KTRU /17. Kontrollutvalget. Status saker i arbeid - mai 2017

KTRU /17 Kontrollutvalget Status saker i arbeid - mai 2017 GYSP EKTRU-0224-201605103-37 Hva saken gjelder: Sekretariatet legger frem en oppdatert oversikt over status på saker kontrollutvalget har bestilt og som ikke er levert eller ferdig sluttbehandlet politisk. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar oversikten over status på saker kontrollutvalget har i bestilling/arbeid pr. mai 2017 til orientering. Dato: 22. mai 2017 Gudny Spjeld - saksbehandler Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: 1 1

Vedlegg KTRUs egne adm.prosjekter under arbeid: for oppfølging: : Delegasjonsreglement KTRU 16.02.16 sak 13-16: Leder Robert Monsen tar kontakt med bystyredirektøren i forbindelse med utarbeidelse av delegasjonsreglementet, og vil være kontrollutvalgets kontaktperson slik etterspurt i dokumentet «Politisk tilsyn og kontroll utarbeidelse av opplæringsopplegg» om kontaktperson fra kontrollutvalget/sekretariat. Saker har vært i arbeid under bystyredirektøren (Jf. saker til gjennomsyn i ktru-møtet 15.11.16) KTRU 18.05.16: Leder Robert Monsen (H) orienterte om erfaringer som kontrollutvalgets kontakt i forbindelse med sak om arbeidsgiverfullmakter for kontrollutvalget og sekretariatet for kontrollutvalget som pågår ved Bystyrets kontor. I forkant av møtet hadde han sendt medlemmene Bystyrets kontors, samt sekretariatets, utkast til sak om dette. Kontrollutvalgets medlemmer var omforent om at Bystyrets kontors forslag ikke kunne gå til Bystyret slik det forelå. KTRU 15.11.16 sak 106-16: Kontrollutvalgets medlemmer gjennomgikk og drøftet de fremlagte dokumentene og var omforent om i tilknytning til dokument: Nr. 7, Epost fra Bystyrets kontor, Saker om arbeidsgiverfullmakter klare for behandling m/saksframleggene, å be kontrollutvalgets leder sammen med sekretariatet varsle Bystyrets kontor og Komite for fullmakter og politisk styringssystem om at Kontrollutvalget mener at de er den rette innstillingsinstans overfor Bystyret i denne saken om arbeidsgiverfullmakter KTRU 20.12.16 sak 126-16 Sake utsettes. Kontrollutvalget ved leder, nestleder og ytterligere en representant ber om et møte med ordfører med sikte på å komme frem til et omforent forslag til hvordan Kontrollutvalgets arbeidsgiverrolle skal praktiseres. Sak fra Bystyrets kontor til fullmaktskomiteens møte 16.11.16, sak 63-16, som vedtok: Saken sendes tilbake til kontrollutvalget som tar stilling om de vil utforme eget forslag til innstilling før behandling i komite og bystyre. (Jf. Saker til gj.syn, dok. nr. 4, i dette møtet 20.12.16) KTRU 24.01.17 sak 8-17 - innstilling til Bystyret: 1. Bystyret delegerer arbeidsgiveransvaret for kontrollutvalgets sekretariat til kontrollutvalget. Den daglige personaladministrative oppfølging ivaretas av bystyrets kontor på oppdrag fra kontrollutvalget, i samråd med kontrollutvalgets leder. 2. Kontrollutvalgets utøvelse av arbeidsgiveransvaret gjøres på grunnlag av arbeidsgiverpolitikk og retningslinjer som gjelder i Bergen kommune. 3. Ansettelse av leder for sekretariatet gjøres av bystyret etter inn 4. Ansettelsesmyndighet for øvrig personale i sekretariatet delegeres til kontrollutvalget. 5. Fastsettelse av lønnsbetingelser m.v. for kontrollutvalgets sekretariat foretas av kontrollutvalgets leder og nestleder i samråd med ordfører. 2

