Møteinnkalling Storfjord arbeidsmiljøutvalg Utvalg: Møtested: møterom 3, Storfjord rådhus Dato: 11.02.2015 Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 77 21 28 00, eller pr. e-post til post@storfjord.kommune.no Vararepresentanter møter kun etter nærmere beskjed. Skibotn skole v/rektor er invitert til dette møtet for å informere om HMS-arbeidet i avdelingen. Hatteng, 4. februar 2015 Maria Figenschau (s.) Leder Lena Nilsen sekretær
Saksliste Utv.saksnr Sakstittel U.Off Arkivsaksnr PS 1/15 Referatsaker Arbeidsmiljøutvalget 11.02.15 2015/393 PS 2/15 Plan for arbeidsmiljøundersøkelser 2015 2015/396 PS 3/15 Godkjenning av byggetegning/romprogram - Nordkalottsenteret 2015/423 PS 4/15 Sykefravær 4. kvartal 2014 2015/395 PS 5/15 HMS-budsjett 2015 - prioriteringer 2015/394
Storfjord kommune Arkivsaknr: 2015/393-1 Arkiv: 033 Saksbehandler: Trond Roger Larsen Dato: 22.01.2015 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 1/15 Storfjord arbeidsmiljøutvalg 11.02.2015 Referatsaker Arbeidsmiljøutvalget 11.02.15 a) Orientering om status i pågående arbeidsmiljøundersøkelser b) Budsjettvedtaket for 2015 nedtak av tjenester m.m. c) Kontraktsavtale med Inveni AS om bedriftshelsetjenester 2015-2016 d) Årsrapport 2014 fra Inveni Bedriftshelsetjeneste e) Nytt delegeringsreglement 2015 - reglement for Arbeidsmiljøutvalget f) Div. tilsynsrapporter fra Arbeidstilsynet Rådmannens innstilling Sakene ble referert.
Storfjord kommune Arkivsaknr: 2015/396-2 Arkiv: 440 Saksbehandler: Trond Roger Larsen Dato: 03.02.2015 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 2/15 Storfjord arbeidsmiljøutvalg 11.02.2015 Plan for arbeidsmiljøundersøkelser 2015 Saksopplysninger Lignende sak ble behandlet i juni-møtet 2014, basert på ønske om at AMU lager en årsplan for slike undersøkelser. Det vises til referatsak a) i dagens møte, med status i pågående arbeidsmiljøundersøkelser. Undersøkelser i 2013/2014: Rådhuset, Åsen omsorgssenter, forebyggende avdeling, pu-valmuen, Furuslottet barnehage, Skibotn skole, Hatteng skole. Rådhuset skal ha en ny undersøkelse i løpet av februar/mars 2015. Vurdering Gjennom en prisverdig god og romslig BHT-tjeneste de siste årene, har vi fått god hjelp til gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkelsene. Slike undersøkelser kan i enkelte tilfeller kreve store tidsressurser. Fra 2015 har kommunen budsjettert med til sammen 130 timer tjeneste fra Inveni. Det vil derfor bli en nøye prioritering om hva timene skal brukes til. Det er utarbeidet et kartleggingsskjema for psykososialt- og organisatorisk arbeidsmiljø, som kan brukes i interne undersøkelser/temperaturmålinger. Rådmannens innstilling 1. AMU tar til etterretning den orientering som er gitt om statusen i pågående arbeidsmiljøundersøkelser. 2. Som følge av reduserte tidsressurser til BHT-tjenester, vil ikke AMU så langt initiere nye arbeidsmiljøundersøkelser på kommunale arbeidsplasser i 2015. AMU forutsetter at undersøkelsen på rådhuset gjennomføres som planlagt i februar/mars. 3. AMU viser til at internkontrollsystemet forutsetter kartlegging av arbeidsmiljøet minst en gang i året. Kartleggingsskjema for psykososialt- og organisatorisk arbeidsmiljø som allerede er utarbeidet, kan med fordel benyttes til dette. I tillegg vil årlige vernerunder og medarbeidersamtaler kunne kartlegge forhold som kan ha innvirkning på arbeidsmiljøet.
