Innkalling til møte 20.05.2014 Created By: Ove Rødstøl on 13.05.2014 at 14:50 Category: Møteinnkalling Gruppe: Møtested: Forhandlingsutvalgets medlemmer Formannskapssalen Møtedato: 20.05.2014 Møtetid: Etter kommunalutvalget Deltakere: Kopi til: Christine Sagen Helgø (H), John Peter Hernes (H), Bjørg Tysdal Moe (Krf), Cecilie Bjelland (AP) og Arnt-Heikki Steinbakk (AP), Tore B. Kallevig (FRP), Per A. Thorbjørnsen (V), Hilde Karlsen (UAVH), Bjarne Kvadsheim (SP) Inger Østensjø, Leidulf Skjørestad, Grete Kvinnesland, Ove Rødstøl Cicel Aarrestad (revisor) 30/14 Referat fra møte 08.04.2014 Kopi av referat følger vedlagt. 31/14 Håndtering av saker når rådmannen er inhabil Notat fra kommuneadvokaten av 14.05.2014 og bystyre sak 124/12 vedrørende delegering av avgjørelsesmundighet vedlegges. 32/14 Status avtaleforhold gnr/bnr 29/63 Lierdal Gård - Henning Stokke Notat av 13.05.2014 følger vedlagt. 33/14 Mandat til å endre vilkår ved en eventuell forlengelse av opsjonsavtalen - Forum Pluss AS Notat av 13.05.2014 følger vedlagt. 34/14 Søknad om utsatt igangsettingsfrist - tomt for nytt lagerbydgg - Norsk Oljemuseum Notat av 14.05.2014 følger vedlagt.
35/14 Status salgsprosess Utenriksterminalen Notat av 14.05.2014 følger vedlagt. 36/14 Eventuelt...
30/14 - Referat fra møte 08.04.2014 Created By: Ove Rødstøl on 11.05.2014 at 16:13 Category: Referat Med forbehold om godkjenning i møte 20.05.2014 Gruppe: Møtested: Forhandlingsutvalgets medlemmer Formannskapssalen Møtedato: 08.04.2014 Møtetid: Etter kommunalutvalget Deltakere: Forfall: Kopi til: John Peter Hernes (H), Karl W. Sandvig (PP), Bjørg Tysdal Moe (Krf), og Arnt-Heikki Steinbakk (AP), Lars Anders Myhre (AP), Tore B. Kallevig (FRP), Per A. Thorbjørnsen (V), Hilde Karlsen (UAVH), Bjarne Kvadsheim (SP) Kristine C. Hernes, Leidulf Skjørestad, Grete Kvinnesland, Ove Rødstøl Christine Sagen Helgø (H), Cecilie Bjelland (AP), Inger Østensjø Cicel Aarrestad (revisor) Forhandlingsutvalgets møte var åpent da det ikke var notater som var unntatt offentlighet i noen saker. 24/14 Referat fra møte 25.03.2014 Arnt H. Steinbakk hadde en rekke rettelser til referatene fra møtet 11.02. og 17.02. som nå skal være rettet opp, jf. vedlegg. Når det gjelder spørsmål om habilitet i sak 11/14 i møte 11.02.2014 vises det til vedlagte notat fra kommuneadvokaten av. Kommuneadvokaten vil også møte og kunne svare på eventuelle spørsmål. Referat fra møte 25.03.2014 ble forøvrig godkjent. 25/14 Orienteringssak om ny skoletomt på Storhaug - mullighetsstudie Midjord Forhandlingsutvalget sluttet seg enstemmig til rådmannens anbefaling om videre prosess i notat av 02.04.2014. 26/14 Mandat om oppkjøp av seksjoner i Sandvigå 7 (tidl. 27) Forhandlingsutvalget ba etter en nærmere drøftelse at sak om kjøp fremmes for formannskapet til avgjørelse i henhold til notat av 02.04.2014.