KTRUs egne adm.prosjekter under arbeid: (forts) for oppfølging: BEBY 22.02.17: 1. Bystyret delegerer arbeidsgiveransvaret for kontrollutvalgets sekretariat til kontrollutvalget. 2. Kontrollutvalgets utøvelse av arbeidsgiverfunksjonen gjøres på grunnlag av arbeidsgiverpolitikk og retningslinjer som gjelder i Bergen kommune. 3. Den praktiske oppfølging og personaladministrative tilrettelegging ivaretas av Bystyrets kontor. Nødvendig rapportering skjer til kontrollutvalgets leder. KTRU-møtet 21.03.17 sak 19-17, Eventuelt: Arbeidsgiveransvaret for kontrollutvalgets sekretariat Kontrollutvalget har notert at det kommer en lovlighetskontroll i bystyret 22.03.17 til Fylkesmannen i tilknytning til bystyresak 59/17. : Ferdig i Bystyret BEBY, 128-17, 20170426, Krav om lovlighetskontroll av bystyrets vedtak i sak 59-17 1. Bystyrets vedtak 22.02.2017 i sak 59-17, vedtakspunkt 3, opprettholdes. 2. Bystyret kan ikke se at vedtak 22.02.217 i sak 59-17 er blitt til på feil måte gjennombehandlingsformen. 3. Saken oversendes Fylkesmannen for videre behandling. Saken sendt Fylkesmannen Bergen kommunes organisasjonskart KTRU- møtet 21.03.17 sak 19-17, Eventuelt Kontrollutvalget er innforstått med at leder og nesteleder retter en henvendelse til byrådsleder om å få Kontrollutvalget inntegnet på kommunenes organisasjonskart i tråd med de to forvaltningslinjene fra Bystyret. Brev sendt Ordfører med kopi til Byrådet 27. mars 2017.05.19 Ikke besvart pr. 22.05.17 3

Nummererte brev under arbeid Nummerert brev nr. 8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper 2015 KTRU 20.09.16: 1. Kontrollutvalget tar revisors rapportering i «Nummerert brev nr. 8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper 2015» og revisjonsberetningene etter den lovpålagte revisjonen av beboerregnskaper for 2015 ved kommunens alders- og sykehjem, til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget merker seg konklusjoner, funn og avvik revisor rapporterer om og at mange av forholdene er tatt opp tidligere år, og sender rapporteringen fra BDO AS til Byrådet for uttalelse. 3. Kontrollutvalget ber Byrådet om tilbakemelding innen utgangen av oktober 2016 med eventuelle kommentarer til brevet og med opplysninger om hvordan revisors kommentarer og anbefalinger i «Nummeret brev nr. 8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper for 2015» vil bli fulgt opp. KTRU 20.12.16 sak 123-16: 1. Kontrollutvalget tar revisors rapportering i «Nummerert brev nr. 8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper 2015», revisjonsberetningene etter den lovpålagte revisjonen av beboerregnskaper for 2015 ved kommunens alders- og sykehjem samt opplysningene i Byrådsavdeling for helse og sosial sitt brev av 22.11.16, til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget sender saken til Bystyret. Utgangen av oktober BEBY 25.01.17 sak 18-17: 1. Bystyret tar revisors rapportering i «Nummerert brev nr. 8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper 2015», revisjonsberetningene etter den lovpålagte revisjonen av beboerregnskaper for 2015 ved kommunens alders- og sykehjem samt opplysningene i Byrådsavdeling for helse og sosial sitt brev av 22.11.16, til foreløpig orientering. 2. Bystyret ønsker tilbakemelding via Kontrollutvalget med bekreftelse på at intern kontrollopplegget er operativt i tråd med normale kvalitetsstandarder som forventes på området lovpålagte beboerregnskaper innen 31. mars 2017. Innen 31.03.17 Sak i KU-møtet 25.04.17. På veg til Bystyret. 4

