Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 14.04.2014 14/35-7 /K1-033 Deres dato Deres referanse Vår saksbehandler: Per Olav Pettersen, tlf 98 26 30 05 Styrets medlemmer: Kurt Orre Bjørg Marit Sollie Torunn Årset Jørgen Fidjeland Christian Sundfør Henrik Oseberg Styrets varamedlemmer 1. varamedlem Andreas Gillund 2. varamedlem Tanja Breyholz Rune Loraas Erik Løken INNKALLING TIL STYREMØTE 04/2014 Det innkalles herved til styremøte 04/2014 i Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS (VIB) Torsdag 24. april 2014 klokken 08:15 10:00. på Tønsberg brannstasjon, møterom i 2. etasje. Vedlagt følger sakskart og saksdokumenter. Eventuelle spørsmål og/eller forfall rettes til undertegnede. Varamedlemmer møter etter nærmere beskjed. Med vennlig hilsen Per Olav Pettersen Brannsjef Vedlegg Kopi: Leder representantskapet Alf Johan Svele Revisor Postadresse Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Tønsberg brannstasjon Kopstad brannstasjon Nøtterøy brannstasjon Ollebukta 6, 3126 Tønsberg Ollebukta 6, Tønsberg Nykirke Kirkeveien 222, Borgheim Tlf 33 00 36 00 Faks: 33 00 36 09 Faks: 33 40 12 27 E-post: post@vibr.no Org.nr.: 982 847 796 Bankkonto: 2470.25.42215
2 av 10 SAKSKART TIL STYREMØTE 04/2014 Saksnr. 15/2014 Godkjenning av innkallingen til styremøte 04/2014 Saksnr. 16/2014 Årsregnskap med årsmelding for 2013 Saksnr. 17/2014 KOSTRA Brann- og ulykkesvern 2013 Saksnr. 18/2014 Prosjektstilling for brann- og redningsmedlemmene i KS Bedrift Saksnr. 19/2014 Daglig leders rapport til styret - Status nødnett - Status Nøtterøy Brannstasjon - Vesentlige hendelser Saksnr. 20/2014 Eventuelt Saker merket U er unntatt offentlighet pga behovet for en forsvarlig gjennomføring av VIBs økonomi, lønns- eller personalforvaltning og/eller har karakter av anbud/tilbud.
3 av 10 Saksnr. 15/2014 Godkjenning av innkallingen til styremøte 04/2014 Innkalling til styremøte 04/2014 godkjennes.
4 av 10 Saksnr. 16/2014 Årsregnskap med årsmelding for 2013 Styret inviterer representantskapet til å gjøre følgende vedtak: Regnskap med årsberetning for 2013 fastsettes. Mindreforbruket i driftsregnskapet for 2013 på kr 4 337 432,- avsettes til disposisjonsfond Udekket behov i investeringsregnskapet for 2013 på kr 100 360,- dekkes ved bruk av disposisjonsfond Bakgrunn I henhold til lov om interkommunale selskaper med tilhørende forskrift, fastsetter representantskapet årsregnskapet med revisjonsberetning. Nøtterøy kommune, som regnskapsfører, har avsluttet og oversendt regnskap med noter for VIB for 2013. Regnskapene er satt opp i samsvar med kommunelovens prinsipper og god regnskapsskikk. Årsregnskapet med noter, forslag til årsberetning og revisjonsrapport ligger vedlagt. Driften av selskapet ble i 2013 gjennomført iht. styrets vedtak. Økonomiske konsekvenser Regnskapsmessig resultat 2013: Driftsregnskapet viser et mindreforbruk på kr 4 337 432,-. Avviket under posten Refusjoner skyldes høyere refusjon av sykelønn enn budsjettert samt at momskompensasjon for investering og drift ikke er budsjettert. Avviket under posten Salgsinntekter skyldes høyere inntekter på utførte tjenester og økt salg av direkteoverførte brannalarmer til Vestviken 110. Avviket under posten Lønn inkl sosiale utgifter skyldes i hovedsak et lønnsoppgjør med stort overheng med