MØTEPROTOKOLL Oppegård kontrollutvalg Møtetid: 05.11.2015 kl. 18:00 Sted: Møterom Trana, 2. etg. i Rådhuset Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 5 av 5. Møtende medlemmer: Odd Harald Røst (Ap), Henriette B. Christiansen (H), Marit Forsberg (SV), Geir Aage Amundsen (Frp), Leif Aarebrot (H) Fra sekretariatet: Jan T. Løkken (møtesekretær) Fra Revisjonen: Follo distriktsrevisjon: Kontrollsjef Steinar Neby Deloitte AS: Partner Vidar Nesse Regnskapsrevisor Siri Carlen Møteprotokoll godkjent 12.11.2015 Odd Harald Røst Leder Henriette B. Christiansen Nestleder Geir Aage Amundsen medlem Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 58 (m): 95 93 96 56 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Saksliste Side Saker til behandling 27/15 Presentasjon av utvalgets medlemmer, sekretær og revisor 3 28/15 Kontrollutvalgets oppgaver 3 29/15 Sekretariatets oppgaver 3 30/15 Revisjonens oppgaver 4 31/15 Rutiner for innkalling, protokoll og møteplan 4 32/15 Kontrollutvalgets internettsider 5 33/15 Oppstartkonferansen 14. og 15. januar 2016 5 34/15 Referater 5 35/15 Godkjenning av protokollen 6 Oppegård kontrollutvalg 05.11.2015 Side 2 av 6
Oppegård KU-27/15 Presentasjon av utvalgets medlemmer, sekretær og revisor Presentasjonene tas til orientering. Utvalgets medlemmer, sekretær og revisorene presenterte seg. Presentasjonene tas til orientering. Oppegård KU-28/15 Kontrollutvalgets oppgaver Sekretæren delte ut Kontrollutvalgshåndboken til utvalgets medlemmer. Oppegård KU-29/15 Sekretariatets oppgaver Oppegård kontrollutvalg 05.11.2015 Side 3 av 6
Oppegård KU-30/15 Revisjonens oppgaver Revisorene presenterte sine arbeidsoppgaver og svarte på spørsmål. Oppegård KU-31/15 Rutiner for innkalling, protokoll og møteplan 1. Kontrollutvalget vil. Når alle medlemmene har mottatt lesebrett fra kommuneadministrasjonen, gå over til papirløse møter. 2. Medlemmene signerer en taushetserklæring. 3. Ved slutten av møtet leser sekretæren opp protokollen og organet godkjenner denne, jf. politisk reglement. Møtelederen og minst to andre medlemmer underskriver protokollen Det var enighet om at papirløse møter forutsetter at det blir enkelt å lete seg i de elektroniske dokumentene. Medlemmene signerte på taushetserklæringen som arkiveres i sekretariatet. 1. Kontrollutvalget vil, når alle medlemmene har mottatt lesebrett fra kommuneadministrasjonen, gå over til papirløse møter. 2. Medlemmene signerer en taushetserklæring. 3. Ved slutten av møtet leser sekretæren opp protokollen og organet godkjenner denne, jf. politisk reglement. Møtelederen og minst to andre medlemmer underskriver protokollen Oppegård kontrollutvalg 05.11.2015 Side 4 av 6
Oppegård KU-32/15 Kontrollutvalgets internettsider Kontrollutvalget vil drøfte internettsidene på nytt når alle har gjort seg kjent med sidene. Oppegård KU-33/15 Oppstartkonferansen 14. og 15. januar 2016 Hele utvalget melder seg på oppstartkonferansen 14. og 15. januar 2016. Geir Aage Amundsen vil bekrefte om han kan delta i konferansen seinere. Hele utvalget melder seg på oppstartkonferansen 14. og 15. januar 2016. Oppegård KU-34/15 Referater Referatene tas til orientering. Oppegård kontrollutvalg 05.11.2015 Side 5 av 6
Referatene tas til orientering. Oppegård KU-35/15 Godkjenning av protokollen 1. Foruten utvalgets leder, og følgende to medlemmer skriver under protokollen:..og.. 2. Sekretæren leste opp protokollen og denne ble enstemmig vedtatt. Det var enighet om at en starter opp med godkjenning og underskrift av protokollen ved møteslutt fra og med neste møte. Dagens møte godkjennes etter en høring hos medlemmene etter møtet. Forslaget om godkjenningsordning for det første møtet ble enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet godkjennes etter en høringsrunde blant medlemmene. Leder, nestleder og Geir Aage Amundsen godkjenner protokollen. Protokollen underskrives i neste møte. Oppegård kontrollutvalg 05.11.2015 Side 6 av 6