BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for barnehage og skole Rundskriv Rundskriv nr.: 13-2010 Dato: 16. februar 2010 Saksnr.: 201000011-13 Saksbehandler: WITO Emnekode: SARK-20 Til kommunale barnehager Kopi: Oppvekstrådgiver Økonomirådgiver Budsjett 2010 - tildeling, justering og rapportering - avregning 2009 - regler for avregning 2010. Budsjettet bygger på tildelingsmodell for private og kommunale barnehager. 1 Overordnede prinsipper 1.1 Rammebudsjettering 2010 Fra og med budsjettåret 2010 tildeles den enkelte barnehage en totalramme. Videre detaljering Barnehagen foretar selv den videre detaljering av totalrammen. Økonomirådgiver bistår enhetsleder med å detaljere budsjettet på de ulike artene (lønn, andre driftsutgifter osv.) på bakgrunn av uttrekk fra lønnsystemet, fra Agresso, og ut i fra øvrige kunnskaper om driften. Rammen kan sees under ett Barnehagene kan etter eget valg omdisponere innenfor nettorammen med visse begrensninger omtalt i punktene 5.1 og 6, og vil bare måles på avvik i forhold til denne. 2 Tildelingsmodellen I 2005 ble det tatt i bruk en ny tildelingsmodell for private og kommunale barnehager. Ved tildeling av budsjett til de kommunale barnehagene for 2010 innføres det prinsipp om utgiftsutjevning på lønn (inkl. renholdslønn) i tildelingsmodellen. Utgiftsutjevning - lønn (inkl. renholdslønn): Utgiftsutjevning på lønn gjøres ved at det beregnes gjennomsnittslønn i hver enkelt barnehage basert på faktiske utgifter i lønnssystemet (lønnsuttrekk fra NLP, inkl. renholdslønn). Gjennomsnittet for alle de kommunale barnehagene settes til 1. Avhengig av om barnehagen har lavere eller høyere gjennomsnittslønn (enn gjennomsnittet for alle de kommunale barnehagene), vil barnehagen få en indeks som er henholdsvis mindre enn 1 eller høyere enn 1. Indeksen vektes i forhold til lønnsbudsjettets andel av totalbudsjettet på tjenesten. Innføring av utgiftsutjevning på lønn vil gi størst
rammeendring for barnehager med høyt utdanningsnivå og/eller høy ansiennitet i personalet, og barnehager med lavt utdanningsnivå og/eller lav ansiennitet i personalet. For å unngå for stor rammeendring for disse barnehagene ved overgang til utgiftsutjevning på lønn, vil utgiftsutjevningen innføres over tre år (dvs. med gradvis innføring over 3 år). For øvrig er hovedprinsippene i tildelingsmodellen for private og kommunale barnehager i 2005 videreført, med justerte satser. Satsen pr. korrigert oppholdstime for 2010 er justert opp med forventet lønns- og prisvekst, som gir ny sats for 2010. Dette innebærer at det ikke vil bli foretatt budsjettjusteringer for lønnsoppgjør gjennom året. Satsen for arealrelaterte kostnader er også justert opp tilsvarende. Kostnadsvekst i kommuneforvaltningen fra 2009 til 2010 er anslått til 3,1 %. Tildeling av ramme er basert på årsmelding per 15.12.2009. Internleie og husleie kommer i tillegg til felles tildelingsmodell, og er budsjettert på grunnlag av bokført beløp pr. januar 2009. Eget tildelingsskjema for budsjett 2010 (felles tildelingsmodell) er lagt ved. 2.1 Redusert pensjonssats BKP for 2010 Pensjonssatsen i Bergen kommunale pensjonskasse er betydelig redusert fra 21,9 % i 2009 til 13,86 % for 2010. Dette innebærer at pensjonsutgiftene i de kommunale barnehagene blir redusert for 2010. Lønnsrammene er derfor redusert for den enkelte barnehage. 2.2 Trekk i budsjettet i 2010 Bystyret vedtok 15. desember 2008 at det skulle foretas et trekk i barnehagenes budsjetter på kr. 0,60 per korrigert oppholdstime fra høsten 2009, med opptrapping på ytterligere kr 0,40 per korrigert oppholdstime fra høsten 2010. Trekket er gjennomført i barnehagens tildeling. Barnehagene velger selv hvordan de vil tilpasse driften til endringen i rammen, jfr. rundskriv 17/2009: o Flere barn i barnehagene o Bemanningsreduksjon o Mulighet for sommerstenging o Andre kostnadsreduserende tiltak 2.3 Restriksjoner på reiser, seminar og konsulentbruk i BBS for 2010 I byrådssak 1063-10 Detaljering og spesifisering av bystyrets budsjettvedtak for 2010" har Byrådsavdeling for barnehage og skole fått et ekstra effektiviseringskrav knyttet til reiser/seminarer og konsulentbruk. Det vises i den sammenheng til rundskriv 11-2010. Hele organisasjonen (nivå 1 og 2) er omfattet av effektiviseringen. Effektiviseringskravet er dekket sentralt og skal ikke belastes den enkelte barnehage ytterligere. 