INSPEKSJONSRAPPORT PERPETUUM MILJØ AS Salangsverket 9350 Sjøvegan Oslo,20. desember 2016 Deres ref.: Vår ref.(bes oppgitt ved svar): Odd-Egil Antonsen, Avdelingsleder (oea@perpetuum.no) 2014/1802 Saksbehandler: Poul Byskov Inspeksjonsrapport: Inspeksjon ved Perpetuum Miljø AS Salangsverket Kontrollnummer: 2016.287.I.miljodir Kontaktpersoner ved inspeksjonen: Fra virksomheten: Odd-Egil Antonsen, Avdelingsleder Andre deltagere fra virksomheten: Britt Limo, Daglig leder Fra Miljødirektoratet: Poul Byskov Andre deltagere fra Miljødirektoratet: Mette Follestad Resultater fra inspeksjonen Denne rapporten omhandler resultatet fra inspeksjon ved Perpetuum Miljø AS Salangsverket den 1. november 2016. Rapporten er å anse som endelig dersom vi ikke får tilbakemelding om faktiske feil innen to uker etter at rapporten er mottatt. Miljødirektoratet avdekket 5 avvik og ga 1 anmerkning under inspeksjonen. Avvik: Virksomheten har ikke god nok mottakskontroll av refusjonsberettiget spillolje Håndtering av småkolli med refusjonsberettiget olje er utilfredsstillende Bedriften kunne ikke fremlegge dokumentasjon på utførte peiledata Journalføring av obligatoriske data for refusjonsberettiget spillolje er mangelfull Flere tanker og rør mangler merking Anmerkninger: Skriftlige rutiner for håndtering av spillolje kan forbedres Avvik og anmerkninger er nærmere beskrevet fra side 4 og utover i rapporten. Postadresse: postboks 5672, Sluppen, 7485 Trondheim Tel: 03400 / 73 58 05 00 Faks: 73 58 05 01 Org.nr: 999 601 391 Besøksadresse Oslo: Grensesvingen 7, 0661 Oslo Besøksadresse Trondheim: Brattørkaia 15, 7010 Trondheim E-post: post@miljodir.no Internett: www.miljodirektoratet.no
Perpetuum Miljø AS Salangsverket må sende en skriftlig bekreftelse innen 1. april 2017 som dokumenterer at avvik er rettet. Oppfølgingen etter inspeksjonen er nærmere beskrevet på side 3. Elektronisk dokumentert godkjenning, uten underskrift 20. desember 2016 Poul Byskov Einar Knutsen dato kontrollør Miljødirektoratet seksjonssjef Kopi av rapporten sendes til: Fylkesmannen i Troms ved miljøvernavdelingen Salangen kommune Inspeksjonsrapport 2016.287.I.miljodir Side 2 av 9
1. Informasjon om den kontrollerte virksomheten Ansvarlig enhet Navn: PERPETUUM MILJØ AS Organisasjonsnr.: 984136935 Eies av: 984118805 Bransjenr. (NACE-kode): 38.120 - Innsamling av farlig avfall Kontrollert enhet Navn: Perpetuum Miljø AS Salangsverket Anleggsnr.: 1923.0008.01 Kommune: Salangen Fylke: Troms Anleggsaktivitet: Farlig avfall - innsamling og industritjenester Risikoklasse: 3 Godkjenning gitt: 17. desember 2010 Sist endret: Vilkår av 01.05.2016 2. Bakgrunn for inspeksjonen Inspeksjonen ble gjennomført for å kontrollere om gjeldende krav fastsatt i eller i medhold av forurensningsloven overholdes. Inspeksjonen inngår i Miljødirektoratets aksjon for Refusjonsoljeanlegg. Inspeksjonstema Styringssystem Mottakskontroll for refusjonsolje Lagring av refusjonsolje Journalføring av refusjonsolje Refusjonsanmodninger og deklarasjoner Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som ble avdekket under inspeksjonen og gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens miljøarbeid eller miljøstatus. Definisjoner Avvik: Anmerkning: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov. Et forhold som tilsynsetatene mener er nødvendig å påpeke for å ivareta ytre miljø, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik. Andre forhold: Saker som framkom under inspeksjonen og som det kan være nyttig for virksomheten og saksbehandlere å kjenne til. Her kan også inngå kommentarer til tema som ble tatt opp under inspeksjonen, men der det ikke ble gitt avvik eller anmerkninger. 3. Oppfølging etter inspeksjonen Perpetuum Miljø AS Salangsverket plikter snarest å rette opp de avvik som er beskrevet i denne rapporten. For at Miljødirektoratet skal kunne avslutte saken, må Perpetuum Miljø AS Salangsverket innen 1. april 2017 sende en skriftlig redegjørelse som viser hvordan avvik er rettet. Inspeksjonsrapport 2016.287.I.miljodir Side 3 av 9