27/14 Mandat om gå i forhandlinger med Statens Vegvesen om ny rv 509 Forhandlingsutvalget ga rådmannen mandat som anmodet om å gå i forhandlinger med Statens vegvesen i henhold til den vurdering og anbefaling som fremkommer i notat av 02.04.2014. 28/14 Mandat om kjøp av areal innenfor plan 2442 Jåttå Nord til selvbyggervirksomheten Forhandlingsutvalget ga rådmannen mandat som anmodet i notat av 02.04.2014, men med den endring at kjøp av arealer skal øremerkes "Boliger i kommunal regi" og ikke eksplesitt selvbyggervirksomheten. 29/14 Status avtaleforhold gnr/bnr 29/63 Lierdal Gård - Henning Stokke Grete Kvinnesland har meldt seg innhabil i denne sak. Forhandlingsutvalget drøftet saken med utgangspunkt i et notat med vedlegg av 20.03.2014, notat fra Henning Stokke datert 23.03.2014 og en muntlig gjennomgang og redegjørelse fra rådmannen. Saken ble foreløpig tatt til orientering, men rådmannen ble gitt mandat som anmodet om fortsatt å arbeide for en gjennomføring av foreliggende avtale mellom partene. ORDFØREREN I STAVANGER, / 2014 Christine Sagen Helgø......
STAVANGER KOMMUNE Notat Til: Fra: Kopi til: Forhandlingsutvalget Kommuneadvokaten Rådmannen Dato: 14.05.14 Rådmannens habilitet I Innledning Kommuneadvokaten er gitt i oppdrag å besvare følgende spørsmål; - Hvordan håndteres saker fra administrasjonen når rådmannen er inhabil til å møte i FU. II Rettslige utgangspunkt Når en tjenestemann rammes av inhabilitet som følge av reglene i fvl. 6, 1. eller 2.ledd, kan vedkommende hverken tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller treffe avgjørelse i en forvaltningssak. Utfordringene i denne forbindelse oppstår som følge av regelen i fvl. 6, 3.ledd: «Er overordnet tjenestemann ugild, kan avgjørelsen i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan.» Det følger av komml 23, nr. 1 at rådmannen er den øverste leder for kommunens samlede administrasjon, og hennes inhabilitet «smitter» således hele administrasjonen. Det er imidlertid slik at bestemmelsen i 6, 3.ledd ikke er til hinder for at en underordnet tjenestemann forbereder en sak der hans overordnede er inhabil. Dette benevnes avledet inhabilitet. Inhabilitet «smitter» bare hva gjelder adgangen til å avgjøre saken og den underordnede kan derfor forberede en sak hvor dennes overordnede er inhabil. Det følger således av dette at administrasjonen kan fremme saker til politisk behandling, selv om rådmannen er inhabil, da avgjørelsene fattes i politiske organ. Innstillingen fra rådmannen er da å betrakte som en tilretteleggelse av grunnlaget for en avgjørelse, og da inntrer ikke «smittsom» inhabilitet. Rådmannen må imidlertid være fraværende i administrasjonens saksbehandling. Reglementet for delegering av avgjørelsesmyndighet og innstillingsrett ble enstemmig vedtatt i bystyret den 19.11.2012. På side 5 i saksfremlegget fremgår følgende; «Spesielt om innstillingsordning og behandling av saker når rådmannen er inhabil. «Det følger av kommuneloven at når rådmannen er inhabil, er også direktører og andre ansatte i kommunen inhabile til å delta ved behandlingen av en sak. Inhabiliteten gjelder imidlertid kun i forhold til å treffe avgjørelser, og administrasjonen vil derfor fortsatt kunne forberede saken. Slike saker oppstår sjeldent. Innarbeidet praksis i Stavanger kommune er at kommuneadvokaten går inn i rådmannens sted når denne fratrer som inhabil. Dette gjelder både ved å skrive under på aktuelle notat - forhandlingsutvalget
