Namsos kommune Ass. rådmann Saksmappe: 2012/4501-1 Saksbehandler: Ketil Sørvig Saksframlegg Reglement for godtgjøring til folkevalgte og folkevalgtes arbeidsvilkår 2012 Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap Namsos kommunestyre Utvalgets anbefaling legges frem som innstilling 1. Kommunestyret i Namsos tar utvalgets rapport til etterretning. 2. Kommunestyret godkjenner Reglement for godtgjøring til folkevalgte og folkevalgtes arbeidsvilkår 2012 jf trykte vedlegg 1 med virkning 25.10.2012: Flertallsalternativet til reglementets pkt 1.1: Kommunestyret fastsetter ordførers godtgjøring før jul hvert år med virkning fra 1. mai samme år, etter anbefaling fra utvalget Folkevalgtes arbeidsvilkår etter en helhetlig vurdering, bl.a. i forhold til ansatte i Namsos på kapittel 4 og stortingsrepresentanter. Utvalgets anbefaling legges frem som innstilling til formannskap/kommunestyre. Mindretallsalternativet til reglementets pk. 1.1: Ordførers godtgjøring skal være 92,9 % av godtgjøring til stortingsrepresentant. Godtgjøringen reguleres årlig automatisk med virkningsdato som for det lokale lønnsoppgjøret. 3. Kommunestyret vedtar ordførers godtgjøring slik: Flertallsalternativet: Ordførers godtgjøring skal fra 1.5.2012 skal være kr. 722 400,- pr. år. Mindretallsalternativet: Ordførers godtgjøring fra 1.5.2012 skal være 92,9 % av stortingsrepresentantenes godtgjøring. 4. Kommunestyret vedtar at utvalgene endrer navn fra og med 1.12. 2012. Service skal hete Oppvekst, omsorg og kultur. Drift skal hete Plan, byggesak og teknisk drift. 5. Kommunestyret ber utvalget folkevalgtes arbeidsvilkår utarbeide utkast til etisk plakat for folkevalgte som skal legges frem for formannskap og kommunestyre innen utgangen av 2012.
Hjemmel for vedtaket er: Kommunestyrets vedtak 17.11.2011, sak 68/11.
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 23.05.2012 Reglement for godtgjøring til folkevalgte og folkevalgtes arbeidsvilkår 2012 Vedlegg 1 Reglement for godtgjøring til folkevalgte og folkevalgtes arbeidsvilkår 2012 - forslag Saksopplysninger Formålet med saken er behandling av utvalgets rullering av reglement for godtgjøring til folkevalgte og folkevalgtes arbeidsvilkår i tråd med kommunestyrets bestilling i sak 68/12. Utvalgets rapport er i sin helhet lagt inn i her i saksutredningen. Utvalgets anbefalinger legges frem som innstilling. Utvalgets rapport 2012. Kommunestyre i Namsos vedtok den 17.11.2011, sak 68/11 pkt. 1: 1. Kommunestyret vedtar oppnevning av et politisk utvalg for gjennomgang av reglement for godtgjøring av folkevalgte, bestående av følgende medlemmer: 1. Tom Prytz, leder 2. Norun Kjelbotn Larsen 3. Kåre Aalberg Utvalgets oppgave: Gå gjennom reglement for godtgjøring til folkevalgte og anbefale eventuelle endringer som innspill til kommende handlingsprogram med økonomiplan og budsjettprosess. Utvalget leverer sine anbefalinger for påfølgende år innen oktober. Årlig å utarbeide forslag til godtgjøring for ordfører. Forslaget som hvert år skal være utarbeidet innen 1. oktober, behandles i formannskap og endelig i kommunestyret. Utvalgets funksjonstid er november 2011 november 2015. Pga. utvalgets korte funksjonstid og korte frister før behandlingen av budsjett 2012, fokuserte utvalget i 2011 på ordførergodtgjøringen som er ordførers lønn. Utvalgets anbefaling ble lagt frem som innstilling til formannskap og kommunestyret. Under behandlingen i formannskapet redegjorde utvalget leder for utvalgets planer for en grundigere gjennomgang av folkevalgtes arbeidsvilkår i 2012. Utvalget har i 2012 gjennomført 9 møter. Grunnlaget for utvalgets arbeid - Kommunestyrets vedtak av 17.11.2011. - Gjeldende reglement for folkevalgte organ i Namsos kommune.
