Saksframlegg. SAMORDNET OPPTAK TIL BARNEHAGEPLASS I TRONDHEIMSBARNEHAGENE FRA 2006 Arkivsaksnr.: 03/26600

Saksframlegg SAMORDNET OPPTAK TIL BARNEHAGEPLASS I TRONDHEIMSBARNEHAGENE FRA 2006 Arkivsaksnr.: 03/26600 Forslag til innstilling: A. Bystyret tar til etterretning rådmannens endringer av opptaksmyndigheten. B. Det innføres 3 felles opptakskriterier for alle Trondheimsbarnehagene: 1. Barn med funksjonshemninger; jf. Lov om barnehager 9. Dokumentasjon fra barne- og familietjenesten og / eller sykehus 2. Barn som skal sikres barnehageplass som virkemiddel i forebyggende barnevern; Lov om barnevernstjenester 4-4 3. Alle 5-åringer uten ordinær barnehageplass, skal etter søknad tilbys en ordinær barnehageplass. 4- åringer som har plass i en familiebarnehage og som ønsker plass i en ordinær barnehage, skal etter søknad gies et slikt tilbud. C. Rådmannen foreslår å videreføre følgende kommunale tilleggskriterier: 4. Barn fra familier hvor begge foreldrene er minoritetsspråklige (med unntak av svensk, dansk og engelsk) 5.Barn fra familier med store belastninger på grunn av sykdom og /eller andre forhold 6. Søsken til barn i samme enhet Ledige plasser etter at opptakskriteriteriene er fulgt, tildeles ved loddtrekning. Foreldre kan tilbys plass i andre barnehager enn de fire prioriterte i søknaden. D. St. Olav Hospitals barnehager kan benytte eget søknadskjema og egne søknadsprosedyrer. De må forplikte seg til å gi kommunen oppdaterte oversikter over plasserte barn og barn på venteliste. Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 1

1. INNLEDNING Endringer i Lov om barnehager av juli 2003 forplikter kommunene til å legge til rette for samordnet opptak til barnehageplass for kommunale og private barnehager. I ny Lov om barnehager, som trår i kraft 01.01.06 lyder 12, Samordnet Opptak: Alle godkjente barnehager i kommunen skal samarbeide om opptak av barn. Kommunen skal legge til rette for en samordnet opptaksprosess, der det taes hensyn til barnehagenes mangfold og egenart. Brukernes ønsker og behov skal tillegges stor vekt ved selve opptaket. Ved en samordnet opptaksprosess skal likebehandling av barn og likebehandling av kommunale og private barnehager sikres. I sak 03/0170, 27. november 2003, vedtok bystyret følgende: Å ta sak om barnehageopptaket i Trondheim kommune til etterretning Endringer i pkt. 3 i Vedtekter for kommunale barnehager, Opptak, oppsigelse og endring av opptakskriterier. I sak 03/26600, 25.oktober 2004, vedtok bystyret følgende: Samordnet opptak til barnehageplass for Trondheimsbarnehagene fra hovedopptaket 2005. Bedriftsbarnehager kan definere egen opptakskrets i sine vedtekter To opptakskriterier gjeldende for alle barnehager i Trondheim; 1. Barn med funksjonshemminger; jf Lov om barnehager 9 2. Barn som skal sikres barnehageplass som virkemiddel i forebyggende barnevern; jf Lov om barnevernstjenester 4-4 Tilleggskriterier for kommunale barnehager; 3. Alle 5-åringer uten ordinær barnehageplass, skal tilbys barnehageplass 4. Barn fra familier hvor begge foreldrene er minoritetsspråklige (med unntak av svensk, dansk og engelsk) 5. Barn fra familier med store belastninger på grunn av sykdom og/eller andre forhold 6. Søsken til barn i samme enhet Private barnehager kan vedtektfeste egne tilleggskriterier. Loddtrekning som prinsipp for tildeling av ledige plasser i kommunale barnehager. etter at opptakskriteriene er fulgt fra hovedopptaket 2006. Felles klagesaksbehandling for Trondheimsbarnehagene. Trondheim kommune tilbyr alle private barnehager å knytte seg til kommunens IT-baserte opptakssystem. Felles søknadsskjema for Trondheimsbarnehagene. Begrepet private barnehager benyttes i denne saken om alle barnehager som ikke eies av kommunen, dvs foreldreeide barnehager, bedriftsbarnehager, barnehager eid av Helseforetak Midt-Norge, Studentsamskipnaden, private familiebarnehager og barnehager eid av ideelle og pedagogiske organisasjoner. Begrepet bedriftsbarnehager er benyttet som beskrivelse for ordinære bedriftsbarnehager, Studentsamskipnadens barnehager og barnehager eid av Helseforetak Midt-Norge. 2. BAKGRUNN På bakgrunn av barnehageavtalen som ble inngått på Stortinget fremmet departementet forslag om å Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 2

