LILLEHAMMER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR

LILLEHAMMER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR 2014

Innhold 1. INNLEDNING... 3 2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING... 4 3. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER... 4 4. MØTER... 5 5. KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I 2014... 5 5.1 Budsjett for kontrollutvalget... 6 5.2 Oppfølging av revisjonen... 7 5.3 Egenevaluering av kontrollutvalget... 8 5.4 Status på vedtak fattet i politiske organer... 8 5.5 Kontrollutvalgets årsrapport for 2013... 8 5.6 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2013 for Lillehammer kommune... 8 5.7 Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i 2014... 8 5.7.1 Oppfølging av revisjonsrapporten «Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket»... 9 5.7.2 Oppfølging av revisjonsrapporten «Ytes hjemmesykepleie i samsvar med vedtak og andre forutsetninger»... 10 5.7.3 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Økonomistyring samhandlingsreformen»... 11 5.8 Selskapskontroller i 2014... 12 5.8.1 Selskapskontroll i Eidsiva Energi AS om roller, habilitet og sponsing.... 12 5.8.2 Selskapskontroll i «Ikomm AS»... 14 5.9 Orienteringer og mindre undersøkelser i 2014... 15 5.10 Rullering av planer for aktiviteten i 2015-2016... 16 2

1. INNLEDNING I tråd med tidligere praksis har kontrollutvalgssekretariatet laget en årsrapport fra kontrollutvalget til kommunestyret om kontrollutvalgets virksomhet forrige år. Kontrollutvalget utfører sine tilsynsoppgaver på vegne av kommunestyret. I den anledningen er det viktig at kommunens øverste politiske organ får en tilbakemelding på utvalgets totale aktivitet i året som har gått i tillegg til løpende tilbakemelding gjennom året. I sitt arbeid er kontrollutvalget avhengig av god kommunikasjon og godt samarbeid med så vel kommunestyret som rådmannen. Dette mener utvalget har fungert på en god måte også i 2014. Kontrollutvalget vil dessuten framheve det gode samarbeidet med kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS og sitt eget sekretariat Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet, som er avgjørende for utvalgets virksomhet. Kontrollutvalget mener det også i 2014 har hatt et målrettet og aktivt år innenfor de rammer som budsjettet gir. Den største andelen av rammen til tilsyn og kontroll benyttes til bestillinger som utføres av kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS. Oppdragsavtalen som kontrollutvalget inngår på vegne av kommunestyret er delt inn i regnskapsrevisjon der kontrollutvalget først og fremst har en påse-rolle og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, der kontrollutvalget har en aktiv rolle med å bestille, behandle rapporter og følge opp. Både temaer som er vedtatt i plan for forvaltningsrevisjon og andre tema som kommer opp underveis i valgperioden er vesentlige og viktige innenfor kontrollutvalgets oppgave å føre et helhetlig tilsyn med forvaltningen. Utvalgets budsjett for forvaltningsrevisjon er begrenset og det vil derfor ikke være mulig å utføre grundige undersøkelser innen mange tema og innen alle vesentlige områder og virksomheter i kommunen i løpet av valgperioden. Utvalget benytter seg derfor i tillegg av orienteringer fra rådmannen for å få et første og grunnleggende inntrykk av status for noen av de aktuelle temaene. Kontrollutvalget håper det også i sitt videre arbeid kan bidra til at innbyggerne kan ha tillitt til at kommunen har en god egenkontroll og ser fram til et videre godt samarbeid med kommunestyret og rådmannen. Lillehammer, den 19.1.2015 Håkon Erdal (sign) Wenche K H Almestrand (sign) Lindis Kvernevik (sign) (leder) (nestleder) Tore Hjerkinn (sign) Torbjørn Dahl (sign) 3