STAVANGER KOMMUNE saker til politisk behandling og gjennom å delta ved behandlingen av saken i aktuelt politisk organ. Dette er det hjemmel for på grunnlag av kommuneadvokatens frie og uavhengige stilling.» III Betydning for saker i forhandlingsutvalget Det forhold at rådmannen er inhabil medfører da at hun ikke møter og deltar i samtaler hva gjelder angjeldende sak. For øvrig får dette forhold ingen betydning for FU og de diskusjoner og sonderingen som foregår i møter med administrasjonen. Kommuneadvokaten Birgit Seierstad notat - forhandlingsutvalget
32/14 - Status avtaleforhold gnr/bnr 29/63 Lierdal Gård - Henning Stokke Created By: Ove Rødstøl on 13.05.2014 at 16:16 Category: Notat Notat Til: Forhandlingsutvalget Fra: Rådmannen Dato: 13.05.2014 Emne: Status avtaleforhold gnr/bnr 29/63 Lierdal Gård - Henning Stokke Denne sak fremlegges forhandlingsutvalget som politisk styringsgruppe for prosjekt friområde. Saken gjelder: Denne sak har vært drøftet en rekke ganger i forhandlingsutvalget senest i møte 08.04.2014 med grunnlag i et notat med vedlegg av 20.03.2014 samt en muntlig redegjørelse. Saken gjelder manglende tinglysning av avtalen da en av eierne av Lierdal Gård, Tone Stokke, ikke har ønsket å medvirke til undertegning av denne. Sakens bakgrunn: Partene har siden forhandlingsutvalgets siste møte gjennomført 3 konstruktive møter for å avklare partenes synspunkter. Avtalen er nå undertegnet av Tone Stokke, jf. vedlegg. Rådmannens vurdering og anbefaling: Rådmannen konstaterer med tilfredshet at partene gjennom en fornyet dialog har skapt tillit til at prosessen omkring gjennomføring av turvei og andre tiltak på eiendommen vil kunne skje i en god dialog og i henhold til avtalens bestemmelser. Det har særlig vært prosessen omkring oppfølging avtalens punkt 6 og 11 som har vært tema for våre møter. Rådmannen vil så snart som mulig gjenoppta dialogen med eierne av Lierdal Gård i henhold til avtalens bestemmelser. Vedlegg: Avtalen...
33/14 - Mandat til å endre vilkår ved en eventuell forlengelse av opsjonsavtalen utover 2014 - Forum Pluss AS Created By: Ove Rødstøl on 14.05.2014 at 15:18 Category: Notat Notat Til: Forhandlingsutvalget Fra: Rådmannen Dato: 14.05.2014 Emne: Mandat til å endre vilkår ved en eventuell forelngelse av opsjonsavtalen utover 2014 - Forum Pluss AS Bakgrunn Formannskapet godkjente i 2011, sak 41/11, opsjonsavtale om kjøp av felt I innenfor plan 2209 Stavanger Forum. Avtalen var mellom Stavavanger kommune og det nystiftede selskapet Forum Pluss. Den aktuelle tomten ligger tett inntil Stavanger idrettshall og med Scandic Forum hotell (tidligere Rica Forum) på andre siden. Tomten er regulert til hotell og er ca. 1000 kvadratmeter stor. Det er i reguleringsplanen gitt mulighet for inntil 6000 kvm BRA. Opsjonspremien tok utgangspunkt i en verdi tilsvarende kvadratmeterprisen for andre hotelleiendommer på området. Det ble i avtalen gitt fradrag for opsjonspremien i den endelige kjøpesummen ettersom det på dette tidspunktet forelå en reguleringsmessig usikkerhet. Opsjonsavtalen ble inngått i starten på 2011 og gjaldt i utgangspunktet kun for to år. Ved avtaleperiodens utløp ble det fra Forum Pluss sin side bedt om ytterligere forlengelse ettersom en ikke hadde lykkes med å inngå avtale om drifter av hotellet. Rådmannen gikk med på å forlenge avtalen i ytterligere to år med samme betingelser. Spørsmål om ytterligere forlengelse av opsjonsavtalen Forum Pluss AS har nå i underkant av ett år igjen av den siste forlengelsen av opsjonsavtalen og har bedt rådmannen vurdere ytterligere forlengelse av opsjonsavtalen. Bakgrunnen for henvendelsen er at det har vært et skifte av drifter i tidligere Rica Forum, nå