lovfeste et krav om at kommunene skal legge til rette for en samordnet opptaksprosess mellom kommunale og private barnehager. Lov om barnehager 12 gir rammene for samordningen men regulerer ikke i detalj hvordan samordningen skal foregå i den enkelte kommune. Gjennom lovteksten pålegges alle private barnehager å delta i samarbeid omkring opptak av barn til barnehageplass. I forbindelse med lovendring av juli 2003 satte rådmannen i Trondheim ned en prosjektgruppe med representanter fra barnehager med ulik eierstruktur, arbeidstakerorganisasjoner, Private Barnehagers Landsforbund lokalt, interne tjenester og fagstab. Prosjektgruppen hadde som mandat å lede arbeidet fram mot innføringen av et samordnet opptak for alle barnehager i Trondheim fra hovedopptaket 2005. Rådmannens forslag til opptaksordning for Trondheimsbarnehagene fra hovedopptaket 2005 fikk sin tilslutning i bystyret i november 2004. I forbindelse med prosjektet igangsatte også rådmannen et underprosjekt kalt Barnehagesøknader på nett. Prosjektet vurderte løsninger hvor foreldre fra 01.01.05 kunne søke barnehageplass fra egen PC og hvor søknaden automatisk ble registrert i kommunens opptakssystem. 2.1 Status for barnehagevirksomheten I Trondheim kommune har vi pr juni 2005 244 godkjente barnehager, hvorav 58 kommunale barnehager samlet under 39 enheter, 10 private barnehager med samarbeidsavtale, 61 barnehager som er bedriftsog/eller foreldreeid og 115 private familiebarnehager. Alle barnehagene er i dag med i samordnet opptak. Fra mai 2004 ble det innført maksimalpris på foreldrebetaling, kr. 2750 pr mnd, samt felles moderasjonsordninger for alle barnehager. Stortinget har vedtatt at ytterligere nedsettelse av maksimalprisen skal utsettes inntil videre. Det er allikevel i dag usikkert om ny regjering vil foreslå en reduksjon av foreldrebetaling allerede fra 01.01.06. Samtidig ble det fra 1. mai 2004 innført kommunal plikt til finansiering av private og ikke-kommunale barnehager. I tidsrommet mai 2004 til og med juli 2005 har kommunen gitt dette tilskuddet etter en kostnadsdekningsmodell. Fra 1. august 2005 er forskriften endret slik at kommunen fortsatt skal sørge for kostnadsdekning, men slik at samlet offentlig tilskudd utgjør minst 85 prosent av hva tilsvarende kommunale barnehager i gjennomsnitt mottar. Selv om tilskuddene er trappet opp fra 1. august 2005, gir ny tilskuddsmodell for kommunale og private barnehager fortsatt ikke like driftsvilkår for barnehagene. Bystyret har i den forbindelse bedt rådmannen utrede en tildelingsmodell for private og andre ikke-kommunale barnehager med utgangspunkt i enhetskostnadsprinsippet. Denne saken følger rådmannens forslag til budsjett 2006 og økonomiplan 2006-2009. Ved utgangen av 2004 hadde 76 prosent av barn i alderen 1-5 år fast plass i ordinære barnehager og familiebarnehager. Tilveksten av barnehageplasser i 2004 var på 355 nye barnehageplasser, hvorav 200 plasser i private barnehager. Nesten 2/3 av de nye plassene var for barn under 3 år. I første halvår 2005 kom det en tilvekst på 193 nye plasser. Videre foreligger prosjekter for en tilvekst på ytterligere 350 nye plasser i andre halvår 2005, hvorav 150 plasser i private familiebarnehager. Dette innebærer en samlet tilvekst på om lag 550 nye plasser i løpet av 2005, hvor hovedvekten av plassene er for barn i alderen 1-2 år. Formannskapet vedtok i juni 2005 en tiltaksplan for økt barnehageutbygging for årene 2005-2006. Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 3

Bakgrunnen er den økte etterspørselen som ble registrert gjennom årets hovedopptak, hvor det er registrert ca 1000 flere søknader sammenlignet med hovedopptaket 2004. I tillegg kommer foreldrenes valg om overgang fra deltids- til heldagsplass, og samlet sett er det derfor nødvendig å øke omfanget av utbyggingen med 600-800 plasser utover tidligere vedtatt plan. Det taes derfor sikte på å etablere 1400 plasser i planperioden, hvorav ca 800 plasser i 2006. Samordnet opptak for alle Trondheimsbarnehagene ble gjennomført fra hovedopptaket 2005. Ordningen innebærer felles og valgfrie opptakskriterier, samarbeid om opptak, felles klagesaksbehandling, felles ITsystem og felles søknadsskjema for alle Trondheimsbarnehagene. 3. EVALUERING AV SAMORDNET OPPTAK Erfaringene fra det første året med samordnet opptak kan i all hovedsak karakteriseres som vellykket, tross store tekniske utfordringer. Arbeidet har allikevel avdekket områder der det vil være nødvendig med forbedringer. Evalueringen av samordnet opptak er gjennomført med de kommunale barnehagene, Barnehageservice og prosjektgruppen som ble etablert i forbindelse med prosjektet Samordnet opptak. I tillegg har rådmannen gjennomført en spørreundersøkelse på nett, for de foreldrene som søkte elektronisk. Totalt kom det inn 1508 svar på denne undersøkelsen. 3.1 Opptakskriterier Erfaringer fra årets opptak er at de to felles opptakskriteriene som gjelder for alle Trondheimsbarnehagene har fungert godt. Ved hovedopptaket fikk alle barn med prioritet 1 og 2 tilbud om barnehageplass. Ved usikkerhet om tolking av kriteriene utover de to som er felles, har de kommunale barnehagestyrerne diskutert både med Barnehageservice og fagstab usikkerhet knyttet til dette. Dette har vært nyttige diskusjoner som har bidratt til en lik behandling av søkere. 