Nye Namsos Møteprotokoll Utvalg: Midlertidig fellesnemnd Nye Namsos Møtested: Rian, Namdalshagen Dato: 04.11.2016 Tidspunkt: Fra 12:30 til 15:30 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Steinar Lyngstad Baard S. Kristiansen Kjersti Tommelstad Per Olav Mork Trygve Sandvik Geir Olav Knappe Bjørn Dag Derås Amund Lein Arnhild Holstad Gunn Aina Holvik Arne Magnar Bratberg Bjørnar Smines NDSP FOAP NASV NAKRF FOSPKRF NAV NDSP NAH NAAP NASP NDAP LUND Forfall: Navn Funksjon Representerer Olav Skaret NAAP Rune Wik FOSPKRF Kristine Altin NDSP Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Frode Båtnes Sissel Thorsen Grethe Lervik Olav Skaret Rune Wik Kristine Altin NAAP NDAP Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Tor Brenne Prosjektleder Rønnaug Aaring Rådmann i Fosnes Kjell Einvik Rådmann i Namdalseid Gunnar Lien Rådmann i Namsos
Merknader Per Olav Mork innvilget permisjon fra kl. 13:50. Arnhild Holstad innvilget permisjon fra kl. 14.30 Rådmennene orienterte om budsjettprosessene i de tre kommunene og MNS. Alle kommunene vil legge fram budsjettforslag som viser at kommunene har god kontroll på økonomien. Rådmennene har hatt formuleringene i intensjonsavtalens kap 7 med seg i planleggingen av budsjettet for 2017 og LTB 2017 2020. Fylkesmannens økonomirådgiver anbefaler at fellesnemnda allerede fra 2018 lager et LTB for perioden 2018 2021 der en allerede starter arbeidet med å beskrive og planlegge økonomien i Nye Namsos fra 2020 etter beste evne. Underskrift: Jeg bekrefter med min underskrift at møteprotokollen er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet. Tor Brenne/sign. Prosjektleder
Sakliste Utvalgssaksnr PS 1/16 PS 2/16 Innhold Valg av leder og nestleder Forprosjektplan Nye Namsos PS 3/16 Igangsetting av prosess med felles kommuneplan - opprettelse av stilling som samfunnsplanlegger PS 4/16 PS 5/16 Infrastrukturmidler. Igangsetting av underprosjekt Jøabrua. Ny søknad i 2017 Implementering av intensjonsavtalens bestemmelser om samarbeid om kompetanse og nøkkelpersonell PS 6/16 Møteplan for 2017 PS 1/16 Valg av leder og nestleder Saken legges fram uten forslag til innstilling. Hjemmel for vedtaket er: Ordførerne har drøftet saken og foreslår at lederskapet i midlertidig fellesnemnd og senere i fellesnemnd følger ordfører- og varaordførervervet i MNS fram til 2019 (som er Overhallas år i MNS) med følgende turnus: År Leder Nestleder 2016-2017 Steinar Lyngstad Arnhild Holstad 2018 Arnhild Holstad Steinar Lyngstad 2019 Trygve Johnny Sandvik Arnhild Holstad 1. Som leder for midlertidig fellesnemnd velges Steinar Lyngstad. 2. Som nestleder for midlertidig fellesnemnd velges Arnhild Holstad. PS 2/16 Forprosjektplan Nye Namsos Midlertidig fellesnemnd vedtar å oversende forprosjektplanen for arbeidet med Nye Namsos til kommunestyrene med anbefaling om at kommunestyrene vedtar planen.
