Møteprotokoll nr. 8/08 Utvalg for omsorg og oppvekst Møtested: Lille møtesal Møtedato: 30.10.2008 Fra: 0900 Til: 1500 Innkalte: Funksjon Navn Parti Forfall Møtt for Leder Frank Pedersen Strømseth AP Nestleder Toralf Heimdal SP Medlem Anne Beck Strømseng AP Medlem Anita Høyland Aasvang SP Medlem Knut Eide SP FO Medlem Åse Mari Huske Michaelsen AP Medlem Ronny Jenssen SV Møtesekretær Lovise Stavem ADMBK Ellers møtte: Økonomisjef Stein Ivar Johansen, avdelingsleder Per Åke Heimdal, avdelingsleder Kyrre Halvorsen, kommunalsjef Leif Erik Mikkelsen Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at hovedutskriften er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Bardu, 21.11.2008 Frank P. Strømseth leder Bengt Eggen referent 1
Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel Sakliste 51/08 08/1638 GJENNOMGANG AV BUDSJETT 2009 OG ØKONOMIPLAN 2009-2012 I OMS AVDELINGSLEDERE ORIENTERER UTVALGET OM BUDSJETTARBEID I EGEN AVD.
51/08 GJENNOMGANG AV BUDSJETT 2009 OG ØKONOMIPLAN 2009-2012 I OMS AVDELINGSLEDERE ORIENTERER UTVALGET OM BUDSJETTARBEID I EGEN AVD. Innstilling: Det ble ikke fattet vedtak i saken. Behandling: Frank P. Strømseth la fram følgende forslag til vedtak: Bardu læringssenter Avdelingen har stor avsetning på fond og har derfor økonomi til å ivareta nødvendige investeringer. Bardu kommune har kjøpt eiendommen og et nedtrekk på 250.000, pga bortfall av husleie vil være naturlig. Avdelingens budsjett reduseres med 250.000, på bakgrunn av bortfall av husleie Kulturskolen Det er grunn for å stille spørsmål hvorvidt det er nødvendig å øke elevbetaling uten at dette diskuteres bredere. Avdelingen har en viss ressurs tilgjengelig (30 %) som kan kompensere for økt elevbetaling. Barnehager Pedagogiske ledere /styrer assistent, økning av denne ressursen er hjemlet i forskrift etter antall barn i den enkelte barnehage og må bety økt ramme for de barnehagene dette gjelder. Overgang mellom barnehage og skole (5 sentrumsbarnehager) må prioriteres, dette utgjør ca 10.000, pr barnehage og dekker lønnskostnader osv. Vognskur Fageråsen forutsettes tatt med som en del av investeringsbudsjettet av avdeling bygg og eiendom. Det anses ikke som nødvendig å gjøre denne type investering i de andre barnehagene, da dette behovet vil bli dekket i forbindelse med nybygg, og reetablering av barnehager. Avdeling kultur Følgende poster forutsettes innarbeidet i budsjett for avdeling kultur og gi økt ramme da disse er i henhold til vedtak i kommunestyret og kommet som en konsekvens av inngåtte avtaler: Drift Vekved 50.000, Økt leie grunn lysløype 6000. Tilskudd MTM 12000, Idretts og kulturmidler økes med 150.000, hvorav 100.000 øremerkes til støtte av drift lagshus. Posten reisestøtte tas bort, søknader inngår søknad kulturmidler. Skolene
1. Det etableres en 50 % merkantil stilling knyttet til Bardu ungdomsskole og Setermoen skole. 2. Følgende saker fremmes som egne saker til OMS utvalget: Midtskyss Priser SFO Det skal være avsatt 3 400.000, til kompetanseheving i skolene og vi forutsetter at det fortsatt skal drives kompetanseheving. Spørsmålet blir da, hvor er pengene? Helse og barnevern Det tilkjennegis et stadig økende behov innen barnevernet, et behov som har vært økende de senere årene. Disse utfordringene er det nødvendig å klarlegge, noe som bør gjøres gjennom en egen sak til OMS utvalget. Etablering av flere stillinger i barnevernet stilles i bero inntil sak om barnevernet er behandlet i hovedutvalget. PLO tjenesten PLO tjenesten står ovenfor mange utfordringer som, rekruttering, dokumentasjon, sykefravær osv. For å få til gode prosesser å unngå følgefeil har OMS utvalget valgt å prioritere noen områder spesielt. Dette er områder som vi mener vil gi et positivt bidrag i tjenesten og avhjelpe noen av de utfordringene