3.2 Opplæring Barnehageservice har gjennom egne møter gitt Trondheimsbarnehagene opplæring i IST-Extens. Evalueringen viser at dette har vært konstruktiv og effektiv opplæring. I tilknytning til opplæringen er det utarbeidet kokebøker, som beskriver detaljerte rutiner for bruk av systemet. Det etterlyses fra barnehagenes side at det i det videre arbeidet kan være mer spesifiserte kurs, oppfriskingskurs og felles informasjonsmøter for alle barnehagene. Barnehageservice ønsker på sin side å gjøre disse møtene obligatoriske fordi oppmøtet har vært noe variabelt. 80 prosent av de forespurte foreldrene svarer at nettløsningen både var enkel og at den svarte til forventningene, og 90 prosent opplevde elektronisk søknad som et bedre tilbud enn papirsøknad. Det stilles allikevel spørsmål ved om opptaket er rettferdig og om gjeldende regler følges. Det er innkommet flere kommentarer i forhold til en gryende misstillit i forhold til dette. 3.3 Informasjon Rådmannen har gjennom en rekke tiltak informert om samordnet opptak. Tiltakene har vært rettet mot informasjon til nye søkere, foreldre med barn i barnehage, private barnehageeiere og styrere i private- og kommunale barnehager. Det har vært informert i media, på Trondheim kommunes nettsider, på barnehagenes hjemmesider og gjennom skriftlige meldinger til barnehagene. Evalueringen viser at informasjonsarbeid er en vanskelig og krevende oppgave. Å sikre at 244 barnehager til enhver tid er oppdatert i forhold til riktig informasjon har vært utfordrende. I tillegg har det i mange sammenhenger vært uklart hvem som skal gi informasjonen og en vanskelig oppgave å kvalitetssikre felles Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 4

informasjon. Når flere hundre barnehager i tillegg skal tolke den informasjonen som gies fra sentralt hold, sier det seg selv at dette er en krevende oppgave. Et overveiende flertall av de foreldrene som har svart på spørreundersøkelsen påpeker at spesielt informasjonen om den enkelte barnehage har vært for dårlig. Blant annet er informasjonen om at det kun kan søkes fire søknadsalternativer bare fanget opp av 70 prosent av søkermassen. Videre etterlyser søkerne bedre informasjon om den enkelte barnehage, ledige plasser og gjeldende opptakskriterier. Rådmannen vurderte tidlig i prosessen at informasjonsarbeidet ikke var av ønsket kvalitet. Det er derfor iverksatt en rekke tiltak både for å gi tilstrekkelig informasjon og å kvalitetssikre den informasjonen som gies. Det er blant annet opprettet et prosjekt Nye barnehagesider på nett, som skal kvalitetsikre kommunens informasjon om barnehagesektoren. Det vil også i det videre bli stilt krav både til kvalitet på den enkelte barnehages hjemmeside og skriftlig og muntlig informasjon. 3.4 Rutiner De kommunale barnehagestyrerne fikk ved årets opptak ansvaret for innkalling og organisering av opptaksmøter for alle barnehagene i de fire bydelene. Etter gjennomføring av årets hovedopptak, sitter deltakerne igjen med blandede erfaringer i forhold til dette. Flere hevder at møtene var forvirrende og at det, på grunn av mangelfull informasjon, var en del uklarheter i forhold til de enkelte barnehagenes opptakskriterier. Det påpekes også at møter ble vanskelig å administrere da det var mange deltakere. Flere hevder allikevel at møtene fungerte bra og at dette var en flott måte å organisere opptaket på. Barnehageservice foreslår i sin evaluering at de fra neste års opptak tar ansvaret for disse møtene. Det foreslås videre at det ved et fortsatt delegert opptak, opprettes en fadderordning for de private familiebarnehagene. En tenker seg da en ordning der de kommunale barnehagene får tilgang til de private familiebarnehagene i barnehagesystemet, og bistår disse med opptaket. På den måten vil ikke de private familiebarnehagene, som driver sin virksomhet i eget hjem, få tilgang til systemet. Dette begrunnes ut i fra sikkerhetsmessige forhold. Evalueringene påpeker ellers at de rutinene som er utarbeid i forbindelse med samordnet opptak har fungert tilfredsstillende. Barnehageservice har skriftliggjort rutinene og utarbeidet ulike brevmaler til bruk for barnehagene, noe som er blitt meget positivt mottatt. Det viser seg allikevel at det i enkelte sammenhenger er noe mangelfull oppfølging av rutinene fra enhetenes side. Dette gjelder spesielt i de tilfeller der et barn er tilbudt plass og familien takker nei til tilbudet. Mangelfull rapportering fra barnehagene om dette forholdet, har ført til at ventelistene ikke blir oppdatert. Dette forholdet vanskeliggjør