Avtalte kontrollhandlinger under arbeid Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem. Forvaltning av tjenestemottakers midler i bofellesskap og lignende (ikke lovpålagt revisjon) KTRU 20.01.15: Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat. KTRU 19.04.16 KTRU 20.01.15: Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat. KTRU 19.04.16 Fremlagt for KTRU i samlerapport møtet 19.04.16: Sendt Byrådet for eventuelle kommentarer innen utgangen av mai 2016 Påminninger sendt 6.06.16 og 30.09.16 Mottatt svar i brev av 16.10.16 Prosjekter og særattestasjoner Sak med begge rapportene: BEBY 25.01.17 sak 19-17: Bystyret ber Byrådet gi tilleggsopplysninger til Kontrollutvalget på utydelig besvarte forhold som er omtalt i rapporten innen 28. februar 2017. Dette gjelder: 1. Det framstår ikke å være tenkt på pengeforvaltning/kontantforvaltning i bofellesskap for psykiatri og rus 2. Pasientregnskapene på f.eks. Landås Menighets Eldresenter og Betanien har ukjent status. KTRU 20.01.15: Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat. KTRU 16.02.16 sak 14-16: 1. Kontrollutvalget tar opplysningene fra BDO AS i rapporten Prosjekter og særattestasjoner fra januar 2016 etter avtalte kontrollhandlinger (ISRS) til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget sender rapporteringen til Byrådet for eventuelle kommentarer og ber om en tilbakemelding innen utgangen av mars 2016. KTRU 06.06.16 sak 58-16 BEBY 21.09.16: 1. Bystyret tar rapporteringen fra BDO AS fra mai 2016 om rapporten Prosjekter og særattestasjoner og finansbyrådens tilbakemelding i brev av 26.05.16, til orientering. 2. Bystyret ber Byrådet rapportere via Kontrollutvalget om status på den videre oppfølgingen av rapportens funn og anbefalinger innen utgangen av 2016. Innen 28.02.2017 Sak i KU-møtet 25.04.17 Se forslag til ny bestilling i sak i dette møtet. Frist utgangen av 2016 Tilskrevet 22.02.17 Påminning sendt 04.05.17 5

Avtalte kontrollhandlinger under arbeid Tilleggsrevisjoner av sikkerhets- og beredskapsopplegget KTRU 20.09.16 sak 84-16: 1. Kontrollutvalget ber oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDO AS utarbeide effektive skisser til revisjoner/avtalte kontrollhandlinger for å avdekke eventuelle mangler og svakheter i sikkerhets- og beredskapsopplegget som kan forårsake særskilt eller forhøyet risiko for uønskede hendelser, innenfor en totalramme på inntil 350 timer, for følgende områder: Sikkerhet og beredskap i sentraladministrasjonen (Byrådsleders avdeling og Byrådsavdeling for finans og eiendom) Sikkerhet og beredskap i skoler og barnehager Sikkerhet og beredskap i institusjoner under Byrådsavdeling for helse og omsorg. Avstemmingskontroller i transaksjonsstrømmer og kontoklasser KTRU 18.10.16 sak 92-16: 1. Kontrollutvalget godkjenner den fremlagte prosjektskissen for gjennomføring avtalte kontrollhandlinger for å avdekke eventuelle mangler og svakheter i sikkerhets- og beredskapsopplegget i sentraladministrasjonen, i skoler og barnehager, og i institusjoner under Byrådsavdeling for helse og omsorg med et tidsforbruk på inntil 350 timer og ferdigstillelse februar/mars 2017. 2. Kontrollutvalget presiserer at revisor bes om å inkludere fokus på: læring av uønskede hendelser. 3. Nødvendig konkretisering av kontrollhandlinger kan skje i dialog med sekretariatet, i tråd med de innspill som kom frem i møtet. Kontrollutvalget 24.01.17 sak 4-17: 1. Kontrollutvalget viser til prosjektskisse fra BDO AS fra forrige kontraktsperiode og bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger, hos BDO AS på Avstemmingskontroller i transaksjonsstrømmer og kontosaldoer. 2. Revisjonen gjennomføres i tråd med forslagene til prosjektmandat som fremkommer i punkt 5 i forslaget fra BDO AS datert 12.01.15 og innenfor en økonomisk ramme på inntil 400 timer totalt. Arbeidet forutsettes gjennomført med høyt kompetent personell med leveranseautoritet for levering innen 01.06.17. Februar/mars 2017 Se saksliste dette møtet Frist 01.06.17 Bergen kommunes årsberetning KTRU-møtet 21.03.17 sak 16-17: Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjon, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger, hos regnskapsrevisor BDO AS, av Bergen kommunes årsberetning i samsvar med sakens utredning. Utgangen av september 2017 6