2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Medlemmer AP: Lindis Kvernevik R: Tore Hjerkinn H/MdG/V: Håkon Erdal, leder Torbjørn Dahl FrP: Wenche K. H. Almsetrand, nestleder Varamedlemmer AP: 1. Einar Gunnar Aavik 2. Bjørg Sæther 3. Arnfinn Stubrud R: 1. Lasse Neri Aklidou 2. Annaguli Yildam 3. Hanna Røberg H/MdG/V: 1. Johan Schei 2. Ida-Sofie Solberg Stryken 3. Kristine Lund 4. Berit G. Denstad FrP: 1. Arne Egil Marsteinstredet 2. Camilla Bjerke 3. Svein Olsen (erstatter Bjørn Styve fra 1.9.2014) Sekretariatsfunksjonen ivaretas av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. Denne funksjonen kan ikke legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjon for kommunen. Lillehammer kommune har derfor inngått et interkommunalt samarbeid med Gausdal og Øyer kommuner, samt Hedmark og Oppland fylkeskommuner om et eget sekretariat. Kontrollutvalgets leder sitter i styret for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. 3. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver er nedfelt i 77 i kommuneloven og i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Av de vesentligste arbeidsoppgavene kan nevnes: På kommunestyrets vegne føre det løpende tilsyn og kontroll med kommunal forvaltning (forskrift 4). Påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte (Kommuneloven 77, 4 og forskrift 6). Gi uttalelse om kommunens årsregnskap før det vedtas av kommunestyret (forskrift 7). Minst en gang i valgperioden (første året i valgperioden) utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og legge den fram for vedtak i kommunestyret (forskrift 10). Påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon (K-loven 77, 4 og forskrift 9). Gi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatet av disse (forskrift 11). 4

Rapportere til kommunestyret hvordan kommunestyrets merknader til årsregnskapet og forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp (forskrift 8 og 12). Det rapporteres og om tidligere saker, som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp tilfredsstillende. Påse at det føres kontroll med kommunens interesser i selskaper og minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for selskapskontroll som vedtas i kommunestyret (Kloven 77, 5 og forskrift 13). Forskrift 15 gir bestemmelser om rapportering. Påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning (forskrift 4), holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med lover og regelverk (forskrift 6). Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet (forskrift 18). Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget ansvaret for bestilling av revisjonstjenester via årlig inngåelse av oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS. Revisjonstjenester som bestilles av kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS kan deles inn i regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og/eller mindre undersøkelser. Revisjon av regnskapet gjennomføres uten særlig påvirkning fra kontrollutvalget, men utvalget har en påse-rolle mht. om revisjonen foregår iht. lover og regler og inngått avtale. Når det gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll har kontrollutvalget en mer aktiv rolle som bestiller overfor revisjonen. Det er imidlertid begrensede midler til slike bestillinger, noe som betyr at utvalget må velge ut fra en streng vesentlighets- og risikovurdering. 4. MØTER Møtene i kontrollutvalget i Lillehammer kommune holdes for åpne dører. Utvalget har i løpet av 2014 hatt 8 møter og behandlet i alt 26 registrerte saker. Flere forhold er også drøftet under eventuelt og/eller under orienteringer. Møtet den 18.8.2014 var et fellesmøte med de to øvrige kontrollutvalgene i Lillehammerregion. Utvalgsmedlemmene Wenche Almestrand, Torbjørn Dahl og Tore Hjerkinn deltok på Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen den 5.-6. februar 2014. Ordfører og oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i utvalgets møter. Kontrollutvalget kan også innkalle rådmannen eller andre fra administrasjonen i forbindelse med behandling av og/eller orientering om saker. Saker legges ut på sekretariatets hjemmeside ca. 10 dager før møtene: http://www.oppland.no/kontroll-innlandet/ Denne hjemmesiden er tilgjengelig via Lillehammer kommunes hjemmeside under fanen kontrollutvalget. 5. KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I 2014 I denne årsrapporten trekkes ikke fram de saker som betraktes administrative enten saker internt for kontrollutvalget, som bl.a. møteplan for kontrollutvalget, og saker som vedrører løpende oppfølging av revisjonen, som bl.a. tertialrapporter fra revisjonen og revisjonsstrategi. 5