riktig anslag for venteliste til barnehageplass og kommunens arbeid med å anslå behovet for plasser for å nå målet om full barnehagedekning. I forbindelse med samordnet opptak mottok rådmannen 30 klager fra foreldre om avslag på barnehageplass, hvorav en klager fikk medhold. Dette er en økning på 21 klager fra 2004. Tatt i betraktning felles klageadgang for alle Trondheimsbarnehagene fra 2005, en økning i antallet søknader og økte forventninger blant søkerne, vurderer rådmannen at økningen i antallet klager er moderat. Rådmannen vurdere at mange av klagene har sin bakgrunn i mangelfull informasjon og en usikkerhet hos søkerne i forhold til rettferdighet i fordeling av plasser. Inneværende år har foreldre kunnet prioritere inntil 4 barnehager. Enkelte foreldre har da søkt 3 barnehager innenfor samme enhet og på den måten følt at de har kastet bort søknadsalternativer. Rådmannen tar dette til etterretning og vil derfor fra 2006 gi foreldre mulighet for å søke inntil 4 ulike enheter. Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 5

Videre ser jeg behovet for bedre opplæring for styrere når det gjelder forvaltningslovens bestemmelser, klagerett og saksbehandling. Det vil derfor være et mål i det videre arbeidet å bedre informasjonen omkring opptaket og vektlegge tiltak som bedrer de forvaltningsmessige sidene av arbeidet. Jeg vil avsluttningsvis påpeke at evalueringen av samordnet opptak gir Barnehageservice meget gode tilbakemeldinger både fra barnehagene og publikum. Det påpekes at servicen har vært meget god og at tjenesten i mange sammenhenger har bistått barnehagene på en utmerket måte. For publikum er det opprettet en servicetelefon for å sikre god informasjon. 4. FORSLAG TIL OPPTAKSORDNING FRA HOVEDOPPTAKET 2006 4.1 Barnehageservice rolle og funksjon Barnehageservice er etablert som et prosjekt i gjennomføringen av samordnet opptak fra hovedopptaket 2005. Evalueringen viser at både publikum, kommunale og private barnehager er svært fornøyd med Barnehageservice. Rådmannen ønsker på denne bakgrunn å etablere Barnehageservice som egen enhet fra 01.01.06, med ansvar for samordning av opptak til barnehageplass i Trondheimsbarnehagene. 4.1.1 Opptaksmyndighet I dagens ordning er det den enkelte barnehage som har opptaksmyndighet. For de kommunale barnehagene er opptaksmyndigheten delegert fra rådmannen til den enkelte styrer. For private barnehager er det barnehageeier som har opptaksmyndighet. Evaluering av dagens opptaksordning viser at søkere til barnehageplass er usikre på om denne ordningen førerer til likebehandling av søkere. Rådmannen ser utfordringen i at over 200 barnehager ivaretar opptaksmyndigheten på samme måte. Til tross for omfattende opplæring innser rådmannen at det kan være ulik praksis i måten den enkelte styrer eller barnehageeier utøver opptaksmyndigheten på. Erfaringer fra årets opptak viser at ikke alle barnehagene følger de rutiner som er lagt til grunn for samordnet opptak. Dette har blant annet ført til at kommunen ikke har korrekte ventelister. Flere søkere som er blitt tilbudt barnehageplass etter hovedopptaket er ikke registrert i kommunens opptakssystem med status tilbud eller avslått. Dette fører til at noen søkere får tilbud om flere plasser fordi det ikke kommer frem at de har takket nei til et barnehagetilbud. Dette innebærer også at ventelistene viser flere søkere som ikke har fått et barnehagetilbud enn det som er realiteten. Fra hovedopptaket 2006 skal alle som søker barnehageplass innen fristen, få tilbud om en barnehageplass innen utgangen av 2006. For å kunne gjennomføre dette må kommunen ha korrekte data å forholde seg til. I tillegg er det viktig for Trondheim kommune at søkere til barnehageplass opplever at søknaden deres blir behandlet på en korrekt måte uavhengig av hvilken barnehage det søkes til. Full behovsdekning vil gi barnehagene nye utfordringer. Det er foreldrenes ønsker som skal være førende for kommunens planlegging av barnehagetilbudet. Det vil være viktig for kommunen at vi utnytter de barnehageplassene vi har på en best mulig måte, til beste både for søkerne og barnehageeierne. Trondheim kommune har et meget stort antall små private familiebarnehager. Erfaringer fra årets opptak viser at flere av disse har problemer med å fylle opp ledige plasser i løpet av året, dette til tross for at det fortsatt står ca 900 barn på venteliste. En oversikt over barn som har plass i private familiebarnehager viser at flere barn bosatt i kommunene rundt Trondheim har et tilbud i våre familiebarnehager. Private familiebarnehager har ikke tilgang til kommunens opptakssystem pr dato. De får oppdaterte Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 6

