Tysnes kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Tysnes rådhus Dato: 30.11.2015 Tidspunkt: 10:00 13:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Britt Sørensen Dalsgård Leiar AP Lorentz Lunde Nestleiar KRF Magne Ivar Fauskanger Medlem FRP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Patrick Russel Madsen Medlem AP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Linbjørg Lunde Ingrid Sunde (ikkje valgbar til KUV) UAVH Helge Hauge Patrick Russel Madsen SP Merknader Linbjørg Lunde kunne ikkje møta likevel, melde avbud same dag som møtet, og vara kunne såleis ikkje kallast inn. Presentasjon av kontrollutvalet, ordførar, revisjon og sekretariat i starten av møtet, samt kort innføring i roller, ansvar og oppgåver for utvalet. Andre som møtte: Navn Erlend Haug Kari Gåsemyr Kåre Martin Kleppe Anders Teigen Helge Drange Kari Nygard Stilling Rekneskapsrevisor Deloitte til og med PS 43/15 Forvaltningsrevisor Deloitte heile møtet Ordførar heile møtet It-konsulent informerte kort om bruk av ipad Konsulent informerte om heimesida til kommunen Seniorrådgjevar Hordaland Fylkeskommune Britt Sørensen Dalsgård utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 35/15 PS 36/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 37/15 Gjennomgang evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i perioden 2011-2015 2015/195 PS 38/15 Informasjon for kontrollutvalet i starten av valperioden 2015/195 PS 39/15 Rutinar for kontrollutvalet 2015/195 PS 40/15 Teieplikt for kontrollutvalet 2015/195 PS 41/15 Korleis melde avbud til møter i kontrollutvalet 2015/195 PS 42/15 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Tysnes kommune 2014/253 PS 43/15 Revisjonsplan for Tysnes kommune 2015 2014/248 PS 44/15 Orientering om arbeidet med forvaltningsrevisjon av plan- og byggesaker 2015/4 PS 45/15 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 - Bestilling av prosjektplan PS 46/15 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 - Bestilling av prosjekt 2015/196 2015/197 PS 47/15 Referatsaker RS 16/15 Melding om val av kontrollutval for perioden 2015-2019 2015/195 RS 17/15 Invitasjon til NKRF-konferanse på Gardermoen 03.- 04.02.2016 2015/195 RS 18/15 Invitasjon frå KPMG til kurs for nye kontrollutval 2015/42 RS 19/15 Invitasjon til kurs - Kontrollutvalet kva og korleis 2015/42 PS 48/15 Gjennomgang av møteprotokollar frå andre politiske utval 2015/200 PS 49/15 Eventuelt 2
PS 35/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Innkallinga til dette møtet er sendt ut både elektronisk og på papir. Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 36/15 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Møteprotokoll frå siste møte i kontrollutvalet for perioden 2011 2015, med møtedato 10.09.15, var sendt ut saman med innkallinga. Møteprotokollen vart gjennomgått og kommentert. Det kom ingen merknader til møteprotokoll frå kontrollutvalsmøte 10.09.15. Møteprotokoll frå møte 10.09.15 vart samrøystes godkjent. PS 37/15 Gjennomgang evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i perioden 2011-2015 Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet har særleg merka seg desse tilrådingane frå utvalet i førre periode. a)... b)... c)... 2. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å arbeide vidare med tilrådingane. Evalueringsskjemaet vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet peika på dei tilrådingane ein ville vidareføra, og ber sekretariatet planlegga dette vidare. Vedtak i saka var samrøystes. 1. Kontrollutvalet har særleg merka seg desse tilrådingane frå utvalet i førre periode. a) Ein bør normalt unngå at det vert sett i gang forvaltningsrevisjon innan områder der det og har vore tilsyn frå statlege myndigheiter. Det vart lagt vekt på at ein må arbeida for å få til gode prosjekt som kommunen kan hausta lærdom av. b) Viktig at det vert skapt forståing for KUV sitt arbeid. Kontrollutvalet ønsker at roller, oppgåver og ansvar for kontrollutvalet vert presentert for kommunestyret i eit møte. c) KUV bør planlegga å ha nokre møter utanfor rådhuset. Det skal lagast ein oversikt over aktuelle bedrifter, institusjonar og saksområde i kommunen, slik at KUV kan drøfta dette vidare. d) KUV ønskjer å planlegga sekvensar med folkevaldopplæring vidare utover i KUV-møter. Det må og planleggast å nytta tilbod om kursdagar frå Deloitte. 2. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å arbeide vidare med tilrådingane. PS 38/15 Informasjon for kontrollutvalet i starten av valperioden Informasjonen vert teken til orientering. 3