Under omtales de sakene kontrollutvalget ønsker å vise til i 2014. 5.1 Budsjett for kontrollutvalget I henhold til 18 i kontrollutvalgsforskriften utarbeider kontrollutvalget årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I sak 20/13 den 11.10.2013 vedtok kontrollutvalget en total ramme for sin aktivitet i 2014 på kr. 2.308.700,-. Beløpene fordelte seg som følger: 1. Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet, kr. 215.000,- (2014-priser). 2. Kontrollutvalget, kr. 371.400,- (2014-priser). 3. Innlandet Revisjon IKS kr. 1.722.300,- (2014-priser). Kommunestyret vedtok forslaget fra kontrollutvalget. I kommunen ble det registrert et justert budsjett som kontrollutvalgets totale ramme på kr. 2.315.000,-. Totalt regnskap for kontrollutvalgets aktivitet i 2014 viser totalt kr. 2.119.010,28. Derved blir det et totalt mindreforbruk på kr. 195.989,72. Dette skyldes noe lavere regnskapstall enn budsjettall innen samtlige ovennevnte områder som omfattes av utvalgets ramme; Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet: Regnskap 2014: 200.073,-. Dette er Lillehammer kommunes andel av totale kostnader i samarbeidet for forrige år. Kontrollutvalget selv: Regnskap 2014: 315.617,28. Utgifter til reise- og møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, arbeidsgiveravgift, kurs etc. Innlandet Revisjon IKS: Regnskap 2014: kr. 1.603.320,- som fordeler seg således: Regnskapsrevisjon inkludert attestasjoner og veiledning kr. 1.202.120,- Bestilt forvaltningsrevisjon, mindre undersøkelser og selskapskontroll kr. 350.600,- Møter i kontrollutvalget og kommunestyret kr. 50.600,- Det er et merforbruk innen regnskapsrevisjon som skyldes mer arbeid med veiledning og bistand, samt ekstra arbeid vedrørende nummerert brev (jf. forrige års revisjonsberetning). Innen forvaltningsrevisjon etc. er det totalt et mindreforbruk, noe som særlig skyldes at bestillingen fra kontrollutvalget ble gjort sent på høsten 2014 og usikkerhet mht. hvor mye merforbruket innen regnskapsrevisjon kom til å bli. Bestilt forvaltningsrevisjon gjennomføres i 2015. Forvaltningsrevisjoner, mindre undersøkelser og selskapskontroll som er belastet 2014-regnskapet fordeler seg således: Økonomistyring samhandlingsreformen 59 timer ca. kr. 58.000,- Prosjektet fortsetter i 2015. Kostra-presentasjon 14 timer ca. kr. 13.000,- Ikomm AS 200 timer ca. kr. 195.000,- Eidsiva Energi AS 80 timer ca. kr. 68.000,- Mindre undersøkelse for kontrollutvalgs- 6

sekretariatet vedr. intensjonskunngjøring ca. kr. 16.000,- I sak 21/14 den 20.10.2014 vedtok kontrollutvalget forslag til budsjett for «Kontrollutvalget 2015». Totalt er budsjettet på kr. 2.265.825,- og fordeler seg med kr. 356.500,- til kontrollutvalget selv, kr. 212.000,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr. 1.697.325,- til Innlandet Revisjon IKS. Budsjettforslaget er i stor grad en videreføring av budsjettet for 2014, men kontrollutvalget har for 2015 ikke lagt inn en ekstra på posten selskapskontroll slik det ble gjort i 2014. Kommunestyret vedtok forslaget til budsjett i sak 119/14 den 11.12.2014. 5.2 Oppfølging av revisjonen På vegne av kommunestyret inngår kontrollutvalget årlig oppdragsavtale med kommunens revisjon Innlandet Revisjon IKS. I sak 20/14 vedtok kontrollutvalget oppdragsavtalen for 2015. Avtalen ble inngått med forbehold om at ovennevnte budsjettramme vedtas av kommunestyret. I løpet av året har kontrollutvalget fulgt opp sine oppgaver med å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dette gjøres via tertialvis rapportering, presentasjon av revisjonsstrategi og løpende dialog med revisjonen der det bl.a. settes fokus på om revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrifter, god kommunal revisjonsskikk og avtale med revisor. Når det gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll så har kontrollutvalget i større grad påvirkning enn ved regnskapsrevisjon. Dette gjelder både innhold og gjennomføring av revisjonen ettersom utvalget er direkte bestillere av tema som ønskes gjennomført. Sammen med kontrollutvalgssekretariatet vurderer dessuten kontrollutvalget bl.a. revisjonens metodebruk, kvaliteten på revisjonsrapporten og om rapporten svarer til de forventinger som utvalget har til undersøkelsen. Videre påser kontrollutvalget årlig at oppdragsansvarlig revisor oppfyller lovbestemte krav til kvalifikasjoner (regnskapsrevisjon) og krav til uavhengighet og objektivitet. Innlandet Revisjon IKS er underlagt Norges kommunerevisorforbunds kvalitetskontroll og når det gjelder pris på tjenesten regnskapsrevisjon så blir det årlig gjennomført undersøkelser som viser sammenligninger med andre kommunale revisjonsordninger (benchmarking). Denne ble presentert for utvalget i møte 20.10.2014, sak 20/14. I sak 24/14 den 24.11.2014 behandlet kontrollutvalget en evaluering om kontrollutvalgets påse-ansvar vedrørende regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Evalueringen var basert på anbefalinger gitt av Norges kommunerevisorforbund. Dette er en evaluering utvalget bør utføre minst en gang i løpet av sin periode for å dokumentere det forholdsvis omfattende tilsyn- eller påse-ansvaret som utvalget har overfor revisjonen. Konklusjonen i saken var at utvalget har fulgt med på de punktene som forventes. 7

