Flora kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Møterom Ytterøyane Dato: 17.06.2016 Tid: Kl. 09:30 12:00 Faste representantar som møtte: Bjørn Hollevik Eva Richter Miriam Nesje Olav Mølster Ole Chrstian Rynning Sakliste Sak nr. Sakstittel 36/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 37/16 Skriv og meldingar Moms ad gjestebrygga Spelemiddelrekneskap Svanøy universell utforming Leiren Flora kommune 38/16 Forvaltningsrevisjon: Innkjøpsrutinar - informasjon om oppfølging 39/16 Prosjektrekneskap prosjektnr 79555 Eikefjord Vassverk - Ny overføringsleidning 40/16 Prosjektrekneskap prosjektnr 78702 - Fortau Nybømarka 41/16 Prosjektrekneskap prosjektnr 78704 - Keilevågbrua 42/16 Prosjektrekneskap prosjektnr 79549 - Svanøy Vassverk 43/16 Prosjektrekneskap prosjektnr 79559 Verpevika avløpspumpestasjon 44/16 Prosjektrekneskap prosjektnr 79533 - Hamregata/ avløpssanering Evjegata 45/16 Prosjektrekneskap Branndepot Hovden (78647) 46/16 Prosjektrekneskap Brannøvingsfelt sluttføring fase 2 (78628) 47/16 Prosjektrekneskap Hans Blomgate VA-leidning (79573) 48/16 Prosjektrekneskap prosjektnr 79572 Havrenesvegen VAleidningar 49/16 Prosjektrekneskap Kommandobil inkl kamera og GPS (78665) 50/16 Prosjektrekneskap Ny redningsbil Flora brannvesen (78607) 51/16 Prosjektrekneskap prosjektnr 79576 Pumpestasjon Kransebakken 52/16 Prosjektrekneskap Ragnarrud - Nygård, parsell 3 (79562) 53/16 Prosjektrekneskap prosjektnr 79558 Verpevika - Krokavegen
parsell 2 54/16 Prosjektrekneskap Verpevika - Krokavegen parsell 1 (79554) 55/16 Oppfølgingsliste 5-2016 56/16 Eventuelt Andre som møtte: Informasjonssjef Møyfrid Ellingssund i sak 36-38, Rekneskapssjef Ruth S Sunde i sak 36-54, Controller Berit S Osa KRYSS Revisjon ved Trine Vokuhl Havn Varamedlem Dag Henrik Nygård (tilhøyrar) Underskrifter: Side 2
36/16: Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vert godkjent. FLO- 36/16 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 37/16: Skriv og meldingar Skriv og meldingar vert tekne til orientering. FLO- 37/16 VEDTAK: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. : Moms ad gjestebrygga FLO- VEDTAK: : Spelemiddelrekneskap Svanøy universell utforming Leiren Flora kommune Side 3
FLO- VEDTAK: 38/16: Forvaltningsrevisjon: Innkjøpsrutinar - informasjon om oppfølging (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til orientering. Controller Berit S Osa, informasjonssjef Møyfrid Ellingssund og rekneskapssjef Ruth S Sunde deltok og informerte på vegner av rådmannen. Utvalet ønskjer informasjon til neste møte om kva avtalar Flora kommune har om tenestekjøp på drift. Tilleggsframlegg frå Bjørn Hollevik: Kontrollutvalet ønskjer løypemelding om arbeidet med innkjøpsområdet på kvart møte i haust. Tilrådinga med tilleggsframlegg vart samrøystes vedteken. FLO- 38/16 VEDTAK: Informasjonen vert teken til orientering. Kontrollutvalet ønskjer løypemelding om arbeidet med innkjøpsområdet på kvart møte i haust. 39/16: Prosjektrekneskap prosjektnr 79555 Eikefjord Vassverk - Ny overføringsleidning 79555 Eikefjord Vassverk ny overføringsleidning, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 6.7.2015 vert godkjent slik Bjørn Hollevik tok opp den store opphopinga av prosjektreknesakp som kjem til handsaming i Side 4
dette møtet. Utvalet drøftar eventuelt tilbakemelding til bystyret om rutinar rundt prosjektrekneskapar under eventuelt. Kontrollutvalet ønskjer informasjon om korleis innkjøpsprosessane fungerer på investeringsprosjekt. (Gjerne frå innkjøpsleiar). FLO- 39/16 VEDTAK: 79555 Eikefjord Vassverk ny overføringsleidning, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 6.7.2015 vert godkjent slik 40/16: Prosjektrekneskap prosjektnr 78702 - Fortau Nybømarka 78702 Fortau Nybømarka, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 30.3.2015 vert godkjent slik FLO- 40/16 VEDTAK: 78702 Fortau Nybømarka, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 30.3.2015 vert godkjent slik 41/16: Prosjektrekneskap prosjektnr 78704 - Keilevågbrua 78704 Keilevågbrua, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 25.3.2015 vert godkjent slik Side 5
FLO- 41/16 VEDTAK: 78704 Keilevågbrua, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 25.3.2015 vert godkjent slik 42/16: Prosjektrekneskap prosjektnr 79549 - Svanøy Vassverk 79549 Svanøy Vassverk, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 6.7.2015 vert godkjent slik FLO- 42/16 VEDTAK: 79549 Svanøy Vassverk, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 6.7.2015 vert godkjent slik 43/16: Prosjektrekneskap prosjektnr 79559 Verpevika avløpspumpestasjon 79559 Verpevika avløpspumpestasjon, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 7.7.2015 vert godkjent slik Side 6
FLO- 43/16 VEDTAK: 79559 Verpevika avløpspumpestasjon, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 7.7.2015 vert godkjent slik 44/16: Prosjektrekneskap prosjektnr 79533 - Hamregata/ avløpssanering Evjegata 79533 Hamregata/Avløpssanering Evjegata, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 30.6.2015 vert godkjent slik FLO- 44/16 VEDTAK: 79533 Hamregata/Avløpssanering Evjegata, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 30.6.2015 vert godkjent slik 45/16: Prosjektrekneskap Branndepot Hovden (78647) 78647 Branndepot Hovden, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik FLO- 45/16 VEDTAK: Side 7
