VEDLEGG 4 - KRAVSPESIFIKASJON Rammeavtale for levering av avlastningstjenester for barn, unge og voksne med funksjonsnedsettelser Sak nr 2013/4678 Kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen beskriver oppdragsgivers krav samt grunnleggende forhold som må være tilstede for at tilbudet skal kunne komme i betraktning. Dersom leverandøren blir oppmerksom på mangler i kravspesifikasjonen, som kan få konsekvenser for den praktiske gjennomføringen av avtalen, skal oppdragsgiver gjøres oppmerksom på dette før tilbudsfrist. Etterspurt dokumentasjon skal, dokumentasjonen merkes med vedleggsnummer og legges bak skilleark 3 i tilbudet. Kravspesifikasjonen skal leses i sammenheng med tildelingskriteriene. Tabellene i hvert avsnitt beskriver oppdragsgivers krav til dokumentasjon. Den første kolonnen i tabellene forteller hva dokumentasjonen/vedleggene skal brukes til. Dette betyr: Etterspurt dokumentasjon/vedlegg merket med «krav» skal inneholde dokumentasjon/bekreftelse på at minimumskravene i kravspesifikasjonen er oppfylt. I tillegg vil oppdragsgiver ved tilbudsevalueringen vektlegge merverdien utover kravene i kravspesifikasjonen eller aktuelle lovverk. Etterspurt dokumentasjon/vedlegg merket med «tildelingskriterier» brukes kun ved tilbudsevalueringen. 1. Innledning Oppdraget skal utføres i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter, retningslinjer og relevante rutiner i kommunen. Oppdraget skal videre utføres i samsvar med brukerens vedtak, rammeavtalen og i samsvar med god faglig og etisk standard. Avlastningstjenester blir tildelt pårørende/foresatte som har et særlig tyngende omsorgsarbeid, og der avlastning er nødvendig for å sette foresatte i stand til å ivareta den daglige omsorgen for brukeren. Avlastningstilbudet skal ivareta trygghet, stabilitet og forutsigbarhet for og foresatte og sikre samvær med andre for å styrke sosial kompetanse. Avlastningstiltaket skal være et sted med faglig kompetanse som skal sikre et brukervennlig tilbud. Avtale om avlastning mellom pårørende/foresatte skal ikke inngås med Leverandør før enkeltvedtak er fattet i Koordinerende fellestjeneste. Tjenesten består av døgnavlastning og timeavlastning. Tjenesten er hjemlet i helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 nr. 6 bokstav d. Tildeling/retten til tjenesten er hjemlet i pasient- og brukerrettighetslovens 2-1a. Vedtak om tildeling av avlastningstjenester fattes av Koordinerende fellestjeneste, som også mottar og saksbehandler klager før eventuell oversendelse til klageinstans. 1
Avlastning kan tildeles i forbindelse med alle typer funksjonshemminger. Leverandør bes om å oppgi kapasitet de kan tilby innen døgnplasser og timebasert avlastning. Leder av avlastningsstedet skal ha minst treårig helse- og sosialfaglig høyskole/universitetsutdanning og minst tre års erfaring fra tilsvarende virksomhet. Det stilles krav om at minst et av personale, som til enhver tid er på vakt eller bakvakt, skal ha treårig helse- eller sosialfaglig høyskole/universitetsutdanning. Det er et krav at alt personell snakker, skriver og forstår norsk. 1.1 Tildelingskriterie Kapasitet for døgnplasser og timebasert avlastning 1.2 Krav Bekreftelse på at leder har minst treårig helse- og sosialfaglig høyskole/universitetsutdanning og minst tre års erfaring fra tilsvarende virksomhet 1.3 Krav Bekreftelse på at minst et av personale som til enhver tid er på vakt eller bakvakt har treårig helse og sosialfaglig høyskole/universitetsutdanning 1.4 Krav Bekreftelse på at alt personell snakker, skriver og forstår norsk 2. Leverandørens oppdragsforståelse Leverandør skal gi timeavlastning og døgnavlastning i henhold til vedtak fattet av Koordinerende fellestjeneste i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og