ventelister fra Barnehageservice som også er behjelpelig med å sende ut tilbudsbrev til søkerne. Kommunen vurderer at det vil være en stor sikkerhetsrisiko å åpne kommunens opptakssystem for så mange private enheter som opererer fra eget hjem, og at det derfor ikke vil være aktuelt å gå inn på en slik ordning. En mulighet for å møte denne utfordringen er at kommunale barnehager opererer som fadderbarnehage til de private familiebarnehagene og dermed bistår med opptaket. En annen ordning, som rådmannen vurderer vil være en bedre løsning, er å sentralisere opptaket både for de kommunale barnehagene og de private familiebarnehagene. For de kommunale barnehagene vil en sentralisering av opptaket være mer effektivt og vil bidra til lik behandling av søkere til barnehageplass. Lederne i de kommunale barnehagene har gitt sin tilslutning til en slik løsning. Rådmannen vurderer at en sentralisering av opptaksmyndigheten for de kommunale- og private familiebarnehagene vil bidra til; en mer enhetlig og likeverdig behandling av søkerne en mer effektiv søknadsbehandling en mer koordinert og kvalitetssikret informasjon at kommunen ville få korrekte data, ventelister mv. at barnehagetilbud og etterspørsel blir maksimalt koordinert. For de kommunale barnehagene betyr dette at rådmannen trekker tilbake delegasjon om opptaksmyndighet fra den enkelte styrer og delegerer opptaksmyndigheten til Barnehageservice. For de private familiebarnehagene vil dette være en ganske stor inngripen i deres frihet som selvstendig næringsdrivende i forhold til selv å kunne bestemme hvem som skal få barnehageplass hos dem. På den annen side, er dette barnehager som er offentlig godkjent og som har store offentlige tilskudd til driften. Etter forskriftsendringen om likeverdig behandling, som trådte i kraft 01.08.05, har private familiebarnehager nesten tilnærmet likeverdige økonomiske betingelser som kommunale barnehager. En sentralisering av opptaksmyndigheten vil bidra til å øke muligheten for å få fylt opp ledige plasser ved barnehagen og på den måten sikre videre drift. En slik ordning vil etter rådmannens vurdering bidra til en bedre utnyttelse av det totale barnehagetilbudet i byen. Rådmannen vil ikke foreslå en sentralisering av opptaket for de andre private barnehagene. Dette begrunnes i gode erfaringer fra årets opptak og at disse barnehagene har større ressurser i forhold til å kunne ivareta god saksbehandling på egen enhet. Disse barnehagene har også lettere for å skaffe seg søkere enn det som er tilfellet for mange av de private familiebarnehagene. 4.1.2 Opplæring En sentralisering av opptaket for kommunale og private familiebarnehager, vil redusere dagens opplæringsbehov betydelig. Barnehageservice kan da ha fokus på mer omfattende opplæring av de private barnehagene enn det som er mulig i dag. Kommunale barnehager vil fortsatt ha tilgang til kommunens opptakssystem og opplæring vil kunne fokusere på de funksjoner som den enkelte barnehage har behov for, dvs ulike administrative funksjoner. 4.2 Opptakskriterier Kommunale barnehager har egne opptakskriterier utover de to felles opptakskriteriene som gjelder for alle Trondheimsbarnehagene. Ett av de kommunale opptakskriteriene er at alle 5 åringer som ikke har et ordinært barnehagetilbud skal sikres plass. Dette betyr blant annet at 5 åringer som har plass i en familiebarnehage skal tilbys plass i en ordinær kommunal barnehage. Erfaringer fra årets opptak viser at enkelte foreldre foretrekker å stå på venteliste framfor å takke ja til et tilbud i familiebarnehage. Dette Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 7

begrunnes i at de ønsker at barnet skal gå i en ordinær barnehage når det blir eldre. For mange foreldre som har tilbud i en familiebarnehage ville det vært betryggende å vite at når barnet ble eldre, ville de bli prioritert til en ordinær barnehageplass. Skal kommunen innføre en praksis der f. eks. alle 4 og 5 åringer som har plass i en familiebarnehage, og som ønsker plass i en ordinær barnehage, skal sikres en slik plass, er kommunen avhengig av et samarbeid med de private barnehagene. Rådmannen ønsker derfor å foreslå et 3.dje felles opptakskriterie for alle Trondheimsbarnehagene. Barn som er 4 år i inneværende opptaksår og som har plass i en familiebarnehage skal sikres barnehageplass i en ordinær barnehage, hvis familien ønsker det. Rådmannen tror at man ved en slik fleksibilitet i tilbudet vil medføre større utnyttelse av det totale barnehagetilbudet i kommunen. Rådmannen vil foreslå at søkere fortsatt skal kunne søke 4 søknadsalternativer. En enhet, som kan bestå av flere barnehager, vil fra 01.01.06 utgjøre ett søknadsalternativ. Dette innebærer en utvidelse av foreldrenes søkemuligheter. Foreldre