som avdelingen står ovenfor. Følgende legges til grunn for det enkelte punkt: Ny stilling/adm vikarer Å etablere en egen stilling som skal ha som hovedoppgave å administrere tilkalling av vikarer må kunne defineres som utgift til inntekts ervervelse. I stedet for å fortsette med dagens ordning hvor en hjelpepleier gjør dette vil det være fornuftig at denne ivaretar sine primæroppgaver i stedet. Kostnaden er satt lavere enn avdelingslederens da vi forutsetter at de andre punktene i vedtaket vil bidra til å redusere nødvendigheten av å ha en hel stilling til formålet over tid vil reduseres. Arbeidsmiljøkartlegging Nødvendig for å etterkomme pålegg gitt av Arbeidstilsynet i forbindelse med tilsynsbesøk. Kartlegging bør bidra til å avdekke hvilke positive tiltak som bør iverksettes for å redusere belastninger, sykefravær osv. Mobile pasientløftere, takheis og spesialtilpasset sykeseng Et nødvendig tiltak for å redusere faren for belastningslidelser, samtidig vil tiltakene være positivt for beboerne som er avhengig av denne typen hjelpemidler. Styrke bemanningsnorm på sonene Styrking av bemanningsnormen på sonene er nødvendig for å imøtekomme økningen i antall eldre, raskere utskriving fra sykehus i tillegg til mer sammensatte sykdomsforhold i befolkningen i kommunen. Ny datamaskin, kontorutstyr psykiatritjenesten
Det er flere ansatte i tjenesten enn tidligere som gjør det nødvendig å etablere flere kontorarbeidsplasser. Denne tjenesten har selvfølgelig også krav om dokumentasjon som gjøres elektronisk. Dag tilbud for demente Det er et økende behov i Bardu kommune for dag tilbud av denne typen. Tilbudet vil bidra til større trygghet for pårørende, for de med demens og vil også kunne være positivt i forhold til å skape en mykere overgang fra det å bo hjemme til det å få et fullverdig tilbud på Barduheimen. Ny tiltak prioritert av OMS utvalget: Ny stilling/adm vikarer 270.000, Arbeidsmiljøkartlegging 50.000, Nye dataskjermer 10.000, Mobile pasientløftere 50.000, Tak heis 80.000, Spesialtilpasset sykeseng 30.000, Styrke bemanningsnorm på sonene 1 200.000, Ny datamaskin, kontorutstyr psykiatritjenesten 20.000, Dag tilbud for demente: 900.000, Totalt 2 610.000, - - - - - - - - - - - - - - - - - OMS vil også bemerke (skal ikke med i vedtak): Andre tiltak: Det må avsettes en felles pott i økonomiplanen til Bardu kommune til utredninger, prosjekt og planlegging av fremtidig aktiviteter. Etablering og gjennomføring av prosjekter bør ikke defineres som drift, og flere prosjekter bør ses i sammenheng. Dette åpner muligheten for å søke etter og ansette en prosjektleder for flere prosjekt, noe som bør øke antall søkere til denne typen stillinger som har samme varighet som prosjektet de er tilsatt for å lede. Ny plan for PLO tjenesten Med bakgrunn i at dette er den største avdelingen i Bardu kommune, som har som hovedhensikt å behandle mennesker må det ligge en oppdatert plan og til grunn for aktiviteten i avdelingen. En slik overordnet plan vil også være et godt verktøy for politikerne for å planlegge over tid for å unngå adhoc tiltak. Uønsket deltid Å redusere uønsket deltid i Bardu kommune er et helt klart mål å strekke seg etter, men for å oppnå dette må mange forhold diskuteres og vurderes. Dette bør etableres som et eget prosjekt, med bred involvering. Å redusere uønsket deltid bør også vurderes som et positivt rekrutteringstiltak og knyttes opp mot kvalitetsreformen som har som hensikt å motvirke både uønsket deltid og redusere sykefravær. Vikarbyrå Bruk av vikarbyrå i PLO tjenesten har økt og vil antakelig fortsette å øke hvis det ikke iverksettes gode tiltak for å motvirke dette. OMS utvalget legger som en forutsetning at de tiltakene som er vedtatt skal få positiv innvirkning på vikarbruken og redusere denne over tid.