5.3 Egenevaluering av kontrollutvalget I møte den 10.3.2014 ble det gjennomgått en egenevaluering av kontrollutvalget og sekretærfunksjonen. Ordfører og rådmann var til stede på deler av egenevalueringen for å komme med sine synspunkter. Sekretariatet oppsummerte egenevalueringen og la dette fram i sak 7/14 i møte 8.5.2014. Egenevalueringen ble tatt til orientering. Evalueringen viste at det meste fungerte bra, men pekte også på noen punkter til forbedring. Noen justeringer har blitt utført i etterkant som f.eks. oppdatering av sekretariatets hjemmeside. 5.4 Status på vedtak fattet i politiske organer De tertialvise rapportene om status på vedtak fattet i politiske organer behandles av kontrollutvalget før de sendes videre til kommunestyret. Rapportene har blitt behandlet i kommunestyret den 27.3.2014, 26.6.2014 og 27.11.2014. 5.5 Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 ble behandlet av utvalget i sak 03/14 den 3.2.2014 og i kommunestyret den 27.3.2014. 5.6 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2013 for Lillehammer kommune Kontrollutvalgets fikk presentert årsregnskapet og behandlet sin uttalelse til årsregnskapet i sak 06/14 den 8.5.2014. Utvalgets uttalelse til årsregnskapet forutsettes vedlagt når kommunestyret behandler årsregnskapet. Kommunestyret behandlet årsregnskapet den 22.5.2014. I forbindelse med revisjonens arbeid med årsregnskapet for 2013 ble det avlagt et nummerert brev nummerert brev nr. 2 vedrørende tilskudd til private barnehager 2013 mv. av 29.4.2014. Det nummererte brevet er stilet til kontrollutvalget. I brevet tas det opp forhold som revisor har tatt forbehold om eller presisert i revisjonsberetningen for 2013; Avregning av tilskudd til private barnehager, lønn og sosiale utgifter i investeringsregnskapet, budsjettavvik og kommunens anskaffelser av IKT-tjenester. Kontrollutvalget har fulgt opp at kommunen følger opp disse forbehold og bemerkninger fra revisor i løpet av 2014 og vil ytterligere følge opp dette i 2015, bl.a. i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet for 2014 og ved orienteringer fra revisor og/eller rådmannen. 5.7 Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i 2014 Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal vedtas av kommunestyret. 8

