OPPGAVER OG ANSVAR SKIRENN RENNLEDER 1. Påse at rennet avvikles på en god måte og etter reglementet (se skikretsens hjemmeside) 2. Sørge for reservasjon av arena i god tid før rennet 3. Sørge for eventuell reservearena 4. Sikre at kretsen/td er kjent tid og sted for rennet 5. Innkalle og evt oppnevne hovedfunksjonærer (jf liste under) til møte minst 4 uker før rennet 6. Gå gjennom instrukser med den enkelte funksjonærs og avklare omfordele oppgaver og evt uklarheter i forhold til gjøremål 7. Fordele grupper/aktuelle personer til dugnad mellom hovedfunksjonærene 8. Sende ut eventuelle innbydelser i samarbeid med rennsekretæren 9. Sjekke sponsorlista i forhold til innkjøp, deltakelse, premiering og annet 10. Ved større renn ta kontakt med Røde Kors/Norsk Folkehjelp slik at noen er utplassert eller tilgjengelig i tilfelle uhell 11. Legge løyper i samarbeid med løypesjef 12. Sørge for at det blir lagt ut nyhet og løypekart for rennet på nettsiden i god tid før påmeldingsfristen går ut. 13. Gå gjennom ferdige løyper med løypesjef i god tid før rennstart 14. Gå gjennom arrangementet med TD 15. Sørge for medieomtale i forkant og i forbindelse med gjennomføring av renn (Avisa Nordland, AB24, NRK) 16. Samle/kontakte alle hovedfunksjonærer umiddelbart etter rennet for avklaring av at alt er i orden 17. Innkalle til evalueringsmøte med hovedfunksjonærene maks 2 uker etter rennet og sørge for at erfaringene blir skrevet ned og formidlet til leder i langrennsgruppa og at dette dokumentet evt revideres ved behov LØYPESJEF 1. Legge løyper og utarbeide løypekart i samarbeid med rennleder og overlevere disse til rennsekretær 2. Avtale kjøring av løypene med Bodø Bydrift / OK-avd i kommunen 3. Være med i løypemaskinen ved første gangs kjøring av løype(ne) 4. Forarbeid og oppkjøring der kommunen evt ikke kan/vil kjøre løyper 5. Oppmerking og skilting av løypene, samt nødvendig vakthold under rennet 6. Sørge for nødvendig antall drikkestasjoner om aktuelt 7. Gå gjennom ferdig løype med rennleder i god tid før rennstart 8. Dele ut løypekart, startliste og blyant(fås av rennsekretær) til løypevaktene 9. Opprydding i løypene etter rennet RENNSEKRETÆR 1. Sekretær for rennkomiteen 2. Ajourføre protokoll for rennet 3. Lage rennprogram om aktuelt 4. Organisere rennkontoret, skaffe kontorrekvisita og nok blyanter til løypevakter og startere 5. Sørge for at 1.hjelpsutstyr er tilgjengelig på rennkontoret 6. Sende ut innbydelser i samarbeid med rennleder og motta påmeldinger 23. mars 2010 1
7. Pakke startnummer og startlister lagvis i poser 8. Skrive ut og laminere nødvendig antall løypekart til informasjon på stadion, rennkontor og for funksjonærer 9. Foreta nødvendig skilting/informasjon knyttet til rennkontor 10. Foreta etteranmeldinger 11. Kontrollere resultatliste 12. Rigge ned og rydde rennkontoret RENNKASSERER 1. Ved større renn sette opp budsjett for arrangementet 2. Skaffe eventuelle sponsorer for rennet 3. Skaffe kasse og nødvendige vekslepenger til rennet 4. Innkreving av startkontingent, samt utlevering av startnummer lagvis evt enkeltvis 5. Betale utgifter som vedrører rennet 6. Etter rennet samle inn kassene fra rennet og sette opp et regnskap som overleveres langrennsgruppas kasserer etter 1 uke TIDTAKERSJEF 1. Å skaffe tilveie nødvendig EDB-utstyr, klokke etc. 2. Sammen med rennleder foreta trekking av startliste 3. Levere ut startlister til startere, løypevakter og for oppslag 13. Overlevere resultatliste til rennsekretær for kontroll, oppslag etc. 14. Utdeling av resultatliste til lagledere og oppmann 15. Oppslag og evt. salg av resultatlister 4. Oversende resultater til avisene og sørge for utlegging på nett 5. Oversende komplette deltakerlister og resultater til kretsen og TD 6. Rigge ned og rydde tidtakerbua etter rennet ARENASJEF 1. Utarbeide arenaplan med kart 2. Foreta inngjerding av oppløp og målområde alt etter rennets størrelse 3. Sørge for tilstrekkelig skilting, kart og informasjon på stadion 4. Sørge for ppsetting av start- og målsegl, samt oppmerking inne på arenaen 5. Sørge for oppsetting av boder og telt, evt avsetting av plass dersom dette er aktuelt 6. Sørge for flagging (nasjonsflagg og klubbflagg) 7. Hente sponsorseil og bringe dem tilbake på plass etter arrangementet. 8. Evt reklametransparentene henges opp på arenaen i god tid før start 9. Sørge for søppelhåndtering 10. Organisere vakthold inne på arenaen 11. Organisere vakthold og drikke ved målgang 12. Samle inn startnummer, henge dem opp til tørk og/eller legge dem på plass i nummerorden. Når de er tørre, legges de pent bort. 13. Sørge for parkering og parkeringsvakter 14. Sørge for nedrigging og oppryddingen på stadion etter avsluttet renn PREMIESJEF 1. I samarbeid med rennleder å skaffe tilveie premier (Maks pris vurderes i forhold til type renn og økonomien i arrangementet) 2. Organisering av premieutdeling 3. Opprydding etter premieutdeling og eventuell retur av premier SPEAKER 1. Skaffe til veie og kontrollere det utstyr som trengs (mikrofon, høytaleranlegg, musikkanlegg, ). 2. Sørge for musikk og evt fanfarer til premieutdeling 3. Speakertjeneste før og under rennet 4. Speakertjeneste under premieutdeling 5. Til- og nedrigging av utstyr 6. Nedrigging og opprydding i speakerbua 23. mars 2010 2
