Møteinnkalling interimnemd NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Det innkalles med dette til interimnemd møte tirsdag 6. juni 2017 klokken 17.00 i kommunestyresalen i Kvalsund. Innkalt: Varaordfører Marianne Næss (leder) Ordfører Alf E Jacobsen Repr Katrine Prydz Repr Arne Myrseth Repr Vetle Langedahl Repr Berit Hågensen Pål Maniska Fagforbundet/Hammerfest Ordfører Terje Wikstrøm (nestleder) Repr Ingar Eira Repr Harald Bredesen Repr Alf Sakshaug Repr Jan Arvid Johansen Unni Bredesen Fagforbundet/Kvalsund Saker: Godkjenning av protokoll/møtereferat fra 26.4.17 Saker til gjensidig informasjon rådmenn/representanter (møter og aktuelle forhold) Saksliste: 1/2017. Navn på ny kommune og kommunevåpen 17/2017. Referatsak søknad om infrastrukturmidler 18/2017. Fullmakt og myndighet til interimnemnd og fellesnemnd 19/2017. Ansettelse av prosjektkoordinator kommunesammenslåing Hammerfest/Kvalsund 20/2017. Fellesnemnd og andre utvalg størrelse og sammensetning 21/2017. Tid og sted for møte med Fylkesmannen i Finnmark 22/2017. Eierskap og forpliktelser ved kommunesammenslåing 1/2017. Navn på ny kommune og kommunevåpen Saken ble behandlet mandag den 16. januar, med følgende vedtak: Vedtak: Interimnemda nedsetter følgende arbeidsgruppe for å lage en plan for fastsetting av nytt kommunenavn og kommunevåpen. Arbeidsgruppa gis fullmakt til å starte prosessen med innhenting av forslag.
- leder i interimnemda (arbeidsgruppas leder) - nestleder i interimnemda - eventuelle administrative representanter utpekt av rådmennene. Fra møte 26. april: Prosessen med kommunevåpen og kommunenavn Fristen utsettes til 1.6.17. Det har kommet få forslag. Skolene skal oppfordres til å delta, samt at media skal forsøkes brukes på nytt. Saken legges fram for interimnemda med de forslag som er mottatt. Saken drøftes og det gjøres ut utvalg på navn og kommunevåpen. 17/2017. Referatsak søknad om infrastrukturmidler Det vises til sist møte, hvor det ble opplyst at det kan søkes om infrastrukturmidler fra KMD. To prosjekter er løftet fram Infrastruktur på Markopneset og digitalisering arkiv. Saken gjennomgås under møtet. Det vises til vedlegg og søknad. 18/2017. Fullmakt og myndighet til interimnemnd og fellesnemnd Saken har vært behandlet i begge kommunestyrene. Kvalsund kommunestyre gjorde et mindre tillegg til innstillingen fra Interimnemnda. Saken drøftes av nemnda.
19/2017. Ansettelse av prosjektkoordinator kommunesammenslåing Hammerfest/Kvalsund SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: 19/2017 Ansettelse av prosjektkoordinator kommunesammenslåing Hammerfest/Kvalsund (Saken er unntatt offentlighet offentlighetslovens 13) SAKSOPPLYSNINGER: Interimnemda behandlet 1.3.17 saken «Utlysning av stilling som prosjektkoordinator/prosessleder» 1.3.17. Stillingen ble lyst ut med søknadsfrist 20.4.17. Det ble stilt følgende krav/ønsker til søker: Høyere relevant utdannelse og personlig egnethet for oppgaven. God kjennskap til omstilling, prosjektarbeid og fusjonering av virksomheter. Kjennskap til offentlig virksomhet, fortrinnsvis fra en større enhet/kommune. Høy personlig integritet og dokumentert evne til fremdrift i endringsprosesser. Gode kommunikasjonsegenskaper Evner til å samarbeide med politikere, tillitsvalgte og ansatte Personlig egnethet vil bli vektlagt. Ved søknadsfristen var det kommet inn åtte søknader.