Følgjande dokument vart gjennomgått og kommentert: Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeid 2016 Årsmelding for kontrollutvalet for 2014 Revidert plan for forvaltningsrevisjon Revidert plan for selskapskontroll Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Informasjonen vert teken til orientering. PS 39/15 Rutinar for kontrollutvalet Forslag til vedtak 1.... får abonnement på Kommunerevisoren og / eller Kommunal Rapport. 2.... kan vil delta på NKRF-konferanse på Gardermoen 03. 04.02.16. 3. Møtedato for første møte i 2016 vert sett til... 4. Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale seg til media på vegne av utvalet. 5. Kontrollutvalet vil følgje opp vidare tilrettelegging av heimesida til kommunen når det gjeld kontrollutvalet sine saker 6. Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. Rutiner for innkalling til møte vart gjennomgått Abonnement på Kommunal Rapport til 4 av medlemmane Abonnement på Kommunerevisoren til utvalsleiar Folkevaldopplæring KUV her er 2 av medlemmane påmeldt Aktuelle konferansar vart drøfta. Ingen deltek frå kontrollutvalet i Tysnes. Møteplan 2016 vart drøfta og første møte i 2016 vert sett til 18.02.15. Det var semje om at det skal vera utvalsleiar som uttaler seg til media på utvalet sine vegne. KUV på heimesida til Tysnes kommune vart drøfta. IT-konsulent Helge Drange var med under drøftinga. Konklusjon vart at tilpassing og redigering av heimesida når det gjeld informasjon vedr. kontrollutvalet vert å gjera i samarbeid med sekretariatet. IT-konsulent Anders Teigen var og med då dette punktet vart teke opp og orienterte til kontrollutvalet om bruk av Ipad. Opplæring i bruk av ipad vert å koma tilbake til i eit seinare møte. 1. Britt Sørensen Dalsgård får abonnement på Kommunerevisoren. Britt Sørensen Dalsgård, Lorentz Lunde, Magne Fauskanger og Patrick Russel Madsen får abonnemet på Kommunal Rapport. 2. Ingen kan delta på NKRF-konferanse på Gardermoen 03. 04.02.16. 2 medlemmer frå kontrollutvalet skal delta på folkevaldopplæring på Solstrand i januar 2016. 3. Møtedato for første møte i 2016 vert sett til 18.02.16. 4. Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale seg til media på vegne av utvalet. 5. Kontrollutvalet vil følgje opp vidare tilrettelegging av heimesida til kommunen når det gjeld kontrollutvalet sine saker. 6. Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. PS 40/15 Teieplikt for kontrollutvalet Kontrollutvalet tek informasjonen om lovbestemt teieplikt som går fram av saka til etterretning, og vil følgje dette i sitt arbeid i kontrollutvalet. 4
Regelverket for teieplikt vart gjennomgått og kommentert. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek informasjonen om lovbestemt teieplikt som går fram av saka til etterretning, og vil følgje dette i sitt arbeid i kontrollutvalet. PS 41/15 Korleis melde avbud til møter i kontrollutvalet Kontrollutvalet tar til etterretning dei rutinane som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet. Kontrollutvalet gjennomgjekk rutinane for korleis ein skal melde avbud til møter. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar til etterretning dei rutinane som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet. PS 42/15 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Tysnes kommune Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Bjarne Ryland vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Tysnes kommune, til etterretning. Erlend Haug frå Deloitte presenterte kort erklæringa om uavhengigheit frå revisor. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Bjarne Ryland vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Tysnes kommune, til etterretning. PS 43/15 Revisjonsplan for Tysnes kommune 2015 Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Erlend Haug gjennomgjekk og presenterte revisjonsplan for Tysnes kommune for 2015. Det vart gjort samrøystes vedtak om å ta revisjonsplanen til orientering. Kontrollutvalet tek revisjonsplan for Tysnes kommune for 2015 til orientering. PS 44/15 Orientering om arbeidet med forvaltningsrevisjon av plan- og byggesaker Kontrollutvalet tek informasjon om arbeid med forvaltningsrevisjon av plan- og byggesaker til orientering. Ny leveringsfrist for rapport etter prosjektet vert sett til... 5