2.4 Omfordelingsmidler 2010 For å ivareta barnehager med spesielle forhold, som ikke fanges opp gjennom felles tildelingsmodell, er det nødvendig å tildele noen av kommunens ressurser etter andre kriterier. Med bakgrunn i dette videreføres ordningen med omfordelingsmidler i 2010. Omfordelingsmidlene skal i sin helhet benyttes til de kommunale barnehagene. Det skal 2 av 5
ikke søkes om tildeling av omfordelingsmidler. Omfordelingsmidlene prioriteres til følgende formål: 1) Helsetilpasset post Forhold som kommer inn under dette kan for eksempel være overtallige, ansatte som omplasseres osv. Slike saker skal på vanlig måte håndteres i tråd med personal- og arbeidsreglementet og meldes via personalrådgiver. Når saken har vært behandlet, fatter byrådsavdelingen vedtak. Det skal derfor ikke søkes om omfordelingsmidler til dette. 2) Familiebarnehager Ved årets slutt vil det bli foretatt budsjettjustering knyttet til familiebarnehageassistentkompensasjon i henhold til forbruk (regnskap). Familiebarnehagene skal derfor ikke søke omfordelingsmidler til dette, men vil få tilsvarende budsjettjustering på slutten av året. Ved rapportering gjennom året skal barnehagene ikke melde avvik på denne posten. 3) Barnehager som holder sommeråpent mens de omliggende barnehagene holder stengt Ordningen videreføres og håndteres i tråd med eget rundskriv fra fagavdelingen. Barnehager som kan dokumentere merkostnader må melde dette til fagavdelingen som fatter vedtak. Budsjettjustering vil bli foretatt på slutten av året. Ved rapportering gjennom året skal det ikke meldes avvik knyttet til dette. 4) Barnehager med økonomiske utfordringer som følge av byggets beskaffenhet eller øvrige spesielle forhold Barnehager som har økonomiske utfordringer i driften på grunn av byggrelaterte forhold eller øvrige spesielle forhold som ikke fanges opp gjennom felles tildelingsmodell, må dokumentere dette og sende søknad til seksjon for økonomi (politisk sekretariat). Ved rapportering gjennom året skal barnehagene melde avvik på denne posten inntil vedtak foreligger. 2.4 Endringer i barnetall i løpet av året Ved endring av antall barn i løpet av året, sender barnehagen melding på eget skjema F- 4204B Melding om endring i antall barn til Fagavdeling barnehage og skole. Skjema kan finnes på www.regjeringen.no (skriv "signform" i søkefeltet). Endringer i barnas alderssammensetning eller oppholdstid i løpet av året regnes ikke som merinntak. Endring kan foretas i flere omganger. Første gangen må det være minimum to barn, men senere kan det sendes melding også for ett barn. Endringen må være varig, dvs. sammenhengende i mer enn en kalendermåned. Endringsmelding skal sendes inn omgående. Familiebarnehager skal sende endringsmelding ved endringer på ett barn eller mer. Dersom barnehagen fra høsten 2010 omgjør storbarnsplasser til småbarnsplasser slik at det totalt er færre barn om høsten enn om våren, kan det søkes om dekning for redusert foreldrebetaling. Dersom det er tatt opp barn i tidsrommet mellom 15.12 og 31.12.2009, må det sendes inn endringsmelding både for desember 2009 og 2010. 3 av 5
3 Bruk av arts- og tjenestekontoplan Det er viktig at gjeldende arts- og tjenestekontoplan følges. Gjennom KOSTRA (kommune-, statrapportering) måles og sammenlignes Bergen kommune med de øvrige kommunene i landet. Vær derfor nøye med å kontere utgiftene på rett art og tjeneste (gjelder også lønn). Vi minner om at tjeneste 22110 Førskolearealer omfatter alt som har med bygget å gjøre; renhold, strøm, kommunale avgifter, internleie/husleie(kontrakter) og vedlikehold av bygget. Dersom barnehagene får tildelt prosjekt/budsjettmidler på andre tjenester enn 20120 Barnehage eller 22110 Førskolearealer, skal utgiftene føres på samme tjeneste som prosjekt/budsjettmidlene. Da noen justeringer/korrigeringer vil bli foretatt med utgangspunkt i regnskapsførte beløp, forutsettes det at resultatenhetene har bokført utgiftene på riktig art og tjeneste. I forbindelse med avregningen 2010, er det resultatenhetenes regnskaper ved årsskiftet 2010/2011, som vil bli lagt til grunn for de endelige korrigeringer. Det vil ikke bli tatt hensyn til eventuelle feilføringer. 