avtaler. Leverandøren skal ivareta et faglig forsvarlig tilbud til det enkelte bruker. Tilbudet skal bygge på respekt, forutsigbarhet og trygghet for brukere og foresatte, og legge til rette for gjensidig overføring av kompetanse mellom foresatte og ansatte. Leverandøren skal ha en kompetanseplan som sikrer at personalgruppen til enhver tid har den nødvendige kompetanse for å ivareta den enkelte brukeren. Kompetanseplanen skal omfatte medisinhåndtering, håndtering av personalopplysninger inkludert taushetsplikt og avverging/bruk av makt og tvang. Leverandør skal tilstrebe et godt samarbeid med alle involverte instanser. Avlastning skal så langt som mulig gis når familien har behov for dette. Det skal utarbeides en plan over avlastningstilbudet for 6 måneder om gangen. Dersom mulig skal det gis mulighet for langtidsplanlegging for familien utover 6 måneder. 2.1 Tildelingskriterie Beskrivelse av hvordan oppdraget er forstått, verdigrunnlag og hvilken faglig tilnærming virksomheten bygger på. 2.2 Tildelingskriterie Innhold i Kompetanseplan, jf pkt. 2.3 2.3 Krav Kompetanseplan som sikrer at personalet har den nødvendige kompetanse for ivaretagelse av faglig forsvarlighet til den enkelte bruker. Planen skal minimum omfatte medisinhåndtering, håndtering av personalopplysninger inkludert taushetsplikt og avverging/bruk av makt og tvang. 2.4 Tildelingskriterie Innhold i beskrivelse jf pkt. 2.5 2
2.5 Krav Dokumentere hvordan samarbeid og kompetanseoverføring mellom virksomheten, foresatte og samarbeidsparter vil bli ivaretatt. 3. Krav om internkontroll og kvalitet I dette punkt beskrives krav til leverandørens system for internkontroll. Krav a): Leverandøren skal bruke Halden kommunes system for avvikshåndtering og registrering av mishagsytringer, se vedlegg 11, og Leverandøren skal delta i brukerundersøkelser og i oppfølgingen av disse. Oppdragsgiver kan pålegge Leverandøren å følge andre av oppdragsgivers rutiner. Dokumentasjon på at kravene i punkt a) er oppfylt skal 3.1 Krav Bekreftelse på at Leverandør vil følge Halden kommunes avviksrutiner 3.2 Krav Bekreftelse på at Leverandør vil delta i Halden kommunes brukerundersøkelser Krav b): Leverandør som inngår avtale med Halden kommune er forpliktet til å benytte det til enhver tid gjeldende pasientjournalsystem som Halden kommune benytter som journal- og arkivsystem for innsamling, registrering og oppbevaring av sensitive personopplysninger. Dette omfatter også endringer i brukers tjenestebehov(endringsmeldinger). Leverandør skal i henhold til Personopplysningsloven m forskrift oppfylle krav om at avlastningsstedet skal etablere og holde ved like planlagte og systematiske tiltak som er nødvendig for å oppfylle kravene i eller i medhold av denne loven, herunder sikre personopplysningenes kvalitet, se vedlegg 9. Leverandør må gjøre seg kjent med " NORM FOR INFORMASJONSIKKERHET, Helse- omsorgs og sosialsektoren av juni 2010 " og Halden kommunes Sikkerhetspolitikk for behandling av personopplysninger, se vedlegg 9. Leverandør plikter å etablere gode rutiner i forhold til pasientjournal å sikre tilgang til slik informasjon i henhold til gjeldene lovverk og forskrifter i tillegg til kommunens gjeldene systemer for tilgangsstyring. Leverandør har ansvar for eget datautstyr / bærbar pc med mulighet for å kunne benytte trådløst nettverk. Leverandør bærer kostnader til bærbart utstyr og kostnadene til trådløs nettilgang. Leverandør skal benytte kommunes eksisterende tilgang til sikret kommunikasjon kanal via kommunens avtale med Norsk Helsenett. Opprettelse av brukere til hjemmekontorløsning via Norsk Helsenett har ingen kostnad for leverandør. Leverandør må bære kostnaden forbundet med sikret tilgang for fjerntilgang til Pasientjournalsystemet