STARTER: 1. I samarbeid med tidtakersjef sørge for at startklokke er på plass og i orden 2. Få blyant, startliste og løypekart fra rennsekretær og gå gjennom disse i god tid før start 3. Organisere løperne til start og orientere dem om løypa dersom de ønsker det 4. Organisere utlevering og påsetting av brikker dersom dette skal benyttes 5. Merke av på startlisten løpere som ikke møter til start, og overlevere denne til tidtaker 6. Rigge ned og rydde ved starten GARDEROBE/KAFE/KJØKKENANSVARLIG 1. Innkjøp av mat/varer i hht. liste og sponsoravtaler ( i utgangspunktet COOP) 2. Tilbereding av mat og organisering av eventuell kakedugnad 3. Ordne drikke til løperne 4. Salg av kioskvarer/mat/drikke 5. Ordne eventuelt loddsalg 6. Oppsetting av bord/stoler til bespisning og premieutdeling 7. Se til at garderober er i orden 8. Nedrigging, vasking og rydding av kafe, kjøkken og garderobe FELLES FOR ALLE HOVEDFUNKSJONÆRENE 1. Skaffe nødvendig antall medhjepere (gruppevis, avklares med rennleder) 2. Skaffe rekvisisjoner for innkjøp fra IIL-kontoret når det er påkrevd/ønskelig 3. Dokumentere personlige utgifter og få refundert beløpet fra rennkasserer så raskt som mulig etter rennet (senest 1 uker etter renndagen) 4. Dokumentere og fakturere utgifter knyttet til rennet dersom fristen for direkte oppgjør med rennkasserer overskrides Generelt for renn 1. Renndatoene bør terminfestes før sesongen starter (før evt. kunstsnøanlegg bør disse legges i februar eller mars på Bestemorenga) 2. Rennleder må settes med en gang renn er terminfestet 3. Rennleder bør utnevne hovedfunksjonærer så fort som mulig 4. Dugnadslister bør være ferdige senest tre uker før renndagen 5. Det er et mål å blande nye og erfarne funksjonærer ved gjennomføring av renn 6. Nettpåmelding bør avsluttes ett døgn før rennet (om vi har påmelding via egen side) 7. Det må settes av noen frie nr i hver klasse for etteranmelding (antall må vurderes ut fra størrelse og type renn) 8. Etteranmelding må skje elektronisk i et exel-ark eller via nettpåmeldingsløsningen på rennkontoret for rask innlegging i tidtakingssystemet 9. Det børe være tilgang på betalingsterminal på rennkontor/kafe 10. Etteranmelding må avsluttes senest en time før rennstart av hensyn til tidtaking og resultatservice. Dette må det gis tydelig beskjed om i all informasjon før rennet 11. Det er en fordel om målgang kan filmes med kamera som viser tid for etterkontroll 12. Det er viktig med god merking på stadionområdet for å unngå forvirring 13. Alle funksjonærer bør møtes kvelden før for gjennomgang av oppgaver og utveksling av kontaktinformasjon, slik at alle kjenner arrangementet og kan svare på spørsmål 14. Det bør lages en telefonliste for alle hovedfunksjonærene under rennet som distribueres på møtet og henges opp på rennkontoret 15. Det er bra om vi kan arrangere barneskirenn i samband med alle kretsrenn IIL arrangerer. Det er bra for å trekke publikum og for rekruttering. Påmelding, start, målgang og premiering kan med fordel, legges til samme sted. Pris 2 x premie eller mellom 30 og 50 kr 16. Det er lurt å gå gjennom lageret og få oversikt over premier før man går ut for å skaffe nye 17. Bål med matservering på stadion selger bra og skaper god stemning 23. mars 2010 3
Temperaturgrenser ved gjennomføring av renn Juryen skal klargjøre og beslutte om konkurransen skal utsettes, avbrytes eller avlyses hvis temperaturen er under: minus 15 Cº for klassene 16 år og yngre minus 18 Cº for junior og senior minus 15 Cº for junior og senior ved distanser lengre enn 15 km målt på kaldeste sted i løypa, skal konkurransen utsettes eller avlyses av juryen. Ved vanskelige værforhold (f.eks. sterk vind, høy luftfuktighet, tungt snøfall eller høy temperatur) kan juryen i samråd med laglederne for de deltakende lag og rennets lege, evt. sanitetssjefen, utsette eller avlyse konkurransen. Smøretips og smørehjelp Det skal legges ut smøretips før alle renn på klubbens nettside (uten noe ansvar for den som legger det ut ). Rennleder skal sørge for at det er en person som veileder folk som ønsker smørehjelp i forbindelse med renn. 23. mars 2010 4
Løypekart Bestemorenga 23. mars 2010 5