Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer: Varamedlemmer: Lars Arnfinn Flatelid, leder Kristin Skaiaa, 1. varamedlem(innkalles) Karl Inge Thomassen, nestleder Aslak Øyna, 2. varamedlem Lise Mitander (forfall) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid: Onsdag 25. mai 2016 kl. 13.00 Sted: Kommunehuset, møterom biblioteket 3. etasje Saksliste: SAK 05/16 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 06/16 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2015 IVELAND KOMMUNE (ettersendes) SAK 07/15 FULLMAKT TIL LEDER Referatsaker: R 04/16 Protokoll fra fellesmøte Agder Sekretariat R 05/16 Møtebok fra styremøte Agder Sekretariat Faste poster: Kontrollutvalget drøfter sitt videre arbeid Revisor orienterer Eventuelt Iveland, 18. mai 2016 Lars Arnfinn Flatelid Leder Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Kopi sendt elektronisk til: Iveland kommune Ordfører Rådmann Revisor Finn Terje Uberg Setesdølen Eventuelle forfall bes meldt til Kjell Ivar Hommen, tlf. 975 10298. 2
3
Kontrollutvalget i Iveland kommune Sak 07/16 Møtedato: 25.05.2016 Saksbehandler: kih Sak 07/16 Fullmakt til leder Leder og nestleder i kontrollutvalget har møte- og talerett i kommunestyret når saker fra kontrollutvalget er til behandling. Kontrollutvalget har en generell innsyns- og undersøkelsesrett i kommunen. Den er ikke begrenset av at opplysningene er taushetsbelagte, og den gjelder opplysninger, redegjørelser og dokumenter som er nødvendige for at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre sine oppgaver. Denne innsynsretten gjelder også informasjon i selskaper organisert som interkommunale selskaper (IKS), styrer ett 27 i kommuneloven, aksjeselskaper som er heleid av kommunen (eller sammen med andre kommuner) og heleide datterselskaper av IKS eller heleide datterselskaper av aksjeselskaper. Innsynsretten gjelder kontrollutvalget som organ, og gjelder ikke den enkelte medlem av utvalget. Kontrollutvalget kan overlate til leder eller sekretariat å benytte innsynsretten på utvalgets vegne. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget gir leder av utvalget fullmakt til å benytte innsynsretten på utvalgets vegne i kommunale møter og på møter i selskaper hvor kontrollutvalget har full innsynsrett.
AGDER SEKRETARIAT FELLESMØTE LEDERE AV KONTROLLUTVALGENE Dato: Mandag 4. april 2016 kl. 18.00-18.30 Sted: Kommunehuset i Hægebostad MØTEBOK Tilstede: Bodil Stensrud Sigmund Lien Else Haugland Jonny Deisz Torbjørn Klungland Kirsten Svensson Lars Arnfinn Flatelid Svein Bøgwald Eirik Skogstad Vidar Skarpeid Gunnar Skaar Ole Erik Vestøl Endrerud Inger Lise Austrud Andre: Kjell Ivar Hommen Audnedal kommune Bygland kommune Evje og Hornnes kommune Farsund kommune Flekkefjord kommune Hægebostad kommune Iveland kommune Kvinesdal kommune Lindesnes kommune Lyngdal kommune Marnardal kommune Sirdal kommune Åseral kommune Agder Sekretariat Ebba Farre Roksvold, Mandal kommune, Torvald Gautland, Bykle kommune og Knut H. Nomeland, Valle kommune hadde forfall. Innkalling til møtet var utsendt 18. mars 2016. Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. Kjell Ivar Hommen var møteleder. SAKSLISTE: SAK 01/16 FASTSETTELSE AV MØTEGODTGJØRELSE TIL STYRET SAK 02/16 VALG AV 4 STYREMEDLEMMER OG 4 VARAMEDLEMMER Kvinesdal, 4. april 2016 Kjell Ivar Hommen Sekretær Sign. Utskrift sendes til: Kontrollutvalgslederne og eierkommunene. Kommunene bes videresende til ordfører og rådmann.