Scandic Forum. Dette har medført en utfordring for Forum Pluss som ønsker samdrift med dette hotellet. Rådmannen har svart henvendelsen med at en ytterligere forlengelse vil kunne anbefales, men under forutsetning av at følgende vilkår i opsjonsavtalen endres; - Byggingen og anleggsvirksomheten tilpasses ONS 2016 slik at det ikke kommer i konflikt med dette arrangementet. - Det innhentes ny takst av eiendommen. Stavanger kommune avgjør selv hvilken av takstene som skal legges til grunn for opsjonspremien. - Opsjonspremien for år 2015 og utover går ikke til fradrag i kjøpesummen og refunderes heller ikke dersom opsjonen ikke benyttes. Dette med bakgrunn i at det nå ikke foreligger
reguleringsmessig usikkerhet for eiendommen. Rådmannen har også signalisert at det kan være aktuelt allerede nå å inngå dialog om kjøp av eiendommen i stedet for en ytterligere forlenget opsjonsavtale. Dette må eventuelt skje på nærmere avtalte vilkår for blant annet byggeplikt og tidspunkt for igangsetting på tomten. Forum Pluss har på sin side ennå ikke godtatt en endring av vilkåret om ny takst og at opsjonspremien for ytterligere forlengelse ikke går til fradrag i kjøpesummen. Vurdering Rådmannen mener at bygging av hotell på felt I vil være positivt for området. Hotellbygget vil erstatte dagens idrettshalls bakside med en ny attraktiv fasade, samtidig som det med en mulig bro over til Scandic forum vil gi nye bruksmuligheter og samtidig skape en fin inngangsport til resten av messeområdet. Selv om tiltaket er positivt, mener rådmannen det er på tide å skjerpe vilkårene i opsjonsavtalen for å fremskynde bygging på tomten. Den gjeldende opsjonsavtalen er gunstig på den måten at en ved å betale opsjonspremie i realiteten betaler ned på kjøpesummen. Dette avdempes riktignok noe av at den opprinnelige kjøpesummen prisjusteres for hvert år, men det foreligger likevel ikke et stort incentiv til å starte byggingen raskt. I tillegg begynner nå opprinnelig verditakst å bli så gammel at senere års stigning i eiendomsprisene ikke lenger er reflektert i avtalen. Konklusjon Rådmannen vil anbefale at opsjonsavtalen eventuelt ytterligere forlenges, men da på de nye vilkår som skissert....
34/14 - Søknad om utvidelse av aktivitetsplikten for tildelt tomt til nytt museumsmagasin- Norsk Oljemuseum Created By: Ove Rødstøl on 14.05.2014 at 15:24 Category: Notat Notat Til: Forhandlingsutvalget Fra: Rådmannen Dato: 14.05.2014 Emne: Søknad om utvidelse av aktivitetsplikten for tildelt tomt til nytt museumsmagasin- Norsk Oljemuseum 1. Bakgrunn faktaopplysninger Stavanger formannskap fattet den 18.09.08, sak 3201/08, følgende (enstemmige) vedtak: 1. Norsk Oljemuseum tildeles tomt på ca 4 daa innenfor Finnestad /Dusavik næringsområde. 2 Rådmannen gis fullmakt til å utarbeide og undertegne en festeavtale for tomten, hvor det inntas vilkår som beskrevet i denne sak. De vilkår det henvises til, jf. over, fremgår av saksforelegget til sak 3201/08, pkt. 2.4 Rådmannens vurdering og anbefaling: Tomten foreslås stilt til disposisjon for museet for det nevnte formål gjennom en festeavtale, og med lav, indeksregulert festeavgift til dekning av administrative kostnader og lignende. Rådmannen tilrår videre at tomt tildeles/bortfestes under forutsetning av at Norsk Oljemuseum lykkes i å finansiere et byggeprosjekt/lager og igangsetter byggearbeider på tomten innen 3 år regnet fra tildelingsdato (aktiviseringsplikt). Festeavtalen bør ellers innta vilkår som sikrer kommunale interesser ved ev. fremtidig endring/bortfall av behov for lager for museet på den aktuelle