Vedlegg 04 SAMSPILLSAVTALE (heretter kalt Samspillsavtalen) mellom Undervisningsbygg Oslo KF Org.nr: 984 070 659 (heretter kalt byggherren) og Org.nr: (heretter kalt entreprenøren) om prosjektering og bygging av Sandaker 1-10 skole og barnehage Samspillsavtalen Side 1 av 12
1 AVTALEGRUNNLAG 1.1 Avtaledokumentenes gyldighetsrekkefølge For denne avtale gjelder avtalegrunnlaget som er angitt i dette dokument. Avtaledokumentenes gyldighetsrekkefølge er som følger: a) Samspillsavtalen (dette dokument. Heretter kalt samspillsavtalen.) b) Kontrakt for Undervisningsbyggs kjøp av bygg og anleggsarbeider, spesielle bestemmelser og tilpasninger til NS 3431 (heretter kalt kontrakten) c) Referat fra møte ved utgangen av fase 1.(Målpris og forprosjektet med vedlegg). d) Referat fra avklaringsmøte før kontraktsinngåelse, den. e) Tilbudsbrev datert.med vedlegg (entreprenørens tilbud). f) Byggherrens tilbudsgrunnlag datert.med vedlegg (herunder mal for møtereferat som skal signeres ved utgangen av fase 1.) g) NS 3431 (ikke vedlagt) 2 AVTALENS INTENSJON OG OMFANG 2.1 Samspill Prosjektet skal gjennomføres etter en samspillsmodell. Byggherre og entreprenør forplikter seg med dette til åpent, ærlig og tillitsfullt samarbeid. 2.2 Avtalens faser Samspillavtalen omfatter utarbeidelse av forprosjekt, prosjektforslag og tidsplan, kalkulasjon og fastsettelse av målpris (fase 1), samt etterfølgende prosjektering og utførelse (fase 2). Fase 1 igangsettes mars 2009 og forventes avsluttet desember 2009 og omfatter forprosjektering og utarbeidelse av omforent målpris. Fase 2 er forventet igangsatt vår 2010 og avsluttet sommer 2012 og omfatter detaljprosjektering og utførelse. 2.3 Prosjektets overordnede beskrivelse Prosjektet er beskrevet i vedlegg 1 orientering om oppdraget, og vedlegg 2 skisseprosjekt av juni 2008. 2.4 Definisjoner Samspill: En samarbeidsform i et bygge- eller anleggsprosjekt som er basert på dialog, tillit og åpenhet og med tidlig involvering av partene. Prosjektet gjennomføres under felles målsettinger formulert ved felles aktiviteter og basert på fellesøkonomiske interesser. Samspillsavtalen Side 2 av 12
Målpris: Den sluttkostnad partene ved utgangen av fase 1 er enige om og har tillitt til at prosjektet kan gjennomføres til. Sluttkostnad: Konstateres i sluttoppgjøret etter overtagelsen og representerer prosjektets reelle totale kostnad inkludert avsetninger for reklamasjonsarbeider, påslag, endringer, tillegg og fradrag. 3 HOLDNINGER OG MÅLSETNINGER 3.1 Prosess Det er partenes felles målsetning å: - Gjennomføre en effektiv og utviklende prosess hvor de fastsatte økonomiske, tidsmessige og kvalitative mål etterleves. - Følge opp de mål, rammer og spilleregler for samarbeidet som er fastlagt i felleskap. - Bidra aktivt til et positivt, konstruktivt og løsningsorientert samarbeidsklima for alle involverte parter. - Sikre optimal integrasjon mellom prosjektering og utførelse i alle faser. - Gjennomføre løpende evalueringer og erfaringsoverføringer til bruk for en stadig forbedring av prosess og produkt. - Sikre at samspill er forankret i egen organisasjon. - Gjennomføre prosjektet med fokus på HMS slik at de ansatte har et godt arbeidsmiljø og ikke utsettes for arbeidsulykker. 3.2 Produkt Det er partenes målsetting å: - Realisere et prosjekt som oppfyller byggherrens behov. - Gjennomføre prosjektet etter Undervisningsbyggs kravspesifikasjon utgave 2009 og Utdanningsetatens krav og forventninger til skolebygg. - Gjennomføre prosjektet til avtalt tid og kvalitet, uten mangler. 4 ORGANISASJON OG SAMARBEIDSFORM Avtalens parter forplikter seg til å handle i overensstemmelse med intensjonene i nærværende avtale. Samspillsavtalen Side 3 av 12