Møtebok 04.april.2016 Fellesmøte Agder Sekretariat Sak 01/16 Godtgjørelse til styret Enstemmig vedtak: Gjeldende satser blir fastsatt til: Møtegodtgjørelse: kr 1.500 for hvert møte Godtgjørelse til styreleder: Kr 15.000 pr. år i tillegg til vanlig møtegodtgjørelse. Tapt arbeidsfortjeneste: Legitimert sats: Ulegitimert sats: Inntil kr 250 pr. time kr 100 pr. time Saksutredning: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 01/16: Godtgjørelse til styret Etter vedtektenes 10 er det fellesmøte av kontrollutvalgsledere som fastsetter styrets godtgjørelser. Gjeldende satser er: Møtegodtgjørelse: kr 800 for hvert møte Godtgjørelse til styreleder: kr 8.000 pr. år i tillegg til vanlig møtegodtgjørelse Tapt arbeidsfortjeneste: Legitimert sats: Inntil kr 250 pr. time Ulegitimert sats: kr.100 pr. time Disse satsene har vært gjeldende siden etablering av selskapet i 2005. Sak 02/16 Valg av 4 styremedlemmer og 4 varamedlemmer Fellesmøtet valgte enstemmig følgende til styremedlemmer i Agder Sekretariat: Valget gjelder for kommunevalgperioden.
4 styremedlemmer: Ebba Farre Roksvold, Mandal kommune Karl Inge Thomassen, Iveland kommune Kirsten Svensson, Hægebostad kommune Torbjørn Klungland, Flekkefjord kommune 4 varamedlemmer (i prioritert rekkefølge): 1. Johnny Deisz, Farsund kommune 2. Else Haugland, Evje og Hornnes kommune 3. Eirik Skogstad, Lindesnes kommune 4. Ole-Erik Vestøl Endrerud, Sirdal kommune Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 02/16: Valg av 4 styremedlemmer og 4 varamedlemmer Ihht. vedtektene for Agder Sekretariat er det fellesmøte av kontrollutvalgsledere for deltakerkommunene som velger styre. Ved valg av styremedlemmer og varamedlemmer til styret tilstrebes best mulig fordeling ut fra geografiske forhold. Det er ikke oppnevnt valgkomite til å forberede valgene, og det hadde vært ønskelig om det i forkant av møtet hadde vært kontakt mellom lederne i de fire naturlige områdene på forhånd (Bykle, Valle, Bygland, Evje og Hornnes og Iveland), (Åseral, Audnedal, Lindesnes, Marnardal og Mandal), (Hægebostad, Lyngdal og Farsund) og (Sirdal, Kvinesdal og Flekkefjord) med tanke på forlag til kandidater. I de foregående perioder har det vært ledere/nestledere av kontrollutvalg som har vært styremedlemmer, men en kan ikke se at det i vedtektene for selskapet er noe til hinder for at andre kan velges til styret.
Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 AGDER SEKRETARIAT - styret MØTEBOK Dato: Torsdag 28. april2016 kl. 14'00-15.00 Sted: Sekretariatets kontor i Kvinesdal Tilstede: Ebba Farre Roksvold Torbjørn Klungland Kirsten Svensson Karl lnge Thomassen Andre: Kjell Ivar Hommen, daglig leder Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saksliste SAK 01/16 VALG AV LEDER OG NESTLEDER SAK 02116 GODKJENNING AV REGNSKAPET FOR 2015 SAK 03/16 LØNNSJUSTERING PR. 01.05.2016 sak 04/16 ÅnSVrnrDrNG FOR 2015 Eventuelt UNDERSKRIFTER: W1..* lq,av,t.o{d-!d.ut"'', 6uøsæ." Tn'[";a'- K-A*,"/rt{) 'r-æf Utskrift sendes: fstyrets medlemmer samt kontrollutvalgsleder, ordfører og rådmann r deltakerkommunene. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekke{ord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Mamardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 0298 E-post: kj ell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy. gill@asekretariat.no
Møtebok 28. april2016 Agder Sekretariat SAK OIII6 VAL AV LEDER OG NESTLEDER Disse ble enstemmig valgt: Leder: Ebba Farre Roksvold Nestleder: Tortrjørn Klungland SAK 02116 GODKJENNING AV REGNSKAPET FOR 2OI5 Enstemmig vedtak: 1. Styrets årsberetning for 2015 godkjennes. 2. Styret godkjenner det fremlagte regnskap for 2015. 3. Mindreforbruket, kr 77 154 tilføres disposisjonsfond. SAK 03116 LØNNSJUSTERING PR. 01.05.2016 Enstemmig vedtak: Det gis et tillegg i lønn fra 01.05.2016 for selskapets ansatte tilsvarende rammen i kommuneoppgiøret for 2016. SAK 04116 ÅNSMELDING FOR 2015 Enstemmig vedtak: Årsmeldingen for 2015 godkjennes. Eventuelt