (per e-post) To personer fra kommunens varslingssekretariat 13 enhetsledere, hvorav åtte på telefon En fagleder og en rådgiver To verneombud Tidligere styreleder, et styremedlem og en ansatt ved Trondhjems Hospital Fire utstillere på STPOs vår- og høstsamlinger Fem personer i rådmannens fagstab 1 Håndtering av de etiske retningslinjene i Trondheim kommune - hvordan er disse fulgt opp og brukt? 05/2007-F. 2 Behandlet som sak 24/07 i bystyret. Rådmannen rapporterte om oppfølging av rapporten i formannskapet i mars 2008 (sak 76/08).

Bakgrunn og problemstilling Metode 13 Åtte representanter fra Trondheim bydrift, Trondheim eiendom, IT-tjenesten og Innkjøpstjenesten To representanter fra Kontortjenesten Intervjuene er i hovedsak gjennomført ansikt til ansikt, men noen er gjennomført på telefon eller e- post. Intervju med styreleder i STPO og et av styremedlemmene ble gjennomført med deres advokat til stede. Det er skrevet referat fra alle intervjuene og alle referat er verifisert av informantene. En rekke personer som ikke arbeider i kommunen har stilt opp for å belyse saken. 1.4.2 Dokumentgjennomgang Revisjonen har brukt opplysinger som varslingssekretariatet har innhentet. Vi har analysert en rekke dokumenter fra kommunen: årsrapporter, statistikk fra kommunens varslingssekretariat, resultater fra medarbeiderundersøkelsen, oversikt over alle som har attestasjons- og anvisningsmyndighet og innkjøpsfullmakter, reiseregninger, fakturaer fra leverandører, anskaffelsesdokumenter, informasjon fra KS styrevervregister, Kvaliteket, avvikssystemet, e-poster med mer. Revisjonen har anmodet om innsyn i STPOs regnskaper. Vi ba om innsyn i alle grunnlag for STPO sine inntekter og utgifter i perioden 2000-2013. Revisjonen har ikke krav på innsyn i regnskapet til STPO. Styret i STPO valgte i sakens anledning å engasjere en advokat, og revisjonen fikk beskjed om at all kommunikasjon med styret i STPO skulle gå gjennom advokaten. Vi fikk opplyst fra advokaten at STPO er positive til å bidra til opplysninger om de faktiske forhold knyttet til saken. Styreleder har opplyst at dokumentasjon vedrørende STPO til og med 2005 var lagret på en diskett som ikke eksisterer lenger. Et samlet styre besluttet i begynnelsen av mai at revisjonen ikke skulle få innsyn i STPO sitt regnskap. Dette har ført til at det ikke har vært mulig å gi et fullt og helt bilde av økonomien i forumet og dermed hva Trondheim kommunes utbetalinger har blitt brukt til. Foruten materialet som varslingssekretariatet har samlet inn, har STPO utlevert program for vår- og høstmøtene for perioden 2005-2012. Vi har derfor analysert følgende dokumenter fra STPO: Statutter, styreprotokoller for perioden 2005, 2007-2012, årsmøteprotokoller for perioden 2007-2012, program for vår- og høstmøter for perioden 2005-2012, program for utenlandsturer i perioden 2003-2013 og deltakerlister for utenlandsturene. Varslingssekretariatet har tidligere innhentet en oppsummering fra STPO av regnskapsårene 2007-2012, informasjon om deltakere i anbudsgrupper, oversikter over utstillere på STPOs vår- og høstmøter med mer som vi har undersøkt nærmere. STPO opplyser til revisjonen at informasjon om forumet fra før 2005 utover det som er nevnt i avsnittet over, ikke eksisterer. 1.4.3 Andre kontroller Revisjonen har gjennomført en rekke revisjonshandlinger for å avdekke eventuelle brudd på etiske retningslinjer og retningslinjer på andre områder, som retningslinjer for tjenestereiser, rutiner for attestasjon/anvisning til enhetsledere og lov og forskrift om offentlige anskaffelser med tilhørende veileder for Trondheim kommune. I tillegg har vi kontrollert ulike forhold knyttet til andre relevante retningslinjer og rutiner utarbeidet av enhetene, blant annet Trondheim bydrift. Vi har kartlagt Kontortjenestens kontroll av enhetslederes utgifter. I dette arbeidet har vi bygget på Varslingssekretariatets og rådmannens undersøkelser av utvalgte enhetslederes attestasjon og anvisning av egne utgifter. Videre har vi sjekket bruk av tjenestebil, innkjøp ved utvalgte enheter og deltakelse i anbudsgrupper.

