11. april 2014 REV.NR.: 3.01 SIDE 1 av 14 ETT-TRINNS ANBUDSKONKURRANSE MED FORHANDLINGER UNDER EØS-TERSKEL TOTALENTREPRISE TILBUDSFORESPØRSEL MED KONKURRANSEREGLER PROSJEKTNR./NAVN: 800013 FORNEBU HURTIGBÅTBRYGGE Bærum kommune
Innholdsfortegnelse 1 Innledning - generelt... 4 1.1 Innbydelse... 4 1.2 Om oppdragsgiver... 4 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten... 4 1.4 Prosedyreform og kunngjøring... 4 1.5 Utforming av kontrakten... 4 2 Konkurransegrunnlaget m.v.... 4 2.1 Konkurransegrunnlaget... 4 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 5 2.3 Befaring... 5 2.4 Informasjonsmøte... 6 3 Tilbudet... 6 3.1 Tilbudets struktur... 6 3.2 Tilbudsbrev... 6 3.3 Tilbudsvedleggene... 6 3.3.1 Dokumentasjon... 6 3.3.2 Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet... 7 3.4 Offentlighetsloven... 7 3.5 Språk, format, kopier... 7 3.6 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse)... 8 3.7 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse)... 8 3.8 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet... 8 3.9 Tilbudskonvolutt eller -pakke... 8 3.10 Vedståelsesfrist... 8 3.11 Forbehold og avvik... 8 Bærum kommune
SIDE NR.: 3 av 14 3.12 Alternative tilbud... 9 3.13 Deltilbud... 9 3.14 Annet... 9 4 Kvalifikasjoner... 9 5 Forhandlinger... 12 6 Tildeling av kontrakt... 12 7 Underskrift... 13 8 Vedlegg... 13
SIDE NR.: 4 av 14 1 Innledning - generelt 1.1 Innbydelse Bærum kommune Eiendom innbyr med dette til konkurranse om kontrakt (nr og navn) i prosjektet (nummer og navn). 1.2 Om oppdragsgiver Oppdragsgiver er som er den formelle kontraktsparten med entreprenøren. Det er Bærum kommune Vei og trafikk som er bestiller av tiltaket og som skal overta det ferdige anlegget. Eier av anlegget blir Akershus fylkeskommune. 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten Informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i Oppdragsbeskrivelse - konkurransegrunnlagets del II, jf kapittel A Orientering om prosjektet. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av at prosjektet får tilfredsstillende finansiering og myndighetenes og eieres godkjenning. Tilbyder kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle blir avlyst som følge av manglende finansiering, godkjenning eller annen saklig grunn. 1.4 Prosedyreform og kunngjøring Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling - ett trinns. 1.5 Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8407 med de endringer som fremgår av de generelle kontraktsbestemmelsene i vedlagt oppdragsbeskrivelse for prosjektet. 2 Konkurransegrunnlaget m.v. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Denne tilbudsforespørselen med Oppdragsbeskrivelse
Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra befaring eller informasjonsmøte i henhold til nedenstående bestemmelser. SIDE NR.: 5 av 14 Konkurransegrunnlaget utleveres vederlagsfritt ved at dokumentene ligger ute på Doffin. 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes rettes til: 1304 Sandvika Att: Prosjektleder Roar Timberlid Epost: Roar.timberlid@baerum.kommune.no Telefon: 414 32 935 Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 2.3 Befaring Befaring avholdes den: (dato og klokkeslett) 23. april kl. 14.30. Fremmøte: Ute ved Sjøflyhavna kro, Martin Linges vei 57, 1364 Fornebu Formålet med befaringen er å gi tilbyderne innsyn i rammebetingelser for kontraktsarbeidene som ikke lett lar seg beskrive. Det vil bli ført referat fra befaringen som angir tidspunkt for befaring, hvem som var til stede og hva som ble befart. Dersom det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget under befaringen, vil spørsmål og svar inntas i referatet. Referatet vil bli distribuert til samtlige registrerte tilbydere. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget. Tilbydere skal delta på befaringen. Dersom en tilbyder har unnlatt å delta på befaringen, vil oppdragsgiver legge til grunn at tilbyderen har samme kunnskap om rammebetingelsene for kontraktsarbeidene som de tilbydere som deltok på befaringen.