(Søker Charles Hansen ble behandlet unndratt offentlighet) Intervjugruppa innkalte to av søkerne til intervju; Grethe Nissen og Charles Hansen. Intervjugruppa har bestått av; Varaordfører i Hammerfest / interimsnemdas leder Marianne Sivertsen Næss Rådmann i Kvalsund Gunnar Lillebo HTV Fagforbundet Hammerfest Gunn Inger Skog Personalkontoret i Hammerfest kommune ved Stig Enochsen Rådmann i Hammerfest Leif Vidar Olsen (leder av intervjugruppa) Intervjuene ble gjennomført 16.5.17. Vurdering av kandidatene: Grethe Nissen Grethe er bosatt i Hammerfest kommune. Hun innehar en stilling som kommunalsjef for barn og unge sektoren og har hatt lederstillinger i Hammerfest i mange år. Grethe gav et solid inntrykk og hadde satt seg godt inn i hva oppgaven innbar. Hun virket moden og reflektert i sine svar. Hun har solid erfaring fra prosjektarbeid og kommunal organisering. Hun virket engasjert og motivert for oppgaven. Referansene er gode og har intet negativt å bemerke i en funksjon som prosjektkoordinator. Vurdering: Grethe Nissen ansees som utdannings- og kompetansemessig meget godt skikket til stillingen som prosjektkoordinator. Hennes beste egenskaper er kunnskap og innsikt i kommunal organisering og arbeid. Hun innehar betydelig erfaring hva angår prosjektarbeid, og sannsynligvis betydelig gjennomføringsevne. Hun er strukturert og reflektert, med stor integritet. Tilbakemeldinger fra referanser virker gode og hun beskrives som svært lojal og pliktoppfyllende medarbeider. Grethe vurderes som meget skikket for stillingen og oppgaven som prosjektkoordinator. Charles Hansen Charles Hansen er for tiden arbeidssøkende og har vært tidligere rådmann i Nordkapp. Han er student ved BI og holder på med en utdanning innenfor ledelse. Han formidlet at han kunne tenke seg å flytte til Hammerfest for å kunne ivareta stillingen om denne skulle tilbys ham. Intervjuet ble noe annerledes enn forventet. Han møtte ikke forberedt til intervjuet, og det kom også tydelig fram under intervjuet. Han innrømmet selv å ikke ha forberedt seg til dette. En slik holdning var overraskende. Det kan stilles et spørsmål om vedkommende er motivert og sulten nok på en slik stilling. Under selve intervjuet ble de klart at vedkommende ikke forsto helt hvilken rolle og oppgave som var tillagt stillingen. Han syntes å mangle den nødvendige innsikt og forståelse for arbeidet som følger av en kommunesammenslåing.
Vurdering Charles Hansen er faglig sett kvalifisert for stillingen. Intervjuet var ikke tilfredsstillende og han virker ikke motivert nok for oppgaven. Sett i forhold til ønskede kvalifikasjoner oppfyller ikke Charles tilstrekkelig de egenskapene som ønskes. Konklusjon Etter en samlet vurdering av kompetanse, erfaring og personlig egnethet, samt innhenting av referanser og på bakgrunn av det som framkom i intervjuet, innstiller intervjugruppa følgende til stillingen som prosjektkoordinator; Grethe Nissen. Det antas at Grethe Nissen ønsker sikkerhet for at hun har stilling i den nye kommunen etter prosjektets utløp. Lønn i stillingen må også fastsettes. Det foreslås at rådmennene kan framforhandle en slik avtale. Tilrådning: 1. Grethe Nissen tilbys stillingen som prosjektkoordinator. 2. Ansettelsen er midlertidig fram til 31.12.19. 3. Fellesnemda foretar endelig ansettelse Rådmennene i Hammerfest og Kvalsund får fullmakt til å fastsette lønn og framtidige arbeidsbetingelser etter prosjektets utløp.