Storfjord kommune Arkivsaknr: 2015/423-3 Arkiv: 223 Saksbehandler: Trond Roger Larsen Dato: 03.02.2015 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 3/15 Storfjord arbeidsmiljøutvalg 11.02.2015 Godkjenning av byggetegning/romprogram - Nordkalottsenteret Vedlegg 1 Romprogram/plantegning senteret Saksopplysninger Kommunen har kjøpt den gamle ICA-butikken på Skibotn i forbindelse med etableringen av Nordkalottsenteret. Det har den siste tiden pågått et arbeid, bl.a. med å lage en tegning eller et romprogram for senteret. Bygget er så langt kommunalt eid med kommunale arbeidsplasser, og kommunens arbeidsmiljøutvalg skal da behandle forslaget til romprogram. Nærings- og utviklingsrådgiveren vil være tilstede på AMU-møtet og orientere i saka. Rådmannens innstilling Saken fremmes uten innstilling.
22630 3770 3 A104 17300 02 Hcwc 4.9 m² 03 Wc 3.0 m² 10 wc 4.0 m² 09 Kontor 8.9 m² 20 Kontor/lager 8.8 m² 21 Kontor 14.3 m² VF 01 8.6 m² 04 Auditorium 13.8 m² 11 Kontor 19.5 m² Foldevegg 04A Møterom 13.2 m² 18 Utstilling 63.5 m² 22 Kafe 82.4 m² 12 Kontor 9.6 m² 05 Gang/ kopi 5.0 m² BK 16 5.0 m² 23 Garderobe 5.3 m² 19 Tavle 2.7 m² 06 Teknisk rom(vvs) 9.1 m² 13 Kjøkken 11.0 m² 07 Grensetjeneste 8.5 m² 14 Resepsjon/ korridor 15.1 m² 08 Nav 9.0 m² 17 Visit Lyngenfjord 9.9 m² UTEPLASS 15 Spiserom 20.5 m² 7200 6100 4000 Vegger som skal rives Nye vegger (Konvensjonell) Modulvegger Eksisterende vegger BEPLANTNING 1 Level 1, 1.100 1 : 100 BEPLANTNING No. Description Date A ENDRET ROMINNDELING KONTORER 18.06.2014 B DIV. SUPLERINGER ETTER ANBUDSBEF. 15.09.2014 C UTSTILLINGSV. ENDRET. INNTEGNET BK 22.09.2014 D ENDRET ROMINNDELING OG RAMPE 17.01.2015 Nordkalottsenter SKIBOTN Plantegning Project number 20203030 Date 08.05.2014 Drawn by ad Checked by Checker Forprosjekt Anbudstegning Søknadstegning Arbeidstegning A101D Scale 1:100 i A3 format 17.01.2015 09:49:03
Storfjord kommune Arkivsaknr: 2015/395-1 Arkiv: 461 Saksbehandler: Trond Roger Larsen Dato: 03.02.2015 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 4/15 Storfjord arbeidsmiljøutvalg 11.02.2015 Sykefravær 4. kvartal 2014 Vedlegg 1 Sykefraværstatistikk for 4. kvartal 2014 2 Sykefraværsstatistikk for hele året 2014 Saksopplysninger Det vises til vedlegg som viser fraværsprosenter på den enkelte arbeidsplass for 4. kvartal og for hele året. Det foreligger ikke rapporteringer eller kommentarer om fraværet fra den enkelte leder. Sykefraværstatistikken for 4. kvartal 2014 viser egen- og legemeldt fravær på 10,35%. Det totale fraværet for 2014 er på 9,76%. Fra tidligere år: 2012 2013 2014 Totalt for året 11,88 8,98 9,76 Totalt for 4. kvartal 12,61 9,16 10,35 Målet for fraværet er på 7%. Vurdering Rådmannen har bedt avdelingene om å ha stort fokus på arbeidet med sykefraværet. I september var dette tema i utvidet ledermøte med avdelingene, og der ble det laget nye prosedyrer for tidlig oppfølging av den enkelte arbeidstaker ved fravær. Det skulle bl.a. etableres dialog med nærmeste leder fra første fraværsdag, ved å måtte ringe opp sin leder. Det ble avholdt to motivasjons- og inspirasjonsdager for alle ansatte i desember. Kommunen har hatt flere år med nedtak av tjenester, omorganiseringer, nedbemanninger, omfordeling av oppgaver som har vært vanskelig for noen, og som også har forandret arbeidshverdagen for mange. En motivasjons- og inspirasjonsdag var derfor viktig å få på plass. Det er jevnlige IA-møter i året sammen med NAV lokalt, Arbeidslivssenteret og BHT. Her drøftes oppfølginger av enkeltansatte med tilrettelegginger og råd.