2.4 Informasjonsmøte Informasjonsmøte avholdes ikke. SIDE NR.: 6 av 14 3 Tilbudet 3.1 Tilbudets struktur Entreprenøren skal ved utarbeidelsen av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende struktur: Tilbudsbrev Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav ihht. punkt 4 Dokumentasjon av tildelingskriteriene ihht. punkt 6 3.2 Tilbudsbrev Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. I tilbudsbrevet skal det tydelig beskrives evt. avvik, alternative tilbud (dersom tillatt) eller forbehold som gjelder for tilbudet jfr. punkt 3.10. 3.3 Tilbudsvedleggene 3.3.1 Dokumentasjon av kvalifikasjoner Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, jf kolonne C og D. Dokumentasjonen som skal leveres skal være på norsk jfr. 3.5. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/forplikte avgiver rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. I tilknytning til kravene i punkt 4 viser vi til Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd):
SIDE NR.: 7 av 14 1. I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Slik dokumentasjon må vedlegges tilbudet for å bli tatt i betraktning i vurderingen av om kvalifikasjonskravene er innfridd. 3.3.2 Dokumentasjon av tildelingskriteriene Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 5 nedenfor, jf kolonne C og D. 3.4 Offentlighetsloven I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 01.01.2009 vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc.). 3.5 Språk, format, kopier Tilbudet og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet. I format på CD, minnebrikke eller annen fysisk lagringsenhet. 3. En versjon i papir for offentlig innsyn hvor taushetsbelagte opplysninger jf. pkt. 3.4 er sladdet. Dette gjelder bl.a. tilbudsbrev, tilbudsskjema, mengdebeskrivelse og evt. andre deler av tilbudet som inneholder opplysninger som helt eller delvis skal unntas offentlighet. Originaltilbudet skal hulles og settes i ringperm/hefte. Tilbudsbrev legges som første dokument i ringpermen/heftet. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i tabellene i pkt. 4 og 5 nedenfor. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. Tilbudsskjema og mengdebeskrivelsen skal ikke settes inn i ringpermen/heftet, men vedlegges separat.
3.6 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) 1304 Sandvika Att.: Prosjektleder Roar Timberlid SIDE NR.: 8 av 14 3.7 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Kommunegården 1. etg. Veiledningstorget ved hovedinngangen Arnold Haukelands plass 10, Sandvika Åpent mandag til fredag i perioden 11. september 20. mai kl. 8.00 kl. 16.00, mens fra 21. mai til 10. september er denne åpen fra kl. 8.00 kl. 15.00 3.8 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende d.v.s. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Kl. 10.00 den 13. mai 2014 3.9 Tilbudskonvolutt eller -pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før tilbudsåpning. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet) Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Tilbud prosjekt 200013 Fornebu hurtigbåtbrygge 3.10 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 3.11 Forbehold og avvik I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik fra kravspesifikasjonene, slik at oppdragsgiver kan vurdere
SIDE NR.: 9 av 14 disse uten kontakt med tilbyderen. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 3.12 Alternative tilbud Det kan ikke inngis alternative tilbud 3.13 Deltilbud Det kan ikke inngis deltilbud. 3.14 Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse. 4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen.
SIDE NR.: 10 av 14 Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: a. Foretakets navn og registreringsnr. b. Foretakets forretningsadresse c. Hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma Vedlegg 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norsk firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Vedlegg 1.2 Norsk firma: Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor). Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar Vedlegg 1.3
med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. SIDE NR.: 11 av 14 Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. (www.lovdata.no) Vedlegg 1.4 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en rating som minst tilsvarer god kredittverdighet, og forøvrig ha tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre oppdraget Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3.1. Forpliktelseserklæring stilles i form av selvskyldnererklæring eller lignende. Vedlegg 1.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner innen sjøarbeider og i forhold til denne kontrakten Foretakets relevante leveranser de siste fem årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker - foretak og referansepersoner må oppgis. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3.1 og vedlagte mal. Vedlegg 1.6
SIDE NR.: 12 av 14 Det kreves kvalifikasjoner tilsvarende tiltaksklasse 2 for: - SØK-rollen - prosjektering (PRO) innen fagområdet konstruksjonssikkerhet - utførelse (UTF) innen fagområdet plasstøpte betongkonstruksjoner og grunnarbeider/ landskapsutforming Sentral godkjenning for de aktuelle arbeidene, alternativt dokumentasjon som gjør det sannsynlig at man vil oppnå lokal godkjenning for de aktuelle arbeidene. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3.1 og vedlagte mal Vedlegg 1.7 5 Forhandlinger Forhandlingene gjennomføres ihht FOA 11-8. 6 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet.
SIDE NR.: 13 av 14 A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris 70 % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Utfylt tilbuds-/funksjonsskjema med opplysninger om totalpris og timesatser, påslagsfaktorer og opsjon. Tilbudsbrev Vedlegg 2.1 Kvalitet Oppdragsforståelse og tilbudt løsning Tilbudt personell sin dokumenterte kompetanse og erfaring fra gjennomføring av tilsvarende oppdrag 20 % En dokumentasjon i form av: - en framdriftsplan - overslagsberegninger - prinsipptegninger For utdypning av kravene vises det til Oppdragsbeskrivelsens punkt B.3.2.3 Prosjektering vedlagt tilbudet 10 % CV for prosjektleder og prosjekterende på sjøarbeidene i dette prosjektet. CV-en skal inneholde opplysninger om utdannelse og tidligere utførte oppdrag (byggherre, størrelse, verdi og type/art samt referansepersoner med telefonnummer). Vedlegg 2.2 Vedlegg 2.3 7 Underskrift Sandvika, den 11. april 2014 Roar Timberlid Prosjektleder 8 Vedlegg 1. Forpliktelseserklæring
SIDE NR.: 14 av 14 VEDLEGG 1 EKSEMPEL PÅ FORPLIKTELSESERKLÆRING Firma xxxxxx stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet til firma xx i prosjektet xx. for. Dato, Firma underskrift (for firmaet som stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet) NB denne erklæringen kan kun benyttes for kvalifikasjonskriteriet Tekniske og faglige kvalifikasjoner