Reglement for Studentparlamentets arbeidsutvalg og organisasjonssekretær Vedtatt første gang: 24.11.2008 på møte 01/09 Deretter revidert og vedtatt: 31.01.2011 på møte 02/11 Deretter revidert og vedtatt: 30.04.2012 på møte 09/11-12 Deretter revidert og vedtatt: 25.02.2013 på møte 07/12-13 Deretter revidert og vedtatt: 18.03.2013 på møtet 08/12-13 Deretter revidert og vedtatt: 23.03.2015 på møtet 07/14-15 1. Generelt 2. Arbeidsutvalget 3. Organisasjonskonsulent 4. Økonomi og fullmakter 5. Sakspapirer til Studentparlamentet 6. Personalsaker 7. Midlertidig personalhjelp 8. Reisevirksomhet 9. Personalbespisning 10. Avslutning 1
1. Generelt Reglementet gjelder for Studentparlamentet ved Universitetet i Bergen sitt Arbeidsutvalg (AU) og organisasjonskonsulent. Dokumentet fungerer som en rettesnor mellom Studentparlamentets møter. Studentparlamentets statutter og vedtak er i alle tilfeller overordnet dette reglementet. Med organisasjonskonsulent menes til enhver tid organisasjonskonsulent til Studentparlamentet ved Universitetet i Bergen. 2. Arbeidsutvalget Arbeidsutvalget er Studentparlamentets utøvende organ. Arbeidsutvalget disponerer Studentparlamentets midler i henhold til gjeldende avtale mellom UiB, SiB og Studentparlamentet (SP). Arbeidsutvalget skal til en hver tid forholde seg til budsjett og politikk vedtatt av SP. Kontorlandskap Kontorer og utstyr skal behandles på en forbilledlig måte, og skal etter AUs skjønn kunne stilles disponibelt for semesterregistrerte studenter ved UiB. AU disponerer Studentparlamentets kontorlandskap. AU er selv ansvarlig for å fordele arbeidsplassene mellom seg. Studentparlamentets leder og organisasjonskonsulent har faste arbeidsplasser, og rett på disse. Alle tillitsvalgte og listerepresentanter i Studentparlamentet har førsterett på arbeidsplassene i kontorlandskapet, når AU selv ikke benytter dem. I kontorene Studentparlamentet disponerer skal ikke yttervegger og vinduer som vender ut mot åpne områder brukes til reklamering for enkelte politiske partier, fraksjoner i Studentparlamentet eller kandidater. AU skal ha en god dialog med resten av organisasjonene på gangen om hvordan fellesområder ellers skal disponeres. Arbeidstid og ferie AU har fast arbeidstid alle ukedager fra 09.00 til 16.00. Leder kan innvilge fri i forbindelse med spesielle tilfeller eller perioder med mye relevant kvelds- og helgearbeid. I sommerperioden, mellom 15. juni og 7. august har AU fast arbeidstid på alle ukedager fra 10.00 til 14.00. Hvert AU medlem har 3 uker ferie i juli, og 1 uke ferie til egen disposisjon i løpet av året. Ferieavvikling skal koordineres med leder. Leder har også ansvar for at noen i AU til enhver tid er tilgjengelig på e-post eller telefon. Arbeidstid og ferieavvikling for organisasjonskonsulent følger egen ansettelsesavtale i SiB, men skal koordineres med leder. Fravær ved sykdom Alt fravær som ikke er avklart med leder på forhånd regnes som sykefravær. Sykefravær føres av organisasjonskonsulent og leveres leder i slutten av hver måned. Lister over sykefravær lagres hos organisasjonskonsulent ut sittende AUs valgperiode. Ved sammenhengende fravær over tre dager skal sykemelding eller legeerklæring framvises. AU-møter 2