14 Bakgrunn og problemstilling Metode I forbindelse med gjennomgangen av enhetslederes disposisjoner har vi vært i kontakt med kommunens avtalepartner for leasing av tjenestebiler. Vi har også hatt kontakt med skatteetaten i spørsmål om beskatning. Revisjonen har gjennomført en stikkprøvekontroll for å avdekke eventuelle uheldige relasjoner mellom anbudsgruppedeltakere i Helse og velferd og potensielle leverandører. Revisjonen har gjennomført en særskilt gjennomgang av avtaler/anskaffelser på byutviklingsområdet. Risikoen for avvik er trolig større på dette området enn en del andre tjenesteområder da kommunen årlig foretar betydelige anskaffelser til drift og investeringer i bygninger, veger, tekniske installasjoner med mer. Utvalgte personer er intervjuet i denne sammenhengen. 1.4.4 Spørreundersøkelser I planleggingen av spørreskjemaundersøkelsen har vi hatt møter med medarbeidere som arbeider med kommunens medarbeiderundersøkelse og IT-tjenesten. For å svare på problemstillingene om kjennskap til de etiske retningslinjene, informasjon og opplæring, kontrollrutiner og etterlevelse av de etiske retningslinjene har vi gjennomført to webbaserte spørreundersøkelser. 3 Den ene er rettet til enhetsledere, ansatte med økonomi- og innkjøpsfunksjoner, sentrale personer ved Byggesakskontoret og rådgivere i rådmannens fagstab. Rådmannen og kommunaldirektørene har også besvart denne. Den andre undersøkelsen er rettet til alle de øvrige ansatte i kommunen. Alle ansatte har mottatt et webbasert spørreskjema fra revisjonen. Resultatene fra disse undersøkelsene gir informasjon om hele kommunen. Vi har gjennomført undersøkelsene slik at resultatene kan sammenlignes med en tilsvarende undersøkelse gjennomført av revisjonen i 2007. Den samlede svarresponsen i årets undersøkelse er 65,5 prosent, og revisjonen konkluderer med at undersøkelsen er representativ for kommunen som helhet, de ulike tjenesteområdene og ulike funksjoner. Spørreundersøkelsene ble gjennomført slik at revisjonen kunne se hvem som hadde besvart undersøkelsene. Alle resultater er behandlet konfidensielt. Årsaken til at vi har benyttet denne fremgangsmåten er at revisjonen måtte ha mulighet til å følge opp tips. Revisjonen har gjennomført oppfølgingssamtaler med personer som har gitt tips som ble vurdert som interessante. Vi viser til vedlegget for en mer detaljert beskrivelse av spørreskjemaundersøkelsene. 3 Revisjonen benytter Questback til gjennomføring av slike undersøkelser.

2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier Etiske retningslinjer for Trondheim kommune 15 2.1 Etiske retningslinjer for Trondheim kommune I kommunens etiske retningslinjer fremgår det at Trondheim kommune skal legge stor vekt på at ansatte framstår med redelighet, ærlighet og åpenhet i sin virksomhet, og at alle har et ansvar for å etterleve dette. Ansatte plikter å overholde lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet, og kommunens etiske retningslinjer legger føringer for ansatte for å sikre en etisk forvaltningspraksis. For at de ansatte skal ha bevissthet om kommunens felles etiske verdier, er det helt avgjørende at disse er gjort kjent blant de ansatte i kommunen. Ansattes vurderinger av egen og sine kollegaers kjennskap til, etterlevelse av og bevissthet om de etiske retningslinjene gir et bilde av hvor levende de etiske retningslinjene er i Trondheim kommune. I rådmannens saksframlegg om etiske retningslinjer slås det fast at implementering av etikk er et lederansvar. 