Kontrollutvalget behandlet planen i sak 12/022 på møtet den 20.9.2012. Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sak 88/12 i møtet den 22.11.2012: «Følgende tema prioriteres i plan for forvaltningsrevisjon i Lillehammer kommune 2013-2015: Prioriterte tema for gjennomføring i første del av planperioden: 1. Innkjøp 2. Evaluering av NAV 3. Samhandlingsreformen Øvrige aktuelle tema 2013-15: - Sykefravær koblet til arbeidsmiljø - Hjemmetjenesten - Tidlig intervensjon barnevern/nav/skole - Kommunale tilskuddsordninger - Gebyrer teknisk sektor herunder restanser og behandling av byggesaker Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen. Kontrollutvalget er imidlertid gitt myndighet til å foreta endringer. Dette kan f.eks. være aktuelt hvis det kommer opp tema som utvalget oppfatter som meget aktuelt og/eller mer vesentlig eller med høyere risiko enn de som er nevnt i planen. Utvalget foretar derfor rullering av planen og/eller løpende vurdering av andre aktuelle tema. Av ovennevnte temaer er Innkjøp, dvs. «Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket», og «Ytes hjemmesykepleie i samsvar med vedtak og andre forutsetninger» gjennomført som forvaltningsrevisjon tidligere og fulgt opp i 2014. Utvalget er tidligere blitt orientert om temaene samhandlingsreformen, sykefravær og noe av NAVs aktivitet. Når det gjelder temaet samhandlingsreformen så er foranalysen «Økonomistyring samhandlingsreformen» gjennomført i 2014. På bakgrunn av denne foranalysen har kontrollutvalget bestilt en forvaltningsrevisjon, som vil bli gjennomført tidlig i 2015. For 2014 vises det til følgende saker som er behandlet i kontrollutvalget: 5.7.1 Oppfølging av revisjonsrapporten «Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket» Kontrollutvalget bestilte forvaltningsrevisjonen «Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket» i sak 03/13 den 1.2.2013. Formålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet var å kontrollere etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Revisjonen arbeidet ut fra følgende problemstillinger: Har kommunen etablert betryggende internkontroll slik at regelverket for offentlige anskaffelser følges? Har anskaffelser over kr 100 000 vært gjenstand for konkurranse og er kravet til dokumentasjon oppfylt? 9

Kommunestyret behandlet revisjonsrapporten i sak 87/13 den 28.11.2013 og vedtok bl.a. at rådmannen skulle gi en statusrapport til kontrollutvalget vedrørende oppfølgingen av rapporten og dens anbefalinger innen 30.4.2014. I revisjonsrapporten var det følgende anbefalinger til kommunen: Vurdere å gjennomføre konkurranse for anskaffelser av IKT-tjenester Vurdere om det er mulig å gjennomføre konkurranse for anskaffelser av brukerstyrt personlig assistanse og kjøp av heldøgns bo- og omsorgstjenester for enkeltbrukere uten å bryte taushetsplikten av Helsepersonelloven. Gjennomføre en kritisk vurdering og sikre god dokumentasjon når kommunen mener det foreligger bare èn leverandør i markedet. Sikre pliktig anskaffelsesprotokoll. Rådmannen ga en skriftlig statusrapport pr. 30.4.2014 til kontrollutvalget. Denne tilbakemeldingen ble behandlet i møte den 3.6.2014, sak 08/14. Utvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget sier seg fornøyd med rådmannens «Statusrapport kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverk» med unntak av punktet om anskaffelser av IKTtjenester. 2. Kontrollutvalget vil følge opp dette ved å be om status i forhold til hvordan kravet til egenregi kan oppfylles både på anskaffelsestidspunktet og gjennom hele kontraktsperioden. Dette gjøres på møtet i september. Rådmannen orienterte senere om status på innkjøp av IKT-tjenester i møte både den 15.9.2014 og den 24.11.2014. 5.7.2 Oppfølging av revisjonsrapporten «Ytes hjemmesykepleie i samsvar med vedtak og andre forutsetninger» Kontrollutvalget vedtok i sak 017/11 i møte 1.9.2011 å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt med temaet «Hjemmetjenesten oppfølging av vedtak», som underveis ble endret til «Ytes hjemmesykepleie i samsvar med vedtak og andre forutsetninger». Revisjonen arbeidet etter problemstillingen «I hvilken grad ytes hjemmesykepleietjenester i samsvar med vedtak og andre forutsetninger? Kommunestyret behandlet revisjonsrapporten i sak 33/13 den 25.4.2013 og vedtok bl.a. Kommunestyret ber fagutvalg for helse og omsorg om å gå igjennom revisjonsrapporten med særlig fokus på avvik mellom vedtakstid og faktisk brukt tid. Kommunestyret ber rådmannen gi en statusrapport til kontrollutvalget vedrørende oppfølgingen av rapporten og dens anbefalinger innen 11.10.13. I revisjonsrapporten var det følgende anbefalinger til kommunen: Hjemmetjenesten bør fortsatt ha fokus på å sende endringsmeldinger ved endring i pasientens behov eller dersom tidsestimatet ikke stemmer. Hjemmetjenesten bør gjennomgå primærkontaktordningen med sikte på å klargjøre hensikten med ordningen og hva som primærkontaktens ansvar og oppgaver. Det kan 10