Det er avgjørende for gjennomføringen av samspillprosjektet at partenes samarbeid bygger på ærlighet, respekt, tillit og full åpenhet. 4.1 Styringsgruppe Det overordnede ansvar for at intensjon og målsetning i avtalen etterleves ivaretas av styringsgruppen bestående av: (minimum 2 representanter fra hver av partene med nødvendig fullmakt) Representanter fra byggherren: Representanter fra entreprenør: Styringsgruppens grunnleggende ansvar og oppgaver er: - At samspillsamarbeidet fungerer optimalt. - Oppfølging av tidsskjema og økonomi. - Oppfølging av målsetninger. - At kompetanse og ressurser er til stede i prosjektledelsen. - Løsning av konflikter overført fra prosjektledelsen. 4.2 Prosjektledelse Det er prosjektledelsens ansvar at det gjennom hele prosjektet gjennomføres en målrettet og effektiv prosess. Videre er det prosjektledelsens ansvar å sørge for at styringsgruppen er i besittelse av tilstrekkelig informasjon for å ivareta sine oppgaver. Prosjektledelsen består av: Prosjektleder entreprenør X Prosjekteringsleder X Prosjektleder byggherre: X For hver deltaker i prosjektledelsen utarbeides en jobb- og ansvarsbeskrivelse, og det skal utpekes en stedfortreder. Utskifting av personer i prosjektledelsen kan kun skje med byggherrens godkjennelse. Samspillsavtalen Side 4 av 12
4.3 Arbeidsmøte for samspill Prosjekt: Sandaker 1-10 skole og barnehage I starten av fase 1 avholdes et arbeidsmøte hvor både styringsgruppe, prosjektledelse og øvrig prosjektadministrasjon deltar. Arbeidsmøtets formål er å sørge for at alle blir fortrolige med og støtter opp om rammene for samspillsamarbeidet. Det kan avholdes ytterligere ett arbeidsmøte ved avslutningen av fase 1 for å sikre at partene har en felles oppfatning om prosjektets innhold og mål. Det skal avholdes minst ett arbeidsmøte i fase 2 under prosjektets gang og ett evaluerende arbeidsmøte ved prosjektets avslutning. 4.4 Møter Det avholdes følgende møter med på forhånd avtalte møtetidspunkter og deltakere: - Byggherremøter. - Prosjekteringsmøter. - Byggemøter. - Fremdriftsmøter. - Fagmøter / oppstartsmøter. - HMS-møter. Ved behov avholdes andre typer møter. Partene utarbeider i felleskap en møteplan. 5 PARTENES YTELSER / ARBEIDSOPPGAVER 5.1 Generelt om prosjektering Byggherrens avtaler med arkitekt, landskapsarkitekt og prosjekteringsgruppe tiltransporteres entreprenøren. Entreprenøren overtar samtidig ansvaret og risiko for all prosjektering som er gjennomført før signering av denne avtalen. Entreprenøren vil i løpet av fase 1 ha tilstrekkelig tid til å sette seg inn i det prosjekterte materiale. Entreprenøren vil i løpet av fase 1 få tilgang til eksisterende bygg og gis mulighet til å foreta nødvendige forundersøkelser slik at ved utgangen av fase 1 overtar Entreprenøren risiko for lokale forhold. Entreprenøren koordinerer og leder prosjekteringen slik at prosjektets planlagte fremdrift ivaretas. Entreprenøren skal ivareta rollene ansvarlig søker og ansvarlig koordinator for arbeidsmiljøspørsmål under utarbeidelse av et prosjekt (KP). Dette inkluderer ansvar for å fremskaffe brukstillatelse og ferdigattest til rett tid. Samspillsavtalen Side 5 av 12
5.2 Ved gjennomføring av fase 1 og fase 2 Prosjekt: Sandaker 1-10 skole og barnehage Den overordnede ytelses- og ansvarsfordeling utover det som er fastsatt i punkt 5.1 er som følger: Gjennomføring av fase 1: Byggherre: - Delta aktivt i styringsgruppen. - Fastlegge arealer og godkjenne målpris. - Levere informasjon til byggeprosjekt, herunder krav til særinstallasjoner, inventar m.v. til ferdig prosjekt. - Delta i planleggingsmøter og godkjenne prosjektforutsetninger / byggeprosjekt. - Delta aktivt i prosjektoptimaliseringen - Fullføre reguleringsprosessen Entreprenør: Begge: - Delta aktivt i