Prosjektleder Tor Brenne orienterte om forslaget til forprosjektplan og refererte noen av erfaringene fra andre kommunesammenslåinger. KMD og KS har satt i gang en seminarserie for kommuner som har vedtatt å slå seg sammen. Seminarserien er spesielt med tanke på politisk nivå. Det anses viktig at også tillitsvalgte deltar på disse seminarene. Planlagte seminar er: 15.12.16: Arbeidsgiverrollen og medvirkning i sammenslåingsprosesser 24.01.17: Lokaldemokrati, felles kultur og identitet 14.02.17: Utvikling og gevinstrealisering 26.04.17: En effektiv og dynamisk organisasjon 23.05.17: Eierskap og interkommunalt samarbeid Prosjektet har allerede tatt initiativ til å etablere et tillitsvalgtforum. Første møte ble avholdt 03.11.16. Som leder for utvalget ble Knut Erik Heia fra Undervisningsforbundet Namsos valgt. Nestleder ble Karin Sinnes fra Fagforbundet Namsos og MNS valgt. Knut Erik Heia presenterte tillitsvalgforum og refererte innspill til forprosjektplanen i møtet. Konkrete innspill var: Tillitsvalgte ønsket 4 representanter inn i prosjektgruppen Alle tillitsvalgte måtte innvilges fri med lønn for på delta i arbeidsgrupper og prosjektgruppe De ba om at frikjøpt ressurs måtte avklares så fort som mulig Sakspapirer og problemstillinger som skal behandles i midlertidig fellesnemnd må oversendes tillitsvalgforum i god til for å sikre muligheten for reell medvirkning Arbeidet med etablering av Nye Namsos inneholder også en grensejustering med Lund. Forprosjektet må starte forberedelse til dette arbeidet som er regulert i inndelingsloven. Fylkesmannen har en rolle i dette arbeidet som erfaringsmessig inneholder juridiske og økonomiske elementer som kan være arbeidskrevende. Steinar Lyngstad oppsummerte debatten med å fremme følgende tilleggsforslag til forprosjektplanen: 1. Midlertidig fellesnemnd utøkes fra 14 til 16 medlemmer med en representant fra Lund oppnevnt av Nærøy kommune, og en ekstra representant fra Namsos kommune. Namsos bes om at det oppnevnes en representant til i midlertidig fellesnemnd. 2. Det opprettes arbeidsgruppe med ordførerne i organisasjonsplanen 3. Ansatterepresentasjonen i prosjektgruppen økes fra en til to 4. Det opprettes en egen gruppe for kommunikasjon i kap. 3.2.2 Forprosjektplanen med tilleggsforslagene enstemmig vedtatt. Midlertidig fellesnemnd vedtar å oversende forprosjektplanen for arbeidet med Nye Namsos med de endringer som ble vedtatt i møtet til kommunestyrene med anbefaling om at kommunestyrene vedtar planen. Følgende endringer i forprosjektplanen ble vedtatt:
1. Midlertidig fellesnemnd utøkes fra 14 til 16 medlemmer med en repr. Lund oppnevnt av Nærøy kommune og en ekstra representant fra Namsos kommune. Namsos bes om at det oppnevnes en representant til i midlertidig fellesnemnd. 2. Det opprettes arbeidsgruppe med ordførerne i organisasjonsplanen 3. Ansatterepresentasjonen i prosjektgruppen økes fra en til to 4. Det opprettes en egen gruppe for kommunikasjon i kap 3.2.2 PS 3/16 Igangsetting av prosess med felles kommuneplan - opprettelse av stilling som samfunnsplanlegger Midlertidig fellesnemnd vedtar å opprette stilling som samfunnsplanlegger i Nye Namsos. Prosjektgruppen bes utlyse stilling som samfunnsplanlegger umiddelbart, og når denne er ansatt starte arbeidet med en planstrategi for den nye kommunen samt forberede arbeidet med