20/2017. Fellesnemnd og andre utvalg størrelse og sammensetning SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: 20/2017 Sak: Fellesnemnd og andre utvalg størrelse og sammensetning REFERANSER: Inndelingslova 25 og 26: https://lovdata.no/dokument/nl/lov/2001-06-15-70?q=inndelingslova Info fra KMD formelle rammer i bygging av ny kommune: https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/formelle-rammer-i-byggingen-av-nyekommuner/id2467744/sec3 SAKSOPPLYSNINGER: Sammensetningen av fellesnemnda er beskrevet i Inndelingslova og retningslinjer fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Loven beskriver et minsteantall på 3 representanter fra hver kommune. Fylkesmannen (FM) innkaller til et felles kommunestyremøte hvor sammensetning, myndighet og eventuelt kommunenavn drøftes. Under det felles kommunestyremøte må det også avklares hvem som skal sitte i fellesnemnda og andre fellesorgan. Dette er i ht Inndelingslova 26, som beskriver opprettelse av en fellesnemnd som skal samordne og ta seg av forberedelsen av sammenslåingsprosessen. Nemnda skal velges av og blant kommunestyremedlemmene, og sammensetningen bør/kan avspeile innbyggertallet i de enkelte kommunene. Det skal som nevnt likevel være minimum tre medlemmer fra hver av kommunene med i nemnda, men oppad begrenset til det samlede antall representanter i begge kommunestyrene. Nemnda
velger selv leder og nestleder. Fellesnemndas fullmakter bør avklares i felles kommunestyremøte. Dette foreligger et eget saksframlegg som omhandler myndighet til nemnda. For øvrig kan det nevnes at sammensetning av fellesnemnda har variert i aktuelle sammenslåinger. Arbeidsutvalget, som kan sammenlignes med et formannskap, bør også avklares størrelsesmessig. Normalt vil dette utgjøre om lag 1/3 av fellesnemnda. SAKSVURDERING: Interimnemnda er i dag på 11 medlemmer, herav 5 fra Kvalsund og 6 fra Hammerfest. Dette har vist seg å være en hensiktsmessig størrelse, og fungert funksjonelt og målrettet. Vurdering av sammensetning og størrelse til fellesnemnd vil være avhengig av flere forhold. Tilstrekkelig representasjon, størrelsesforhold, partimessig fordeling og demokratiske hensyn er momenter som kan være av betydning. Antall representanter i fellesnemnda bør være begrenset for å kunne være funksjonell og styringsdyktig. Dersom nemnda skal bestå av alle kommunestyrerepresentantene i begge kommunene vil antallet være 44 (29/Hammerfest og 15/Kvalsund). En slik nemnd vil neppe være tilpasset oppgaven, selv om dette er et alternativ. Den vil i praksis bli for stor og lite hensiktsmessig for oppgaven. En fellesnemnd på kun 6 representanter vil være sannsynligvis effektiv, men lite representativ for oppgaven den er tiltenkt. Derimot vil en nemnd på et sted mellom 15-20 representanter kunne være både effektiv og representativ for den oppgaven som skal løses. Andre kommuner har valgt nemnder i størrelsesorden 6-41. Med andre ord ingen enhetlig løsning på antall representanter. Det er viktig å huske på at fellesnemnda skal bygge én ny kommune og etableres i utgangspunktet ikke for å ivareta interessene til de snart forhenværende kommunene. Samtidig er det en styrke dersom fellesnemnda løpende har god forankring og støtte i de eksisterende kommunene. Sammensetningen av fellesnemnda bør vurderes opp mot forskjellige perspektiver og forhold: Hvilken sammensetning legger til rette for en konstruktiv og samlende etablering av den nye kommunen hva gir det beste resultatet? Hvilken sammensetning bidrar til at innbyggerne og næringslivet har tillit til at deres interesser blir ivaretatt i den nye kommunen? Hvilken sammensetning gir tilstrekkelig politisk forankring slik at beslutningene står seg overfor eksisterende og fremtidig kommunestyre(r)? Hvilken størrelse eller sammensetning legger til rette for at fellesnemnda blir et effektivt beslutningsorgan? Hvilken sammensetning legger til rette for en korrekt representasjon i forhold til kjønnsbalansen (minimum 40 %).
