KONKURRANSEGRUNNLAG *** ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE *** LEASING AV BILER 1
1. Innledning generell informasjon... 4 1.1. Kort om oppdragsgiver... 4 1.2. Om anskaffelsen og konkurranseform... 4 1.3. Anskaffelsens omfang... 4 2. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen... 4 2.1. Krav.... 4 2.1.1. Serviceavtale / utstyr... 5 2.1.2. Leveringstid... 5 3. Krav til at tilbyder er eller gjør seg kjent med regelverket om offentlige anskaffelser 5 4. Lønns- og arbeidsvilkår... 5 5. Nærmere regler om gjennomføring av konkurransen... 6 5.1. Anskaffelsesprosedyre... 6 5.2. Konkurransedokumentene... 6 5.3. Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget... 6 5.4. Alternative tilbud... 6 5.5. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen... 6 5.6. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget... 7 5.7. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud... 7 5.8. Innlevering av tilbud... 7 5.9. Tilbudsfrist... 8 5.10. Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger... 8 5.11. Vedståelsesfrist... 8 5.12. Tilbudsåpning... 9 5.13. Språkkrav... 9 5.14. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget... 9 5.15. Forbehold... 9 6. Krav til tilbyders kvalifikasjoner... 9 6.1. Generelt... 9 6.2. Skattemessige forhold...10 6.3. HMS-egenerklæring...10 6.4. Juridisk status...10 6.5. Økonomisk og finansiell kapasitet...11 2
6.5.1. Krav...11 6.5.2. Dokumentasjon...11 6.6. Teknisk og faglig kompetanse og kapasitet...11 6.6.1. Kvalitetssikringssystem...11 6.6.2. Erfaring/referanser...11 7. tildelingskriterier...12 7.1. Innledning...12 7.2. Nærmere om "pris"...12 7.3. Nærmere om "kjøreegenskaper / komfort"...12 8. Karenstid...12 9. Tilbudets innhold disponering...12 Vedlegg 1: HMS- egenerklæring Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Avtaledokument 3
1. INNLEDNING GENERELL INFORMASJON 1.1. Kort om oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bardu Kommune. 1.2. Om anskaffelsen og konkurranseform Bardu Kommune ønsker å inngå en 4 årig rammeavtale for leasing av 13 biler til Helse, omsorg og barneverntjenesten. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Det tilbud som inngis kan således ikke endres etter tilbudsfristens utløp og tilbyderne må gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp. 1.3. Anskaffelsens omfang Stipulert samlet kontraktsverdi pr. år er estimert til ca. kr. 330.000.- eks mva. Dette beløpet er kun en antagelse og tilbyder tar det hele og fulle ansvaret for oppdragets omfang enten det blir større eller mindre enn antatt. 2. NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN 2.1. Krav. Bilene som skal leases er 9 små varebiler/personbiler (4WD) og 3 personbiler (4WD) og en personbil (2WD) mellomklassebil. De 9 varebilene/personbilene (4WD) skal ha vinduer med 2 dører på hver side, hel bakdør, minimum 2 seter og en motorstørrelse på minimum 90 hk. Personbilene skal ha 4 dører, 5 seter og ha minimum 90 hk på 3 av bilene. En bil skal ha (2WD) og være på minimum 100hk. Denne bilen skal ha elektrisk motor- og kupevarmer. Det tas forbehold om at antall biler kan bli endret i perioden. Bilene kan gå på bensin, diesel eller være hybrid. Bruken av bilene innbefatter mye småkjøring og tilbyder må garantere at filtret i forbindelse med katalysatoren ikke må renses / skiftes mellom servicene. Ved evt. rengjøring skifting av filter mellom servicene må tilbyder bære alle kostnader. CO2 utslipp skal oppgis g/km, forbruk drivstoff bensin/diesel skal oppgis for blandet kjøring pr 100km i h.h.t. vedlegg 2 prisskjema. 4