Forvaltningsrevisjoner til politisk behandling Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter KTRU 15.12.15: Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon hos Deloitte AS av «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» i samsvar med forslag til prosjektmandat i fremlagte prosjektskisse. KTRU 18.05.16: Saken utsettes. Ansvarlig byråd bes om å gi en skriftlig orientering og innkalles til neste møte for å orientere utvalget om hvordan byrådsavdelingen vil følge opp rapportens anbefalte tiltak. KTRU 06.06.16: Lagt frem på nytt. : Saken utsettes. Skriftlig redegjørelse datert 06.06.16 mottatt og lagt ved saken Deloittes kommentarer til redegjørelsen mottatt og vedlagt saken Kontrollutvalget 20.09.16 sak 74-16: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» til orientering. 2. Kontrollutvalget tar opplysningene i Byrådsavdeling for byutvikling sitt høringssvar til orientering. 3. Kontrollutvalget sender rapporten til Bystyret i Bergen kommune. Kontrollutvalget 20.09.16 sak 74-16 og avga følgende innstilling som ble vedtatt i Bystyret 26.04.17: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» til orientering. 2. Bystyret viser til tilleggsnotat fra revisor datert 6. september 2016 der det fremkommer at det i etaten har vært godkjent tilleggsarbeider/endringsmeldinger med beløp som overstiger fullmaktsgrensene i økonomiregelverket. 3. Bystyret viser til at det i prosjektene samlet er godkjent tilleggsarbeider/endringer for om lag 425 millioner kroner. Bystyret slutter seg til revisors vurdering av at mange av endringene har vært nødvendige, men mener standardheving/økt kvalitet som medfører høyere prosjektkostnad enn forutsatt i bystyrets opprinnelige vedtak burde vært fremlagt bystyret. 4. Bystyret ber Byrådet følge opp forslag til tiltak som framgår av forvaltningsrevisjonsrapporten. 5. Bystyret ber Byrådet rapportere til Kontrollutvalget om hvordan revisors anbefalinger er fulgt opp innen utgangen av 2016. Tilleggsforslag i Bystyret som ble vedtatt i Bystyret: Budsjettfullmakter Byrådet bes om å foreta en gjennomgang av «Bergen kommunes økonomireglement og budsjettfullmakter» med formålet om å klargjøre bestemmelsenes indre konsistens. Videre skal begrepsbruk og formuleringene gjennomgås og forbedres. Bruk av vage eller upresise begrep som «normalt», «vesentlig», «kurant» osv. skal unngås Byrådets fullmakt til å videredelegere fullmakt til å fatte gjennomføringsvedtak til kommunaldirektør/enhets- /prosjektledere skal innskrenkes 7 1. halvår 2016 06.06.16 Ferdig i KTRU 20.09.16