styringsgruppen. - Prosjektledelse. - Prosjekteringsledelse. - Kalkulasjon. - Tidsplanlegging. - Forundersøkelser av alle stedlige forhold. - Entreprenøren (inklusive prosjekteringsgruppen og tekniske entreprenører) er pliktig til å bidra med prosjektoptimalisering i fase 1. Prosjektoptimaliseringen skal i all hovedsak skje i fase 1 og ikke i fase 2. - Utarbeide prosjekteringsmateriale inkludert funksjonskrav, beskrivelse og tegninger. - Tegningsunderlag til særinstallasjoner. - Sørge for nødvendige tillatelser. - Undersøke myndighetsforhold. - Avholde arbeidsmøter Samspillsavtalen Side 6 av 12
- Etablere prosjektorganisasjon. - Formulere og akseptere prosjektmål. - Integrere arkitektur, prosjektløsninger og økonomi. - Fastlegge risiko og forutsetninger. - Prosjekt og prosessgjennomgang. - Miljø- og arbeidsmiljøhensyn innarbeides i prosjektet. - Utarbeide målprisen for prosjektet. - Utarbeide prosjektforslag / løsningsforslag. Overgang fra fase 1 til fase 2 Ved avslutningen av fase 1 skal arkitektur, tekniske løsninger, omforent målpris og ferdigstillelsesdato foreligge som et samlet prosjektforslag. Alle fravik til Undervisningsbyggs kravspesifikasjon utgave 2009 skal være forhåndsgodkjent. Det skal avholdes et møte hvor Byggherren tar stilling til det grunnlaget som er utarbeidet i fase 1 og utgjør det samlede prosjektforslag. Det føres et referat (vedlagte mal benyttes) fra møtet hvor byggherres godkjennelse og samtlige dokumenter som utgjør det samlede prosjektforslag nedtegnes med dato og revisjons nr. Partene signerer dette referatet. Ved gjennomføring av fase 2 Byggherre: - Delta aktivt i styringsgruppen. - Løpende godkjenne oppdatering av målpris, fremdriftsplan og prosjekt. - Foreta løpende utbetalinger jfr betalingsplan. - Følge opp entreprenørens prosjektledelse og delta i prosjektledelsen. - Treffe beslutninger som er nødvendige i tide slik at prosjektets fremdrift ikke hindres. - Byggherren utpeker egen byggeleder Entreprenør: - Delta aktivt i styringsgruppen og prosjektledelsen. - Prosjektledelse og styring av den samlede utførelse. - Prosjektoptimalisering. Samspillsavtalen Side 7 av 12
Begge: - Entrepriseledelse. - Foreta innkjøp i tråd med prosjektets kalkyler og tidsplan og i henhold til punkt 5.3 - Sikre oppfølgning av kalkyler, målpris og tidsplan. - Følge opp myndighetsforhold. - Sørge for nødvendige tillatelser. - Prosjektere i overensstemmelse med de tekniske, økonomiske og tidsmessige rammer for prosjektet. - Utføre kvalitetssikring av eget arbeid. - Ansvar for KU-funksjonen (i henhold til byggherreforskriften). - Sikre et godt arbeidsmiljø. - Risikostyring og risikominimering. - Sikre at holdninger og målsettinger etterleves. - Sikre framdrift, kvalitet og økonomi. - Avholde møter og utpeke referent. 5.3 Øvrige rådgivere og fagentreprenører Valg av øvrige rådgivere og fagentreprenører, utover de som er valgt ved inngivelse av tilbud, gjøres av partene i felleskap. Fagentreprenører som kan bidra til prosjektoptimalisering både hva angår kvalitet og besparelser inkluderes så tidlig som mulig i prosessen. Det skal etableres kontraherings- og beslutningsplaner ved innhenting av tilbud fra underentreprenører/leverandører. Entreprenøren skal foreta evaluering av innkomne tilbud og forelegge byggherren innstilling for godkjenning før kontraktsforhandlinger igangsettes. Byggherren har rett til å avvise på saklig grunnlag. Entreprenøren inngår avtaler med leverandører/underentreprenører direkte. Byggherren skal ha innsyn i alle slike avtaler inkludert forespørsler, tilbud, kontrakter, rabatter, endringer og sluttoppgjør. 5.4 Utskifting av personell Entreprenørens tilbudte prosjektorganisasjon, inklusive underentreprenørers prosjektorganisasjon kan ikke ha utskifting uten byggherrens godkjennelse. Ved utskifting i prosjektorganisasjonen kan ikke entreprenøren fakturere dennes kostnad i de første 2 måneder (fulltid). Samspillsavtalen Side 8 av 12