også være aktuelt å vurdere nærmere hvilke kvalifikasjoner som er nødvendig for å være primærkontakt. For å få et mer systematisk grunnlag for internkontrollen kan det være aktuelt å bruke risikokartleggingsverktøyet også når det gjelder å vurdere risiko for pasientene. Kontrollutvalget behandlet statusrapport fra rådmannen i sak 23/13 den 22.11.2013 og vedtok bl.a. om en orientering fra rådmannen på utvalgets møte i oktober 2014. I utvalgets møte den 20.10.2014, sak 15/14, fikk utvalget en orientering av rådmannen om oppfølging av anbefalingene i rapporten. Denne ble tatt til orientering. 5.7.3 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Økonomistyring samhandlingsreformen» I møte 3.6.2014, sak 11/14 revurderte utvalget planer/bestilling av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Utvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget bestiller en undersøkelse fra Innlandet Revisjon om økonomistyringen knyttet til samhandlingsreformen. 2. Formålet med undersøkelsen er å kartlegge og vurdere om kommunen har tilstrekkelig intern kontroll og styring med den økonomiske situasjonen og tilhørende rapportering særlig rettet mot samhandlingen med sykehusene. 3. Kontrollutvalgene i samarbeidskommunene inviteres til å bli med på prosjektet. Revisjonen legger fram en foranalyse/prosjektplan på møtet i september 2014. I møte 20.10.2014 ble foranalysen presentert for utvalget. Utvalget vedtok at de ønsket en revidert foranalyse og prosjektplan til neste møte hvor innspill fra diskusjonene skulle tas med. Den reviderte foranalysen med prosjektplan ble godkjent i sak 22/14 i møte den 24.11.2014. Følgende problemstillinger ligger til grunn for det videre arbeidet: 1. Hvordan har rådmannen sikret at budsjettgrunnlaget baserer seg på realistiske anslag og forventninger? 2. Har administrasjonen gjennom virksomhetsplanleggingen konkretisert mål og tiltak som er egnet for styring og oppfølging? 3. Har administrasjonen hatt tilstrekkelig oversikt over utviklingen i «kritiske faktorer» for å overholde budsjettet? 4. I hvilken grad er planlagte effektiviseringstiltak og andre økonomistyringstiltak gjennomført? 5. Har administrasjonen registrerings- og rapporteringsrutiner som er egnet til å avdekke avvik fra mål og planlagte tiltak? 6. Hvordan har administrasjonen fulgt opp rapporterte avvik i løpet av budsjettåret? Det er anslått et timeforbruk på ca. 225 timer til hovedundersøkelsen og arbeidet forventes gjort i løpet av vinteren 2014-2015. 11

5.8 Selskapskontroller i 2014 Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for selskapskontroll minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll for 2013-2015 i sak 15/13 den 21.8.2013. Kommunestyret vedtok som innstilt fra utvalget i sak 80/13 den 31.10.2013: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for Lillehammer kommune for 2013-2015. 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta prioritering mellom følgende selskaper med sikte på gjennomføring av selskapskontroll i 2013-2015; a. Eidsiva Energi AS tema roller og habilitet b. Ikomm AS c. Lipro AS d. Lillehammer kommunale eiendomsselskap AS 3. Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det også skal utføres forvaltningsrevisjon. 4. Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll årlig og foreta eventuelle endringer. 5. Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges fram løpende for kommunestyret. Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen. Følgende selskapskontroller er gjennomført i 2014: 5.8.1 Selskapskontroll i Eidsiva Energi AS om roller, habilitet og sponsing. Det er de siste årene gjennomført to selskapskontroller av Eidsiva Energi AS som et samarbeid mellom de 7 største aksjonærene i selskapet. Lillehammer kommunes andel utgjør 14,6 %. Den første selskapskontrollen ble gjennomført i 2012 2013. Kommunestyret behandlet revisjonsrapporten i sak 50/13 den 20.6.2013. Denne hadde som formål å se på hvilke mål og strategier eierne hadde satt for sitt engasjement i selskapet og om selskapsorganene ivaretok sine oppgaver i henhold til lovverket. Alle samarbeidende kontrollutvalg vedtok en videreføring av selskapskontrollen som hadde som formål å vurdere hvordan regelverket knyttet til rollekonflikter og habilitetsspørsmål praktiseres i Eidsiva. Det ble utarbeidet 2 problemstillinger: 1. I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? 12