Kari Gåsemyr frå Deloitte orienterte om arbeidet med forvaltningsrvisjon. Deloitte er nå i ferd med å ferdigstilla rapport etter arbeidet, men ein del arbeid står att, mellom anne verifisering av opplysningar og å innhenta uttale frå rådmann. Rapport etter forvaltningsrevisjonen vil truleg ligga føre innan utgangen av januar 2016. Kontrollutvalet tek informasjon om arbeid med forvaltningsrevisjon av plan- og byggesaker til orientering. Ny leveringsfrist for rapport etter prosjektet vert sett til utgangen av januar 2016. PS 45/15 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 - Bestilling av prosjektplan 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan 15.01.16, lage eit forslag til prosjektplan, som m.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Tysnes kommune skal gjennomførast. b. Forslag til korleis arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i 2016. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret hausten 2016. Kari Gåsemyr frå Deloitte presenterte kort korleis prosess med å utarbeida plan for forvaltningsrevisjon er tenkt gjennomført. Saka vart drøfta og kontrollutvalet peika på at det vil vera viktig å finna fram til prosjekt som har nytteverdi for kommunen når planen skal utarbeidast. Kontrollutvalet slutta seg til tilråding om gjennomføring og tidsplan som er sett. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan 15.01.16, lage eit forslag til prosjektplan, som m.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a) Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Tysnes kommune skal gjennomførast. b) Forslag til korleis arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i 2016. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret hausten 2016. PS 46/15 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 - Bestilling av prosjekt 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan 15.01.16 lage eit forslag til prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for selskapskontroll skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapa i Tysnes kommune skal gjennomførast. b. Forslag til korleis arbeidet med plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020 skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i 2016. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for selskapskontroll kan leggjast fram for kommunestyret hausten 2016. 6
Kort gjennomgang innleiingsvis om utarbeiding om plan for selskapskontroll. Saka vart drøfta og kontrollutvalet slutta seg til forslag om måte å gjennomføra arbeidet på og tidsbruk det vert lagt opp til. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan 15.01.16 lage eit forslag til prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for selskapskontroll skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a) Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapa i Tysnes kommune skal gjennomførast. b) Forslag til korleis arbeidet med plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020 skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i 2016. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for selskapskontroll kan leggjast fram for kommunestyret hausten 2016. PS 47/15 Referatsaker Referatsakene vart gjennomgått og drøfta. Samrøystes vedtak om å ta referatsakene til orientering. Referatsakene vart teke til orientering. PS 48/15 Gjennomgang av møteprotokollar frå andre politiske utval 1. Kontrollutvalet tar møteprotokollane som går fram av saksutgreiinga over til orientering. 2. Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar vert fordelt slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Utval for oppvekst og omsorg Utval for landbruk og teknisk Kontrollutvalsmedlem: Kontrollutvalet vil halda fram ordninga med å gjennomgå møteprotokollar frå andre politiske utval i sine møter. Fordeling av ansvar for gjennomgangen vart drøfta og bestemt. Utval for oppvekst og omsorg heiter nå Tenesteutvalet. Vedtak i saka var samrøystes. 1. Kontrollutvalet tar møteprotokollane som går fram av saksutgreiinga til orientering. 2. Særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar vert fordelt slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Tenesteutvalet Utval for landbruk og teknisk Kontrollutvalsmedlem: Patrick Russel Madsen Britt Sørensen Dalsgård Lorentz Lunde Magne Fauskanger 7
PS 49/15 Eventuelt Det var ingen saker å ta opp under eventuelt. 8