Nore og Uvdal kommune Møteinnkalling Saksnr: 21-26 Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Kommunestyresalen, Kommunehuset Dato: 21.09.2017 Tidspunkt: 13:30 Sakenes dokumenter ligger til gjennomsyn på sekretærens kontor. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf 31024023, v/unni Wetlesen. Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Nore og Uvdal kommune 14.09.17, Unni Wetlesen politisk sekretær 1
Sakskart: Utvalgs Sakstittel Saksnr: PS 21/17 HMS besøk i kommuneområdene PS 22/17 Nye verneområder Skole, barnehage og kulturavd. (SBK) v/bygdetunet PS 23/17 Vernerunder 2017 PS 24/17 Endringer på medlemmer til Arbeidsmiljøutvalget PS 25/17 HMS avvik for 2017 PS 26/17 Orienteringssak Anbud på bedriftshelsetjeneste Lukket/åpent 2
Nore og Uvdal kommune Rødberg : 11.09.2017 Arkiv : 440 Saksmappe : 2017/1042 Avd. : Sentral stab Saksbehandler : Gro Espeset Grøtjorden HMS besøk i kommuneområdene MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget 21.09.2017 21/17 Saken gjelder: HMS besøk til kommuneområder/virksomheter initiert av hovedverneombudet. Fakta: Hovedverneombud har vært rundt til alle verneområdene for å kjenne på hva som rører seg ute i organisasjonen. Dette med tanke på det pågående omstillingsarbeidet, men også for å finne ut mer om Compilo fungerer etter intensjonen. Rådmannens vurdering: Hovedverneombud har tatt initiativ til HMS besøk til de ulike virksomheter i kommuneområdene, og har invitert personalsjef til å delta. Gjennomgående kom det fram at det etterlyses revidering av renholdsplaner, og på enkelte arbeidsplasser etterlyses renholdsplaner i sin helhet. De fleste områdene ønsker å ta i bruk Compilo, men det er fortsatt noen områder som ikke har tatt systemet i bruk. Dette er et tankekors med tanke på at systemet ble innførtsom arbeidsverktøy i kommunen pr 1. januar 2015. Enkelte kommuneområder bruker Compilo mest til avviksrapportering, i andre områder legges det mer vekt på dokumenthåndtering. Det etterlyses mer opplæring i Compilo. Det har blitt gitt noe opplæring, men opplæring bør absolutt ha mer trøkk. Personalseksjonen er på tilbudssiden hva gjelder intern og tipasset opplæring. Nye brukere skal bli lagt inn i Compilo fortløpende med en brukerveiledning om pålogging. Veldig mange har vært engasjert i omstillingsprosessen og mange deltok i arbeidsgruppene. 3
På de fleste områder er arbeidsmiljøet veldig godt, men omstillingsprosessen har skapt noe uro. Det er utfordringer med leirskolen EKT Langedrag og samarbeidet mellom skolen og bedriften. Lærerne trives godt i jobben, men opplever samarbeidsproblemer med ledelsen på Langedrag. Det er forsøkt å lage en samarbeidsavtale med bedriften om hva som er lærernes arbeidstidsbestemmelser og hva som er innhold i lærer faget. Ny organisering gjør at lærerne ved leirskolen får rektor ved Uvdal skole som sin leder. Generelt er vernetjenesten godt involvert i de saker som omhandler HMS. Det er gode rutiner på smittevern og det er brannkurs en gang pr. år. Kommunen gjennomfører også obligatorisk 40 timers vernekurs for nye verneombud, ledere og Amu medlemmer hvert andre år. Rådmannens forslag til vedtak: AMU tar saken til etterretning. 4
Nore og Uvdal kommune Rødberg : 11.09.2017 Arkiv : 440 Saksmappe : 2016/447 Avd. : Sentral stab Saksbehandler : Gro Espeset Grøtjorden Nye verneområder Skole, barnehage og kulturavd. (SBK) v/bygdetunet MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget 21.09.2017 22/17 Saken gjelder: Behov for å definere nytt verneområder innenfor SBK bygdetunet. Fakta: Bygdetunet er ikke pr. d.d definert som eget verneområde og dermed ikke eget verneombud. På Bygdetunet er det gjennomgått avvik som kulturarbeiderne har tatt ansvar for å oppgradere. Rådmannens vurdering: Med verneområde forstås ansvarsområdet til et verneombud, der verneområdet defineres klart avgrenset geografisk og må ikke være større enn at verneombudet har full oversikt og kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Som hovedregel skal det velges ett verneombud ved hver avdeling. Verneombudet er verneombud for alle arbeidstakerne innenfor sitt verneområde, også lederen. Organiseringen har til formål å sikre en vernetjeneste som samarbeider med arbeidsgiver i HMS arbeidet og ivaretar arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljø på en god måte ihht arbeidsmiljøloven og tilhørende forskirfter. Derfor er det viktig å organisere vernetjenesten slik at kommunen har verneområder innenfor alle områder i kommunen, nettopp for å sikre at hensynet til helse, miljø og sikkerheten blir ivaretatt. Verneombudene skal ivareta de ansattes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet og se til at arbeidsmiljøloven følges. Lederen har HMS ansvaret. Rådmannens forslag til vedtak: Bygdetunet defineres som eget verneområdet og det oppfordres til å velge verneombud innenfor verneområdet. 5
6