2. I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Under denne problemstilling vil vi se på utdeling til: - Breddeaktivitet med tildeling til vanlige idrettslag - Kulturaktiviteter - Fyrtårnavtaler som er rettet mot «toppede» arrangementer/organisasjoner Revisjonsrapporten ble presentert for kontrollutvalget den 25.9.2014 og endelig behandlet i møtet den 24.11.2014 i sak 23/14. Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget på sitt møte den 11.12.2014 i sak 121/14. Kontrollutvalgssekretariatet samarbeidet med sekretariatet for de andre eierkommunene om utarbeidelse av saksframlegg og forslag til vedtak. Det er derfor vedtatt likelydende vedtak i alle i kommunestyrer og fylkesting som har samarbeidet om selskapskontrollen. Utvalgene valgte å legge revisjonens hovedkonklusjoner og deler av anbefalingene inn i vedtaket, som ble vedtatt av kommunestyret i sak 121/14 den 11.12.2014: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» til orientering herunder rapportens to hovedproblemstillinger med tilhørende hovedkonklusjoner: Problemstilling 1 Kombinasjon av roller og habilitet I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? Hovedkonklusjon I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke framkommet signaler om at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer når det gjelder å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler evaluering av direktør eller evaluering av konsernsjef og avlønning. Problemstilling 2 Sponsing I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Hovedkonklusjon Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges opp fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her, innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falsk»), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har. 13

Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr 50 000 er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr 50 000. Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen. 2. Kommunestyret har merket seg at Eidsiva Energi AS i sitt svarbrev til rapporten (vedlegg 4 til rapporten) er positive til de anbefalinger som fremkommer. Med bakgrunn i dette forventer kommunestyret at selskapet følger opp revisjonsrapporten på tilfredsstillende måte. 3. Kommunestyret ber styret i LGE Holding AS ta opp med LGEs representant i generalforsamlingen i Eidsiva Energi AS om å følge opp revisjonsrapportens anbefalinger overfor selskapet. Det vises spesielt til anbefalingene omkring sponsing: At kriterier for sponsing gjennomgås og at det vurderes om de er egnet til, og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Vurdere hva som bør være kriterier og hva som være retningslinjer. At beslutningsprosesser om sponsing gjennomføres i tråd med selskapets egne rutiner. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. At det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig. At man vurderer om selskapet har tilfredsstillende prosedyrer og kontroll med oppfølging når det gjelder midler til regional utvikling og prosjekter knyttet til promotering/påvirkningsarbeid. 5.8.2 Selskapskontroll i «Ikomm AS» Selskapskontrollen i Ikomm AS har vært et samarbeid mellom de tre kontrollutvalgene i Lillehammer-regionen. Lillehammer kommunes eierandel er på 69,1 %. Hovedformålet med prosjektet er beskrevet i vedtakene til kontrollutvalgene om igangsetting av prosjektet og er formulert som 3 problemstillinger: 1. Har selskapet vært drevet i henhold til vedtekter, lovverk og eiernes målsetninger med selskapet? 2. Har selskapets ekspansjon mot «eksterne» kunder skjedd i tråd med eiernes ønsker og anerkjente prinsipper for drift av kommunale selskaper? 3. Hvordan har eiernes IKT kostnader utviklet seg i perioden etter omdannelsen til aksjeselskap i 2007? Revisjonen har oppsummert sine anbefalinger i 3 punkt: Styret bør lage en utbytteplan slik aksjonæravtalens pkt 8 forutsetter. Ikomms økonomi- og strategiplaner bør behandles av generalforsamlingen i selskapet, slik vedtektene forutsetter. 14