Dette er forhold som må vurderes i etableringen av fellesnemnda. Det finnes som nevnt flere modeller for sammensetning av fellesnemnd: 1. Minsteantallsmodellen. Sammensetning ut fra minstekravet og «skal-regelen» i inndelingsloven 26, dvs. tre medlemmer fra hver kommune. Dette gir en liten nemnd som kan kalles inn på kort varsel og være svært operativt, og sannsynligvis meget effektiv. Ulempen synes å være at den mangler en gjenspeiling av innbyggertallet i kommunene. En slik modell krever neppe noe arbeidsutvalg. 2. Innbyggertallmodellen. Sammensetning ut fra innbyggerantall, f.eks. 3 medlemmer fra Kvalsund og 29 fra Hammerfest til sammen 32 medlemmer. Dette gir en sammensetning hvor innbyggertallet speiles og hvor Kvalsund kommune har minimum 3 medlemmer slik loven krever, og Hammerfest som 10 ganger større har 29. Dette gir neppe et demokratisk og partssammensatt akseptabel sammensetning. I tillegg vil dette bli et stort organ som kan bli i svært upraktisk. Det er ikke funnet eksempler på noen fellesnemnder som har valgt en slik sammensetning. 3. Kombinasjonsmodellen. Kombinasjonsmodellen tar hensyn til både innbyggertall og hensiktsmessighet, men den kan ikke forklares matematisk. Valg av en slik modell må i tilfelle bygge på en kombinasjon av ulike hensyn. I dette tilfellet anbefales det å nytte en slik modell. Det kan være ulike sammensetninger i en slik modell. Bruk av eksempelvis formannskapene i de enkelte kommunene kan være en mulig løsning. Kvalsund har 5 representanter og Hammerfest har 9 representanter. Ulempen er at det blir en skjev politisk representasjon i fellesnemnda. I tillegg kan det bli et problem med kjønnsbalansen. En slik modell frarådes. Forslag til fellesnemnd En modell hvor Hammerfest får uttelling for sin størrelse i antall innbyggere og Kvalsund får et antall representanter som tilgodeser sine interesser anbefales. Dersom Hammerfest får 9 representanter og Kvalsund 8 representanter i nemnda vil være størrelsesmessig effektiv og funksjonell. Det vil være overvekt på en representant til Hammerfest hvilket vil ivareta størrelsesforhold. Dette vil være tilstrekkeligantall representanter til at begge kommunene kan få en representasjon som reflekterer politisk sammensetning og muligheter for å ivareta interessene fra hver kommune. Forslag til arbeidsutvalg Det vil i praksis være begrenset hvor hyppig man kan gjennomføre møter dersom fellesnemnda har 17 representanter. Det foreslås derfor å etablere et arbeidsutvalg, som forbereder og legger til rette for fellesnemndas saksbehandling. Dette er også anbefalt av interimnemnda og fremmet til kommunestyrene som en innstilling. Det bør vurderes om arbeidsutvalget skal ha 2 eller 3 representanter fra hver kommune. Det vil trolig bli gradvis
mer krevende å få gjennomført møter i arbeidsutvalget jo større det blir. Likevel synes tallet 3 representanter fra hver kommune å være tilfredsstillende. Av praktiske grunner bør det også vurderes om fellesnemndas arbeidsutvalg skal delegeres fullmakt til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell art. Det anbefales at dette vurderes. Til arbeidsutvalget for fellesnemnda anbefales det 6 medlemmer med 3 fra hver kommune. Lederen i fellesnemnda bør være også leder av arbeidsutvalget. Lederen har dobbeltstemme. Forslag til partssammensatt utvalg I den skissen som er behandlet av interimnemnda er det anbefalt et partssammensatt