Vi ber også om at virksomheten sender inn en kort redegjørelse for hvordan anmerkning 1 er vurdert, eventuelt hvordan det vil bli fulgt opp. Vi ber om at dere stiler svarbrevet eller e-post (post@miljodir.no) til Miljødirektoratet v/poul Byskov. 4. Varsel om tvangsmulkt for retting av avvik Miljødirektoratet varsler herved at vi vil fatte vedtak om tvangsmulkt (jf. forurensningsloven 73) dersom vi ikke har mottatt en skriftlig bekreftelse på at avvikene er rettet innen 1. april 2017. Tvangsmulkten vil påløpe dersom vi ikke har mottatt en bekreftelse på at avvik er rettet innen 3 uker etter at vedtaket om tvangsmulkt ble fattet. En eventuell tvangsmulkt vil være et engangsbeløp på kr 50.000,-. Dere har anledning til å kommentere dette varselet. Eventuelle kommentarer må sendes til Miljødirektoratet innen to uker etter at denne rapporten er mottatt. 5. Gebyr for virksomhet uten tillatelse Miljødirektoratet varslet under inspeksjonen at Perpetuum Miljø AS vil bli ilagt et gebyr på kr. 12.100,- for inspeksjonen jf. forurensningsforskriften 39-7. Dette tilsvarer sats 3. Faktura ettersendes. Miljødirektoratet viser forøvrig til forurensningsforskriftens kapittel 39 om innkreving av gebyr til Statskassen. 6. Offentlighet i forvaltningen Denne rapporten vil være tilgjengelig for offentligheten via Miljødirektoratets postjournal på www.miljødirektoratet.no (jf. offentleglova). 7. Avvik Vi fant følgende avvik under inspeksjonen: Avvik 1 Virksomheten har ikke god nok mottakskontroll av refusjonsberettiget spillolje Vilkårsdokument punkt 2.1.1, 2.1.3, 3.1.1, 3.1.2 og 3.1.3 Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 ledd 2 pkt. 7 Virksomheten har mange faste kunder og har skrevne avtaler som omhandler avhenting av spillolje, tømming av oljeutskillere, fettavskillere, septiktanker oa. Vi forventer at virksomheten i kundeavtaler som omfatter refusjonsberettiget olje, tar med noe om hvilke oljetyper som er refusjonsberettiget og hvilke som ikke er det. Inspeksjonsrapport 2016.287.I.miljodir Side 4 av 9
Bedriften har en prosedyre for refusjonsberettiget spillolje [P.M.I. 3.4.4] som lister opp flere av kravene satt i vilkårsdokumentet fra Miljødirektoratet. Det er ikke utarbeidet rutiner for hvordan mottakskontrollen skal utføres i praksis. 1. Ingen skriftlig rutine for å påsé at oljen er refusjonsberettiget på innsamlingsstedet Innhenting av refusjonsberettiget spillolje skjer med egne tankbiler som har separat tank for denne type olje. Refusjonsanleggets har en plikt til å påse at avfallsprodusenten sikrer at oljen er refusjonsberettiget (vilkårsdokument 3.1.2). Sjåføren som henter inn farlig avfall har ikke en skreven rutine med som gir føring for hvordan dette skal gjøres. Sjåføren har for eksempel ikke med lister som angir: - oversikt over oljetyper som er refusjonsberettiget (se vilkårsdokument punkt 2.1.1 og 2.1.2) - oversikt over oljetyper som ikke er refusjonsberettiget (se vilkårsdokument punkt 2.1.3) Virksomhetens skriftlige kundeavtaler med avfallsprodusenter har heller ingen omtale av de ovennevnte oljetyper. Miljødirektoratet etterlyser en tydelig og skriftlig beskrivelse til avfallsprodusenten av hva som er refusjonsberettiget spillolje, i tillegg til en muntlig kommunikasjon med kunden for å sikre at kravene etterleves. 2. Deklarasjonsskjemaer mangler en beskrivelse av refusjonsoljens opprinnelse Omtalte plikt omfatter også en kontroll av om deklarasjonsskjemaer fylles ut riktig av avfallsprodusenten (vilkårsdokument 3.1.3). Deklarasjonsskjemaer for en rekke tilfeldige leveranser av 7011-oljer ble gjennomgått på inspeksjonsdagen. Alle kontrollerte skjemaer inneholdt bare ordet ref.olje i feltet for "Nærmere beskrivelse av avfallet". Miljødirektoratet forventer at dette feltet skal inneholde noe om virksomheten / oljens opprinnelse (f.eks. bilverksted, båtverksted, elektrofirma etc.) og angi noe om oljetype (smøreolje, hydraulikkolje, transformatorolje etc.) Riktig utfylling av dette feltet er den viktigste dokumentasjon på at innsamlet avfall er refusjonsberettiget olje (7011). Avvik 2 Håndtering av småkolli med refusjonsberettiget olje er utilfredsstillende Vilkårsdokument punkt 3.3.2, 3.3.3, 4.4.1, 4.4.2 og 5.3.3 Inspeksjonsrapport 2016.287.I.miljodir Side 5 av 9