som har en kostnad til PKI - personal key identifikasjon på kr 500 hvert 3 år. Tilganger vil bli tilrettelagt for leverandør og det blir gitt nødvendig opplæring i bruk av hjemmekontorløsning via Norsk Helsenett til pasientjournal systemet internt i kommunen. For fjerntilgang til pasientjournalsystem (via terminalserver) må leverandør betale p.t. kr. 499,12 pr. databruker pr måned. Leverandør skal minimum ha en slik tilgang. Leverandør må også ha en dedikert mobiltelefon for hver databruker som er mottaker av engangskoder fra kommunen. Leverandør plikter å etablere gode rutiner i forhold til pasientjournaltilgang slik at den ikke kan misbrukes. Leverandør må inngå databehandler avtale med Halden kommune. 3
Systemet vil bli tilrettelagt for Leverandør og det vil bli gitt nødvendig opplæring. Dokumentasjon på at kravene i punkt b) er oppfylt skal 3.3 Krav Bekreftelse på at leverandøren godtar kravet om å benytte Halden kommunes pasientjournalsystem 3.4 Krav Bekreftelse på at leverandør vil benytte Halden kommunes rutiner for ivaretagelse av informasjonssikkerhet (se vedlegg 9) Krav c): Det kreves at leverandøren har kompetanse innen håndtering og utdeling av medikamenter, samt opplæring av ansatte i legemiddelhåndtering. Det krevers at leverandøren bruker Halden kommune sine rutiner for legemiddelhåndtering, se vedlegg 12. Leverandørens ansatte kan delta på kommunens kurs i legemiddelhåndtering. Dokumentasjon på at kravene i punkt c) er oppfylt skal 3.5 Krav Dokumentere kompetanse og rutiner for opplæring av ansatte i legemiddelhåndtering 3.6 Krav Levere eksempler på kursbevis til ansatte 3.7 Krav Bekrefte at leverandør vil benytte Halden kommunes rutiner for legemiddelhåndtering Krav d): Levererandøren skal ha kompetanse og erfaring i tillitsskapende og forebyggende arbeid, avverging og ivaretakelse ved bruk av tvang etter Lov om helse og omsorgstjenester Kapittel 9. Det kreves at leverandøren bruker Halden kommune sine rutiner for bruk av tvang og makt. Se vedlegg 10. Det er Koordinerende fellestjeneste som har vedtaksmyndighet etter kapittel 9 når tiltaket skal iverksettes av en privat leverandør. Leverandør skal samarbeide og delta i utarbeidelse av saken. Dokumentasjon på at kravene i punkt d) er oppfylt skal 3.8 Krav Dokumentere virksomhetens erfaring i tillitsskapende arbeid, avverging ved bruk av tvang 3.9 Krav Dokumentere at ansvarlig for tiltaket har praktisk erfaring i saksbehandling av vedtak ved bruk av tvang og makt fra spesialisthelsetjenesten eller helse og omsorgstjenesten 3.10 Krav Bekrefte på at leverandør vil følge de rutinene Halden kommune har ved bruk av tvang og makt (se vedlegg 10) 3.11 Tildelingskriterie Innhold i beskrivelse, leverandørens rutiner for avverging ved bruk av tvang, jf pkt. 3.12 3.12 Krav Skal ha rutiner for avverging ved bruk av tvang. Beskrivelse skal leveres. Krav e): Leverandøren skal sikre forsvarlig kvalitet på sine tjenester. Leverandør skal benytte pasientjournalsystemet til Halden kommune for dokumentasjon av at kravene i Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv. (FOR 2003-06-27 nr. 792) er oppfylt. 4
Dokumentasjon på at kravene i punkt e) er oppfylt skal 3.13 Tildelingskriterie Innhold i beskrivelse/redegjørelse jf pkt. 3.14 3.14 Krav Kvalitetsforskriften skal være implementert i virksomheten og forankret i personalgruppe. Redegjørelse/beskrivelse som forklarer hvordan kvalitetsforskriften er implementert i virksomheten og forankret i personalgruppen 3.15 Krav Bekreftelse på at leverandør vil bruke Halden kommunes pasientjournalsystem til dokumentasjon for oppfyllelse av kvalitetsforskriften 4. Andre rutiner og innhold i tjenestetilbudet Leverandør skal sørge for at hver bruker har egen primær- og sekundærkontakt