Ordinære AU-møter holdes i utgangpunktet ukentlig, på fast dag til fast tidspunkt. AU fastsetter dag og tidspunkt for AU-møter. Leder har ansvar for å kalle inn til og lede møtene. Innkalling med sakspapirer skal sendes til AU, organisasjonskonsulent, kontrollkomiteen og studentrepresentanter i Universitetsstyret. Alle studenter ved Universitetet i Bergen kan, i tillegg til organisasjonskonsulent og AU, melde saker til AU-møter. Ekstraordinære AU-møter holdes ved behov. Alle medlemmer i AU og organisasjonskonsulent har anledning til å kalle inn til ekstraordinære møter. Ansvarlig for innkalling er også ansvarlig for at AU, organisasjonskonsulent, kontrollkomiteen og studentrepresentantene i universitetsstyret, mottar innkallingen. AU er vedtaksdyktig når minst tre medlemmer er til stede. AUs medlemmer har møteplikt med tale- forslags- og stemmerett. Organisasjonskonsulent har møteplikt med tale- og forslagsrett. Kontrollkomiteen og studentrepresentantene i universitetsstyret har tale- og forslagsrett. Alle studenter ved Universitetet i Bergen har møterett, og kan innvilges talerett av AU. I enkeltsaker kan AU lukke møtet. Når personalsaker behandles skal møtet lukkes. AU kan også ved enkeltsaker be organisasjonskonsulent fratre møtet. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Organisasjonskonsulent fører referat fra AU-møtene. Ved organisasjonskonsulents fravær, er leder ansvarlig for at referat føres. Referatene skal legges ut på SPs nettsider når de er godkjent. Følgende type saker skal behandler på AU-møte: Saker som har politiske, organisatoriske eller økonomiske konsekvenser; herunder høringssvar, bruk av midler innenfor budsjettramme og avgjørelser i forhold til henvendelser. I tilfeller der saker må behandles og det ikke lar seg gjøre å behandle sakene på et AU formulere saken skriftlig og få den godkjent på neste AU-møte. Leder Leder har det øverste økonomiske ansvaret på vegne av organisasjonene og fungerer som medlemslagsleder i NSO-UiB. Leder har også ansvaret for å jevnlig orientere AU og Studentparlamentet om den økonomiske situasjonen for Studentparlamentet. Leder har også personalansvar for AU-medlemmene og bør ha minimum en samtale med hvert enkelt AU-medlem i løpet av semesteret. Dersom AU-medlemmene ber om det har leder taushetsplikt overfor andre. Leder har medieansvar. Uttalelser på vegne av Studentparlamentet foretas av leder med mindre Arbeidsutvalget bestemmer noe annet. Nestleder Nestleder er leders stedfortreder. Nestleder har rett og plikt til å ha innsikt i leders arbeid. Stillingsbeskrivelser AU fordeler de ulike ansvarsområdene mellom seg, med utgangspunkt i prinsipp- og arbeidsprogrammet. 3
3. Organisasjonskonsulent Organisasjonskonsulent er ansvarlig for å utføre de administrative oppgavene knyttet til regnskapsføring og budsjettkontroll. Organisasjonskonsulent skal oversende økonomirapporter fra SiB til Arbeidsutvalget når disse foreligger. I tillegg skal organisasjonskonsulent bistå AU med de daglige administrative oppgavene. Organisasjonskonsulent plikter seg for øvrig til å følge de øvrige bestemmelser omtalt i dette reglementet, samt vedtak fattet av SP. 4. Økonomi og fullmakter Organisasjonskonsulent og Arbeidsutvalget har fullmakt til å kjøpe varer eller tjenester på Studentparlamentet sine vegne. Ved innkjøp over 500 kroner skal det skje med særskilt vedtak i AU. Alle økonomiske fullmakter over 500 kroner skal være forankret i et AU-vedtak og være i henhold til vedtatt budsjett. Fullmakten begrenses oppad til kr. 5 000. To personer i AU, fortrinnsvis leder og nestleder, skal til enhver tid godkjenne alle fakturaer. En slik tilvisningsrett blir gitt av AU gjennom vedtatt budsjett, ved egne vedtak eller ved fortløpende organisatoriske forpliktelser. Innkjøp og andre utgifter som medfører ikke uvesentlige økonomiske forpliktelser for Studentparlamentet må være hjemlet i vedtak gjort av AU. Dersom det gjelder et beløp over 5000 kroner, eller et totalbeløp som overstiger 5000 kroner, har organisasjonskonsulent plikt til å dobbeltsjekke at utbetalingen er hjemlet i et AU-vedtak I tilfeller der AU vedtar å bruke et enkeltbeløp eller et totalbeløp større enn 5000 kroner, skal dette være i henhold til budsjett, og det skal deretter orienteres om på neste Studentparlamentsmøte. 