2.1.1. Serviceavtale / utstyr Tilbyder skal oppgi pris i h.h.t. vedlegg 2 prisskjema. I den måntlige leieprisen skal følgende inngå: Sommer og vinterhjul, vinterhjulene skal være med pigg, oljeskift inkl olje, filter m.m. utfra oppsatte intervaller for bilen, Bluetooth, dekkhotell, omlegging av dekk, servicer utfra oppsatte intervaller fra tilbyder, ved servicer og dekkskifte skal tilbyder hente bilene i Bardu Kommune og bringe dem tilbake, henting og bringing av biler skal inngå i den måntlige leiesummen. Kjørelengden anslås til 15.000 km pr år. Med servicer, dekkskifte, feil som må utbedres er tilbyder forpliktet til å låne Bardu kommune erstatningsbil i perioden uten ekstra kostnader. Ved eventuelt behov for dekkskifte i perioden så skal det inngå i tilbudet. Årsavgiften skal også inkluderes i leasingavtalen. Bilene skal ha utsyr i henhold til vedlegg 2 prisskjema. 2.1.2. Leveringstid Tilbyder bes å oppgi leveringstid fra bestilling til levering av biler i vedlegg 2 prisskjema. Tilbyder må forplikte seg til å levere bilene innen 1. September 2013. Tilbyder skal bekrefte leveringsdato i vedlegg 2 prisskjema. 3. KRAV TIL AT TILBYDER ER ELLER GJØR SEG KJENT MED REGELVERKET OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Det er et krav at tilbyder kjenner eller gjør seg kjent med alminnelige offentlige regler og forskrifter som gjelder for anskaffelser i Norge/EØS, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltakelse i noen som helst form med hensyn til dette er tilbyders risiko. 4. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Det vises i denne sammenheng til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 gitt med hjemmel i anskaffelsesloven 7. Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. 5
Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare minst 10 % av kontraktssummen. 5. NÆRMERE REGLER OM GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 5.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del III. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. 5.2. Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Slike endringer og tilleggsopplysninger vil kun bli lagt ut på doffin.no og blir da sendt de tilbyderne som har meldt sin interesse der. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. 5.3. Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget. 5.4. Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. 5.5. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6. dager før tilbudsfristens utløp 12.00 Spørsmål skal stilles skriftlig til Innkjøpsservice Advokatfirma AS v/ Rolf Willy Berg på e-post: rolf.berg@innkjopsservice.no 6
Henvendelsene skal merkes med Konkurranse leasing biler Bardu Kommune. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål vil bli lagt ut på doffin.no Det vil således ikke bli sendt svar til den enkelte tilbyder, men kun lagt ut informasjon på doffin.no til de som har meldt sin interesse for konkurransen der. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen. 5.6. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli lagt ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 5.7. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 5.8. Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Ørnflogveien 13 Bursi 8230 Sulitjelma Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Ørnflogveien 13 Bursi 8230 Sulitjelma 7
Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Konkurranse leasing biler Bardu Kommune Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. 5.9. Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 15. mai 2013 klokken 12.00 Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være kommet frem til den ovenfor nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist fra konkurransen. 5.10. Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Tilbud og protokoll vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt i medhold av offentleglova 23(3). Etter dette vil imidlertid tilbud og protokoll mv. være tilgjengelig for det offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jfr. offentleglova 13, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13(1)(2). Tilbyderne bes derfor om å oppgi i tilbudet hva man mener er forretningshemmeligheter som ikke kan offentliggjøres. 5.11. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse. 8