4 Ledere skal sørge for at den etiske bevisstheten videreutvikles og styrkes med utgangspunkt i de gjeldende etiske retningslinjene. De skal sørge for at de etiske retningslinjene er kjent og at det ved brudd umiddelbart blir tatt opp for å forhindre at det utvikler seg en uheldig sedvane og kultur. Med bakgrunn i bystyrets vedtak om etiske retningslinjer i 2007 har revisjonen utformet følgende revisjonskriterier: De etiske retningslinjene skal være kjent blant medarbeiderne Det skal være et kontinuerlig fokus på etiske problemstillinger i enhetene Det skal informeres om de etiske retningslinjene ved ansettelser Medarbeiderne skal få informasjon om sanksjoner som kan brukes ved brudd på de etiske retningslinjene Ansatte skal følge de etiske retningslinjene 5 Brudd på retningslinjene skal følges opp/oppfølging av brudd på retningslinjene er et lederansvar Implementering av de etiske retningslinjene et lederansvar Ledere skal sørge for at den etiske bevisstheten videreutvikles og styrkes med utgangspunkt i de gjeldende etiske retningslinjene. Det slås videre fast at det også er ledernes ansvar å sørge for at de etiske retningslinjene er kjent og at det umiddelbart blir tatt opp dersom det skjer brudd på lover og regler eller det utvikler seg en uheldig sedvane og kultur. Vi har utledet følgende revisjonskriterier som gjelder etterlevelse av de etiske retningslinjene: Folkevalgte og ansatte plikter å bruke og ta vare på kommunens aktiva i samsvar med gjeldende retningslinjer. Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med fastsatte retningslinjer. Hvis det ikke finnes retningslinjer må bruken godkjennes av leder. 6 Ansatte plikter å utføre sine oppgaver og opptre slik at det ikke skader kommunens omdømme. 7 Reiseutgifter i faglig sammenheng kan bare dekkes av kommunen, fagforening, ideelle organisasjoner og lignende. Nærmeste overordnede skal i alle tilfeller orienteres skriftlig. 8 Ansatte skal ikke akseptere fritidsreiser betalt av bedrifter, organisasjoner og lignende som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med. 9 4 Bystyret, sak 06/20976. 5 Etiske retningslinjer for Trondheim kommune, 2007, vedtatt 25.1.07 (sak 1/07). 6 Trondheim kommunes etiske retningslinjer, punkt 5 7 Trondheim kommunes etiske retningslinjer, punkt 6 8 Trondheim kommunes etiske retningslinjer, punkt 6 d)

16 Revisjonskriterier Aktuelle retningslinjer i Trondheim kommune Bystyret vedtok 24. mai 2007 at rådmannen måtte sørge for å gjennomføre etiske risikovurderinger minst annethvert år. Videre vedtok bystyret at det skulle etableres kontrollrutiner som er med på å sikre at de etiske retningslinjene etterleves. Kontrollrutinene skulle evalueres jevnlig og eventuelt forbedres. Med bakgrunn i bystyrets vedtak vil vi benytte følgende revisjonskriterier: Det skal gjennomføres risikovurderinger minst annethvert år Det skal etableres kontrollrutiner og disse skal evalueres jevnlig og eventuelt forbedres 10 Ifølge kommunaldirektør for organisasjon skal brudd på de etiske retningslinjene regnes som avvik, og disse skal registreres i kommunens avvikssystem /medarbeiderne skal melde fra om forbedringsmuligheter i avvikssystemet. 2.2 Aktuelle retningslinjer i Trondheim kommune Trondheim kommune har en rekke egne retningslinjer som er blitt benyttet som revisjonskriterier. 2.2.1 Retningslinjer for ansattes reiser i Trondheim kommunes regi Ved tjenestereiser skal retningslinjer for ansattes reiser i Trondheim kommunes regi av 16.2.12 benyttes. Ifølge retningslinjene skal reisen godkjennes av leder/nærmeste overordnet. Kommunens avtaler skal benyttes så langt det er mulig. Alle reiser bør forhåndsbestilles og skal bestilles via kommunens avtale med reisebyrå. Ved deltakelse på eksterne kurs og seminarer der arrangør har inngått avtale om overnatting kan man velge å benytte seg av dette tilbudet. 