1. Mellomlagringsområdet for fat og IBC-kontainere fungerer ikke etter hensikten Virksomheten har på en egen tegning over tankanlegget avmerket et reservert areal for plassering refusjonsberettiget olje på fat og IBC-kontainere. Ved befaring på området ble det registrert følgende mangler: a. Arealet/området har ikke et skilt med betegnelsen "Forbeholdt refusjonsberettiget spillolje" b. På området står det et betydelig antall fat og IBC-kontainere med oljeavfall. De aller fleste var ikke merket med innhold eller deklarasjonsnumre. c. Bedriften opplyste at ingen av disse kolli inneholdt refusjonsberettiget spillolje 2. Mottakslager for innkommende avfall har ikke et system for refusjonsberettiget olje Lastebiler innleverer avfall i småkolli på et Mottakslager der de blir sortert og mellomlagret før videresending. På Mottakslageret er det kontainere for mange definerte avfallsfraksjoner. Ved befaring i mottakslageret ble det registrert følgende mangler: d. Mottakslageret har ikke et eget avmerket område for plassering av småkolli med refusjonsberettiget spilloljeolje. e. Det er heller ikke utplassert en egen merket oppsamlingstank/ibc-container der småkolli skal helles over på og mellomlagres innen ref.-oljen overføres til refusjonsoljetank nr. 3. 3. Manglende journalføring av mellomlagret refusjonsberettiget spillolje. Bedriften fører ikke journal som dokumentere mellomlagringen av småkolli med refusjonsberettiget spillolje og overføring til refusjonsoljetanken (se vilkårsdokument 4.4.1 og 4.4.2) Sporbarhet av refusjonsberettiget olje i småkolli er derfor mangelfull. Avvik 3 Bedriften kunne ikke fremlegge dokumentasjon på utførte peiledata Vilkårsdokument punkt 3.4.3 og 4.4.3 1. Manglene dokumentasjon av peiledata Volum av olje på refusjonsoljetanken skal bestemmes ved peiling av ullage med målebånd. Tilhørende volum beregnes ved bruk av tanktabellen. Bedriften opplyste at denne praksis følges, men kunne ikke fremlegge peiledata (ullage i mm) for gjennomførte målinger. Inspeksjonsrapport 2016.287.I.miljodir Side 6 av 9
Peiledata består både av avlesning på målebåndet (mm) og avlest verdi på dipploddet (mm). Peiledata noteres ikke ned hverken i en journal eller i en loggbok. I denne håndskrevne journalen er volumangivelsene kun oppgitt i liter og uten angivelse av målt ullage. Det er derfor ingen sporbarhet mellom utførte peiledata til oppgitt peilet volum i liter. Bedriften opplyste at 2-3 personer veksler på å gjennomføre peiling og prøvetaking. 2. Feil angivelse av peilet volum i en refusjonsanmodning Ved gjennomgang av én tilfeldig refusjonsanmodning med løpenummer 02 datert 26.05.2016 og tilhørende journal ble det funnet feil i utfylling av volumer. I refusjonsanmodningen er oppgitt følgende: Peilet volum = 30.743 liter Bunnvolum = 3.033 Påfylt volum = 27.710 liter I journalen er oppgitt følgende Peilet volum etter drenering = 29.957 liter Det betyr at påfylt volum på tanken er 29.957 3.033 = 26.924 liter. Det er denne verdi som skal sammenlignes med deklarert volum på 27.524 liter Refusjonsanmodningen er feil utfylt med peilet volum på 30.743 liter. Riktig verdi er 29.957 liter. Avvik 4 Journalføring av obligatoriske data for refusjonsberettiget spillolje er mangelfull Vilkårsdokument punkt 3.3.3 og 4.4 Manglende journalføring av mellomlagret refusjonsolje er også omtalt i Avvik 2 delpunkt 3. 1. Det mangler journalføring av mellomlagret småkolli: - deklarasjonsnummer for mellomlagret kolli - mellomlagringssted - dato for overføring fra mellomlagringskontainer til refusjonsoljetank 2. Manglende data i "Journal for refusjonstank": Data vedrørende refusjonsoljetanken foretas i en håndskrevet journal som føres for hver refusjonsanmodning. Journalen datert 25.05.2016 ble gjennomgått. Journalen mangler noen obligatoriske data, herunder: Inspeksjonsrapport 2016.287.I.miljodir Side 7 av 9