tomt. Det er senere avtalt med Oljemuseet (møte/referat, nov. 2008) at formalisering av en festekontrakt kan avventes, inntil en finansieringsplan som gir grunnlag for gjennomføring foreligger. Oljemuseet har utarbeidet et skisseprosjekt for lagerbygget, som ble oversendt Stavanger kommune v/rådmannen i mars 2010, sammen med kopier av søknader om investeringstilskudd fra staten og sponsorer. Fastsatt frist for igangsetting av byggearbeider på tomten var iht. tildelingsforutsetningene, jf. over, 18.09.2011. Kommunen innvilget tidlig i 2012, etter drøfting av saken i Forhandlingsutvalget (sak 6/12), søknad om utsettelse av igangsettingsfristen (2011) fram til høsten 2014. Begrunnelsen for dette var at de ennå ikke hadde lykkes i å oppnå finansiering av planlagt lagerbygg. Norsk Oljemuseum har søkt staten v/olje- og energidepartementet om investeringstilskudd til
bygging av prosjektert lagerbygg/magasin for budsjettårene 2012, 2013 og 2014, uten å oppnå tilsagn om slikt tilskudd. Museets styre har nå besluttet å fremme ny søknad om investeringstilskudd fra staten for årene 2015 og 2016. Det er en forutsetning for slik søknad at kommunen innvilger utsatt frist for iverksettelse av byggearbeider på tomten i samme periode. Det søkes om utsatt iverksetting for ytterligere 3 år. Oppdatert kostnadskalkyle for magasinprosjektet inkl. framskriving av forventet kostnadsvekst i byggeperioden (-2016) gir en kalkulert kostnad på kr 60,5 mill eks mva. Det fremmes søknad om nær fullfinansiering av prosjektet fra staten, da museet kun har oppnådd tilsagn om i alt kr 10 mill. i støtte fra sine hovedsponsorer (begrunnet i at de anser finansiering av museumslagre som en statlig oppgave). 2. Vurdering Det er nå på det rene at museet søknad om investeringstilskudd ikke ble innvilget ved tildeling av midler over statsbudsjettet, verken for 2012, 2013 eller 2014. I følge muntlige «signaler» fra departementet gitt til museets ledelse kan imidlertid søknaden fremmes på nytt, med mulighet for tildeling i 2015/2016. Oljemuseets styre har med grunnlag i dette allerede besluttet å sende en fornyet søknad til Olje- og energidepartementet om statlig investeringstilskudd over statsbudsjettet for 2015 og 2016. Det er her tatt forbehold om at Stavanger kommune fortsatt stiller tomten til disposisjon for nytt lagerbygg. Søknader om utsettelse av fastsatt igangsettingsfrist ved tildeling av kommunale næringstomter behandles iht. gjeldende praksis administrativt for en periode på inntil ett år om gangen, men maksimalt to år. Praksis tilsier at en (tidsbegrenset) forlengelse av igangsettingsfristen innvilges, når slik utsettelse er saklig begrunnet. Rådmannen vurderer søknaden fra Norsk Oljemuseum som saklig begrunnet, men ettersom omsøkt utsettelse av fristen her gjelder en periode på 3+3 år, fremlegges saken/søknaden for forhandlingsutvalget til informasjon og tilrådning. Rådmannen finner å kunne tilrå at iverksettingsfristen forlenges med ytterligere to år (mot omsøkt 3 år), dvs. fram til høsten 2016. Begrunnelsen for dette er hovedsakelig at tilgrensende areal (del av 31/212) ved forrige regulering av kommuneplanen er omdisponert fra LNF- til næringsformål, og at tomten ved ev. senere «tilbakeføring» til kommunen derved kan utvides til en salgbar næringstomt på vel 7 daa (tidl. 4 daa), og med en utnyttingsgrad som sannsynligvis vil være en god del høyere enn i gjeldende plan for Dusavik/Finnestad næringsområde (Dusavik I). Det vil etter rådmannens vurdering også være «strategisk» for kommunen å eie/disponere arealer av en viss størrelse