tilhørende lavere pensjon premie og arbeidsgiveravgift. Avviket under posten Overføringer skyldes i hovedsak moms på drift. Avviket under posten interne finanstransaksjoner skyldes at det ikke er brukt investeringsmidler som ble budsjettert i 2013 (Forsinket leveranse av kjøretøyene V 0.1, V 3.8 og V3.1) disse er overført til 2014. Investeringsregnskapet viser et udekket behov på kr 100 360,-. Dette skyldes et innkjøp som er overført fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet. Konklusjon/anbefaling Daglig leder anbefaler styret å invitere representantskapet til å gjøre følgende vedtak: Regnskap med årsberetning for 2013 fastsettes. Mindreforbruket i 2013 på kr 4 337 432,- avsettes til disposisjonsfond Udekket behov i investeringsregnskapet for 2013 på kr 100 360,- dekkes ved bruk av disposisjonsfond
5 av 10 Saksnr. 17/2014 KOSTRA Brann- og ulykkesvern 2013 Styret tar redegjørelsen om KOSTRA Brann og ulykkesvern 2013 til orientering. KOSTRA Brann- og ulykkesvern 2013 Et utdrag av KOSTRA Brann- og ulykkesvern 2013 følger vedlagt. Brannsjefen viser til tilsvarende sak med saksnr. 14/2013 KOSTRA Brann- og ulykkesvern 2012 Vedlagt følger foreløpige KOSTRA tall for brann og redning funksjon 338 og 339 for eierkommunene i VIB og noen av de øvrige kommunene i Vestfold samt et utvalg kommuner i Norge for 2013. Rapporteringen fra eierkommunene i KOSTRA For 2013 sendte vi ut et budsjett på innbetalingene fra eierkommunene til VIB spesifisert på hver KOSTRA funksjon for hele året. Dette og tidligere års oppfølging har gjort at en del av feilene i rapporteringen er rettet opp. Men fremdeles viser KOSTRA rapporteringen for 2013 at noen av de samme feilene fremdeles henger igjen. Re har ikke i 2013 rapporteringen skilt mellom forebyggende og beredskap i brannvesen regnskapet. Brannsjefen vil fortsette å følge opp dette ovenfor eierkommunene. VIBs eierkommuner forklaring og kommentarer Tallene i vedlegget viser at VIB kommunene har ulike kostnader pr innbygger, mens de betaler likt pr innbygger. Dette forklares slik: Betalingen til VIB fra VIBs eierkommuner var i 2013 basert på et likt beløp pr innbygger, basert på innbyggertallet ved inngangen til året før (dvs pr 31.12.). Tallene ovenfor og tallene i KOSTRA er basert på innbyggertallet pr 31.12.13. Endringene i befolkning i disse to årene gjenspeiler i stor grad de ulike kostnadene for VIB kommunene. Det forholdet som bidrar mest til forskjellen mellom kommunene det er naturlig for oss å sammenligne oss med er dimensjoneringsforskriftens krav til bemanning i beredskapen i forhold til antall innbyggere i tettstedet. Tønsberg tettsted har nettopp passert 50 000 innbyggere og kravet til bemanning er minimum to vaktlag pluss støttestyrke, til sammen 9 mannskaper på vakt. Sandefjord og Larvik tettsted har begge fremdeles noe under 50 000 innbyggere i tettstedet og kravet er et vaktlag med støttestyrke, til sammen 5 pr tettsted. En sammenligning av Tønsberg med de andre bykommunene fra 2007 (før 2007 er tallene borte i KOSTRA) viser at kostnadsutviklingen pr. innbygger i Tønsberg (som en av VIB kommunene) har økt vesentlig mindre i denne perioden enn i sammenligningskommunene og snittallene. Brannsjefens konklusjon og anbefaling Brannsjefen anbefaler styret å ta redegjørelsen til orientering.