kan allikevel få tilbud om plass i en annen barnehage enn de prioriterte. I den forbindelse ønsker for eksempel enheten Haukvannet og Sverresborg friluftsbarnehage, Lian barnehage og Kyvannet barnehage, som har hatt felles ledelse siden 01.01.04, å endre enhetens navn til Bymarka barnehager. Rådmannen vurderer dette til å være mer informativt for søkerne, og vil derfor foreslå en slik navneendring. Rådmannen vil ikke foreslå endringer i de kommunale tilleggskriteriene. Rådmannen vil presisere at fra 01.01.06 bortfaller søkeransiennitet som prinsipp for tildeling av plass etter at opptakskriteriene er fulgt og det innføres loddtrekning fra samme dato. Rådmannen mener at dette vil være det minst byråkratiske og den mest rettferdige måten å fordele de resterende barnehageplassene på etter at opptakskriteriene er fulgt. Erfaringene tilsier da at foreldre søker barnehageplass når de har behov for en slik plass, i stedet for å søke med den hensikt å opparbeide seg lang søkeransiennitet. Ordningen vil bidra til at kommunens søkerlister inneholder reelle søkere til barnehageplass og til at søkere, som kommer tilflyttende til byen, har mulighet for å bli tildelt en barnehageplass. Rådmannen foreslår følgende felles opptakskriterier for Trondheimsbarnehagene fra 01.01.06: Felles opptakskriterier for alle Trondheimsbarnehagene; 1. Barn med funksjonshemninger; jf. Lov om barnehager 9. Dokumentasjon fra barne- og familietjenesten og / eller sykehus 2. Barn som skal sikres barnehageplass som virkemiddel i forebyggende barnevern; Lov om barnevernstjenester 4-4 3. Alle 5-åringer uten ordinær barnehageplass, skal etter søknad tilbys en ordinær barnehageplass. 4- åringer som har plass i en familiebarnehage og som ønsker plass i en ordinær barnehage, skal etter søknad gies et slikt tilbud. Kommunale tilleggskriterier 4. Barn fra familier hvor begge foreldrene er minoritetsspråklige (med unntak av svensk, dansk og engelsk) 5. Barn fra familier med store belastninger på grunn av sykdom og /eller andre forhold 6. Søsken til barn i samme enhet 4.3 Klagerett og klagesaksbehandling Bystyret vedtok felles klagesaksbehandling for Trondheimsbarnehagene fra hovedopptaket 2005. Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 8

Klagesaksbehandlingen bygger på forvaltningslovens regler om riktig saksbehandling. Begrunnelsen for et slikt vedtak var en oppfatning av at like rutiner for søkere til kommunale og private barnehager ville bidra til likeverdig behandling av barnehager og søkere og til en ryddig og kvalitativt god saksbehandling. I Lov om barnehager, som trer i kraft 01.01.06, 12 om Samordnet opptaksprosess i kommunen heter det: Forvaltningsloven kapittel IV-VI gjelder ikke for opptak i barnehage. Kongen gir forskrift om behandling av søknader om opptak i barnehage. Forvaltningsloven kapittel IV-VI omhandler enkeltvedtak og klagebehandling. BFD har sendt forskrift om saksbehandlingsregler for opptak i barnehage, gitt i hjemmel i barnehageloven 12 annet ledd på høring. Formålet med forskriften er å sikre at opptak i barnehage skjer på en måte som ivaretar søkernes rettsikkerhet og en forsvarlig og effektiv saksbehandling. Forskriften gjelder ved opptak i alle virksomheter som omfattes av barnehageloven. I Trondheim er alle godkjente barnehager allerede pålagt å følge Forvaltningslovens bestemmelser om enkeltvedtak. Disse bestemmelsene tas nå inn i forskrift til Lov om barnehager. 4.4 Samarbeid om opptak For private barnehager med åpent opptak og bedriftsbarnehager bør dagens opptaksordning i all hovedsak videreføres. St. Olavs barnehager skulle inneværende år delta på lik linje med alle Trondheimsbarnehagene i samordnet opptak. Det har allikevel vist seg vanskelig for St. Olavs barnehager å gjennomføre et fullstendig samordnet opptak. Dette begrunnes fra barnehagenes side med en spesiell opptaksordning, egne rutiner og et nyutviklet datasystem. St. Olav ønsker derfor å ha en egen opptaksordning i fortsettelsen, med eget søknadsskjema, eget datasystem og egne rutiner for opptaket. Rådmannen vurderer at det vil være bedre for publikum om barnehagene gjennomfører eget opptak enn at de er med i en opptaksordning som de ikke får til å fungere for sitt opptak. Dette innebærer at foreldre som ønsker å søke barnehageplass i St. Olavs barnehager i 2006 må søke spesielt til disse barnehagene, på eget søknadsskjema. Ønsker de samme foreldrene å søke barnehageplass i en kommunal eller annen privat barnehage, må dette i tillegg gjøres gjennom kommunens felles søknadsskjema. St. Olavs barnehager forplikter seg til å sende kommunen oppdaterte lister hver måned over hvilke barn som har plass ved deres barnehager og hvilke barn som står på venteliste. Dette vil bidra til at kommunen fortsatt har oversikt over barn som har fått tilbud om plass og hvem som står på venteliste. Kommunen kan dermed operere med reelle ventelister. Rådmannen foreslår at Barnehageservice tillegges ansvaret for organisering og administrering av felles opptaksmøter for private barnehager med åpent opptak og bedriftsbarnehager. På den måten kan møtene avholdes etter en viss struktur og med et innhold tilpasset disse barnehagenes behov. 