78647 Branndepot Hovden, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik 46/16: Prosjektrekneskap Brannøvingsfelt sluttføring fase 2 (78628) 78628 Brannøvingsfelt sluttføring fase 2, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik FLO- 46/16 VEDTAK: 78628 Brannøvingsfelt sluttføring fase 2, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik 47/16: Prosjektrekneskap Hans Blomgate VA-leidning (79573) 79573, Hans Blomgate VA-leidning, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik den ligg føre. FLO- 47/16 VEDTAK: 79573, Hans Blomgate VA-leidning, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik den ligg føre. Side 8
48/16: Prosjektrekneskap prosjektnr 79572 Havrenesvegen VA-leidningar 79572 Havrenesvegen VA-leidningar, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 25.3.2015 vert godkjent slik Trine Vokuhl og Ruth S Sunde informerte om at det har vore gjort budsjettendring i bystyresak 62/15 slik at det er mindre disponibelt enn det som går fram av utsende sakspapir. FLO- 48/16 VEDTAK: 79572 Havrenesvegen VA-leidningar, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 25.3.2015 vert godkjent slik 49/16: Prosjektrekneskap Kommandobil inkl kamera og GPS (78665) Kontrollutvalet viser til revisjonsuttale frå KRYSS Revisjon datert 23.5.2016 for prosjektnr78665 Kommandobil inkl kamera og GPS, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik FLO- 49/16 VEDTAK: 78665 Kommandobil inkl kamera og GPS, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik Side 9
50/16: Prosjektrekneskap Ny redningsbil Flora brannvesen (78607) 78607 Ny redningsbil Flora brannvesen, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik FLO- 50/16 VEDTAK: 78607 Ny redningsbil Flora brannvesen, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik 51/16: Prosjektrekneskap prosjektnr 79576 Pumpestasjon Kransebakken 79576 Pumpestasjon Kransebakken, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 31.3.2015 vert godkjent slik Trine Vokuhl og Ruth S Sunde informerte om at det har vore gjort budsjettendring i bystyresak 62/15 slik at det er mindre disponibelt enn det som går fram av utsende sakspapir. FLO- 51/16 VEDTAK: 79576 Pumpestasjon Kransebakken, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 31.3.2015 vert godkjent slik Side 10
52/16: Prosjektrekneskap Ragnarrud - Nygård, parsell 3 (79562) 79562 Ragnarrud Nygård, parsell 3 og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik den ligg føre. FLO- 52/16 VEDTAK: 79562 Ragnarrud Nygård, parsell 3 og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik den ligg føre. 53/16: Prosjektrekneskap prosjektnr 79558 Verpevika - Krokavegen parsell 2 79558 Verpevika Krokavegen parsell 2, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 8.7.2015 vert godkjent slik FLO- 53/16 VEDTAK: 79558 Verpevika Krokavegen parsell 2, og tilrår at prosjektrekneskapen datert 8.7.2015 vert godkjent slik 54/16: Prosjektrekneskap Verpevika - Krokavegen parsell 1 (79554) Side 11
79554, Verpevika Krokavegen parsell 2, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik Trine Vokuhl og Ruth S Sunde informerte om at det har vore gjort budsjettendring i bystyresak 62/15 slik at det er mindre disponibelt enn det som går fram av utsende sakspapir. FLO- 54/16 VEDTAK: 79554, Verpevika Krokavegen parsell 1, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik 55/16: Oppfølgingsliste 5-2016 (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. SEKOM-sekretariat ved Arnar Helgheim gjekk gjennom oppfølgingslista. Kontrollutvalet ber om at KRYSS Revisjon lagar eit notat med oppsummering av utbetaling til styreleiarar for kommunale føretak med aktuelle styrevedtak. Overordna analyse: Notat om mogelege prosjekt vert publisert saman med møteboka. Florø Parkering: Ønskjer halvårsrekneskap eller tilsvarande som viser økonomien i selskapet. Sjukefråværet: Inviterere også kommunalsjef helse og sosial for å informere om rutinar og arbeidsmåtar i sjukefråværsarbeidet. FLO- 55/16 VEDTAK: Side 12
Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. 56/16: Eventuelt Prosjektrekneskap: Sekretariatet førebur sak til neste møte om prosjektarbied med mellom anna desse punkta: Nedre grense med beløp for prosjektrekneskap. Samanlikning med dei største kommunane i fylket. Inesteringsrekneskapen er med i årsrekneskapen, note 13. Kvalitetsmessig oppfølging av investeringsprosjekt. Korleis følgjer ein kvalitet og funksjon ved ferdigstilling, utvikling av prosjekt og tidsbruk med rapportering til bystyret. Frist for ferdigstilling av prosjektrekneskap og rapport etter at prosjektet er ferdigstilt. FKT-konferanse 7. og 8. juni: Informasjon ved Eva Richter som deltok saman med Bjørn Hollevik og Miriam Nesje frå Flora kontrollutval på konferansen. (Sekretariatet ved Arnar Helgheim og Audhild Ragni Vie Alme deltok også). FLO- 56/16 VEDTAK: Side 13