- Gjeldende reglement for godtgjøring til folkevalgte i Namsos kommune. - Gjeldende lover og regler. - Intervju med ordfører, varaordfører og lederne i utvalgene Service og Drift. - Skriftlig spørreundersøkelse i kommunestyret (36 av 37 mulige svarte). - Skriftlig spørreundersøkelse i Service og i Drift. (Resultatet fra spørreundersøkelsene er det redegjort for i stikkord under tema). Tema som utvalget har drøftet Utvalget har drøftet følgende tema (nr. 1-12 med underpunkter). Under hvert tema er det redegjort kort for utgangpunktet og for utvalgets anbefaling. 1. Vitalisering av utvalgene De folkevalgtes arbeidsvilkår i utvalgene har betydning for vitaliteten i utvalgene. Alle møter satt opp i møteplan bør avholdes. Det bør være rimelig tid til politisk arbeid mellom mottak av møtedokumenter til møtene. Informasjon i kommunestyret bør ha overordnet kommunalt perspektiv. Informasjon med fagmessig perspektiv bør gå i fagutvalgene. 2. Tidspunkt for utsending av møtedokumenter. Kommunelovens 32, pkt 2:.. Innkalling skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles. Kommunelovens 44 og 45: Innstilling til hhv økonomiplan og årsbudsjett skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før behandling i kommunestyret. Kommuneloven angir ikke et bestemt antall dager for utsending av saksdokumenter. Andre kommuner. Bergen: I god tid. Gausdal: Normalt 8 dager før møtene. Steinkjer: Sendes ut med en frist på 8 dager. Levanger: Innkalling kunngjøres min. 5 dager før møtet og dokumentene legges ut på rådhuset. Praksis i Namsos har vært at møtedokumentene legges i posten 7 dager før møtet, og at dokumenter gjøres tilgjengelig på nett samme dag. Møteinnkalling og møtedokumenter skal være tilgjengelig på nett/nettbrett 8 dager før møte. Unntatt er dokumenter jf kommunelovens 44 og 45 som skal ligge ut til vanlig ettersyn i min.14 dager (økonomi/budsjett). 3. Presentasjoner og informasjon i folkevalgte organer. I Namsos er det tradisjon at eksterne kan inviteres til å gi informasjon i kommunestyret og i utvalgene. Presentasjoner og informasjon i de faste folkevalgte organer skal normalt begrenses til innenfor en ramme på 30-45 min. Møteleder skal alltid ved presentasjon av informanten: o Redegjøre for formålet ved presentasjonen, hvorfor nå mv. o Opplyse hvor lang tid som er avtalt til presentasjonen. o Opplyse om at det alltid skal benyttes mikrofon/mygg. I forberedelsene av større saker som skal behandles kan det avholdes temamøte, men ikke i samme møte som vedtak fattes.
4. Bruk av nettbrett/mobiltelefon. Kommunestyret i Namsos har 22.3.2012 vedtatt avvikling av møtedokumenter på papir og å innføre bruk av nettbrett for distribusjon av elektroniske dokumenter og bruk av nettbrett i de fem faste folkevalgte organer; kommunestyret, formannskap, Service, Drift og Kontrollutvalget. 36 av 37 mulige svar på utvalgets spørreundersøkelse blant kommunestyrets medlemmer, ser på innføring av nettbrett som en naturlig utvikling for Namsos kommune. Møtedokumenter til medlemmer i faste folkevalgte organ til bruk i forberedelser hjemme og i møtene, distribueres elektronisk. Det utarbeides etiske retningslinjer for bruk av nettbrett og mobiltelefon i møtene. Retningslinjene skal som et minimum inneholde at bruk av nettbrett og telefon som ikke er knyttet direkte til saken, skal begrenses til pauser. 5. Ordførers godtgjøring. Utvalget har vurdert om det er hensiktsmessig at ordførers godtgjøring knyttes til og reguleres årlig med en % -andel av stortingsrepresentantene, eller om ordførers godtgjøring skal reguleres tilsvarende lønnsøkningen for ansatte i Namsos kommune på kap 4, i tråd med kommunestyrets innspill. Stortingsrepresentantene fikk fra 1.1.2012 fastsatt en årlig godtgjøring på kr. 777 630,- Økningen innenfor kap. 4 i de lokale forhandlinger vil i snitt ligge på mellom 4,5-5 %. Dersom ordfører i 2012 gis en økning i godtgjøringen på 5 % vil godtgjøringen fra 1. mai 2012 bli kr. 722 400,- pr. år. Kr 722 400,- utgjør 92,9 % av stortingsrepresentantens godtgjøring pr. år i 2012. Utvalgets flertall (Kjelbotn Larsen og Prytz,) anbefaler at : Ordførers godtgjøring fastsettes årlig av kommunestyret etter anbefaling fra utvalg folkevalgtes arbeidsvilkår etter en helhetlig vurdering, bl.a. i forhold til ansatte i Namsos kommune på kapittel 4 og stortingsrepresentanter. Virkningsdato som for kommunalt ansatte. Utvalgets mindretall (Aalberg) anbefaler: Ordførers godtgjøring reguleres årlig automatisk til å være 92,9 % av godtgjøring til stortingsrepresentant. Virkningsdato som for kommunalt ansatte. 6. Telefongodtgjøring gjøres til en del av den faste godtgjøringen. Ordningen med telefongodtgjøring på kr. 140,- pr. mnd som utbetales som en egen godtgjøring, er av eldre dato. I ettertid har mobiltelefon blitt allemannseie og prisen på bruk har gått ned. Den enkleste måten å kompensere for folkevalgtes bruk av egen mobiltelefon er at telefongodtgjøringen legges inn i den faste årlige godtgjøringen til de folkevalgte som har telefongodtgjøring iht reglement. Dette er pr. i dag varaordfører og lederne for kontrollutvalget, service og drift. Godtgjøringen utgjør kr. 1680,- pr. år. Ordfører har kommunalt eid telefon og fordelsbeskattes av det. En kompensasjon for bruk av egen telefon i rollen som folkevalgt på kr. 2000,- pr. år legges inn som en del av den faste årlige godtgjøring til varaordfører og til lederne for kontrollutvalget, Service og Drift. 7. Betraktninger rundt det å være ansatt og bli folkevalgt møteplikt.