4.4.1 Høring om samordnet opptak hovedopptaket 2006 Forslag til prinsipper for samordnet opptak 2006 ble informert i møte med private familiebarnehager 3.oktober. På møtet var nærmere 100 familiebarnehager representert. Videre inviterte rådmannen styrere og eiere i alle Trondheimsbarnehagene, i brev av 12.10.05, til deltakelse i høring om forslag til prinsipper for samordnet opptak fra 01.01.06. Ved fristens utløp var det kommet inn 49 uttalelser, hvorav 7 fra kommunale barnehager, 17 fra private barnehager og 25 fra private familiebarnehager. Det uttrykkes fra enkelte av barnehagene at høringsfristen på en uke var en knapp frist. Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 9

Rådmannen har mottatt både positive og negative tilbakemeldinger når det gjelder forslaget om sentralisering av opptak for kommunale- og private familiebarnehager. Spesielt ønsker flertallet av de private familiebarnehagene, som har gitt tilbakemelding, å opprettholde dagens opptakssystem. Dette begrunnes med at det er barnehagene selv som har best kunnskaper om nærmiljø og enkeltfamilier og at de private familiebarnehagene er spesielt avhengig av gode relasjoner til foreldrene og gjerne derfor vil velge barn og foreldre selv. Det hevdes også fra flere at forslaget om sentralisering er en inngripen i de private familiebarnehagenes rett til å administrere eget opptak. Et mindretall av de som har svart kommenterer at de ser positivt på en sentralisering av opptaket, og at man gjennom en slik ordning vil kunne sikre tilgangen av barn til familiebarnehagen. Fra de kommunale barnehagene som har gitt svar på høringen, gies det utrykk for at man ikke ønsker en sentralisering av opptaket fra 5 av 7 ledere. Rådmannen vurderer at antallet kommunale barnehager som har gitt tilbakemelding er svært lite, 7 av 40. Det har gjentatte ganger høsten 2005 vært diskutert en mulig sentralisering av opptaket med de kommunale lederne, og min vurdering av disse diskusjonene er at et overveiende flertall av lederne ser positivt på en sentralisering og at dette vil kunne være et viktig bidrag for å sikre større likebehandling og rettferdighet i opptak av barn til barnehageplass. Rådmannens forslag om et nytt, felles opptakskriterie 3, møtes både med positive og negative tilbakemeldinger. Det er spesielt ordinære private barnehager og private familiebarnehager som uttrykker skepsis til forslaget. De ordinære private barnehagene utrykker skepsis i forhold til å måtte ta inn barn som ikke er en del av egen opptakskrets og til at rådmannen vurderer å innføre et kriterie som ikke er lovpålagt. De uttaler at et nytt felles kriterie 3 vil gjøre det vanskeligere å tildele plass etter egne kriterier, noe som i mange tilfeller er grunnlaget for opprettelsen og driften av den private barnehagen. Flertallet av de private familiebarnehagene som har gitt tilbakemelding uttrykker bekymring for framtidig drift om de mister de største barna i barnegruppene. De kommunale barnehagene er derimot svært positive til rådmannens forslag. Rådmannens vurdering: Rådmannen vurderer at det er en svært liten andel av de private familiebarnehagene som har svart på høringsutkastet, 25 av 115 familiebarnehager, og at flere av de eierne som uttrykker skepsis til forslaget om sentralisering av opptaket, er barnehager som i år har hatt god tilgang på barn. Erfaringer fra årets opptak viser at dette ikke er tilfelle for mange familiebarnehager, der flere har søkt bistand fra Barnehageservice for å få fylt opp plassene i barnehagerne. Fra rådmannens side er forslaget nettopp tenkt for å sikre videre drift av de private familiebarnehagene, der barnehagene sikres god tilgang på barn. Av sikkerhetshensyn vil det ikke være aktuelt fra rådmannens side å gi de private familiebarnehagene tilgang til kommunens opptakssystem. Hvis det kommunale barnehageopptaket sentraliseres, vil de kommunale barnehagenes kompetanse når det gjelder opptak reduseres. Det vil derfor ikke være aktuelt å etablere en ordning der de kommunale barnehagene bistår de private familiebarnehagene med opptak. Jeg vurderer derfor at forslaget om sentralisering av opptaket, for kommunale- og private familiebarnehagene, opprettholdes. Når det gjelder å innføre et nytt felles opptakskriterie 3, uttrykker et overveiende flertall av de private familiebarnehager motstand til forslaget. Fra min side var dette forslaget tenkt å bidra til at de private familiebarnehagene skulle sikres god tilgang på barn, og da spesielt knytte driften av barnehagen til tilbud for de minste barna. Erfaringer fra årets opptak viser at mange foreldre takker nei til privat familiebarnehage av redsel for ikke å få en ordinær barnehageplass senere. Jeg vurderer at et nytt kriterie 3 vil bidra til å gi foreldre en garanti for at de kan få en ordinær barnehageplass, om de ønsker det, når Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 10