2.2.2 Retningslinjer for tjenestereiser til utlandet Det er eget reglement for utenlandsreiser. Følgende forhold vurderes før rådmann/ kommunaldirektør/enhetsleder beslutter at ansatte skal foreta en utenlandsreise: Reisens formål: Kan reisens formål begrunnes i kommunale interesser? Er dette reisemålet avgjørende for å oppnå formålet med reisen? Er reisens formål knyttet opp mot målene i lederavtalen? Utenlandsturer benyttes ikke som velferdstiltak eller som honorering eller påskjønnelse til medarbeidere i Trondheim kommune. Ved studieturer til utlandet vurderes det om turen er målrettet inn mot kompetansen til alle deltakerne og om den er viktig for kompetanseutvikling og faglig utvikling. Omdømme: Utenlandsreiser blant offentlig ansatte vil kunne bli oppfattet som unødig bruk av fellesskapets midler og vil kunne påvirke omdømmet til kommunen. Kommunen må ta hensyn til dette i sine vurderinger i forhold til utenlandsreiser. Drift av enheten: Enhetsleder sikrer at enhetens drift er ivaretatt og vurderer behov for stedfortreder ved fravær. Dette inkluderer en plan for håndtering av eventuelt akutte situasjoner. 2.2.3 Retningslinjer for opprettelse av en anbudsgruppe og oppstartsmøte med gruppen I kommunens kvalitetssystem er det utarbeidet retningslinjer for opprettelse av en anbudsgruppe og oppstartsmøte med gruppen. Et eget punkt omhandler Etikk og innkjøp : Likhet i behandling av leverandører Åpenhet og rettferdig konkurranse Holde seg for god for smiger og oppmerksomhet Sørge for god integritet og habilitet Det er god praksis å unngå all takknemlighetsgjeld Ikke omgås fortrolig med en leverandør vær særlig varsom før beslutning om valg av leverandør. 9 Trondheim kommunes etiske retningslinjer, punkt 6 e) 10 Protokoll fra møte i bystyret 26.05, sak 24/07.

Revisjonskriterier Sør-Trøndelag Pleie- og omsorgsforum statutter 17 2.2.4 Reglement for disponering, attestasjon og anvisning: Rådmannen har anvisningsmyndighet gitt av bystyret for all virksomhet i Trondheim kommunes administrasjon, jf. økonomireglementet 2.7. Kommunaldirektør og enhetsleder er delegert myndighet til å anvise gjennom sin stilling. Den som har anvisningsrett kan ikke anvise egne utgifter. Egne utgifter omfatter alle anskaffelser/krav som berører anviser, slik som telefonregninger, it/telefon-anskaffelser, reiseutgifter og lignende. Kommunaldirektør for organisasjon anviser på rådmannens vegne enhetsledernes egne utgifter. Kommunaldirektør for organisasjon har vedtatt en egen prosedyre for sin anvisning av enhetsleders egne utgifter. Forvaltningslovens regler vedrørende habilitet ligger til grunn, og dette innebærer at utbetalinger til seg selv eller sine nærstående ikke tilligger anvisningsretten. Anvisningsretten går i slike tilfeller over til vedkommendes nærmeste overordnede med anvisningsrett. 2.2.5 Fraværsregistrering Når det gjelder registrering av ferie, så skal Kontortjenestens enhetslederteam: registrere og godkjenne enhetslederes permisjoner, ferier, avspasering, egenmeldinger og sykmeldinger. 2.3 Sør-Trøndelag Pleie- og omsorgsforum statutter Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum (STPO) er et samarbeidsorgan for ledere innenfor pleie og omsorgstjenestene i Sør-Trøndelag som arbeider non-profit. STPO skal arbeide for et utvidet samarbeid og utveksling av erfaringer og kunnskap lederne imellom blant annet ved å arrangere faglige og ledelsesorienterte seminarer Styret skal bestå av seks medlemmer, og det skal ikke være mer enn to medlemmer fra en og samme kommune med unntak for Trondheim. Alle som har lederfunksjon innenfor pleie- og omsorgstjenestene i Sør-Trøndelag er valgbare og har stemmerett. Styrets medlemmer velges for to år ad gangen. Årsmøtet er STPOs øverste organ og avholdes en gang hvert år på vårmøtet. Utgifter i forbindelse med seminarer etc. i STPOs regi dekkes av den enkelte deltakers kommune. Styret får dekket reise, omkostninger, kurs og opphold ved forumets samlinger, samt reise i forbindelse med styremøte. 2.4 Skattepliktig vurdering Når det gjelder skatteplikt på gaver, så er hovedregelen at alle ytelser med økonomisk verdi (fordeler) fra arbeidsgiver, er skattepliktige. Det gjelder enten ytelsen består av kontanter, gaver eller andre naturalytelser. Selv om gaven ikke gis av arbeidsgiver, vil det likevel være skatteplikt dersom gaven har klar sammenheng med arbeidsforholdet. Generelt kan en legge til grunn at dersom det ikke er sannsynlig at du hadde fått gaven dersom du ikke hadde vært ansatt der du er, eller hadde hatt det oppdraget du har, vil gaven i alminnelighet være skattepliktig. 11 2.5 Kommuneloven Kommunelovens 23.2 slår fast at: administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 11 Skatteplikt på gaver og reiser. www.skatteetaten.no