Fordeling av fullmakt til å fatte gjennomføringsvedtak for investeringsprosjekter som ikke fattes av byrådet selv skal være entydig. Den iht. til økonomireglement tildelte fullmakt skal ikke kunne videredelegeres Bruk av sekkeposter i budsjettet skal begrenses og det skal være en maksgrense for kostnadsramme for prosjekter som kan inngå i sekkepost. 6. Innkjøpskompetanse og entrepriseformer Komiteene viser til vedtaket i KMBY-sak 269-15 og KFKN-sak105-15 i punkt 1 som komiteene vedtok enstemmig i august 2015: «Byrådet bes om å fremme en sak om administrativ organisering, planlegging og gjennomføring av større investeringsprosjekter. I saken skal det belyses nåværende organisering og fremmes forslag til hvordan den administrative organisering og styring av slike prosesser ev. kan forbedres.» I denne sammenheng bes byrådet om å utrede en organisasjonsmodell der hovedansvar for investeringsprosjekter sentraliseres hos Etat for utbygging. Prosjektstruktur skal ivareta brukermedvirkning. Komiteene ber byrådet om å fremme en sak om oppfølging av vedtakspunkt 1 fram til bystyremøte 21. juni. I denne saken skal byrådet også vurdere anbefalingene fra Deloitte angående planlegging og gjennomføring av investeringsprosjekter og valg av entrepriseformer, slik de går fram av forvaltningsrevisjonsrapport «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter». Byrådet bes å legge innen utgangen av 2017 fram en sak om hvordan anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapport «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» ble fulgt opp. 7. Fremstilling av investeringsprosjekter i budsjett og økonomiplan Komiteene viser til om vedtaket i punkt 3 i KMBY-sak 269-15 og KFKN-sak105-15 som komiteene vedtok enstemmig i august 2015: «Byrådet bes å fremme en sak med forslag om hvordan fremstilling og beskrivelse av byggeprosjekter i investeringsbudsjettet kan forbedres. Talloversikter for investeringsprosjekter i budsjettet suppleres med informasjon om vedtatt kostnadsramme iht. gjennomføringsvedtak dersom prosjekter strekker seg over flere år.» Iht. til vedtak i ovenfor nevnt sak bes byrådet om å supplere tabelloversikt for investeringsprosjekter fra og med neste års budsjett og økonomiplan med følgende oppstilling/kolonner: Prosjektkostnad iht. til estimat ved første gangs budsjettering i budsjett Prosjektkostnad iht. gjennomføringsvedtak Prosjektkostnad iht. til siste kostnadsberegning Byrådet bes om å fremme en sak om oppfølging av vedtakspunkt 3 fram til bystyremøte 21. juni Sak i Bystyret 26.04.17 KTRUs innstilling ble vedtatt, sammen med tre tilleggspunkter Frist for rapportering til KTRU, jf. pkt 5: «Utgangen av 2016» 8

Forvaltningsrevisjon prosjektskisser i bestilling Ledelsesrevisjon/forva ltningsrevisjon av effektivitet og kvalitet i kommunerådets internkontroll (kl. 20) KTRU-møtet 25.04.17 sak 27-17: Kontrollutvalget ber Deloitte legge frem en skisse for et forvaltningsrevisjonsprosjekt av internkontrollens effektivitet og kvalitet (kommuneloven 20) i Bergen kommune i henhold til denne sakens utredning. Sak i dette møtet Forvaltningsrevisjoner i arbeid Forvaltningsrevisjon av investeringsprosjekter KTRU-møtet 21.03.17 sak 17-17: Kontrollutvalget ber Deloitte AS om å utarbeide et forslag til plan for et forvaltningsrevisjonsprosjekt på investeringer som skissert i saken, for fremleggelse for utvalget i neste møte. KTRU-møtet 25.04.17: 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av investeringsprosjekter hos Deloitte AS i samsvar med forslag til prosjektmandat i fremlagte prosjektskisse. Nødvendige og hensiktsmessige tilpassinger avklares med sekretariatet underveis i undersøkelsen. 2. Kontrollutvalget vedtar at et nytt punkt 4 tas inn i prosjektskissens kapittel 1.2.: «I hvilken grad er det rapportert til bystyret i henhold til gjeldende regelverk?» Frist 30.09.17 9