KS anbefaling innebærer at selskaper som opererer med konkurransevirksomhet i tillegg til monopolvirksomhet, som hovedregel bør skille ut virksomheten for å unngå mistanke om muligheten for rolleblanding og kryssubsidiering. I fellesmøte med øvrige kontrollutvalg i Lillehammer-regionen den 18.8.2014 ble revisjonsrapporten behandlet i sak 12/14. Det ble fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende Innstilling: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Ikomm AS» til orientering. 2. Kommunestyret viser spesielt til revisjonens oppfatning om at «ikke styret i særlig grad har forholdt seg til og vurdert hvilken risiko anbudsutsetting ville kunne utgjøre for selskapet». 3. Kommunestyret anmoder selskapet om å gi en tilbakemelding innen 31.12.2014 til kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefaling 2 i revisjonsrapporten om «økonomi- og strategiplaner bør behandles i generalforsamlingen i selskapet, slik vedtektene forutsetter». Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget den 28.8.2014 i sak 72/14. 5.9 Orienteringer og mindre undersøkelser i 2014 Kontrollutvalget har i løpet av året fått flere orienteringer fra rådmannen. Dette kan være tema som står i planen for forvaltningsrevisjon, men som foreløpig kun ønskes som orientering. Det kan også være andre tema som kommer opp i løpet av året og som kontrollutvalget oppfatter å være innenfor sin tilsynsrolle. Utvalget har også fått orienteringer fra Innlandet Revisjon IKS. Dette er tema som inngår i utvalgets påse-rolle overfor revisjonen. Kontrollutvalget har fått følgende orienteringer i 2014: Møte 10.3.2014: Rådmannen orienterte om kvalitetssystemet «Standarden», spesielt avvik i PLO, samt orientering om ny organisering og internkontroll. Styreleder Rolf Kristiansen og daglig leder Ingar Afseth orienterte om Lillehammer kommunale eiendomsselskap AS. Møte 3.6.2014: Kommunalsjef Lars Rudi orienterte om vannkilder/vannverk i Lillehammer kommune; dimensjoner, potensielle trusler og beredskap. Møte 18.8.2014 (fellesmøte med øvrige kontrollutvalg i regionen): Fylkesmannen i Oppland v/eli Blakstad og Anne-Gunn Sletten om: o Kommunereformen o Prosjekt «Egenkontroll» 15

o Arbeidet med «Kommunebilder» Innlandet Revisjon IKS v/reidun Grefsrud o KOSTRA-tall vedrørende kommunene i Lillehammer regionen. Møte 15.9.2014: Rådmannen v/ Tord Buer Olsen og innkjøpsansvarlig Eli Ruud Bjørgo orienterte om temaet egenregi i forbindelse med anskaffelse av IKT-tjenester fra Ikomm AS, jf. oppfølging av revisjonsrapport om Lillehammer kommunes etterlevelse av i innkjøpsregelverket. Innlandet Revisjon v/kristian Lein orienterte om foreløpig revisjonsrapport om Eidsiva Energi AS. Møte 20.10.2014: Leder av Innlandet Revisjon IKS orienterte om benchmarking/prissammenligning av deres tjenester sammenlignet med tilsvarende enheter. Møte 24.11.2014: Rådmannen orienterte om sitt ansvar for internkontroll; kvalitetsrådet, gjennomføring av internrevisjoner og bruk av «Standarden». Rådmannen orienterte om utviklingen i temaet «egenregi i forbindelse med anskaffelser av IKT-tjenester fra Ikomm AS». Det vises til tidligere revisjonsrapport «Etterlevelse av anskaffelsesreglementet og orienteringer i denne forbindelse i utvalgets møter 3.6.14 og 15.9.14. 5.10 Rullering av planer for aktiviteten i 2015-2016 Kontrollutvalget vedtok følgende den 24.11.2014 i sak 25/14 om rullering av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: 1. Kontrollutvalget prioriterer følgende tema for forvaltningsrevisjon i perioden 2015-2016: a. Etterlevelse av vedtak i PPT skole og barnehage b. Etterslep vedlikehold 2. Kontrollutvalget prioriterer følgende selskapskontroll i perioden 2015 2016: a. Lillehammer Eiendomsselskap AS b. GLØR iks 16