utvalg. Et partssammensatt utvalg som skal gi uttalelse i saker som gjelder forholdet mellom «nye Hammerfest/Kvalsund kommune» som arbeidsgiver og de ansatte. Rådmennene foreslår følgende sammensetning for et partssammensatt utvalg: Fellesnemndas arbeidsutvalg 6 medlemmer Arbeidstakerorganisasjonene 4 medlemmer Rådmennene i Hammerfest og Kvalsund (uten stemmerett) Det anbefales at arbeidstakers representanter i partssammensatt utvalg velges av og blant de ansatte i begge kommunene. Det foreslås at arbeidstaker får fire medlemmer i utvalget slik at arbeidstakerne i begge kommunene får tilstrekkelig representasjon i partssammensatt utvalg. Tilrådning: Interimnemnda innstiller følgende til kommunestyrene i Hammerfest og Kvalsund: Organisering og sammensetning av fellesnemnda, arbeidsutvalg for fellesnemnda og partssammensatt utvalg vedtas slik: Sammensetning fellesnemnda: Kommune Antall i fellesnemnda Hammerfest 9 Kvalsund 8 Sum 17 Sammensetning arbeidsutvalg: Kommune Antall i arbeidsutvalg Hammerfest 3 Kvalsund 3 Sum 6 Sammensetning partssammensatt utvalg:
Part Antall i partssammensatt utvalg Arbeidsgiver 6 Arbeidstaker 4 Sum 10
21/2017. Tid og sted for møte med Fylkesmannen i Finnmark SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: 21/2017 Sak: Tid og sted for møte med Fylkesmannen i Finnmark VEDLEGG: Ingen vedlegg i saken SAKSOPPLYSNINGER: I henhold til «Indelingslova 25» skal Fylkesmannen innkalle kommunestyrene i Hammerfest og Kvalsund til et felles kommunestyremøte. Under dette møtet drøftes følgende: forslag til navn på den nye kommunen tallet på medlemmer i det nye kommunestyret eller fylkestinget kriterium for sammensetning av og funksjoner til fellesnemnd etter 26 i Inndelingslova valg av revisor for virksomheten i fellesnemnda oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av sammenslåingen Dette møtet kan kuttes dersom emnene er drøftet og avgjort av kommunestyrene på forhånd. I sammenhengen er ikke så tilfelle. Fellesmøtet vil finne sted i løpet av sommeren. SAKSVURDERING: Det er Fylkesmannen som har ansvaret for å kalle inn kommunestyrene. Administrasjonen har vært i dialog med fylkesmannsembetet og drøftet tid og sted for et slikt møte. Embetet er åpen for innspill og vil forholde seg til kommunenes ønsker. Det forutsettes at kommunene kan
vise en grad av fleksibilitet mtp tidspunkt. Nemnda anbefales å komme opp med alternativer for et slikt møte. Dette med bakgrunn i den rollen Fylkesmannen (FM) har i et slikt møte. Tidspunkt for fellesmøte Å gjennomføre et slikt møte før 1. juli hadde vært ønskelig sett utfra et rasjonalt og tidsbesparende hensyn. Rent praktisk kan det være vanskelig. Begge kommunene har kommunestyremøter mot slutten av juni. Sakene til disse møtene er ofte komplekse og arbeidskrevende. I tillegg har allerede ferietiden startet, og sannsynligvis har mange representanter planlagt ferie like etter det siste kommunestyremøte. Det ansees som uaktuelt å arrangere et møte med begge kommunestyrene og FM ultimo juni måned. Et felles møte vil kunne gjennomføres i månedsskifte august/september. Ulempen med et slikt tidspunkt er at forberedelsene til Stortingsvalget er i full gang, og politiske representanter antas å være rimelig opptatt av dette. Første kommunestyremøte for Hammerfest etter sommerferien er 21. september og for Kvalsunds del er møtedatoen 14. september. Første formannskapsmøte