Tiltak som må etableres som prosjekt eller avventes med bakgrunn i antatt effekt av andre tiltak Ny plan for PLO tjenesten 100.000, Uønsket deltid: 3 000.000, Vikarbyrå: 500.000, Samlet konklusjon Telefongodtgjørelse: De pedagogiske lederne i barnehagene benytter sin private telefon i jobbsammenheng etter arbeidstid og bruken relateres til fravær, tilkalling av vikarer, foreldrekontakt osv. OMS utvalget mener at å ha bedre og klarere rutiner for kontakt mellom ledere og ansatte, ledere og foreldre osv vil i større grad styre når det er mulig å melde eksempelvis fravær osv. dette bør bidra til å begrense behovet for at pedagogiske ledere gis telefongodtgjørelse, eller disponerer egen arbeidstelefon. I dag er telefongodtgjørelsen i Bardu kommune på 136, i måneden, hver avdeling har en pedagogisk leder og vi har 20 avdelinger: 136, X 20 avd = 2720, X 12mnd= 32.640, Skjønnsmidler: Det er i dag ulike budsjettrammer i like barnehager Bardu kommune. Som et tiltak for å avhjelpe dette, bør det vurderes å trekke inn skjønnsmidlene for å få like rammer på like avdelinger, men at dette gjøres først ved budsjettbehandling for 2010. Vikarer/sykefravær: (VIKARPOOL) Prosjekt hvor man har som utgangspunkt at man skal etablere et samarbeid på tvers av avdelingene i Bardu kommune for enklere å få tak i vikarer. I tillegg bør man benytte kompetansen som allerede eksisterer i Bardu kommune, i institusjoner som jobber opp mot kommunen (NAV) for å begrense sykefravær. Å etablere en vikarpool i Bardu kommune bør også være et positivt bidrag i rekrutteringsarbeidet. Kvalitets (reformen) som er diskutert (vedtatt i admutvalget)? sier også noe om kompetanse og sykefravær. PLO tjenesten har tatt i bruk Min vakt som en ordning for enklere å få tak i vikarer. Dette bør utvides til å omfatte flere avdelinger i Bardu kommune. Prisvekst: Frikjøp tillitsvalgte: Dekkes av egen avdeling eller av sentral post? Forholdet mellom liten og stor skole og liten og stor bhg: Temaet hører hjemme i diskusjonen om den fremtidige gode skolen i Bardu! (Grunnkostnad for å drive en god skole (dagens modell god nok?) Søskenmoderasjon i avdelinger som har slike (bhg, SFO, Kulturskolen) Arbeidstøy/verneutstyr Det kan se ut som om Bardu kommunes regelverk for tildeling av arbeidstøy/verneutstyr ikke praktiseres likt i forskjellige avdelinger. Regelverket bør få en gjennomgang og rutiner må etableres slik at de ansatte får en lik behandling.