5.12. Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver eller oppdragsgivers representant en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. 5.13. Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. 5.14. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 5.15. Forbehold Det tas forbehold om at tilbudene er innenfor de budsjetterte rammer. 6. KRAV TIL TILBYDERS KVALIFIKASJONER 6.1. Generelt Kvalifikasjonskrav er krav som skal sikre at leverandøren har tilstrekkelige tekniske og faglige kvalifikasjoner samt finansiell og økonomisk stilling til å kunne gjennomføre kontrakten. Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Det gjøres oppmerksom på at dersom oppdraget er tenkt gjennomført med flere rettssubjekter som ansvarlige (for eksempel datterselskaper) må alle selskapene oppfylle kvalifikasjonskravene og fremlegge dokumentasjon for dette. Det gjøres også oppmerksom på at dersom en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, må leverandøren overfor oppdragsgiver dokumentere at han ha rådighet over de nødvendige ressursene for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra de aktuelle foretakene. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt. 9
6.2. Skattemessige forhold Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdi avgiftsinnbetaling. Dokumentasjon Skatteattest og attest for MVA som ikke er eldre enn 6 måneder skal vedlegges Utenlandske leverandører skal i stedet for ovennevnte levere attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedrørende skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. 6.3. HMS-egenerklæring Krav Dokumentasjon Leverandøren skal levere HMS erklæring jfr. Vedlegg 1. Egenerklæring vedrørende HMS skal vedlegges Utenlandsk leverandør bes legge ved en erklæring for at firmaet tilfredstiller alminnelige krav til helse, miljø og sikkerhet i leverandørens hjemstat. 6.4. Juridisk status Krav Dokumentasjon Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske selskaper: Firmaattest som beskriver juridisk status skal vedlegges Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 10
6.5. Økonomisk og finansiell kapasitet 6.5.1. Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget. 6.5.2. Dokumentasjon Det skal vedlegges foretakets årsregnskap/årsberetning for de siste tre regnskapsår. 6.6. Teknisk og faglig kompetanse og kapasitet Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig kompetanse, tekniske og faglige kvalifikasjoner, til å gjennomføre oppdraget. 6.6.1. Kvalitetssikringssystem Krav Dokumentasjon Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem/ styringssystem for å synliggjøre hvordan man kan sikre en effektiv av oppdraget. 6.6.2. Erfaring/referanser Krav Dokumentasjon Det kreves erfaring med tilsvarende oppdrag Det skal vedlegges en oversikt over leverandørens tilsvarende oppdrag de tre siste år. Det skal gis opplysninger om mottaker av tjenestene, verdi på oppdraget samt kontaktperson som kan kontaktes ved behov. 11
7. TILDELINGSKRITERIER 7.1. Innledning Oppdraget skal tildeles det tilbudet som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende tildelingskriterier: Pris 70 % Kjøreegenskaper / komfort 30% 7.2. Nærmere om "pris" Prisskjema jfr. vedlegg 2 skal fylles ut. Den totale kostnaden danner grunnlag for evalueringen utfra inngitte priser i h.h.t. vedlegg 2 prisskjema. Evalueringen gjøres etter en forholdsmessig vurdering mellom tilbudene der lavest pris gis 10 poeng. 7.3. Nærmere om "kjøreegenskaper / komfort" Under dette kriteriet vil kjøreegenskaper, førermiljø, oversiktlighet og komfort vektlegges. Vurderingene vil bli gjort basert på de opplysninger som fremkommer i tilbudet. Den som oppnår best skår vil få 10 poeng. 8. KARENSTID Karenstiden er 10 dager fra dagen etter at meddelelse om tildeling er sendt elektronisk til alle tilbyderne i konkurransen. Oppdragsgiver tar sikte på å inngå kontrakt med vinneren av konkurransen klokken 12.00 den dagen karenstiden går ut. 9. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn 12
- Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder. Det skal oppgis e-postadresse til kontaktperson hvor meddelelser kan sendes fra oppdragsgiver. Oppdragsgiver tar sikte på å sende informasjon om beslutninger i anskaffelsesprosessen (for eksempel om avvisning, tildeling m.m.) elektronisk og det er derfor viktig at det oppgis en slik e-postadresse på evt. kontaktperson(er) slik at oppdragsgivers meddelelser kommer frem til riktig adressat. I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Under skilleark 2: Informasjon og dokumentasjon av tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Informasjon og dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene. 13