Byggherren har også rett til å kreve utskifting av tilbudt personell, på saklig grunnlag. 6 ØKONOMIEN I PROSJEKTET 6.1 Målsetning Det er partenes målsetning å: - Optimalisere prosjektet i fase 1 slik at det oppnås en optimal målpris. - Ikke overstige målprisen. - Gjennomføre prosjektering og utførelse på en optimal måte slik at en forbedret lønnsomhet oppnås. - Sikre at prosjektet realiseres på en måte som gir alle parter et godt økonomisk resultat. 6.2 Budsjett, målpriskalkyle og målpris Delbudsjett for fase 1 kr. eks mva. Kalkyle for målpris utarbeides i felleskap i detalj i fase 1. Målpriskalkylen skal inneholde følgende hovedelementer: selvkost, påslag, uforutsette kostnader /risikoavsetning og reklamasjonsavsetning. Målprisen fastsettes ved utgangen av fase 1. Selvkost skal kun inneholde entreprenørens faktiske kostnader enten dette er kostnader for egne ansatte eller innkjøpskost fra leverandør eller underentreprenør. Det skal avsettes et beløp til uforutsette kostnader (risikoavsetning). Byggherrens prosjekt- og byggeledelse skal inngå i prosjektets målpris. Partenes deltakelse i Styringsgruppen og øvrig hovedadministrasjon skal ikke inngå i prosjektets målpris. En avsetning for reklamasjonsarbeider gitt i tilbud belastes prosjektet før beregning av incitament, se pkt. 6.4. Det er knyttet en incitamentsavtale til målprisen. Incitamentsavtalen regulerer partenes andel av overskudd/underskudd i forhold til målprisen. Ved utgangen av fase 2 overleveres prosjektet og det foretas et sluttoppgjør hvor man både konstaterer prosjektets sluttkostnad og deretter foretar oppgjør i henhold til incitamentsavalen. Det er full åpenhet om økonomien. Alle parter er forpliktet til å medvirke til å optimalisere lønnsomheten i prosjektet. I fase 2 foretar prosjektledelsen løpende registrering og måling av avvik i forhold til målpris slik at korrigerende tiltak kan iverksettes. Samspillsavtalen Side 9 av 12
For tiltransporterte rådgivere foretas indeksregulering i tråd med de tiltransporterte avtaler med rådgivere. Målprisen for fase 2 indeksreguleres med utgangspunkt i dato for når målprisen er fastlagt jfr. signert møtereferat fra fase 1. Følgende indeks skal benyttes for regulering av målprisen: SSBs indeks for Boligblokk. Entreprenørenes timepriser og avsetning for reklamasjonsarbeider indeksreguleres ikke. 6.3 Vederlag og påslag Det utarbeides en betalingsplan innen utgangen av fase 1 som tar hensyn til den enhver tid gjeldende produksjonsverdi. Entreprenørens totale vederlag vil til slutt bestå av sluttkostnad, med tillegg/fradrag etter oppgjør i henhold til incitamentsavtalen, jfr pkt. 6.4. Entreprenørens påslag er avtalt til følgende:.% til hovedadministrasjon og fortjeneste. Det er ikke påslag på oppgitte timepriser i tilbudet, på andre innkjøpte ytelser beregnes påslag. 6.4 Incitamentsavtale Modell for overskudds / underskuddsdeling er avtalt som følger: 1. Dersom prosjektets sluttkostnad blir lik målprisen, honoreres Entreprenør uten at det gjøres fradrag eller tillegg i vederlaget. 2. Dersom prosjektets sluttkostnad blir lavere enn målprisen deles den oppnådde besparelse som følger: Byggherre: 60 % Entreprenør: 40 % 3. Dersom prosjektets sluttkostnad overstiger målprisen deles overskridelsen som følger: Byggherre: 40 % Entreprenør: 60 % 6.5 Justering av målpris Målsum reguleres kun for direkte kostnader som skyldes funksjonsendringer byggherren krever, samt vesentlige godkjente kvalitetsendringer. Da entreprenør vil ha mulighet til å foreta undersøkelse på stedet, vil det ikke bli akseptert endringsmeldinger hvor forhold burde vært avdekket tidligere. Entreprenøren har full risiko for at det prosjekterte material er riktig ved ferdig forprosjekt. Kontrakten følger ellers endringssystemet i NS 3431. Byggherreinitierte prosjektendringer i form av avbestillinger eller endringer regulerer målprisen. Målprisen endres tilsvarende ved Samspillsavtalen 12 Side 10 av