Informasjonsstrategi Enkelt avdelinger etablerer egne nettsider, uten at det har vært gjennomført en prinsippdiskusjon knyttet til hvordan Bardu kommune og avdelingene skal drive informasjon både innad og utad i kommunen. Temaer som bør diskuteres i forbindelse med en informasjonsstrategi: Skal alle nettsider i avdelingene i Bardu kommune benytte vedtatt profil (blå blomst)? Skal alle nettsider i Bardu kommune rutes gjennom Bardu kommunes offisielle nettside? Kompetanseplan Bardu kommune må i sterkere grad synliggjøre at det er etablert kompetanseplaner. Den overordnede kompetanseplanen bør behandles politisk, da en slik plan også bør ha i seg elementer om rekruttering og planer for hvordan man skal gi etter og videreutdanning å hvordan man skal jobbe for å beholde ansatte. Hva skal barnet hete Øvre Bardu skole og barnehage, eller slik de politiske vedtakene sier, Øvre Bardu oppvekstsenter? Maler for budsjettarbeid I budsjettbehandlingen i dag oppleves det som om det ikke er noen felles maler for hvordan den enkelte avdeling skal jobbe med budsjett. Dette gjør det svært utfordrende for avdelingslederne å presentere budsjett på en lik måte. Dette ville også gjort det enklere for politikerne å forstå de utfordringene som den enkelte avdeling står ovenfor. Permisjonsreglement Det kan se ut som om det er ulik praksis i hvordan Bardu kommunes permisjonsreglement benyttes. Det må etableres lik praksis for hvordan permisjoner gis slik at de ansatte opplever at de blir behandlet likt. Telerestriksjoner Kommunale telerestriksjoner må ikke bidra til å påføre avdelingene i Bardu kommune unødvendige ekstrakostnader. Nedre Bardu skole hadde i fjor 40.000, i ekstrakostnader på skyss på grunn av kommunale telerestriksjoner! Delegering av oppgaver Etter at Bardu kommune etablerte en flat organisasjonsstruktur ble det overført ressurser fra avdelingene ute og inn til kommunehuset for å ivareta administrative oppgaver på vegne av avdelingene. I dag ser vi at fler og fler av disse oppgavene delegeres ut til avdelingene uten at ressursene har fulgt med, og uten at avdelingslederne har blitt tilført nødvendig kompetanse. Dette skaper stor frustrasjon, og vanskelig arbeidsforhold i avdelingene. IT/Data Avdelingene i Bardu kommune underlegges et stadig strengere regime som stiller krav til dokumentasjon, samtidig vet vi at kommunen har en svært flat organisasjonsstruktur hvor avdelingene og lederne i stadig større grad blir pålagt å rapportere også internt via forskjellige systemer og programmer.
Dette skaper nødvendigvis også en større etterspørsel om maskiner, datateknisk utstyr og programvare. For å forsikre oss om at vi gjør de riktige investeringene innen dette området vil det være riktig å ta seg nødvendig tid til å etablere en overordnet IKT plan for kommunen. I dette ligger det også at det er nødvendig å diskutere bredt hvilken kompetanse og hvilke ressurser vi har i dag, og hvilken kompetanse og ressurser som er nødvendig for å ivareta fremtidens behov. Bibliotek Ses i sammenheng med skolebibliotek/fremtidstunet Bardu læringssenter Avdelingen har stor avsetning på fond og har derfor økonomi til å ivareta nødvendige investeringer. Bardu kommune har kjøpt eiendommen og et nedtrekk på 250.000, pga bortfall av husleie vil være naturlig. Avdelingens budsjett reduseres med 250.000, på bakgrunn av bortfall av husleie Kulturskolen Det er grunn for å stille spørsmål hvorvidt det er nødvendig å øke elevbetaling uten at dette diskuteres bredere. Avdelingen har en viss ressurs tilgjengelig (30 %) som kan kompensere for økt elevbetaling. Barnehager Pedagogiske ledere /styrer assistent, økning av denne ressursen er hjemlet i forskrift etter antall barn i den enkelte barnehage og må bety økt ramme for de barnehagene dette gjelder. Overgang mellom barnehage og skole (5 sentrumsbarnehager) må prioriteres, dette utgjør ca 10.000, pr barnehage og dekker lønnskostnader