barnet nærmer seg skolestart. Et slikt tiltaket vil bidra til at foreldre i større grad enn i dag vil velge en privat familiebarnehage mens barna er små, et tiltak som bidrar til å sikre familiebarnehagen god tilgang på barn og dermed driften av barnehagen. I samtaler med private familiebarnehageeiere utvises det stor forståelse for rådmannens forslag på dette punktet. Når flertallet av tilbakemelingene fra de private familiebarnehagene uttrykker motstand, vurderes dette å kan ha sammenheng med den lave prosentandelen tilbakemeldinger. I forhold til tilbakemeldingene fra ordinære private barnehager, vurderer rådmannen at barnehagene har sett bort i fra at dette kriteriet, som alle kriterier, må vurderes i forhold til definisjon av barnehagens opptakskrets ( f. eks barn til ansatte ved SIT`s barnehager, eller barn til ansatte ved NRK osv). Sett i forhold til dette vil det ikke være grunnlag for stor bekymring for at man ikke skal kunne prioritere egne barn. Jeg vurderer at når det videre i forslaget presiseres at dette kun skal gjelde i forbindelse med søknad fra foreldre, så vil dette samlet sett dreie seg om et mindre antall barn. Jeg vurderer at et nytt felles opptakskriterie 3 vil bidra til å sikre driften av de barnehagene vi allerede har i byen i dag. Ordningen vil bidra til å sikre at byens barnehager har fullt belegg og at vi ikke får en situasjon der barnehagene ikke får utnyttet sin kapasitet 100 prosent. Foreldre vil også ved et slikt forslag i større grad enn dagens ordning tilsier, sikres likebehandling og rettferdighet. Jeg vurderer derfor at et nytt felles opptakskriterie 3 på sikt vil være en god ordning både for barnehagene og foreldrene. Det er allikevel slik at dette kriteriet ikke er lovpålagt fra statens side. Det vil derfor ikke være en prinsippsak fra rådmannens side å få gjennomført dette. Et kompromiss kunne i så fall vært å innføre kriteriet bare for de kommunale barnehagene. For å kunne håndtere en slik ordning, ville det i så fall vært et kriterie som måtte komme noe ned på prioriteringslisten, eventuelt som prioritet 5 eller 6. 5. OPPSUMMERING Rådmannen har i denne saken gjort rede for Gjeldende opptaksordning og delegasjon av opptaksmyndighet. Evaluering av samordnet opptak 2005 Rådmannens forslag til opptaksordning fra 01.01.06 Samarbeid om opptak og høringsuttalelser fra Trondheimsbarnehagene Rådmannen foreslår følgende endringer for opptak til barnehageplass i Trondheimsbarnehagene fra 01.01.06: A. Bystyret tar til etterretning rådmannens endringer av opptaksmyndigheten. B. Det innføres 3 felles opptakskriterier for alle Trondheimsbarnehagene: 1. Barn med funksjonshemninger; jf. Lov om barnehager 9. Dokumentasjon fra barne- og familietjenesten og / eller sykehus 2. Barn som skal sikres barnehageplass som virkemiddel i forebyggende barnevern; Lov om barnevernstjenester 4-4 3. Alle 5-åringer uten ordinær barnehageplass, skal etter søknad tilbys en ordinær barnehageplass. 4- åringer som har plass i en familiebarnehage og som ønsker plass i en ordinær barnehage, skal etter søknad gies et slikt tilbud. C. Rådmannen foreslår å videreføre følgende kommunale tilleggskriterier 4. Barn fra familier hvor begge foreldrene er minoritetsspråklige (med unntak av svensk, dansk og Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 11

engelsk) 5. Barn fra familier med store belastninger på grunn av sykdom og /eller andre forhold 6. Søsken til barn i samme enhet Ledige plasser etter at opptakskriteriteriene er fulgt, tildeles ved loddtrekning. Foreldre kan tilbys plass i andre barnehager enn de fire prioriterte i søknaden. D. St. Olav Hospitals barnehager kan benytte eget søknadskjema og egne søknadsprosedyrer. De forplikter seg til å gi kommunen oppdaterte oversikter over plasserte barn og barn på venteliste. Rådmannen i Trondheim, 24.10.05 Jorid Midtlyng kommunaldirektør Hilde Skybakmoen rådgiver Utrykte vedlegg: 49 høringsuttalelser, hvorav 7 fra kommunale barnehager, 17 fra private barnehager og 25 fra private familiebarnehager. Saksfremlegg - arkivsak 03/26600 12