Nore og Uvdal kommune Rødberg : 11.09.2017 Arkiv : 440 Saksmappe : 2016/1395 Avd. : Sentral stab Saksbehandler : Gro Espeset Grøtjorden Vernerunder 2017 MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget 21.09.2017 23/17 Saken gjelder: Vernerunder 2017. Fakta: Vernerunder skal gjennomføres årlig og inngår som en del av det systematiske HMSarbeidet i Nore og Uvdal kommune. Skjema for verneområdets handlingsplan og vernerundeskjema sendes fagavdelingene. Vernerundene skal gjennomføres i de vedtatte verneområdene innen 30. juni 2017. Dato for gjennomføring er satt med tanke på at det enkelte kommuneområde på dette viset får mulighet til å fremme saker som har kommet fram i vernerunden, og som har budsjettkonsekvenser i høstens budsjettarbeid. Rådmannens vurdering: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) sier at den som leder virksomheten plikter å sørge for systematisk oppfølging av de krav regelverket stiller til HMS i sin bedrift. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Hensikten med systemet er å sikre at problemer oppdages og tas hånd om i tide. Internkontroll er kvalitetssikring. Kommunalsjefene har ansvar for at vernerundene blir gjennomført hvert år, sammen med verneombudene på de enkelte verneområdene. Fristen for innlevering av vernerunderapportene er 30.06 hvert år. Forslag til tiltak er levert på kartleggingsskjemaet og noen har laget egen handlingsplan. 7
Rådmannens forslag til vedtak: AMU tar saken til orientering. 8
Nore og Uvdal kommune Rødberg : 11.09.2017 Arkiv : 440 Saksmappe : 2016/447 Avd. : Sentral stab Saksbehandler : Gro Espeset Grøtjorden Endringer på medlemmer til Arbeidsmiljøutvalget MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget 21.09.2017 24/17 Saken gjelder: Endring på medlemmer til Arbeidsmiljøutvalget for 2017. Fakta: Det må velges nye faste medlemmer fra arbeidsgiver fordi en representant har sluttet i kommunen. Rådmannens vurdering: Kommunalsjef for SBK har sluttet i Nore og Uvdal kommune og det må velges ny representant fra arbeidsgiversiden. Vararepresentant Anne Rudi trer inn som fast medlem for Arbeidsmiljøutvalget for 2017. Det må velges en ny varamedlem fra arbeidsgiversiden. Funksjon Medlem Varamedlem Arbeidsgiver Rune Antonsen 1. Gro Rudi Berit Rustberggard 2. NY Anne Rudi Lis Berit Nerli, leder Arbeidstaker Grethe-Marit Trulsen, nestleder FO v/hilde T. Levorsen Ragnhild Karense Haug FO v/hilde T. Levorsen Magnhild Blaavarp Naturviterne v/grete Blørstad Hovedverneombud Gunn Snarheim Målfrid Toeneiet Stamina Helse (BHT) Grete Sæterbakken Rådmannens forslag til vedtak: Rådmannen fremmer ikke forslag i valgsaker. 9
10
Nore og Uvdal kommune Rødberg : 11.09.2017 Arkiv : 440 Saksmappe : 2017/1043 Avd. : Sentral stab Saksbehandler : Gro Espeset Grøtjorden HMS avvik for 2017 MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget 21.09.2017 25/17 Saken gjelder: HMS avvik for 2017. Fakta: I Compilo finner vi statistikk over HMS avvik og i den forbindelse har saksbehandler sett på HMS avvikene for 2017. Rådmannens vurdering: Det er avvik i alle kategorier, både lav, middels og høy sett i forhold til alvorlighetsgrad. Det er 12 avvik med høy alvorlighetsgrad i 2017 som ikke er lukket. Disse avvikene er en blanding av HMS og tjenesteavvik. En middels som går på ikke godkjent tilsyn i.f.t miljørettet helsevern og heis i bygg A. De avvik som har lavest alvorlighetsgrad går på isdannelse, ødelagt låssystem på skole, tømming av søppel, fjerning av grus og punktutslipp renseanlegg. Det er mindre avviksrapportering i 2017 enn det har vært tidligere år. Det kan ha flere årsaker, som f.eks at de som rapporterer avvik ikke får tilbakemelding og at det kanskje heller ikke er gitt tilstrekkelig opplæring. Det er jobbet lite med hva et HMS avvik er, og det er viktig å definere «hva er et avvik» innenfor hvert kommuneområde, fordi dette kan være individuelt. Dette arbeidet bør kommuneledelsen ha fokus på framover dersom man ønsker at avvikssystemet skal gi en læringssløyfe til en lærende organisasjon. Det er flere som har henvendt seg til personal for å få mer opplæring i Compilo, særlig i forhold til avvik. Dette er trolig et område kommunen ville profitere på å bruke mer 11
tid på, også knyttet mot våre verdier respekt, raushet og åpenhet. HMS arbeid generelt inkludert avvikssystemet er viktig for å sikre at ansatte ikke blir utsatt for situasjoner som kan være til fare for den enkelte ansatte eller grupper av ansattes helse. Det er tatt ut en rapport på HMS avvik som viser i korte trekk avvikene for september 2017. Rådmannens forslag til vedtak: AMU tar saken til orientering. Vedlegg 1 HMS avvik for 2017 12
13
14
Nore og Uvdal kommune Rødberg : 11.09.2017 Arkiv : 440 Saksmappe : 2017/1044 Avd. : Sentral stab Saksbehandler : Gro O. Espeset Grøtjorden Orienteringssak Anbud på bedriftshelsetjeneste MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget 21.09.2017 26/17 Saken gjelder: Bedriftshelsetjeneste i Nore og Uvdal kommune. Fakta: Kommunen har forlenget oppdraget med Stamina løpende uten at oppdraget er lyst ut i tråd med regler for offentlig anskaffelse. Avtalen ble sagt opp med virkning fra 1. januar 2018. Oppdraget er lyst ut på Doffin og ved søknadsfristens utløp er der kommet 3 tilbydere. Personalsjefen vil orientere om saken i møte. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar saken til orientering. 15
16