andre byggherrerelaterte forhold som etter NS 3431, dog jfr. ovenstående, gir Entreprenøren rett til tillegg eller Byggherren krav på fradrag. De alternative prosjektoptimaliserende og besparende løsningene som fremkommer gjennom samspillsamarbeidet i fase 2 reduserer ikke målprisen, men blir en besparelse for prosjektet. 6.6 Utbedring av feil og skader Entreprenørens kostnader for utbedring av feil i byggetiden, herunder inngår mangel ved overtakelse, eller dekning av kostnader for erstatningskrav fra tredjemann som entreprenøren er ansvarlig for, skal, dersom de ikke dekkes av noen av partenes forsikringer, ikke inngå i prosjektets sluttkostnad men dekkes av entreprenøren i sin helhet. 6.7 Reklamasjon/garanti Det er 5 års reklamasjonstid. Entreprenøren overtar i sluttoppgjøret avsetningen på reklamasjonsarbeid. Entreprenøren overtar samtidig risikoen for at reklamasjonsarbeidene overstiger avsetningen. 7 AVBESTILLING 7.1 Generelt Byggherren har rett til å avbestille hele eller deler av kontraktsarbeidet. Avbestilling skal foretas skriftlig i så god tid som mulig. Byggherrens avbestilling av kontrakten begrenser ikke hans rettigheter til prosjekteringsmaterialet. Ved avbestilling skal totalentreprenøren overlevere alt utarbeidet materiale til byggherren. Avbestilling endrer ikke totalentreprenørens ansvar for det leverte materialet. 7.2 Avbestilling i fase 1 og før fase 2 Dersom byggherren velger å avbestille kontrakten før fase 2, medfører dette ikke noe ansvar overfor totalentreprenøren utover betaling for utført arbeid. Oppgjør foretas i overensstemmelse med NS 3431 pkt. 36 på grunnlag av timepriser og påslag angitt i tilbudet. 7.3 Avbestilling i fase 2 Dersom byggherrens avbestilling i fase 2 medfører mindre enn 15 % reduksjon av totalentreprenørens samlede vederlag etter fradrag og tillegg ved endringsarbeider, skal reduksjonen alltid behandles etter bestemmelsene om endringer. I den grad avbestillingen reduserer totalentreprenørens samlede vederlag med mer enn 15 %, skal byggherren betale totalentreprenørens dokumenterte kostnader og en erstatning tilsvarende 3% av verdien av de avbestilte arbeider eksklusive merverdiavgift. Samspillsavtalen 12 Side 11 av
8 TIDSPLAN Igangsettingstillatelse forventes den.. Oppstart forventes den.. Prosjektet antas overlevert den. 9 ANSVAR OG FORPLIKTELSER Ansvars- og risikofordelingen utover det som er regulert i avtalen mellom partene skal være i samsvar med systemet i NS 3431. Partene har dermed et selvstendig ansvar for forhold innenfor sine respektive beskrevne ansvars- og arbeidsområder. 10 KONFLIKTLØSNING Samspillavtalen baserer seg på en alternativ konfliktløsningsmodell der målet er å løse uoverensstemmelser hurtig på lavest mulig nivå i organisasjonene. Om partene ikke kommer til enighet innen 1 uke heves diskusjonen opp ett trinn, dvs til prosjektledelsen. Her gis saken den samme tidsfrist. Om saken heller ikke lar seg løse i dette forumet, bringes den inn for styringsgruppen som avgjør og lukker saken innen to uker etter at de har fått den forelagt. Dersom saken ikke lar seg løse gjennom dette gjelder kontraktens punkt 16. ******* Denne avtale er utstedt i to eksemplarer, hvorav partene beholder et eksemplar hver For byggherren: Underskrift og dato For entreprenøren: Underskrift og dato Samspillsavtalen 12 Side 12 av