Kommunen har hatt et mål om 7% sykefravær, faktisk siden oppstarten av IA-avtalen i 2001. Målet har aldri blitt nådd fullt ut. Årsprosenten varierer, og fraværet har ofte sine naturlige årsaker. Men likevel vil arbeidet med arbeidsmiljøet, ressurser til kompetanseheving, utviklingstiltak og oppfølging av den enkelte arbeidstaker være nødvendig for god trivsel og økt nærvær. Trives de ansatte på jobben, ja så kommer de også på jobb dag etter dag. AMU bør vurdere om utvalget ønsker en rapportering om fraværet basert på kvartalsstatistikken. Kanskje bør det være en plikt for alle ledere som har en fraværsprosent som er høyere enn den gjennomsnittlige kvartalsprosenten? Rådmannens innstilling 1. Sykefraværsstatistikken for 4. kvartal og for hele året 2014 tas til etterretning. 2. Arbeidsmiljøutvalget ber om at avdelingsledere som har en fraværsprosent på arbeidsstedet som er høyere enn kvartalsprosenten, skriver en kort kommentar om årsak og igangsatte tiltak. Dette gjelder fra og med 1. kvartal 2015.
Storfjord kommune Arkivsaknr: 2015/394-1 Arkiv: 440 Saksbehandler: Trond Roger Larsen Dato: 22.01.2015 Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 5/15 Storfjord arbeidsmiljøutvalg 11.02.2015 HMS-budsjett 2015 - prioriteringer Saksopplysninger Til tiltak innenfor HMS-området har kommunestyret i 2015 bevilget: kr. 35.000,- til HMS-tiltak kr. 100.000,- til Arbeidsmiljøtiltak bruk av fond (HMS-midler fra Storebrand) Bevilgningen er redusert fra 2014 (kr. 300.000,-) som følge av den økonomiske situasjonen. Arbeidsmiljøutvalget har i 2014 prioritert midlene slik: - Velferdstiltak - HMS-tiltak etter søknad - Arbeidsmiljøpris (kr. 2.000,-) - IA, opplæring og øvrige felles HMS-tiltak Vurdering I trange tider, blir muligheten for å bidra økonomisk redusert. Arbeidsmiljøprisen bør opprettholdes, og AMU bør kunne bidra med midler til gode HMS-tiltak etter søknad. Det kan bli et spørsmål om det skal avsettes velferdsmidler, eksempelvis med et bestemt beløp pr. hode (eller årsverk), og om det også skal ligge en generell pott til «uforutsette» behov underveis i året. Det er viktig at rådmannen har noe handlingsrom ved selv å ha myndighet til å bruke noe av budsjettet. Saksbehandler ønsker å utfordre utvalget til å prioritere de kr. 135.000,- etter nærmere drøfting, og fremmer saken uten en helhetlig innstilling. Rådmannens innstilling Arbeidsmiljøutvalget gjør følgende prioriteringer: Arbeidsmiljøprisen kr. 2.000,- HMS-tiltak etter søknad kr. Velferdstiltak? kr. Til rådmannens disposisjon? kr. Annet?