4 Nærmere om budsjettfordelingen 4.1 Tjeneste 20120 Barnehage Tildelt ramme bygger på årsmelding pr.15.12.09. 4.2 Tjeneste 22110 Førskolelokaler og utearealer Barnehagene får tildelt budsjett til intern/-eksternleie og husleiekontrakter. Intern/-eksternleie og husleiekontrakter på tjeneste 22110 vil bli korrigert i samsvar med bokførte utgifter ved årets slutt. Dette betyr at barnehagene ikke skal melde avvik på disse postene gjennom året. 5 Justeringer av budsjettet 5.1 Justeringer av budsjettet innenfor tildelt nettoramme: I henhold til administrativt delegasjonsreglement er resultatenhetsleder gitt anledning til å foreta budsjettjusteringer mellom arter og tjenester i tilfeller som ikke er av prinsipiell betydning. Økonomiservice vil bistå barnehagene med hjelp til arts- og tjenestedetaljering av rammebudsjettet. Det er en forutsetning at enhetens nettoramme ikke påvirkes av justeringene. 5.2 Justeringer som medfører endring av nettorammen: Justeringer som medfører endring av budsjettrammen for den enkelte barnehage kan bare gjøres av byrådsavdelingen, enten som følge av administrativt vedtak med hjemmel i administrativt delegasjonsreglement eller som følge av vedtak av byråd eller bystyre. Eksempel på slike justeringer kan være mer-/mindreinntak og omgjøring av storbarnsplasser til småbarnsplasser. Det vil bli gitt skriftlig melding om alle budsjettjusteringer. Disse vil fremkomme i Agresso under budsjettjusteringer (BUErapporter). 4 av 5
5.3 Justering av budsjett for to-språklig assistanse Barnehager som har to-språklige assistenter vil få budsjettjustering for dette på tjeneste 21130. Lønnen til de to-språklige assistentene må meldes inn i NLP på tjeneste 21130 og driftsutgifter knyttet til disse stillingene skal også føres på tjeneste 21130. 5.4 Avregning 2009 overføring/trekk til 2010 - budsjettjustering Avregning 2009 overføring/trekk til 2010 vil bli foretatt med utgangspunkt i avsluttet regnskap i Agresso. Merforbruk (budsjett-trekk) vil bli innlest på egen art 103080 ekstrahjelp og art 109910 arbeidsgiveravgift fordelt i forholdet 70/30. Mindreforbruk (budsjettøkning) blir innlest på art 112090 andre driftsutgifter. Det vil bli gitt skriftlig melding når budsjettjustering er gjennomført. 6 Økonomirapportering Barnehagene sender etter månedsavslutning kvalifisert prognose til Økonomiservice via prognoseverktøyet i Agresso i henhold til gjeldende rapporteringsfrister. Månedlige rapporteringsfrister for 2010 ("rapporteringskalender") finnes på Økonominett. 7 Avregning og overføring av mer-mindreutgifter til 2010 Retningslinjene for avregning og overføring av mer-mindreutgifter videreføres. For 2010 vil følgende regler gjelde: Avsetning av ubrukte statlige prosjektmidler Ubrukte statlige midler til bruk i 2011 skal settes av til bundne driftsfond. Avregning Med utgangspunkt i avsluttet årsregnskap vil barnehagene bli avregnet med inntil 1,5 % av den justerte brutto budsjettrammen. 8 Sikkerhet på kommunens lekeplasser - "Barnas byrom" I henhold til byrådssak 1116-09 er det etablert et kompetansemiljø for ivaretakelse av sikkerhet på kommunens lekeplasser. Dette miljøet har fått navnet "Barnas byrom" og ligger under Grønn etat. "Barnas byrom" blir nå kompetansesenter for sikkerhet på kommunens lekeplasser. Senteret skal kontrollere, gi opplæring, samt råd og veiledning til skoler og barnehager. I finansieringen bidrar byrådsavdelingen totalt med 1,5 mill til dette kompetansemiljøet (herav kr. 250 000 fra barnehagesektoren). Denne tjenesten er dekket sentralt og vil ikke bli belastet den enkelte barnehage. Ytterligere informasjon om tjenesten vil bli gitt bydelsvis i løpet av våren 2010. Anne-Marit Presterud Kommunaldirektør Willy Torgrimsen Seksjonsleder økonomi 5 av 5