Forvaltningsrevisjoner i arbeid Forvaltningsrevisjon av organisering og utføring av barnevernstjenestene KTRU 20.01.15: Kontrollutvalget viser til flertallsmerknad fremsatt under bystyrets behandling av sak 286/14. Kontrollutvalget viser til utvalgets vedtak i sak 39/14 der utvalget bestilte en forvaltningsrevisjon av Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem. Utvalget ser det som naturlig at denne rapportens funn kan gi et viktig grunnlag for å formulere problemstillinger for en slik forvaltningsrevisjon bystyret har bedt om. For å følge opp den vedtatte flertallsmerknaden på raskest mulig måte ber kontrollutvalget Deloitte starte arbeidet med å utarbeide en prosjektskisse i tråd med flertallsmerknaden i bystyresak 286/14. Prosjektskissen legges frem for behandling så snart revisjonsrapporten Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem er. Det vises også til statusrapport for barnevernet 2013. KTRU 16.02.16 Prosjektskisse vedtatt Skisse tilsendt 12.10.15 returnert for endring. Møte mellom revisor og sekretariat desember 2015. Enighet om innfallsvinkel. Frist utgangen av juni 2016 Statusrapport fra Deloitte 06.10.16: «( ) i ferd med å avtale siste intervju og skrive opp rapporten slik at vi skal få oversendt denne til kommune for høring så raskt som mulig.» I flg. Deloitte 8.03.17: «Kommer til møtet i april 2017» I flg. Deloitte 03.04.17: «Kommer i møtet i mai» I flg. Deloitte 03.05.17: «Kommer i møtet i juni Forvaltningsrevisjon; Kvalitet og effektivitet i kontraktsoppfølging i kommunen KTRU 24.01.17 Kontrollutvalget bestiller revisjonen «Kvalitet og effektivitet i kontraktsoppfølging i kommunen» hos oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Deloitte AS i tråd med sekretariatets forslag. Rapportering til Kontrollutvalget om resultater av forvaltningsrevisjonen, sekvensielt eller samlet, innen 01.06.17. 10

Undersøkelse under arbeid Uavhengig juridisk vurdering «Jordalsvannsaken» Kontrollutvalget i møtet 18.10.16 sak 93-16: 1. Kontrollutvalget ber sekretariatet sende forespørsel til Deloitte Advokatfirma AS om deres vurdering av en ytterligere aktivitet slik dette fremkommer i bystyrevedtaket og om hvordan de mener en slik aktivitet kan håndteres, samt arbeidsomfanget på et slikt arbeid. KTRU 15.11.16 sak 109-16 Kontrollutvalget slutter seg til Deloitte Advokatfirma AS sin forslåtte fremgangsmåte og ber de gjennomføre de juridiske vurderingene innenfor rammene som fremgår i advokatfirmaets brev av 31.10.16 Arbeidet er startet/ Levering avhenger av mengden dokument Prosjekter for oppfølging av vedtak Tilskuddsforvaltningen i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke KTRU møtet 20.12.16 sak 129-16:Kontrollutvalget ber Deloitte Advokater AS gjennomføre oppdraget slik de har foreslått i skissen kontrollutvalget behandlet og vedtok i møtet 15.11.16, med en utvidet ramme på inntil 100 timer (ny totalramme 200 timer). KTRU møtet 21.03.17 sak 11-17: 1. Kontrollutvalget tar opplysningene i rapporten «Juridisk vurdering «Jordalsvannsaken»» etter Deloitte Advokater AS sin nye vurdering med bakgrunn i utvidet dokumentasjons- og informasjonsgrunnlag, til orientering. 2. Kontrollutvalget sender rapporten til Bystyret i Bergen. KTRU 16.06.15 BEBY 23.09.15: KTRU 06.06.16: Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen fra Byrådsavdeling for klima, kultur og næring om byrådsavdelingen oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Tilskuddsforvaltning og bruk av tilskuddsordninger innen kultur og kulturminne» til foreløpig orientering. Saken avsluttet i Bystyret 26.04.17. Se vedtaksskriv under Saker til gjennomsyn Rapporten vurderes fulgt opp i kommende revisjonsperiode. Spesialundervisning KTRU 22.09.15 BEBY 25.11.15: KTRU 20.09.16 sak 76-16: 1. Kontrollutvalget i Bergen tar Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett sin rapportering om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten «Spesialundervisning» til orientering. 2. Kontrollutvalget viser til Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett sitt svar 2. juni 2016 pkt. 9: Kontrollutvalget ber om at det utarbeides felles retningslinjer for rektorene som sikrer at foresatte blir involvert før vedtak om spesialundervisning blir fattet. Retningslinjene tas inn i oppdatert håndbok. Ikke satt frist 3. Kontrollutvalget sender saken til Bystyret i Bergen til orientering. 11