osv. Vognskur Fageråsen forutsettes tatt med som en del av investeringsbudsjettet av avdeling bygg og eiendom. Det anses ikke som nødvendig å gjøre denne type investering i de andre barnehagene, da dette behovet vil bli dekket i forbindelse med nybygg, og reetablering av barnehager. Avdeling kultur Følgende poster forutsettes innarbeidet i budsjett for avdeling kultur og gi økt ramme da disse er i henhold til vedtak i kommunestyret og kommet som en konsekvens av inngåtte avtaler: Drift Vekved 50.000, Økt leie grunn lysløype 6000. Tilskudd MTM 12000, Idretts og kulturmidler økes med 150.000, hvorav 100.000 øremerkes til støtte av drift lagshus. Posten reisestøtte tas bort, søknader inngår søknad kulturmidler. Skolene
3. Det etableres en 50 % merkantil stilling knyttet til Bardu ungdomsskole og Setermoen skole. 4. Følgende saker fremmes som egne saker til OMS utvalget: Midtskyss Priser SFO Det skal være avsatt 3 400.000, til kompetanseheving i skolene og vi forutsetter at det fortsatt skal drives kompetanseheving. Spørsmålet blir da, hvor er pengene? Helse og barnevern Det tilkjennegis et stadig økende behov innen barnevernet, et behov som har vært økende de senere årene. Disse utfordringene er det nødvendig å klarlegge, noe som bør gjøres gjennom en egen sak til OMS utvalget. Etablering av flere stillinger i barnevernet stilles i bero inntil sak om barnevernet er behandlet i hovedutvalget. PLO tjenesten PLO tjenesten står ovenfor mange utfordringer som, rekruttering, dokumentasjon, sykefravær osv. For å få til gode prosesser å unngå følgefeil har OMS utvalget valgt å prioritere noen områder spesielt. Dette er områder som vi mener vil gi et positivt bidrag i tjenesten og avhjelpe noen av de utfordringene som avdelingen står ovenfor. Følgende legges til grunn for det enkelte punkt: Ny stilling/adm vikarer Å etablere en egen stilling som skal ha som hovedoppgave å administrere tilkalling av vikarer må kunne defineres som utgift til inntekts ervervelse. I stedet for å fortsette med dagens ordning hvor en hjelpepleier gjør dette vil det være fornuftig at denne ivaretar sine primæroppgaver i stedet. Kostnaden er satt lavere enn avdelingslederens da vi forutsetter at de andre punktene i vedtaket vil bidra til å redusere nødvendigheten av å ha en hel stilling til formålet over tid vil reduseres. Arbeidsmiljøkartlegging Nødvendig for å etterkomme pålegg gitt av Arbeidstilsynet i forbindelse med tilsynsbesøk. Kartlegging bør bidra til å avdekke hvilke positive tiltak som bør iverksettes for å redusere belastninger, sykefravær osv. Mobile pasientløftere, takheis og spesialtilpasset sykeseng Et nødvendig tiltak for å redusere faren for belastningslidelser, samtidig vil tiltakene være positivt for beboerne som er avhengig av denne typen hjelpemidler. Styrke bemanningsnorm på sonene Styrking av bemanningsnormen på sonene er nødvendig for å imøtekomme økningen i antall eldre, raskere utskriving fra sykehus i tillegg til mer sammensatte sykdomsforhold i befolkningen i kommunen. Ny datamaskin, kontorutstyr psykiatritjenesten Det er flere ansatte i tjenesten enn tidligere som gjør det nødvendig å etablere flere kontorarbeidsplasser. Denne tjenesten har selvfølgelig også krav om dokumentasjon som gjøres elektronisk. Dag tilbud for demente
Det er et økende behov i Bardu kommune for dag tilbud av denne typen. Tilbudet vil bidra til større trygghet for pårørende, for de med demens og vil også kunne være positivt i forhold til å skape en mykere overgang fra det å bo hjemme til det å få et fullverdig tilbud på Barduheimen. Ny tiltak prioritert av OMS utvalget: Ny stilling/adm vikarer 270.000, Arbeidsmiljøkartlegging 50.000, Nye dataskjermer 10.000, Mobile pasientløftere 50.000, Tak heis 80.000, Spesialtilpasset sykeseng 30.000, Styrke bemanningsnorm på sonene 1 200.000, Ny datamaskin, kontorutstyr psykiatritjenesten 20.000, Dag tilbud for demente: 900.000, Totalt 2 610.000,