Kapittel 7 er Namsos kommune sin policy mht. ansatte som også er folkevalgt. Rådmannen skal sørge for at kommunens policy er kjent i organisasjonen. Generelt 7.1. Kommuneloven 40 nr. 1: «Den som er valgt som medlem av kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ, plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Arbeidstaker har krav på fri fra arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer.» 7.2. Kommunelovutvalget (NOU 1990; 13. s. 190) sier: Det kan etter utvalgets oppfatning ikke aksepteres at en arbeidstaker blir nektet å oppfylle sin møteplikt etter loven eller blir oppsagt for at han eller hun gjør dette.. Departementet støtter fullt ut disse synspunktene. 7.3. Møteplikten gjelder ikke helt uten reservasjoner. (Overå s. 289). Man kan, etter behørig varsel (til sekretær), la være å møte når man har gyldig forfall. (F.eks. ved sykdom eller andre vektige velferdsgrunner). Det er den folkevalgte selv som gjør egne vurderinger og til syvende og sist avgjør hva som er vektige velferdsgrunner. Den folkevalgtes møteplikt er udiskutabel. Uten god kommunikasjon mellom den ansatte og dennes leder, kan møtedeltagelse føre til unødige vanskeligheter for begge parter. Det er viktig at leder og den ansatte helt fra starten drøfter gjensidige forventninger og evt. gjør avtaler om hvordan forholde seg gjennom valgperioden. Dette bidrar til en mer smidig praksis. 7.4. Alle folkevalgte skal straks etter valget kontakte sin arbeidsgiver og orientere om egen situasjon og drøfte/avtale hvordan dette skal handteres i praksis gjennom valgperioden med meg som folkevalgt. Utgangspunktet kan være dette notatet. 7.5. Kommunestyret vedtar møteplan i desember for hele det påfølgende år. Den folkevalgte skal gjøre arbeidsgiver kjent med møteplan og drøfte praktiske løsninger. Arbeidsgiver skal søke å legge til rette for den ansattes deltagelse i alle møter etter vedtatt møteplan. 7.6. Fast medlem i fast hel dagstilling (eks. dagstilling uten krav om erstatter ved fravær). For folkevalgt ansatt i slik dagstilling, skal deltagelse på møter iht fastsatt møteplan være problemfri for både den folkevalgte og for arbeidsgiver. Turnus arbeidende folkevalgte Turnusplan på arbeid og vedtatt møteplan må kunne oppfattes som en gjensidig avtale mellom den folkevalgte og arbeidsgiver om fravær for å ivareta rollen som folkevalgt og som ansatt. Straks leder gjøres kjent med møteplan, skal leder ved å utvise stor fleksibilitet legge til rette for mest mulig konfliktfri deltagelsen iht. vedtatt møteplan; f.eks. under utarbeiding av turnus. 7.7. Fast medlem i utvalg og ansatt i hel turnusstilling (eks helsearbeidere). For fast medlem i fast utvalg og fast ansatt i turnus, skal gjennomføringen av møter iht fastsatt møteplan være problemfri for både den folkevalgte og for arbeidsgiver, forutsatt gjennomført pkt. 7.4 og 7.5 og utvist gjensidig forståelse. Arbeidsgiver skal i turnusplanleggingen legge til rette for den ansattes kan delta i møter ihht. møteplan.