5. Sakspapirer til Studentparlamentet AU og organisasjonskonsulent skal påse at foreløpig og endelig innkalling til Studentparlamentets møter sendes ut i henhold til de frister som er satt. Det enkelte AU-medlem har ansvar for å forberede saker innenfor sitt arbeidsfelt og ansvarsområde. Vedkommende har også ansvar for å legge sakene frem for AU for innstilling, samt presentere AUs innstilling på Studentparlamentsmøtet. AUs innstillinger i saker til Studentparlamentet skal fremgå av sakspapirene til Studentparlamentet. Det er anledning til å legge frem delt innstilling. AU skal innstille i saker til studentparlamentsmøte. 6. Personalsaker All informasjon om personalsaker er unndratt offentlighet. AUs medlemmer og organisasjonskonsulent plikter til enhver tid å sørge for at opplysninger om personalsaker ikke er tilgjengelig for andre. Sensitive opplysninger unndratt offentlighet skal låses inn i arkiv. Ingen dokumenter av sensitiv art skal lagres på Studentparlamentet sin maskinpark. På AU-møter skal personalsaker ikke referatføres. AU har likeverdig taushetsplikt under behandling av personalsaker. 4
Fratredelse av verv Dersom et AU-medlem fratrer, gjelder 30 dagers oppsigelsestid etter innlevert oppsigelse. Dvs. at vedkommende mottar honorar i oppsigelsestiden. Mistillit Dersom et AU-medlem får vedtatt mistillit mot seg fra Studentparlamentet, skal vedkommende umiddelbart fratre fra sitt verv. Supplering Dersom leder fratrer skal Studentparlamentet velge en ny leder. Frem til neste ordinære Studentparlamentsmøte fungerer nestleder som leder. Studentparlamentet supplerer dersom nestleder eller et AU-medlem fratrer. 7. Midlertidig personalhjelp Bruk av midlertidig personalhjelp skal gjøres etter vedtak i AU, i henhold til vedtatt budsjett. Oppretting av nye permanente stillinger kan kun gjøres av Studentparlamentet. Det skal i hvert enkelt tilfelle settes opp kontrakt hvor arbeidsoppgaver, arbeidstid og lønn er angitt. Kontrakten skal signeres av bidragsyter og leder eller nestleder. 8. Reisevirksomhet Ved reise dekker Studentparlamentet kostnader til billigste reisemåte. Dette gjelder: AU, org.kons. og de som ellers er tilkjent en reise ved vedtak i AU. Unntak for disse reglene kan gjøres hvis spesielle hensyn gjør det nødvendig å benytte andre og dyrere reisemåter. I alle tilfeller skal det foreligge et vedtak i AU. Kjøregodtgjørelse AU, org.kons. eller andre kan unntaksvis, gjennom AU-vedtak, gis kjøregodtgjørelse. Alle reiserelaterte utlegg skal dokumenteres med bilag og vedlegges i reiseregningen. Reiseutlegg refunderes ikke uten reiseregning med rettmessig bilag. 9. Personalbespisning AU kan velge å kjøpe inn mat til møter og arrangementet. AU skal kun dekke personalbespisning for andre ved spesielle anledninger. Personalmat for organisasjonskonsulent reguleres av egen ansettelsesavtale. Mat i forbindelse med reiser For reiser som varer over 5 timer dekkes kost etter Statens offentlige satser for kostgodtgjørelse ved framvisning av kvitteringer. Alkohol dekkes ikke. Beregning av diett: Tidspunktet fra avreise til første måltid serveres på arrangementet og tidspunktet fra siste måltid blir servert på arrangementets siste dag til hjemkomst, samt tidspunkt for serverte måltider under arrangementet/møtet. 10. Avslutning 5
Reglementet skal skrives under av AU-medlemmene og org.kons.. ved tiltredelse av nytt arbeidsutvalg eller org.kons. Originalen oppbevares i arkivet sammen med personalsakene. Alle som har skrevet under har rett på en kopi. Jeg bekrefter herved å ha lest reglementet og gjort meg kjent med de krav som stilles til meg i mitt verv. DATO: Leder Nestleder AU-Medlem AU-Medlem Organisasjonskonsulent 6