18 Kunnskap om de etiske retningslinjene Rådmannens tiltak for å gjøre retningslinjene kjent 3 Kunnskap om de etiske retningslinjene 3.1 Rådmannens tiltak for å gjøre retningslinjene kjent I sak 76/08 orienterte rådmannen formannskapet om hvordan forvaltningsrevisjonsrapporten om kommunens etiske retningslinjer var fulgt opp. Sommeren 2007 ble det utarbeidet en brosjyre kalt Snubletråder. Brosjyren satte fokus på etikk i hverdagen og ga innspill om hvordan ansatte kunne forholde seg til etiske spørsmål på jobb. Brosjyren ble sendt til alle ansatte i august 2007. Rådmannen uttalte den gang at det ble satt stort fokus på de etiske retningslinjene i dialogmøte mellom rådmannen og enhetslederne i august 2007. I dialogmøtet ble de etiske retningslinjene gjennomgått og det ble foretatt etiske refleksjoner, både gruppevis og i plenum. Høsten 2007 ble et metodisk opplegg for etisk refleksjon i virksomhetene lagt ut på lederportalen på intranett. Dette inneholder blant annet veiledning i forhold til hvordan en skal holde en høy etisk bevissthet, etisk refleksjon og prosesser på egen enhet og praktiske eksempler på etiske dilemmaer, beskrevet som snubletråder som kan ligge i hverdagen. Rådmannen opplyser videre at i forbindelse med implementeringen av de etiske retningslinjene i 2007 deltok rådmannen i kontormøter hos ulike enheter, og etiske retningslinjer har også vært tema i introduksjonsprogrammet for nytilsatte. Etiske problemstillinger har vært tema på flere av kommunens arbeidsmiljødager og på strategikonferanser for enhetsledere. Det har videre vært tema i sentralt arbeidsmiljøutvalgs handlingsplan for 2008, 2009 og 2011. I 2008 ble temaet tatt opp i arbeidsmiljøgruppene, og rådmannen fikk da rapportering om de hadde satt temaet på dagsorden. På strategikonferansen for enhetsledere i 2011 ble det gjennomført dilemmatrening. Rådmannen har uttalt at sanksjoner ved brudd på retningslinjene må vurderes i forhold til kommunens retningslinjer for personalforvaltning. Informasjon om dette er lagt ut på intranett. Rådmannen viser til at de ulike enhetene må vurdere risikoområder og på den bakgrunn etablere kontrollrutiner. Det ble presisert at det er den enkelte enhet som har ansvar for sin internkontroll. 12 Innen helse- og velferdsområdet etablerte Enhet for service og internkontroll i 2012 retningslinjer for gaver for helsepersonell. 13 I 2012 etablerte rådmannen en arbeidsgruppe for revidering av Trondheim kommunes etiske retningslinjer. De etiske retningslinjene ble drøftet med hovedtillitsvalgte og gjennomgått i sentralt arbeidsmiljøutvalg (SAMU), samt diskutert administrativt i ulike fora. Kommunaldirektør for organisasjon opplyser til revisjonen at det er rådmannens ansvar å gjøre de etiske retningslinjene kjent i organisasjonen, mens det er enhetsledernes ansvar å gjøre retningslinjene kjent på egen enhet. Kommunaldirektør for organisasjon opplyser at enhetslederne årlig må besvare at de har gjort de etiske retningslinjene kjent ved alle ansettelser. Som et ledd i rådmannens arbeid med å styrke den interne kontrollen i enhetene er det etablert en sjekkliste som skal være et hjelpemiddel i oppfølging av lederavtalene. Sjekklisten brukes i samtalene mellom enhetsleder og kontaktperson både i 12 Formannskapssak 76/08. 13 Begrensninger i helsepersonells adgang til å ta i mot gaver, provisjon, tjeneser eller annen ytelse inkludert arv. Godgjent at 29.08.2012 av kommunaldirektør for helse og velferd.