6 av 10 Saksnr. 18/2014 Prosjektstilling for brann- og redningsmedlemmene i KS Bedrift Styret støtter opprettelsen av en prosjektstilling for brann- og redningsmedlemmene i KS Bedrift under forutsetning at utgiftene dekkes innenfor vedtatt budsjett. Innledning Det er tatt et initiativ fra medlemmene til å opprette en egen prosjektstilling for brann- og redningsmedlemmene i KS Bedrift. I saken orienteres det om bakgrunn, organisering og finansiering av stillingen. Samfunnssikkerhet og beredskap på agendaen Samfunnssikkerhet og beredskap er høyt oppe på agendaen og vil trolig være det i lang tid fremover. Dette påvirker også brann- og redningsmedlemmene i KS Bedrift i stor grad. En kort oppramsing sier litt om de mest aktuelle sakene nå og fremover: Nødnett «Brannstudien» - foreslår nye modeller for organisering av brann- og redningsvesenet «Politianalysen» - vil legge rammer også for hvordan man innretter brannvesenet «Akuttutvalget» - grensesnittet mellom helse, brann- og redning Sivilforsvaret med forslag om tettere samordning med brannvesenet tema også i «Brannstudien» Organisering av nødmeldesentralene. Færre sentraler? Samlokalisering? Felles nødnummer? Brann- og redningsvesenets rolle i et samfunn hvor andre tradisjonelle statlige beredskapsaktører bygger ned (Heimevernet, Sivilforsvaret) Helse, miljø og sikkerhet med særlig fokus på kreftfremkallende stoffer i sot og brannrøyk Akutt forurensning ny Stortingsmelding er under utarbeidelse Lederutvikling, opplæring og kompetanseheving i brann- og redningsvesenet Listen er ikke uttømmende. Medlemsservice i dag I tillegg til arbeidsgiverservice ivaretas interessene til brann- og redningsmedlemmene gjennom bransjeutvalget for tjenester sammen med en rekke andre medlemmer. Ut over dette har brann- og redningsmedlemmene de siste årene hatt et eget «nettverk» med en «programkomite». Nettverket har ingen formell rolle og medlemmene i «programkomiteen» er ikke formelt valgt, men oppnevnt på et nettverksmøte. I tillegg gis det noe rådgiverbistand til høringer og organisering av nettverksmøter. KS Bedrift gjør en betydelig jobb for brann- og redningsmedlemmene i dag med de ressursene som er til rådighet. De har i dag mange gode kanaler til Storting, regjering, departement og direktorater. I tillegg er det god kontakt mot KS. Dette vises i programmet på Brann- og redningsdagen i år hvor hele ledertrioen i Justiskomiteen og to statssekretærer var tilstede. Men med de utfordringene medlemmene på dette området nå står ovenfor, er det behov for ekstra ressurser for å ivareta medlemmenes interesser på en god måte. Økte ressurser vil
7 av 10 også gjøre det enklere å samarbeide med andre relevante aktører når det er naturlig, slik som NBLF. Prosjektstilling Med bakgrunn i de organisatoriske og økonomiske utfordringene som ligger i de prosessene som er i gang, er det ønskelig å styrke interessearbeidet for brann- og redningsmedlemmene i KS Bedrift. Erfaring fra andre bransjeområder som havn og avfall, er at tilsetting av dedikerte personer bidrar til å gi et løft for det interessepolitiske arbeidet. Styret i KS Bedrift diskuterte derfor saken på sitt møte i mars, og har foreslått at KS Bedrift tilbyr brann- og redningsmedlemmene å opprette en prosjektstilling over to år. Modellen tar utgangspunkt i at en slik stilling koster 1 million kroner pr år, inklusive sosiale utgifter og kostander til drift, og at medlemmene må dekke minst 700 000 kroner. Brann- og redningsmedlemmene inviteres til å bidra med gitte beløp differensiert etter størrelse på selskapet, og