felles samfunnsdel. Forlag fra Namsos kommune presentert av rådmann Gunnar Lien. Namsos kommune må igangsette kommuneplanprosess og foreslår derfor at denne prosessen kjøres felles for Nye Namsos i stedet. Namsos kommune står for finansieringen i forprosjektfasen med bruk av midler som Namsos får som regionby. enstemmig vedtatt i Midlertidig fellesnemd Nye Namsos. Midlertidig fellesnemnd vedtar å opprette stilling som samfunnsplanlegger i Nye Namsos. Prosjektgruppen bes utlyse stilling som samfunnsplanlegger umiddelbart, og når denne er ansatt starte arbeidet med en planstrategi for den nye kommunen samt forberede arbeidet med felles samfunnsdel. PS 4/16 Infrastrukturmidler. Igangsetting av underprosjekt Jøabrua. Ny søknad i 2017 Saken legges fram uten innstilling. Presentasjon av arbeidet med Jøa-brua fram til nå v/kjell Ivar Tranås, og referat fra et møte med samferdselsråd Hallem v/trygve Jonny Sandvik. Enighet om at Nye Namsos skal arbeide både praktisk og politisk framover mot SD og KMD. Prosjektet er avhengig av tilleggsbevilgninger fra staten om det skal kunne realiseres. NTFK vil utfordre veivesenet til å oppdatere de
beregninger som er gjort til dagens prisnivå som Nye Namsos kan ha med i møter med departementene. 1. Arbeidsgruppen får ansvar for å følge opp saken med Jøa-brua herunder søknad om støtte i dette tiltaket i 2017. 2. Prosjektgruppen får ansvar for å avklare søknad om fiber/bredbånd til infrastrukturstrukturmidler. PS 5/16 Implementering av intensjonsavtalens bestemmelser om samarbeid om komptanse og nøkkelpersonell Midlertidig fellesnemnd ber prosjektgruppen utarbeide retningslinjer for samarbeid om kompetanse og nøkkelpersonell. Rådmannen i Namsos kommune har sagt opp sin stilling. Med denne bakgrunnen foreslår Namsos kommune at prosjektleder/rådmann i Nye Namsos utlyses ut eksternt. Namsos kommune vil fylle rollen som rådmann i Namsos fram til 01.01.2020 med intern rekruttering. Prosjektleder kan da arbeide på fulltid med etableringen av Nye Namsos i perioden 2017-2020. 1. Prosjektgruppen bes utarbeide retningslinjer for hvordan det skal arbeides med kompetansedeling fram til 01.01.20. Prosjektgruppen bes om at det utarbeides skriftlige avtaler om kompetansedeling i hvert enkelt tilfelle. 2. Stillingen som prosjektleder og rådmann i Nye Namsos utlyses ut eksternt så snart som mulig. 3. Midlertidig fellesnemnd utpeker følgende ansettelsesutvalg som skal jobbe med rekruttering og fremme innstilling om ansettelse av prosjektleder/rådmann i Nye Namsos overfor fellesnemnda: Ordfører i Namsos Arnhild Holstad Ordfører i Namdalseid Steinar Lyngstad Ordfører i Fosnes Trygve Johnny Sandvik Folkevalgt i Namsos Kjersti Tommelstad En repr. oppnevnt av de tillitsvalgte PS 6/16 Møteplan for 2017 Midlertidig fellesnemd Nye Namsos vedtar følgende forslag til møteplan for 2017:
Fredag 13.01.17 Fredag 17.03.17 Fredag 12.05.17 Fredag 09.06.17 Hjemmel for vedtaket er: enstemmig vedtatt i Midlertidig fellesnemd Nye Namsos med følgnede kommentarer; Fredag 13.01.17 Fosnes kl 0915 Fredag 17.03.17 Namsos kl 0915 Fredag 12.05.17 Namdalseid kl 0915 Fredag 09.06.17 Namsos kl 0915 Midlertidig fellesnemd Nye Namsos vedtar følgende forslag til møteplan for 2017: Fredag 13.01.17 Fosnes kl 0915 Fredag 17.03.17 Namsos kl 0915 Fredag 12.05.17 Namdalseid kl 0915 Fredag 09.06.17 Namsos kl 0915