Kunnskap om de etiske retningslinjene Er retningslinjene kjent? 19 midtveissamtalen og i ledersamtalen ved årets slutt. Ved årets slutt skal sjekklisten inngå i enhetsleders egenvurdering ved resultatvurderingen. I april 2013 fattet formannskapet vedtak om at rådmannen umiddelbart skulle iverksette et arbeid for å sikre at kommunens etiske reglement er kjent og etterleves av alle kommunens ansatte. 14 Som oppfølging av dette vedtaket ble dagens etiske retningslinjer tatt opp på enhetsledermøter, stabsmøter, i møte med hovedtillitsvalgte, SAMU, verneombudssamlinger med mer. Det ble også lagt ut en nyhet på intranettet med verktøy og ideer for å jobbe med etiske spørsmål. 3.2 Er retningslinjene kjent? Revisjonen har gjennomført to spørreskjemaundersøkelser, den ene til ledere og utvalgte medarbeidere med økonomi- og innkjøpsfunksjoner, saksbehandlingsansvar på byggesaksområdet og en til øvrige ansatte. I dette kapittelet presenterer vi resultatet i disse to undersøkelsene. 3.2.1 Kjennskap til de etiske retningslinjene Ledere og sentrale medarbeidere Enhetslederne og sentrale medarbeidere oppgir at de selv og deres kollegaer har god kjennskap til kommunens etiske retningslinjer. Undersøkelsen viser at 86 prosent i denne gruppen mener de har god eller svært god kjennskap til retningslinjene, mens 10 prosent opplever at de har dårlig kjennskap til retningslinjene. Kjennskapen til de etiske retningslinjene har økt blant enhetsledere og sentrale medarbeidere siden 2007. Ansatte som mener deres kjennskap til retningslinjene er god eller svært god, har økt med 18 prosentpoeng. De etiske retningslinjene har hatt stor oppmerksomhet i forkant av undersøkelsen, noe som kan ha påvirket den betydelige økningen. Tabell 1 Hvor god kjennskap har du til de etiske retningslinjene for kommunen? Spørreundersøkelse til ledere og sentrale medarbeidere i 2007 og 2013. Prosent 2007 2013 (N=861) (N=1498) Endring 2007-2013 Svært god 9 17 8 God 60 69 10 Dårlig 22 9-13 Svært dårlig 6 1-6 Vet ikke 3 4 1 Totalt 100 100 Kilde: Trondheim kommunerevisjon, spørreundersøkelser 2007 og 2013 Figuren under viser at det er flest ledere og sentrale medarbeidere med dårlig kjennskap til retningslinjene i Oppvekst og utdanning (17 prosent), Helse og velferd (14 prosent) og Byutvikling (11 prosent). 15 14 Sak 36/13 03.04.13. 15 Tallene inkluderer de som har svart vet ikke.

20 Kunnskap om de etiske retningslinjene Er retningslinjene kjent? Figur 1 Hvor god kjennskap har du til de etiske retningslinjene for kommunen? Spørreundersøkelse til ledere og sentrale medarbeidere i 2013. Prosentfordeling etter tjenesteområde. N=1498 Hele kommunen 17 69 13 Organisasjon 33 62 5 Finans 24 74 3 Kultur og næring 20 69 10 Byutvikling 17 72 11 Oppvekst og utdanning 16 67 17 Helse og velferd 15 71 14 0 20 40 60 80 100 Svært god God Dårlig, svært dårlig eller vet ikke Kilde: Trondheim kommunerevisjon, spørreundersøkelse 2013 Undersøkelsen viser at 17 prosent av de ansatte med økonomi- og innkjøpsfunksjon opplever at de har dårlig kjennskap til de etiske retningslinjene. Øvrige ansatte Litt over halvparten av de øvrige ansatte i kommunen, 56 prosent, oppgir at de har lest kommunens etiske retningslinjer. Vi finner at 29 prosent av de ansatte ikke har lest retningslinjene, mens 15 prosent ikke vet om de har lest dem. Ansatte innen Kultur og næring og Oppvekst og utdanning har i mindre grad enn de andre tjenesteområdene lest kommunens etiske retningslinjer. Undersøkelsen viser at 56 prosent av de ansatte i Kultur og næring og 49 prosent av de ansatte i Oppvekst og utdanning ikke har lest retningslinjene eller ikke vet om de har lest dem.