7.8. Fast medlem i del-stilling kan ha behov for å ta ekstravakter for å sikre sin inntekt. Det forutsettes at pkt. 7.4 og 7.5 er gjennomført. Den ansatt skal i samtalen med leder uttrykke behovet for ekstravakter. I slike tilfeller påhviler det leder et ansvar for å utvise særlig smidighet slik at den ansatte (1) kan skjøtte sin deltidsjobb, (2) ivareta sitt verv som folkevalgt iht møteplan, og i tillegg (3) kunne ta et antall ekstravakter som er normalt for arbeidsplassen uten at disse kolliderer med møteplan. På den annen side, dersom den ansatte velger å ta på seg ekstravakt som er i konflikt med vedtatt kjent møteplan, må det av arbeidsgiver kunne oppfattes som om den folkevalgte allerede har valgt ekstravakta som gyldig forfall, og melder dermed forfall til møte. Praksis kan ikke være slik at den folkevalgte skriver seg på ekstravakter som ikke kan tas pga. konflikt med møteplan, og for det får utbetalt lønn/tapt arbeidsfortjeneste. Det er kun å påføre kommunen ekstra utgifter. Like ulogisk er det at arbeidsgiver plasserer den folkevalgte på vakter som er i konflikt med møteplan som har vært kjent i månedsvis. Varamedlemmer 7.9. Varamedlemmer til fast utvalg har også møteplikt. Dersom det må settes inn en erstatter vil kort varslingstid kunne skape problemer for arbeidsgiver med å finne en erstatter. Det kan derfor ikke forventes at møteplikt for varamedlem ved for kort varsling skal praktiseres like strengt og problemfritt som for fast medlem. Sekretariatet skal i større grad aksepterer (vise forståelse) for fravær fra varamedlem enn fra fast medlem. Ekstramøter i de faste organer og møter i ad-hoc-utvalg 7.10. Det ligger i sakens natur at kravet til oppmøte til ekstramøter ikke kan praktiseres like strengt som ved møter iht. vedtatt møteplan. Dette begrunnet i at det kan være vanskelig å skaffe erstatter ved kort varsel. 7.11. For leder av ad-hoc-utvalg påhviler det et ansvar å sørge for at møter gjennomføres uten arbeidsfravær for medlemmene. Møteplikten praktiseres heller ikke like strengt. Tapt arbeidsfortjeneste eller kompensasjon for fravær pga møte 7.12. Namsos kommune ønsker at den folkevalgte får hele sin lønn fra sin arbeidsgiver uten trekk for møtedeltagelse. Kommunen kompenserer for fraværet direkte til arbeidsgiveren etter regning. Dette er den vanligste måten. Unntaksvis (1 bedrift i Namsos) trekker arbeidsgiver den ansatte for fraværet. Kommunen betaler ut tapt arbeidsfortjeneste til den folkevalgte etter regning. Avdelinger i Namsos kommune med ansatte som er folkevalgt kompenseres ikke for fraværet. 8. Nye navn på Service og Drift Ved flere anledninger er det kommet innspill om at navnene på hhv Service og Drift ikke gjenspeiler utvalgenes ansvarsområder.
Service endres til Oppvekst, omsorg og kultur. Drift endres til Plan, byggesak og teknisk drift. 9. Kontorplass for folkevalgte. Folkevalgte kan bestille møterom og låne PC ved Servicetorget. 10. Etterlønn ordfører. Reglementets kap. 11.6 beskriver dagens ordning med etterlønn for avtroppende ordfører. Ordningen gjelder i de tilfeller hvor avtroppende ordfører ikke mottar annen lønn i ny stilling i 3-månedersperioden. Et samlet utvalg anbefaler at det ikke gjøres endringer i dette punktet. 11. Godtgjøring pr. møte eller fast årlig godtgjøring. Ordningen med fast årlig godtgjøring til folkevalgte ble i sin tid avviklet fordi det ble oppfattet som urimelig at medlem som ikke møtte hadde samme godtgjøring for møtet som et medlem som møtte. Et samlet utvalg anbefaler at det ikke gjøres endringer i dette punktet. Bakgrunn er en helhetlig vurdering, bl.a. med utgangspunkt i undersøkelse blant kommunestyrets medlemmer. 12. Møtetidspunkt. Kommunestyret i Namsos har møter på kveldstid, og Service og Drift har møter på dagtid. Alle møter er oppsatt i møteplan. I spørreundersøkelsen som utvalget lot gjennomføre i kommunestyret og i utvalgene, gav de aller fleste folkevalgte tilbakemeldinger om at de ikke ønsket endringer i møtetidspunktene. Et samlet utvalg anbefaler at det ikke gjøres endringer i dette punktet. Namsos 21.9.2012 Tom C. Prytz Norunn Kjelbotn Larsen Kåre Aalberg Leder Vurdering Det vises til utvalgets rapport i saksutredningen. Miljømessig vurdering Elektroniske dokumenter som erstatning for papir er et miljøtiltak med redusert bruk naturressurser og energi til kopiering, utkjøring av dokumenter hos kommunen og redusert avfallsmengde hos den folkevalgte.