garantere for kostnadene for å finansiere en slik stilling: Medlemmer med kontingent på under 80 000 betaler 25 000 pr år Medlemmer med kontingent på mellom 80 000 og 200 000 kroner betaler 50 000 pr år Medlemmer med kontingent på over 200 000 kroner 75 000 kr pr år. Dette vil til sammen gi ca 1 000 000 kroner. Denne måten å finansiere på gir en flater utjevning av kostandene pr medlem. Målet er at alle bidrar og at en får finansiert kostnadene fullt ut, selv om det ligger en garanti fra KS Bedrift til grunn, jf over. Saken var oppe til orientering og diskusjon under brann- og redningsdagen 8. april på KS Bedriftenes Møteplass 2014. Videre var den til behandling på årsmøtet til KS Bedrift Tjenester samme dag. Årsmøtet vedtok følgende: «Årsmøtet for KS Bedrift Tjenester støtter forslaget om å opprette en prosjektstilling på brann og redning i KS Bedrift innenfor rammene skissert i saksframlegget. Årsmøtet ønsker at det behandles i de berørte medlemsbedriftene før det iverksettes, og at det belyses hvilke økonomiske konsekvenser dette har for kommunene». Økonomiske konsekvenser Mange av sakene det arbeides med i dag har økonomiske konsekvenser for selskapene og kommunene. Nødnett er et aktuelt eksempel. Her ser vi at prosessene for involvering er dårlig og en manglende forståelse hos statlige myndigheter for hvordan kommunal sektor er organisert. Dette fører blant annet til at man prøver å overføre kostnader til kommunal sektor uten at det er grunnlag for det. KS Bedrift arbeider akkurat nå med en konkret sak på dette hvor hver 110 sentral i fase 0 (inkludert Vestviken 110) står i fare for å få en ekstra regning på om lag 500 000 kroner. I Brannstudien ser vi at grensesnittet mot hva som er og bør være et kommunalt ansvar kontra statlig ansvar, i flere tilfeller er utydelige. Dersom vi ikke bidrar inn i slike prosesser kan det medføre at kommunal sektor må betale uforholdsmessig for beredskap som ligger i skjæringspunktet mellom kommunalt og statlig ansvar. Vi ser også at presset på at brann- og redningsvesenet for å ta på seg stadig nye oppgaver kan bidra til at kostnadene øker. Dette kan bli en aktuell problemstilling i «Akuttutvalget». Med disse eksemplene, og med erfaring fra andre bransjer i KS Bedrift som driver aktiv interessepolitisk arbeid med en eller flere personer, er det god grunn til å tro at dette tiltaket også vil spare oss som medlemmer for kostnader og dermed være økonomisk lønnsomt.
8 av 10 Brannsjefens konklusjon og anbefaling Det er mange saker på agendaen som vil påvirke oss både økonomisk og organisatorisk i tiden fremover. Styret i KS Bedrift ønsker å bidra til at interessene til brann- og redningsmedlemmene styrkes i de prosessene som er på gang. Dersom det er oppslutning om prosjektstillingen blant medlemmene, kan KS Bedrift etablere prosjektstillingen til høsten. Da vil det bli fakturert halv årskontingent for 2014. For VIB betyr dette en utgift på kr 25 000 i 2014, 50 000 i 2015 og 2016. Brannsjefen anbefaler styret å støtte opprettelsen av en prosjektstilling for brann- og redningsmedlemmene i KS Bedrift. Utgiftene dekkes innenfor vedtatt budsjett.
9 av 10 Saksnr. 19/2014 Daglig leders rapport til styret Styret tar brannsjefens rapport til orientering Status nødnett Brannsjefen orienterer på styremøtet. Status Nøtterøy Brannstasjon Brannsjefen orienterer på styremøtet. Vesentlige hendelser Brannsjefen orienterer på styremøtet. Konklusjon/anbefaling Brannsjefen anbefaler at styret tar rapporten til orientering.
10 av 10 Saksnr. 20/2014 Eventuelt Fremkommer på møtet.