er for Hammerfest den 31. august og Kvalsund den 29. august. Det kan være fordelaktig å se om fellesmøte kan kombineres med andre møter. Av den grunn anbefales fellesmøtet arrangert torsdag 31. august med alternativ dato 5. september. Tidspunkt for møtet den 31. august settes til kl 1400, av hensyn til FSK møte i Hammerfest og for alternativ dato 5. september kl 1000. Administrasjonen har fått verifisert begge datoene med FM. Begge tidspunktene vil kunne passe FM. Stedsvalg for fellesmøte Et slikt fellesmøte vil nødvendigvis samle mange representanter, administrativ personell og sannsynligvis media og publikum. Begge kommunestyrene (29 og 15 representanter) og administrasjon vil alene utgjøre om lag 50 personer. I tillegg kommer andre som presse og publikum. Det er sannsynlig at antall mennesker i fm dette fellesmøte kan komme opp mot 70-80 personer. Med en slik mengde deltakere og interesserte er det et begrenset utvalg av lokaler som egner seg. I tillegg bør møtet finne sted på en nøytral arena, slik at eieforholdet til møtet utlignes. I Kvalsund vil det være vansker med å kunne gjennomføre et slikt møte med det skisserte antallet, og noen praktiske forhold vil også kunne spille inn. Det anbefales derfor at et slikt møte legges til Hammerfest. De alternativene som kan vurderes i Hammerfest er møtelokale tilhørende Scandic hotell og Arktisk kultursenter (AKS). Hva som er best egnet er usikkert, men størrelsesmessig er AKS å foretrekke, men noe mindre praktisk med tanke på utforming. Likevel anbefales AKS sett ut fra størrelse og formål. Agenda for møte Med referanse til opplistingen av emner/temaer til drøfting kan disse drøftes under fellesmøte. Størrelse og sammensetning av fellesnemnda vil sannsynligvis allerede være behandlet før
fellesmøtet finner sted. Det samme gjelder ansvar og myndighet for nemnda. Valg av revisor og eventuelle andre fellesorgan tilhørende fellesnemnda ants også å være uproblematisk. Derimot kan navn og kommunevåpen til den nye kommunen være uferdig. Det er da heller ingen krav om at dette skal avgjøres og vedtas under dette møtet. Denne saken kan utsettes. Tilrådning: Interimnemnda for Hammerfest/Kvalsund kommune beslutter torsdag 31. august kl 1400 som møtedato for et fellesmøte med Fylkesmannen i Finnmark. Møtet gjennomføres i Hammerfest i Arktisk kultursenter.
22/2017. Eierskap og forpliktelser ved kommunesammenslåing SAKSFREMLEGG NYE HAMMERFEST/KVALSUND KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Lillebo/Leif Vidar Olsen Arkiv: 00 Arkivsaksnr.: 22/2017 Eierskap og forpliktelser ved kommunesammenslåing Vedlegg: Kommunesammenslåing - Konsekvenser for sammenslutninger med kommunale interesser, kommunalt eierskap og medlemskap - 6.juni 2017 SAKSOPPLYSNINGER: Kommuner har en vid adgang til å organisere egen virksomhet utenfor kommunen som eget rettssubjekt. Det normale er å organisere ekstern virksomhet som; Aksjeselskap (AS) Interkommunalt selskap (IKS) Kl. 27 selskap Samvirkeforetak Stiftelser Vertskommune[samarbeid] Samkommune Kommuneloven kap. 5 a og 5 b Videre kan kommunene organisere virksomhet i Kommunale foretak (KF) I forbindelse med kommunesammenslåingen må det avklares hvordan eierskap og forpliktelser påvirkes. Det vises til vedlagte notat av 6.6.17 og framlegg på møte. Tilrådning: Interimsnemda tar saken til orientering.
Mvh Marianne Sivertsen Næss Leder Hammerfest/Kvalsund Interimnemnd