i tilknytning til mulig, fremtidig makebytte av arealer i forbindelse med gjennomføring av ny områdeplan (bl.a. foreslått nytt offentlig idrettsanlegg). Ny, samlet områderegulering for både Dusavik I og frigitt område; Dusavik II, er igangsatt, men vil neppe foreligge før om ett til to år pga. områdets størrelse og kompleksitet, - spesielt knyttet til ny, overordnet infrastruktur og planlagt omlegging av E39. Det kan opplyses at rådmannen nylig har mottatt et par henvendelser ang. interesse for kjøp av den aktuelle tomten, fra virksomheter som allerede er etablert i området og som ønsker utvidelsesmuligheter, men at det som sagt vurderes som lite strategisk å selge til andre nå. I tillegg kommer at Oljemuseet bør kunne gis en ny mulighet til «å selge inn sitt magasinprosjekt» til ny regjering for statsbudsjettene i 2015/2016, men at det deretter etter rådmannens vurdering ikke bør kunne påregnes ytterligere fristforlengelse for gjennomføring av prosjektet. Vedlegg: Kart/ortofoto
...
35/14 - Status salgsprosess utenriksterminalen Created By: Ove Rødstøl on 14.05.2014 at 15:31 Category: Notat Notat Til: Forhandlingsutvalget Fra: Rådmannen Dato: 14.05.2014 Emne: Status salgsprosess utenriksterminalen Saken gjelder: Salg av 2. etasje i utenriksterminalen. Vurdering av utleie. Bakgrunn / status: 2. etasje i utenriksterminalen ble i Handlings og økonomiplanen for 2014 2017 vedtatt solgt. Inntektene skal gå til finansieringen av Nye Tou. Lokalene er i bruk fram til og med sommeren 2014. Før lokalene kan selges må de seksjoneres. Der er bestilt en teknisk utredning og forklaring av bygget fra Stavanger eiendom. Denne skal danne grunnlagt for seksjonering av bygget og et salgsprospekt. Som forberedende salgsarbeid er muligheten for skjenking i lokalet utredet. Konklusjonen er at kommunen har stor grad av frihet i forhold til hvilke hensyn det kan legges vekt på ved en evt skjenkesøknad for 2.etg. Det er en skjønnsmessig vurdering som tilligger formannskapet å avgjøre, herunder om det er ønskelig med alkoholservering i nær tilknytning til Kulturskolen i første etasje hvor barn og ungdom oppholder seg. Lokalet forventes å være salgsklart til høsten. I ny kommunedelplan for sentrum som snart skal legges frem til politisk behandling, vurderes forslag som vil gi føringer for utenriksterminalen og området rundt denne. Dette kan ha betydning for salget og fremtidig disponering av eiendommen. Utkast til plan forventes snart å være klar for å legges ut til høring. Kommunen har nå valgt hotellutbygger i Bjergsted. Dette valget kan ha betydning for interessen for lokalet. Rådmannen har fått henvendelser der det vises interesse for lokalet, både for kjøp og leie. Rådmannens vurdering og anbefaling Rådmannen vil henvise til at området rundt Utenrikstermialen kan bli et tema i den kommende
kommunedelplanen for sentrum. Med dette utgangspunkt anbefaler rådmannen at dette forhold avklares før det gjennomføres et salg. Rådmannen mener imidlertid at videre utleie inntil videre da vil kunne være et godt alternativ til salg. Ved et salg har kommunen mindre styring på innholdet i lokalet. Ved utleie har kommunen kontroll. Seksjonering og salg av en seksjon vil gi kommunen en ekstern part som sameier på like vilkår i eiendommen. Et slikt sameie har rådmannen tildligere erfart vil kunne medføre interessemotsetninger og dermed drifts og vedlikeholdsmessige utfordringer. At kommunen nå velger å leie ut lokalet vil ikke stå til hinder for et senere salg. Rådmannen ber derfor om at utleie inntil videre vurderes som alternativ til salg....