Prosjekter for oppfølging av vedtak Oppfølging av forvaltningsrevisjonsra pporten; Anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg KTRU møtet 20.12.16 sak 124-16: 1. Kontrollutvalget tar kommunens rapport Kontroll med lønns- og arbeidsvilkår hos Orange Helse til orientering 2. Kontrollutvalget ber om å få fremlagt en sak om mulige fremtidige bestillinger av revisjonsprosjekter vedrørende kommunens intern kontroll på området oppfølging av kontrakter med eksterne leverandører. KTRU møtet 24.01.17 sak 5-17: Bestilt forvaltningsrevisjon se Forvaltningsrevisjoner i arbeid Selskapskontroll for oppfølging: : Selskapskontroll i BIR KTRU 28.01.14 KTRU 11.03.14 «1. Kontrollutvalget i Bergen kommune vedtar at selskapskontroll i BIR utsettes. 2. Kontrollutvalget ber styret i BIR om å få oversendt rapporter fra forvaltningsrevisjoner selskapet har inngått avtale med KPMG om kjøp av fra 2013.» KTRU 13.05.14 KTRU 09.09.14 KTRU 26.05.15 KTRU 20.09.16 KTRU 15.11.16 Når Plan for forvaltningsrevisjon i BIR er gjennomført (en rapport gjenstår) Se sak i dette møtet 12

Andre undersøkelser : Klagesak vedr. tiltak i Foreningsgaten 3 KTRU 18.05.16: Dokumentet legges frem til ny vurdering når klagesaken er ferdig behandlet Sendt spørsmål om status på klagesaken 29.08.16 Sendt påminning 5.10.16 Svar fra kommunaldirektør for byutvikling 30.10.16 saken under behandling. Sendt forespørsel 3.5.17 Svar 11.05.17. Er fortsatt under saksbehandling Andre undersøkelser Henvendelse fra Norwaco KTRU-møtet 15.11.16 sak 106-16 Kontrollutvalgets medlemmer gjennomgikk og drøftet de fremlagte dokumentene og var omforent om i tilknytning til dokument: Nr. 5, brev fra Norwaco av 19.10.16; Ulovlig bruk av opphavsrettslig materiale i Bergen kommunes skoler, å be sekretariatet tilskrive Byrådet og be om at Byrådet svarer Norwaco på dette brevet med kopi til kontrollutvalget. KTRU-møtet 21.03.17 sak 15-17: 1. Kontrollutvalget tar opplysningene i Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett sitt svar til Norwaco av 28.02.17 til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om fremdrift og løsning på denne saken. Byrådet tilskrevet 17.11.16 (Norwaco tilskrevet samme dag) Ikke satt frist 13

Andre undersøkelser Lønns- og arbeidsforhold støttekontakter KTRU 20.12.16 sak 128-16: Sekretariatet gjør en henvendelse til Kommuneadvokaten for om Bergen kommune følger høyesterettsdom HR 2013 630 A KTRU 24.01.17 sak 2-17: Brev fra Kommuneadvokaten der det bl.a. fremgår at «Kommuneadvokaten kjenner ikke til hvilken praksis kommunen har på dette området. Vi ber om at dette spørsmålet evt. utredes av byrådsavdeling for helse og omsorg, og at henvendelsen sendes dit.» Henvendelsen sendt Byråd for helse og omsorg 24.01.17 for besvarelse. Ikke satt frist KTRU-møtet 21.03.17 sak 14-17: 1. Kontrollutvalget tar opplysningene om støttekontakter lønns- og arbeidsforhold i kommunen til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget ber Byråd for helse og omsorg rapportere til Kontrollutvalget om å bli orientert om endelig konklusjon på temaet innen august 2017. Innen august 2017 Kommunens hjemmeside for ansatte Almenningen KTRU-møtet 21.03.17 sak 19-17, Eventuelt: Kontrollutvalgets medlemmer noterte seg at fremstillingen av kommunens internkontrollsystem kan være et tema å ta opp senere. Ikke satt frist 14