som skal være ansvarlig for brukeren. Godkjent turnus skal kunne framlegges ved forespørsel. Leverandør skal tilstrebe oppfølging av treningsprogram og faste fritidsaktiviteter. Leverandør skal delta i ansvarsgruppemøter og i utarbeidelse av individuell plan og ta oppgaven som plankoordinator der oppdragsgiver bestemmer, uten ekstra kostnader for oppdragsgiver.. Pårørende/foresatte har ansvar for å sende med brukeren klær og medisiner og annet utstyr som brukeren trenger. Leverandør har ansvar for transport mens brukeren er på avlastning i henhold til rutinene i Halden kommune. Dersom det foreligger annet behov avtales dette med Koordinerende fellestjeneste. Kommunen er pliktig til å dekke utgifter knyttet til transport av brukeren, også fra brukerens hjem til avlastningsstedet og fra avlastningssted til hjemmet. Kommunen refunderer kostnaden leverandøren har til transport mens brukeren er på avlastning etter egen månedlig faktura sendt av leverandør. Leverandør skal disponere bil med mulighet for transport av elektrisk rullestol der det er aktuelt. Leverandøren skal i tråd med gjeldende lovverk innhente politiattest for alle som arbeider i virksomheten eller som utfører tjenester på oppdrag for Leverandøren der de kan komme i kontakt med brukerene. Leverandøren skal på forespørsel kunne fremvise politiattestene. Politiattester vil bli kontrollert i kontraktsperioden. 4.1 Tildelingskriterie Beskrive organisering av tjenestetilbudet 4.2 Tildelingskriterie Beskrive oppfølging av treningsprogram og fritidsaktiviteter. 4.3 Krav Bekrefte praksis for oppfølging av transport 4.4 Krav Bekreftelse på at leverandøren aksepterer oppdragsgivers rutiner for ansvarsgrupper og individuell plan 4.5 Krav Beskrive rutiner for innhenting av politiattest 5. Krav til lokaler der avlastningen skal finne sted Lokalene hvor avlastningen finner sted skal være egnede for formålet og ligge i Halden kommune. Lokalene for avlastning skal være eid/leid av Leverandør. Lokalene skal ha tilfredsstillende personalrom og være godkjent for formålet av bygningsmyndigheter og arbeidstilsynet. Kommunen forbeholder seg rett for kontroll og oppfølging, og skal ha tilgang til lokalene. 5
Brukeren skal ha eget funksjonelt møblert rom ved døgnavlastning. Det skal være gode toalett- og dusjmuligheter Boligen skal ha universell utforming og det skal være god plass til fysisk utfoldelse både innendørs og utendørs 5. 1 Tildelingskriterie Innhold i beskrivelse av aktuelle lokaler og vurdering av lokaliteter jf pkt. 5.2 5.2 Krav Enkel plantegning og beskrivelse av lokaler 5.3 Krav Beskrive hvilke planer som foreligger for anskaffelse hvis leverandør ikke har aktuelle lokaler i Halden og legge ved en enkel beskrivelse / plantegning av lokaler som leverandør i dag disponerer i andre kommuner 5.4 Krav Bekreftelse på at boligen har universell utforming 6. Krav til samarbeid mellom partene Leverandør og oppdragsgiver skal samarbeide og vise lojalitet under gjennomføringen av oppdraget. De skal i tide underrette hverandre om forhold som har betydning for oppdragene. Leverandøren plikter å melde tilbake til kommunen dersom han/hun oppdager endringer i brukerens hjelpebehov. Slik melding om endring sendes som endringsmelding i Gerica i henhold til kommunens rutine. Leverandøren skal legge til rette for og ivareta den jevne kommunikasjonen mellom bruker/pårørende og leverandør. Det blir holdt jevnlige samarbeidsmøter/ oppfølgingsmøter. Hvis det oppstår uoverensstemmelser mellom Leverandør og Oppdragsgiver plikter Leverandøren å avklare dette med Oppdragsgiver og forholde seg til oppdragsgivers avgjørelse. Uenighet skal ikke komme til uttrykk overfor bruker/pårørende. vedlegges tilbudet 6.1 Krav Bekreftelse på at krav til samarbeid godtas 6