- peiledata for alle gjennomførte peilinger (se utdyping i Avvik 3) - dato og tidspunkt for innsending av refusjonsanmodning - dato og tidspunkt for forsegling av tanken - dato og tidspunkt for frigivelse av tanken Journalen bør også være underskrevet for å gi sporbarhet mht. hvem som har gjennomført peiling, prøvetaking og forsegling av tanken Avvik 5 Flere tanker og rør mangler merking Vilkårsdokument punkt 5.1.5 Avfallsforskriften 11-5 Forsvarlig oppbevaring mv. I tankanlegget er det 6 oljetanker som er i bruk. Ved befaring til området ble det registrert følgende forhold: Bare Tank nr. 3 har tydelig merking med tanknummer og et skilt med "Refusjonsolje". - De øvrige 5 tanker er ikke merket med tanknummer. - Ved tankbilmottak og pumpehus var merkingen av rørene mangelfull. Enkelte rør var merket med svart tusj. - Det mangler tydelig skilting av alle rørene for å forebygge muligheten for feil ved pumpeoperasjoner. Virksomheten har ikke utarbeidet en tanktabell som gir oversikt over tankene (eksempelvis tanknummer, bruk/innhold, størrelse, byggeår, materiale, status for vedlikehold / ettersyn). Se også kopling til avsnitt 9. Andre forhold punkt 9.3 8. Anmerkninger Følgende forhold ble anmerket under inspeksjonen: Anmerkning 1 Skriftlige rutiner for håndtering av spillolje kan forbedres Prosedyren for refusjonsberettiget spillolje [P.M.I. 3.4.4] er en overordnet prosedyre som i hovedsak angir hvilke krav som gjelder for refusjonsordningen. Bedriften har ikke utarbeidet mer detaljerte prosedyrer som gir føringer for hvordan kravene skal overholdes i praksis. Det er flere ansatte som har oppgaver med håndtering av refusjonsberettiget spillolje. For å sikre lik praksis bør virksomheten vurdere å utarbeide skriftlige rutiner for noen viktige arbeidsoperasjoner, som f.eks.: Inspeksjonsrapport 2016.287.I.miljodir Side 8 av 9
- Rutiner for håndtering av småkolli med refusjonsberettiget olje - Rutine for peiling av refusjonsoljetanken, herunder beskrivelse av hvordan peiling skal utføres i praksis, bruk av peiletabell for omregning til volum, journalføring av peiledata. - Rutine for uttak av oljeprøver i karanteneperioden, oppbevaring/innsending av oljeprøver, analyselaboratorium, håndtering analyseresultater. Vi viser også til Avvik 1 underpunkt 1 vedr. manglende skriftlig rutine for tankbilsjåførene. 9. Andre forhold 9.1 Bruk av resultater fra Miljødirektoratets inspeksjon Virksomheten ble under inspeksjonen informert om at resultater fra kontrollen vil være dokumentunderlag for en gjennomgang av innsendte refusjonsanmodninger til Miljødirektoratet. 9.2 Befaringer foretatt under inspeksjonen - Mottakslager for avfall - Område ved tankanlegget forbeholdt for lagring av fat og IBC-kontainere - Tankbilmottak og pumpestasjon - Refusjonsoljetanken (Tank nr. 3) og målested for peiling - Forevisning og kontroll av peilebånd - Forevisning og kontroll av prøvetaker - Forevisning av kjølelager med B-prøver 9.3 Tanklagringsforskriften Miljødirektoratet ga en kort orientering om kravene i Tanklagringsforskriften (Kapittel 18 i Forurensingsforskriften) som også gjelder for denne virksomheten. 10. Dokumentunderlag Lovgrunnlaget for inspeksjonen var: Lov om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) med underliggende forskrifter Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) Tillatelse til virksomhet etter forurensningsloven fra Miljødirektoratet Vilkårsdokument av 01.05.2016 for refusjonsordnigen for spillolje Inspeksjonsrapport 2016.287.I.miljodir Side 9 av 9